Project Management and Control Projects Risk Management

Project Planning Risk Management Nature of RISK Uncertainty Loss หรือ Gain

Project Planning Risk Management วิธีการหรือกลยุทธ์ในการจัดการกับความเสี่ยง Reactive ทำเมื่อเหตุการณ์นั้นๆ ได้เกิดขึ้นแล้ว จึงทำการแก้ไข ความเสี่ยงนั้น Proactive คอยเฝ้าดูแนวโน้ม และโอกาสในการที่จะเกิดความเสี่ยง นั้นๆ แล้วทำการเปลี่ยนแปลง แก้ไข ป้องกัน เพื่อมิให้ เกิดเหตุการณ์ขึ้นจริง ในการพัฒนา S/W นั้นส่วนใหญ่เราใช้วิธี Reactive เพราะจะต้องทำการส่งมอบ S/W ก่อนแล้วค่อยตามไปแก้ไขภายหลัง

Project Planning Risk Management การแบ่งประเภทของความเสี่ยง ในกลุ่มที่ 1 Known Risk สามารถตรวจสอบและกำหนดล่วงหน้าได้ ซึ่งจะรู้เป็น อย่างดีถึงจุดที่จะเกิดความเสี่ยงนั้น Predictable Risk ไม่ทราบแน่ชัด แต่สามารถทำนายได้ โดยอิงจากข้อมูล ในอดีตหรือจากประสบการณ์ Unpredictable Risk ไม่ทราบแน่ชัด และไม่สามารถคาดการณ์ได้ ซึ่งอาจเกิด จากไม่มีข้อมูล หรือไม่เคยมีประสบการณ์มาก่อน

Project Planning Risk Management การแบ่งประเภทของความเสี่ยง ในกลุ่มที่ 2 Project Risk เป็นความเสี่ยงที่เกิดขึ้น โดยมีผลกระทบกับแผนงาน เช่น พนักงานลาออก ทำให้ขาดคนทำงาน เป็นต้น Technical Risk เกิดจาก S/W หรือ H/W ที่ใช้เกิดความไม่เหมาะสม เช่น ล้าสมัย หรือทันสมัยเกินกว่าความรู้ของคน เป็นต้น Business Risk เป็นความเสี่ยงที่เกิดขึ้นในมุมของการดำเนินธุรกิจ ซึ่ง จะส่งผลต่อความล้มเหลวของระบบ เช่น Project Risk เช่น พนักงานลาออก ทำให้การทำงานสะดุด และล่าช้ากว่ากำหนด ซึ่งจะส่งผลต่อการส่งมอบงาน

Project Planning Risk Management Business Risk Building an excellent product that none really want. Building a product that no longer fit into the overall business strategies. Building a product that the sales force does not understand how to sell. Losing the support of Senior Manager due to change in focus. Losing budgetary or personal Commitment.

Project Planning Risk Management Process S.A. Scenarios Simulation PERT D.A. Risk premium Negotia- tion WBS Cost/Time estimates Acceptance Probability Avoidance Risk Identification Risk Assessment Risk Analysis Risk Response Mitigation Correlation Strategy Capacity Attitude Risk checklist Past data, Environment analysis Re- allocation

Project Planning Risk Management Risk Breakdown Structure A risk breakdown structure is a hierarchy of potential risk categories for a project. Similar to a work breakdown structure but used to identify and categorize risks.

Project Planning Sample of Risk Breakdown Structure

Project Planning Risk Management If you don’t actively attack the risks The risks will actively attack you. Tom Gilb.

Project Planning Risk Management อันดับของความเสี่ยง ที่ทำให้การพัฒนาโครงการทางคอมพิวเตอร์ ล้มเหลว (อ้างอิงจาก Barry Boehm, Risk Management, 2001) Personnel Shortfalls Schedules, Budgets, Process COTS, External components Requirement mismatch User Interface mismatch Architecture, Performance, Quality Requirement Changes Legacy Software Externally-performed tasks Straining computer science

Project Planning Risk Management Risk Management Planning Risk Management Risk Assessment Risk Control Risk Identification Risk Analysis Risk Prioritization Risk Monitoring Risk Resolution

Project Planning Risk Management Risk Assessment เป็นสิ่งแรกที่ต้องกระทำเพื่อค้นหาความเสี่ยงหรือปัญหาที่อาจจะ เกิดขึ้น แล้วทำการแก้ไขก่อนที่ปัญหานั้นจะลุกลามและอาจส่งผล ให้การดำเนินโครงการล้มเหลว Find and Fix First!

Project Planning Risk Assessment Risk Identification, You will: select the best methods to identify potential risks examine all sources of possible risks identify all potential risks whether they are random, internal or external to the organization examine each risk from the perspective of both internal and external stakeholders.

Project Planning Risk Assessment - Risk identification Selecting methods to identify risks When you undertake this step to identify risks, it is essential that those you consult are knowledgeable about the activity you are reviewing. Where the activity is complex, it may be best to work with a group.

Project Planning Risk Assessment – Risk identification Internal methods of identifying risks: Look at the records of previous activities. Examine the results of personal, local or overseas experience. Arrange interviews and discussions with stakeholders. Distribute surveys and questionnaires to stakeholders. Conduct audits and physical inspections. Directly observe the activity. Analyst specific scenarios.

Project Planning Risk Assessment – Risk identification External methods of identifying risks: Employ professional consultants, e.g. lawyers, accountants, and workplace health and safety officers. Employ industry specialists, e.g. marketers, business consultants and risk consultants. Consult associated professional organisations, e.g. Hoteliers' Association. Conduct your own research using industry publications, newspapers and insurance tables.

Project Planning Risk Assessment – Risk identification แนวทางเพื่อนำไปใช้ในการกำหนดความเสี่ยง: Risk Type Possible Risk Requirements Mismatch Requirement Change which requires major rework Lack of customer involvement Excessive Requirements People Personal Shortfalls Skill mismatch/Lack of knowledge Success model clashes

Project Planning Risk Assessment – Risk identification แนวทางเพื่อนำไปใช้ในการกำหนดความเสี่ยง: (ต่อ) Risk Type Possible Risk Technology Technology change/Technology quantum leap Mismatch Tool Inefficient CASE Tools Organizational Organization restructure Financial problems Estimation Underestimated

Project Planning Risk Assessment – Risk Analysis Analyse the Risk: การวิเคราะห์ความเสี่ยงนั้นจะทำการวิเคราะห์ใน 2 ส่วนด้วยกัน ดังนี้ Possibility - โอกาสในการเกิดความเสี่ยง Loss - ความเสียหายเมื่อเกิดความเสี่ยงนั้นๆ ขึ้น Risk Exposure (RE) = Prob. x Loss

Project Planning Risk Assessment – Risk Analysis ตารางแสดงโอกาสการเกิดความเสี่ยง Probability Rate Description Very Low 0.1 โอกาสที่จะเกิดขึ้นต่ำมาก หรืออาจไม่เกิดขึ้นเลย Low 0.3 มีโอกาสที่จะเกิดขึ้น แต่เป็นกรณีเฉพาะ หรือเกิดเมื่อมีเหตุการณ์บางอย่างเกิดขึ้น Normal 0.5 มีโอกาสเกิดขึ้น เป็นเรื่องปกติในโครงการ High 0.7 เกิดขึ้นทุกครั้งในการพัฒนาโครงการ Very High 1.0 เกิดขึ้นทุกครั้งในการพัฒนาโครงการ และสามารถบอกขั้นตอน กระบวนการ หรือส่วนที่เกี่ยวข้องได้ล่วงหน้าชัดเจน

Project Planning Risk Assessment – Risk Analysis ตารางแสดงค่าของความเสียหายที่เกิดจากความเสี่ยง Loss Rate Description Very Low 1 ส่งผลกระทบต่อโครงการในส่วนของ งบประมาณหรือค่าใช้จ่าย Low 3 งบประมาณหรือค่าใช้จ่าย และระยะเวลา Normal 5 งบประมาณหรือค่าใช้จ่าย และระยะเวลา รวมทั้งการประสานงานระหว่างผู้ที่เกี่ยวข้อง High 7 งบประมาณหรือค่าใช้จ่าย และระยะเวลา รวมทั้งการประสานงานระหว่างผู้ที่เกี่ยวข้อง และทำให้โครงการล้มเหลว Very High 10 งบประมาณหรือค่าใช้จ่าย และระยะเวลา รวมทั้งการประสานงานระหว่างผู้ที่เกี่ยวข้อง และทำให้โครงการล้มเหลว รวมทั้งส่งผลกระทบต่ออันตรายถึงชีวิต

Project Planning Risk Assessment – Risk Analysis ตัวอย่างการคำนวณค่า Risk Exposure (RE) Risk Exposure (RE) = Prob. x Loss Risk # Risk Probability [0-1] Loss [1-10] Risk Exposure 1 Personal Shortfalls Normal 0.5 Low 3 1.5 2 Technology Change 0.3 High 7 2.1 Requirement Change Very High 1.0 7.0

Project Planning Risk Assessment – Risk Prioritization การจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยง ถือเป็นเรื่องสำคัญ โดยจะ ทำให้เราทราบถึงแนวทางในการนำไปสู่การควบคุมความเสี่ยง ทั้งนี้การจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงนั้น จะใช้ค่า Risk Exposure ที่ได้จากการคำนวณเป็นเกณฑ์

Project Planning Risk Assessment – Risk Prioritization ตัวอย่างการจัดลำดับความเสี่ยง Risk # Probability [0-1] Loss [1-10] Exposure Priority 1 Personal Shortfalls Normal 0.5 Low 3 1.5 2 Technology Change 0.3 High 7 2.1 Requirement Change Very High 1.0 7.0

Project Planning Risk Management Risk Control การควบคุมความเสี่ยงถือเป็นเรื่องสำคัญ เนื่องจากทำให้สามารถแก้ไขติดตามได้ทันท่วงที มีแนวทางดังนี้คือ Risk Management Planning การวางแผนรับมือความเสี่ยง Risk Resolution การหาแนวทางแก้ไขปัญหา Risk Monitoring การเฝ้าระวังและติดตามความเสี่ยง

Project Planning Risk Control – Risk Management Planning เทคนิคและวิธีในการรับมือกับความเสี่ยง Buying Information การจัดหาข้อมูลต่างๆ ที่จะนำมาใช้ในการวางแผนให้มากที่สุด ข้อมูลที่มากเพียงพอจะทำให้วางแผนได้ง่ายขึ้น 2. Risk Avoidance ทำการหลีกเลี่ยงความเสี่ยง มิให้มีการเกิดความเสี่ยงนั้นขึ้น Risk Transfer การปรับเปลี่ยนความเสี่ยง เพื่อให้ความเสี่ยงนั้นๆ เปลี่ยนแปลงไป เป็นด้านอื่นๆ ที่จะเกิดผลกระทบต่อโครงการต่ำกว่าความเสี่ยงเดิม

Project Planning Risk Control – Risk Management Planning เทคนิคและวิธีในการรับมือกับความเสี่ยง Risk Reduction ลดความเสี่ยงในประเด็นต่างๆ ที่สามารถทำได้ Quality Assurance Training Supervising Testing Inspection and Process control Preventive maintenance

Project Planning Risk Control – Risk Management Planning แผนงานที่ได้ต้องตอบคำถามต่อไปนี้ได้ 1. Why? ทำไมจึงให้ความสนใจความเสี่ยงนั้น 2. What? อะไรที่ต้องการได้รับ จากการดำเนินการแก้ไข 3. How? มีแนวทางในการแก้ไขอย่างไร When?, Who?, Where? ใครเป็นคนรับผิดชอบในการดำเนินการ และจะดำเนินการเมื่อไร ตอนไหน มีรายละเอียดอย่างไร 5. How much? ค่าใช้จ่าย และต้นทุนในการดำเนินการเป็นอย่างไร

Project Planning Risk Control – Risk Management Planning ตัวอย่างการแก้ไขปัญหาเรื่องขาดบุคลากรที่เชี่ยวชาญ Personal Shortfalls 1. Why? มีโอกาสเกิดขึ้นสูง และก่อให้เกิดความเสียหายในการพัฒนาที่ไม่ได้คุณภาพตามที่ต้องการ 2. What? พัฒนาบุคลากรให้มีความทักษะและความสามารถเหมาะสมกับการดำเนินโครงการ 3. How? จัดการอบรมระยะสั้นในระหว่างการพัฒนา

Project Planning Risk Control – Risk Management Planning ตัวอย่างการแก้ไขปัญหาเรื่องขาดบุคลากรที่เชี่ยวชาญ Personal Shortfalls 4. When?, Who?, Where? ทำการอบรมทุกวันศุกร์ วันละ 2 ชม. โดยผู้ร่วมพัฒนาระบบงาน เป็นเวลา 3 เดือน 5. How much? คิดเป็น 5 Man-Days เป็นเงิน 150,000 บาท ระยะเวลาดำเนินโครงการเพิ่มขึ้น 5 วัน

Project Planning Risk Control – Risk Resolution การนำแผนงานที่ได้กำหนดไว้มาทำตามขั้นตอน ซึ่งนอกจากแผนดังกล่าว เรายังสามารถดำเนินการลดความเสี่ยงหรือ Risk Mitigation ซึ่งขั้นตอนในการทำ Risk Mitigation จะต้องดำเนินการให้สอดคล้องกับ แผนที่วางไว้สำหรับแก้ไขปัญหาด้วย

Project Planning Risk Control – Risk Resolution Risk Mitigation Technique Risk Risk Mitigation Techniques Personal Shortfalls/ Lack of application domain knowledge Define Project-Specific training program. Put some more resources. Provide longer schedule for initial learning time. Requirement Changes Define change Policy/Plan/Process Stakeholders agreement for all changes / Sign off Requirement Mismatch Put prototype in Plan Estimate for effort / Schedule

Project Planning Risk Control – Risk Resolution Risk Mitigation Technique Risk Risk Mitigation Techniques Underestimated schedule Tracking progress and revise plan frequently. Revise plan must be made. User Interface mismatch Prototyping Scenarios User characterization Legacy Software Design recovery Phase out options analysis Wrappers/Mediators/Restructuring

Project Planning Risk Control – Risk Resolution Risk Mitigation Technique Risk Risk Mitigation Techniques Architecture, Performance, Quality Architecture tradeoff analysis and review boards. Simulation Benchmarking Modeling; Prototyping; Instrumentation; Tuning

Project Planning Risk Control – Risk Monitoring การติดตามความเสี่ยงนั้นมีความจำเป็น ที่จะต้องทำอยู่เสมอเพื่อให้แน่ใจว่า ความเสี่ยงนั้นๆ ยังอยู่ภายใต้การควบคุม หรือภายใต้แผนการที่ได้วางไว้ Weekly Meeting Monthly Meeting Risk Manager Employment New risks registration

Project Planning Risk Control – Risk Monitoring ตัวอย่างเอกสารที่ใช้ในการติดตามความเสี่ยง Risk # Items Last Week Rank # Probability [0-1] Loss [1-10] Exposure Rank Plan Mitigation Status 1 2 3

Project Planning Risk Management – MMMMM Measure realize what risks you face, assess their probability and impact. Minimize identify what could be done to remove or reduce risks and do it Mention speak to the sponsor, don't keep risks secret

Project Planning Risk Management – MMMMM Monitor keep risks under review, monitor and reduce them as you go along Modify share your experience, update your company's risk checklists

Project Planning Risk Control – Risk Management Planning ตัวอย่าง โครงการพัฒนาชอฟต์แวร์โครงการหนึ่ง มีโปรแกรมเมอร์ใหม่ที่ไม่มีความคุ้นเคยกับภาษาที่ใช้ในการเขียนโปรแกรม เข้ามารวมทีมทำงาน ซึ่งอาจส่งผลกระทบกับคุณภาพและความถูกต้องของงาน ในฐานะผู้บริหารโครงการเราจะมีวิธีในการดำเนินการอย่างไร กับความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้น

Project Planning Risk Control – Risk Management Planning คำตอบ Risk Identification ในโครงการมีโปรแกรมเมอร์ใหม่ ที่ไม่มีความชำนาญในเครื่องมือที่จำเป็นต้องใช้ Risk Analysis อาจส่งผลต่อคุณภาพของงานที่ทำออกมา ซึ่งก่อให้เกิดความผิดพลาด และอาจส่งผลต่อโครงการโดยรวม

Project Planning Risk Control – Risk Management Planning คำตอบ Risk Management Planning & Risk Resolution จัดให้มีการอบรมวิธีการใช้งานเครื่องมือต่างๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในการดำเนินงาน จัดให้มีการทำงานในรูปแบบ Pair Programming Risk Monitoring จัดประชุมทีมทุกสัปดาห์เพื่อรายงานผลงานและติดตามปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น เพื่อสรุปแนวทางในการแก้ไขต่อไป