Google Documents By Aj.Net Tullabhat Boonterm Institute of Administration Development http://iad.dopa.go.th
Google Documents คือ Google Documents หรือที่เรียกกันสั้นๆ ว่า Google Docs เป็นบริการ ออนไลน์ที่ให้คุณสามารถจัดการเอกสารได้แบบไม่ต้องเสียเงิน เพียงแค่คุณมี อีเมลของ Gmail และเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เพราะ Google Docs เตรียมมา ให้คุณหมดแล้วไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์รายงานแบบที่คุ้นเคย การทําสไลด์เพื่อ นําเสนองานสําคัญ หรือจะจัดการเอกสารแบบ Spreadsheets ได้เหมือน Excel ก็สามารถทําได้ http://iad.dopa.go.th
Google Documents คือ Google Docs ทํางานเหมือน Microsoft Office แต่ทุกอย่างจะทํางานอยู่บนเว็บ สามารถ ทํางานได้ทันทีที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต โดยไม่ต้องเสียเวลาติดตั้งโปรแกรมลงในเครื่อง หรือเสีย เงินค่าลิขสิทธิ์ก่อนใช้งานแต่อย่างใด เพียงแค่เข้าไปยัง Google Docs เราก็สามารถสร้าง แก้ไข หรือ เปิดอ่านเอกสารได้เลย โดยตัวเอกสารนั้นจะถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของ Google และที่สําคัญเรา สามารถแชร์เอกสารให้กับเพื่อนเพื่อแก้ไขข้อมูลไปพร้อมๆ กัน โดยจะเห็นว่าอีกฝ่ายกําลังพิมพ์อะไรอยู่ http://iad.dopa.go.th
Google Documents คือ สําหรับจุดเริ่มต้นของ Google Docs กําเนิดมาจากโปรแกรม Google Spreadsheets ที่ สามารถทํางานเหมือนกับตาราง Excel ได้เพียงอย่างเดียว แต่ในขณะนั้นก็มีโปรแกรมสําหรับแก้ไข เอกสารออนไลน์ที่มีชื่อว่า Writely ซึ่งเป็นที่นิยมพอสมควรของ Upstartle จนต้นปี พ.ศ.2549 Google ได้เข้ามาซื้อกิจการของ Upstartle ทําให้ Google ได้สิทธิ์ครอบครอง Writely ได้ด้วยปัจุบัน Writely ถูกพัฒนามาเป็น Google Docs ซึ่งสามารถทํางานเข้าชุดกันกับ Google Spreadsheets ได้เป็นอย่างดี http://iad.dopa.go.th
หน้าตาการเข้าใช้งานยุคแรกๆ โปรแกรมจัดการเอกสารออนไลน์ด้วย Google Docs ประกอบด้วย 1 ปัจจุบัน หน้าตาการเข้าใช้งานยุคแรกๆ 2 http://iad.dopa.go.th
ต้องเตรียมอะไรบ้าง 1. ระบบปฏิบัติการ (Operation System - OS) สามารถใช้งานบนระบบปฏิบัติการแทบจะทุกชนิด Windows ,Mac OS X, GNU/Linux ฯลฯ 2. โปรแกรมเปิดเว็บไซต์ (Web Browser) สามารถใช้งานร่วมกับทุก Web Browser เช่น Internet Explores (IE), Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari หรือ Opera 3. อินเทอร์เน็ต (Internet) ติดตั้งอินเทอร์เน็ตเพื่อเชื่อมต่อการใช้งานผ่านระบบออนไลน์ เพื่อช่วยให้การเชื่อมต่อไม่สะดุดและล่าช้าจนเกินไป ซึ่งความเร็วอินเทอร์เน็ตควรอยู่ที่ระดับ 1 Mbps ขึ้นไป http://iad.dopa.go.th
Google Docs ใช้ทำอะไรได้บ้าง 1. สร้างเอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอแบบออนไลน์ - สร้างเอกสารพื้นฐานแบบเริ่มต้นจากศูนย์ สามารถทำงานพื้นฐานทุกประเภทได้อย่างง่ายดาย รวมถึงการทำรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย การเรียงลำดับตามคอลัมน์ การเพิ่มตาราง รูปภาพ ข้อคิดเห็น สูตร การเปลี่ยนแปลงแบบอักษร และอื่นๆ โดยไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ - อัพโหลดไฟล์ของคุณที่มีอยู่แล้ว รองรับรูปแบบไฟล์ที่นิยมใช้กันส่วนใหญ่ ได้แก่ DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV และ PPT เป็นต้น คุณจึงสามารถทำงานต่อไปพร้อมกับอัพโหลดไฟล์ของคุณที่มีอยู่ได้ด้วย - ใช้งานบนแถบเครื่องมือได้อย่างคุ้นเคยทำให้การแก้ไขเป็นเรื่องง่ายๆ เลือกตัวหนาขีดเส้นใต้ เพิ่มสัญลักษณ์ในข้อย่อย เปลี่ยนแบบอักษร หรือรูปแบบตัวเลข เปลี่ยนสีพื้นหลังของเซลล์ และอื่นๆ เพียงคลิกปุ่มบนแถบเครื่องมือที่คุณคุ้นเคย http://iad.dopa.go.th
2. ใช้งานและทำงานร่วมกันในแบบเรียลไทม์ - เลือกคนที่คุณต้องการให้เข้าถึงเอกสารของคุณได้ เพียงป้อนที่อยู่อีเมลของคนที่คุณต้องการให้ใช้งานเอกสารที่ระบุร่วมกัน แล้วส่งคำเชิญไปให้เขาเหล่านั้น ก็สามารถใช้งานเอกสารร่วมกันได้ - ใช้งานร่วมกันได้ทันที ทุกคนที่คุณเชิญให้เข้ามาแก้ไขหรือดูเอกสาร สเปรดชีต หรือ งานนำเสนอของคุณ สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทันทีที่เข้าสู่ระบบ - แก้ไขและนำเสนอร่วมกับบุคคลอื่นในแบบเรียลไทม์ สามารถดูและแก้ไขร่วมกันได้หลายคนในเวลาเดียวกัน มีหน้าต่างสนทนาบนหน้าจอสำหรับการแก้ไขเอกสารและ สเปรดชีต เพื่อแสดงให้คุณเห็นว่าใครแก้ไขอะไรและเมื่อใด และแล้วการดูงานนำเสนอพร้อมกันไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป เนื่องจากใครก็ตามที่เข้ามาร่วมในงานนำเสนอ ต่างก็สามารถติดตามงานนำเสนอนั้นได้โดยอัตโนมัติ http://iad.dopa.go.th
3. จัดเก็บและจัดระเบียบงานอย่างปลอดภัย - แก้ไขและเข้าถึงจากที่ไหนก็ได้ ไม่ต้องดาวน์โหลดสิ่งใด คุณสามารถเข้าถึงเอกสารสเปรดชีต และงานนำเสนอของคุณได้จากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต และมีบราวเซอร์มาตรฐานโดยไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ - จัดเก็บงานของคุณได้อย่างปลอดภัย อุปกรณ์เก็บข้อมูลแบบออนไลน์ และการบันทึกอัตโนมัติ ช่วยให้คุณไม่ต้องกังวลเรื่องฮาร์ดไดร์ฟเสียหรือไฟดับเพราะข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ขนาดใหญ่ของ Google - บันทึกและส่งออกสำเนาได้อย่างง่ายดาย สามารถบันทึกเอกสาร และสเปรดชีตของคุณไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณในรูปแบบ DOC, XLS, CSV, ODS, ODT, PDF, RTF และ HTML ได้ - การจัดระเบียบเอกสารของคุณ ค้นหาเอกสารของคุณได้อย่างง่ายดายด้วยการจัดระเบียบเอกสารในโฟลเดอร์ต่างๆ และสามารถลากและวางเอกสารต่างๆ ของคุณลงในหลายโฟลเดอร์ได้ตามที่คุณต้องการ http://iad.dopa.go.th
4. ควบคุมว่าใครสามารถดูเอกสารของคุณได้ - เผยแพร่งานของคุณเป็นหน้าเว็บ คุณสามารถเผยแพร่เอกสารของคุณแบบออนไลน์ได้โดยการคลิ๊กเพียงครั้งเดียว ก็สามารถเผยแพร่ผลงานชิ้นสำคัญของคุณให้เป็นหน้าเว็บได้อย่างง่าย - ควบคุมว่าจะให้ใครเห็นหน้าเว็บของคุณได้บ้าง สามารถเผยแพร่ข้อมูลได้ทั่วโลกหรือจำกัดเอกสารให้เห็นได้ในกลุ่มเพียงแค่สอง สามคน หรือจะสั่งไม่ให้ใครเห็นเอกสารนั้นเลยก็ได้ ซึ่งก็แล้วแต่คุณจะกำหนด นอกจากนี้ยังสามารถหยุดการเผยแพร่ข้อมูลได้ตลอดเวลา - โพสต์เอกสารขึ้นบล็อกของคุณ เมื่อคุณสร้างเอกสารเสร็จ คุณสามารถโพสต์เอกสารลงบล็อกของคุณได้ทันที - เผยแพร่ภายในบริษัทหรือกลุ่มของคุณ เมื่อใช้ Google Apps จะช่วยให้ใช้งานเอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอที่สำคัญร่วมกันภายในบริษัทหรือกลุ่มของคุณได้ง่ายขึ้น http://iad.dopa.go.th
เริ่มต้นสมัคร Gmail หลังจากได้ทราบข้อดีของบริการ Google Docs เรียบร้อยแล้ว หลายท่านอาจจะอยากเข้าไปสมัครใช้งานเดี๋ยวนี้ สำหรับท่านที่เป็นสมาชิกอีเมลของ Google คือ Gmail อยู่แล้ว ท่านสามารถเข้าไปใช้บริการได้ทันที แต่หากยังไม่ได้เป็นสมาชิก Gmail ท่านจำเป็นต้องสมัครสมาชิกของ Gmail เสีย โดยทำตามขั้นตอนดังนี้ 1. เปิดบราวเซอร์ แล้วเข้าเว็บไซต์ Gmail โดยพิมพ์ www.gmail.com และกด enter จากนั้นจะปรากฏหน้าจอ ดังรูป http://iad.dopa.go.th
2. คลิกที่ปุ่ม “สร้างบัญชี” 2. คลิกที่ปุ่ม “สร้างบัญชี” http://iad.dopa.go.th
3. กรอกข้อมูลลงในแบบฟอร์ม ใส่รหัสตามที่ปรากฏ และกดปุ่มสร้างบัญชี http://iad.dopa.go.th
4. หลังจากนั้นเราจะสามารถใช้งานบริการออนไลน์ต่างๆ ของ Google ได้ทุกบริการ โดยการใช้ Username และ Password จาก Gmail Account นี้ http://iad.dopa.go.th
เริ่มต้นใช้งาน Google Docs 2. สำหรับผู้ที่ใช้บริการ Gmail อยู่แล้ว หลังจากล็อกอินเข้าสู่ระบบ Gmail แล้วให้คลิกที่ “เอกสาร” บนแถบเมนูด้านบนซ้ายมือ ก็จะเข้าสู่หน้า Google Docs ได้ทันที 2 1 http://iad.dopa.go.th
3. หลังจากเข้าสู่ระบบแล้ว จะพบกับหน้าเว็บไซต์ของ Google Docs พร้อมใช้งาน สำหรับบางท่านที่ระบบยังเป็นภาษาอังกฤษอยู่ สามารถเปลี่ยนเป็นภาษาไทยได้โดยคลิก “การตั้งค่า” ในแถบเมนูด้านบนซ้ายมือแล้วเลือก “ภาษา”เป็นภาษาไทย 3 4 http://iad.dopa.go.th
การสร้างเอกสาร การสร้างเอกสารใน Google Docs สามารถทำได้เหมือนการใช้งานบน MS Office แต่เมื่อสร้างเอกสารเรียบร้อยแล้ว เราสามารถกำหนดสิทธิ์ให้ใช้งานร่วมกันได้ เราสามารถทำได้ทั้งสร้างเอกสารขึ้นมาใหม่เลยบน Google Docs หรืออับโหลดเอกสารที่มีอยู่แล้วที่สร้างจาก MS Office ขึ้นไปใช้งานบน Google Docs ได้ (ภายใต้เงื่อนไขและข้อจำกัดของ Google Docs) ขั้นตอนการสร้างเอกสาร มีดังนี้ 1. คลิกปุ่ม “สร้างเอกสารใหม่” http://iad.dopa.go.th
2. จะปรากฏหน้าเอกสารที่มีลักษณะคล้ายกับ MS Word http://iad.dopa.go.th
เมนู ส่วนของ เอกสาร ชื่อเอกสาร กดตรงนี้เพื่อเปลี่ยนชื่อ แชร์เอกสารไปให้บุคคลภายนอก สร้างงานเอกสารใหม่ เปิดไฟล์เอกสารที่มีอยู่ในเครื่อง เซฟงานเอกสารลงเครื่องเป็นนามสกุลต่าง ตั้งค่าขนาดกระดาษเอกสารและภาษา เมนู ส่วนของ เอกสาร http://iad.dopa.go.th
เมนู ส่วนของ เอกสาร กลับไปยังการแก้ไขเหตุการณ์ก่อน 1 ครั้ง ย้อนจากการเลิกทำกลับมาเป็นเหมือนเดิม ตัด แล้ว วาง -> ย้ายข้อความหรือภาพ คัดลอก แล้ว วาง -> คัดลอกข้อความหรือภาพแล้วไปวางที่ใหม่ ตรวจสอบรายการคัดลอกทำให้สามารถ จะวางงานคัดลอกเก่าๆได้ เลือกข้อความ/ภาพ ในเอกสารทั้งหมด ค้นหาข้อความและสามารถแทนที่ด้วยคำแก้ไขใหม่ เมนู ส่วนของ เอกสาร http://iad.dopa.go.th
เมนู ส่วนของ เอกสาร เปิด / ปิด ไม้บรรทัดที่เอกสาร เปิด / ปิด การเช็คตัวสะกด ทำหน้าจอของเอกสารให้เต็มจอ เมนู ส่วนของ เอกสาร http://iad.dopa.go.th
1. ใส่รูปภาพ 2. ใส่การเชื่อมไปยังภายในหรือภายนอก 3 1. ใส่รูปภาพ 2. ใส่การเชื่อมไปยังภายในหรือภายนอก 3. ใส่สมการคณิตศาสตร๋ 4. ใส่ภาพวาด 5. สร้างตาราง 6. ใส่ฟอนต์ตัวพิเศษ เช่น อีโมจิ หรือสัญลักษณ์ต่างๆ 7. ขีดเส้นในเอกสาร 8. ใส่หมายเลขหน้าและกำหนดรูปแบบ 9. ขึ้นหน้าใหม่ในเอกสาร 10. เพิ่มส่วนหัวและท้ายกระดาษ 11. ทำจุดเพื่อให้สามารถเชื่อมโยงข้ามหน้าได้ภายใน เอกสาร 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 เมนู ส่วนของ เอกสาร http://iad.dopa.go.th
ดาวน์โหลดส่วนเสริมเพื่อเพิ่มสีสันของเอกสาร เช่น เทมเพลต หรือ ฟอร์ม ต่างๆ เมนู ส่วนของ เอกสาร http://iad.dopa.go.th
เมนู ส่วนของ เอกสาร ค้นหาการใช้แป้นพิมพ์ลัดได้ที่นี่ http://iad.dopa.go.th
Shortcut ส่วนของ เอกสาร 1 2 3 4 5 6 1. พิมพ์เอกสาร 2. กลับไปคำสั่งก่อน / ยกเลิกการกลับไป 3. มุมมองหน้ากระดาษ 4. เปลี่ยนรูปแบบข้อความ 5. เปลี่ยน font ข้อความ 6. เปลี่ยนขนาดข้อความ 7 8 9 10 11 12 13 14 7. ปรับตัวอักษร หนา / เอียง / ขีดเส้นใต้ และสีตัวหนังสือ 8. สร้างลิงค์ / ใส่คอมเม้น 9. รูปแบบการวางตำแหน่งข้อความ 10. ระยะห่างระหว่างบรรทัด 11. รายการเรียงลำดับเลข / แสดงหัวข้อย่อย 12. ลดการเยื้อง / เพิ่มการเยื้อง 13. ล้างการจัดรูปแบบ 14. ทำ On-Screen Keyboard http://iad.dopa.go.th
มุมมองการดู เอกสาร โหมดการแก้ไขเอกสารปกติ โหมดการแก้ไขเอกสาร แบบให้ยืนยันก่อนพิมพ์ลงไป โหมดอ่านอย่างเดียว สำหรับเช็คลิงค์ต่างๆ มุมมองการดู เอกสาร http://iad.dopa.go.th
สเปรตชีต สเปรตชีต (Spreadsheets) หรือแผ่นตารางทำการ คือ แผ่นงานที่มีลักษณะเป็นช่องตารางสี่เหลี่ยม ใช้สำหรับการจัดเรียงข้อมูลและคำนวณเป็นหลัก มีโปรแกรมสเปรตชีตที่เป็นนิยมอยู่มากมาย แต่สเปรตชีตออนไลน์ของ Google เป็น Web Application ที่ใช้งานได้โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย ผู้ใช้สามารถสร้างสเปรตชีตได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลผลการเรียนของนักเรียน บัญชีรายจ่าย เป็นต้น สามารถสร้างแผนภูมิเพื่อนำเสนอข้อมูล รวมไปถึงฟอร์มหรือแบบสอบถามออนไลน์ สำหรับเก็บข้อมูล ทั้งยังสามารถแบ่งปันให้ผู้อื่นได้แก้ไขและทำงานร่วมกันในสเปรตชีตของตนได้อีกด้วย http://iad.dopa.go.th
แถบเครื่องมือใน Spreadsheet 1. แถบเมนูการแก้ไขชื่อสเปรตชีตไม่มีชื่อ 2. แถบคำสั่ง (Menu Bar) คือแถวที่รวมคำสั่งที่ใช้ในการทำงาน ได้แก่ แฟ้ม(File)แก้ไข(Edit) แสดงแทรก(Insert) รูปแบบ(Format) ข้อมูล เครื่องมือ(Tool) ความช่วยเหลือ (Help) 3. แถบเครื่องมือ(Tool Bar) เป็นแถบที่ใช้แสดงเครื่องมือสำหรับสั่งให้ Document ทำงานในเรื่องต่าง ๆ http://iad.dopa.go.th
7. แถบชีตงาน (Sheet Bar) แสดงชื่อชีตงานที่ใช้งานอยู่ 4. แถบสูตร (Formular Bar) เป็นส่วนที่ใช้แสดงข้อมูลและสูตรต่างๆ ในเซลล์ที่เรากำลังทำงานอยู่ ใช้ป้อนข้อมูลและแก้ไขข้อมูล 5. แผ่นงาน(Work Sheet) หมายถึงพื้นที่ส่วนที่ใช้เป็นกระดาษคำนวณมีลักษณะเป็นตาราง เราสามารถป้อนข้อมูลและสูตร คำนวณต่าง ๆ ลงไปในเซลล์ นอกจากข้อมูลในเซลล์แล้วยังสามารถ วางวัตถุ เช่น รูปภาพหรือชาร์ท(Chart) ลงบนแผ่นงานได้อีกด้วย 6. แถบเลื่อน (Scroll Bar) ใช้เลื่อนเอกสารไปซ้าย - ขวา หรือ เลื่อนขึ้น - ลง 7. แถบชีตงาน (Sheet Bar) แสดงชื่อชีตงานที่ใช้งานอยู่ http://iad.dopa.go.th
การสร้างสเปรดชีต - ขั้นตอนการสร้างสเปรดชีต ไฟล์ > ใหม่ > สเปรดชีต (ลูกศร 1 และ 2) - สามารถนำไฟล์จากเครื่องคอมหรือ Google Drive เข้ามาที่ชีตได้ด้วการเลือก เปิด หรือนำเข้า (3 และ 4) - เซฟลงเครื่องเป็นนามสกุลต่างๆ เช่น *.Xlsx / *.Pdf / *.Csv ( หมายเลข 5) 1 2 3 4 5 http://iad.dopa.go.th
เมนู ส่วนของ สเปรตชีต กลับไปยังการแก้ไขเหตุการณ์ก่อน 1 ครั้ง ย้อนจากการเลิกทำกลับมาเป็นเหมือนเดิม ตัด แล้ว วาง -> ย้ายข้อความหรือภาพ คัดลอก แล้ว วาง -> คัดลอกข้อความหรือภาพแล้วไปวางที่ใหม่ วางแบบพิเศษ > เลือกว่าเป็นค่าหรือเป็นสูตรได้ ลบค่าในเซลล์ที่เลือก ลบค่าทั้งแถวที่เลือกในเซลล์นั้น ลบค่าทั้งคอลัมน์ที่เลือกในเซลล์นั้น เมนู ส่วนของ สเปรตชีต http://iad.dopa.go.th
- แทรกแถวแนวนอนเริ่มจากเซลล์ที่เลือกไปด้านบน - แทรกแถวแนวนอนเริ่มจากเซลล์ที่เลือกลงมาล่าง - แทรกคอลัมภ์แนวตั้งเริ่มจากเซลล์ที่เลือกมาทางซ้าย - แทรกคอลัมภ์แนวตั้งเริ่มจากเซลล์ที่เลือกมาทางขวา สร้างแผ่นงานใหม่ในเอกสารเดิม แทรกความคิดเห็นในเซลล์ แทรกค่าการคำนวณลงไปในเซลล์ สร้างแผ่นภูมิจากเซลล์ที่เลือก ใส่ภาพ ใส่การเชื่อมโยง สร้างแบบฟอร์ม ใส่ภาพวาด เมนู ส่วนของ สเปรตชีต http://iad.dopa.go.th
11. สร้างตัวกรอง 12. สร้างการคำนวณ 13. On-Screen Keyboard 4 5 6 7 8 1. พิมพ์เอกสาร 2. กลับไปคำสั่งก่อน / ยกเลิกการกลับไป 3. ปรับหน่วยตัวเลขให้เป็นค่าเงิน 4. ปรับหน่วยตัวเลขให้เป็นเปอร์เซ็นต์ 5. ลด / เพิ่มจุดทศนิยม 6. ปรับหน่วยตัวเลขเป็นรูปแบบอื่น 7. เปลี่ยนฟอนต์ 8. ปรับขนาดตัวหนังสือ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1. ปรับตัวหนา / ตัวเอียง / ขีดกลาง / สีตัวหนังสือ 2. ใส่สีในเซลล์ 3. ใส่เส้นขอบตาราง 4. ผสานเซลล์ 5. จัดข้อความแนวนอน 6. จัดข้อความแนวตั้ง 7. การตัดข้อความ 8. สร้างการเชื่อมโยง 9. ใส่ความคิดเห็น 10. สร้างแผนภูมิ 11. สร้างตัวกรอง 12. สร้างการคำนวณ 13. On-Screen Keyboard http://iad.dopa.go.th
การแทรกคอลัมน์ 1. เราสามารถแทรกคอลัมน์ในสมุดงานด้วยขั้นตอนง่าย ๆ ดังต่อไปนี้คลิกเมาส์ปุ่มขวาที่ ชื่อคอลัมน์ที่ต้องการแทรก 2. เลือกคำสั่ง แทรก 1 ทางซ้าย หากต้องการแทรกคอลัมน์ทางด้านซ้ายของคอลัมน์ที่เลือก http://iad.dopa.go.th
การแทรกแถว 1. เราสามารถแทรกแถวตามขั้นตอนดังต่อไปนี้คลิกเมาส์ปุ่มขวาที่หมายเลขแถวที่ต้องการแทรก 2. เลือกคำสั่ง แทรก 1 ด้านบน http://iad.dopa.go.th
การใช้สูตรคำนวณ การใช้สูตรคำนวณใน Google Spreadsheet จากตัวอย่างจะใช้สูตรหาผลรวม ซึ่งมีขั้นตอนดังต่อไปนี้ คลิ๊กเม้าส์ที่ช่องเซลล์ที่ต้องการหาผลรวม คลิ๊กเม้าส์ที่เครื่องมือ ฟังก์ชั่น เลือกคำสั่ง SUM ใช้เม้าส์ลากทับช่องเซลล์ที่ต้องการหาผลรวม กดแป้นพิมพ์ Enter http://iad.dopa.go.th
การป้องกันสมุดงาน ไฟล์สเปรตชีตที่แบ่งปันอาจมีหลายสมุดงาน เราสามารถป้องกันการแก้ไขในบางสมุดงานได้ ด้วยขั้นตอนดังต่อไปนี้ 1. คลิ๊กเม้าส์ที่ชื่อสมุดงาน 2. เลือกคำสั่ง ป้องกันแผ่นงาน http://iad.dopa.go.th
การป้องกันสมุดงาน 3. เลือกรูปแบบการป้องกัน 4. คลิ๊กที่ปุ่ม เสร็จสิ้น ที่สมุดงานจะปรากฏสัญลักษณ์กุญแจ ซึ่งหมายถึงการป้องกันการแก้ไขสำหรับผู้ได้รับการแบ่งปัน ดังรูปด้านล่าง http://iad.dopa.go.th
http://iad.dopa.go.th
คุณสมบัติที่โดดเด่นของ Google Slides 1. ทำงานร่วมกันแบบ Real-Time นี่เหมือนจะเป็นจุดขายที่เด่นที่สุดของ Google Slides เลยก็ว่าได้ เพราะ Google Slides นั้น มีคุณสมบัติที่ทำให้คุณและคนอื่น สามารถแก้ไขสไลด์ไปพร้อมๆกันได้ และมีการบันทึกการเปลี่ยนแปลงอัตโนมัติ โดยที่คุณไม่ต้องกดเซฟด้วยตนเอง ซึ่งผู้ที่จะสามารถแก้ไขได้ก็ต้องเป็นบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้แก้ไขได้เท่านั้น นอกจากนั้นยังสามารถเพิ่มความคิดเห็น ได้ ในแต่ละส่วน ซึ่งแม้ว่า PowerPoint นั้นจะมีคุณสมบัติในการเพิ่มความคิดเห็นลงไปบนสไลด์ในแต่ละส่วนได้เช่นกัน แต่กว่าที่จะได้คอมเม้นคุณก็ต้องคอมเม้นแล้วส่งให้ผู้ร่วมงานผ่าน E-mail ซึ่งเป็นขั้นตอนที่เสียเวลา และไม่สะดวกรวดเร็ว ดังนั้น Google Slides จึงเป็นเครื่องมือทำสไลด์นำเสนอที่สะดวกรวดเร็วกว่ามาก http://iad.dopa.go.th
2. แทรกรูปภาพจากเว็บไซต์ Google Slides ทำให้การเพิ่มรูปภาพลงบนสไลด์เป็นเรื่องที่ง่ายมากๆ เพราะ มีตัวเลือกมายมายในการเพิ่มรูปภาพลงบนสไลด์ของคุณ ไม่ว่าจะเลือกอัพโหลดรูปภาพจากเครื่องคอมพิวเตอร์ หรืออุปกรณ์ของคุณ, นำรูปภาพมาจาก อัลบั้ม Picasa หรือ Google Drive, หรือง่ายๆเลยคุณสามารถแทรกรูปภาพจากเว็บไซต์ลงบนสไลด์ได้โดยตรงเลย เพียงเเค่ใช้ URL ของรูปภาพ ข้อดีก็คือ คุณไม่ต้องดาวน์โหลดรูปภาพมาไว้บนเครื่องคอมพิวเตอร์ หรืออุปกรณ์ของคุณ ทำให้ช่วยประหยัดเวลาแถมยังประหยัดพื้นที่บนเครื่องคอมพิวเตอร์ หรืออุปกรณ์ของคุณได้อีกด้วย http://iad.dopa.go.th
3. เชื่อมต่อได้แม้ Offline คุณไม่จำเป็นต้องใช้อินเตอร์เน็ตเพื่อเรียกใช้ Google Slides เพราะคุณสามารถดาวน์โหลด Google Slides แบบ Offine ได้ แถมคุณยังสามารถแก้ไขสไลด์นำเสนอได้อีกด้วย เเละเมื่อมีการเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตอีกครั้ง ทุกอย่างที่ได้รับการแก้ไขก็จะถูกซิงค์ขึ้นบนเว็บไซต์ให้เรียบร้อย http://iad.dopa.go.th
4. เปิดและแก้ไขไฟล์ PowerPoint ได้ทันที หากคุณต้องการเปิดไฟล์ หรือแก้ไขไฟล์นำเสนอที่คุณเคยทำใน PowerPoint มาก่อน คุณสามารถทำได้ทันที เพียงแค่เปิดไฟล์ PowerPoint ใน Google Slides และแน่นอนมันไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม http://iad.dopa.go.th
5 แทรกวิดีโอจาก Youtube Google Slides ยังไม่รองรับการอัพโหลดไฟล์วิดีโอหรือไฟล์เพลงจากเครื่องคอมพิวเตอร์ หรืออุปกรณ์ของคุณลงบนสไลด์ได้ แต่คุณสามารถแทรกวิดีโอจาก Youtube มาลงบนสไลด์ของคุณได้ คุณก็แค่อัพโหลดไฟล์วิดีโอ หรือไฟล์เพลงของคุณลงบน Youtube เเละเชื่อมต่อมันเข้ากับสไลด์ของคุณ http://iad.dopa.go.th
การสร้างงานนำเสนอ ขั้นตอนการสร้างงานนำเสนอ มีดังนี้ ขั้นตอนการสร้างงานนำเสนอ มีดังนี้ 1. คลิกปุ่ม ไฟล์ > ใหม่ > งานนำเสนอ http://iad.dopa.go.th
มีธีมให้เลือกใช้ได้หลายแบบ เพื่อใช้ในการนำเสนองานแบบต่างๆ http://iad.dopa.go.th
http://iad.dopa.go.th
1 1. เปลี่ยนชื่องาน 2. แชร์งานให้กับเพื่อน 3. สร้างงานใหม่ 4. เปิดงานจาก Drive หรือเครื่อง 5. ย้ายไปที่โฟลเดอร์ใน Drive 6. ย้ายลงถังขยะ 7. นำเข้าสไลด์จากใน Drive 8. เช็คประวัติการแก้ไข 9. ตั้งค่าภาษา 10. เซฟไฟล์ลงเครื่องเป็นนามสกุล ต่างๆ 11. แชร์เป็นลิงค์หรือ embed ในเว็บ ไซต์ที่เราทำ 12. ส่งไฟล์แนบไปทางอีเมล 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 เมนู ส่วนของ สไลด์ http://iad.dopa.go.th
1. กลับไปคำสั่งก่อน 2. ยกเลิกกลับไปคำสั่งก่อน 3. ตัดเพื่อย้ายวัตถุ 4 1. กลับไปคำสั่งก่อน 2. ยกเลิกกลับไปคำสั่งก่อน 3. ตัดเพื่อย้ายวัตถุ 4. คัดลอกวัตถุ 5. วางวัตถุ 6. ลบวัตถุ 7. คัดลอกวัตถุแล้ววางทันที 8. ประวัติการคัดลอก 9. เลือกวัตถุทั้งหมด 10. ยกเลิกเลือกวัตถุ 11. ค้นหาข้อความและแทนที่ 12. ไปมุมมองการนำเสนอ 13. การจัดการการเคลื่อนไหวของวัตถุ 14. แก้ Layout ของสไลด์ 15. ปรับขนาดหน้าจอการแก้ไข 16. ขยาย / ย่อ หน้าสไลด์แบบละเอียด 17. ตั้งค่าหน้าจอแก้ไขเต็มจอ 12 1 13 2 3 14 4 5 6 15 7 8 16 9 10 11 17 เมนู ส่วนของ สไลด์ http://iad.dopa.go.th
1. ใส่ข้อความพร้อมกรอบ 2. ใส่ภาพ 3. สร้างการเชื่อมโยงให้กับวัตถุ 4 1. ใส่ข้อความพร้อมกรอบ 2. ใส่ภาพ 3. สร้างการเชื่อมโยงให้กับวัตถุ 4. ใส่วิดีโอ 5. ใส่ข้อความศิลป์ 6. ใส่เส้น 7. ใส่วัตถุเรขาคณิต 8. แทรกตาราง 9. สร้างภาพเคลื่อนไหวให้กับวัตถุ 10. ใส่หมายเลขสไลด์ 11. ใส่ความคิดเห็นให้กับวัตถุ 12. ใส่อักขระพิเศษ 13. แทรกแผ่นสไลด์ใหม่ 14. นำเข้าสไลด์จาก Drive 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 เมนู ส่วนของ สไลด์ http://iad.dopa.go.th
หลักการออกแบบงานที่จะนำเสนอ หลักการสร้างสื่อนำเสนอที่ดีทีประเด็นที่ต้องให้ความสำคัญ ได้แก่ 1.ความเรียบง่าย : จัดทำสไลด์ให้ดูเรียบง่ายที่สุดเท่าที่ทำได้ เช่น ใช้สีอ่อนเป็นพื้นหลัง เพื่อเวลาอ่านจะไม่รบกวนสายตา 2.มีความคงตัว: เป็นสิ่งสำคัญที่สุดในการนำเสนอสไลด์ซึ่งเป็นเนื้อหาในเรื่องเดียวกัน คือ ต้องมีความคงตัวในการออกแบบสไลด์ 3.ใช้ความสมดุล: การออกแบบส่วนประกอบของสไลด์ให้มีลักษณะสมดุลมีแบบแผน หรือ สมดุลไม่มีแบบแผนก็ได้ 4.มีแนวคิดเดียวในสไลด์แต่ละแผ่น: ข้อความและสภาพที่บรรจุในสไลด์แผ่นหนึ่งๆ ต้องเป็นเนื้อหาแต่ละแนวคิดเท่านั้น 5.สร้างความกลมกลืน: ใช้แบบอักษรและภาพกราฟิกให้เหมาะสมกับลักษณะของเนื้อหาใช้แบบอักษรอ่านง่าย แล้วใช้สีที่ดูแล้วสบายตา 6.แบบอักษร: ไม่ใช้อักษรมากกว่า 2 แบบในสไลด์เรื่องหนึ่ง โดยใช้แบบหนึ่งเป็นหัวข้อ และอีกแบบหนึ่งเป็นเนื้อหา 7.เนื้อหา และจุดนำข้อความ: ข้อความในสไลด์ควรเป็นเฉพาะหัวข้อ หรือเนื้อหาสำคัญเท่านั้นและควรนำเสนอเป็นแต่ละย่อหน้า โดยอาจมีจุดนำข้อความอยู่ข้างหน้า เพื่อแสดงให้ทราบถึงเนื้อหาแต่ละประเด็น 8.เลือกใช้กราฟิกอย่างระมัดระวัง: การใช้กราฟิกอย่างเหมาะสมจะสามารถเพิ่มการเรียนรู้ได้อย่างมีประสิทธิผล http://iad.dopa.go.th
Google Form เป็นบริการจากบริษัท Google ที่ใช้สร้างแบบสอบถามหรือรวบรวมข้อมูลอื่นๆ Online ได้อย่างรวดเร็ว สามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้หลายกรณี เช่น • การวางแผนการจัดงาน (Event) ต่างๆ • การสำรวจความพึงพอใจหรือความเห็น • การเก็บข้อมูลแทนการกรอกแบบฟอร์มกระดาษ • การทำแบบทดสอบ • การลงคะแนนเสียง http://iad.dopa.go.th
ขั้นตอนในการทำแบบสอบถาม ประกอบด้วย 1 ขั้นตอนในการทำแบบสอบถาม ประกอบด้วย 1.การสร้างแบบสอบถาม ซึ่ง User สามารถสร้างจากแบบสอบถามเปล่า หรือเลือกจากTemplate ที่มีอยู่แล้ว Online และสามารถตกแต่งรูปแบบเอกสารให้สวยงาม 2.การเผยแพร่แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูล 3.การดูผลลัพธ์หรือข้อมูลที่ผู้ตอบแบบสอบถามตอบกลับในรูปแบบแผนภูมิ หรือ ตาราง http://iad.dopa.go.th
การสร้างฟอร์ม (ทำแบบสอบถาม) http://iad.dopa.go.th
การสร้างฟอร์ม (ทำแบบสอบถาม) http://iad.dopa.go.th
หน้าตาการแก้ไขฟอร์ม http://iad.dopa.go.th
การสร้าง/แก้ไขฟอร์ม ใส่ชื่อฟอร์ม ใส่รายละเอียดของฟอร์ม ตั้งคำถาม ใส่คำใบ้ เลือกช่องที่ให้ทำเครื่องหมาย ใส่ตัวเลือก บังคับให้ตอบคำถามนี้ เซฟคำถามนี้ ตั้งค่าขั้นสูงเช่น ให้มีการตรวจสอบข้อมูล http://iad.dopa.go.th
Form Input ในการสร้างคำถามด้วย Google Form เราสามารถเลือกชนิดของ Object เพื่อนำเข้าข้อมูลได้ดังนี้ • Text (ข้อความ) — ให้ User กรอกข้อมูลสั้นๆ • Paragraph text (ข้อความย่อหน้า) — ให้ User กรอกข้อมูลที่ยาวขึ้น • Multiple choice (หลายตัวเลือก) — ให้ User เลือกได้เพียงหนึ่งตัวเลือกเท่านั้น • Checkboxes (ช่องทำเครื่องหมาย) — ให้ User เลือกรายการได้ไม่จำกัดจำนวน ( ≥ 0) • Choose from a list (เลือกจากรายการ) — ให้ User เลือกได้เพียงหนึ่งตัวเลือกเท่านั้นจาก Pull-down Menu • Scale (สเกล) — ให้ User เลือกระดับของคำตอบที่ต้องการในลักษณะเป็นลำดับขั้น (Scale) เช่น จาก 1 ถึง 5) • Grid (เส้นตาราง) — ให้ User เลือกคำตอบในลักษณะคู่อันดับ • Date (วันที่) — ให้ User เลือกวันที่จากปฏิทิน • Time (เวลา) — ให้ User เลือกเวลา หรือกำหนดระยะเวลา http://iad.dopa.go.th
1 2 3 1. เมื่อติ๊กแล้วจะมีแถบความคืบหน้าเวลาตอบคำถาม 2. ต้องลงชื่อเข้าใช้ Gmail ในการตอบได้แค่ครั้งเดียวเท่านั้น 3. สับเปลี่ยนลำดับคำถามตลอดเวลาเมื่อเข้ามาครั้งใหม่ 4. ข้อความที่ใช้บอกหลังจากตอบคำถามเสร็จ 5. หลังตอบจะมีลิงค์การตอบกลับของเรา 6. แชร์ลิงค์ผลลัพธ์ของฟอร์มไปให้คนอื่นได้ 7. กลับมาแก้ไขสิ่งที่ได้ตอบได้อีกรอบ 8. เซฟฟอร์ม 4 5 6 7 8 http://iad.dopa.go.th
http://iad.dopa.go.th
http://iad.dopa.go.th
http://iad.dopa.go.th
http://iad.dopa.go.th
http://iad.dopa.go.th
http://iad.dopa.go.th
http://iad.dopa.go.th
http://iad.dopa.go.th
http://iad.dopa.go.th
http://iad.dopa.go.th
http://iad.dopa.go.th
http://iad.dopa.go.th
http://iad.dopa.go.th
http://iad.dopa.go.th
http://iad.dopa.go.th
http://iad.dopa.go.th
ข้อควรระวังในการแก้เอกสารพร้อมกันใน Google Docs 1. กรณีที่เปิดไฟล์งานและแก้ไขงานในเวลาไล่เลี่ยกัน ระบบจะบันทึกข้อมูลของคนที่พิมพ์เป็นคนแรกและค่อยบันทึกของคนถัดๆ มา หรือกรณีที่พิมพ์ข้อมูลพร้อมกัน ระบบจะบันทึกข้อมูลไปพร้อมกันและจะอัพเดตบนหน้าจออัตโนมัติ ซึ่งเราจะเห็นการเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอของแต่ละคนเหมือนกัน 2. กรณีที่แก้ไขข้อมูลในประโยคเดียวกันในระยะเวลาพร้อมๆ กัน ระบบก็จะบันทึกไว้ทั้งคู่ และอัพเดตให้เห็นบนหน้าจออัตโนมัติ แต่การอัพเดตจะช้ากว่าปกติ http://iad.dopa.go.th
http://iad.dopa.go.th
ขนาดไฟล์ในการใช้งาน Google drive ขนาดไฟล์ในการใช้งาน Google drive การอับโหลดไฟล์จากเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อไปเก็บไว้บน Google Drive ของเรามีข้อจำกัดในขนาดของไฟล์ที่ไม่ควรที่จะใหญ่เกินไป และเมื่อเรานำขึ้นมาบน Google Drive เราก็ต้องทำการแปลงไฟล์เพื่อให้สามารถทำการแก้ไขบน Google Drive ได้ ซึ่งข้อจำกัดในเรื่องของขนาดของไฟล์แต่ละประเภทก็มีดังต่อไปนี้ http://iad.dopa.go.th
ประเภทและข้อจำกัดของขนาดไฟล์ 1. แปลงเอกสารไม่เกิน 1 เมกะไบต์ต่อไฟล์: - Microsoft Word (.doc, .docx), ข้อความ OpenDocument (.odt), ข้อความ StarOffice (.sxw) - ข้อความที่มีรูปแบบ (.rtf), ข้อความธรรมดา (.txt), HTML (.htm, .html) 2. แปลงงานนำเสนอ - ไม่เกิน 10 เมกะไบต์ต่อไฟล์: - Microsoft PowerPoint (.ppt, .pps) 3. แปลงสเปรดชีต - ไม่เกิน 20 เมกะไบต์ต่อไฟล์: - ไฟล์ Microsoft Excel (.xls, .xlsx) และสเปรดชีต OpenDocument (.ods) - ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (.csv) 4. แปลงภาพวาด - ไม่เกิน 2 เมกะไบต์ต่อไฟล์: - Windows Metafile (.wmf) 5. แปลงข้อความจากไฟล์ PDF หรือภาพ - ไม่เกิน 2 เมกะไบต์ต่อไฟล์: - ภาพถ่าย เอกสารที่สแกน ภาพหน้าจอ เป็นต้น (.jpg, .gif, .png) - ไฟล์ PDF (.pdf) 6. ไม่มีการแปลงกราฟิก - ระบบจะแปลงเฉพาะข้อความ เพื่อให้ได้ผลดีที่สุด โปรดเริ่มต้นด้วยไฟล์ ภาพที่มีความละเอียดสูง http://iad.dopa.go.th
Line id : ultraslam Tel: 0862191589 THANK YOU Line id : ultraslam Tel: 0862191589 http://iad.dopa.go.th