Microsoft Access การใช้งานโปรแกรมระบบจัดการฐานข้อมูล โปรแกรมที่อยู่ในชุดโปรแกรมสำนักงาน Microsoft Office

ฐานข้อมูล (Database) ฐานข้อมูล หมายถึง วิธีการจัดเก็บ ข้อมูลอย่างมีระเบียบ และเป็นระบบ ระบบฐานข้อมูล หมายถึง กลุ่มของข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน นำมา เก็บรวบรวมเข้าไว้ด้วยกันอย่างมีระบบและข้อมูลที่ประกอบกันเป็น ฐานข้อมูลนั้น ประโยชน์ของฐานข้อมูล คือ ช่วยอำนวย ความสะดวกในการเก็บข้อมูล พร้อมกับ สามารถเพิ่มข้อมูล ลบข้อมูล สืบค้นข้อมูล แก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูล รวมถึงวิเคราะห์ ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

ระบบฐานข้อมูล (Database System) หมายถึง การรวมตัวกันของฐานข้อมูลตั้งแต่ 2ฐานข้อมูลเป็นต้น ไปที่มีความสัมพันธ์กัน มีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นการลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล และทำให้ การบำรุงรักษาตัวโปรแกรมง่ายมากขึ้น โดยผ่านระบบการจัดการฐานข้อมูล หรือ เรียกย่อ ๆ ว่า DBMS

องค์ประกอบระบบฐานข้อมูล 1. แอพลิเคชันฐานข้อมูล (Database Application) 2. ระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System หรือ DBMS) 3. ดาต้าเบสเซิร์ฟเวอร์ (Database Server) 4. ข้อมูล (Data) 5. ผู้บริหารฐานข้อมูล (Database Administrator หรือ DBA) Page 4

MS Access เป็นโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database Management) มีความสามารถจัดการฐานข้อมูลและสร้างโปรแกรมในตัวเดียวกัน จึงเหมาะที่จะเรียนรู้และพัฒนาโปรแกรมไว้ใช้งาน เนื่องจากมี วิธีการใช้งานง่ายและสะดวกต่อผู้ใช้ Microsoft Access 16/09/61

ความรู้เบื้องต้น Microsoft Access โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database) ประกอบไปด้วย ตารางหลายๆ ตารางที่มีความสัมพันธ์กัน ตารางประกอบไปด้วยแถว (Row) และคอลัมน์ (Column) โดยเรียกข้อมูลในแต่ละคอลัมน์ของ ตารางว่าฟิลด์ (Field) และเรียกแต่ละแถวใน ตารางว่าเร็คคอร์ด (Record) สรุปฐานข้อมูลของ Access ตารางใน ฐานข้อมูลจะมีการเชื่อมโยงหรือมีความสัมพันธ์กัน ซึ่งลักษณะเช่นนี้เป็นลักษณะสำคัญของฐานข้อมูล เชิงสัมพันธ์ ซึ่งประกอบไปด้วย สิ่งที่ต้องการ จัดเก็บในฐานข้อมูล Entity , สิ่งที่ใช้อธิบาย รายละเอียด Attribute และ ความสัมพันธ์ Relation

เริ่มต้นใช้งานโปรแกรม Microsoft Access

ประโยชน์ของการใช้ฐานข้อมูล ใช้ข้อมูลร่วมกันได้ (Data Sharing) มีระบบควบคุมความปลอดภัย (Security Control) มีเครื่องมือและคำสั่งในการสร้างและปรับปรุงโครงสร้างข้อมูล (Data Definition) มีเครื่องมือและคำสั่งในการสร้างและปรับปรุงข้อมูล (Data Manipulation) มีเครื่องมือที่ช่วยในการสร้างหน้าจอและรายงาน มีภาษาสำหรับการเขียนโปรแกรม เพื่อประมวลผล และเพิ่ม ศักยภาพให้กับระบบ Microsoft Access 16/09/61

ความสามารถของโปรแกรม Microsoft Access ออกแบบและสร้างฐานข้อมูลแบบ ตารางให้ง่ายต่อการใช้งาน สร้างฐานข้อมูลเพื่อใช้ในการเก็บ ข้อมูลอย่างเป็นระบบ มีตัวช่วยสร้างไว้สำหรับจัดทำ ฐานข้อมูล สร้างแบบสอบถามเพื่อดึงข้อมูลที่ ต้องการ คำนวณค่า นำข้อมูลมาวิเคราะห์ สำรองข้อมูลและกู้ข้อมูล สร้างพื้นที่ติดต่อระหว่างผู้ใช้แบบ กราฟิก ออกรายงานโดยมีตัวช่วยสร้างใน รูปแบบต่างๆ

วัตถุประสงค์ของฐานข้อมูล Database Objects Tables Forms Queries Reports

การเข้าโปรแกรม Microsoft Access

ส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม Microsoft Access

Microsoft Access Interface Quick Access Toolbar Title Bar File Tab Ribbon Bar Tabbed Document Navigation Pane

ส่วนประกอบ หน้าที่การทำงาน Tab File รวบรวมชุดคำสั่งในการจัดการฐานข้อมูล เช่น การสร้าง การบันทึก การพิมพ์ การสำรอง การตั้งค่า Access Quick Access Toolbar แถบเครื่องมือที่ได้รวบรวมปุ่มที่ใช้งานบ่อยๆเอาไว้ เพื่อช่วยให้ทำงานสะดวกรวดเร็วขึ้น และสามารถเพิ่มหรือลดปุ่มเครื่องมือเหล่านี้ได้ แถบชื่อเรื่อง (Title Bar) แถบแสดงชื่อเรื่องและเวอร์ชั่นของโปรแกรม ริบบอน (Ribbon) แบ่งกลุ่มการทำงานหลักๆ ไว้ด้วยกัน มีริบบอน Home, Create, External Data, Database Tools, Fields, Tables บานหน้าต่างนำทาง (Navigation Pane) แสดงสิ่งต่างๆ ที่ได้มีการสร้างขึ้น เช่น Table, Query, Form, Report เป็นต้น สามารถซ่อนและเปิดใหม่ได้ Document Window พื้นที่หลักที่ใช้ในการทำงาน

สรุปส่วนประกอบของ Microsoft Access แท็บ File มีลักษณะ เหมือนกับเมนู File ที่พบในโปรแกรมอื่นๆ เช่น File > Open , File > Save , File > Close , File > New เป็นต้น Quick Access Toolbar รวมปุ่มคำสั่งที่ใช้ งานบ่อยๆ โดยสามารถเพิ่ม ลบ ปุ่มคำสั่ง ตามความเหมาะสม Ribbon เป็นรูปแบบการเก็บคำสั่ง โดย แบ่งเป็นแท็บ โดยแต่ละแท็บแบ่งคำสั่งเป็น กลุ่มย่อยเพื่อสะดวกต่อการใช้งาน Navigation Pane แสดงชื่อฐานข้อมูล และแสดงส่วนประกอบต่างๆ ของวัตถุใน โปรแกรม เช่น ตาราง คิวรี ฟอร์ม รายงาน ฯลฯ Tabbed Document เมื่อผู้ใช้เปิดตาราง คิวรี ฟอร์ม รายงาน รวมถึง Object ต่างๆ จะแสดงใน Tab เพื่องานต่อการใช้ งาน Status bar จะแสดงข้อมูลบางอย่างและ ปุ่มสำหรับสลับมุมมอง

Access Start Up Screen Blank Database Table Table Creation From Online Templates

Table ใช้สำหรับกำหนดโครงสร้างตาราง (Ribbon) Table ใช้สำหรับกำหนดโครงสร้างตาราง Forms ใช้สร้างหน้าจอสำหรับบันทึกข้อมูลหรือแสดงข้อมูล Report ใช้สร้างรูปแบบรายงานต่าง ๆ Queries ใช้สืบค้นหรือเรียกดูข้อมูลตามเงื่อนไข Microsoft Access 16/09/61

โครงสร้างของโปรแกรม Microsoft Access ตาราง (table) ใช้สำหรับเก็บข้อมูลต่างๆ ซึ่งแต่ละตารางจะ ประกอบไปด้วยเขตข้อมูล (Field) และระเบียน (Record) แบบสอบถาม (queries) ใช้สำหรับดูข้อมูล ค้นหาข้อมูล ตรวจสอบแก้ไข เพิ่มเติม หรือลบข้อมูลที่ต้องการ ฟอร์ม (form) ออกแบบมาเพื่อเป็นส่วนติดต่อกับผู้ใช้สำหรับ ป้อนข้อมูลและแสดงข้อมูล

โครงสร้างของโปรแกรม Microsoft Access (ต่อ) รายงาน (report) ออกแบบมาให้มีการจัดรูปแบบ มีการคำนวณและ พิมพ์ออกมาเป็นรายงานได้ รวมทั้งมีการสรุปผลของข้อมูลที่เลือก ซึ่งสามารถดู รายงานก่อนพิมพ์ได้ มาโคร (macro) เป็นภาษาโปรแกรมง่ายๆ เพื่อการกำหนดโครงสร้าง ลำดับขั้นตอนให้ปฏิบัติงานตามที่ต้องการเพื่อตอบสนองกับเหตุการณ์ที่กำหนด ขึ้น โมดูล (module) เป็นการเขียนโปรแกรมด้วยภาษา VBA (Visual Basic for Application) ซึ่งใช้ในการทำงานที่ ค่อนข้างซับซ้อนกว่าการใช้แมโคร เพื่อให้ได้ฟอร์มหรือรายงานตามความ ต้องการของผู้ใช้

สรุปส่วนประกอบของฐานข้อมูล Querys “คิวรี่” ใช้สอบถาม แก้ไข เพิ่มหรือลบข้อมูลใน Table และเลือกข้อมูลเฉพาะที่ต้องการใน Table Forms “แบบฟอร์ม” ใช้ในการออกแบบหน้าจอเพื่อรับข้อมูล จากผู้ใช้ นำข้อมูลไปจัดเก็บใน Table และช่วยผู้ใช้ทำงานกับ ข้อมูลได้ง่ายและสะดวก เช่น ใช้แสดง เพิ่ม และแก้ไขข้อมูลใน Table Reports “รายงาน” ใช้ในการแสดงผลลัพธ์ทางจอภาพและการ พิมพ์ทางเครื่องพิมพ์

สรุปส่วนประกอบของฐานข้อมูล Macro “มาโคร” หรือ “ชุดคำสั่ง” กำหนดชุดคำสั่ง โดยการรวมขั้นตอน การทำงานต่างๆ ไว้ในคำสั่งเดียว เป็นการใช้คำสั่งต่างๆ มาควบคุมการ ทำงานของ Form Query และ Report ตลอดจนการเปิดปิดฐานข้อมูล เพื่อเสริมการทำงานของฐานข้อมูลให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น Modules “โมดูล” ใช้ในการเขียนโปรแกรม หรือคำสั่ง เพื่อควบคุมการ ทำงานฐานข้อมูล สนับสนุนการทำงานของฐานข้อมูลให้มีประสิทธิภาพ มากกว่า Macro และปัจจุบันนิยมใช้โปรแกรม Visual Basic Tables “ตาราง” กำหนดโครงสร้างของฐานข้อมูล จัดการข้อมูลใน ด้านต่างๆ เช่น สร้าง ลบ แก้ไข เรียกดู เป็นต้น และจัดเก็บข้อมูลในรูป ของแถวและคอลัมน์

การทำงานของเมนูแบบริบบอน (Ribbon) 1. Tab Home View: ใช้แสดงมุมมองต่างๆ เช่น มุมมองการแสดงข้อมูล และมุมมองการออกแบบ เป็นต้น Clipboard: คัดลอก เคลื่อนย้าย และวางข้อมูลในตำแหน่งที่ต้องการ Sort & Filter: เรียงข้อมูลและกรองข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนด Record: กลุ่มคำสั่งทำงานกับเรคคอร์ด Find: ค้นหาและแทนที่ข้อมูล Text Formatting: จัดแบบตัวอักษร ย่อหน้า เป็นต้น

Tables: เป็นกลุ่มคำสั่งในการสร้างตารางข้อมูล 2. Tab Create Tables: เป็นกลุ่มคำสั่งในการสร้างตารางข้อมูล Queries: เป็นกลุ่มคำสั่งในการสร้างแบบสอบถามข้อมูล Forms: เป็นกลุ่มคำสั่งในการสร้างฟอร์ม Reports: เป็นกลุ่มคำสั่งในการสร้างรายงาน Macro & Module: เป็นกลุ่มคำสั่งในการสร้าง Macro และ Module

3. Tab External Data Import & Link: นำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล Microsoft Access หรือ Microsoft Excel Export: ส่งฐานข้อมูลออกเป็น Microsoft Access, Microsoft Excel, HTML เป็นต้น Collect Data: สร้างและจัดการ E-mail ร่วมกับโปรแกรม Microsoft Outlook

4. Tab Database Tools Tools: คำสั่งที่ใช้ในการบีบอัดและซ่อมแซมฐานข้อมูล Macro: คำสั่งที่ใช้ร่วมกับ Macro การแปลง Macro ให้เป็นคำสั่งในภาษา Visual Basic Relationships: สร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง Analyze: ทำหน้าที่ตรวจสอบและวิเคราะห์ประสิทธิภาพในการทำงานของฐานข้อมูล Move Data: คำสั่งที่ใช้ในการติดต่อระหว่าง Access กับ SQL Server Add-Ins: ทำหน้าที่เพิ่มคำสั่งแบบกำหนดเองและคุณลักษณะใหม่ๆ เพื่อปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกับโปรแกรม Access

วิธีการสร้างฐานข้อมูลมี 2 แบบ คือ 1. สร้างฐานข้อมูลเปล่า (Blank database)

1 2 Microsoft Access 16/09/61

2. สร้างฐานข้อมูลจากแม่แบบ (Sample templates)

รู้จักกับ Table ใน Access ใน Access การเก็บข้อมูลจะอยู่ในรูปแบบของ Table (ตาราง) ดังนั้น เมื่อ คุณต้องการบันทึกหรือเก็บข้อมูล ก็จะต้องทำการสร้าง Table ขึ้นมาก่อน แล้ว จึงใช้งาน การสร้างก็คือการตั้งชื่อและกำหนดโครงสร้างของ Table (กำหนด ฟิลด์และคุณสมบัติของฟิลด์) รวมถึงกำหนดไพรมารีคีย์ (Primary Key) และความสัมพันธ์ (Relationship) Microsoft Access

โครงสร้างฐานข้อมูล ข้อมูลผู้ป่วย Field Table Record HN ชื่อ สกุล ที่อยู่ 45001 วันชัย แซ่ตั้ง 45002 ยุวดี ปรีดา 45003 โดม การเรียน Table Record Microsoft Access

การสร้าง Tables คลิกที่ Icon คำสั่ง สร้าง ปรากฏหน้าต่าง

หน้าต่าง New Table ประกอบด้วย ตัวเลือกดังนี้ มุมมองแผ่นข้อมูล เป็นการสร้างตารางข้อมูลด้วย Datasheet ที่ว่างเปล่า โดยตารางมีขนาด 20 Columns X 30 Rows มุมมองออกแบบ เป็นการสร้างตารางข้อมูลโดยผู้ใช้กำหนดข้อมูลและคุณสมบัติต่างๆ ของฟิลด์ด้วยตนเอง

องค์ประกอบในการออกแบบ Table

การตั้งชื่อ Table Field Name คือ การกำหนดชื่อฟิลด์ต่างๆ ของ Table ที่กำลัง ออกแบบ ควรกำหนดเป็นภาษาอังกฤษเท่านั้น เพื่อป้องกันปัญหา ที่อาจจะเกิดขึ้นในการอ้างอิงชื่อฟิลด์ เมื่อเขียนโปรแกรมอื่นๆ สนับสนุนการทำงานของฐานข้อมูล Data Type คือ การกำหนดประเภท / ชนิดของข้อมูลที่ถูกจัดเก็บ ใน Field Name Description เป็นคำอธิบาย Field Name เพื่อให้เกิดความเข้าใจ ยิ่งขึ้น Field Properties ช่วยกำหนดคุณสมบัติต่างๆ ของ Field Name

การกำหนดชื่อฟิลด์ (Filed Name) ความยาวของชื่อต้องไม่เกิน 64 ตัวอักษร ใช้ตัวอักษร ตัวเลข หรือช่องว่างในการตั้งชื่อร่วมกันได้ ใช้สัญลักษณ์พิเศษต่างๆ ในการตั้งชื่อได้ ยกเว้น จุด(.) อัศเจรีย์ (!) อัญประกาศเปิด (“) วงเล็บก้ามปูทั้งปิดและเปิด ([ ])

การกำหนดชื่อฟิลด์ (Filed Name) กรณีที่ใช้ช่องว่าในการตั้งชื่อฟิลด์ เวลาอ้างอิงถึงชื่อดังกล่าวใน Query หรือ Form ต้องใส่ชื่อฟิลด์ไว้ในเครื่องหมาย [ ] เช่น [Order ID] ควรตั้งชื่อเป็นภาษาอังกฤษมากกว่าภาษาไทย ควรตั้งชื่อให้สื่อความหมายกับคุณสมบัติของ Field นั้น

ชนิดของข้อมูล (Data Type) ขนาด ความหมาย Text สูงสุด 255 ตัวอักษร ตัวอักษร ตัวเลข หรือเครื่องหมายต่างๆ ที่ไม่ได้ใช้ในการคำนวณ Memo 65,635 ตัวอักษร ตัวหนังสือ หรือตัวเลขที่เป็นคำอธิบาย หรือบักทึกที่มีความยาวมากๆ Number 1 – 8 Byte ข้อมูลตัวเลขทั้งจำนวนเต็ม หรือทศนิยม ที่ต้องใช้ในการคำนวณ

ชนิดของข้อมูล (ต่อ) ชนิด ขนาด ความหมาย Date/Time 8 Byte วันที่และเวลาซึ่งมีรูปแบบการแสดงผลหลายแบบ และสามารถกำหนดแบบของการแสดงผลเองได้ Currency เก็บข้อมูลที่เป็นจำนวนเงิน เพื่อป้องกันเรื่องการปัดเศษทศนิยม AutoNumber 4 Byte ใช้กำหนดตัวเลขที่เรียงลำดับต่อเนื่องกันโดยอัตโนมัติ โดยโปรแกรม

ชนิดของข้อมูล (ต่อ) ชนิด ขนาด ความหมาย Yes/No 1 Bit ใช้เก็บข้อมูลในรูปที่เป็นได้ 2 อย่าง เช่น จริง/เท็จ ชาย/หญิง ถูก/ผิด OLE Object 1 GB ใช้เก็บข้อมูลที่ถูกสร้างโดยโปรแกรมมัลติมีเดีย เช่น รูปภาพ เสียง เป็นต้น Lookup Wizard 4 Byte ข้อมูลที่เลือกจาก Table อื่นๆ ที่สัมพันธ์กัน หรือสร้างข้อมูลเอง

ชนิดของข้อมูล (ต่อ) ชนิด ขนาด ความหมาย HyperLink 64,000 ตัว ลิงค์ที่อ้างอิงไปข้อมูลอื่นๆ เป็นได้ทั้งไฟล์ฐานข้อมูลของ Access ไฟล์ของโปรแกรมอื่นๆในเครื่องเดียวกัน หรือเว็บไซต์บนอินเตอร์เน็ต Attachment การแนบไฟล์อื่นๆ Calculated เป็นข้อมูลที่เกิดจากการคำนวณด้วยฟิลด์อื่นๆ

คำอธิบายเพิ่มเติม (Description) เป็นส่วนของการอธิบายรายละเอียดของชื่อฟิลด์ ความยาวของข้อความไม่เกิน 25 ตัวอักษร เช่น EmployeeName ใน Description อาจเขียนคำอธิบาย ว่า “ชื่อของพนักงานในบริษัท” เป็นต้น

คุณสมบัติของฟิลด์ (Field Properties) ชื่อคุณสมบัติ ความหมาย Field Size ขนาดของข้อมูล ใช้กำหนดความยาวสูงสุดของข้อมูลที่เป็นตัวอักษรหรือตัวเลข Format รูปแบบของข้อมูล ใช้กำหนดรูปแบบของข้อมูลที่ต้องการให้แสดงใน Table ถูกต้อง (สามารถกำหนดรูปแบบใหม่ได้) หรือ กำหนดจำนวนตำแหน่งทศนิยมสำหรับข้อมูลแบบText , Number , AutoNumber ฯลฯ ในมุมมอง Datasheet

คุณสมบัติของฟิลด์ (ต่อ) ชื่อคุณสมบัติ ความหมาย Input Mask กำหนดรูปแบบหรือหน้ากากที่ใช้ในการป้อนข้อมูล เช่น ให้แสดง (###)###-#### สำหรับการป้อนเบอร์โทรศัพท์พร้อมรหัสทางไกล โดยป้อนในตำแหน่ง # Caption กำหนดข้อความที่ให้แสดงตรงส่วนหัวคอลัมน์ของตาราง Datasheet แทนการแสดงด้วยชื่อฟิลด์โดยไม่ทำให้ชื่อฟิลด์ในโครงสร้าง Table เปลี่ยนแปลง

คุณสมบัติของฟิลด์ (ต่อ) ชื่อคุณสมบัติ ความหมาย Decimal Place กำหนดจำนวนตำแหน่งทศนิยมสำหรับข้อมูลแบบNumber และ Currency ถ้ากำหนดเป็น Auto หมายถึงให้กำหนดเอง Default Value ค่าเริ่มต้นของข้อมูล เมื่อมีการสร้างเร็คคอร์ดใหม่ ค่าเริ่มต้นนี้จะถูกนำมาใส่ในฟิลด์ให้เองโดยไม่ต้องป้อน ผู้ใช้สามารถแก้ไขหรือคีย์ค่าใหม่ลงไปแทนในภายหลังได้ ถ้าต้องการให้ข้อมูลที่ป้อนไปก่อนแล้วถูกแทนที่ด้วยค่าเริ่มต้น

คุณสมบัติของฟิลด์ (ต่อ) ชื่อคุณสมบัติ ความหมาย Validation Rule กำหนดเงื่อนไขในการยอมรับข้อมูลของฟิลด์นั้น เช่น กำหนดว่าราคาสินค้าต้องไม่ต่ำกว่า 0 ก็จะไม่นิพจน์ >= ลงไป ถ้าป้อนข้อมูลต่ำกว่า 0 access จะแสดงข้อผิดพลาดให้ทราบทันที สำหรับความยาวของนิพจน์เงื่อนไขต้องไม่เกิน 225 ตัวอักษร

คุณสมบัติของฟิลด์ (ต่อ) ชื่อคุณสมบัติ ความหมาย Validation Text ข้อความเตือนเมื่อรับข้อมูลผิดกฎเกณฑ์ที่กำหนด ใช้กำหนดข้อความเตือนเมื่อป้อนข้อมูลไม่ตรงตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ในValidation Rule ความยาวของข้อความต้องไม่เกิน 255 ตัวอักษร

คุณสมบัติของฟิลด์ (ต่อ) ชื่อคุณสมบัติ ความหมาย Required กำหนดว่าฟิลด์นี้จำเป็นต้องป้อนข้อมูลหรือไม่ ถ้าไม่จำเป็นต้องป้อนทันที ให้ตั้งค่าเป็น NO แต่ถ้าจำเป็นต้องป้อนและข้ามไม่ได้ให้ตั้งเป็น Yes ถ้าไม่ใส่ข้อมูล Access จะเตือนให้ทราบและไม่ยอมให้ออกจากฟิลด์ จนกว่าจะป้อนข้อมูลแล้ว 204409 Inf. & Lib. Database

คุณสมบัติของฟิลด์ (ต่อ) ชื่อคุณสมบัติ ความหมาย Allow Zero Length การกำหนดข้อมูลให้เป็น Null ใช้กำหนดข้อมูลใน Field ประเภท Text และ Memo ให้มีค่าเป็น Null ได้หรือไม่ หรือข้อความที่มีความยาวเป็นศูนย์เช่น “” ได้หรือไม่ ถ้ารับได้ให้ตั้งค่าเป็น Yes 204409 Inf. & Lib. Database

คุณสมบัติของฟิลด์ (ต่อ) ชื่อคุณสมบัติ ความหมาย Indexed การกำหนด Index ให้กับ Field ใช้กำหนด Field ที่ใช้ในการค้นหา และใช้ในการเรียงลำดับ มี 3 ประเภท 1. No (ไม่กำหนด Index ให้กับฟิลด์นั้น) 2. Yes (Duplicates OK) กำหนดให้ฟิลด์นั้นเป็น Index โดยข้อมูลใน Table ซ้ำกันได้ 3. Yes (No Duplicates) กำหนดให้ฟิลด์นั้นเป็น Index โดยข้อมูลใน Table ซ้ำกันไม่ได้

ขนาดของข้อมูล (Field Size) ประเภท ขนาด Byte เลขจำนวนเต็มที่มีค่าตั้งแต่ 0 – 255 Integer เลขจำนวนเต็มที่มีค่าตั้งแต่ -32,768 ถึง +32,767 Long Integer เลขจำนวนเต็มที่มีค่าตั้งแต่ -2,147,483,648 ถึง +2,147,483,647 Single เลขทศนิยมที่มีค่าตั้งแต่ -3.4x1038 ถึง +3.4x1038 Double เลขทศนิยมที่มีค่าตั้งแต่ -1.797x10308 ถึง +1.797x10308

รูปแบบของข้อมูลประเภท Text สัญลักษณ์ ความหมาย @ แทนอักษร 1 ตัว และทุกช่องต้องมีข้อมูล (ถ้าไม่ป้อนข้อมูลโปรแกรมจะกำหนดให้เป็นช่องว่าง (Null)โดยอัตโนมัติ) & แทนอักษร 1 ตัว ไม่บังคับให้ทุกช่องมีข้อมูล < แสดงตัวอักษรเป็นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด > แสดงตัวอักษรเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด

ตัวอย่างรูปแบบของข้อมูลประเภท Text ข้อมูลที่เก็บ ข้อมูลที่แสดงผล @@-@@@ 1235 12-345 1234 01-234 1 00-001 &&-&&& 1-234 -1

ตัวอย่างรูปแบบของข้อมูลประเภท Text ข้อมูลที่เก็บ ข้อมูลที่แสดงผล > technology TECHNOLOGY Technology <

รูปแบบของข้อมูลประเภท Number ตัวอย่าง General Number 9999.989 Currency $9,999.99 Fixed 9999.99 Standard 9,999.99 Percent 999.00% Scientific 9.99E+03 รูปแบบ ตัวอย่าง Thai General Number ๖๖๖๖.๖๖ Thai Currency ๖,๖๖๖.๖๖ Thai Fixed Thai Standard Thai Percent ๖๖๖.๐๐% Thai Scientific ๖.๖๖E+๐๖

รูปแบบของข้อมูลประเภท Date/Time ตัวอย่าง General Date 11/01/00, 11:11:11 AM. Long Date 11 January 2000 Medium Date 11-Jan-00 Shot Date 11/1/00 Long Time 11:11:11 Medium Time 11:11 AM. Shot Time 11:11

รูปแบบของข้อมูลประเภท Date/Time ตัวอย่าง Thai General Date ๑๑/๐๑/๔๓ Thai Long Date ๑๑ ธันวาคม ๒๕๔๓ Thai Medium Date ๑๑ ธ.ค. ๔๓ Thai Shot Date ๑๑/๑/๔๓ Thai Medium Time ๐๑:๑๑:๑๑ Thai Shot Time ๑:๑๑ น.

รูปแบบในการรับข้อมูล (Input) สัญลักษณ์ ความหมาย แทนตัวเลข 0 – 9 เท่านั้น ต้องใส่ทุกครั้ง 9 แทนตัวเลข 0 – 9 เท่านั้น ใส่หรือไม่ก็ได้ # แทนตัวเลขหรือช่องว่าง(Null) มีเครื่องหมายบวก/ลบได้ L แทนตัวอักษร A – Z ต้องใส่ทุกครั้ง ? แทนตัวอักษร A – Z ใส่หรือไม่ก็ได้ A แทนตัวเลขหรือตัวอักษรเท่านั้น ต้องใส่ทุกครั้ง a แทนตัวเลขหรือตัวอักษรเท่านั้น ใส่หรือไม่ก็ได้

รูปแบบในการรับข้อมูล (Input) สัญลักษณ์ ความหมาย & แทนตัวเลขหรือตัวอักษร รวมทั้งช่องว่าง ต้องใส่ทุกครั้ง C แทนตัวเลขหรือตัวอักษร รวมทั้งช่องว่าง ใส่หรือไม่ก็ได้ . (จุด) แทนเลขทศนิยม , แทนเครื่องหมายคั่นหลักพัน : ; - / แทนเครื่องหมายคั่นวันที่และเวลา ! ใส่ค่าที่พิมพ์จากขวาไปซ้าย \ แสดงค่าตามอักษรที่ตามหลังเครื่องหมายนี้

สร้าง Table โดยใช้ Design View ชื่อฟิลด์ (Field Name) เป็นชื่อของข้อมูล ควรตั้งให้สื่อความหมายและไม่ ยาวจนเกินไป และห้ามใช้สัญลักษณ์พิเศษ เช่น ? , # , … ประเภทข้อมูล (Data Type) คือชนิดของค่าที่จะเก็บในฟิลด์นั้น ๆ เช่น รหัสสินค้า มีค่าเป็นได้ทั้งตัวเลขและตัวอักษรผสมกัน ส่วนราคาต่อหน่วย มีค่าได้ เป็นตัวเลขได้อย่างเดียว และสิ่งที่ต้องคำนึงอีกอย่างคือ ข้อมูลใด ๆ ที่ต้องนำไป คำนวณ จะต้องเป็นตัวเลขหรือวันที่เท่านั้น Microsoft Access 16/09/61

Data Type Text ใช้สำหรับข้อมูลที่เป็นตัวอักษร, ตัวเลข (ที่ไม่ได้คำนวณ) , สัญลักษณ์, เครื่องหมาย เป็นต้น Number ใช้สำหรับข้อมูลที่เป็นตัวเลข เช่น จำนวนเงิน โดยมีให้เลือก ดังนี้ Byte ใช้สำหรับช่วงของตัวเลขตั้งแต่ 0 ถึง 255 และเป็นจำนวนเต็ม Integer ใช้กับตัวเลขที่เป็นจำนวนเต็มตั้งแต่ -32768 ถึง 32767 Long Integer ใช้กับตัวเลขที่เป็นจำนวนเต็มตั้งแต่ - 2,147,483,648 ถึง 2,147,483,647 Single ใช้กับตัวเลขที่มีจุดทศนิยมตั้งแต่ -3.402823E38 ถึง - 1.401298E-45 สำหรับค่าติดลบ และช่วงข้อมูลตั้งแต่ 1.401298E-45 ถึง 3.402823E38 สำหรับค่าบวก Microsoft Access 16/09/61

Data Type Double ใช้กับตัวเลขที่มีจุดทศนิยม Date/Time ใช้สำหรับข้อมูลที่เป็นวันที่ ซึ่งมีรูปแบบ (Format) ทั้ง เป็นวันที่แบบ ค.ศ. หรือ พ.ศ. รวมทั้งแบบเต็มคือทั้งวันที่และเวลา แต่โดยปกติก็จะ ใช้ Medium (DD-MMM-YY) Microsoft Access 16/09/61

Data Type Yes/No ใช้สำหรับข้อมูลที่เป็นตรรกะ ซึ่งจะมีอยู่ 2 ค่าเท่านั้น คือ True (จริง) กับ False (เท็จ) OLE Object ใช้สำหรับข้อมูลที่เป็น Object Linking Embedded (OLE) เช่น รูปภาพ (Image) เป็นต้น Microsoft Access 16/09/61

Field Properties Field Size ใช้กำหนดขนาดของข้อมูลที่จะเก็บ Format ใช้กำหนดรูปแบบการแสดงผลของข้อมูล Input Mask ใช้กำหนดวิธีการป้อนข้อมูล ซึ่งจะมีตัว Wizard ให้ เลือก Caption ใช้กำหนดคำอธิบายฟิลด์หรือข้อมูล Default Value ใช้กำหนดค่าเริ่มต้น Validation Rule ใช้กำหนดเงื่อนไขของค่า เช่น ต้องเป็นค่าบวกเสมอ ก็จะกำหนดเป็น >=0 Validation Text ใช้กำหนดข้อความที่จะแสดงหากใส่ข้อมูลไม่ตรงตาม เงื่อนไข เช่น “ข้อมูลผิด! กรุณาใส่ค่าที่เป็นบวกเท่านั้น” Required ใช้กำหนดว่าข้อมูลจะมีค่าว่าง (Null) ได้หรือไม่ ถ้าได้ ให้ กำหนดเป็น No ถ้าไม่ได้ให้กำหนดเป็น Yes Microsoft Access 16/09/61

การกำหนด ไพรมารีคีย์ (Primary key) ให้เลือกฟิลด์ที่ต้องการกำหนด จากนั้นให้คลิกเมาส์ขวา เพื่อเลือก Primary key หรือจะคลิกที่ Tools bar รูปกุญแจที่อยู่ด้านบนก็ได้ ประโยชน์ของการกำหนด Primary key ก็เพื่อป้องกันการป้อนข้อมูลซ้ำ และการนำไปเชื่อมความสัมพันธ์กับ Table อื่นๆ Microsoft Access 16/09/61

การใช้ไฟล์ .mdb และไฟล์ .accdb Access Database จะจัดเก็บเป็นไฟล์ .accdb (Access2007) Access 2002-2003 Database จะจัดเก็บเป็นไฟล์ .mdb Access 2000 Database จะจัดเก็บเป็นไฟล์ .mdb