การบริหารความเสี่ยง จากการปฏิบัติงานในระบบการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส (e-GP)

ความเสี่ยงที่พบ 1. รหัสผู้ใช้งาน และรหัสผ่านเพื่อเข้าใช้งานในระบบ 2. การแก้ไข/เปลี่ยนแปลง/ยกเลิก ประกาศในระบบฯโดยที่หัวหน้าส่วนราชการไม่ทราบ 3. จัดซื้อจัดจ้างตั้งแต่ 500,000 บาท ไม่ได้กำหนดคุณสมบัติตามที่ปปช. กำหนด 4. บันทึกข้อมูลไม่ครบถ้วน ถูกต้อง ในสาระสำคัญทำให้การเบิกจ่ายเงินล่าช้า 5. ไม่ได้บันทึกข้อมูลในระบบ ทำให้ไม่สามารถเบิกจ่ายเงินให้แก่ผู้ขาย/ผู้รับจ้างได้ 6.เอกสารในระบบฯ กับฉบับที่เสนอหัวหน้าส่วนราชการลงนามไม่ตรงกัน

บทบาทที่ลงทะเบียนในระบบ e-GP หน้าที่และความรับผิดชอบ ความเสี่ยง 1. รหัสผู้ใช้งานและรหัสผ่าน บทบาทที่ลงทะเบียนในระบบ e-GP หน้าที่และความรับผิดชอบ หัวหน้าสำนักงาน (หน่วยจัดซื้อ) -ติดตามความคืบหน้าของการจัดซื้อจัดจ้าง -ติดตามผลเร่งรัดการเบิกจ่ายงบประมาณ หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ -ตรวจสอบความครบถ้วน ถูกต้อง การบันทึกข้อมูลของเจ้าหน้าที่พัสดุ -เป็นผู้อนุมัติเอกสารสำคัญต่างๆ ก่อนนำขึ้นเผยแพร่ในเว็บไซด์ในระบบ e-GP เช่น ประกาศเชิญชวน ประกาศผู้ชนะ สาระสำคัญในสัญญา เจ้าหน้าที่พัสดุ -บันทึกข้อมูลการดำเนินการตามขั้นตอนและกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ ซึ่งเริ่มตั้งแต่ การจัดทำรายงานขอซื้อขอจ้าง การแต่งตั้งคณะกรรมการ การจัดทำเอกสารสอบราคา ประกาศเชิญชวน การบันทึกรายชื่อผู้รับซอง ผู้ยื่นซอง ผลการพิจารณา ประกาศผู้ชนะ การจัดทำร่างสัญญา การบันทึกหลักประกัน การบริหารสัญญา

ความเสี่ยง ระบบ e-GP กำหนดให้หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุมีบทบาทหน้าที่ในการตรวจสอบความครบถ้วน ถูกต้องการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ก่อนอนุมัติให้เจ้าหน้าที่พัสดุ “ดำเนินการขั้นตอนต่อไป” อาทิ -การอนุมัติประกาศเชิญชวน -การอนุมัติประกาศผู้ชนะ และสาระสำคัญในสัญญาขึ้นเว็บไซด์ พบว่า หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ ไม่ได้เป็นผู้ปฏิบัติงานในระบบฯ (ไม่ได้ถือรหัสฯ มอบให้เจ้าหน้าที่พัสดุ) ทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงาน หรือเมื่อเกิดข้อผิดพลาดแล้วหัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุไม่ทราบ

จัดซื้อจัดจ้างตั้งแต่ 500,000 บาท ไม่ได้กำหนดคุณสมบัติตามที่ปปช. กำหนด ความเสี่ยง จัดซื้อจัดจ้างตั้งแต่ 500,000 บาท ไม่ได้กำหนดคุณสมบัติตามที่ปปช. กำหนด

ไม่ได้ระบุคุณสมบัติตามที่ ปปช. กำหนด 3 ข้อ

ไม่ได้ระบุคุณสมบัติตามที่ ปปช. กำหนด 3 ข้อ

ไม่ได้ระบุคุณสมบัติตามที่ ปปช. กำหนด 3 ข้อ

ระบบ ฯ มีการเปิดเผยสาระสำคัญในสัญญา

ปัญหาพบบ่อย 2.แก้ไขเปลี่ยนแปลง/ยกเลิก ประกาศในระบบฯ โดยที่หัวหน้าส่วนราชการไม่ทราบ หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุอนุมัติประกาศเชิญชวนขึ้นเว็บไซด์แล้ว พบว่าประกาศผิดในสาระสำคัญ อาทิ คุณลักษณะเฉพาะ วงเงินงบประมาณ ราคากลาง ฯลฯ 3.บันทึกข้อมูลไม่ครบถ้วน ถูกต้อง ในสาระสำคัญทำให้การเบิกจ่ายเงินล่าช้า - บันทึกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรไม่ถูกต้อง - บันทึกผลการพิจารณาไม่ถูกต้อง

ปัญหาพบบ่อย 4. ไม่ได้บันทึกข้อมูลในระบบฯ เข้าใจคลาดเคลื่อนว่าดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างนอกระบบก่อน แล้วค่อยนำข้อมูลมาบันทึกย้อนหลังในระบบฯ ได้ 5. เอกสารในระบบฯ กับฉบับที่เสนอหัวหน้าส่วนราชการลงนามไม่ตรงกัน - ประกาศ /เอกสารฉบับที่ลงนามทำจากนอกระบบฯ ถูกต้อง - แต่ประกาศ/เอกสารที่อยู่ในระบบ ไม่ถูกต้อง

สาเหตุสำคัญ ผู้ที่ทำหน้าที่พัสดุไม่เป็นเจ้าหน้าที่พัสดุโดยตรง และ มอบหมายโดยไม่มีคำสั่งมอบหมายให้ชัดเจน ไม่มีการแบ่งแยกหน้าที่ที่ชัดเจน เช่น เจ้าหน้าที่การเงิน และเจ้าหน้าที่พัสดุ เป็นบุคคลคนเดียวกัน มอบหมายให้ลูกจ้างชั่วคราวช่วยปฏิบัติงานด้านพัสดุ โดยไม่ตรวจสอบและควบคุม รหัสผู้ใช้งานในระบบ มอบให้บุคคลคนเดียว(ลูกจ้าง)

ปัจจัยเสี่ยง “การกำกับดูแล” “การมอบหมายหน้าที่” “ผู้ปฏิบัติงาน”

การกำกับดูแล การตรวจสอบ “ระบบฯ กำหนดให้มีการตรวจสอบและกำกับดูแล” โดย หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ

การกำกับดูแล การตรวจสอบ “ระบบฯ มีรายงานผล การจัดซื้อจัดจ้าง” เจ้าหน้าที่พัสดุ หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ

รายงานผลการจัดซื้อจัดจ้าง

ใช้เอกสารในระบบฯ เพื่อให้ประกาศจัดซื้อจัดจ้างถูกต้องครบถ้วนในสาระสำคัญ และตรงกันทั้งในระบบฯ และนอกระบบ

การมอบหมายหน้าที่ คำสั่งมอบหมายหน้าที่ และความรับผิดชอบที่ชัดเจน กำหนดให้มีการติดตามตรวจสอบการปฏิบัติงาน เป็นรายเดือน หรือรายไตรมาส

ผู้ปฏิบัติงาน ความรู้ความเข้าใจ ทักษะ คลังจังหวัด ในด้าน e-GP ความรู้ความเข้าใจในเรื่องระเบียบพัสดุ และระเบียบที่เกี่ยวข้อง คู่มือปฏิบัติงาน โปรแกรม Team Viewer

สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม กลุ่มงานวิชาการด้านการคลังการบัญชี สำนักงานคลังจังหวัดเชียงใหม่ 053112398 ต่อ 12,16,18,25