People and Process for Knowledge Management

งานนำเสนอเรื่อง: "People and Process for Knowledge Management"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 People and Process for Knowledge Management
Master of Science Program in Knowledge Management Being a Learning Organization k. Chalermpon College of Art, Media and Technology

2 กรอบแนวคิด System Theory, David Easton
Input Process Output Feedback CAMT April 23, 2011

3 Contents Organizational Structure Organization Model and Designs
Learning Organization Creating a Learning Organization Creating an Ethical Organization CAMT

4 Organizational Structure
Organizational structure refers to formalized patterns of interactions that link a firm’s Tasks People Technologies Structure provides a means of balancing two conflicting forces Need for the division of tasks into meaningful groupings Need to integrate the groupings for efficiency and effectiveness โครงสร้างภายใน กลไกการทำงาน วัตถุประสงค์ CAMT

5 Traditional Form of Organizational Designs
Organizational structure : Simple Structure Functional Structure Divisional Structure Matrix Structure CAMT

6 Decision making is highly centralized
Simple Structure Highly informal Little specialization of tasks, few rules and regulations, informal evaluation and reward system Decision making is highly centralized Staff serve as an extension of the top executive’s personality Coordination of tasks by direct supervision CAMT

7 Found where there is a single or closely related product or service
Functional Structure Found where there is a single or closely related product or service Centralized decision making organizational-level perspective career paths and development in specialized areas CAMT

8 Divisional Structure Organized around products, projects, or markets
Divisions are relatively autonomous and consist of products and services that are different from those of other divisions include decision making on product-market and financial Quick response to important changes in external environment Development of general management talent is enhanced CAMT

9 Matrix Structure A combination of the functional and divisional structures Individuals who work in a matrix organization become responsible to two managers The project manager The functional area manager Facilitates the use of specialized personnel, equipment and facilities Provides professionals with a broader range of responsibility and experience CAMT

10 Disadvantages Functional structure
Complicate to do a communication and coordination due to differences in values and orientations Difficult to establish uniform performance standards Divisional structure Competition among divisions: can be a sense of a “zero-sum” game that discourages sharing ideas and resources among divisions Differences in image and quality may occur across divisions Matrix structure Working relationships become more complicated Decisions may take longer CAMT

11 Boundaries that place limits on organizations
Vertical boundaries between levels in the organization’s hierarchy Hierarchy Chain of command Horizontal boundaries between functional areas Division of labor Unit of command External boundaries between the firm and its customers, suppliers, and regulators Geographic boundaries between locations, cultures and markets CAMT

12 Organization Management
Functional Knowledge Worker Concept Organization Management Plan Focused Top Down/Bottom Up Strategy Focused Middle – Up -Down Conduct Hierarchy Structure Flat Command & Control Unit/Level Spin Out CAMT

13 Information Technology Management
Functional Knowledge Worker Concept Information Tech. Management Work Procedure TPS/MIS Workflow KM/LO/BPR Collaboration Knowledge Base Information Flow From Bottom Knowledge Flow From Top Database ICT Cost Center ICT Resulting Center CAMT

14 Human Resource Management
Functional Knowledge Worker Concept Human Resource Management Degree Based Business Line Meeting Competency Based Team Learning Innovation Job Description Specialized Defensive Routine Training Learning CAMT

15 New business Requirement
Competitiveness Advantages Change management & leadership Strategy focus Customer focus Innovation Learning Productivity CAMT

16 Knowledge – based Economy
knowledge has become the most important factor of production. knowledge assets have become more important than physical and financial assets for an organization. an organization needs new management approaches, new strategies, and new technologies to prosper in this knowledge economy (Stewart, 1997, 2001 & Roos, Roos, Dragonetti & Edvinsson, 1997) CAMT

17 สังคมและองค์กร สังคมสารสนเทศ (Information Society)
สังคมแห่งการเรียนรู้ (Knowledge Society) องก์การแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization) New world of work งานไร้ทักษะ งานที่ต้องใช้ความรู้ งานที่ซ้ำซาก งานสร้างสรรค์ งานใครงานมัน ทีมงาน งานตามหน้าที่ งานตามโครงการ งานที่ใช้ทักษะอย่างเดียว งานใช้ทักษะหลายอย่าง อำนาจของหัวหน้า อำนาจของลูกค้า การสั่งการจากเบื้องบน การประสานงานกับเพื่อนร่วมงาน CAMT

18 Organization Model Sponsor Buy สภาพแวดล้อมทางธุรกิจ Staff Members
An Organization Buy Share Holders Objectives Products/Services Vision/Missions Customers Tasks สภาพแวดล้อมทางธุรกิจ Staff Members การพัฒนาด้านเทคโนโลยี เทคโนโลยีสารสนเทศ การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ CAMT

19 Learning Learning การเรียนรู้ หมายถึงกระบวนการในการหา (Acquiring) และสั่งสม ความรู้ ทักษะ (Skill) ความถนัด (Aptitude) Adaptive Learning Generative Learning Maintenance Innovation CAMT

20 Learning Organization
การพัฒนาศักยภาพและขีดความสามารถของคนทำงาน knowledge worker บนพื้นฐานของการเรียนรู้ (Learning Based) Organization skilled at creating, interpreting, acquiring, transferring and retaining knowledge and at modifying behavior to reflect new knowledge and insight (Garvin, 1993, 2000) หลักการ Leadership + Team Working + Development learns from expert staff, experience, alliance, customer CAMT

21 Organizational Learning
A continuous process of creating, acquiring, and transferring knowledge accompanied by a modification of behavior to: Reflect new knowledge and insight Produce a higher level asset Organizational Learning Human learning System learning Organization learning CAMT

22 วัตถุประสงค์ของการจัดการความรู้
เป็นการนำความรู้และประสบการณ์ของคนมาใช้ให้เป็นประโยชน์ = พัฒนาคน เป็นการพัฒนาสมรรถนะขององค์กรโดยใช้ความรู้ที่มีอยู่ = พัฒนางาน (รวบรวมและจัดระบบ) เป็นการพัฒนาความรู้เดิมให้เอื้อต่อการสร้างความรู้ใหม่อย่างเป็นระบบ เพื่อพัฒนานวัตกรรมที่ทำให้ได้เปรียบเหนือคู่แข่งขันทางธุรกิจ = พัฒนาฐานความรู้องค์กร Productivity and Effectiveness CAMT

23 การจัดการความรู้ในองค์กร
การบ่งชี้และจัดหาความรู้ การจัดระบบความรู้ การเข้าถึงความรู้ การแลกเปลี่ยนและแบ่งปันความรู้ การสร้างความรู้ใหม่ CAMT

24 กระบวนการจัดการความรู้
จัดหาความรู้ Identification Acquisition/Creation จัดระบบความรู้ การจัดเก็บ การค้นคืน Document/Map/Lesson learn or manual Information technology (forum, expert index, system) การเข้าถึงและการนำไปใช้ Road Map and Utilization การแลกเปลี่ยน และแบ่งปันความรู้ Distribution/Sharing การสร้างความรู้ใหม่ Creating innovation (Radical/Incremental) CAMT

25 กระบวนการเรียนรู้ในองค์กร
KM_TQA_CMU_JJ_12Nov2008.pdf: CAMT

26 5 ระยะในการพัฒนาความรู้ในองค์กร
การแลกเปลี่ยน และใช้ความรู้ในตัวบุคคลร่วมกัน (Sharing Tacit Knowledge) การสร้างหลักการจัดการความรู้ที่เหมาะสมกับสถานการณ์และวัฒนธรรมองค์กร (Creating Concept) การทดสอบหลักการ (Justify Concept) การขยายผลทั้งองค์กร (Building an archetype) การยกระดับความรู้โดยการแลกเปลี่ยนความรู้ข้ามองค์กร (Cross leveling knowledge) CAMT

27 กระบวนการเรียนรู้ในองค์กร
KM_TQA_CMU_JJ_12Nov2008.pdf: Camt CAMT

28 กระบวนการของ CoP สร้าง แลกเปลี่ยน จับความรู้ นำไปใช้ เรียนรู้ CAMT

29 Two type of CoP Learner Share Knowledge 2 1 Sharing Learn Knowledge
Tutor Learner Sharing CAMT

30 Two type of CoP 1 2 Learn & Share Knowledge Partner Discussion CAMT

31 CoP สู่ องค์กร Organization CoP3 CoP2 CoP1 CAMT

32 Learning Organization
Hard Ware Soft Ware People Ware Socialization Externalization Combination Internalization Enabling conditions Knowledge from individual & group To be knowledge in organization Empowering Style Structure IT Infrastructure IT System-program CAMT

33 Level of Organization learning
Human learning Individual learning Team learning System learning Organization learning CAMT

34 การส่งเสริมการเรียนรู้
Human individual & team Leader Knowledge Worker Conduct Collaboration, practice & learning System Data, Information Technology Acquisition, sharing, knowledge based Organization Structure Culture Team-based Promote Learning CAMT

35 การเรียนรู้โดยการสืบความ (Intelligent Learning)
Learning in Action การเรียนรู้โดยการสืบความ (Intelligent Learning) Search การเรียนรู้โดยการสืบค้น Observation การเรียนรู้จากการสังเกต Inquiry การเรียนรู้โดยการสอบถามผู้เชี่ยวชาญ ผู้มีประสบการณ์ การเรียนรู้จากประสบการณ์ (Experiential Learning) Reflect การศึกษาผลสะท้อนคิด หรือวงจรการทำงาน Review การทบทวนเหตุการณ์ CAMT

36 การเรียนรู้โดยการทดลอง (Experiment Learning)
Learning in Action การเรียนรู้โดยการทดลอง (Experiment Learning) Exploration การสำรวจทดลองหาความรู้ใหม่ Probe – Learn Process การเรียนรู้จากตรวจสอบ Demonstration Project การโดยการสาธิต Hypothesis and Test การพิสูจน์สมมติฐาน การเรียนรู้เพื่อนำการเรียนรู้ (Leading Learning) Leadership สร้างโอกาส สร้างบรรยากาศ นำการสนทนา Coaching CAMT

37 Creating a Learning Organization
Start at the bottom by understanding needs of employees Teach employees skills of self-management Build teams to encourage cooperative behavior Encourage intelligent risk taking Trust people to perform Empowering employees at all levels Information is aggregated once a week from top level to bottom level Extensive training in how to use and interpret the numbers – how to understand balance sheets, cash flows and income statements Sharing experiences, storytelling Accumulating and sharing internal knowledge CAMT

38 Creating a Learning Organization
Internet accelerates the speed with which useful information can be located Benchmarking Focus directly on customers for information Gathering and integrating external information Create a sense of urgency Establish a “culture of dissent” Foster a culture that encourages risk taking Cultivate culture of experimentation and curiosity Challenging the status quo and enabling creativity CAMT

39 Creating an Ethical Organization
Leaders are role models for their organizations Leaders must be consistent in their words and deeds Values and character of leaders become transparent to an organization’s employees Effective leaders take responsibility for ethical lapses within the organization Role models Provide a statement and guidelines for norms, beliefs and decision making Provide employees with clear understanding of the organizations position regarding employee behavior Provide the basis for employees to refuse to commit unethical acts Contents of credos and codes of conduct must be known to employees Corporate credos and codes of conduct CAMT

40 Creating an Ethical Organization
Inappropriate reward systems may cause individuals at all levels of the organization to commit unethical acts that they might not otherwise do Penalties in terms of damage to reputations, human capital erosion, and financial loss are typically much higher than any gains that could be obtained through such unethical behavior Reward and evaluation systems Policies and procedures can specify proper relationships with a firm’s customers and suppliers Policies and procedures can guide employees to behavior ethically Policies and procedures must be reinforced Effective communication Enforcement Monitoring Sound corporate governance practices Policies and procedures CAMT

41 How to capture knowledge without killing it?
Balancing Act How to capture knowledge without killing it? Everyone knows that the way things are formally organized is most companies (their process) is not the same as the way things are actually done (their practice) Learn too much toward practice and new ideas may bubble up and evaporate for lack of a structure to harness them Learn too much toward process and you may get no new ideas at all CAMT

42 Balancing Act process practice The way tasks are organized
The way tasks are done Routine Spontaneous Orchestrated Improvised Assumes a predictable environment Respond to a changing, unpredictable environment Relies on explicit knowledge Driven by tacit knowledge linear Web like CAMT CAMT

43 LO & KM Learning Organization Knowledge Management
To manage the knowledge of knowledge workers to get a high performance and productivities To manage the knowledge to get a good activities CAMT

44 ประโยชน์การจัดการความรู้ในองค์กร
Reduced cost Less time spent/ making capability Improved quality Avoid repeating mistake Improved innovation Increase circulation of ideas CAMT

45 การบรรลุเป้าหมาย องค์กร บรรลุเป้าหมายตามกลยุทธ์ การทำงาน
การเรียนรู้ องค์กร บรรลุเป้าหมายตามกลยุทธ์ ฐานความรู้ การทำงาน มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ฐานความรู้ คน คิดเป็น ทำเป็น เรียนรู้เป็น CAMT

46 รูปแบบการทำงานใหม่ งานไร้ทักษะ งานที่ต้องใช้ความรู้ งานซ้ำซาก
งานสร้างสรรค์ งานใครงานมัน งานแบบทีมงาน งานตามหน้าที่ งานตามโครงการ งานที่ใช้ทักษะอย่างเดียว งานใช้ทักษะหลายอย่าง อำนาจของหัวหน้า อำนาจลูกค้า คำสั่งจากเบื้องบน การประสานงานกับเพื่อนร่วมงาน เรียนรู้นอกงาน เรียนรู้ในงาน/เรียนรู้ร่วมกัน เน้นการแข่งขัน เน้นความร่วมมือ แยกงานจากชีวิต ผูกงานกับชีวิต CAMT

47 McGraw-Hill International Edition 2007
Dess/Lumpkin/Eisner Thank You !