สัมมนาคอมพิวเตอร์ธุรกิจ

งานนำเสนอเรื่อง: "สัมมนาคอมพิวเตอร์ธุรกิจ"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 สัมมนาคอมพิวเตอร์ธุรกิจ
การบริหารโครงการไอที

2 กระบวนการทำงานเป็นขั้นตอน
ขั้นตอนของโครงการ การกำหนดกลยุทธ์ทางธุรกิจโดยผู้บริหารระดับสูง กำหนดความต้องการของระบบงาน การวิเคราะห์และการออกแบบระบบงาน นำระบบงานมาใช้งานโดยการจัดซื้อระบบ หรือพัฒนาขึ้นโดยบุคลากรในองค์กรเอง หรือว่าจ้างบริษัทพัฒนาระบบงานมาพัฒนาระบบงาน ทำการทดสอบทุกขั้นตอนจนแน่ใจว่าระบบงานใหม่เป็นไปตามเป้าหมายวัตถุประสงค์ของโครงการ ติดตั้งระบบงานใหม่เพื่อทดแทนระบบงานเดิม ประเมินผลงานของระบบงานใหม่เมื่อใช้งานไปได้ระยะหนึ่งว่าเป็นไปตามกลยุทธ์เป้าหมาย วัตถุประสงค์เพียงใด

3 วงจรการดำเนินการโครงการ
Strategy Specify Design Buy/Build Test Install Evaluate Management and Quality วงจรการดำเนินการโครงการ

4 ขั้นตอนการพัฒนาระบบงาน
การพัฒนาระบบงานแบ่งออกเป็น 3 ช่วงเวลาในวงจรการพัฒนาระบบงาน (System Development Life Cycle) คือ ช่วงการศึกษาเบื้องต้น การศึกษาความเป็นไปได้ และการพัฒนาระบบงาน

5 System Development Life Cycle (SDLC)
1. เข้าใจปัญหา (Problem Recognition) 2. ศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) 3. วิเคราะห์ (Analysis) 4. ออกแบบ (Design) 5. สร้างหรือพัฒนาระบบ (Construction) 6. การปรับเปลี่ยน (Conversion) 7. บำรุงรักษา (Maintenance)

6 ขั้นตอนการพัฒนาระบบงาน
Preliminary study Feasibility study Implementation Design Construction Project management support

7 ขั้นตอนการพัฒนาระบบงาน
ช่วงที่ 1 การศึกษาเบื้องต้น (preliminary study) เป็นการหารือของผู้บริหารถึงความต้องการระบบงานใหม่ เมื่อมีความเห็นพ้องต้องกันจึงให้ทำการศึกษาความเป็นไปได้ต่อไป ช่วงที่ 2 การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility study) เป็นการศึกษาด้านเทคนิค ด้านปฏิบัติการ ความคุ้มค่าของการให้มีระบบงานนั้น และระยะเวลาที่ได้ระบบงานที่เหมาะสม แล้วจัดทำรายงานการศึกษาความเป็นไปได้

8 ขั้นตอนการพัฒนาระบบงาน
ช่วงที่ 3 การพัฒนาระบบงาน (Implementation) เริ่มจากการศึกษาความต้องการ การออกแบบระบบงาน การพัฒนาโปรแกรม และการทดสอบโปรแกรมจนสำเร็จเป็นระบบงาน ช่วงที่ 4 ในระหว่างการดำเนินการพัฒนาระบบงานอยู่นี้มีกิจกรรมอีกส่วนหนึ่งที่ทำควบคู่ไปกับการพัฒนาระบบงาน คือการบริหารโครงการ (Project management) ซึ่งทำงานควบคู่กันไปตลอดโครงการ

9 กระบวนการทำงานเป็นขั้นตอนแบ่งเป็นขั้นๆ
การศึกษาเบื้องต้น จะเริ่มโดยผู้ใดก็ได้ระหว่างเจ้าของระบบงาน ฝ่ายงานเทคโนโลยีสารสนเทศ หรือฝ่ายบริหาร การศึกษาความเป็นไปได้ จะศึกษาถึง T.O.E.S. การพัฒนาระบบงาน ซึ่งแบ่งเป็น การหาความต้องการของระบบ การออกแบบระบบเพื่อผู้ใช้งานระบบงาน การออกแบบระบบเพื่อนำไปเขียนโปรแกรม การพัฒนาโปรแกรม การทดสอบระบบ การติดตั้งระบบ การบำรุงรักษาระบบ

10 การหาความต้องการของระบบงาน
วัตถุประสงค์ของธุรกิจ ระบบที่เป็นอยู่ในปัจจุบันว่าดำเนินการอย่างไร การวิเคราะห์ปัญหาและกระบวนการทำงาน การวิเคราะห์แบบพิมพ์และรายงานต่าง ๆ การจัดทำรายงานหน้าที่การงานต่างๆ ในธุรกิจขององค์กรนั้น ความต้องการอื่นใดที่องค์กรจะมีขึ้น การทำการสัมภาษณ์ถึงระบบงาน การออกแบบระบบที่เป็นแนวความคิด

11 การหาความต้องการของระบบงาน
ความต้องการให้ตอบรับเร็วช้าของระบบ การตรวจสอบและการควบคุม การเชื่อมต่อกับระบบงานอื่นๆ การทำรายงานการศึกษาความต้องการ

12 การออกแบบระบบงานเพื่อผู้ใช้ระบบงาน
หลังจากที่ได้ศึกษาความต้องการโดยละเอียดแล้ว และได้นำไปให้หน่วยงานที่เป็นเจ้าของระบบยืนยันความครบถ้วนของรายงานการศึกษาความต้องการแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการออกแบบระบบ โดยพิจารณาในเรื่องต่อไปนี้ การหมุนเวียนข้อสนเทศของงานต่าง ๆ รูปแบบของรายการและรายงานต่าง ๆ การออกแบบฐานข้อมูล การออกแบบเพื่อให้ระบบมีความปลอดภัย การออกแบบเพื่อให้สามารถย้อนกลับไปยังข้อมูลหรือระบบก่อนหน้านั้นได้ การออกแบบเครือข่าย

13 การออกแบบระบบเพื่อนำไปเขียนโปรแกรม
เมื่อออกแบบเบื้องต้นแล้ว ขั้นต่อไปจะต้องออกแบบระบบงาน เพื่อนำไปสร้างระบบงานต่อไป โดยดำเนินการดังนี้ ให้มีข้อกำหนดของงานต่าง ๆ ของโปรแกรมที่จะเขียนขึ้นมา ให้มีข้อกำหนดของฐานข้อมูลและแฟ้มข้อมูล ให้มีโครงสร้างรูปแบบ ส่วนประกอบของเครื่องคอมพิวเตอร์พร้อมอุปกรณ์ รวมทั้งซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ให้มีแผนการทำการทดสอบระบบ ให้มีแผนการพัฒนาระบบ

14 การพัฒนาโปรแกรม ข้อกำหนดของโปรแกรม การจัดทำฐานข้อมูล
การนำโปรแกรมมารวมเป็นระบบเดียวกัน แผนการทดสอบระบบ จัดทำตัวอย่างที่จะทดสอบระบบและผลลัพธ์ที่คาดว่าจะได้รับ แผนการนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ คู่มือการใช้งานของเจ้าของระบบงาน คู่มือการใช้งานของเจ้าหน้าที่ปฏิบัติการ

15 การทดสอบระบบ เมื่อได้ทดสอบระบบงานทั้งหมดแล้วจะได้ระบบและการดำเนินการต่อไปนี้ ได้ระบบที่ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ แผนการฝึกอบรม ทดสอบคู่มือที่ได้จาก ขั้นตอน การพัฒนาโปรแกรม เพื่อให้แน่ใจว่าใช้ปฏิบัติได้ตามที่ต้องการ จัดการฝึกอบรม สร้างฐานข้อมูลหรือแฟ้มข้อมูล ทำแผนติดตั้งระบบทั้งหมด

16 การติดตั้งระบบ ระบบที่ใช้ปฏิบัติงานได้อย่างสมบูรณ์
ปรับปรุงเอกสารให้ใช้งานได้เป็นปัจจุบัน ระบบที่ได้มาจะต้องเป็นที่พอใจของเจ้าของระบบงาน การฝึกอบรมผู้ใช้ระบบในทุกหน่วยงาน

17 การบำรุงรักษาระบบ เมื่อได้ระบบมาใช้งานแล้ว จะต้องบำรุงรักษาระบบให้เป็นปัจจุบัน ดังนี้ ติดตามดูแลระบบ ประเมินผลของระบบ แก้ไขเปลี่ยนแปลงตามที่ได้มีการขอมา ปรับปรุงระบบครั้งใหญ่ เมื่อมีกฎ ระเบียบ หรือวิธีการเปลี่ยนไป

18 รายงานในกระบวนการทำงานเป็นขั้นตอน
รายงานที่ต้องจัดทำขึ้น การศึกษาเบื้องต้น รายงานการศึกษาเบื้องต้น การศึกษาความเป็นไปได้ รายงานการศึกษาความเป็นไปได้ การดำเนินการแสดงหาความต้องการของระบบ รายงานการศึกษาความต้องการของระบบงาน เอกสารแสดงวัตถุประสงค์ของโครงการ การออกแบบระบบ รายงานการออกแบบระบบ การพัฒนาโปรแกรม ตัวโปรแกรม ระหว่างการพัฒนาระบบ คู่มือการใช้งานของเจ้าของระบบงานและคู่มือปฏิบัติงาน

19 การศึกษาความเป็นไปได้ Feasibility study

20 การศึกษาความเป็นไปได้ขององค์กร
Technically Feasible (ความเป็นไปได้ทางเทคนิค) Operational Feasible (ความเป็นไปได้ทางปฏิบัติ) Economical Feasible (ความเป็นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์) Schedule Feasible (ความเป็นไปได้ในเรื่องเวลา) นอกจากนี้ยังมีปัจจัยอีก 2 ประการที่ต้องรวมอยู่ในการศึกษาครั้งนี้คือ Sociological Feasible (ความเป็นไปได้ทางสังคมวิทยา) Psychological Feasible (ความเป็นไปได้ทางจิตวิทยา)

21 Technically Feasible การศึกษาความเป็นไปได้ทางเทคนิคมีความจำเป็นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน โดยเฉพาะด้านเทคโนโลยีสารสนเทศที่ก้าวไปอย่างรวดเร็ว สิ่งใหม่ๆ เกิดขึ้นได้เสมอทั้งทางด้าน ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ ดังนั้นจึงต้องเป็นเทคนิคที่ทันสมัย แต่ถ้าไม่เป็นปัจจุบันองค์กรอาจจะไม่ได้ในสิ่งที่ดีที่สุด อย่างไรก็ตาม การที่จะได้ในสิ่งที่เป็นปัจจุบันอาจจะมีราคาสูง ดังนั้นการที่จะพิจารณาทางด้านเทคนิคที่ทันสมัย แต่จะต้องเป็นปัจจุบันหรือไม่ ขึ้นอยู่กับความจำเป็นและค่าใช้จ่ายที่ต้องเสียไป

22 Operational Feasible การนำระบบงานมาปฏิบัติงานเพื่อดำเนินการให้เป็นประโยชน์แก่องค์กรจะต้องไม่ยุ่งยาก ไม่มีกรรมวิธีซับซ้อน ผู้ใช้ไม่ต้องใช้เวลาเรียนรู้มาก และไม่ใช้เงินเป็นจำนวนมาก จึงจะปฏิบัติงานได้ ต้องเป็นงานที่ใช้ได้ง่าย (User friendly) ให้ผู้ดูแลระบบงานนั้นสามารปฏิบัติงานได้โดยราบรื่น โดยต้องได้รับการฝึกอบรมให้เข้าใจกรรมวิธีไม่ยุ่งยาก สามารถแก้ปัญหาได้ ดังนั้นระบบงานที่นำมาใช้จะต้องง่ายสำหรับผู้ใช้และผู้ดูแลระบบงานนั้นด้วย

23 Economic Feasible ความคุ้มค่าหรือคุ้มทุนที่ได้ลงทุนไปในการจัดหาระบบงานต้องพิจารณาโดยรอบคอบ ซึ่งโดยปกติแล้วให้ใช้ระยะเวลา 5 ปี ในการวัดผลของความคุ้มทุน เงินที่ได้ลงทุนไปมิใช่เฉพาะเงินที่ใช้ในการจัดซื้ออุปกรณ์หรือสิ่งที่จำเป็นเท่านั้น แต่รวมค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นตลอดระยะเวลาของการดำเนินการ 5 ปี ซึ่งมีความสำคัญที่จะแสดงว่ามี่ความคุ้มค่าหรือไม่ เพราะบางครั้งการจัดซื้อมีราคาไม่สูง แต่เมื่อใช้งานไปทำให้เกิดค่าใช้จ่ายสูง ก็ไม่คุ้มค่าได้เช่นกัน

24 Economic Feasible ความคุ้มค่ามิใช่เป็นตัวเงินอย่างเดียว แต่สามารถแสดงด้วยคุณค่าอย่างอื่น บางระบบงานที่ทำขึ้นมาไม่มีผลตอบแทนที่คิดเป็นตัวเงิน แต่ทำให้สิ่งแวดล้อมในองค์กรดีขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ถึงแม้ต้องลงทุนไปแล้วผลตอบแทนไม่เป็นตัวเงิน (Intangible benefit) แต่ก็คุ้มค่าที่จะดำเนินการ ดังนั้นจึงเป็นการพิจารณาว่าเหมาะสมหรือสมควรหรือไม่ (Justification)

25 Schedule Feasible ระยะเวลามีส่วนสำคัญในการตัดสินใจว่าจะดำเนินการเพื่อให้ได้ระบบงานหรือไม่ในภาวการณ์ที่ต่างกัน จำเป็นที่องค์กรจะต้องมีระบบงานเพื่อเสริมประสิทธิภาพการทำงานหรือเพิ่มการผลิตสินค้าไดหรือจะต้องทำตามภาวะการแข่งขัน มิฉะนั้นแล้วจะสู้คู่แข่งขันไม่ได้ หรือหากไม่สามารถทำระบบงานให้เสร็จตามกำหนดเวลา การดำเนินธุรกิจอาจต้องหยุดชะงัก เช่น ปัญหา Y2K ระบบต้องเสร็จสิ้นก่อนปี ค.ศ หากระบบงานใหม่ไม่สามารถใช้งานได้ก่อนปี จะเป็นปัญหาใหญ่อย่างแน่นอน ดังนั้นเวลาจึงเป็นตัวชี้ในการตัดสินใจว่าจะดำเนินการตามแนวทางที่ได้เลือกไว้หรือไม่

26 Sociological Feasible
แม้ว่าการศึกษาความคุ้มค่าตามหลัก T.O.E.S. แล้ว แต่การนำเรื่องสังคมและสิ่งแวดล้อมเข้ามาพิจารณาด้วยแล้ว ความคุ้มค่านั้นอาจจะไม่สามารถดำเนินการได้ เพราะขัดแย้งกับประชาชนในสังคมหรือในชุมชนนั้น ๆ จึงจำเป็นต้องนำสังคมวิทยาเข้ามาร่วมในการศึกษาความเป็นไปได้ด้วย

27 Psychological Feasible
การที่จะดำเนินการตามที่ได้ศึกษามาแล้วโดยที่ผู้เกี่ยวข้องยังขาดความเข้าใจ ทำให้ระบบงานนั้นไม่สามารถนำไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ จึงจำเป็นต้องทำความเข้าใจกับผู้เกี่ยวข้อง ชี้แจงให้เข้าใจถึงผลกระทบที่จะเกิดขึ้นทั้งทางดีและทางเสีย และเน้นให้เห็นถึงประโยชน์ในระยะยาวที่แท้จริงที่เกิดขึ้นกับองค์กรในอนาคต โดยใช้จิตวิทยาเข้ามาช่วย

28 การศึกษาความเป็นไปได้ทางด้านคอมพิวเตอร์และทางธุรกิจ
การศึกษาความเป็นไปได้ในทางธุรกิจ (T.O.E.S. for business) มีรายละเอียดดังนี้ T: ทางเทคนิค เนื่องจากเทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์เปลี่ยนแปลงรวดเร็วมากอาจจะทุก 3 เดือนที่มีคอมพิวเตอร์รุ่นใหม่ออกสู่ตลาด และซอฟต์แวร์ที่มาสนับสนุนก็มีประสิทธิภาพสูงขึ้นตาม ทำให้การเลือกใช้ต้องศึกษาให้ถี่ถ้วนรอบคอบก่อนการตัดสินใจ เพื่อให้ได้เครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ที่มีความเหมาะสมกับการใช้งานขององค์กรโดยให้ได้ประโยชน์สูงสุด

29 การศึกษาความเป็นไปได้ในทางธุรกิจ
E: การลงทุน เพื่อให้ได้ระบบคอมพิวเตอร์หนึ่งระบบพร้อมใช้งานได้ จำเป็นต้องลงทุนเป็นเงินจำนวนมาก จึงจำเป็นต้องคำนวณความคุ้มค่าในระยะเวลาที่กำหนด S: ระยะเวลา การที่องค์กรได้ระบบคอมพิวเตอร์มาใช้งานได้เร็วเท่าไร ผลประโยชน์จะเกิดขึ้นกับองค์กรเร็วเท่านั้น ดังนั้นการลงทุนเพื่อให้ได้ระบบงานไอทีจึงจำเป็นต้องเสร็จสิ้นภายในกำหนดเวลา หากระบบงานเสร็จไม่ทันตามกำหนด ผลประโยชน์ที่จะได้รับก็ไม่เกิดขึ้น แต่ทำให้เสียค่าใช้จ่ายมากขึ้น เพราะการยืดเวลาในการส่งมอบงานออกไป

30 การศึกษาความเป็นไปได้ในทางธุรกิจ
O: การนำไปสู่ทางปฏิบัติ ในปัจจุบันระบบงานที่ใช้กันทั่วไปจะใช้งานง่าย สำหรับผู้ใช้ระบบงานและผู้ปฏิบัติงานที่ดูแลระบบนั้น งานทางด้านคอมพิวเตอร์ จะเน้นการศึกษาความเป็นไปได้แบบ T.E.S.O