รายงานการปฏิบัติงาน งานบริหารและธุรการ

งานนำเสนอเรื่อง: "รายงานการปฏิบัติงาน งานบริหารและธุรการ"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 รายงานการปฏิบัติงาน งานบริหารและธุรการ
ประจำเดือนตุลาคม 2554 งานบริหารและธุรการ ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ

2 ภารกิจของงานบริหารและธุรการ
ธุรการและสารบรรณ การเงิน บัญชี พัสดุ บุคลากร นโยบายและแผน ฝึกอบรม ประกันคุณภาพ ควบคุมภายในและการบริหารความเสี่ยง อาคารสถานที่ และอุปกรณ์ งานบริหารและธุรการ ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ

3 ภารกิจด้านธุรการและสารบรรณ
ร่าง พิมพ์ โต้ตอบหนังสือราชการ จำนวน 64 ฉบับ ดำเนินการโครงการฝึกอบรมและแลกเปลี่ยนเรียนรู้ จำนวน 4 ครั้ง ดำเนินงานการประชุม จำนวน 2 ครั้ง กรอกข้อมูลคำสั่งแต่งตั้ง/โครงการ/กิจกรรมในระบบ e-Manage กรอกข้อมูลแบบประเมินผลโครงการ กรอกข้อมูลปฏิทินภารกิจผู้บริหาร และบุคลากรในเว็บไซต์ศูนย์ฯ สารบรรณ นำเสนอหนังสือเพื่อลงนาม 64 ฉบับ รับเอกสารทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จำนวน 246 ฉบับ ส่งและเกษียณเอกสารทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จำนวน 200 ฉบับ ผู้ปฏิบัติงาน ได้แก่ นางพรสวรรค์ นักดนตรี, นางสาวชุติมา บุญมี, นางสาวลัดดาพร ละออง, นายสง่า โปธา นางเนตรนภา ธะนันต์ นางสาวอารี พรหมมิตร และนางจุรีรัตน์ สุยะเขต

4 ภารกิจด้านการเงิน บัญชี
งานบริหารและธุรการ ร่วมกับ งานวิจัยและพัฒนา โดยคุณสุรเดช ไชยมงคล เป็นผู้ออกแบบและพัฒนาระบบควบคุมการใช้จ่ายเงินงบประมาณ ผู้บริหารและบุคลากรภายในศูนย์ฯ สามารถเข้าดูรายงานการใช้จ่ายเงินได้ใน web browser mozilla Firefox เข้าเว็บไซต์ งานบริหารและธุรการ ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ

5 กล่องเงินจะแบ่งเป็น 2 หมวด ได้แก่
1) หมวดรายรับ เป็นเงินรายได้จากการดำเนินงาน 2) หมวดรายจ่าย จะแบ่งอีกจำนวน 7 กล่อง โดยแยกเป็นหมวดรายจ่ายย่อยต่าง ๆ ในแต่ละกล่องจะประกอบด้วย รายจ่าย รับโอน โอนออก และคงเหลือ งานบริหารและธุรการ ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ

6 งบประมาณเงินรายได้ ประจำปีงบประมาณ 2555
จำนวนเงิน (บาท) งบบุคลากร - ลูกจ้างชั่วคราว (7 อัตรา) 904,560 งบดำเนินงาน - ค่าตอบแทน 601,000 - ค่าใช้สอย 6,185,600 - ค่าวัสดุ 320,000 - ค่าสาธารณูปโภค 4,161,900 รวมทั้งสิ้น 12,173,000 งานบริหารและธุรการ ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ

7 รายงานการใช้จ่ายงบประมาณเงินรายได้เดือนตุลาคม 2554
งบบุคลากร รายการ รายรับ รายจ่าย คงเหลือ งบได้รับ 904,560 ลูกจ้างชั่วคราว (6 อัตรา) 60,540 พนง.มหาวิทยาลัยเงินรายได้ (1 อัตรา) 12,510 รวม 73,050 831,510 งานบริหารและธุรการ ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ

8 งบดำเนินงาน หมวดค่าตอบแทน
งบดำเนินงาน หมวดค่าตอบแทน รายการ รายรับ รายจ่าย คงเหลือ งบได้รับ 601,000 ค่าอาหารทำการนอกเวลาราชการ 18,400 ค่าตอบแทนนักศึกษาช่วยปฏิบัติงาน 20,300 รวม 38,700 562,300 งานบริหารและธุรการ ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ

9 งบดำเนินงาน หมวดค่าใช้สอย
งบดำเนินงาน หมวดค่าใช้สอย รายการ รายรับ รายจ่าย คงเหลือ งบได้รับ 6,185,540 ค่าเบี้ยประกันสังคม 47,244 รวม 6,138,296 งบดำเนินงาน หมวดค่าวัสดุ รายการ รายรับ รายจ่าย คงเหลือ งบได้รับ 320,000 - รวม งานบริหารและธุรการ ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ

10 งบดำเนินงาน หมวดค่าสาธารณูปโภค
งบดำเนินงาน หมวดค่าสาธารณูปโภค รายการ รายรับ รายจ่าย คงเหลือ งบได้รับ 4,161,900 - ค่าโทรศัพท์ 2,832.88 ค่าเช่าสัญญาณ 3BB 80,250.00 ค่าบริการ True Vision 2,005.75 รวม 85,088.63 4,076,811.37 ผุ้ปฏิบัติงาน ได้แก่ นางพรสวรรค์ นักดนตรี, นายสง่า โปธา และนางเนตรนภา ธะนันต์ งานบริหารและธุรการ ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ

11 สรุปรายรับ-รายจ่าย งบประมาณเงินรายได้ 55 ประจำเดือนตุลาคม 54
งบ/หมวด รายรับ รายจ่าย คงเหลือ บุคลากร 904,560 73,050.00 831,510.00 ตอบแทน 601,000 38,700.00 562,300.00 ใช้สอย 6,185,540 47,244.00 6,138,296.00 วัสดุ 320,000 - 320,000.00 สาธารณูปโภค 4,161,900 85,088.63 4,076,811.37 รวม 12,172,940 244,082.63 11,928,917.37 งานบริหารและธุรการ ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ

12 สรุปเงินรายได้ส่งคลัง ตุลาคม 2554
รายการ จำนวนเงิน ค่าเช่าสถานที่ บริษัท บีสไดเมนชั่น จำกัด (2 25,000 ค่าเช่าใช้ห้องบรรยาย 3,000 ค่าใช้จ่ายในการจัดนิทรรศการ GIS DAY 2011 (เงินสนับสนุนจาก บ.GSRI) 20,000 รวมเงินทั้งสิ้น 48,000 ผู้ปฏิบัติงาน นางพรสวรรค์ นักดนตรี, นายสง่า โปธา, นางเนตรนภา ธะนันต์ งานบริหารและธุรการ ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ

13 ภารกิจด้านพัสดุ ขออนุมัติเบิกค่าตอบแทนการปฏิบัติงานนอกเวลาราชการ และค่าตอบแทนนักศึกษาช่วยปฏิบัติงาน ของเดือนตุลาคม 2554 ขออนุมัติเบิกจ่ายค่าเบี้ยประกันสังคม ขออนุมัติเบิกจ่ายค่าโทรศัพท์ ค่าบริการ True Vision และค่าเช่าสัญญาณ 3BB ออกหมายเลขครุภัณฑ์ 9 รายการ ทำทะเบียนคุมทรัพย์สิน จำนวน 188 รายการ โอนและมอบครุภัณฑ์ ครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์ให้หน่วยงานภายในมหาวิทยาลัย จำนวน 65 ชุด ครุภัณฑ์ชุดควบคุมกล้องให้มหาวิทยาลัยแม่โจ้-แพร่ จำนวน 1 ชุด มอบครุภัณฑ์คอมพิวเตอร์ให้กองพันทหารปืนใหญ่ จำนวน 1 ชุด ผู้ปฏิบัติงาน สง่า โปธา , เนตรนภา ธะนันต์

14 งานด้านนโยบายและแผน 1. การเสนอโครงการผ่านระบบ e-Project
ผู้รับผิดชอบโครงการ (บุคลากรศูนย์ทุกคน) สามารถเสนอโครงการได้ด้วยตนเอง โดย login เข้า สู่ระบบ e-Manage เมนู โครงการ การบันทึกข้อมูลจะง่ายขึ้น โดยสามารถค้นหาและระบุประเด็นยุทธศาสตร์ที่เกี่ยวข้องในระบบได้ โครงการจะได้รับการตรวจสอบ และผ่านความเห็นชอบตามลำดับ แต่รวดเร็วมากยิ่งขึ้น สามารถ ดำเนินการอนุมัติได้ภายใน 7 ชั่วโมง ผู้ตรวจแผน ชุติมา บุญมี ตรวจงบประมาณ พรสวรรค์ นักดนตรี

15 ขั้นตอนการเสนอโครงการภายใน 7 ชั่วโมง
กระบวนการเสนอโครงการระดับกอง ศูนย์ สถาบัน และสำนักงาน ผ่านระบบ e-Project ขั้นตอนการเสนอโครงการภายใน 7 ชั่วโมง หมายเหตุ – ทุกขั้นตอนดำเนินการผ่านระบบ e-Project

16 ผู้ปฏิบัติงาน นางพรสวรรค์ นักดนตรี, นางสาวชุติมา บุญมี
2. จัดทำแผนแม่บทเทคโนโลยีสารสนเทศ 3. จัดทำแผนพัฒนาบุคลากรประจำปี 4. จัดทำรายงานแผนรายรับ ส่งกองแผนงาน ผู้ปฏิบัติงาน นางพรสวรรค์ นักดนตรี, นางสาวชุติมา บุญมี งานบริหารและธุรการ ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ

17 ภารกิจด้านฝึกอบรม 1. โครงการสัมมนาทางวิชาการสำหรับผู้ดูแลระบบสารสนเทศของมหาวิทยาลัย “Client Consolidation” วันที่ 14 ตุลาคม 2554 เวลา น. บริษัท A&A Neo Technology นำเสนอเทคโนโลยี VDI (Virtual Desktop Infrastructure) มีผู้เข้าร่วมสัมมนา จำนวน 33 คน ค่าเฉลี่ยความพึงพอใจ 4.12 อยู่ในระดับมาก

18 2. โครงการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระบบควบคุมการใช้จ่ายเงินงบประมาณ วันที่ 20 ตุลาคม 2554 เวลา น. นำเสนอระบบโดย คุณสุรเดช ไชยมงคล และคุณพรสวรรค์ นักดนตรี มีบุคลากรของมหาวิทยาลัยเข้าร่วม จำนวน 57 คน ค่าเฉลี่ยความพึงพอใจ 3.64 อยู่ในระดับมาก

19 3. โครงการอบรมการวิเคราะห์ข้อมูลแบบประเมิน/ แบบสอบถาม/ แบบสำรวจ เชิงสถิติเบื้องต้น วันที่ 27 ตุลาคม 2554 เวลา น. วิทยากร - คุณพรสวรรค์ นักดนตรี มีบุคลากรของมหาวิทยาลัยเข้าร่วมอบรม จำนวน 39 คน ค่าเฉลี่ยความพึงพอใจ 4.03 อยู่ในระดับมาก

20 ข้อเสนอแนะจากผู้เข้าร่วมโครงการ
โครงการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระบบควบคุมการใช้จ่ายเงินงบประมาณ ควรมีการเพิ่มข้อมูลและรายละเอียดให้ตรงกับความต้องการ และครอบคลุมกับแผนของ มหาวิทยาลัย โดยการขอความร่วมมือจากคณะและผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในการพัฒนาระบบ ต่อไป ควรมีการเชื่อมโยงกับระบบบัญชี 3 มิติ ที่สามารถใช้งานร่วมกันในบางข้อมูล หรือเพื่อ ยืนยันกับระบบ 3 มิติ ควรมีการสรุปรายงานทั้งแบบรายเดือน และรายไตรมาสได้ ควรมีการฝึกปฏิบัติระบบจริง หลังจากทดลองใช้งานแล้วประมาณ 3 เดือน ควรจะมีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้อีกครั้ง

21 ข้อเสนอแนะจากผู้เข้าร่วมโครงการ
โครงการอบรมการวิเคราะห์ข้อมูลแบบประเมิน/ แบบสอบถาม/ แบบสำรวจ เชิงสถิติ เบื้องต้น ควรเพิ่มระยะเวลาในการฝึกอบรม และนำตัวอย่างรูปแบบงานวิจัยที่หลากหลายมาเป็น ตัวอย่างในการวิเคราะห์ อยากให้มีการฝึกอบรมต่อเนื่องในระดับ Advance ควรเพิ่มผู้ช่วยวิทยากร ควรปรับปรุงอุปกรณ์โสต ไมโครโฟนเสียงแตก ควรสำรวจโปรแกรมที่จำเป็นสำหรับมหาวิทยาลัย และจัดซื้อลิขสิทธิ์ให้ถูกต้อง ผู้ปฏิบัติงาน นางสาวชุติมา บุญมี, นางพรสวรรค์ นักดนตรี, นายสง่า โปธา, นายเสกสรรค์ สอนยศ, นางสาวอารี พรหมมิตร

22 หัวหน้างานเครือข่ายฯ
ภารกิจด้านบุคลากร จัดทำการประเมินพนักงานมหาวิทยาลัย จำนวน 1 ราย สรุปรายงานการลาประจำเดือนตุลาคม 2554 ส่งให้กองการเจ้าหน้าที่ รายงานการมาสาย 5 อันดับ ประจำเดือนตุลาคม 2554 ลำดับที่ ชื่อ – สกุล สังกัดงาน มาสาย (วัน) 1 นายประวิทย์ วิมานทอง หัวหน้างานฝึกอบรมฯ 16 นายวุฒิพล คล้ายทิพย์ หัวหน้างานเครือข่ายฯ 2 นางสาวสุมาลี สุพรรณนอก ฝึกอบรมฯ 11 3 นางสาวอภิญญา ปัญญาสิทธิ์ 9 4 นางสาวกรกช เจรญทรัพย์ 7 นายกฤษดาวุฒิ กรแก้ว นายธงชัย เมืองมา 5 นางนพมาศ ริยะนา งานวิจัยและพัฒนา ผู้ปฏิบัติงาน นายสง่า โปธา

23 ภารกิจด้านการประกันคุณภาพ ควบคุมภายในและบริหารความเสี่ยง
การประกันคุณภาพ (รายงานการประเมินตนเอง) จัดทำรายงานการประเมินตนเอง ประจำปี 2554 ผลการประเมินบรรลุทุกข้อ ได้คะแนน 4.80 (สูงสุดในสำนักงานอธิการบดี) โดยมีองค์ประกอบที่รับผิดชอบ ดังนี้ ตัวบ่งชี้คุณภาพ คะแนน องค์ประกอบที่ 1 ปรัชญา ปณิธาน วัตถุประสงค์ แผนดำเนินการ 4.54 องค์ประกอบที่ 5 ภารกิจหลักของหน่วยงาน 4.87 องค์ประกอบที่ 7 ระบบและกลไกการประกันคุณภาพ 5.00 เฉลี่ยรวม 4.80 ผู้รับผิดชอบแต่ละองค์ประกอบ ผู้อำนวยการศูนย์ฯ, นางพรสวรรค์ นักดนตรี, นางสาวชุติมา บุญมี, นางสาวลัดดาพร ละออง

24 ภารกิจด้านอาคารสถานที่และอุปกรณ์
รายงานการออกให้บริการแก่หน่วยงาน หน่วยงาน จำนวนครั้ง คณะวิทยาศาสตร์ 8 กองกลาง 5 สถาบันบริการตรวจสอบคุณภาพ และมาตรฐานผลิตภัณฑ์ 2 สำนักวิจัยและส่งเสริมวิชาการการเกษตร ศูนย์อาคารที่พัก 1 กองกิจการ ศูนย์กล้วยไม้และไม้ดอกไม้ประดับ ข้อมูลระหว่างวันที่ 1-31 ตุลาคม 2554 รวมทั้งหมด : 20 ครั้ง

25 รายงานอุปกรณ์ / เครื่องมือ ที่ออกไปซ่อมทั้งหมด
จำนวนครั้ง คอมพิวเตอร์ (ไม่มีเลขครุภัณฑ์) 12 คอมพิวเตอร์ (มีเลขครุภัณฑ์) 5 ระบบเครือข่าย 3 ข้อมูลระหว่างวันที่ 1 – 31 ตุลาคม 2554 รวมทั้งหมด : 20 ครั้ง

26 รายงานความต้องการ ความต้องการ จำนวนครั้ง ติดตั้งระบบปฏิบัติการ Windows
9 ติดตั้ง Hardware 2 ติดตั้ง Soft ware 4 แก้ไขระบบ E-Doc 1 ด้านระบบเครือข่าย ข้อมูลระหว่างวันที่ 1 – 31 ตุลาคม 2554 รวมทั้งหมด : 20 ครั้ง ผู้ปฏิบัติงาน นายเสกสรรค์ สอนยศ และนายอนุชา กันยา

27 รายงานการใช้ห้องฝึกอบรมคอมพิวเตอร์ C302 ประจำเดือน ตุลาคม 2554
หน่วยงานที่จัด หัวข้อ วันที่ / เวลา ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ     อบรมการวิเคราะห์แบบประเมินเชิงสถิติเบื้องต้น 27 ตุลาคม 2554 09: :00 น.

28 สรุปการขอใช้ห้องบริการสารสนเทศ สำหรับการเรียนการสอน ภาคเรียนที่ 1 ปีการศึกษา 2554 คณะสารสนเทศฯ
รายวิชา วันสอน เวลาสอน ห้องที่ขอใช้ คณะสารสนเทศ อังคาร โรงอาหาร ชั้น 2 สด 282 การปฏิสัมพันธ์ระหว่างคนและคอมพิวเตอร์ พุธ สด 383 การออกแบบกราฟิก พฤหัสบดี สด 322 การออกแบบตัวละคร ศุกร์ สด 381 การนำเสนอผ่านสื่อดิจิทัล ได้ส่งหนังสือไปยังคณะสารสนเทศฯ ขอให้โอนเงินค่าใช้บริการ ชั่วโมงละ 5 บาท รวมเป็นเงิน 50,270 บาท

29 การขอใช้ห้องบริการสารสนเทศ สำหรับการเรียนการสอน ภาคเรียนที่ 2 ปีการศึกษา 2554 คณะสารสนเทศฯ
รายวิชา วันสอน เวลาสอน ห้องที่ขอใช้ สด 288 การประยุกต์ใช้ระบบภูมิสารสนเทศเพื่อการสื่อสาร จันทร์ น. โรงอาหาร ชั้น 2 สด 102 ความเข้าใจสื่อดิจิทัล อังคาร น. สด 432 กราฟิกสารสนเทศ ห้องฝึกอบรม C302 ชั้น 3 สด 387 การสร้างแบบจำลองและภาพเคลื่อนไหว 3 มิติ สด 386 หลักวิทยุกระจายเสียง วิทยุโทรทัศน์และภาพยนตร์ดิจิทัล พุธ สด 285 การวาดภาพดิจิทัล ศุกร์ สด 388 เทคโนโลยีผสมผสาน น. โรงอาหารชั้น 2

30 หน่วยงาน วัน/เวลาที่ขอใช้ ห้องที่ขอใช้ คณะบริหารธุรกิจ คณะศิลปศาสตร์
1 ต.ค.54 เวลา น. ใช้ในการสอบ 2 ต.ค. 54 เวลา น. ใช้ในการสอบ 5 ต.ค.54 เวลา น.ใช้ในการสอบ เวลา น.ใช้ในการสอบ ห้องกังตรังชลธาร ห้องธารลาระวิน ห้องกระแสตาปี ห้องนธีน่าน ห้องกลองชลธี งานบริหารและธุรการ ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ

31 ปัญหาการใช้ห้องบริการสารสนเทศ
อาจารย์ติดต่อโดยตรงกับเจ้าหน้าที่ แต่ไม่มีหนังสือขอความอนุเคราะห์ ส่งมายัง ศูนย์ฯ เมื่องานบริหารฯ ไม่ได้รับเรื่อง จึงไม่ได้ติดตามเรื่องค่าใช้จ่ายในการให้บริการ ไม่มีเอกสารบันทึกการใช้ห้อง โดยอาจารย์ผู้สอนลงลายมือชื่อรับรอง ในชั่วโมงเรียนวิชาภาษาอังกฤษ ใช้ห้องบริการสารสนเทศ อาคาร 70 ปี พร้อมกันทั้ง 3 ห้อง ทำให้ในช่วงเวลานั้นไม่สามารถเปิดให้นักศึกษาทั่วไปเข้าใช้บริการได้ และ จองใช้ห้อง C ทุกวันอังคาร,พุธ,ศุกร์ ทั้งวัน พบเครื่องคอมพิวเตอร์มีปัญหาบ่อยครั้ง เนื่องจากในชั่วโมงเรียนจะต้องปลดล็อค เครื่อง เพื่อให้สามารถใช้งานโปรแกรมบางตัวได้ เพิ่มภาระให้กับเจ้าหน้าที่ เพราะต้องทำการปลดล็อคเครื่องทั้งหมดก่อนมีการเรียน การสอน และล็อคเครื่องคืนค่าเดิมเมื่อสิ้นสุดชั่วโมงเรียน โดยต้องทำทีละเครื่อง อาจารย์จองห้องไว้ แต่ไม่มาสอนตามเวลา

32 เสนอแนวทางแก้ไขปัญหาการใช้ห้องบริการสารสนเทศ
งานบริหารและธุรการ จะสรุปข้อมูลการใช้ห้องทั้งที่มีหนังสือขอความอนุเคราะห์ และไม่มีหนังสือขอความอนุเคราะห์ โดยคิดค่าใช้จ่ายในการใช้บริการ ชั่วโมงละ 5 บาท ต่อเครื่อง แจ้งหน่วยงานที่มาขอใช้บริการเพื่อโอนเงินเป็นรายเดือน

33 จบการนำเสนอ งานบริหารและธุรการ ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ