Effective Filling System

งานนำเสนอเรื่อง: "Effective Filling System"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 Effective Filling System
อาจารย์พฤกษา ดวงผาสุข คณะวิทยาการและเทคโนโลยีสารสนเทศ

2 อย่าให้เอกสารทำให้ชีวิตการทำงานยุ่งเหยิง
เอกสารที่ต้องการ หาไม่พบ ในกองเอกสารมากมาย ?

3 ความสำคัญและความหมายของการจัดเก็บเอกสาร
ค้นหาได้อย่างสะดวกรวดเร็ว เมื่อมีความจำเป็นต้องใช้งาน เอกสาร คือ กระดาษ หรือวัตถุใด ๆ ที่ได้ถูกบันทึก หรือทำให้ปรากฏด้วยการเขียน พิมพ์ ถ่ายรูป บันทึก หรือวิธีอื่นใด เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

4 การจัดเก็บเอกสาร (Filling)
กระบวนการจัดระบบจำแนกและเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบสะดวกในการนำมาใช้เมื่อต้องการ ซึ่งถือว่าเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการบริหารงานเอกสาร (Records management)

5 วัตถุประสงค์ในการจัดเก็บเอกสาร
รวบรวมเอกสารที่มีความสัมพันธ์ต่อเนื่องกันจัดเข้าไว้ให้เป็นหมวดหมู่และแหล่งเดียวกัน เพื่อความสะดวกรวดเร็ว และง่ายต่อการค้นหา เพื่อให้เอกสารอยู่ในที่ที่ปลอดภัย เพื่อเก็บเอกสารไว้เป็นหลักฐานอ้างอิงในอนาคต

6 แนวทางปฏิบัติที่ดี (Best Practice) คณะวิทยาการและเทคโนโลยีสารสนเทศ
เตรียมอุปกรณ์ สถานที่ และเอกสารให้พร้อม กล่องกระดาษ แฟ้ม ปากกา กระดาษสี ชั้นวาง รวมไปถึงตู้หรือห้องสำหรับเก็บเอกสาร แยกเอกสารทั้งหมดออกเป็น 2 ประเภท เอกสารที่ต้องจัดเก็บ คือเอกสารต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องจัดเก็บเข้าแฟ้ม RD เอกสารที่ไม่ต้องจัดเก็บ คือ เอกสารที่ไม่มีความจำเป็นหรือหมดอายุการใช้งานแล้ว แยกเอกสารที่ต้องจัดเก็บเป็นหมวดหมู่ย่อยที่สุด จัดเรียง หรือทำการสแกนเอกสาร พร้อมทั้งทำการจัดเข้าแฟ้ม (พิจารณาตามรอบปีการศึกษา หรือระยะเวลาที่ต้องจัดเก็บ) เก็บเข้าที่ ตลอดจนการจัดทำรายการบัญชีรายชื่อให้เป็น ณ ปัจจุบัน จัดการกับเอกสารที่ไม่ใช้แล้ว ตามระยะเวลาของการทำลายเอกสารนั้น ๆ

7

8 Thank you for your attention www. qao. it. mut. ac. th/istoffice www
Thank you for your attention Question ?