การวิเคราะห์ระบบงาน ขั้นตอนวิเคราะห์ จะเริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์ระบบงาน เดิมที่ดำเนินการอยู่ในปัจจุบัน เพื่อจะได้ทราบถึง ขั้นตอนการปฏิบัติงานปัจจุบัน และทำการสร้าง แบบจำลองเชิงตรรกะ (Logical Model) ใหม่ซึ่งเป็น แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram: DFD) ที่แสดงถึงกระบวนการ (Process) และข้อมูล (Data) ที่เกี่ยวข้องภายในระบบ
โดยในส่วน การวิเคราะห์ระบบงานเดิมที่ดำเนินการอยู่ในปัจจุบันมีสิ่งที่จะต้องทำ 4 ประการ คือ ศึกษาความต้องการของผู้บริหาร และผู้ปฏิบัติงานหรือความต้องการระบบ (System requirements) ศึกษาการทำงานของระบบปัจจุบัน (existing system study; AS IS system) จำแนกปัญหาที่เกิดขึ้นกับระบบปัจจุบัน (problem identification) พัฒนาเค้าโครงของระบบงานใหม่ (new system idea and concept; TO BE system)
ในการพัฒนาระบบนั้นเราจะต้องกำหนดความต้องการของผู้ใช้ในเรื่องต่อไปนี้ ต้องค้นหาว่าผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานต้องการให้ระบบทำงานในลักษณะใด ค้นหาว่าผู้ใช้ต้องการจะให้ระบบทำงานได้มาก น้อยเพียงไร หรือต้องการให้ระบบทำอะไรได้บ้าง ความต้องการเชิงสารสนเทศ ต้องทราบว่าผู้บริหาร หรือผู้ใช้ ต้องการข้อมูลและ สารสนเทศด้านใดบ้าง
แผนภาพกระแสข้อมูล เป็นแบบจำลองเชิงตรรกะ มุ่งเน้นถึงระบบว่าต้องทำอะไร? ผู้เกี่ยวข้องจะใช้ประโยชน์จากแผนภาพกระแสข้อมูลดังนี้ มุมมองของผู้ใช้งาน ใช้แผนภาพฯ เพื่อแสดงภาพรวมของระบบ มุมมองของโปรแกรมเมอร์ ใช้แผนภาพฯ เพื่อแสดงรายละเอียดและใช้เป็นแนวทางพัฒนา โปรแกรม มุมมองของนักวิเคราะห์ระบบ ใช้แผนภาพฯ เพื่อแสดงภาพรวมของระบบ และรายละเอียด ของระบบ
การใช้แผนภาพกระแสข้อมูล (Data flow diagram) เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการเขียนภาพที่ได้จากการ วิเคราะห์ระบบ และเป็นเครื่องมือแสดงถึงทิศทางการ ส่งผ่านข้อมูลในระบบ แสดงความสัมพันธ์ระหว่าง กระบวนการกับข้อมูลที่เกี่ยวข้องภายในระบบ แสดง การส่งผ่านข้อมูลนำเข้าและข้อมูลนำออก และ ขั้นตอนการทำงานของระบบ เป็นการแสดงการทำงาน ของระบบ โดยไม่อธิบายถึงขั้นตอนและวิธีการในการ ประมวลผล
ประโยชน์ในการใช้แผนภาพกระแสข้อมูล ใช้ได้อย่างอิสระในการวิเคราะห์ระบบโดยไม่ต้องมีเทคนิคอื่นมาช่วย สามารถใช้สัญลักษณ์ต่าง ๆ แทนสิ่งที่วิเคราะห์มา สื่อที่ง่ายต่อการแสดงความสัมพันธ์ระหว่างระบบย่อยกับ ระบบใหญ่ ช่วยให้การวิเคราะห์เป็นไปได้โดยง่าย และมีความเข้าใจตรงกันระหว่าง ผู้วิเคราะห์ระบบเอง หรือระหว่างผู้วิเคราะห์กับโปรแกรมเมอร์ หรือระหว่างผู้วิเคราะห์กับผู้ใช้ระบบ จะเห็นถึงข้อมูล และขั้นตอนต่างๆ เป็นแผนภาพการไหลของข้อมูล (Data flow diagram)
สัญลักษณ์สร้างแผนภาพกระแสข้อมูล (DFD Symbols: DFDs)
วิธีการเขียนแผนผังในรูปแบบที่ ถูกต้อง External Entity Process Process External Entity Process Process Process Data Store Data Store Process ถ้าเป็นข้อมูล ตัวเดียวกัน ถ้าเป็นข้อมูล คนละตัว
วิธีการเขียนแผนผังในรูปแบบที่ ผิด External Entity External Entity External Entity Data Store Data Store External Entity Data Store Data Store ถ้าเป็นข้อมูล คนละตัว
แผนภาพระดับสูงสุด (Context Diagrams) แสดงถึงขอบเขตของระบบสารสนเทศนั้น โดยจะเป็นมุมมอง ระดับสูง (top-Level) ซึ่งจะไม่แสดงถึงสัญลักษณ์การเก็บ ข้อมูล (Data store Symbol) เพราะจะเป็นการเขียนถึงภาย ในระบบ แต่จะเขียนเชื่อมต่อกันของสัญลักษณ์สิ่งที่อยู่นอก ระบบ (External Entity) กับสัญลักษณ์การประมวลผล (Process)
แผนภาพระดับสูงสุด (Context Diagrams) HR รหัสพนักงาน ราคา ส่วนลด Admin ข้อมูลสินค้า ที่สั่งซื้อ ระบบบริการ ขายสินค้าราคาพิเศษ ให้กับพนักงาน เอกสารคำสั่งซื้อ ที่อนุมัติแล้ว ข้อมูลการสั่งซื้อ พนักงาน
ฝึกการอ่าน Context Diagram
แผนภาพระดับ 0 (DFD Level 0) เป็นโครงสร้าง แตกให้เห็นรายละเอียดภายในกระบวนการ ทำงานของแผนภาพการไหลของข้อมูลระดับบน โดยมี หลักเกณฑ์การสร้างเหมือนการสร้างแผนภาพการไหล ของข้อมูลระดับบน และเพิ่มเติมกฎเกณฑ์ดังนี้ ให้ตั้งชื่อกระบวนการ 1 กระบวนการ เป็นชื่อเดียวกัน ตลอดทั้งระบบ ไม่ควรลากเส้นการไหลของข้อมูล ตัดกัน ลำดับหมายเลขกระบวนการ ต้องไม่ซ้ำกัน หมายถึง ต่างกระบวนการ ได้ลำดับต่างกัน และลำดับย่อยลงไปเรื่อยๆ ตามระดับของแตกรายละเอียด
ฝึกการอ่าน DFD Level 0
DFD Level 1
ฝึกการอ่าน Context Diagram
การสร้าง DFD ด้วย Microsoft Visio
การสร้าง DFD ด้วย Microsoft Visio
การสร้าง DFD ด้วย Microsoft Visio
การสร้าง DFD ด้วย Microsoft Visio
การสร้าง DFD ด้วย Microsoft Visio
การสร้าง DFD ด้วย Microsoft Visio