บทที่ 7 การควบคุม (Controlling)

จรินทร์ (2551) การควบคุม คือ การจัดการอย่างเป็นระบบของผู้บริหาร ความหมาย จอร์จ อาร์ เทอร์รี่ ได้กล่าวว่า การควบคุม หมายถึง การประเมินผลการปฏิบัติงาน และการแก้ไขข้อผิดพลาดเกี่ยวกับการปฏิบัติงานในกรณีที่จำเป็น เพื่อให้งานดำเนินไปตามแผนที่วางไว้ โดยถูกต้องจนบรรลุเป้าหมาย สาคร สุขศรีวงศ์ ให้ความหมายว่าการควบคุม หมายถึง การติดตามการตรวจสอบการทำงานในส่วนต่าง ๆ ขององค์การ เพื่อให้ผลการดำเนินงาน ที่เกิดขึ้นเป็นไปตามมาตราฐานหรือเป้าหมายที่กำหนด ชัยเชษฐ์ พรหมศรี กล่าวว่า การควบคุม เป็นกระบวนการที่ผู้บริหารดำเนินการเพื่อที่จะทำให้บางสิ่งเกิดขึ้นตามที่ได้วางแผนว่าจะให้เกิดขึ้น เป็นความพยายามที่เป็นระบบเพื่อเปรียบเทียบการปฏิบัติงาน กับมาตราฐาน แผน หรือวัตถุประสงค์ที่ได้กำหนดไว้เบื้องต้น เพื่อตัดสินว่าการปฏิบัติงานใด ที่ดำเนินไปตามทิศทางที่ได้วางไว้ หรือการปฏิบัติการใดที่ต้องการแก้ไข สุรพันธ์ ฉันทแดนสุวรรณ ให้ความหมายว่า เป็นความพยายามอย่างมีระบบ เพื่อกำหนดมาตราฐานของการปฏิบัติงาน การออกแบบข้อมูลย้อนกลับ (Feed Back) การเปรียบเทียบผล การปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นจริงกับมาตราฐานที่กำหนดไว้ จรินทร์ (2551) การควบคุม คือ การจัดการอย่างเป็นระบบของผู้บริหาร เพื่อกำหนดมาตรฐานของการปฏิบัติงาน โดยการเปรียบเทียบกับผลการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นจริง แล้วสามารถใช้เป็นแนวทางในการแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้น อันจะทำให้บรรลุเป้าหมาย บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การได้

วัตถุประสงค์ของการควบคุม 1. เพื่อเป็นการบังคับให้ผลงานเข้าสู่มาตรฐานที่กำหนดไว้ล่วงหน้า 2. เพื่อให้ทราบว่าการปฏิบัติงานเป็นไปอย่างถูกต้องและตรงตามแผนที่กำหนดไว้ 3. เพื่อให้ทราบว่าวิธีปฏิบัติงานมีข้อดี และอุปสรรคมากน้อยเพียงใด 4. เพื่อให้มีคำแนะนำและปรับปรุงงานให้ดีขึ้น 5. เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานมีความกระตือรือร้นในการทำงาน 6. เพื่อตรวจสอบงานที่มอบหมายให้ผู้หนึ่งผู้ใดปฏิบัติ เป็นไปตามที่ได้รับมอบหมาย 7. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และหาทางลดต้นทุนให้ต่ำลง

คุณลักษณะของการควบคุมที่มีประสิทธิภาพ 1. มีความถูกต้อง 2. ทันต่อเวลา 3. สามารถมองเห็นและเข้าใจได้ 4. ความคล่องตัว 5. การประหยัด 6. การเป็นที่ยอมรับของบุคลากรในองค์การ Ex. บทเรียนการควบคุมธุรกิจจากปี 40

แหล่งที่มาของการควบคุม 1. ผู้มีส่วนได้เสีย (Stakeholder Control) - เกิดจากเกิดจากบุคคลหรือองค์การที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับผลประโยชน์ทั้งภายในและภายนอกองค์การ - พนักงาน ลูกค้า หน่วยงานของรัฐ ธนาคารพาณิชย์หรือผู้ถือหุ้นในฐานะเจ้าหนี้ 2. องค์การ (Organization Control) - การควบคุมที่เกิดจากกลยุทธ์ที่เกิดจากการวางแผนและการผลักดันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์การ - กฎ ระเบียบ ข้อบังคับ มาตรฐานต่างๆ งบประมาณและการควบคุมภายใน 3. กลุ่ม (Group Control) - เกิดจากสมาชิกของกลุ่มมีส่วนร่วมและสร้างขึ้น - กลุ่ม 5 ส. กลุ่มคุณภาพ (QC) 4. บุคคล (Individuals Control) - มาจากสามัญสำนึกภายในของแต่ละบุคคลหรือมาตรฐานความเป็นมืออาชีพในการควบคุมตนเอง - ความรู้ ความชำนาญ ทักษะ ประสบการณ์

กระบวนการของการควบคุม ขั้นที่ 1 กำหนดเป้าหมายและมาตรฐานของการควบคุม ขั้นที่ 2 การวัดผลงานการปฏิบัติงาน ขั้นที่ 3 การเปรียบเทียบมาตรฐานกับผลงาน ขั้นที่ 4 ดำเนินการปรับปรุงแก้ไขให้ถูกต้อง รูปที่ 8.1 กระบวนการของการควบคุม

ขั้นที่ 1 กำหนดเป้าหมายและมาตรฐานของการควบคุม ขั้นที่ 1 กำหนดเป้าหมายและมาตรฐานของการควบคุม วิธีการเปรียบเทียบ (Benchmarking) และการศึกษาคู่แข่งขันที่มีการปฏิบัติงานที่ดีที่สุด (Best-Practices) เพื่อนำมากำหนดมาตรฐาน หลักการที่สำคัญในการกำหนดมาตรฐาน 1.มาตรฐานจะต้องกำหนดล่วงหน้าเป็นลายลักษณ์อักษร 2.มาตรฐานจะต้องถูกต้อง ชัดเจน กะทัดรัด เข้าใจง่าย 3.มาตรฐานจะต้องสอดคล้องกับแผนงานและเป้าหมายขององค์การ 4.มาตรฐานจะต้องยืดหยุ่นได้ และปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่เสมอ 5.มาตรฐานจะต้องอยู่ในรูปของหน่วยวัดที่สามารถเปรียบเทียบได้ 6.มาตรฐานจะต้องถูกสร้างขึ้นอย่างมีเหตุผล โดยอาศัยข้อมูล ความรู้ที่ได้จากประสบการณ์ 7.มาตรฐานจะต้องเป็นเครื่องมือของฝ่ายจัดการในการบริหารงาน Ex. นศ.มกท.

ขั้นที่ 2 การวัดผลงานการปฏิบัติงาน การวัดผลการทำงานต้องมีความชัดเจนและถูกต้อง เพียงพอที่จะระบุความเบี่ยงเบน หรือแปรปรวนของสิ่งที่เกิดขึ้นจริงและสิ่งที่ต้องการให้เกิดขึ้นได้ วิธีการวัดผลงาน 1. การใช้ข้อมูลในอดีต (Historical Data) 2. การใช้ตารางการทำงาน (Time log) 3. การใช้เวลามาตรฐานโดยใช้นาฬิกาจับเวลา (Stopwatch Time Study) 4. การศึกษาการใช้เวลา (Time Study) 5. การใช้สุ่มตัวอย่างงาน (Work Sampling) 6. การศึกษาการใช้เวลาในการเคลื่อนไหว (Time and Motion Study) Ex. นศ.มกท.

แหล่งข้อมูลที่ใช้ในการวัดผลการปฏิบัติงาน 1.จากการสังเกต (Personal Observation) เทคนิคการเดินไปรอบๆ (Management By Walking Around: MBWA) 2. การรายงานทางสถิติ (Statistic Report) แหล่งข้อมูลนี้จะมีการใช้คอมพิวเตอร์มาช่วยวัดผลในการปฏิบัติงาน และมีกราฟ แผนภูมิที่เกี่ยวข้อง 3. รายงานด้วยการพูด (Oral Report) แหล่งข้อมูลที่ได้จากการสนทนาทางโทรศัพท์ การประชุม การปรึกษาหารือ 4. การเขียนรายงาน (Written Report) สร้างความน่าเชื่อถือมากกว่าการพูดด้วยปากเปล่า

ขั้นที่ 3 การเปรียบเทียบมาตรฐานกับผลงาน ขั้นที่ 3 การเปรียบเทียบมาตรฐานกับผลงาน การเปรียบเทียบผลการปฏิบัติงาน = มาตรฐานการปฏิบัติงาน – การวัดผลการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นจริง (Compare performance to standard) (Standard) (Measure Performance) - การเปรียบเทียบจะช่วยให้ระบุอาการของปัญหาได้ - จำเป็นต้องอาศัยประสบการณ์ของผู้บริหารที่ช่วยในการแก้ไขปัญหาและการตัดสินใจได้ Ex. นศ.มกท. ขั้นที่ 4 ดำเนินการปรับปรุงแก้ไขให้ถูกต้อง  Feed Back Ex. นศ.มกท.

1. การควบคุมด้านเวลา (Time control) ประเภทของการควบคุม * ** 1. การควบคุมด้านเวลา (Time control) เพื่อกำหนดเวลามาตรฐานในการดำเนินกิจกรรมใด กิจกรรมหนึ่งที่มีเวลาเป็นตัวชี้วัดผลการทำงาน * 2. การควบคุมคุณภาพ (Quality Control) ตรวจสอบความถูกต้อง หรือความละเอียดของงานว่าเป็นตามเกณฑ์มาตรฐานหรือไม่ 3. การควบคุมปริมาณ (Quantity Control) * ตรวจสอบจำนวนหน่วยของผลผลิต จำนวนการให้บริการจำนวนครั้งในการปฏิบัติงาน ** 4. การควบคุมด้านค่าใช้จ่าย (Cost Control) * ควบคุมรายจ่ายที่กิจการจ่ายออกไป

การควบคุมขณะดำเนินกิจกรรม การควบคุมหลังการดำเนินงาน วิธีการควบคุม อาศัยแนวคิดเชิงระบบ (System Approach) การควบคุม เบื้องต้น การควบคุมขณะดำเนินกิจกรรม การควบคุมหลังการดำเนินงาน ปัจจัยนำเข้า กระบวนการ ผลผลิต รูปที่ 8.2 วิธีการควบคุม 1. การควบคุมเบื้องต้น (Preliminary Control) เป็นการกำหนดและควบคุมมาตรฐานและกฎเกณฑ์ของปัจจัยนำเข้า 2. การควบคุมขณะที่กำลังดำเนินกิจกรรม (Concurrent Control) จะเน้นในส่วนของขั้นตอนการผลิตหรือวิธีการทำงาน 3. การควบคุมหลังการดำเนินงาน (Feedback Control) เป็นการกำหนดที่เน้นการตรวจสอบผลงานรวม

1. การควบคุมกลยุทธ์ (Strategic Control) Ex. ระดับการควบคุม 1. การควบคุมกลยุทธ์ (Strategic Control) Ex. เพื่อให้มีการปฏิบัติงานตามแผนกลยุทธ์ขององค์การในระยะยาว 2. การควบคุมยุทธวิธี (Tactical Control) เพื่อให้บรรลุตามแผนงาน ในระดับแผนกหรือฝ่าย โดยมีการเน้นจากผลกระทบต่อแผนยุทธวิธีจากภายนอกและภายในองค์การ 3. การควบคุมการปฏิบัติการ (Operational Control) ต้องมีการควบคุมตรวจสอบมากเป็นพิเศษและเน้นกิจกรรมการปฏิบัติงานภายใน ผู้บริหาร ระดับสูง ระดับกลาง ระดับต้น การควบคุมกลยุทธ์ (Strategic Control) การควบคุมยุทธวิธี (Tactical Control) การควบคุมการปฏิบัติการ (Operational Control) รูปที่ 8.3 การควบคุมที่สัมพันธ์กับระดับผู้บริหาร

เทคนิคที่ใช้ในการควบคุม 1. การควบคุมโดยวิธีงบประมาณ (Budget) 2. การควบคุมโดยใช้แกนท์ชาร์ท (Gantt Chart) 3. การตรวจสอบ (Audit) 4. การควบคุมโดยใช้จุดคุ้มทุน (Break Even Point) 5. การใช้กลุ่มคุณภาพ (Quality Control Circle: QCC) 6. การเขียนแผนงานควบคุมโดยใช้ (Program Evaluation and Review Technique : PERT) 7. วิธีการของวิถีวิกฤต (Critical Path Method: CPM)

1. การควบคุมโดยวิธีงบประมาณ (Budget) 1.1 งบประมาณเพื่อการลงทุน (Capital Budgets) 1.2 งบประมาณดำเนินการ (Operating Budgets) 1.3 งบประมาณเงินสด (Cash Budget)

2. การควบคุมโดยใช้แกนท์ชาร์ท (Gantt Chart) เวลา (เดือน) กิจกรรม 1 2 3 4 5 6 7 8 A B C D E F ตารางที่ 8.1 แผนผังการทำงานของแกนต์ (Gantt chart)

3. การตรวจสอบ (Audit) 3.1 การตรวจสอบภายใน (Internal Audit) 3.2 การตรวจสอบภายนอก (External Audit)

(ต้นทุนผันแปรรวมกับต้นทุนคงที่) 4. การควบคุมโดยใช้จุดคุ้มทุน (Break Even Point) 4.1 จุดคุ้มทุนโดยแสดงเป็นกราฟ จุดคุ้มทุนเป็นจุดที่แสดงถึงระดับของรายได้และค่าใช้จ่ายเท่ากัน TC = TC = FC + VC จำนวนเงิน รายได้ กำไร จุดคุ้มทุน ต้นทุนรวม (ต้นทุนผันแปรรวมกับต้นทุนคงที่) ต้นทุนผันแปร ต้นทุนคงที่ ขาดทุน จำนวน รูปที่ 8.4 จุดคุ้มทุน (Breakeven Point)

4.2 จุดคุ้มทุนโดยแสดงการคำนวณเป็นสูตร 4.2 จุดคุ้มทุนโดยแสดงการคำนวณเป็นสูตร 4.2.1 การหาจุดคุ้มทุนสินค้าชนิดเดียว ปริมาณขาย ณ จุดคุ้มทุน = ต้นทุนคงที่ ราคาขายต่อหน่วย - ต้นทุนแปรผันต่อหน่วย ต้นทุนคงที่ 1 - ต้นทุนแปรผันต่อหน่วย มูลค่าขาย 4.2.2 การหาจุดคุ้มทุนสินค้าหลายชนิด ยอดขาย ณ จุดคุ้มทุน = ต้นทุนคงที่ อัตรากำไรผันแปรทั้งหมดเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก

5. การใช้กลุ่มคุณภาพ (Quality Control Circle: QCC) - การที่พนักงานสร้างกลุ่มเล็กๆขึ้นมาในหน่วยงานเดียวกัน มีการประชุมปรึกษาหารือกันเป็นประจำ เพื่อทำกิจกรรมเกี่ยวกับ QC Activity - มีผู้บังคับบัญชาระดับต้นเป็นแกนกลาง - จะทำให้กลุ่มดังกล่าวมีการพัฒนาตัวเองและพัฒนาซึ่งกันและกัน ทำให้เพิ่มขีดความสามารถในการควบคุม

เป็นลักษณะการจัดแผนงานในรูปข่ายปฏิบัติงาน (Network) 6. การเขียนแผนงานควบคุมโดยใช้ (Program Evaluation and Review Technique : PERT) เป็นลักษณะการจัดแผนงานในรูปข่ายปฏิบัติงาน (Network) เพื่อให้การประเมินผลบรรลุเป้าหมายได้เร็วที่สุด การเขียนแผนงานควบคุมโดยใช้ PERT 6.1 เขียนตาข่ายของงาน (Network Model) ใช้แทนเหตุการณ์ (Event) Event คือ เหตุการณ์ที่เป็นจุดเริ่มต้นของงาน หรือจุดสิ้นสุดของงาน ใช้แทนกิจกรรม (Activity) Activity คือ กิจกรรมที่ปฏิบัติ มีการใช้เวลาและทรัพยากรที่เกี่ยวข้อง

รูปที่ 8.5 ตาข่ายการปฏิบัติงาน เหตุการณ์ 2 2 กิจกรรม 1-2 กิจกรรม 2-4 4 เหตุการณ์ 4 เหตุการณ์ 1 1 กิจกรรม 1-3 กิจกรรม 3-4 3 เหตุการณ์ 3 รูปที่ 8.5 ตาข่ายการปฏิบัติงาน Ex. 1 2

1. เวลาที่กิจกรรมเสร็จเร็วสุด (Optimistic Time: To) 6.2 การคำนวณเวลา ผู้เชี่ยวชาญคำนวณเวลาคาดคะเนว่ากิจกรรมหนึ่งๆจะเสร็จภายในเวลาเท่าใดโดยมีทรัพยากรที่กำหนดไว้ 1. เวลาที่กิจกรรมเสร็จเร็วสุด (Optimistic Time: To) 2. เวลาที่กิจกรรมใช้ปานกลาง (Most Likely Time: Tm) 3. เวลาที่กิจกรรมใช้มากที่สุด (Pessimistic Time: Tp) 6.3 การคำนวณเวลาที่คาดหวัง (Expected Time: Te) * Te = To + 4Tm + Tp 6 การคำนวณเวลาที่คาดหวังของกิจกรรม 1-2 กิจกรรม 1-2  1-2-4

7. วิธีการของวิถีวิกฤต (Critical Path Method: CPM) - เทคนิคที่ใช้สำหรับการวิเคราะห์ข่ายปฏิบัติงานโครงการแบบหนึ่ง - เพื่อใช้ประโยชน์ในการวางแผนงาน กำหนดเวลาการทำงานการควบคุมและติดตามผลงานโดยตรง - เวลาที่ปรากฏในข่ายงาน CPM ได้กำหนดไว้เพียงค่าเดียว (One-Time-Estimate) - มีการผสมผสานข้อดีของ PERT และ CPM เข้ามารวมกัน เพื่อเป็นเครื่องมือของการจัดการธุรกิจสมัยใหม่  PERT / CPM

Any Problem ???