สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) รศ. ดร. นิตยา เจรียงประเสริฐ ภาควิชาการจัดการ คณะบริหารธุรกิจ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่

Topics ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ วัตถุประสงค์และประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ ลักษณะการปฏิบัติการของสำนักงานอัตโนมัติ ระบบที่นำมาใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ การพิจารณาตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ สภาพแวดล้อมของสำนักงานอัตโนมัติ อาคารอัจฉริยะ

ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ กระบวนการในการนำเทคโนโลยีมาช่วยคนในสำนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น ระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ระบบเครือข่าย และซอฟต์แวร์ต่างๆ การจัดระบบการดำเนินงานภายในสำนักงานด้วยระบบอัตโนมัติทั้งหมด โดยอาศัยคอมพิวเตอร์เป็นปัจจัยสำคัญ เทคโนโลยีหลักสำหรับงานสำนักงานอัตโนมัติมี 3 ประเภท คือ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ หมายถึง อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ทั้งหมด เทคโนโลยีสำนักงาน ได้แก่ เครื่องพิมพ์ดีดที่ทำสำเนาได้หลายชุด เครื่องถ่ายเอกสาร ฯลฯ เทคโนโลยีการสื่อสาร ได้แก่ โทรศัพท์ การสื่อสารผ่านดาวเทียม

วัตถุประสงค์และประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ ต้องการความสะดวก ต้องการส่งผ่านสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง ลดปริมาณคนงาน ลดปริมาณงานด้านสารสนเทศ ต้องการความยืดหยุ่น สามารถขยายงานต่อไปได้ในอนาคต ประโยชน์ ได้ข้อมูลรวดเร็วทันกับความต้องการ ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานของสำนักงาน เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร ได้ทั้งตัวอักษร ภาพ และเสียง

ลักษณะการปฏิบัติการของสำนักงานอัตโนมัติ การรับข้อมูลเข้าในระบบสำนักงานอัตโนมัติ การจัดการประมวลผลข้อมูล การเตรียมนำข้อมูลออก การส่งข้อมูลออกจากระบบสำนักงานอัตโนมัติ

ระบบที่นำมาใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ การเก็บและค้นหาข่าวสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic filing & retrieval) การส่งข่าวสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic mail) การจัดทำระบบประมวลผลคำ (Word processing) และการวางรูปแบบเอกสาร (Document formatting) การจัดระบบช่วยบริหาร (Administrative service) การติดต่อกับระบบสื่อสารข้อมูลหรือสถานให้บริการทางด้านข้อมูลอื่น (Interfaces to data processing, voice information & communication services)

การพิจารณาตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ ผู้ดำเนินการติดตั้งระบบสำนักงานอัตโนมัติ ผู้ขายอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ ทีมงานเฉพาะกิจขององค์การ ที่ปรึกษา ทีมงานเฉพาะกิจร่วมกับที่ปรึกษา ปัจจัยที่ต้องพิจารณา การจัดการเอกสารในสำนักงาน ปริมาณงานที่พิมพ์และความยาว เวลาที่ใช้ในการพิมพ์ เวลาที่ต้องการให้แล้วเสร็จ ปริมาณเอกสารและสำเนา ปริมาณงานที่สามารถใช้คอมพิวเตอร์ จำนวนพนักงาน ค่าใช้จ่ายสำนักงาน การวิเคราะห์ระบบสำนักงานทั้งระบบ โครงสร้างของระบบสำนักงาน ผังของสำนักงาน หน้าที่ของอุปกรณ์ที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน ลักษณะของแบบฟอร์มที่ใช้ หน้าที่ของงานแต่ละอย่าง

สภาพแวดล้อมของสำนักงานอัตโนมัติ ระบบแสงสว่าง แสงที่สว่างเพียงพอและสม่ำเสมอ มีการป้องกันแสงกระทบหน้าจอ ระบบควบคุมไฟฟ้า เครื่องควบคุมแรงดันไฟฟ้า (Voltage stabilizer) แก้ปัญหาไฟตก ไฟเกินและปรับกระแสไฟฟ้าให้มีแรงดันสม่ำเสมอ เครื่องรักษาสภาพไฟฟ้า (Line conditioner) ป้องกันและขจัดสัญญาณรบกวนทางไฟฟ้า จากการเปิดปิดสวิตซ์ไฟ หรือฟ้าผ่า เครื่องกำเนิดไฟฟ้าสำรอง (Uninterruptible power system, UPS) ใช้กรณีไฟดับ ระบบปรับอากาศ ระบบป้องกันอัคคีภัย ระบบการเดินสายเคเบิลและระบบการยกพื้นระดับ ห้องคอมพิวเตอร์จำเป็นต้องต่อสารเคเบิลมากมาย การยกพื้นระดับจึงเป็นวิธีการจัดการกับสายเคเบิลต่างๆที่รกรุงรังและเป็นอันตรายไว้ใต้พื้น และต่อปลั๊กขึ้นมาในตำแหน่งที่ต้องการ

อาคารอัจฉริยะ เป็นการผสมผสานของเทคโนโลยีทันสมัยของระบบสำนักงานอัตโนมัติ ระบบสื่อสารโทรคมนาคม และระบบอาคารอัตโนมัติ รวมทั้งระบบย่อยๆที่ทำหน้าที่สนับสนุนซึ่งกันและกันอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้เกิดการประหยัดพลังงาน ความปลอดภัย ความสะดวกสบายของคนในอาคาร และความคล่องแคล่วต่อการดำเนินธุรกิจในยุคสมัยใหม่ที่ต้องพร้อมต่อการแข่งขันทุกรูปแบบ

ระดับของอาคารอัจฉริยะ ระดับ 0 คืออาคารธุรกิจที่มีระบบควบคุมอาคารอัตโนมัติที่ควบคุมระบบต่างๆไม่มากนัก และมีคอมพิวเตอร์ใช้งานอย่างอื่น แต่ระบบทำงานแยกจากกันโดยสิ้นเชิง ระดับ 1 คืออาคารอัจฉริยะระดับเล็กที่สุดโดยมีระบบควบคุมอาคารอัตโนมัติที่ควบคุมระบบต่างๆไม่มากนักและเชื่อมกับระบบอื่นๆอย่างง่ายๆ และมีระบบ LAN ระหว่าง PC ระดับ 2 คืออาคารอัจฉริยะระดับกลาง โดยมีระบบควบคุมอาคารอัตโนมัติและเชื่อมกับระบบอื่นๆทั้งทางฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ รวมทั้งมีระบบ LAN เชื่อมต่อกับระบบสำนักงานอัตโนมัติ ระดับ 3 คืออาคารอัจฉริยะระดับสูงสุด เป็นการเชื่อมโยงระบบควบคุมอาคารอัตโนมัติ ระบบสำนักงานอัตโนมัติและระบบโทรคมนาคมเข้าด้วยกันทั้งหมด

เทคโนโลยีของอาคารอัจฉริยะ ระบบสำนักงานอัตโนมัติ Point of sales CAD/CAM Electronic mail Public service information Software package ระบบสื่อสารโทรคมนาคม ระบบชุมสายโทรศัพท์ตู้สาขาแบบดิจิตอล ระบบโทรสารอัตโนมัติ ระบบตอบรับโทรศัพท์อัตโนมัติ Teleconference Video conference ระบบสื่อสารผ่านดาวเทียม

เทคโนโลยีของอาคารอัจฉริยะ ระบบอาคารอัตโนมัติ (Building automation) ระบบควบคุมอาคาร ระบบปรับอากาศและความชื้นในห้อง ระบบควบคุมลิฟท์อัตโนมัติ ระบบโครงสร้างอาคาร ระบบสื่อสาร การเดินสายไฟฟ้า การจัดสภาพแวดล้อมในอาคาร การออกแบบทางสถาปัตยกรรมของพื้นที่ใช้สอยของอาคาร มุมพักผ่อน เฟอร์นิเจอร์ การวางแผนการบำรุงรักษาอุปกรณ์ต่างๆ ระบบรักษาความปลอดภัย โทรทัศน์วงจรปิด ระบบตรวจจับบริเวณอาคาร ระบบควบคุมที่จอดรถ ระบบขอความช่วยเหลือในกรณีฉุกเฉิน ระบบตรวจจับการเคลื่อนไหว ระบบ Access Card ระบบตรวจสอบเพลิงไหม้และเตือนภัย ระบบตรวจสอบน้ำดื่ม น้ำใช้ และน้ำสำหรับป้องกันอัคคีภัย ระบบตรวจสอบคาร์บอนไดออกไซด์ในชั้นจอดรถ ระบบเตือนภัยแผ่นดินไหว ระบบตรวจสอบแรงดันและการไหลของน้ำในอาคาร

กิจกรรม งานกลุ่ม ๆ ละ 3 คน งานเดี่ยว ศึกษาค้นคว้า ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปที่ใช้ในสำนักงาน กลุ่มละ 1 ซอฟต์แวร์ งานเดี่ยว ศึกษาส่วนประกอบ และการใช้งานอุปกรณ์เครื่องมือสำนักงาน คนละ 1 ชนิด