เทคนิคการจัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน (JOB DESCRIPTION) Human Resources Management JD บรรยายโดย ณรงค์วิทย์ แสนทอง

JOB DESCRIPTION คืออะไร? เป็นเอกสารที่บ่งบอกถึงความสำคัญและความจำเป็นที่องค์กรต้องกำหนดให้มีตำแหน่งงานนั้นๆขึ้นมา โดยแสดงให้เห็นขอบหน้าที่ความรับผิดชอบในด้านต่างๆ รวมถึงการอธิบายคุณสมบัติของผู้ดำรงตำแหน่งงาน

ทำไมต้องมี Job Description ? เพื่อป้องกันความซ้ำซ้อนของความรับผิดชอบระหว่างตำแหน่งงาน เพื่อนำไปใช้ในการคัดเลือกพนักงานใหม่ เพื่อใช้เป็นแนวทางในการพัฒนาฝึกอบรมพนักงาน เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานรับทราบขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบ เพื่อนำไปใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงาน เพื่อสนับสนุนระบบการบริหารงานต่างๆภายในองค์กร

Job Description ปัจจุบันมีข้อจำกัดอะไรบ้าง? ไม่ได้นำมาใช้งานอย่างจริงจัง ฝ่ายบุคคล/HR เป็นผู้จัดทำ ขาดมาตรฐานในการจัดทำ/เขียน บอกเพียงว่าตำแหน่งงานนั้นๆต้องทำอะไรบ้าง JD ที่เขียนไม่เหมือนกับงานที่ทำ JD ไม่เชื่อมโยงกับการบริหารงานในด้านอื่นๆ

Business Vision/Core Value Mission Strategy Job Design  Job Description Job Evaluation Job Grading Salary Structure Career Path Competency Based Selection HR Objectives (Maximize Human Capital , Good Quality of Work Life and Minimize Human Cost ) Compensation Career Training Recruitment Performance Succession Plan Promotion System Training Road Map Balanced Scorecard KPI 3600 feedback Manpower Job Analysis Technical and General Competencies Business Vision/Core Value Mission Strategy Organization Development Organization Structure Key Business Drivers Individual Development Plan (IDP)

การจัดทำ Job Description เป็นหน้าที่ใคร?  ผู้บังคับบัญชาของตำแหน่งงานเป็นผู้จัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน  ฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์สนับสนุนช่วยเหลือ เทคนิคการเขียน  ผู้ดำรงตำแหน่ง(ถ้ามี)ให้ข้อมูลการทำงานจริงในปัจจุบัน

Job Description ควรตอบคำถามอะไรได้บ้าง? งานตำแหน่งนั้นมีงานหลักอะไรบ้าง?  งานหลักแต่ละด้านมีกิจกรรมหลักอะไรบ้าง?  องค์การคาดหวังอะไรจากงานในตำแหน่งนี้?  ตำแหน่งนี้อยู่ระดับใดของโครงสร้างองค์กร?  มีอำนาจทำอะไรได้บ้าง ระดับใด?  ความยาก/ความท้าทายของงานตำแหน่งนี้คืออะไร?  คนที่มีคุณสมบัติแบบไหนจึงจะทำงานในตำแหน่งงานนี้ได้?

ต้องทำอะไรก่อนที่จะเขียน Job Description? KEY FUNCTIONAL ACTIVITIES KEY BUSINESS ACITIVITIES JOB DESCRIPTION Lines Resources Utilization Closed Supports Check & Balance Remote Supports Efficiency/Effectiveness

ตัวอย่างการกระจายงาน/กิจกรรมหลักสู่ตำแหน่งงาน หน้าที่หลักขององค์กร หน้าที่หลักของฝ่าย HR หน้าที่หลักของกลุ่มงานสรรหา การบริหารบุคลากร การบริหารการผลิต การบริหารการเงิน การบริหารการตลาด ฯลฯ การสรรหาว่าจ้าง การบริหารผลตอบแทน การบริหารแรงงานสัมพันธ์ การพัฒนาและฝึกอบรม การสรรหา การคัดเลือก การว่าจ้าง

ส่วนประกอบของ Job Description มีอะไรบ้าง? ส่วนที่ 1 : ข้อมูลทั่วไป ส่วนที่ 2 : วัตถุประสงค์ของงาน ส่วนที่ 3 : หน้าที่ความรับผิดชอบหลัก ส่วนที่ 4 : ความท้าทายของงาน ส่วนที่ 5 : ผู้ใต้บังคับบัญชา ส่วนที่ 6 : อำนาจดำเนินการ ส่วนที่ 7 : ระดับความรับผิดชอบต่อองค์กร ส่วนที่ 8 : ความสัมพันธ์กับหน่วยงานอื่น ส่วนที่ 9 : คุณสมบัติผู้ดำรงตำแหน่ง

ส่วนที่ 1 : ข้อมูลทั่วไป ชื่อตำแหน่งงาน(ไทย) ชื่อตำแหน่งงาน (อังกฤษหรือภาษาอื่น) ระดับ/เกรด ตำแหน่งผู้บังคับบัญชา แผนก/ฝ่าย

เทคนิคการกำหนดชื่อตำแหน่งงาน ควรระบุทั้งชื่อภาษาไทยและภาษาต่างประเทศ กะทัดรัด เข้าใจง่าย บ่งบอกถึงลักษณะหน้าที่งาน ควรจัดทำเป็นทะเบียนตำแหน่งงานที่เป็นทางการ

ตัวอย่างทำเนียบตำแหน่งงาน รหัส ชื่อตำแหน่ง(ไทย) ชื่อตำแหน่ง(อังกฤษ) จำนวนอัตรา M-MD-001 กรรมการผู้จัดการ Managing Director 1 S-MD-002 เลขานุการ กจก. Executive Assistant 1 O-MD-003 พนักงานขับรถ Driver 1 M-FA-001 ผู้จัดการฝ่ายบัญชีฯ Finance and Accounting Mgr. 1 S-FA-002 นักบัญชี Accountant 3 O-FA-003 พนักงานบัญชี Accounting Clerk 1

ระดับ/เกรดพนักงาน เพื่อให้ทราบว่าพนักงานในองค์กรแบ่งออกเป็นกี่ระดับ และตำแหน่งงานนั้นๆ อยู่ในระดับใด เพราะชื่อตำแหน่งต่างๆภายในองค์กรอาจจะมีชื่อเรียกที่แตกต่างกันไป เกรดหรือระดับจะบ่งบอกระดับความสูงต่ำของตำแหน่งงานนั้นๆ

ตัวอย่างเกรดพนักงาน ตำแหน่งนี้ เกรด 5 เกรด 4 ผู้จัดการฝ่าย เกรด 3 ผู้จัดการแผนก เกรด 2 ซุปเปอร์ไวเซอร์ เกรด 1 พนักงาน

ส่วนที่ 2 : วัตถุประสงค์(Job Purpose) เป็นส่วนที่สรุปถึงขอบเขตงานหลักๆของหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่งงาน เขียนบรรยาย/พรรณนาประมาณ 2-3 ประโยคต่อเนื่องกัน รับผิดชอบงานด้านการวางแผนการผลิตโดยการประสานงานกับฝ่ายขาย ฝ่ายผลิต และฝ่ายจัดซื้อ เพื่อให้สามารถผลิตสินค้าได้ตรงและทันตามความต้องการของลูกค้าและมีประสิทธิภาพในการผลิตสูงสุด

ส่วนที่ 3 : ความรับผิดชอบและตัวชี้วัดผลงานหลัก ส่วนนี้จะประกอบด้วย  กลุ่มงานหลัก  กิจกรรมหลัก  ผลที่องค์กรคาดหวัง/วัตถุประสงค์ของงาน  ตัวชี้วัดผลงาน  ตัวชี้วัดผลงานหลัก

ความหมายของตำแหน่งงาน (Job) KRAs JOB ACTIVITIES TASKS กลุ่มงานหลัก 1 กิจกรรม 1 งาน 1 กิจกรรม 2 งาน 2 กิจกรรม 3 กิจกรรม 4 ตำแหน่งงาน กลุ่มงานหลัก 2 งาน 3 กิจกรรม 5 กิจกรรม 6 งาน 4 กิจกรรม 7 กลุ่มงานหลัก 3 กิจกรรม 8 งาน 5 กิจกรรม 9 กิจกรรม 10

คำที่ควรเขียนนำหน้ากิจกรรมหลัก ระดับบริหาร ระดับจัดการ/บังคับบัญชา ระดับปฏิบัติการ พัฒนา (Develop) นำ (Direct) จัดตั้ง (Establish) ควบคุม (Control) วางแผน (Plan) บริหาร (Manage) วิเคราะห์ (Analyze) ประเมิน (Assess) กระตุ้น (Enforce) ประเมิน(Evaluate) พยากรณ์ (Forecast) ระบุ (Identify/Specify) ปฏิบัติ (Implement) ปรับปรุง (Improve) เพิ่ม (Increase) ลด (Decrease) รักษา (Maintain) ติดตาม (Monitor/Follow up) เสนอ (Propose) จัดทำ (Set) ทบทวน (Review) ติดตั้ง (Install) ตรวจสอบ (Check) เปรียบเทียบ (Compare) กระจาย (Distribute) รวบรวม (Collect) ปฏิบัติ (Operate) ส่ง (Submit) ผลิต (Produce) รายงาน (Report) ติดต่อ (Contact)

KPI คืออะไร? KPI = Key Performance Indicator หมายถึง ตัวชี้วัดผลงานหลักที่แสดงให้เห็นว่าเป้าหมายของภาระกิจนั้นๆประสบความสำเร็จหรือล้มเหลว

KPI มีประโยชน์อย่างไร? เป็นรูปธรรมจับต้องได้ วัดได้ วัดผลงานได้อย่างชัดเจน ลดการใช้ดุลยพินิจของผู้ประเมิน สามารถเปรียบเทียบผลที่ได้กับเป้าหมายได้ง่าย ทำให้ทราบว่าตัวชี้วัดไหนเป็นตัวชี้วัดที่สำคัญมากที่สุด ทำให้เกิดการยอมรับจากผู้ถูกประเมิน

ขั้นตอนการวิเคราะห์ KPI 4 3 ตัวชี้วัดผลงานหลัก (KPI) 2 ตัวชี้วัดผลงาน (Performance Indicator) 1 ผลที่คาดหวัง (Objective/Expected Result) จัดกลุ่มงาน (Key Result Area)

การจัดกลุ่มงาน (Key Result Area) กำหนดกิจกรรมที่หน่วยงานต้องทำ จัดกลุ่มกิจกรรม ตั้งชื่อกลุ่มกิจกรรม

วิเคราะห์ผลที่คาดหวัง (Expected Results) ปริมาณ (QUANTITY) คุณภาพ (QUALITY) ต้นทุนค่าใช้จ่าย(COST/EXPENSE) เวลา/การส่งมอบ(TIME/DELIVERY) ความปลอดภัย (SAFETY) ความพึงพอใจ (SATISFACTION)

วิเคราะห์ตัวชี้วัดผลงาน(Performance Indicator) เปอร์เซ็นต์/ร้อยละ สัดส่วน/อัตราส่วน ระยะเวลา มูลค่า จำนวน

การคัดเลือกตัวชี้วัดผลงานหลัก (KPI)  ความสำคัญต่อผลที่คาดหวังของกลุ่มงาน  ตัวที่ครอบคลุมตัวชี้วัดผลงานตัวอื่นๆ  หน่วยงานนั้นๆสามารถควบคุมผลได้มากที่สุด

ตัวอย่างความรับผิดชอบและตัวชี้วัดผลงานหลัก งานหลัก/กิจกรรมหลัก (Key Result Areas/Activities) ผลที่คาดหวัง (Expected Results) ตัวชี้วัดผลงาน (Performance Indicator) ตัวชี้วัดผลงานหลัก การรับคำสั่งซื้อ รับแจ้งงานจากลูกค้า ควบคุมหรือเข้าไปตรวจสอบ หน้างาน ประมาณการราคาเบื้องต้น การบริการที่รวดเร็ว ความถูกต้องของขอบเข งานและรายละเอียด ระยะเวลาในการแจ้งผลให้ ลูกค้ารับทราบ จำนวนครั้งที่ข้อมูลการ สั่งซื้อผิดพลาด  การนำเสนอราคา ประสานงานกับจัดซื้อ นำเสนอเพื่อขอนุมัติราคา จัดทำและนำเสนอราคาให้ลูกค้า ยอดขาย ได้คำสั่งซื้อ กำไร/ต้นทุน ความรวดเร็วในการ เสนอราคา มูลค่าการสั่งซื้อ % ยกเลิกคำสั่งซื้อ % เปลี่ยนแปลงการสั่งซื้อ

ส่วนที่ 4 : ความท้าทายของงาน หมายถึง ความยาก ความท้าทาย ความเสี่ยงของงานในตำแหน่งนั้นๆ เป็นจุดที่ผู้ดำรงตำแหน่งจะต้องให้ความสำคัญเป็นพิเศษ ต้องระมัดระวัง เป็นจุดที่อาจจะก่อให้เกิดความเสียหายหรือผลกระทบต่อองค์กรได้ ตัวอย่างเช่น ความยาก/ความท้าทายของงานจัดซื้อคือ * ต้องรักษาผลประโยชน์ของบริษัทในขณะเดียวกันก็ต้องมีความสัมพันธ์ที่ดี กับผู้ขาย(ความพึงพอใจของผู้ขาย) * เสี่ยงต่อการทุจริต/คำครหาว่าไม่โปร่งใส * ความผิดพลาดในการจัดซื้อวัตถุดิบส่งผลกระทบที่สำคัญต่อกระบวนการผลิต

ส่วนที่ 5 : ขอบเขตงานผู้ใต้บังคับบัญชา มีตำแหน่งอะไรบ้าง? ความรับผิดชอบโดยรวมคืออะไร?

ส่วนที่ 6 : อำนาจดำเนินการ การทำสัญญาผูกพันในนามของบริษัทฯ การจ้างงาน การอนุมัติวงเงินค่าใช้จ่าย/ลงทุน การดำเนินการด้านกฎหมาย

ตัวอย่างอำนาจดำเนินการ  อนุมัติเบิกเงินสดล่วงหน้าได้ไม่เกิน 2,000 บาท/ครั้ง  อนุมัติการจ่ายเงินเดือนค่าจ้างร่วมกับผู้จัดการฝ่ายบัญชีและการเงิน  อนุมัติการฝึกอบรมภายนอกไม่เกิน 3 วัน/ครั้ง  อนุมัติการจัดซื้อได้ไม่เกิน 10,000 บาท/ครั้ง  อนุมัติว่าจ้างพนักงานระดับต่ำกว่าผู้จัดการแผนก

ส่วนที่ 7 : ระดับความรับผิดชอบต่อองค์กร ความรับผิดชอบที่สามารถกำหนดมูลค่า/วงเงินได้ เช่น รับผิดชอบต่อยอดขาย 1,000 ล้านบาท/ปี รับผิดชอบต่อเครื่องจักรมูลค่า 500 ล้านบาท รับผิดชอบต่อมูลค่าการจัดซื้อวัตถุดิบ 300 ล้านบาท

ส่วนที่ 8 : ความสัมพันธ์กับหน่วยงานอื่น ติดต่อกับใคร (ภายใน/ภายนอก) ติดต่อเรื่องอะไร ติดต่อบ่อยแค่ไหน

ตัวอย่างการวิเคราะห์หาความสัมพันธ์กับหน่วยงานอื่น จนท.ฝึกอบรม วิทยากร หน่วยงานภายใน ผู้เข้าอบรม แผนกธุรการ สถาบันฝึกอบรม โรงแรม โรงพิมพ์ ฝ่ายไอที เชิญวิทยากร หลักสูตรฝึกอบรม จองห้องสัมมนา ห้องประชุม/รถฯ ทำเอกสารสัมมนา เสนอชื่อผู้เข้าอบรม เตรียมอุปกรณ์ฯ แจ้งเข้าฝึกอบรม

ตัวอย่างความสัมพันธ์กับหน่วยงานอื่น ชื่อหน่วยงานที่ติดต่อ (ภายใน/ภายนอก) เรื่องที่ติดต่อ ความถี่ ลูกค้า เสนอขายสินค้า ทุกวัน ฝ่ายจัดส่ง การส่งสินค้าให้ลูกค้า ฝ่ายบัญชีและการเงิน การเก็บเงินจากลูกค้า การทวงหนี้ ทุกสัปดาห์

ส่วนที่ 9 : คุณสมบัติผู้ดำรงตำแหน่ง วุฒิการศึกษา ประสบการณ์ ความสามารถ (Competencies) อื่นๆ

วุฒิการศึกษา ต้องเป็นวุฒิการศึกษาขั้นต่ำที่สามารถปฏิบัติงานได้ ควรกำหนดวุฒิ/สาขาที่ต้องการให้ชัดเจน ไม่ควรกำหนดวุฒิการศึกษาตามวุฒิการศึกษาของผู้ดำรงตำแหน่ง งานในปัจจุบัน ไม่ควรกำหนดกว้างหรือแคบจนเกินไป

ประสบการณ์ในการทำงาน ต้องการประสบการณ์หรือไม่ ประสบการณ์ด้านไหน ประสบการณ์ขั้นต่ำ

COMPETENCY คืออะไร? หมายถึง บุคลิกลักษณะของคนที่สะท้อนให้เห็นถึงความรู้ ทักษะ คุณค่า การรับรู้ตัวเอง ลักษณะอุปนิสัย และแรงขับเคลื่อนภายใน

COMPETENCY มีกี่ประเภท? Core Competency ค่านิยม/ปรัชญาองค์กร/ความเชื่อ/คุณค่าองค์กร Functional Competency ความสามารถตามสายงาน/หน่วยงาน/สายอาชีพ Job Competency ความสามารถประจำตำแหน่งงาน

JOB COMPETENCIES จ่ายผลตอบแทน การคัดเลือกบุคลากร การประเมินผลงาน การพัฒนาฝึกอบรม การเลื่อนระดับ JOB COMPETENCIES TEAMWORK SAFETY AWARENESS CUSTOMER SERVICE

COMPETENCIES มีประโยชน์อย่างไร? เป็นคุณสมบัติในการสรรหาบุคลากร เป็นแนวทางในการพัฒนาบุคลากร เป็นแนวทางในการเลื่อนระดับ ปรับตำแหน่ง ใช้ในการจ่ายผลตอบแทน การประเมินผลงาน

จะกำหนดความสามารถของตำแหน่งงานได้อย่างไร? กำหนดจากผลที่คาดหวังและตัวชี้วัดผลงาน กำหนดจากความท้าทายของงาน (Major Challenges) กำหนดจากความต้องการของผู้ที่ต้องทำงานร่วมกับตำแหน่งงานนี้

ความสามารถในการบริหารจัดการ (Mental abilities/Personalities) ตัวอย่างความสามารถประจำตำแหน่ง ความรู้ (Knowledge) ทักษะ (Skills) ความสามารถในการบริหารจัดการ (Mental abilities/Personalities) การตลาด กระบวนการผลิตและ ผลิตภัณฑ์ การส่งออก  ภาษาอังกฤษ  การใช้คอมพิวเตอร์  การวางแผนกลยุทธ์  การประสานงาน  มนุษยสัมพันธ์  การให้บริการ

คุณสมบัติอื่นๆ เป็นคุณสมบัติพิเศษ นอกเหนือจากวุฒิการศึกษา ประสบการณ์และความสามารถ เช่น สามารถทำงานกะได้ ส่วนสูงไม่ต่ำกว่า 160 เซนติเมตร ฯลฯ

แนวทางการนำใบกำหนดหน้าที่งานไปใช้ประโยชน์ การสรรหาและคัดเลือกบุคลากร การบริหารผลตอบแทน การพัฒนาและฝึกอบรม การเลื่อนระดับ/ปรับตำแหน่ง การประเมินผลการปฏิบัติงาน

ถาม - ตอบ ข้อสงสัย ข้อมูลเพิ่มเติม ข้อเสนอแนะ อื่นๆ ถ้ามีข้อสงสัยหลังจากการสัมมนาในวันนี้หรือมีข้อติดขัดเมื่อนำความรู้ที่ได้ไปใช้งานจริง กรุณาติดต่อได้ที่....ณรงค์วิทย์ แสนทอง โทร. 01-406-7240, 0-2744-0608 E-mail : narongwit@peoplevalue.co.th : peoplevalue@yahoo.com