บทที่ 4 การใช้งาน โปรแกรมประมวลผลคำ

สารบัญ การประมวลผลคำ หลักการทํางานของโปรแกรม ประมวลผลคํา การใช้งานโปรแกรมประมวลผลคํา เริ่มต้นสร้างเอกสาร หนังสือราชการ บทที่ 4

สารบัญ (ต่อ) หนังสือประเภทบันทึกข้อความ รายงานทางวิชาการ แผ่นพับ จริยธรรมการใช้งานโปรแกรม ประมวลผลคํา คําถามท้ายบท เอกสารอ้างอิง บทที่ 4

การประมวลผลคำ การประมวลผลคํา (word processing) เป็นการนําเอาเครื่องคอมพิวเตอร์ มาช่วยจัดการเอกสารต่างๆ ได้แก่ จดหมาย แบบฟอร์ม และรายงานต่างๆ แทนเครื่องพิมพ์ดีด เพราะมีประสิทธิภาพ ในการทํางานสูงกว่ามาก ทั้งในด้านง่ายต่อการ ใช้งาน จัดรูปแบบได้สวยงาม แก้ไขเพิ่มเติมได้สะดวก โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทั้งหมดแล้วยังจัดเก็บเอาไว้เป็นสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เพื่อนํากลับมาใช้ในภายหลังได้ บทที่ 4

การประมวลผลคำ (ต่อ) โปรแกรมประมวลผลคํา โปรแกรมเวิร์ดสตาร์ (Word Star) โปรแกรม Apple Writer โปรแกรม Word Perfeet โปรแกรม Microsoft Word โปรแกรม Open Office.org (โอเพ่นซอร์ส) บทที่ 4

หลักการทํางานของโปรแกรมประมวลผลคํา การสร้างเอกสาร การจัดรูปแบบเอกสาร การบันทึกลงสื่อ การนําไปใช้ บทที่ 4

การใช้งานโปรแกรมประมวลผลคํา การเรียกใช้หรือเปิดโปรแกรม องค์ประกอบของโปรแกรม และฟังก์ชันการทํางานของคําสั่งต่างๆ ได้แก่ เมนู เครื่องมือ ช่วยต่างๆ พื้นที่ทํางาน และแถบแสดงสถานะ การเรียกใช้คําสั่งต่างๆ บทที่ 4

การใช้งานโปรแกรมประมวลผลคํา (ต่อ) การเรียกใช้เอกสาร การสร้างเอกสารใหม่ และการเลือกกระดาษให้เหมาะสม กับรูปแบบ เริ่มพิมพ์เอกสารตามแบบที่กำหนดไว้ หรือย่อหน้า การแก้ไข เพิ่ม ตัด คัดลอกด้วยข้อความ การจัดรูปแบบตัวอักษร และหัวข้อ บทที่ 4

การใช้งานโปรแกรมประมวลผลคํา (ต่อ) การแทรกรูปภาพ เลขหน้า หมายเหตุ การบันทึกลงสื่อ การเปิดเอกสารเก่ามาใช้งาน หรือแก้ไข การออกจากโปรแกรม บทที่ 4

เริ่มต้นสร้างเอกสาร เอกสารมีหลายอย่างหลายรูปแบบ เอกสารแต่ละอย่างจะมีรูปแบบ หรือฟอร์มเป็นลักษณะเฉพาะในตัวเอง เอกสารแบบง่ายได้แก่ เอกสารประเภท บทความ ข่าว เรื่องสั้น รายงาน ที่ไม่มีรูปแบบซับซ้อนหรือกฏเกณฑ์มากมาย เอกสารดังกล่าวประกอบด้วยย่อหน้าตั้งแต่ 1 ย่อหน้าขึ้นไป บทที่ 4

เริ่มต้นสร้างเอกสาร (ต่อ) ย่อหน้าของเอกสาร คือ ข้อความที่ ประกอบด้วยประโยคหลายๆ ประโยค ที่มีเนื้อหาสัมพันธ์กัน อันจะทําให้เกิดใจความเป็นเรืองราวขึ้น บทที่ 4

เริ่มต้นสร้างเอกสาร (ต่อ) ในการจัดพิมพ์เอกสารแต่ละย่อหน้านั้นให้พิมพ์ต่อเนื่องกันไป เมื่อจบหนึ่งบรรทัดตัวชี้ตําแหน่งหรือเคอร์เซอร์จะเลื่อนขึ้นบรรทัดใหม่เองโดยอัตโนมัติ เมื่อพิมพ์จบ 1 ย่อหน้ากดแป้น Enter เพียงครั้งเดียว บทที่ 4

เริ่มต้นสร้างเอกสาร (ต่อ) การพิมพ์เอกสารภาษาไทย แต่ละย่อหน้าจะมีการเว้นระยะต้นย่อหน้าประมาณ 1 นิ้ว จะต้องเว้นวรรคระหว่างประโยคหรือเนื้อความให้ถูกต้องตามหลักภาษาด้วย ไม่ควรพิมพ์เนื้อหายาว มากจนล้นบรรทัด โดยไม่เว้นวรรค ไม่เว้นวรรคในตําแหน่งที่ทําให้ใจความ เสียไป บทที่ 4

เริ่มต้นสร้างเอกสาร (ต่อ) เอกสารภาษาอังกฤษ ปัจจุบันนิยมเว้นบรรทัดระหว่างย่อหน้า โดยไม่มีการเว้นระยะหน้าต่อหน้า หรือไม่ก็เว้นระยะระหว่างย่อหน้าให้มากกว่าการขึ้นบรรทัดใหม่ อีกครึ่งบรรทัด บทที่ 4

เริ่มต้นสร้างเอกสาร (ต่อ) การสร้างเอกสารในเบื้องต้น ผู้สร้างเอกสารอาจจะพิมพ์เนื้อหาไปก่อนตามรูปแบบ (Format) ที่โปรแกรมประมวลผลคําจัดไว้ให้ในการเริ่มต้นพิมพ์ จัดพิมพ์เป็นย่อหน้าตามเนื้อหานั้นๆ บทที่ 4

เริ่มต้นสร้างเอกสาร (ต่อ) จัดตกแต่งรายละเอียดในส่วนย่อย เพื่อให้เกิดความสวยงาม ถูกต้องตามรูปแบบและความต้องการภายหลัง หรืออาจจะพิมพ์และจัดรูปแบบไปพร้อมๆ กันเลยก็ได้ บทที่ 4

เริ่มต้นสร้างเอกสาร (ต่อ) เอกสารหมายเลข 1 ตัวอย่างเอกสารอย่างง่าย ประเภทบทความสั้น บทที่ 4

เริ่มต้นสร้างเอกสาร (ต่อ) เอกสารหมายเลข 1 ตัวอย่างเอกสารอย่างง่าย ประเภทบทความสั้น บทที่ 4

เริ่มต้นสร้างเอกสาร (ต่อ) เอกสารหมายเลข 1 ตัวอย่างเอกสารอย่างง่าย ประเภทบทความสั้น บทที่ 4

เริ่มต้นสร้างเอกสาร (ต่อ) เอกสารหมายเลข 2 ตัวอย่างเอกสารที่มีตารางข้อมูล บทที่ 4

เริ่มต้นสร้างเอกสาร (ต่อ) บทความข้างต้น มีคําสั่งต่างๆ ที่ผู้จัดพิมพ์เอกสาร ต้องศึกษา ได้แก่ การตั้งค่าหน้าเอกสาร Page setup ได้แก่ การเลือกกระดาษ ระยะขอบ การวางกระดาษ รูปแบบย่อหน้า Paragraph Format ได้แก่ การจัดวาง (Alignment) ระยะระหว่างย่อหน้า ระยะระหว่างบรรทัด การจัดรูปแบบข้อความ รูปแบบตัวอักษร การจัดรูปแบบรูปภาพ Insert Picture และ Format Picture การสร้างตาราง บทที่ 4

หนังสือราชการ หนังสือราชการหรือจดหมายราชการ เป็นหนังสือที่มีถึงส่วนราชการอื่นหรือหน่วยงานภายนอก มีรูปแบบมาตรฐานตามระเบียบทีกําหนด แต่เดิมเมื่อจัดทําด้วยเครื่องพิมพ์ดีดเป็นงานที่ต้องใช้ผู้ชํานาญเป็นพิเศษ ผู้พิมพ์ต้องพิมพ์ให้ถูกต้องตามรูปแบบ และต้องไม่พิมพ์ผิดเลยแม้แต่ที่เดียว บทที่ 4

หนังสือราชการ (ต่อ) บันทึกข้อความ คือหนังสือที่ใช้ติดต่อกันกับส่วนราชการภายใน ซึ่งปรับรูปแบบให้เป็นบันทึกข้อความแทน เนื่องจากจดหมายราชการและบันทึกข้อความ มีรูปแบบที่เป็นมาตรฐาน โปรแกรมประมวลผลคําสามารถจัดเก็บรูปแบบเฉพาะเอาไว้ใช้ภายหลังได้สะดวกไม่ต้องเสียเวลาจัดรูปแบบใหม่รูปแบบเช่นนี้ เรียกว่า Template บทที่ 4

หนังสือราชการ (ต่อ) เอกสารหมายเลข 3 ตัวอย่างจดหมายราชการภายนอก บทที่ 4

หนังสือราชการ (ต่อ) แนวปฏิบัติในการพิมพ์จดหมายราชการ ใช้แบบตัวอักษรเรียบง่าย เช่น Angsana New หรือ Cordia New แบบอื่น ขนาด 16 pt มีตราครุฑ (หรือตราของหน่วยงาน)อยู่ด้านบนกึ่งกลางหน้ากระดาษ เลขที่หนังสือออกอยู่บรรทัดแรกชิดซ้ายกระดาษ ระดับปลายตีนครุฑ ส่วนด้านขวามือเป็นชื่อส่วนราชการ บทที่ 4

หนังสือราชการ (ต่อ) แนวปฏิบัติในการพิมพ์จดหมายราชการ วันที่ออกหนังสืออยู่กึ่งกลางครุฑ ตํ่าลงมาบรรทัดครึ่ง เรื่องหนังสืออยู่แนวเดียวกับเลขที่หนังสือบรรทัดครึ่ง เรียนหรือคํานําหน้าชื่อ (หรือตําแหน่ง) อยู่แนวเดียวกับเรื่อง ตํ่าลงมาบรรทัดครึ่ง อ้างถึง (ถ้ามี) อยู่แนวเดียวกับเรียน ตํ่าลงมาบรรทัดครึ่ง บทที่ 4

หนังสือราชการ (ต่อ) แนวปฏิบัติในการพิมพ์จดหมายราชการ สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) อยู่แนวเดียวกับอ้างถึงตํ่าลงมาบรรทัดครึ่ง ข้อความจดหมาย ตํ่าลงมาบรรทัดครึ่ง ย่อหน้าหนึ่งระยะ Tab หรือประมาณ 1 นิ้ว ย่อหน้าอื่นหรือย่อหน้าสรุป ที่ขึ้นต้นด้วย จึงเรียนมาเพื่อโปรด.... ตํ่าลงมาบรรทัดครึ่ง ย่อหน้าหนึ่งระยะ Tab บทที่ 4

หนังสือราชการ (ต่อ) แนวปฏิบัติในการพิมพ์จดหมายราชการ คําลงท้ายจดหมาย อยู่ระดับเดียวกันกับวันที่ออกจดหมาย ตํ่าลงมาบรรทัดครึ่ง ชื่อของผู้ออกจดหมาย อยู่ในระยะสมดุลกับคําลงท้าย ตําแหน่งของผู้ลงชื่อ ตํ่าลงมา 1 บรรทัดอยู่ ในระยะสมดุลกับชื่อ บทที่ 4

หนังสือราชการ (ต่อ) แนวปฏิบัติในการพิมพ์จดหมายราชการ ส่วนราชการของหนังสืออยู่ในตำแหน่งชิดซ้ายตรงเลขที่ออกหนังสือ ต่ำลงมาบรรทัดครึ่ง หมายเลขโทรศัพท์ใช้ติดต่อกับ อยู่ในตำแหน่งชิดซ้ายต่ำลงมา 1 บรรทัด บทที่ 4

หนังสือประเภทบันทึกข้อความ มีลักษณะรูปแบบคล้ายกับจดหมายราชการ เป็นรูปแบบตายตัวตามที่กำหนด แต่มีเนื้อหาข้อความสั้นและรัดกว่า ไม่มีคำลงท้ายแบบจดหมาย บทที่ 4

หนังสือประเภทบันทึกข้อความ เอกสารหมายเลข 4 ตัวอย่างแบบบันทึกข้อความ (เฉพาะส่วนหัว) บทที่ 4

รายงานทางวิชาการ จัดทำขึ้นเพื่อรายงานการศึกษาค้นคว้าเรื่องใดเรื่องหนึ่ง หรือประกอบการเรียนการศึกษารายวิชาใดวิชาหนึ่งที่ได้รับมอบหมาย หรือประกอบการศึกษาระดับหนึ่ง ถ้าเป็นระดับบัณฑิตศึกษา ก็อาจจะเรียกว่าเป็นวิทยานิพนธ์ ความละเอียดลึกซึ้งของรายงานก็ขึ้นอยู่กับระดับการศึกษา แต่สิ่งที่ขาดไม่ได้คือการอ้างอิงถึงแหล่งที่มาของเนื้อหาสำคัญ บทที่ 4

รายงานทางวิชาการ ส่วนประกอบสำคัญของรายงานทางวิชาการ หน้าปกรายงาน เหมือนหน้าปกหนังสือ แต่เรียบง่าย คำนำของผู้จัดทำ สารบัญ หรือบัญชีเรื่อง และอาจจะมีสารบัญตาราง สารบัญภาพด้วย บทที่ 4

รายงานทางวิชาการ ส่วนประกอบสำคัญของรายงานทางวิชาการ เนื้อเรื่อง อาจจะมีหลายตอน หลายบท ขึ้นอยู่กับเนื้อหาและความละเอียดลึกซึ้ง ส่วนท้ายรายงาน ซึ่งจะประกอบด้วย บรรณานุกรม หรือเอกสารหนังสืออ้างอิง นอกจากนี้อาจจะมีภาคผนวกและอภิธานศัพท์ อยู่ก่อนบรรณานุกรมด้วย บทที่ 4

รายงานทางวิชาการ คำสั่งในโปรแกรมประมวลผลคำที่ผู้จัดทำจะต้องนำมาใช้เพิ่มเติมจากคำสั่งทั่วๆ ไปที่สำคัญได้แก่ การใส่เชิงอรรถ (Insert Footnote) การใส่เลขหน้า (Insert Page number) การใส่ตาราง (Insert Table) บทที่ 4

รายงานทางวิชาการ เอกสารหมายเลข 5 ตัวอย่างการเขียนเชิงอรรถ ในรายงานทางวิชาการ บทที่ 4

รายงานทางวิชาการ ตัวอย่างการเขียนบรรณานุกรมในรายงานทางวิชาการ บทที่ 4

แผ่นพับ แผ่นพับเป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นเพื่อประชาสัมพันธ์หน่วยงาน เผยแพร่ข่าวสาร แนะนำสินค้า ผลิตภัณฑ์ เพื่อให้ผู้สนใจนำไปอ่าน และนำติดตัวกลับไปได้ บทที่ 4

แผ่นพับ (ต่อ) สิ่งที่ต้องพิจารณา คือ หาตัวอย่างแผ่นพับที่ถูกต้อง เพื่อดูวิธีการจัดวางข้อความ จัดเตรียมเนื้อหา และรูปแบบที่จะใช้ประโยชน์ให้พอเหมาะ เอากระดาษเปล่ามาพับและลองกำหนดว่าจะวางกระดาษแบบใดส่วนไหนเป็นหน้าปก บทที่ 4

แผ่นพับ (ต่อ) สิ่งที่ต้องพิจารณา คือ คำสั่งสำคัญในโปรแกรมประมวลผลคำคือ Insert --> Column ที่ต้องศึกษา กำหนดขอบด้านขวา หาระยะระหว่างคอลัมน์ให้ถูกต้อง เพื่อพับกระดาษแบ่งข้อความอยู่ในตำแหน่งที่สวยงาม ไม่ล้ำแนวคอลัมน์ บทที่ 4

แผ่นพับ (ต่อ) เอกสารหมายเลข 6 ตัวอย่างแผ่นพับ แบบพับ 3 ตอน ขนาดกระดาษ A4 บทที่ 4

แผ่นพับ (ต่อ) เอกสารหมายเลข 6 ตัวอย่างแผ่นพับ แบบพับ 3 ตอน ขนาดกระดาษ A4 บทที่ 4

จริยธรรมการใช้งาน โปรแกรมประมวลผลคำ ด้านร่างกายและจิตใจ ต้องระมัดระวังและคำนึงถึงหลักความปลอดภัยด้านการยศาสตร์ (Ergonomics) เพื่อไม่ให้เกิดผลกระทบต่อร่างกายในระยะยาว หรือ เกิดความเครียด ปวดเมื่อย ปวดศรีษะ เป็นต้น ด้านภาษาและวัฒนธรรม ควรจะได้ศึกษาหลักภาษาและไวยากรณ์ของภาษานั้น ๆ บทที่ 4

จริยธรรมการใช้งาน โปรแกรมประมวลผลคำ ด้านคุณภาพและจริยธรรม ไม่นำเอาโปรแกรมประมวลผลคำมาใช้เป็นเครื่องมือสร้าง เอกสารที่เป็นเพื่อก่อให้เกิดความแตกแยกสามัคคี หรือทำลายความมั่นคงของประเทศ ด้านการละเมิดลิขสิทธิ์ โปรแกรมประมวลผลคำที่ใช้กันแพร่หลายและนิยมทั่วไปปัจจุบัน ควรจะเป็นโปรแกรมไมโครซอฟท์เวิร์ด ซึ่งมีลิขสิทธิ์ หรือโปรแกรมประเภทโอเพ่นซอร์ส บทที่ 4

คำถามท้ายบท 1.งานด้านเอกสารในสำนักงานที่สามารถใช้โปรแกรม ประมวลผลที่สำคัญมีอะไรบ้าง 2. จงบอกจุดเด่นของโปรแกรมประมวลผลคำมา 5 ข้อ 3. จงศึกษาวิธีการสร้างจดหมายเวียน แล้วจงอธิบาย ว่าการสร้างจดหมายเวียนช่วยทุ่นเวลาการทำงานได้ อย่างไร 4. ท่านคิดว่าคำสั่งในโปรแกรมประมวลผลคำคำสั่งใดที่ เห็นว่าสำคัญ ที่จะนำมาใช้การจัดพิมพ์รายงานวิจัย จงให้เหตุผล บทที่ 4

เอกสารอ้างอิง Long, Larry and Nancy Long, ลานนา คงสิงห์, รศ. เรียบเรียง. Conrputers เทคโนโลยีสารสนเทศในสังคมแห่งภูมิปัญญา, กรุงเทพฯ : 2549. การใช้ภาษาไทย 103 ตอน 2 วิชาพื้นฐานทั่วไป, นครปฐม : แผนการบริการกลาง สำนักงานอธิการบดี พระราชวังสมานจันทร์ มหาวิทยาลัยศิลปากร, 2521. บทที่ 4

คำถาม บทที่ 4