การบริหารการเงิน และการจัดทำบัญชีสำหรับผู้รับทุน การบริหารการเงิน และการจัดทำบัญชีสำหรับผู้รับทุน อาจารย์จงกลนี วิทยารุ่งเรืองศรี ผู้ทรงคุณวุฒิ สสส. ผู้จัดการโครงการศูนย์เรียนรู้ต้นแบบโรงเรียนเด็กไทยแก้มใส สถาบันสร้างเสริมวิถีบริโภคอาหารเพื่อสุขภาพ (สอส)

การบริหารการเงิน หลักการ 1 2 3 การรับ-จ่าย เงินมีความโปร่งใส ตรวจสอบได้ การใช้จ่าย เงินสนับสนุนเป็นไปตามวัตถุประสงค์ เอกสารหลักฐานการจ่ายเงินมีความสมบูรณ์ ครบถ้วน ถูกต้อง หลักการ

การบริหารการเงิน 1. การเปิดบัญชีโครงการ 2. การรับเงิน 3. การเก็บรักษาเงิน 4. การเบิกจ่ายเงิน 5. การยืมเงินทดรองจ่าย 6. เอกสารหลักฐานการจ่ายเงินที่ สมบูรณ์ ครบถ้วน ถูกต้อง 7. การจัดทำบัญชี 8. การจัดเก็บเอกสารหลักฐานการเงิน

การอนุมัติเบิกจ่ายเงิน การเบิกจ่ายเงิน การอนุมัติเบิกจ่ายเงิน 1.ต้องได้รับอนุมัติจากผู้รับผิดชอบโครงการ หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย เป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้ง 2. เมื่อจ่ายเงินแล้วควรประทับตรา “จ่ายแล้ว” หรือ “PAID” บนเอกสารการจ่ายเงินทุกฉบับเพื่อป้องกันการเบิกจ่ายซ้ำ ( Signature ) X

ตัวอย่างการประทับ “จ่ายแล้ว”

การอนุมัติเงิน การยืมเงินทดรองจ่าย เงินทดรองจ่าย หมายถึง เงินที่ผู้ปฏิบัติงานเบิกล่วงหน้าเพื่อใช้สำรองจ่าย ในกิจกรรมต่าง ๆ ของโครงการ โดยเป็นการประมาณค่าใช้จ่ายล่วงหน้า ซึ่งยังไม่สามารถกำหนดตัวเลขค่าใช้จ่าย ที่แน่ชัดได้

ตัวอย่างการอนุมัติยืมเงินทดรองจ่าย โครงการเด็กไทยแก้มใสปีที่ 1 โรงเรียน...... ชื่อกิจกรรม ...... วปส.การใช้เงิน ...........................วันที่ ......สถานที่.......... ระบุรายละเอียด เป็นรายการ และ ตัวคูณ

ตัวอย่างการคืนเงินทดรองจ่าย/สรุปค่าใช้จ่าย /เบิกเพิ่ม

เอกสารหลักฐานการจ่ายเงิน หลักฐานการเงิน เอกสารหลักฐานการจ่ายเงิน 3. ความถูกต้อง เบิกตามที่จ่ายจริง ไม่เกินกรอบอัตราค่าใช้จ่ายที่ สสส. กำหนด เป็นการจ่ายในกิจกรรมของโครงการเท่านั้น 1. ความสมบูรณ์ หมายถึง มีความสมบูรณ์เกี่ยวกับ ชื่อและที่อยู่ของผู้ขาย ผู้ซื้อ วันที่ รายการสินค้า จำนวน ราคา และ ลายมือชื่อ - ผู้อนุมัติให้จ่ายได้ (จากผู้รับผิดชอบโครงการ) - ผู้รับเงิน - ผู้จ่ายเงิน 2. ความครบถ้วน หมายถึง มีเอกสารการจ่ายเงินครบถ้วนตามที่จ่ายเงิน

รูปแบบของเอกสารการจ่ายเงิน บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน ตัวอย่าง ตัวอย่าง ตัวอย่าง

บิลเงินสด บิลเงินสด หมายถึง เอกสารหลักฐานการจ่ายเงินที่ได้รับจากผู้ขาย/ผู้ให้บริการ ชื่อ/ที่อยู่ของผู้ขาย – ชื่อ/ที่อยู่ของผู้ซื้อ วันที่ซื้อ รายละเอียดรายการสินค้า จำนวน ราคา ลายมือชื่อผู้รับเงิน ตัวอย่าง

การเขียนบิลเงิน บิลเงินสด ควรระบุชื่อ-ที่อยู่ของผู้ขาย หากไม่มี ให้แสดงหลักฐานอื่น เช่น นามบัตรของผู้ขาย นาม : สำนักงานกองทุนสนับสนุนการสร้างเสริมสุขภาพ ที่อยู่ : อาคารศูนย์เรียนรู้สุขภาวะ เลขที่ 99/8 ซอยงามดูพลี แขวงทุ่งมหาเมฆ เขตสาทร กรุงเทพฯ 10120 (โครงการเด็กไทยแก้มใส ปีที่ 1 โรงเรียน ..............จังหวัด .................) เลขประจำตัวผู้เสียภาษี : 0994000005377 รายละเอียดรายการสินค้า จำนวน ราคา ลายมือชื่อผู้รับเงิน

ใบเสร็จรับเงิน ตัวอย่าง 2) ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี หมายถึง เอกสารหลักฐานการจ่ายเงินที่ได้รับจากผู้ขาย/ผู้ให้บริการ ชื่อ/ที่อยู่ของผู้ขาย ชื่อ/ที่อยู่ของผู้ซื้อ วันที่ซื้อ รายละเอียดรายการสินค้า จำนวนคน X ราคาต่อหน่วย ลายมือชื่อผู้รับเงิน ตัวอย่าง นาม : สำนักงานกองทุนสนับสนุนการสร้างเสริมสุขภาพ ที่อยู่ : อาคารศูนย์เรียนรู้สุขภาวะ เลขที่ 99/8 ซอยงามดูพลี แขวงทุ่งมหาเมฆ เขตสาทร กรุงเทพฯ 10120 (โครงการเด็กไทยแก้มใส ปีที่ 1 โรงเรียน .............. จังหวัด .................) เลขประจำตัวผู้เสียภาษี : 0994000005377

ใบสำคัญรับเงินแทนใบเสร็จ ข้อตกลงเลขที่ ……………. 3) ใบสำคัญรับเงิน หมายถึง หลักฐานแสดงการจ่ายเงินที่ไม่สามารถขอใบเส็จรับเงินหรือบิลเงินสดจากผู้ขาย หรือให้บริการ สำหรับกิจกรรมในโครงการได้ ชื่อ/ที่อยู่ของผู้ขาย (พร้อมเลขที่บัตรประชาชน) วันที่ / รายละเอียดรายการจ่าย ลายมือชื่อผู้รับเงิน และลงมือลายชื่อผู้จ่ายเงิน ตัวอย่าง Tip : เพื่อให้การจ่ายเงิน โดยใช้เอกสารใบสำคัญรับเงินมีความสมบูรณ์ยิ่งขึ้น ควรมีเอกสารประกอบการเบิกจ่ายเงิน เช่น สำเนาบัตรประชาชน รายงานการประชุม ใบลงทะเบียนรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม หรือ ผู้เข้าร่วมกิจกรรม

หลักฐานสำคัญ กรณีการจัดประชุม และมีการเลี้ยงอาหารว่าง/อาหารกลางวัน/อาหารเย็น ให้ทางโรงเรียนแนบ 1) บันทึกอนุมัติจากผู้รับผิดชอบโครงการ -ให้ดำเนินงานและค่าใช้จ่าย โดยระบุข้อกิจกรรมตรงกับที่เขียนไว้ในโครงการตามข้อตกลงกับ สสส. มีประมาณการค่าใช้จ่าย จำนวนคน X ราคาต่อหัว ต่อมื้อ วัน เวลา และ สถานที่ที่จัด 2) ใบลงทะเบียน รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม -ที่ครบถ้วนสอดคล้องกับค่าใช้จ่าย 3) ใบบิลเงินสด / ใบเสร็จรับเงิน / ใบสำคัญรับเงิน - ระบุรายการ จำนวนคน และราคาต่อหน่วย กรณี ผู้รับเงินเป็นบุคคล ให้ถ่ายบัตรประชาชน และเซ็นต์รับรอง แนบทุกครั้ง Tip : - ค่าใช้จ่ายทุกประเภท ขอให้เขียนว่า อยู่ภายใต้กิจกรรมข้อใดที่ ได้ทำสัญญารับทุน - เงินสนับสนุนจาก สสส. ไม่สามารถนำไปจัดซื้อครุภัณฑ์ได้

ตัวอย่างการใช้ใบสำคัญ 1) กรณีจ่ายค่าซื้อสินค้าหรือ บริการ โดยผู้รับเงินไม่สามารถออกบิลเงินสดหรือใบเสร็จรับเงินได้ ให้ใช้ใบสำคัญรับเงิน พร้อมแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน วันที่ ได้รับเงินจาก สำนักงานกองทุนสนับสนุนการสร้างเสริมสุขภาพ (สสส) โครงการเด็กไทยแก้มใส ปีที่ 1 โรงเรียน..............จังหวัด............... ค่าอาหารกลางวันเลี้ยงผู้เข้าประชุม 100คนๆ ละ 50 บาท 5000.- ตัวอย่าง จ่ายแล้ว -แนบสำเนาบัตรประชาชนของชื่อผู้รับเงิน -ใบลงทะเบียนผู้เข้าประชุม 5000.- ห้าพันบาทถ้วน เซ็นชื่อ เซ็นชื่อ

ตัวอย่าง การจ่ายค่าตอบแทน 2) กรณีจ่ายค่าตอบแทนต่าง ๆ เช่น ค่าตอบแทนผู้เข้าร่วมประชุม ค่าวิทยากร ให้ใช้สำคัญรับเงิน โดยระบุเลขประจำตัวประชาชน แต่ไม่ต้องแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน ได้รับเงินจาก สำนักงานกองทุนสนับสนุนการสร้างเสริมสุขภาพ (สสส) โครงการเด็กไทยแก้มใสปีที่ 1 โรงเรียน....................... จังหวัด............... ตัวอย่าง อัตราค่าตอบแทนวิทยากรให้เบิกในอัตราที่กำหนดตามเอกสารแนบ

การเบิกค่าพาหนะ/ที่พัก 3) กรณีจ่ายเงินที่ไม่สามารถเรียกหลักฐานการรับเงินใด ๆ ได้ เช่น การจ่ายค่า Taxi / ค่าถ่ายเอกสาร (บางกรณี) ให้เจ้าหน้าที่โครงการผู้จ่ายเงิน จัดทำใบสำคัญรับเงินขึ้น โดยระบุเลขประจำตัวประชาชนพร้อมลงชื่อในช่องผู้รับและ แนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนที่ลงนามรับรองสำเนาถูกต้อง ได้รับเงินจาก สำนักงานกองทุนสนับสนุนการสร้างเสริมสุขภาพ (สสส) โครงการเด็กไทยแก้มใส ปีที่ 1 โรงเรียน....................... จังหวัด...............

การจัดทำบัญชีการเงิน วัตถุประสงค์และประโยชน์ของการจัดทำบัญชี 1. เพื่อให้ผู้รับผิดชอบโครงการมีข้อมูลสำหรับใช้ในการบริหารโครงการ ข้อมูลสถานะการเงินของโครงการว่ามีเงินสดหรือเงินฝากธนาคารเหลืออยู่เท่าไร ใช้ไปในกิจกรรมใด เป็นเงินเท่าไร แต่ละกิจกรรมมีงบประมาณคงเหลือเท่าไร 2. เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับนำไปจัดทำรายงานต่างๆ เช่น รายงานเงินงวด (ง.1 – ง.3) รายงานบันทึกข้อมูลความก้าวหน้าของโครงการ (ป.1)

การจัดทำบัญชี (ต่อ) 1. ผู้จัดทำบัญชีบันทึกรายการใน สมุดเงินสด เงินฝากธนาคาร และบัญชีแยกประเภท (บน. 1) 2. รายการที่บันทึกจะถูกสรุปไปยัง (เฉพาะโครงการใหญ่ (สสส. และ สพฐ.) – โรงเรียนไม่ต้องทำ -สรุปรายจ่ายตามรายกิจกรรม” (บน.2) -สรุปการใช้จ่ายเงินงบประมาณแยกตามกิจกรรม” (บน. 3) -กระทบยอดเงินสดเงินฝากธนาคาร (บน. 4) -รายงานการเงิน (ง.1 – ง.3)

สมุดรายงาน รับ-จ่าย ของโรงเรียน สมุดรายวันเงิน รับ - จ่าย ข้อตกลงที่   โครงการ รหัสโครงการ วันที่ เลขที่เอกสาร คำอธิบายรายการ ใช้จ่ายในกิจกรรมที่ เงินฝากธนาคาร เงินสดในมือ หมายเหตุ ฝาก ถอน คงเหลือ รับ จ่าย -

สมุดรายงาน รับ-จ่าย ของโรงเรียน สมุดรายวันเงิน รับ - จ่าย ข้อตกลงที่   โครงการ รหัสโครงการ วันที่ เลขที่เอกสาร คำอธิบายรายการ ใช้จ่ายในกิจกรรมที่ เงินฝากธนาคาร เงินสดในมือ หมายเหตุ ฝาก ถอน คงเหลือ รับ จ่าย - โครงการเด็กไทยแก้มใสปีที่ 1 โรงเรียน......................จังหวัด.........

ตัวอย่าง รายงานการเงิน งวดที่.......(ปิดโครงการ)   ข้อตกลงเลขที่ รหัสโครงการ ระยะเวลาดำเนินโครงการ ตั้งแต่ วันที่ ถึงวันที่ (1) รายรับ- รายจ่าย และเงินเหลือประจำงวด :- รายการ สำหรับงวดที่ 1 สำหรับงวดที่ 2 รวมทั้งสิ้น หมายเหตุ ตั้งแต่…...........….. ตั้งแต่………….. ถึง…............. ถึง……………… ยอดเงินคงเหลืองวดก่อนยกมา - รายรับ :- รับเงินงวดจาก สสส. รับดอกเบี้ยจากธนาคาร รับอื่นๆ (ไม่รวมเงินเปิดบัญชี) รวมรายรับ รายจ่าย :- รายจ่ายจากกิจกรรม ต่างๆ ดังรายละเอียด (3) รวมรายจ่าย เงินคงเหลือ (2) เงินคงเหลือ ประกอบด้วย :- เงินสดในมือ ดอกเบี้ยเงินฝากธนาคาร เงินให้ยืมไปจัดกิจกรรม หัก เงินเปิดบัญชีโครงการ รายจ่ายที่โครงการสำรองจ่าย รวมเงินคงเหลือ โครงการเด็กไทยแก้มใส ปีที่ 1 โรงเรียน...........................จังหวัด.........

(ต่อ) ตัวอย่าง รายงานการเงิน งวดที่.......(ปิดโครงการ) (3) รายละเอียดงบประมาณที่ได้รับ รายจ่าย และงบประมาณคงเหลือแยกตามกิจกรรม :- กิจกรรมหลัก งบประมาณตามข้อตกลง รายจ่าย รวมรายจ่าย งบประมาณคงเหลือ งวดที่ 1 งวดที่ 2 กิจกรรมที่ 1   - กิจกรรมที่ 2 กิจกรรมที่ 3 กิจกรรมที่ 4 กิจกรรมที่ 5 กิจกรรมที่ 6 กิจกรรมที่ 7 กิจกรรมที่ 8 รวม * หมายเหตุ : ให้กรอกข้อมูลเฉพาะ ช่องสีเหลืองเท่านั้น (4) การขอเบิกเงินสนับสนุนโครงการงวดต่อไป คือ งวดที่ 2 (ปิดโครงการ) จำนวน 18,000.- บาท (หนึ่งหมื่นแปดพันบาทถ้วน) ข้าพเจ้าขอรับรองว่า เงินสนับสนุนโครงการจาก สสส. ได้นำมาใช้อย่างถูกต้อง ตรงตามกิจกรรมที่ระบุไว้ในข้อตกลง ดำเนินงานทุกประการ และขอรับรองรายงานการเงินข้างต้น ลงชื่อ.........................................................................ผู้รับผิดชอบโครงการ ลงชื่อ.......................................................เจ้าหน้าที่การเงิน ( ) ( ) วันที่............/…………/…………..

การเก็บเอกสารทางการเงินการบัญชี ควรเก็บไว้ให้เป็นระเบียบเรียบร้อยเพื่อ ป ประโยชน์ในการค้นหาและตรวจสอบ เก็บรักษาไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี

โครงการเด็กไทยแก้มใส ปัญหา..เอกสารการเงิน โครงการเด็กไทยแก้มใส แบบ ฟอร์มผิด ซื้อของเกิน 5,000 บิลหาย ไม่มีใบเสร็จ อนุมัติขอใช้ดอกเบี้ย ค่าตอบแทนเกิน 1,000 ......

ปัญหา..เอกสารการเงินโครงการเด็กไทยแก้มใส กรณีที่ 1 การออกบิลเงินสดจากร้านค้า

ปัญหา..เอกสารการเงินโครงการเด็กไทยแก้มใส กรณีที่ 1 การออกบิลเงินสดจากร้านค้า

ปัญหา..เอกสารการเงินโครงการเด็กไทยแก้มใส กรณีที่ 2 ซื้อของราคาเกิน 5,000 บาท ราคาเกิน 5,000 บาท จัดเข้าหมวดเป็นครุภัณฑ์ ดังนั้นต้องทำอนุมัติจัดซื้อจัดจ้างและอนุมัติตรวจรับพัสดุ ตามระเบียบพัสดุ โดยให้ ผอ.เป็นผู้ลงนามในอนุมัติ ในกรณีนี้ ตามระเบียบ สสส.ไม่สามารถให้ ดำเนินการจัดซื้อตู้เย็นได้

ปัญหา..เอกสารการเงินโครงการเด็กไทยแก้มใส **ปัญหาที่พบบ่อย โรงเรียนไม่แนบรายชื่อใบลงทะเบียน กรณีที่ 3 เบิกค่าใช้จ่ายสำหรับจัดประชุม การเบิกค่าตอบแทนต้องแนบเอกสารดังนี้ ใบเสร็จรับเงิน สำเนาบัตรประชาชนพร้อมรับรองสำเนา การเบิกอาหารและเครื่องดื่มต้องแนบเอกสารของผู้รับจ้าง ดังนี้ ใบเสร็จรับเงิน สำเนาบัตรประชาชนพร้อมรับรองสำเนา

ปัญหา..เอกสารการเงินโครงการเด็กไทยแก้มใส กรณีที่ 4 สมุดตารางรายวันเงิน รับ – จ่าย ไม่ตรงกับใบเสร็จ ใบเสร็จระบุ 5,000 แต่มาลงบัญชีว่า 3,000

ปัญหา..เอกสารการเงินโครงการเด็กไทยแก้มใส กรณีที่ 5 การปิดบัญชีและอนุมัติขอใช้ดอกเบี้ย ปิดยอดบัญชีให้เหลือ 0 บาทพร้อมจัดทำอนุมัติขอใช้ดอกเบี้ย

Q & A 33