Office Timeline เครื่องมือสำหรับการบริหารจัดการ

งานนำเสนอเรื่อง: "Office Timeline เครื่องมือสำหรับการบริหารจัดการ"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 Office Timeline เครื่องมือสำหรับการบริหารจัดการ
แผนการปฏิบัติงานและโครงการ ของหอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ สำนักหอสมุดกลาง มหาวิทยาลัยศิลปากร นำเสนอโดย...จันทร์เพ็ญ กล่อมใจขาว ในการสัมมนา PULINET วิชาการ ครั้งที่ 4 วันพฤหัสบดีที่ 23 มกราคม พ.ศ. 2557

2 Office Timeline ... Office Timeline เป็นโปรแกรมที่สามารถสร้างแผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart) หรือ Timeline เป็นโปรแกรมเสริม (Add-in) ของ Microsoft PowerPoint โดยสามารถใส่แผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart) หรือ Timeline สำหรับงานหรือโครงการได้อย่างละเอียด ชัดเจน และยังใช้ในการทำเป็น Presentation ด้วย PowerPoint ได้

3 Office Timeline กับการบริหารจัดการแผนการปฏิบัติงานและโครงการ
การใช้เครื่องมือบริหารจัดการโครงการ แผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart) ที่อยู่ในกระดาษ ซึ่งสร้างด้วย Microsoft Word หรือ Excel Grantt Chart แบบที่ใช้งานกันอยู่

4 Office Timeline กับการบริหารจัดการแผนการปฏิบัติงานและโครงการ
การใช้เครื่องมือบริหารจัดการโครงการ แผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart) ด้วย Office Timeline 1) สร้าง Gantt Chart และ Timeline ด้วยการปักหมุด (Milestone) และกำหนดการดำเนินงาน (Task) ตามช่วงเวลาที่กำหนดในแผนการปฏิบัติงานและโครงการที่มีในหอสมุดทั้งหมด เพื่อให้เห็นภาพรวม

5 การบริหารจัดการแผนการปฏิบัติงานและโครงการประจำปี
Library's project 9/16/2013 Library's plan Project follow-up (3) 9/23/2013 7/28/2014 Project's start Project follow-up (1) Project follow-up (2) Project's finish KPIs 10/15/2013 1/15/2014 4/22/2014 8/31/2014 8/19/2013 2013 Aug Oct Dec 2014 Apr Jun Aug 2014 ส่งรายงาน KPIs 9/4/ /5/2013 ตรวจประเมิน KPIs 9/9/ /10/2013 จัดทำแผนปฏิบัติงานประจำปี 9/23/ /25/2013 จัดทำโครงการประจำปี 9/30/ /4/2013 รายงานผลการปฏิบัติงานประจำปี 10/7/ /9/2013 โครงการฉันรักห้องสมุด 10/1/ /20/2014 โครงการบริการวิชาการแก่ชุมชน 10/21/ /31/2014 โครงการการจัดการความเสี่ยง 11/4/ /31/2014 โครงการ Best practice... 11/25/ /31/2014 โครงการ The Touch 12/9/ /30/2014 โครงการ Customer Delight 12/23/ /31/2014 โครงการ The 1/6/ /31/2014 โครงการสัมมนาบุคลากรฯ 5/1/ /31/2014

6 Office Timeline กับการบริหารจัดการแผนการปฏิบัติงานและโครงการ
2) สร้าง Gantt Chart และ Timeline ของแผนการปฏิบัติงานและโครงการ โดยเจาะลึกลงไปในแต่ละโครงการด้วยการปักหมุด (Milestone) และกำหนดการดำเนินงาน (Task) เพื่อให้ทราบช่วงเวลาของแต่ละแผนการปฏิบัติงานและโครงการ

7 โครงการบริการวิชาการแก่ชุมชน :
ประสานงานเรื่องสถานที่ 11/1/2013 วางกิจกรรม 11/8/2013 เริ่มดำเนินโครงการ 11/14/2013 สิ้นสุดโครงการ ประชุมคณะทำงาน ประเมินผลโครงการ 11/23/2013 10/21/2013 12/16/2013 2013 Oct Nov Dec 2013 ประชุมวางแผนงาน 10/28/ /28/2013 กำหนดและเตรียมกิจกรรม 11/4/ /11/2013 ติดตั้งบูธและเตรียมความพร้อม 11/14/ /14/2013 เริ่ม/ดำเนินโครงการและกิจกรรม 11/14/ /22/2013 จัดเก็บบูธ 11/23/ /23/2013 ประเมินผลและสรุปโครงการ 12/16/ /20/2013 โครงการบริการวิชาการแก่ชุมชน : ห้องสมุดสุดหรรษา นำพาความรู้สู่ชุมชน (ณ องค์พระปฐมเจดีย์)

8 Office Timeline กับการบริหารจัดการแผนการปฏิบัติงานและโครงการ
3) Attacth File ข้อมูลต่างๆ ที่จำเป็นในแต่ละโครงการผ่าน Google Drive 4) Save ไฟล์ เป็น Powerpoint show เพื่อให้สามารถเข้าถึงแผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart) และ Timeline ได้แบบ Slideshow ที่สามารถเชื่อมโยงไฟล์ข้อมูลที่แนบ (attach)

9 ผลการศึกษา พบว่า... 1) การทำงานระหว่างฝ่ายที่เป็นภารกิจหลักของหอสมุดฯ ทำให้เห็นภาพรวม และรายกิจกรรม/โครงการ 2) การแสดงผลเป็นกราฟในแนวนอน แสดงระยะเวลาของกิจกรรมแต่ละขั้นตอน ทำให้เห็นลำดับของแต่ละกิจกรรมที่ต่อเนื่องกัน ทำให้สามารถจัดการเรื่องบุคลากร และจังหวะเวลาในการทำงานที่ไม่ให้ทับซ้อนกัน 3) งานธุรการยังสามารถบริหารจัดการในเรื่องของงบประมาณ อาคารและสถานที่ 4) ผู้บริหารสามารถติดตามงาน และเรียกใช้เอกสารได้ในทันที 5) สามารถนำไปใช้กับงานอื่นเช่น การประกันคุณภาพการศึกษา การจัดทำรายงานต่างๆ เป็นต้น

10 การนำไปใช้ประโยชน์ ... 1) ด้านการบริหารงาน สามารถบริหารจัดการทั้งในเรื่องของงบประมาณ บุคลากร และเวลาได้เป็นอย่างดี 2) ด้านการพัฒนาบุคลากร ทำให้เกิดการแสวงหาเครื่องมือที่เกิดจากความก้าวหน้าของเทคโนโลยีมาใช้ในงานประจำ และเป็นเครื่องมือที่บรรณารักษ์สามารถดำเนินการได้ด้วยตนเอง เสริมสร้างความเชื่อมั่น และเกิดการใฝ่รู้ใฝ่เรียน 3) ด้านการเพิ่มพูนทักษะด้านเทคโนโลยี จากการศึกษาพบว่าโปรแกรมมีข้อจำกัดเนื่องจากเป็น Free edition ที่ไม่สามารถใช้งานได้ในหลายทางเลือก การพิจารณาโปรแกรมที่เป็น Plus Edition มาใช้งานต่ออาจเป็นทางเลือกหนึ่ง หากพบว่าเป็นโปรแกรมที่เหมาะสมสำหรับการใช้งาน

11 ขอบคุณค่ะ ...