การจัดเก็บข้อมูลในแฟ้มข้อมูลธรรมดา นั้น อาจจำเป็นที่ใช้แต่ละคน จะต้องมีแฟ้มข้อมูลของตนไว้เป็นส่วนตัว จึง อาจเป็นเหตุให้มีการเก็บข้อมูล ชนิดเดียวกันไว้หลาย ๆ ที่ ทำให้เกิดความ ซ้ำซ้อน (Redundancy) การนำข้อมูลมารวม เก็บไว้ในฐานข้อมูลจะช่วยลดปัญหาการเกิด ความซ้ำซ้อนของข้อมูลได้ 1. สามารถลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลได้
ดังที่ได้กล่าวมาในตอนต้นแล้ว ว่า ฐานข้อมูลจะเป็นการจัดเก็บข้อมูลรวมไว้ ด้วยกัน ดังนั้นหากผู้ใช้ต้องการใช้ข้อมูลใน ฐานข้อมูลที่มาจากแฟ้มข้อมูลต่าง ๆ ก็ สามารถติดต่อและเรียกใช้ข้อมูลได้โดยง่าย 2. สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้
สืบเนื่องจากการเก็บข้อมูลชนิดเดียวกันไว้ หลาย ๆ ที่เมื่อมีการปรับปรุงข้อมูลเดียวกันนี้ แต่ ปรับปรุงไม่ครบทุกที่ที่มีข้อมูลเก็บอยู่ ก็จะทำให้ เกิดปัญหาข้อมูลชนิดเดียวกัน อาจมีค่าไม่ เหมือนกันในแต่ละที่ที่เก็บข้อมูลอยู่ จึงก่อให้เกิด ความขัดแย้งของข้อมูลขึ้น (Inconsistency) 3. หลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูลได้
ในระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) จะ สามารถใส่กฎเกณฑ์เพื่อควบคุมความผิดพลาดที่ อาจเกิดขึ้นได้ เช่น การป้อนข้อมูลที่ผิดพลาด การคำนวณค่าที่ให้ค่าความถูกต้องแม่นยำ ฯลฯ 4. สามารถรักษาความถูกต้อง เชื่อถือได้ของข้อมูล
ระบบความปลอดภัยของข้อมูลในที่นี้เป็น การป้องกันไม่ให้ผู้ที่ใช้ที่ไม่มีสิทธิ์มาใช้ หรือมา เห็นข้อมูลบางอย่างในระบบ ผู้บริหารฐานข้อมูล จะสามารถกำหนดระดับการเรียนใช้ข้อมูลของ ผู้ใช้แต่ละคนได้ตามความเหมาะสม ทั้งนี้ เนื่องจากผู้ใช้แต่ละคนจะสามารถมองข้อมูลใน ฐานข้อมูล ที่ต่างกันตามสิทธิ์ที่ตนเองได้รับใน การเข้าถึงฐานข้อมูล 5. สามารถกำหนดระบบความ ปลอดภัยของข้อมูลได้
การเก็บข้อมูลร่วมกันได้ในฐานข้อมูล จะ ทำให้สามารถกำหนดมาตรฐาน ของข้อมูลได้ รวมทั้งมาตรฐานต่าง ๆ ในการจัดเก็บข้อมูลให้ เป็นไปในลักษณะเดียวกันได้ เช่น การกำหนด รูปแบบการเขียนวันที่ในลักษณะ วัน / เดือน / ปี หรือ ปี / เดือน / วัน ก็สามารถกำหนดได้ ทั้งนี้จะ มีผู้ที่ คอยบริหารฐานข้อมูลที่เรา เรียกว่า ผู้บริหารฐานข้อมูล ) เป็นผู้กำหนด มาตรฐานต่าง ๆ เหล่านี้ 6. สามารถกำหนดความเป็น มาตรฐานเดียวกันของข้อมูลได้
โดยปกติโปรแกรมที่เขียนขึ้นใช้งานจะมี ความสัมพันธ์กับรายละเอียด ดังนั้นหากมีการ เปลี่ยนแปลงโครงสร้างข้อมูลในแฟ้มข้อมูลใด เกิดขึ้นก็ต้องแก้ไขโปรแกรมทุกโปรแกรมที่ เกี่ยวข้องกับการเรียกข้อมูลจากแฟ้มข้อมูล ดังกล่าวด้วย ส่วนโปรแกรมที่ไม่ได้เรียกใช้ข้อมูล ดังกล่าว ก็จะเป็นอิสระจากการเปลี่ยนแปลงที่ กล่าวมา 7. เกิดความเป็นอิสระของข้อมูล