บทที่ 3: การใช้ระบบสารสนเทศทาง หารบัญชีโดยอาศัยระบบ IT และ ระบบเครือข่าย (Networks)

ความสำคัญของ IT ระบบเครือข่าย คอมพิวเตอร์ที่มีต่อนักบัญชี zเพื่อการใช้ในงานบัญชี การประเมินผล การ จัดทำระบบสารสนเทศทางการบัญชีต้องนำ เทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัยมาใช้ (Information Technology) zคอมพิวเตอร์เพิ่มขีดความสามารถของนักบัญชี ให้ทำงานได้รวดเร็ว ถูกต้อง สม่ำเสมอกว่าการ ทำด้วยมือ zซอฟท์แวร์ เช่น electronic spreadsheets (Excel) เพื่อใช้ในการวิเคราะห์งบการเงิน การ จัดทำงบประมาณ

องค์ประกอบของ IT ที่นักบัญชี ต้องใช้ zอุปกรณ์ในการป้อนข้อมูล (Devices for data entry) zการประมวลผลข้อมูล (Data Processing) zการสื่อสารข้อมูล (Data Communication) zการรายงานสารสนเทศ (Information Generation) zฐานข้อมูล (Data Bases) zแนวความคิดเกี่ยวกับแบบจำลองของข้อมูล(Data Modeling concepts) zการประเมินผลการควบคุมภายใน ในระบบ AIS zโปรแกรมสำเร็จรูปต่าง ๆ zเครือข่ายคอมพิวเตอร์ (Computer Networks)

ระบบเครือข่าย กับนักบัญชี (Networks & Accountants) zการส่งข้อมูลผ่านเครือข่ายทำให้สามารถบูรณา การข้อมูลใน ในระบบย่อย AIS ได้ zระบบเครือข่ายมีความเสี่ยงในการใช้ข้อมูลใน ระดับที่ค่อนข้างสูง ต้องมีการควบคุมเป็นพิเศษ และมีการประเมินความปลอดภัย yป้องกันการหายของข้อมูล yต้องการความถูกต้องของข้อมูล zการใช้เครือข่ายเพื่อทำงบการเงินรวม

ประโยชน์การใช้ IT สำหรับนักบัญชี (Accountants) zสามมารถประมวยผลรายการบัญชีได้อย่าง รวดเร็ว ๖๖(Faster processing) zสามารถคำนวณและเปรียบเทียบข้อมูลถูกต้อง แม่นยำมากกว่า (Greater accuracy) zการประมวลผลใช้ต้นทุนที่ต่ำกว่า (Lower cost) zสามารถรายงานได้รวดเร็ว ตามความต้องการ (More timely) zสามารถเก็บข้อมูล และค้นหาข้อมูลได้ดีกว่าเดิมเมื่อ ต้องการ zมีการกำหนดขอบเขตของข้อมูลในการป้อนและรายงาน ได้ง่ายและยืดหยุ่นกว่า zสามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ข้อมูลได้ดีทำให้ ประสิทธิภาพการทำงานสูงขึ้น (Higher productivity)

เมื่อต้องทำงานกับคอมพิวเตอร์ Task Matching to Computers zคน zจัดการรายการที่ต้องป้อนเข้าระบบ zพิจารณากำหนดวัตถุประสงค์และ นโยบาย zมีปัญหาใหม่ ๆ เกิดขึ้น zการกำกำดูแลพนักงาน zการสื่อสารของคนทำงาน zการตัดสินใจในกลยุทธ์ที่ซับซ้อน zเครื่อง Computerized zการสะสมข้อมูล และการ ประมวลผลข้อมูลที่มีจำนวนมากใน ทุก ๆ วัน zบันทึกข้อมูลจำนวนมากเก็บไว้ zการติดตาม (Monitoring) and และการควบคุม (controlling continuous processes) zค้นหาข้อมูลในระบบ เพื่อหา คำตอบในเรื่องที่ได้บันทึกไว้ zจัดทำการวิเคราะห์ที่มีความ ซับซ้อนและรายงานที่ที่ยืดหยุ่น zช่วยในการรวบรวมข้อมูลให้ เหมาะสมกับผู้ใช้ Figure 3-1

Limitations of Infoage’s Legacy AIS zLarge portion of personnel time and effort spent on systems maintenance yLittle time & effort for value-added services yLittle flexibility to changing business conditions zFinancial and Operational data not integrated yDifficult to generate data with both financial and non-financial components zThe transaction processing systems focus on chart of accounts classification xIgnore the multidimensional aspects of transactions xFiles related to applications are not integrated zInefficiencies of the manual system remodeled in automated form xBusiness processes and accounting procedures not analyzed and improved upon prior to conversion to automated form zSystem not geared to generate timely decision- support information xComputer programmers required to write new programs for ad hoc queries

ชนิดของสถาปัตยกรรมเครือข่าย (Types of Network Architectures) zWide-Area Networks yเครือข่ายทางไกลระหว่างประเทศ (graphically distant) zLocal-Area Networks yการเชื่อมต่อของเครือข่ายภายในที่ทำงาน (limited geographical area)

Centralized WANs - I zConcentrates all application processing at one geographical location zConsists essentially of one (or a cluster of) central mainframe computer(s) and one or more physically remote terminals zTypically all hardware, software, and data processing personnel are located at corporate headquarters zAdvantages include: y the concentrated computing power of a large processor ylow operating costs per transaction leading to economies of scale ycan facilitate the use of a database approach yfacilitate better security provisions yallow for greater standardization and professional planning and control of information-related activities

Centralized WANs - II zBest suited for yFirms with centralized organizational structures yFirms with homogeneous operations yFirms with low processing activity at remote sites zExamples include ySavings and loan institutions yBanks with many ATMs and branches yMerchandizing chains yMotels yAirlines zDrawbacks include yInflexibility yExpensive and complicated software needed yVulnerable to disasters as a result of complete dependence on central computer yNot user-friendly

Distributed WANs - I zThis links fully functional computers in different geographical locations. zEach remote site processes its own applications. However, users may not have easy access to centralized data or be able to transmit data and information rapidly. zComputers may be interconnected by data communications hardware and software to other remote sites and to a central computer facility to form an “enterprise-wide” network.

Distributed WANs - II zDistributed databases are useful when: yLarge volumes of data need to be processed at remote locations yManagers and employees need very fast access to data on a frequent basis zDatabases may be distributed by replication or partition. yReplication: Copies of files from the main data base are stored at remote locations yPartition: Segments of files are allocated to various locations within the network xThis avoids data redundancy, but increases the complexity of transmitting data throughout the network xLikely to become the dominant approach as technology improves yAt present most data bases are a hybrid of the two approaches

Benefits of Distributed WANs zCan be responsive to diverse needs of users zEnable network facilities to be used efficiently since processing jobs can be routed to unused computer systems in the network zAre robust against individual computer failures zFlexible and adaptable to change zBest suited for firms with: yDecentralized organizational structures yDiverse operations or user groups yClustered functions at various locations yMultiple products yManufacturing operations yA variety of services

Drawbacks of Distributed WANs zDifficulty in maintaining adequate control and security yEach distributed processing location needs its own set of controls and security measures zGiven the smallness of each location, organizational independence is not easily achieved zManagers may sacrifice control and security for greater productivity zDifficulty and cost of coordinating the relatively independent and sometimes incompatible computer systems yAdded costs for multiple computers, other system components, and communication services

เครือข่ายท้องถิ่น (LANs) zA LAN may be connected to other LANs and/or WANs via hardware devices known as gateways or bridges zAt the heart of a LAN is the workstation yMicrocomputer-based workstation yTraditional workstation ySuper workstation

Peer-to-Peer LANs yIn smaller LANs, every workstation functions as both a client and a server yThis allows all users to share data and files on all workstations yCalled peer-to-peer network since no workstations are dedicated to perform only server functions yCompared to a server network, peer-to-peer networks are less costly, easier to install, and compare well against server networks of similar size yNumber expected to significantly increase in the near future

Server Networks zMay interconnect hundreds of workstations zMore difficult to manage and interpret than peer-to-peer networks zProvide greater security than peer-to-peer networks zAt least one workstation is dedicated to performing specific server tasks zExamples include: yServers yDatabase servers yPrint servers yCommunications servers yTransaction processing servers zLarge server networks often contain multiple servers

The Network Operating System zIn peer-to-peer networks, the Network Operating Software (NOS) is installed in each user workstation zIn a server network, most of the NOS is installed in the file server and a portion also resides in each workstation zTo run centralized LAN applications, the NOS installed in the file server interacts with the NOS and the local operating system installed in the workstation. The client workstation NOS initiates a request to the file server NOS to load files and programs into the client workstation’s RAM zIn a peer-to-peer network, a client NOS initiates a request to another client NOS, which also functions as a server, to load the requested files and/or programs into RAM

More Networks zExamples of pre-developed network configurations resident in Network Interface Cards include: Ethernet, Token Ring, and ARC- net zThe International Standards Organization has issued the Open Systems Interconnection (OSI) model yOpen Systems Architecture ySeamless exchange of data, files, and software between LANs and WANs built with multiple vendors’ hardware, software, and networking components

Client/Server Networks zThis model splits data processing between a user workstation (client) and one or more servers zMajority of servers are dedicated database servers, thereby enabling client to share data and files, conduct database searches, and update the database zOne of the fastest growing segments of IT

Cooperative Client/ Server Computing zMost commonly implemented mode of client/server architecture zFacilitates the optimal sharing of computer resources since the client(s) and server(s) jointly process the data zClients typically employ Graphical User Interfaces (GUIs) zData-processing locale is transparent to the user

Network Topologies zThe STAR and RING topologies apply to both distributed WANs and LANs zThe BUS topology applies only to LANs zAll three found in client/server networks zAll three may be combined to form hybrid configurations

The STAR Configuration Figure 3-3a

The RING Configuration Figure 3-3b

The BUS Configuration Figure 3-3c

Enterprise-wide Processing and Data Systems zEnterprise-wide on-line transaction processing systems collect and process mission-critical accounting and operational applications zEnterprise Resource Planning Systems (ERP) such as SAP R/3 overcome the limitations of legacy applications zFirms typically develop two types of On-line Analytical Processing (OLAP) systems that supplement ERP or legacy systems yA firm can model the relevant aspects of business events contained within the business processes allowing for the use of relational database-related query language commands yFirms can create a data mart or data warehouse to generate predefined reports for executives and other managers

Data Marts and Data Warehouses zBoth Data Marts and Data Warehouses organize and store copies of “informational” or decision support data zA Data Mart stores copies of decision support data in a data base for a portion of a company zA Data Warehouse stores copies of decision support data in an integrated data base for an entire enterprise zAs opposed to applications-oriented data in legacy systems, data in a data mart or warehouse are stored by subject areas (e.g., customers) zData may be stored in both summarized or “raw” form zBoth have “drill down” and “data mining” features

Specialized Inter-organizational Systems/Networks zInternet Commerce and Electronic Commerce zPoint-of-Sale Systems/Networks zElectronic Funds Transfer (EFT) Systems zElectronic Data Interchange (EDI) Systems yValue Added Networks (VANs) zThe Internet (TCP/IP) yThe World Wide Web (WWW) xHypertext information retrieval system zIntranets zExtranets