การขอหนังสือสำคัญทางการศึกษา กรณี นักศึกษาสถานะกำลังศึกษา LEAN : การขอหนังสือสำคัญทางการศึกษา กรณี นักศึกษาสถานะกำลังศึกษา

“นิยาม” หนังสือสำคัญทางการศึกษา หมายถึง 1. หนังสือรับรองการเป็นนักศึกษา 2. ใบประมวลผลการศึกษา 3. หนังสือรับรองภาคการศึกษาสุดท้าย 4. หนังสือรับรองคาดว่าจะสำเร็จการศึกษา 5. หนังสือรับรองรอการอนุมัติให้ปริญญา 6. คำอธิบายรายวิชา

ที่มาของปัญหา : นักศึกษาต้องมาติดต่อที่งานทะเบียนฯ หลายครั้ง นักศึกษาต้องใช้เวลาในการรอรับเอกสารนาน นักศึกษาไม่มารับเอกสาร นักศึกษาส่งคำร้องผิดพลาด นักศึกษาไม่ทราบกระบวนการ ขั้นตอน

ลูกค้า ตามใบงานที่หนึ่ง สิ่งที่ส่งมอบ คุณค่า กระบวนการสร้างคุณค่า นักศึกษาที่มีสถานะกำลังศึกษา ระบบคำร้องงานทะเบียนฯ ใน Mis Center -ยื่นคำร้อง -ชำระเงิน/ส่งรูปถ่าย -รอรับใบเสร็จรับเงิน -รอรับเอกสารที่ต้องการ ระบบออนไลน์สามารถเข้าถึงได้ง่าย ทุกที่ทุกเวลา -สามารถเข้าระบบได้ง่าย มีขั้นตอนวิธีการใช้งานที่สะดวก ชัดเจน รวดเร็ว -สามารถให้บริการเอกสารที่นักศึกษาต้องได้ ภายใน 50 นาที

วัตถุประสงค์ : เพื่อให้นักศึกษาสามารถรอรับเอกสารได้ถูกต้อง ครบถ้วน ภายใน 50 นาที เพื่อลดข้อผิดพลาดในการยื่นคำร้องขอเอกสารของนักศึกษา เพื่อให้นักศึกษาลดระยะเวลาในการเดินทางมาติดต่อที่งานทะเบียนฯ เพื่อลดจำนวนเอกสารของนักศึกษาค้างรับได้ เพื่อให้นักศึกษามีความพึงพอใจ และประทับใจในการให้บริการของงานทะเบียนฯ มากยิ่งขึ้น

ตัวชี้วัด : นักศึกษาสามารถรอรับเอกสารที่ต้องการได้ ภายใน 50 นาที ลดข้อผิดพลาดในการยื่นขอเอกสารของนักศึกษา นักศึกษาสามารถลดระยะเวลาในการเดินทางมาติดต่องานทะเบียนฯ ไม่มีเอกสารตกค้างที่งานทะเบียนฯ นักศึกษามีความพึงพอใจในการให้บริการของงานทะเบียนฯ มากยิ่งขึ้น

เป้าหมาย : วัตถุประสงค์ เป้าหมาย เพื่อให้นักศึกษาสามารถรอรับเอกสารที่ต้องการได้ถูกต้อง ครบถ้วน เพื่อลดข้อผิดพลาดในการยื่นคำร้องขอเอกสารของนักศึกษา เพื่อให้นักศึกษาลดระยะเวลาในการเดินทางมาติดต่อที่งานทะเบียนฯ เพื่อลดจำนวนเอกสารของ นักศึกษาค้างรับได้ เพื่อให้นักศึกษามีความพึงพอใจ และประทับใจในบริการของงานทะเบียนฯ มากยิ่งขึ้น ภายใน 50 นาที มาครั้งเดียวรับเอกสารได้เลย จากเดิม มากกว่า 2 ครั้งเป็นครั้งเดียว นักศึกษามารับเอกสาร 100% 80%

LEAN ขั้นตอนปัจจุบัน ก่อน LEAN 1. Current State Map 12. ติดรูป ถ่าย 1.นศ.ที่ ประสงค์ขอ เอกสาร สำคัญฯ เข้า ระบบ MIS Center 2. นศ.ยื่นคำ ร้องเมนูระบบ คำร้องงาน ทะเบียนฯ 3. นศ.ระบุ เลือกเอกสาร ที่ต้องการ 4. ตรวจสอบ เงื่อนไขและ ยืนยันส่ง 5. นศ. เดินทางมา ขำระเงิน ณ งาน ทะเบียนฯ 6. เจ้าหน้าที่ เข้าระบบและ ตรวจสอบคำ ร้อง (กรณีที่ นศ ยื่นผิด ต้องกลับไปยื่น ใหม่) 12. ติดรูป ถ่าย 11. ตรวจสอบ ความถูกต้อง ของข้อมูล ในเอกสาร 10. ดำเนินการสั่ง พิมพ์เอกสาร จากระบบ 9.จนท.ออก เลขที่กำกับ เอกสารใน สมุด 8. นศ.รับ สำเนา ใบเสร็จ/เวลา เพื่อรับ เอกสาร 7. นศ.ชำระ เงิน /ส่งรูป ถ่าย 13. เสนอลง นามต่อนาย ทะเบียน 14. ประทับตรา มอ และ ประทับตรา ดุน 15. นศ. เดินทางมารับ เอกสารที่งาน ทะเบียนฯ 16. นศ.ยื่นใบเสร็จรับเงิน เพื่อขอรับเอกสาร 17.จนท. ค้นหา เอกสารและ มอบเอกสาร 18. รับ เอกสารและ ตรวจสอบ ความถูกต้อง

2. Time and Step specifying 1.นศ.ที่ ประสงค์ขอ เอกสาร สำคัญฯ เข้า ระบบ MIS Center 2. นศ.ยื่นคำ ร้องเมนูระบบ คำร้องงาน ทะเบียนฯ 3. นศ.ระบุ เลือกเอกสาร ที่ต้องการ 4. ตรวจสอบ เงื่อนไขและ ยืนยันส่ง 5. นศ. เดินทางมา ขำระเงิน ณ งาน ทะเบียนฯ 6. เจ้าหน้าที่ เข้าระบบและ ตรวจสอบคำ ร้อง (กรณีที่ นศ ยื่นผิด ต้องกลับไปยื่น ใหม่) ระยะทางจากศูนย์ คอมฯ อ.14 ถึงงาน ทะเบียนฯ 350 ม. 5 นาที 5 นาที 10 นาที 5 นาที 12. ติดรูป ถ่าย 11. ตรวจสอบ ความถูกต้อง ของข้อมูล ในเอกสาร 10. ดำเนินการสั่ง พิมพ์เอกสาร จากระบบ 9.จนท.ออก เลขที่กำกับ เอกสารใน สมุด 8. นศ.รับ สำเนา ใบเสร็จ/เวลา เพื่อรับ เอกสาร 7. นศ.ชำระ เงิน /ส่งรูป ถ่าย 5 นาที 5 นาที 6 นาที 5 นาที 5 นาที (ระยะเวลา รอคอย 1วัน) 5 นาที 13. เสนอลง นามต่อนาย ทะเบียน 14.. ประทับตรา และ ประทับตรา ดุน ม.อ. 15. นศ. เดินทางมารับ เอกสารที่งาน ทะเบียนฯ 16. นศ.ยื่น ใบเสร็จรับเงิ น 17.นศ.รอ เจ้าหน้าที่หา เอกสาร 18. รับ เอกสารและ ตรวจสอบ ความ ถูกต้อง ระยะทางจาก อาคารเรียน รวม 700 ม. 5 นาที 5 นาที 1 นาที 5 นาที รวม 18 ขั้นตอน ระยะเวลา 72 นาที (ระยะเวลารอคอย 1 วันทำการ)

3. Classification (Waste/Value/Non value but necessary) 1.นศ.ที่ ประสงค์ขอ เอกสาร สำคัญฯ เข้า ระบบ MIS Center 2. นศ.ยื่นคำ ร้องเมนูระบบ คำร้องงาน ทะเบียนฯ 3. นศ.ระบุ เลือกเอกสาร ที่ต้องการ 4. ตรวจสอบ เงื่อนไขและ ยืนยันส่ง 5. นศ. เดินทางมา ขำระเงิน ณ งาน ทะเบียนฯ 6. เจ้าหน้าที่ เข้าระบบและ ตรวจสอบคำ ร้อง (กรณีที่ นศ ยื่นผิด ต้องกลับไปยื่น ใหม่) ระยะทางจากศูนย์ คอมฯ อ.14 ถึงงาน ทะเบียนฯ 350 ม. 5 นาที 5 นาที 10 นาที 5 นาที 5 นาที 12. ติดรูป ถ่าย 11. ตรวจสอบ ความถูกต้อง ของข้อมูล ในเอกสาร 10. ดำเนินการสั่ง พิมพ์เอกสาร จากระบบ 9.จนท.ออก เลขที่กำกับ เอกสารใน สมุด 8. นศ.รับ สำเนา ใบเสร็จ/เวลา เพื่อรับ เอกสาร 7. นศ.ชำระ เงิน /ส่งรูป ถ่าย 5 นาที 5 นาที 6 นาที 5 นาที 5 นาที (ระยะเวลา รอคอย 1วัน) 5 นาที 13. เสนอ นายทะเบียน ลงนาม 14. ประทับตรา และดุนตรา มอ 15. นศ. เดินทางมารับ เอกสารที่งาน ทะเบียนฯ 16. นศ.ยื่น ใบเสร็จรับเงิ น 17.นศ.รอ เจ้าหน้าที่หา เอกสาร 18. รับ เอกสารและ ตรวจสอบ ความ ถูกต้อง ระยะทางจาก อาคารเรียน รวม 700 ม. 5 นาที 5 นาที 1 นาที 5 นาที หมายเหตุ สีแดง คือ waste สีเหลือง คือ Value หรือ Not Value ที่ควรเปลี่ยนแปลงแก้ไขวิธีการ

4. Estimated Capacity O O O O O O O 12. ติดรูป ถ่าย 1.นศ.ที่ ประสงค์ขอ เอกสาร สำคัญฯ เข้า ระบบ MIS Center 2. นศ.ยื่นคำ ร้องเมนูระบบ คำร้องงาน ทะเบียนฯ 3. นศ.ระบุ เลือกเอกสาร ที่ต้องการ 4. ตรวจสอบ เงื่อนไขและ ยืนยันส่ง O 5. นศ. เดินทางมา ขำระเงิน ณ งาน ทะเบียนฯ 6. เจ้าหน้าที่ เข้าระบบและ ตรวจสอบคำ ร้อง (กรณีที่ นศ ยื่นผิด ต้องกลับไปยื่น ใหม่) O ระยะทางจากศูนย์ คอมฯ อ.14 ถึงงาน ทะเบียนฯ 350 ม. 5 นาที 5 นาที 10 นาที 5 นาที 12. ติดรูป ถ่าย 11. ตรวจสอบ ความถูกต้อง ของข้อมูล ในเอกสาร 10. ดำเนินการสั่ง พิมพ์เอกสาร จากระบบ 9.จนท.ออก เลขที่กำกับ เอกสารใน สมุด O 8. นศ.รับ สำเนา ใบเสร็จ/เวลา เพื่อรับ เอกสาร O 7. นศ.ชำระ เงิน /ส่งรูป ถ่าย 5 นาที 5 นาที 6 นาที 5 นาที 5 นาที (ระยะเวลา รอคอย 1วัน) 5 นาที 13. เสนอ นายทะเบียน ลงนาม 14. ประทับตรา และ ดุนตรา มอ 15. นศ. เดินทางมารับ เอกสารที่งาน ทะเบียนฯ O 16. นศ.ยื่น ใบเสร็ขรับ เงิน O 17.นศ.รอ เจ้าหน้าที่หา เอกสาร O 18. รับ เอกสารและ ตรวจสอบ ความ ถูกต้อง ระยะทางจาก อาคารเรียน รวม 700 ม. 5 นาที 5 นาที 1 นาที 5 นาที % ประสิทธิภาพเดิม = (Value/Value+Waste+NotValue)x100 = (41/72) x 100 = 57 %

5. Future State Map 12. ติดรูป ถ่าย It system+Com bine Eliminate 1.นศ.ที่ ประสงค์ขอ เอกสาร สำคัญฯ เข้า ระบบ MIS Center 2. นศ.ยื่นคำ ร้องเมนูระบบ คำร้องงาน ทะเบียนฯ 3. นศ.ระบุ เลือกเอกสาร ที่ต้องการ 4. ตรวจสอบ เงื่อนไขและ ยืนยันส่ง 5. นศ. เดินทางมา ขำระเงิน ณ งาน ทะเบียนฯ 6. เจ้าหน้าที่ เข้าระบบและ ตรวจสอบคำ ร้อง (กรณีที่ นศ ยื่นผิด ต้องกลับไปยื่น ใหม่) ระยะทางจากศูนย์ คอมฯ อ.14 ถึงงาน ทะเบียนฯ 350 ม. 1 นาที 5 นาที Eliminate 20 นาที Combine 5 นาที 12. ติดรูป ถ่าย 11. ตรวจสอบ ความถูกต้อง ของข้อมูล ในเอกสาร 10. ดำเนินการสั่ง พิมพ์เอกสาร จากระบบ 9.จนท.ออก เลขที่กำกับ เอกสารใน สมุด 8. นศ.รับ สำเนา ใบเสร็จ/เวลา เพื่อรับ เอกสาร 7. นศ.ชำระ เงิน /ส่งรูป ถ่าย Rearrange Eliminate Combine 5 นาที 5 นาที 5 นาที 5 นาที 5 นาที (ระยะเวลา รอคอย 1วัน) 5 นาที 13. เสนอ นายทะเบียน ลงนาม 14. ประทับตรา และดุนตรา ม.อ. 15. นศ. เดินทางมารับ เอกสารที่งาน ทะเบียนฯ 16. นศ.ยื่น ใบเสร็ขรับ เงิน 17.นศ.รอ เจ้าหน้าที่หา เอกสาร 18. รับ เอกสารและ ตรวจสอบ ความ ถูกต้อง ระยะทางจาก อาคารเรียน รวม 700 ม. 5 นาที 5 นาที 1 นาที 5 นาที หมายเหตุ กรอบเส้นทึบ คือ ขั้นตอน Value ไม่เปลี่ยนแปลง กรอบเส้นประ คือ ขั้นตอนที่มีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขขั้นตอนการทำงาน ไม่มีกรอบ คือ ขั้นตอนที่ถูกตัดทิ่ง โดยมีการระบุวิธีการแก้ไขปัญหาไว้ % ประสิทธิภาพใหม่ = (Value/Value+Waste+NotValue)x100 = (36/41) x 100 = 87.80%

การวิเคราะห์การสูญเปล่า Muda (Downtime) สภาพปัญหา การแก้ไข Defect : ความบกพร่อง -การยื่นคำร้องของนักศึกษามีข้อผิดพลาดไม่ตรงกับเงื่อนไขสถานะของนักศึกษา -เจ้าหน้าที่ต้องดำเนินการตรวจสอบคำร้องของนักศึกษาหากนักศึกษายื่นผิดต้องให้นักศึกษากลับไปแก้ไขใหม่ -กรณีนายทะเบียนไม่อยู่ต้องรอจนกว่าจะมาผู้อื่นไม่สามารถลงนามแทนได้ นักศึกษาต้องรอนาน และต้องมาติดต่อหลายครั้ง -ปรับปรุงแก้ไขระบบคำร้องให้มีความสอดคล้องกับสถานะของนักศึกษา -ลดขั้นตอนการกลับไปยื่นคำร้องใหม่ของนักศึกษา เจ้าหน้าที่ลดขั้นตอนในการตรวจสอบน้อยลง -แต่งตั้งผู้ลงนามแทนนายทะเบียนกรณีที่นายทะเบียนไม่อยู่ คือ หัวหน้างานทะเบียนและสถิตินักศึกษา ผู้อำนวยการกองบริการการศึกษา

การวิเคราะห์การสูญเปล่า Muda (Downtime) สภาพปัญหา การแก้ไข Over production : ผลิตมากเกินไป Inventory stock : งานค้าง Stock มาก Waiting : การรอคอย Motion : ระยะการเดินทางของงาน -นักศึกษาไม่มารับเอกสารที่ได้ทำการผลิตเสร็จเรียบร้อยแล้ว ส่งผลให้สูญเสียทรัพยากรและเปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บ -นักศึกษาต้องใช้เวลาในการมาติดต่อที่งานทะเบียนฯ ถึงสองครั้งถึงจะได้รับเอกสาร -นักศึกษาต้องใช้เวลารอคอยเป็นเวลา 1 วัน -นักศึกษารอรับเอกสารทันที ที่นักศึกษาได้ชำระเงินเรียบร้อยแล้ว ส่งผลให้ไม่มีเอกสารค้างที่งานทะเบียนฯ -นักศึกษามาติดต่อที่งานทะเบียนฯ เพียงครั้งเดียวและสามารถรอรับเอกสารทันทีภายใน 50 นาที

การวิเคราะห์การสูญเปล่า Muda (Downtime) สภาพปัญหา การแก้ไข Excessive processing : ขั้นตอนมาก Not using staff talent : การใช้คนไม่ตรงกับงาน -ในขั้นตอนการยื่นของนักศึกษามีคำร้องที่หลากหลายทำให้นักศึกษาสับสนและเกิดข้อผิดพลาดในการเลือกเอกสารที่ต้องการใช้ -เจ้าหน้าที่ต้องทำการตรวจสอบและตอบคำถามกับนักศึกษาว่าเอกสารใดที่นักศึกษาสามารถยื่นขอได้ ไม่มี -ปรับปรุงระบบคำร้องของงานทะเบียนฯ เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับนักศึกษา

สรุปขั้นตอนการให้บริการหลังการปรับปรุงแก้ไข ด้วยระบบ Lean 1.นศ.ที่ ประสงค์ขอ เอกสาร สำคัญฯ เข้า ระบบ MIS Center 2. นศ.ยื่นคำ ร้องเมนูระบบ คำร้องงาน ทะเบียนฯ 3. นศ.ระบุ เลือกเอกสาร ที่ต้องการ และยืนยันส่ง 4. นศ. เดินทางมา ขำระเงิน ณ งาน ทะเบียนฯ 5. นศ.ชำระ เงิน /ส่งรูป ถ่าย 6.ดำเนินการ สั่งพิมพ์ เอกสารจาก ระบบ ระยะทางจากศูนย์ คอมฯ อ.14 ถึงงาน ทะเบียนฯ 350 ม. 1 นาที 10 นาที 5 นาที (ระยะเวลารอ คอย 30 นาที) 5 นาที 11. เรียก นักศึกษารับ เอกสาร พร้อม ใบเสร็จรับเงิ น 10. ประทับตรา และดุน ตรา ม.อ. 9. นำเสนอ นายทะเบียน ลงนาม 8. ติดรูป ถ่าย 7. ตรวจสอบ ความถูกต้อง ของข้อมูล ในเอกสาร 5 นาที 10 นาที 5 นาที 5 นาที 10 นาที รวม ระยะเวลาหลังใช้ Lean เหลือ 11 ขั้นตอน จาก 18 ขั้นตอน และ จากเวลา 1 วันทำการ เป็น ภายใน 50 นาที

จบการนำเสนอ