หลักการจัดการ Principle of Management

Outline แนวคิดพื้นฐานด้านการจัดการ (Basic Concept of Management) ทฤษฎีการจัดการ (Management Thoeories) การจัดองค์การ (Organizing) โครงสร้างองค์การ (Organizing Structure)

วัตถุประสงค์ รู้จักความหมายของการจัดการ เปรียบเทียบถึงความแตกต่างระหว่างการบริหารกับการจัดการ บอกถึงทฤษฎีการจัดการที่สำคัญๆ ได้ รู้จักความหมายขององค์การและการจัดองค์การ เข้าใจถึงประเภทขององค์การได้

แนวคิดพื้นฐานด้านการจัดการ ความหมาย การจัดการ เป็นการดำเนินงานหรือกระบวนการใดๆ ของบุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป เพื่อที่จะให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งเอาไว้ร่วมกัน โดยคำนึงถึงการจัดสรรทรัพยากรให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด และมีองค์ประกอบ คือ เป้าหมายที่ชัดเจน (Goal) ทรัพยากรในการบริหารที่มีจำกัด (Management Resources) การประสานงานระหว่างกัน (Co-ordinate) การแบ่งงานกันทำ (Division)

ทรัพยากรในการจัดการ Man Money Materials Methods Market Machine Moral (ขวัญ กำลังใจ)

ความแตกต่างระหว่างการบริหารกับการจัดการ การบริหาร (Administration) เป็นกระบวนการดำเนินการระดับการกำหนดนโยบาย หรือกระบวนการบริหารงานใดๆ ขององค์การที่ไม่ต้องการผลกำไรหรือผลประโยชน์ขององค์การ ผู้บริหารพยายามบริหารงานให้เป็นไปตามเป้าหมายขององค์การ ผลสำเร็จขององค์การมิได้คำนึงถึงผลตอบแทนที่สมาชิกจะได้รับ การบริหารมักจะใช้กับองค์การภาครัฐหรือหน่วยงานสาธารณะที่ไม่หวังผลกำไร

ความแตกต่างระหว่างการบริหารกับการจัดการ (2) การจัดการ (Management) เป็นกระบวนการบริหารงานใดๆ ขององค์การที่ต้องการกำไรโดยผู้จัดการจะต้องทำให้องค์การบรรลุเป้าหมาย เพื่อให้องค์การอยู่รอดในสภาพแวดล้อมที่ดำรงอยู่ ซึ่งอยู่ในระบบการแข่งขัน การจัดการ จึงมักใช้ในองค์การธุรกิจหรือองค์การที่มุ่งผลกำไร

ความแตกต่างระหว่างการบริหารกับการจัดการ (3) การจัดการ เป็นการนำทรัพยากรในการบริหารมาใช้ และนำเอาระบบสารสนเทศมาสู่กระบวนการในการบริหาร เพื่อให้ได้ผลผลิตที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด ในสภาพแวดล้อมที่เป็นอยู่ ผู้บริหาร เป็นผู้ที่ใช้บุคคลอื่นในการทำงานหรือใช้ทรัพยากรในองค์การนั้นให้บรรลุวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายขององค์การ โดยก่อให้เกิดการร่วมแรงร่วมใจกันในการดำเนินกิจกรรมต่างๆ

การจัดการเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ Science การที่มีความรู้ (Knowledge) ความเข้าใจในหลักการบริหาร Art การที่มีทักษะที่เกิดจากความชำนาญในการปฏิบัติ ในการจัดการนั้น ผู้จัดการจะต้องมีทั้งศาสตร์และศิลป์ คือเป็นผู้ที่มีความรู้และสามารถนำความรู้ไปใช้อย่างมีเหตุผล เพื่อให้การดำเนินงานได้ผลตามเป้าหมายที่กำหนดไว้

ทฤษฎีการจัดการ ทฤษฎีการจัดการที่สำคัญๆ แบ่งเป็น 4 กลุ่ม กลุ่มทฤษฎีการจัดการแบบดั้งเดิม กลุ่มทฤษฎีการจัดการด้านมนุษยสัมพันธ์ กลุ่มทฤษฎีการเชิงปริมาณ กลุ่มทฤษฎีการปัจจุบัน

กลุ่มทฤษฎีการจัดการแบบดั้งเดิม (Classical Perspective) แบ่งออกเป็น 3 แบบ การจัดการแบบวิทยาศาสตร์ (Scientific management) การจัดการแบบราชการ (Bureaucratic management) การจัดการตามหลักการบริหาร (Administrative management)

การจัดการแบบวิทยาศาสตร์ เป็นกระบวนการจัดการที่อาศัยหลักเกณฑ์ทางวิทยาศาสตร์ ในการทำงานให้เกิดประสิทธิภาพ ใช้หลักเหตุผล สามารถพิสูจน์หาข้อเท็จจริงได้ Frederick W. Taylor ได้ชื่อว่าเป็นบิดาของการจัดการแบบวิทยาศาสตร์ สร้างแนวคิดทางวิทยาศาสตร์ ในการหาวิธีการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด แนวคิดของ Taylor คือ มุ่งให้ผู้ปฏิบัติงานใช้ความรู้ความสามารถมากที่สุด การเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตโดยพยายามลดต้นทุนและเพิ่มกำไร รวมถึงเพิ่มค่าจ้างให้คนงานที่สามารถเพิ่มผลผลิตให้สูงขึ้น โดยถือหลักของการให้ค่าตอบแทนที่เหมาะสม

การจัดการแบบวิทยาศาสตร์ (2) หลักการจัดการทางวิทยาศาสตร์ อาศัยหลักการทางวิทยาศาสตร์หรือหลักของเหตุผล เพื่อที่จะค้นหาวิธีทำงานที่มีประสิทธิภาพที่สุด กำหนดมาตรฐานของงาน คุณภาพ และปริมาณของผลงานที่ต้องการ โดยวิเคราะห์ความสัมพันธ์ระหว่างงานกับผู้ปฏิบัติ มีการพิจารณาผลตอบแทนในการปฏิบัติงาน ให้สอดคล้องกับความต้องการของผลผลิต

การจัดการแบบวิทยาศาสตร์ (3) ลักษณะที่สำคัญ 4 ประการของการจัดการตามหลักวิทยาศาสตร์ของ Taylor พัฒนาความรู้ในวิธีการทำงานโดยอาศัยหลักวิทยาศาสตร์ ต้องมีการคัดเลือกและพัฒนาคนงาน โดยใช้หลักเกณฑ์ทางวิทยาศาสตร์: เพื่อให้ได้คนที่เหมาะสมกับงาน ทำให้งานที่ทำมีประสิทธิภาพสูงขึ้น มีการร่วมมือกันอย่างจริงจังในทำงานจากทุกฝ่าย มีการแบ่งงานกันทำตามความเหมาะสม

การจัดการแบบวิทยาศาสตร์ (4) ผลงานที่สำคัญของ Taylor การใช้ระบบค่าตอบแทนรายชิ้น: ทำมากได้มาก ทำน้อยได้น้อย หลักการเสียเวลา: เป็นการศึกษาเพื่อหาเวลามาตรฐานในการทำงานแต่ละชิ้นว่าควรจะใช้เวลาเท่าใด หลักการทำงานตามแบบวิทยาศาสตร์: ฝ่ายบริหารควรกำหนดวิธีการและมาตรฐานในการปฏิบัติงานโดยใช้วิธีทางวิทยาศาสตร์ที่สามารถวัดและตรวจสอบได้

การจัดการแบบวิทยาศาสตร์ (5) หลักการแยกงานด้านการวางแผนออกจากงานปฏิบัติ: งานด้านวางแผนเป็นหน้าที่ของฝ่ายบริหาร งานด้านการปฏิบัติเป็นหน้าที่ของคนงาน หลักการควบคุมโดยฝ่ายจัดการ: ผู้จัดการควรได้รับการฝึกที่ดี สามารถวางแผนและควบคุมการปฏิบัติงานได้ หลักการจัดระเบียบการปฏิบัติงาน: การปฏิบัติงานต้องมีกฎระเบียบ เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพ

การจัดการแบบวิทยาศาสตร์ (6) Henry L. Gantt เป็นวิศวกรเครื่องกล ได้ร่วมงานกับ Taylor และร่วมกันสร้างผลงานหลายอย่าง ผลงานของ Gantt ที่สำคัญได้แก่ พัฒนาแผนภูมิบันทึกความก้าวหน้าของงานเทียบเวลา Grant chart หรือ Barchart ต่อมาเรียก PERT (Program Evaluation and Review Technique) ระบบการจูงใจโดยการให้ Bonus โดย Gantt เชื่อว่า คนเป็นองค์ประกอบที่สำคัญอย่างหนึ่งของปัญหาด้านการจัดการทั้งหมด

การจัดการแบบราชการ Max Weber นักสังคมวิทยาชาวเยอรมัน ศึกษาการทำงานภายในองค์การ และโครงสร้างของสังคมได้แก่ ทหาร รัฐบาล การเมือง และองค์การอื่นๆ Weber ได้เสนอรูปแบบการจัดการที่เรียกว่าระบบราชการ ซึ่งถือเป็นรูปแบบขององค์การในอุดมคติ และเป็นรูปแบบขององค์การที่มีประสิทธิภาพ

การจัดการแบบราชการ (2) ระบบราชการ มีลักษณะที่สำคัญ 6 ประการ มีการจัดชั้นตำแหน่งและสายการบังคับบัญชาที่ชัดเจน มีการแบ่งงานกันทำโดยคำนึงถึงความชำนาญเฉพาะอย่าง แต่ละงานมีขอบเขตแน่นอน ไม่ก้าวก่ายซึ่งกันและกัน มีระเบียบกฎเกณฑ์ในการปฏิบัติงาน มีการจัดระบบของการทำงานและมีระเบียบแบบแผนในการปฏิบัติ ไม่นำเอาความสัมพันธ์ส่วนตัวเข้ามาเกี่ยวข้องในงาน ทุกคนต้องทำงานโดยยึดหลักของเหตุและผล การเลือกคนเข้าทำงานและการเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง จะต้องพิจารณาจากความรู้ความสามารถเป็นเกณฑ์

การจัดการแบบราชการ (3) ในปัจจุบัน ระบบราชการ ได้ถูกนำมาใช้ในความหมายเชิงลบ ซึ่งหมายถึง ระบบที่มีกฎเกณฑ์มากและการรัดขั้นตอน ในความเป็นจริงการมีกฎเกณฑ์สำหรับการปฏิบัติงานนั้นเป็นการกำหนดมาตรฐานที่เกี่ยวข้องกับผู้ปฏิบัติงาน ทุกคนต้องได้รับการปฏิบัติอย่างเท่าเทียมกัน และทุกคนต้องทราบกฎข้อบังคับที่มีอยู่

การจัดการตามหลักการบริหาร เป็นแนวคิดที่เชื่อว่า ประสิทธิภาพขององค์การจะเพิ่มขึ้นได้โดยการปรับปรุงกระบวนการบริหาร Henri Fayol เป็นวิศวกรเหมืองแร่ชาวฝรั่งเศส ได้ชื่อว่าเป็นบิดาของการจัดการเชิงปฏิบัติการสมัยใหม่ แนวคิดของ Fayol การวางรากฐานเพื่อการสร้างประสิทธิภาพให้แก่องค์การ สามารถพัฒนาผลผลิตของคนงานให้ดีขึ้นได้ ให้ความสำคัญต่อภารกิจทางการบริหารของฝ่ายจัดการ

การจัดการตามหลักการบริหาร (2) Fayol แบ่งงานด้านอุตสาหกรรมออกเป็น 6 กลุ่ม ด้านเทคนิค: การผลิตงาน โรงงาน การปรับตัว ด้านการค้า: การซื้อ การขาย และการแลกเปลี่ยน ด้านการคลัง: การจัดหาทุน และการใช้จ่ายทุน ด้านความมั่นคง: การรักษาคุ้มครองทรัพย์สินและบุคลากร ด้านการบัญชี: งานธุรการพัสดุ การงบดุล และสถิติ ด้านการจัดการ: การวางแผน การจัดองค์การ การสั่งการ การประสานงาน และการควบคุม

การจัดการตามหลักการบริหาร (3) หลักการบริหารของ Fayol การแบ่งงานกันทำ อำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ ระเบียบวินัย เอกภาพในการบังคับบัญชา เอกภาพของการอำนวยการ การถือเอาประโยชน์ส่วนรวมก่อนประโยชน์ส่วนตัว

การจัดการตามหลักการบริหาร (4) การให้ผลตอบแทนที่เหมาะสมและเป็นธรรม การรวมอำนาจ การมีสายการบังคับบัญชาที่ชัดเจน การจัดระเบียบ ความเสมอภาค ความมั่นคงในการทำงาน ความคิดริเริ่ม ความสามัคคี

การจัดการตามหลักการบริหาร (5) หลักการการจัดการที่สำคัญของ Fayol การวางแผน (Planning) การจัดองค์กร (Organizing) การบังคับบัญชา (Command) การประสานงาน (Co-ordination) การควบคุม (Control)

การจัดการตามหลักการบริหาร (6) Oliver Sheldon ชาวอังกฤษได้พัฒนาความคิดในเรื่องการจัดการและการบริหาร หลักการของ Sheldon แบ่งออกเป็น 3 ประการ การบริหาร (Administration) เป็นเรื่องเกี่ยวกับการกำหนดนโยบายและการประสานงานในหน้าที่ต่างๆ การจัดการ (Management) เป็นเรื่องเกี่ยวกับการดำเนินนโยบายภายในขอบเขตจำกัดซึ่งกำหนดขึ้นโดยฝ่ายบริหาร หน้าที่ในการจัดองค์การ เป็นกระบวนการประสานงานระหว่างบุคคลหรือระหว่างกลุ่มบุคคล

การจัดการตามหลักการบริหาร (7) Luther Gulilck และ Lyndall Urwick Gulilck เป็นศาสตราจารย์ในมหาวิทยาลัยโคลัมเบีย ส่วน Urwick เป็นที่ปรึกษาด้านการจัดการ Gulilck ได้เสนอแนวคิดในการจัดการซึ่งเป็นหน้าที่ของฝ่ายบริหาร จะต้องดำเนินการ POSDCORB

การจัดการตามหลักการบริหาร (8) P (Planning) การวางแผน : เป็นการกำหนดสิ่งที่ต้องการและวิธีการให้บรรลุผลตามต้องการ O (Organizing) การจัดองค์การ : เป็นการกำหนดโครงสร้างที่เป็นทางการของอำนาจ S (Staffing) การบริหารงานบุคคล D (Directing) การสั่งการ CO (Co-ordinating) การประสานงาน R (Reporting) การรายงานต่อฝ่ายบริหาร B (Budgeting) การวางแผนการเงิน บัญชีและการควบคุม

กลุ่มทฤษฎีการจัดการด้านมนุษยสัมพันธ์ (Human Rlations) แนวคิดนี้มีผลมาจากแนวความคิดทางการจัดการแบบวิทยาศาสตร์ที่คิดว่ามนุษย์ทำงานเพื่อผลตอบแทน หรือความต้องการในด้านเศรษฐกิจ Elton Mayo เป็นนักสังคมวิทยา (ปี 1880 – 1949) ชาวออสเตรเลีย และเป็นศาสตราจารย์ด้านการวิจัยอุตสาหกรรมของ Harvard University ได้ทำการศึกษาวิจัย Howthorne study ซึ่งเป็นการศึกษาวิจัยเชิงทดลองในบริษัท Western Electric โดยทดลองตามสภาพแวดล้อมที่มีผลกระทบต่อการทำงานของพนักงาน

กลุ่มทฤษฎีการจัดการด้านมนุษยสัมพันธ์ (2) การทดลองแบ่งออกเป็น 2 ขั้นตอน ระยะที่ 1: ทำการทดลองใช้สภาพของห้องทดสอบ ศึกษาถึงผลกระทบของสภาพแวดล้อมของการทำงานที่มีต่อผลผลิต โดยการทดสอบผลกระทบของแสงสว่างในการทำงานที่มีต่อคนงานว่าจะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงต่อปริมาณของผลผลิตอย่างไร ผลการวิจัยพบว่า ไม่ว่าจะเพิ่มหรือลดแสงสว่างภายในห้องอย่างไร ผลผลิตก็ยังเพิ่มขึ้น

กลุ่มทฤษฎีการจัดการด้านมนุษยสัมพันธ์ (3) ระยะที่ 2 : ทำการทดลองกับตัวแปรอื่นๆ เช่น มีอาหารเช้าให้คนงาน มีชั่วโมงการหยุดพัก ให้มาทำงานในเช้าวันเสาร์ ลดหรือเพิ่มชั่วโมงการทำงาน และวิธีการจ่ายค่าตอบแทน ผลการวิจัยพบว่า ตัวแปรข้างต้นมีผลต่อการเปลี่ยนแปลงการทำงาน แต่ไม่มากนัก ทำให้เกิดความคิดใหม่ๆ ในเรื่องความสามารถในการรับรู้ การแปลความหมายและท่าทีในการทำงานของคนงาน

กลุ่มทฤษฎีการจัดการด้านมนุษยสัมพันธ์ (4) การวิจัยต่อจากนั้น ได้ใช้เทคนิคการสัมภาษณ์คนงานทุกแผนกในบริษัทประมาณ 2,000 คน พร้อมสังเกตการทำงานของคนงานเกี่ยวกับเหตุผลที่ทำให้คนงานทำงานมากขึ้น ทำให้องค์การมีผลผลิตมากขึ้น ผลการวิจัยพบว่า เมื่อพนักงานรู้สึกว่าได้รับความสนใจจากบุคคลอื่น จะทำให้มีความกระตือรือร้นในการทำงานมากขึ้น ขวัญและกำลังใจในการทำงานเป็นสิ่งสำคัญมาก ทั้งนี้เพราะพนักงานมีชีวิตจิตใจ ไม่สามารถซื้อหาด้วยเงินอย่างเดียว

กลุ่มทฤษฎีการจัดการด้านมนุษยสัมพันธ์ (5) ประสิทธิภาพการทำงานมิได้ขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมที่ดีเท่านั้น แต่ยังขึ้นกับมนุษยสัมพันธ์ที่ดีภายในองค์การด้วย กลุ่มทำงานจะเป็นผู้กำหนดคุณลักษณะของสมาชิก แบบวิธีการของกลุ่มตลอดจนความสำเร็จหรือความล้มเหลวขององค์การในสัดส่วนที่กลุ่มยอมรับได้ โดยอาศัยความสัมพันธ์เชิงอำนาจของกลุ่ม เมื่อพนักงานในระดับสูงสามารถจูงใจด้านจิตใจ จะมีความสำคัญมากกว่าการจูงใจด้วยเงิน

กลุ่มทฤษฎีการจัดการด้านมนุษยสัมพันธ์ (6) Abraham Maslow : ทฤษฎีลำดับขั้นความต้องการ ความต้องการทางร่างกาย ความต้องการความปลอดภัย ความต้องการด้านสังคม ความต้องการยกย่อง ความต้องการประสบความสำเร็จในชีวิต

กลุ่มทฤษฎีการจัดการด้านมนุษยสัมพันธ์ (7) Douglas McGregor: ทฤษฎี X ทฤษฎี Y

กลุ่มทฤษฎีการจัดการด้านมนุษยสัมพันธ์ (8) ลักษณะที่สำคัญของทฤษฎี X พนักงานต้องการทำงานให้น้อยที่สุด ดังนั้นผู้บริหารต้องคอยควบคุม สั่งการ หรือลงโทษเพื่อให้บุคคลทำงาน พนักงานขาดความทะเยอทะยาน และไม่ต้องการรับผิดชอบอะไร โดยทั่วไปพนักงานจะต่อต้านการเปลี่ยนแปลง เพราะเกรงว่าตนเองจะเดือดร้อนหรือต้องการทำงานหนักกว่าเดิม

กลุ่มทฤษฎีการจัดการด้านมนุษยสัมพันธ์ (9) ลักษณะที่สำคัญของทฤษฎี Y ชอบทำงาน มีความคิดริเริ่ม ในการแก้ปัญหาในการทำงานเพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมาย พนักงานมีความเต็มใจที่จะเสาะแสวงหางานมาทำ และมีความรับผิดชอบ พนักงานจะยอมรับจุดมุ่งหมายขององค์การ เพื่อที่จะใช้ความพยายามในการทำงานให้สำเร็จ และบรรลุเป้าหมายขององค์การ พนักงานมีศักยภาพที่สามารถพัฒนาตนเองได้ และขณะนี้ยังไม่ได้ใช้ความสามารถที่มีอยู่อย่างเต็มที่

กลุ่มทฤษฎีการจัดการเชิงปริมาณ กลุ่มทฤษฎีนี้เน้นแนวคิดของการบริหารที่สนใจทางด้านจำนวน การนำเอาข้อมูลสถิติมาใช้ในการตัดสินใจ ประกอบด้วย 3 องค์ประกอบ วิทยาการจัดการ (Management Science) การจัดการปฏิบัติการ (Operation Management) ระบบสารสนเทศการจัดการ (Management Information System: MIS)

วิทยาการจัดการหรือการวิจัยปฏิบัติการ เป็นการนำเอาวิธีการทางวิทยาศาสตร์ที่คำนึงถึงเหตุผล การตัดสินใจต้องพิจารณาทางเลือกต่างๆ จากข้อมูลที่เกี่ยวข้อง หรือใช้การวิเคราะห์ทางคณิตศาสตร์ การใช้โมเดลสถานการณ์จำลอง ก่อนนำไปใช้จริง

การจัดการปฏิบัติการ เป็นการจัดการใช้เทคนิคเชิงปริมาณเพื่อปรับปรุงผลผลิตและเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตสินค้าและบริการ การคิดค้นออกแบบระบบเพื่อมาควบคุมกระบวนการผลิต การดำเนินงานและการบริหาร เช่น การจัดการสินค้าคงคลัง เทคนิคตารางเวลาเพื่อช่วยวางแผนการผลิต

ระบบสารสนเทศการจัดการ เป็นการพัฒนาระบบข้อมูลเพื่อนำมาใช้ในการจัดการ โดยใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการจัดระบบของข้อมูลที่จำเป็นต่อการตัดสินใจ ผู้บริหารสามารเรียกใช้ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

กลุ่มทฤษฎีการจัดการปัจจุบัน ในปัจจุบันมีเทคนิคใหม่ๆ เกิดขึ้นตลอดเวลา ประเทศที่เป็นผู้นำได้แก่ USA และ Japan เทคนิคใหม่ๆ ที่น่าสนใจ เช่น การบริหารงานตามวัตถุประสงค์ (Management by objective: MBO) กลุ่มควบคุมคุณภาพ (Quality control: QC) การรื้อปรับระบบ (Reengineering) เทคนิคการบริหารแบบ 5 ส กลยุทธ์การบริหารเพื่อให้เกิดความเป็นเลิศ

การจัดองค์การ ความหมายของคำว่า องค์การ การที่บุคคลมาอยู่และปฏิบัติงานร่วมกัน โดยมีการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบหรือแบ่งงานกันตามความถนัด เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้ องค์ประกอบ บุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป มีโครงสร้างในการบริหารงาน มีเป้าหมายในการดำเนินงาน มีการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ มีการสื่อสาร ประสานงานซึ่งกันและกัน เพื่อให้งานบรรลุผลสำเร็จ

การจัดองค์การ (2) องค์การมี 2 ประเภท องค์การที่เป็นทางการ (Formal organization) องค์การที่ไม่เป็นทางการ (Informal organization)

องค์การที่เป็นทางการ มีการกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน มีการกำหนดโครงสร้างแน่นอน มีกฎระเบียบในการควบคุมพฤติกรรมของสมาชิก มีการแบ่งอำนาจหน้า ความรับผิดชอบ ความสัมพันธ์ของสมาชิก เน้นในเรื่องงานเป็นหลัก มีความยืดหยุ่นน้อย

องค์การที่ไม่เป็นทางการ มีลักษณะโครงสร้างที่ไม่แน่นอน ระบบความสัมพันธ์ภายในองค์การ เป็นแบบส่วนตัว มีการรวมตัวกันอย่างหลวมๆ ไม่มีการกำหนดวัตถุประสงค์ล่วงหน้า ไม่มีการระบุอำนาจหน้าที่และตำแหน่งของสมาชิก การรวมตัวกันเพื่อตอบสนองความต้องการทางสังคม มีความยืดหยุ่นมาก

การจัดองค์การ (3) การจัดองค์การ เป็นหนึ่งในกระบวนการบริหาร กระบวนการบริหาร ประกอบด้วย การวางแผน (Planning) การจัดองค์การ (Organizing) การจัดคนเข้าทำงาน (Staffing) การอำนวยการ (Directing) การควบคุม (Controlling)

การจัดองค์การ (4) การจัดองค์การ เป็นเครื่องมือสำคัญของผู้บริหารที่นำมาใช้เพื่อปรับปรุงการดำเนินงานขององค์การ ความหมาย “การจัดความสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบทั้งหลายในองค์การ ให้อยู่ในลักษณะที่เหมาะสม เพื่อให้องค์ประกอบเหล่านั้น สามารถมีปฏิสัมพันธ์กันในลักษณะที่จะทำให้การดำเนินกิจกรรมต่างๆ ขององค์บรรลุเป้าหมายที่วางไว้” ตัวอย่าง เช่น การจัดหรือออกแบบองค์การสมัยใหม่ที่เรียกว่า Reengineering

การจัดองค์การ (5) ประโยชน์ของการจัดองค์การ ทำให้เกิดความชัดเจนในแบ่งงานออกเป็นกลุ่มและงานไม่ซ้ำซ้อนกัน ผู้บริหารสามารถมอบหมายงานได้สะดวก เพราะมีการกำหนดสายงานที่ชัดเจน ช่วยให้มีผู้ปฏิบัติงานเข้าใจขอบเขตและหน้าที่ความรับผิดชอบ ช่วยให้การสั่งงาน การมอบหมายงานและการติดต่อประสานงานมีระบบ การจัดองค์การที่เหมาะสมและดีจะทำให้องค์การมีความเจริญก้าวหน้า

หลักการจัดองค์การ หลักการจัดองค์การที่สำคัญที่ใช้กันอยู่มี 3 ประการ หลักการแบ่งงานกันทำตามความสามารถ (Job specialization) มิติของงาน (Task dimensions) คำบรรยายลักษณะงาน (Job descriptions)

หลักการแบ่งงานกันทำตามความสามารถ เป็นหลักการที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งในการวิเคราะห์เกี่ยวกับแนวทางการออกแบบองค์การ เจ้าหน้าที่แต่ละคนจะปฏิบัติงานที่มีขอบเขตด้านภาระหน้าที่เฉพาะที่ตนเองมีความรู้ความสามารถหรือมีความถนัด แนวคิดของหลักการนี้คือ “ประสิทธิภาพในการผลิตจะเพิ่มขึ้นได้ก็ด้วยการใช้แนวทางของการแบ่งงานกันทำ”

หลักการแบ่งงานกันทำตามความสามารถ (2) อย่างไรก็ตามจากการศึกษาพบว่า การแบ่งงานกันทำตามความสามารถ มีปัญหา คือ ต้องใช้คนและทุนเพิ่มขึ้นในการทำงานชิ้นหนึ่ง ต้นทุนของการแบ่งงานกันทำ จะเริ่มสูงกว่าการเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิต ทำให้ต้นทุนต่อหน่วยของผลผลิตสูงขึ้น ปัญหาของการแบ่งงานที่เหมาะสม มีความยุ่งยากมากสำหรับงานที่วัดไดยาก เช่นกำหนดตำแหน่ง งานวางแผนอัตรากำลังคน และงานอัตราเงินเดือน เป็นงานที่เกี่ยวพันกัน แยกออกจากกันลำบาก ทำให้บางครั้งมีลักษณะก้าวก่ายงานกัน

มิติของงาน งานแต่ละงานก่อนที่จะได้รับการออกแบบอย่างเป็นระบบนั้น ควรผ่านการวิเคราะห์ในมิติต่างๆ โดยวิธีการพิจารณาตัวงานและการติดต่อสัมพันธ์กันระหว่างงาน มีหลักการอยู่ 5 ประการ ทักษะที่หลากหลาย (Skill variety) เอกลักษณ์ของงาน (Task identity) ความสำคัญของงาน (Task significance) ความมีอิสระ (Autonomy) ข้อมูลย้อนกลับ (Feedback)

มิติของงาน (2) ทักษะที่หลากหลาย: คือความสามารถที่แตกต่างหลากหลายที่เป็นที่ต้องการของการปฏิบัติงาน เอกลักษณ์ของงาน: คือขอบเขตของงานที่บุคคลรับผิดชอบตั้งแต่ต้นจนจบ ความสำคัญของงาน: คือผลกระทบของงานที่มีต่อผู้อื่น อาจเป็นต่อสภาพแวดล้อมภายนอก หรือต่อชีวิตของพนักงานเอง

มิติของงาน (3) ความมีอิสระ: ระดับของความมีอิสระของบุคคลในการปฏิบัติงานที่สามารถกำหนดหรือตัดสินได้ว่า งานจะถูกปฏิบัติเมื่อไร อย่างไร หรือที่ไหน ยิ่งมีอิสระสูงบุคคลยิ่งรู้สึกมีความรับผิดชอบมาก ข้อมูลย้อนกลับ: ปริมาณของข้อมูลซึ่งบุคคลได้รับจากผลของการปฏิบัติงาน ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ เราสามารถได้รับการสะท้อนจากเพื่อนร่วมงาน ผู้บังคับบัญชา หรือจากตัวคนทำงานเอง

คำบรรยายลักษณะงาน เป็นส่วนที่สำคัญในการออกแบบงานต่อจากการแบ่งงานกันทำตามความถนัด และการกำหนดมิติของคุณลักษณะงาน คำบรรยายลักษณะงานจะถูกเขียนโครงร่างขึ้นเพื่อเป็นคู่มือแจ้งให้ทราบถึงความรับผิดชอบของงานซึ่งงานแต่ละงานต้องการ และเพื่อการปฏิบัติที่มีประสิทธิภาพ ตำแหน่งงานยิ่งสูงยิ่งมีรายละเอียดของงานน้อย ในขณะที่ตำแหน่งงานยิ่งต่ำยิ่งต้องมีรายละเอียดของงานมาก

คำบรรยายลักษณะงาน ประโยชน์ของคำบรรยายลักษณะงาน ใช้ในการระบุถึงความรับผิดชอบของงานแต่ละงาน ซึ่งสามารถนำไปใช้ในการรับสมัครพนักใหม่ บอกให้ทราบถึงขอบเขตของงานแต่ละงานเพื่อกันการทับซ้อนหรือก้าวก่ายงานซึ่งกันและกัน ผู้บริหารสามารถใช้เพื่อประเมินการทำงานของสมาชิกในกลุ่ม

โครงสร้างองค์การ หลังจากการออกแบบงานแล้ว สิ่งที่ต้องกระทำต่อมาคือ การกำหนดโครงสร้างขององค์การ กำหนดสายการบังคับบัญชา และการจัดแผนกงาน โครงสร้างองค์การ แบ่งออกเป็น 2 แบบใหญ่ๆ โครงสร้างองค์การแบบสูง (Tall organizational structure) โครงสร้างองค์การแบบราบ (Flat organizational structure)

โครงสร้างองค์การแบบสูง เป็นโครงสร้างขององค์การขนาดใหญ่ มีสายการบังคับบัญชาลดหลั่นกันลงมาตามลำดับชั้นอย่างซับซ้อนและมากมาย ข้อดี บุคคลที่มีความสามารถไต่เต้าขึ้นสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้นไปได้ ข้อเสีย ข้อมูลข่าวสารมักถูกบิดเบือนเนื่องจากความสูงขององค์การ

โครงสร้างองค์การแบบราบ เป็นโครงสร้างขององค์การที่เริ่มก่อตั้ง หรือเป็นองค์การขนาดเล็ก ข้อดี การสั่งการประสานงานที่รวดเร็ว ข้อมูลข่าวสารที่ชัดเจน ไม่ถูกบิดเบือน ข้อเสีย พนักงานที่มีความรู้ความสามารถไม่อาจไต่เต้าขึ้นสู่ตำแหน่งที่สูงได้ อัตราการออกจากงานสูง