การถ่ายทอดตัวชี้วัดและเป้าหมาย ระดับองค์กรสู่ระดับบุคคล โดย นางวันดี บุญยิ่ง ผู้อำนวยการกองแผนงาน ธันวาคม 2549

กรอบการนำเสนอ การวางแผนยุทธศาสตร์ Balance Scorecard การแปลงแผนยุทธศาสตร์สู่การปฏิบัติ การแปลงระบบการประเมินผลระดับองค์กรสู่ระดับคณะ/สำนัก/กอง การแปลงระบบการประเมินผลสู่ระดับบุคคล

เป้าหมายสูงสุดขององค์กรทุกๆ แห่ง 1. นำพาองค์กรสู่ความสำเร็จ 2. สามารถบรรลุวิสัยทัศน์ที่ได้วางไว้ 3. ประสบความสำเร็จอย่างยั่งยืน 4. สามารถก่อให้เกิดคุณค่าหรือประโยชน์ให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องได้ 5. องค์กรชั้นเลิศ (Excellence Organization) 6. องค์กรที่มีขีดสมรรถนะสูง (High Performance Organization)

ทำไมต้องมีการวางแผนยุทธศาสตร์ 1. สภาวะแวดล้อมและบริบทในการดำเนินงาน มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และรุนแรงขึ้น 2. องค์กรต้องมีทิศทางและแผนงานที่ชัดเจน 3. ผู้บริหารต้องบริหารองค์กรภายใต้กรอบทิศทางและแผนงาน

ความสัมพันธ์ระหว่างคำถามทางยุทธศาสตร์ และองค์ประกอบของการบริหารยุทธศาสตร์ ปัจจุบันเราอยู่ ณ จุดไหน(Where are we now?) การวิเคราะห์ SWOT Analysis (รู้เขา-รู้เรา) เราต้องการไปสู่จุดไหน (Where do we want to be?) การกำหนดวิสัยทัศน์และ ทิศทางองค์กร เราจะไปสู่จุดนั้นได้อย่างไร (How do we get there?) การกำหนดยุทธศาสตร์ (Strategy Formulation) เราจะต้องทำหรือปรับเปลี่ยนอะไร เพื่อไปถึงจุดนั้น (What do we have to do or change in order to?) การแปลงยุทธศาสตร์สู่การปฏิบัติ (Strategy Execution)

กระบวนการในการจัดทำแผนยุทธศาสตร์ วิเคราะห์ปัจจัยทางยุทธศาสตร์ จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส ภัยคุกคาม (SWOT) การกำหนดทิศทางของหน่วยงาน วิสัยทัศน์ และพันธกิจ การวิเคราะห์ถึงประเด็นสำคัญที่ต้องมุ่งเน้น/ให้ความสำคัญเพื่อที่จะบรรลุวิสัยทัศน์ ประเด็นยุทธศาสตร์ การกำหนดเป้าประสงค์สำหรับแต่ละประเด็นยุทธศาสตร์ เป้าประสงค์ การกำหนดตัวชี้วัดและเป้าหมาย ของแต่ละเป้าประสงค์ ตัวชี้วัด และเป้าหมาย การกำหนดกลยุทธ์ หรือสิ่งที่จะทำ เพื่อให้บรรลุเป้าประสงค์ กลยุทธ์

คำและความหมายของคำที่ใช้ในการวางแผนยุทธศาสตร์ วิสัยทัศน์ (Vision) สิ่งที่อยากจะให้หน่วยงานเป็นในอีก 3-5 ปีข้างหน้า กรอบ ขอบเขต การดำเนินงานของหน่วยงาน พันธกิจ (Mission) ประเด็นยุทธศาสตร์ (Strategic Issues) ประเด็นหลักต้องคำนึงถึง ต้องพัฒนา ต้องมุ่งเน้น เป้าประสงค์ (Goal) อะไร คือสิ่งที่หน่วยงานอยากจะบรรลุ ตัวชี้วัด (Key Performance Indicators) สิ่งที่จะเป็นตัวบอกว่า หน่วยงานสามารถบรรลุเป้าประสงค์หรือไม่ เป้าหมาย (Target) ตัวเลขหรือค่าของตัวชี้วัดที่จะต้องไปให้ถึง กลยุทธ์ (Strategy) สิ่งที่หน่วยงานจะทำเพื่อให้บรรลุเป้าประสงค์ Link to วิสัยทัศน์ Link to แผน 10 ปี

ลักษณะงานที่จัดอยู่ในยุทธศาสตร์ งานใหม่ ยุทธศาสตร์ การพัฒนางานประจำ งานประจำที่ดำเนินการเป็นปกติ

ความเชื่อมโยงระหว่างงานตามยุทธศาสตร์ งานประจำ และงบประมาณ วิสัยทัศน์ และพันธกิจ ประเด็นยุทธศาสตร์ งานที่ต้องดำเนินการเป็นปกติ เป้าประสงค์ เป้าหมาย กลยุทธ์ แผนงานประจำ โครงการ งบประมาณ กิจกรรม

องค์ประกอบของการบริหารยุทธศาสตร์ กำหนดทิศทางขององค์กร การประเมินและตรวจสอบ* ผลการดำเนินงาน การวิเคราะห์เชิงยุทธศาสตร์ การปฏิบัติตามยุทธศาสตร์ * การจัดทำยุทธศาสตร์

ประโยชน์ของกระบวนการวางแผนยุทธศาสตร์ การเปลี่ยนแปลงของบริบทภายนอก นโยบายรัฐบาล วาระแห่งชาติ การนำยุทธศาสตร์ไปปฏิบัติ การวางแผนยุทธศาสตร์ของหน่วยงาน การมีทิศทางในการดำเนินงานที่ชัดเจนและการพัฒนาหน่วยงาน มีตัวชี้วัดเพื่อเป็นการขับเคลื่อนการดำเนินงานตามยุทธศาสตร์

หลักการและแนวคิดพื้นฐานของ Balanced Scorecard - อดีตใช้ BSC ในการประเมินผลเท่านั้น - ปัจจุบันใช้ BSC ในการวางแผน/นำแผนไปสู่การปฏิบัติ เพิ่ม - BSC เป็นเครื่องมือในการประเมินผลการดำเนินงานตาม กลยุทธ์ขององค์กรให้ครบทุกด้าน (4 มิติ)

Balanced Scorecard คือ ? บอกเล่าเรื่องราวของกลยุทธ์ เครื่องมือในการแปลง กลยุทธ์สู่การปฏิบัติ ถ่ายทอดวิสัยทัศน์และกลยุทธ์สู่ การปฏิบัติ - ทำให้ทรัพยากรของทั้งองค์กรมีความ สอดคล้องและไปในทิศทางเดียวกัน เพื่อมุ่งเน้นไปที่กลยุทธ์ สำหรับการวัดและ ประเมินผล - เป็นเครื่องมือในการขับเคลื่อนกลยุทธ์ - เป็นเครื่องมือทำให้เกิดความชัดเจนกับกลยุทธ์ มากขึ้น

การประยุกต์มุมมองของ Balanced Scorecard มาใช้กับระบบราชการของไทย 1. มุมมองด้านการเงิน 1. มุมมองด้านประสิทธิผลตามยุทธศาสตร์ 2. มุมมองด้านลูกค้า 2. มุมมองด้านคุณภาพการให้บริการ 3. มุมมองด้านกระบวนการภายใน 3. มุมมองด้านประสิทธิภาพการปฏิบัติราชการ 4. มุมมองด้านการเรียนรู้และการพัฒนา 4. มุมมองด้านการพัฒนาองค์กร

แผนที่ยุทธศาสตร์ คืออะไร 1. แผนภาพที่แสดงให้เห็นถึงยุทธศาสตร์ขององค์กร ในรูปแบบของความสัมพันธ์ในเชิงของเหตุและผล 2. เครื่องมือที่สามารถใช้ในการบอกเล่าและสื่อสารถึงยุทธศาสตร์ขององค์กร

วิธีการจัดทำแผนที่ยุทธศาสตร์ 1. การยืนยันวิสัยทัศน์ เพื่อยืนยันทิศทางการพัฒนาที่หน่วยงานต้องการจะเป็นใน อนาคตภายในระยะเวลาที่กำหนด 2. การกำหนดประเด็นยุทธศาสตร์ที่สำคัญที่หน่วยงานต้องการพัฒนาเพื่อให้บรรลุ วิสัยทัศน์ 3. การกำหนดเป้าประสงค์ที่ต้องการบรรลุภายใต้แต่ละประเด็นยุทธศาสตร์ 3.1 กำหนดเป้าประสงค์ (1) พิจารณาว่า อะไรคือเป้าประสงค์ สุดท้ายที่ต้องการไปให้ถึง/อะไรคือผลลัพธ์ สุดท้ายของแต่ละประเด็นยุทธศาสตร์ (2) เพื่อให้บรรลุเป้าประสงค์สุดท้าย อะไรคือเป้าประสงค์ที่มีลักษณะเป็น Performance Driver ที่ต้องการบรรลุ เพื่อนำไปสู่เป้าประสงค์ (3) พิจารณาให้ครบทั้ง 4 มิติ

วิธีการจัดทำแผนที่ยุทธศาสตร์ (ต่อ) - มิติที่ 1 อะไรคือ ประสิทธิผล หรือผลลัพธ์ที่สำคัญที่สุดของประเด็นยุทธศาสตร์ - มิติที่ 2 อะไรคือ สิ่งที่ผู้รับบริการของประเด็นยุทธศาสตร์ต้องการ และจะทราบได้ อย่างไรว่า สามารถนำเสนอในสิ่งที่ผู้รับบริการต้องการ - มิติที่ 3 ต้องการทรัพยากร ต้องมีกระบวนการหรือกิจกรรมใดบ้าง เพื่อนำไปสู่สิ่งที่ ผู้รับบริการต้องการ หรือเพื่อก่อให้เกิดประสิทธิผลตามยุทธศาสตร์ - มิติที่ 4 จะต้องมีการพัฒนาองค์กรในด้านใดบ้าง เพื่อเป็นการเตรียมความพร้อม ขององค์กรในการดำเนินงานตามกลยุทธ์ (4) นำเป้าประสงค์ที่ได้มาเรียงในลักษณะเหตุ-ผล 3.2 การรวมแผนที่ยุทธศาสตร์ เป็นการนำแผนที่ยุทธศาสตร์ในแต่ละประเด็น ยุทธศาสตร์มารวมเป็นภาพเดียวกัน LINK แผนที่ยุทธศาสตร์ EXCEL LINK คณะสถาปัตย์

กระบวนการในการแปลงแผนยุทธศาสตร์สู่การปฏิบัติ การกำหนดกลยุทธ์ กลยุทธ์ หน่วยงานที่รับผิดชอบ หน่วยงานที่รับผิดชอบกลยุทธ์แต่ละข้อ โครงการและสิ่งที่จะ ดำเนินการเพื่อให้สอดคล้อง กับกลยุทธ์ โครงการ หน่วยงานที่รับผิดชอบ หน่วยงานที่รับผิดชอบของแต่ละโครงการ งบประมาณที่จะต้องใช้สำหรับแต่ละโครงการ งบประมาณที่จะเสนอขอ LINK แผนปฏิบัติการ 5 ปี LINK แผน5 ปี คณะสถาปัตย์

ความสำคัญของการประเมินผล 1. ทำให้องค์กรรู้สถานะของตนเองว่าอยู่ ณ จุดไหน สถานะของคู่แข่ง และสภาวะแวดล้อม (If you can’t measure, you can’t managed) 2. ทำให้รู้ว่าองค์กรมีการพัฒนา หรือเปลี่ยนแปลงมากน้อยเพียงใด (If you can’t measure, you can’t improved) 3. ทำให้ผู้รับผิดชอบการดำเนินกิจกรรม มีความมุ่งมั่นที่จะทำกิจกรรมนั้นมากขึ้น (What gets measure, gets done)

ประโยชน์ที่ได้รับจากการประเมินผลที่ดี 1. ทำให้ผู้บริหารและองค์กรมีความชัดเจนในเรื่องของยุทธศาสตร์ 2. ทำให้มีความเห็นที่สอดคล้องกันในยุทธศาสตร์ขององค์กรทั่วทั้งองค์กร 3. เป็นเครื่องมือในการถ่ายทอดวิสัยทัศน์ ยุทธศาสตร์ และคุณค่าที่สำคัญขององค์กรให้ ทุกคนได้รับรู้ 4. ช่วยสร้างความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันทั่วทั้งองค์กร 5. ช่วยให้การเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ภายในองค์กรเป็นไปอย่างรวดเร็วขึ้น 6. ช่วยให้องค์กรสามารถคาดการณ์ หรือมองเห็นโอกาสและปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น ในอนาคต 7. ช่วยให้ผู้บริหารมีมุมมองที่กว้างและครอบคลุมในทุก ๆ ด้านขององค์กร

องค์ประกอบในการประเมินผลระดับองค์กร ที่ควรรู้ 1. วิสัยทัศน์ หมายถึง จินตนาการเกี่ยวกับอนาคตขององค์กร ที่ต้องการจะมุ่งไป 2. ประเด็นยุทธศาสตร์ หมายถึง ประเด็นหลักในการพัฒนา หรือประเด็นหลักที่หน่วยงาน จะดำเนินการให้บรรลุวิสัยทัศน์ 3. เป้าประสงค์ หมายถึง เป้าหมายที่ต้องการบรรลุในแต่ละประเด็นยุทธศาสตร์ 4. แผนที่ยุทธศาสตร์ หมายถึง แผนภาพที่แสดงถึงความสัมพันธ์ระหว่างเป้าประสงค์ใน แต่ละมิติที่มีความเชื่อมโยงกันในลักษณะของเหตุและผล 5. ตัวชี้วัด หมายถึง เครื่องมือหรือดัชนีที่ใช้ในการวัดความก้าวหน้าของการบรรลุ เป้าประสงค์ 6. โครงการ หมายถึง สิ่งต่าง ๆ ที่หน่วยงานจะต้องดำเนินการ เพื่อให้เป้าประสงค์บรรลุผล ตามเป้าหมายและตัวชี้วัด

ลักษณะของตัวชี้วัดที่ดี 1. สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ ภารกิจ และยุทธศาสตร์ขององค์กร 2. แสดงสิ่งที่มีความสำคัญ คือ แสดงถึงผลการดำเนินงานที่สำคัญ และวัดกิจกรรมหรือ งานที่มีความสำคัญ 3. ประกอบด้วยตัวชี้วัดที่เป็นเหตุ และผล 4. ประกอบด้วยมิติหรือมุมมองที่หลากหลาย 5. ต้องมีบุคคลหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ 6. องค์กรสามารถควบคุมได้อย่างน้อย 80% ของตัวชี้วัดทั้งหมด 7. สามารถวัดได้และเป็นที่เข้าใจของบุคคลทั่วไป 8. ช่วยให้ผู้บริหารและบุคลากรสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงได้ดี 9. ไม่ก่อให้เกิดความขัดแย้งภายในองค์กร

การแปลงระบบประเมินผลระดับองค์กรสู่ระดับคณะ/สำนัก/กอง แนวทางการแปลงระบบประเมินผลสู่ระดับคณะ/สำนัก/กอง ระดับสถาบันฯ เป้าประสงค์และตัวชี้วัดในระดับสถาบันฯ ระดับคณะ/สำนัก/กอง บทบาท หน้าที่ และภารกิจ ของคณะ/สำนัก/กอง ที่สนับสนุนต่อเป้าประสงค์และตัวชี้วัด ในระดับสถาบันฯ บทบาท หน้าที่และภารกิจ ในงานประจำของคณะ/สำนัก/กอง เป้าประสงค์ ในระดับคณะ/สำนัก/กอง ตัวชี้วัดในระดับคณะ/สำนัก/กอง

กระบวนการจัดทำระบบประเมินผลระดับคณะ/สำนัก/กอง 1. ยืนยันบทบาท หน้าที่ของคณะ/ สำนัก/กอง 2. กำหนดเป้าประสงค์ ที่คณะ/สำนัก/กอง มีส่วนผลักดัน เป้าประสงค์ของ สถาบันฯ 3. กำหนดเป้าประสงค์ เพิ่มเติมตามหน้าที่ งานที่ยังไม่ได้มีการ ประเมิน 4. กำหนดตัวชี้วัดใน แต่ละเป้าประสงค์

ตารางแสดงความรับผิดชอบ (OS Matrix : Owner-Supporter Matrix) เครื่องมือที่ช่วยในการแปลงระบบประเมินผลสู่ ระดับคณะ/สำนัก/กอง และระดับบุคคล ตารางแสดงความรับผิดชอบ (OS Matrix : Owner-Supporter Matrix) คณะ/สำนัก/กอง งาน.............................. งาน.................... งาน...................... เป้าประสงค์ ตัวชี้วัด นาย ก นาย ข นาย ค นาย ง นาย จ นาย ฉ นาย ช LINK ภาระหน้าที่ / วิสัยทัศน์ กองแผนงาน LINK แผนที่ยุทธศาสตร์ของกอง LINK ตาราง OS ระดับกอง LINK ตาราง OS คณะสถาปัตย์

แนวทางการแปลงระบบการประเมินผลสู่ระดับบุคคล บทบาท หน้าที่ของบุคคลที่สนับสนุนต่อเป้าประสงค์และตัวชี้วัดของผู้บังคับบัญชา บทบาทหน้าที่งานของบุคคล (Job Description) งานที่ได้รับมอบหมายเป็นพิเศษ เป้าประสงค์ ในระดับบุคคล ตัวชี้วัดในระดับบุคคล

กระบวนการจัดทำระบบประเมินผลระดับบุคคล 1. ยืนยันหน้าที่งาน ของบุคคลและ จัดกลุ่มงาน 2. กำหนด เป้าประสงค์ ที่บุคคลมีส่วน ผลักดัน เป้าประสงค์ ของผู้บังคับบัญชา 3. กำหนด เป้าประสงค์ เพิ่มเติมตาม หน้าที่งานที่ยัง ไม่ได้มีการ ประเมิน 4. กำหนด เป้าประสงค์ เพิ่มเติมตาม งานที่ได้รับ มอบหมาย พิเศษที่ยัง ไม่ได้มีการ ประเมิน 5. กำหนด ตัวชี้วัดใน แต่ละเป้าประสงค์

ลักษณะตัวชี้วัดของระบบประเมินผลระดับบุคคล 1. ตัวชี้วัดตัวเดียวกับตัวชี้วัดระดับคณะ/สำนัก/กอง 2. ตัวชี้วัดที่สนับสนุนตัวชี้วัดในระดับคณะ/สำนัก/กอง 3. ตัวชี้วัดตามหน้าที่งาน 4. ตัวชี้วัดมาตรฐาน

รายละเอียดหน้าที่งาน (Job Description) ช่วยในการแสดงหน้าที่ความรับผิดชอบตามตำแหน่งงานของแต่ละบุคคล แบ่งเป็น 4 ส่วน คือ (1) ส่วนข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับตำแหน่ง (2) ส่วนความรับผิดชอบหลักของตำแหน่งงาน (3) แสดงสิ่งที่ต้องทำ ส่วนขอบเขตผู้ใต้บังคับบัญชาแสดงผู้บังคับบัญชาที่รายงาน ตรงต่อตำแหน่งดังกล่าว (4) คุณสมบัติประจำตำแหน่ง

ตัวอย่าง แบบแสดงรายละเอียดหน้าที่งาน (Job Description) เลขที่ตำแหน่ง ชื่อผู้ดำรงตำแหน่ง ชื่อตำแหน่ง สำนัก/กอง ระดับ : ผู้บังคับบัญชา หน้าที่หลัก: ลักษณะงานที่ปฏิบัติตามหน้าที่ : ขอบเขตผู้ใต้บังคับบัญชา : ตำแหน่ง จำนวนคน ขอบเขตงานโดยย่อ คุณสมบัติที่จำเป็นในการปฏิบัติงาน วุฒิการศึกษา : ประสบการณ์การทำงาน : ความสามารถประจำตำแหน่ง :

ข้อควรระวัง ในการแปลงตัวชี้วัดสู่ระดับบุคคล ให้นำตัวชี้วัดที่มีลักษณะเป็นตัวชี้วัดร่วม มาผูกกับค่าตอบแทน/แรงจูงใจ เพื่อให้บุคคลให้ความสำคัญด้วย นอกเหนือจากตัวชี้วัดของบุคคล 2. การนำระบบตัวชี้วัดมาใช้จะต้องมีการพัฒนาและปรับเปลี่ยนอย่างสม่ำเสมอ โดยในปีแรก ให้ถือคติ “ความเร็วดีกว่าสมบูรณ์ และมีดีกว่าไม่มี” LINK Job Description LINK ตาราง OS ระดับกอง LINK ตาราง OS ระดับงาน LINK ตาราง OS ระดับบุคคล LINK แผน 50 (กอง) LINK OS คณะสถาปัตย์