การจัดซื้อจัดจ้าง

18. มีแผนการจัดซื้อจัดจ้างประจำปี (งบประมาณและเงินบำรุง) 18. มีแผนการจัดซื้อจัดจ้างประจำปี (งบประมาณและเงินบำรุง) เพื่อจะได้ทราบว่ามีการดำเนินงานตามแผนที่วางไว้และไม่ได้แบ่งซื้อแบ่งจ้าง

19. มีการบันทึกขอปรับแผนจัดซื้อจัดจ้างหรือไม่ 19. มีการบันทึกขอปรับแผนจัดซื้อจัดจ้างหรือไม่ เพื่อจะได้ทราบว่า ถ้ามีการซื้อนอกแผนที่วางไว้หรือซื้อตามแผนฯ แต่ร่นระยะเวลาหรือเลื่อนออกไปต้องได้รับอนุมัติให้ปรับแผนฯ เสมอ

20. การจัดซื้อ/จ้าง แต่ละวิธียกเว้นวิธีตกลงราคา มีผังกำกับการจัดซื้อ/จ้าง โดยกำหนดรายละเอียด ขั้นตอนการดำเนินงาน กำหนดระยะเวลาที่ปฏิบัติงาน และกำหนดวันที่ดำเนินงาน เพื่อจะได้ทราบกำหนดเวลาดำเนินงานแต่ละขั้นตอนและสามารถเร่งงานให้แล้วเสร็จภายในกำหนดเวลาได้

21. มีการแบ่งวงเงินจัดซื้อ/จ้าง เพื่อให้อำนาจสั่งซื้อ/จ้าง หรือวิธีการเปลี่ยนแปลงไปจากระเบียบ/กฎหมายกำหนด ให้ดูว่ามีการสั่งซื้อ/จ้างแล้วเป็นการแบ่งซื้อแบ่งจ้างหรือไม่ เช่น ต้องการซื้อครุภัณฑ์ด้วยวิธีประกวดราคาเนื่องจากวงเงินจัดซื้อเกิน 2 ล้านบาท แต่เลี่ยงไปใช้วิธีการจัดซื้อโดยแบ่งซื้อแบ่งจ้างเพื่อให้วงเงินอยู่ในอำนาจของผอ.

การควบคุมพัสดุ

22. พัสดุทุกชนิดนำไปลงบัญชี/ทะเบียนควบคุมถูกต้องตามระเบียบฯ เพื่อจะได้ทราบว่ามีพัสดุที่ซื้อมาและนำมาลงบัญชีทุกรายการไม่ได้หายหรือตกหล่นไปไหน

23. การเก็บรักษาพัสดุในคลัง ต้องคำนึงว่าการจัดเก็บพัสดุเป็นอย่างไร เช่น ปลอดภัย สะอาด เป็นระเบียบ จัดเป็นหมวดหมู่ นั่นก็คือการจัดเก็บโดยยึดหลัก 5 ส

24. การควบคุมพัสดุ ผู้ทำหน้าที่บันทึกการรับ-จ่ายวัสดุและผู้ทำหน้าที่ควบคุมพัสดุ คนที่ทำหน้าที่บันทึกบัญชีพัสดุ และคนทำหน้าที่คุมคลังควรเป็นคนละคนกันเพื่อการควบคุมภายในที่ดีและจะได้สอบยันกันได้

25. พัสดุที่เบิกเกิน (เหลือใช้) มีการส่งคืนเข้าคลังพัสดุ *มิใช่เก็บเอาไว้ใช้ส่วนตัวหรือเอาไปให้คนอื่นช่วยใช้ เพราะพัสดุที่เบิกไปก็เป็นของหลวงทั้งสิ้น ถ้าเหลือใช้ก็ส่งคืนคลัง

การควบคุมภายใน

26. มีคำสั่งแต่งตั้งคณะทำงานดำเนินการติดตามและประเมินผลการควบคุมภายใน พร้อมรายงาน เพื่อจะได้ทราบว่าหน่วยงานแต่งตั้งคณะทำงานดำเนินการติดตามและประเมินผลการควบคุมภายในและรายงาน

27. การจัดทำระบบควบคุมภายใน มีเอกสารหลักฐานการดำเนินการครบถ้วนตามคำอธิบายด้านระบบควบคุมภายในตามเอกสารประกอบ เพื่อจะได้ทราบว่ามีการจัดทำระบบควบคุมภายในและมีเอกสารประกอบการดำเนินงานครบถ้วนตามคำอธิบาย

28. มีการปรับปรุง Flow Chart ครบทุกกระบวนงานและเป็นปัจจุบัน

29. สื่อสารกิจกรรมการควบคุมให้คนในองค์กรทราบทั่วถึง มีการสื่อสารให้บุคลากรทั่วทั้งองค์กรทราบถึงกิจกรรมการควบคุมภายใน

ยานพาหนะ

30. รถราชการทุกคันมีการควบคุมและบันทึกแบบฟอร์มตามระเบียบกำหนดครบถ้วน 1. แบบบัญชีรถราชการประเภทรถส่วนกลาง (แบบ 2) *มีแบบบัญชีรถราชการประเภทรถส่วนกลางหรือไม่ 2. ใบขออนุญาตใช้รถส่วนกลาง (แบบ 3) *มีการขออนุญาตใช้รถทุกครั้งที่นำรถส่วนกลางออกไปใช้ 3. บันทึกการใช้รถ (แบบ 4) *มีการบันทึกการใช้รถทุกครั้งที่นำรถออกไปใช้

4. รายงานอุบัติเหตุไว้ประจำรถยนต์ราชการ (แบบ 5) 4. รายงานอุบัติเหตุไว้ประจำรถยนต์ราชการ (แบบ 5) *แบบรายงานอุบัติเหตุต้องมีติดรถไว้เสมอ 5. รายละเอียดการซ่อมบำรุง (แบบ 6) *แบบ 6 ทำสม่ำเสมอและเป็นปัจจุบัน 6. แบบควบคุมการใช้น้ำมันเชื้อเพลิง (แบบ ตส.004, แบบ ตส.005) *มีแบบ ตส.004 และตส.005 เพื่อบันทึกควบคุมการใช้น้ำมันเชื้อเพลิง

31. จัดทำสรุปอัตราค่าเฉลี่ยการใช้น้ำมันเชื้อเพลิงและส่งให้สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินเมื่อสิ้นปีงบประมาณ จัดทำรายงานสรุปค่าเฉลี่ยการใช้น้ำมันฯ เพื่อจะได้ทราบถึงอัตราถัวเฉลี่ยน้ำมันเชื้อเพลิงที่ใช้แต่ละคัน

ใบสำคัญ

32. ใบสำคัญที่จ่ายเงินแล้วทุกประเภทของเงินมีการประทับตรา 32.1 “จ่ายเงินแล้ว” พร้อมวันที่ที่จ่ายเงินและลายมือชื่อ ผู้จ่ายเงิน *เพื่อจะได้ไม่มีการนำเอกสารดังกล่าวไปเบิกซ้ำ และหากนำไปเบิกซ้ำก็จะเห็นได้ชัดเจน รวมทั้งรู้วันที่ที่จ่ายเงิน

32.2 “ลงบัญชีแล้ว” พร้อมลงวันที่/ลายมือชื่อผู้ลงบัญชี จะได้ทราบว่าเอกสารใดลงบัญชีแล้ว เอกสารใดยังไม่ลงบัญชีและลงเมื่อใด

จะได้ทราบว่าเอกสารต่างๆ ที่ใช้ประกอบการเบิกจ่ายครบถ้วน 33. ใช้แบบตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสารประกอบการเบิกจ่ายปะหน้าใบสำคัญตามประเภทของใบสำคัญที่ตรวจสอบแล้ว จะได้ทราบว่าเอกสารต่างๆ ที่ใช้ประกอบการเบิกจ่ายครบถ้วน

34. ใบสำคัญที่จ่ายเงินแล้วมีเอกสารการเบิกจ่ายครบถ้วนถูกต้องตามระเบียบ *โดยดูจากข้อ 33

35. ข้อสังเกตจากการตรวจสอบใบสำคัญประเภท เช่น ค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ ค่าใช้จ่ายในการอบรม ประชุมฯลฯ