Introduction to System Development Introduction : Have you ever seen newspaper headlines similar to the following ? IRS Computer Audit Record Number of Tax Returns Computer Skills Needed for Today’s Jobs Computer Failure Halts Shuttle Launch Wall Street Computer Handle Growing Stock Trading Volume Newspaper headlines are not our only view of today’s widespread use of computers. The use of computers in today’s world is commonplace. We take computers for granted and expect them to work perfectly; that is, to be reliable, fast, accurate, and easy to use.

Systems and procedures As it conducts its business, a company performs many functions in a specified manner. A procedure is defined as the series of steps followed in a regular, specified order to accomplish one end result. One procedure for company is the writing of employee payroll checks, and a second procedure is the filling of customer orders. A system is defined as a set of procedures used to accomplish specific results.

Example Systems Student Record Management System Library Loan System A computerised system that manages information concerning courses on offer at Brookes and Students registered to take one of more of those courses. Library Loan System A computerised system that manages the issuing and recall of library books. Car Park Management A paper (form)-based system for managing the allocation of parking spaces to visitors

Examples (cont.) Traffic Management System Chemical Process Control A system of interconnected components (roundabouts, traffic light, calming devices) to manage the flow of traffic through … Chemical Process Control A system based on feedback and control to manage the manufacturing of …. The Respiratory System The physiological system which enables the act or process of breathing in animals

Key Ideas Many failed systems were abandoned because analysts tried to build wonderful systems without understanding the organization. The primarily goal is to create value for the organization.

Simple system model Data processing Information input - manual output - computerize - knowledge

System inputs are called data, and system output are called Information. Data : defined as raw facts and figures, are the raw materials of the system. Information : defined as data processed for someone’s use, represents the finished goods of the system. The objective of processing is to ensure the validity of the incoming data and to convert valid data into timely and accurate information. A system may be called an information system, an application, or an application system.

Information system components People Procedure Hardware Software Files Data Information

People - include both management and end users Procedures - the tasks performed by all the people Hardware - computers, scanners, printer, and noncomputer equipment Software - system software - DOS, Windows, and UNIX - application software Files - the retained data is stored in files and databases on computer An information system is the collection of data, people, procedures, hardware, software, files, and information required to accomplish an organized set of functions.

Data, Information and Knowledge

Wisdom "Wisdom is not a product of schooling but of the lifelong attempt to acquire it.“ Albert Einstein

Business information systems Each business organization sells specific products or services and has specific goals, methods, and information system requirements that are set in the organization’s underlying corporate culture. A company’s corporate culture is the set of beliefs, rules, traditions, values, and attitudes that give a company its atmosphere or personality and govern its way of doing business. In order to create an effective information system for a company, you must understand the information system’s requirements and the company’s goals, methods, and corporate culture.

Although there are a variety of types of business organizations in operation in the world today, companies are generally classified into two basic types: Industrial, or production-oriented companies, which produce, sell, and distribute goods service companies, which sell and distribute goods, services, or information The total business information system of a company normally consists of a series of subsystems, many of which are common to all business organizations.

Systems Purchasing Systems Production Ordering Vendor Selection Electronic Buying Receiving Inspection Accounts Payable Production Scheduling Raw Materials Finished Goods Costing Packaging Shipping and Distributing Systems Human Resource Compensation Analysis Employee Selection Benefits Projections Employment History Skills Inventory Systems Finance Payroll General Ledger Cost Accounting Budgeting Portfolio Analysis Systems Marketing Systems Receivables Pricing Customer Order Entry Sales Analysis Advertising Performance Forecasting Customer Invoicing and Billing Cash Receipts Accounts Receivable

Four characteristics of business information systems help to define their complexity. 1. Information systems are related to other information systems. 2. A boundary between two systems is where one system ends and the other system begins. 3. In addition to the common business information systems, there are many specialized information systems. At a school, specialized information systems handle class registration, class room scheduling, student grading, student loans, and transcript processing.

4. Large and small companies in the same industry have significant differences in their information system requirements.

Types of information systems The types of information systems that use a computer fall into six broad categories: Operation systems (transaction processing system) Management information systems (MIS) Decision support systems (DSS) Executive information systems (EIS) Expert systems (ES) or Artificial intelligence (AI) Office automation systems (OAS) The integration of information systems

Organization levels Information is a company asset, as are employee, equipment and buildings, materials, and money. Information systems exist to provide this information asset to people in the organization. Information requirements vary widely, depending on the person’s responsibilities and position within the company. All companies organize in the way shown in figure; operational personnel report to lower management, who report to middle management, who report to top management.

Organization levels Lower Management (Supervisory) Top Management (Strategic) Middle Management (Tactical) Lower Management (Supervisory) Operational Personnel (Functional)

Organization Responsibility Decision Information Systems Level Making Requirements Top Develop long-range Unstructured Executive information systems Management goals, plans and MIS summaries strategies Decision support systems Office automation systems Middle Develop short-range Semi-structured MIS summaries and exceptions Management goals, plans, and Decision support systems tactics Office automation systems Lower Develop day-to-day Structured Operational systems details Management plans and supervise Some MIS summaries and operational personnel exceptions Operational Perform routine Structured Operational systems details Personnel function Expert systems

ESS GDSS CSCWS ES, DSS, MIS KWS, OAS TPS

Integrating Technologies for Systems 1. Ecommerce Applications and Web Systems - Increasing user awareness of the availability of a service, product, industry, person, or group. - The possibility of 24-hour access for users. 2. Enterprise Systems - Service-oriented architecture (SOA) - Enterprise resource planning (ERP) 3. Systems for Wireless and Mobile Devices 4. Open Source Software (OSS)

ES, DSS, MIS KWS, OAS TPS ESS GDSS CSCWS Wireless Systems Enterprise Systems TPS Ecommerce and Web Systems 24

Information systems department The structure of the information systems department varies among companies, as does its name and its placement within the organization. Director Information Systems Manager Technical Support Manager Information Center Manager Applications Operations Manager

Maxim The organization that has the best information, knows where to find it, and can utilize it the quickest wins.

Data Quality Factors Accuracy Timeliness Consistency Whether the value of each item of data is correct Timeliness Whether the data are up-to-date Consistency Whether the data in one part of the database have a common, appropriate set of controls to related concepts stored elsewhere

Data Quality Factors Transparency of meaning Availability Whether the context for the data is clearly and commonly understood by all those with a legitimate interest Availability Whether the people who need the data can actually access it

System definition : set of interrelated and interacting elements that work together to accomplish specific purposes. structure : inputs, processes, outputs, feedback, environment, decision maker. subsystem : a system within a system. system performance : effectiveness (doing the right thing),efficiency (doing the thing right), cost, complexity, and control.

Effectiveness and Efficiency Two Major Classes of Performance Measurement Effectiveness is the degree to which goals are achieved Doing the right thing! Efficiency is a measure of the use of inputs (or resources) to achieve outputs Doing the thing right!

Environment Customers Government Weather conditions Inputs Raw materials Costs Resources Processes Procedures Programs Tools Activities Decisions Outputs Performances Consequences Finished products Services delivered Competitors Decision maker Feedback Vendors Banks Stockholders System boundary

Inputs are elements that enter the system Processes convert or transform inputs into outputs Outputs describe finished products or consequences of being in the system Feedback is the flow of information from the Output to the decision maker, who may modify the inputs or the processes (closed loop) The Environment contains the elements that lie outside but impact the system's performance

ตัวอย่าง การวิเคราะห์ระบบมหาวิทยาลัย Goal --> การเรียนรู้และเสริมสร้างทักษะ Input --> นักศึกษา อาจารย์ บุคลากร อุปกรณ์การเรียน Transformation process --> การเรียน การสอน การฝึกปฏิบัติ Output --> นักศึกษาที่จบการศึกษา Data --> รายชื่อนักศึกษา รายชื่อหลักสูตร Information --> สรุปจำนวนนักศึกษาแยกตามหลักสูตร สรุปค่าใช้จ่ายต่อหลักสูตร ฯลฯ Management --> ผู้บริหารหลักสูตร Decision --> ให้เปิดหลักสูตรใหม่ Standard --> course outline กฎเกณฑ์ของมหาวิทยาลัย ระเบียบต่างๆ

Modeling a system Model = abstraction of reality - narrative models - physical models - schematic models - mathematical models F = X2 + Y2

Systems Analysis and Design: What is it? Systems analysis: the systematic study of the information needs and problems of some organizational domain in order to recommend improvements and specify the business requirements for the solution. Systems design: the specification of a technical, computer-based solution for the business requirements identified in a systems analysis

Systems Analysis and Design: Why is it? Many information systems fail, because of: lack of reliability lack of usability not what the users wanted incompatible with other systems SA&D addresses all but the first problem SA&D is also long-term approach to ensure the overall effectiveness of IT in the organization

Systems Analysis and Design: Who is it? A systems analyst studies the information problems and needs of an organization to determine how to best solve the problems and accomplish improvements using information technology. improved business processes improved information systems improved computer applications

Systems Analysis and Design: Who is it? Roles of the Systems Analyst : Consultant (outsider) Supporting Expert (insider) Agent of Change (shaker) 38

Systems Analysis and Design: Where is it? Not just for businesses! non-profit organizations government agencies educational institutions

Key Ideas The systems analyst is a key person analyzing the business, identifying opportunities for improvement, and designing information systems to implement these ideas. It is important to understand and develop through practice the skills needed to successfully design and implement new information systems.

Qualities and Skills of a Systems Analyst Analytical Technical Management Interpersonal

Required skills and background Working Knowledge of Information Systems and Technology Computer Programming Experience and Expertise General Business Knowledge Problem-Solving Skills Interpersonal Communications Skills Interpersonal Relations Skills Flexibility and Adaptability Character and Ethics Systems Analysis and Design Skills

Who is system analyst? User System analyst Programmer

ผู้บริหาร พนักงานขาย ผู้ใช้ระบบ ผู้ใช้ระบบ โปรแกรมเมอร์ ผู้ควบคุมระบบ

General System Model of the Firm ENVIRONMENT Standards and data Information Information Decisions Processor Information Management resources Physical resources Physical resources Input process Transformation resources Output

ตัวอย่าง การวิเคราะห์ระบบมหาวิทยาลัย Goal --> การเรียนรู้และเสริมสร้างทักษะ Input --> นักศึกษา อาจารย์ บุคลากร อุปกรณ์การเรียน Transformation process --> การเรียน การสอน การฝึกปฏิบัติ Output --> นักศึกษาที่จบการศึกษา Data --> รายชื่อนักศึกษา รายชื่ออาจารย์ รายชื่อหลักสูตร... Information --> สรุปจำนวนนักศึกษาแยกตามหลักสูตร สรุปค่าใช้จ่ายต่อหลักสูตร... Management --> ผู้บริหารหลักสูตร Decision --> ให้เปิดหลักสูตรใหม่ Standard --> course outline กฎเกณฑ์ของมหาวิทยาลัย ระเบียบต่างๆ

หน้าที่ของผู้บริหาร (โดย พระเมธีธรรมาภรณ์) หน้าที่ของนักบริหารปรากฎอยู่ในคำจำกัดความที่ว่า “การบริหารหมายถึงศิลปแห่งการทำงานให้สำเร็จโดยอาศัยคน อื่น” นักบริหารมีหน้าที่วางแผน จัดองค์การ อำนวยการและ ควบคุมทรัพยากรบุคคลและทรัพยากรอื่นๆ ให้ดำเนินงานไป ในทิศทางเดียวกันเพื่อบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ หน้าที่ของนักบริหารมีอยู่ 5 ประการ ตามอักษรภาษา อังกฤษทั้งห้า คือ POSDC ดังนี้ 1.) การวางแผน (Planning) หมายถึงการกำหนดนโยบาย และมาตรการอันเป็นแนวทางปฏิบัติเพื่อบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ มีรายละเอียดที่เรียกว่าโครงการประกอบด้วย

2.) การจัดองค์การ (Organizing) หมายถึงการกำหนด ตำแหน่งสายบังคับบัญชาในองค์การว่ามีตำแหน่งอะไรบ้าง แต่ละตำแหน่งมีอำนาจหน้าที่อย่างไร ใครสั่งการใครเป็นต้น 3.) การแต่งตั้งบุคลากร (Staffing) หมายถึงการสรรหา บุคลากรมาบรรจุแต่งตั้งในตำแหน่งที่กำหนดไว้ตามหลักแห่ง การใช้คนให้เหมาะกับงาน 4.) การอำนวยการ (Directing) คือ การกำกับสั่งการและ มอบหมายให้แต่ละฝ่ายได้ปฏิบัติงานตามแผนที่วางไว้ 5.) การควบคุม (Controlling) คือการติดตามดูว่าแต่ละ ฝ่ายปฏิบัติงานไปถึงไหน มีปัญหาและอุปสรรคเกิดขึ้นที่ใด และที่สำคัญคือการป้องกันไม่ให้ย่อหย่อนต่อหน้าที่ ละทิ้ง หน้าที่หรือทุจริตต่อหน้าที่

คุณลักษณะของนักผู้บริหาร นักบริหารจะทำหน้าที่สำเร็จลุล่วงไปด้วยดีถ้ามีคุณ ลักษณะ 3 ประการ ดังที่พระพุทธเจ้าตรัสไว้ในทุติยปาปณกสูตร ดังนี้ 1.) จักขุมา หมายถึง การมีปัญญามองการณ์ไกล คุณลักษณะข้อนี้ตรงกับภาษาอังกฤษว่า Conceptual Skill คือ ความชำนาญในการใช้ความคิด 2.) วิธูโร หมายถึง การจัดการธุระได้ดี มีความเชี่ยวชาญ เฉพาะด้าน คุณลักษณะข้อนี้ตรงกับภาษาอังกฤษว่า Technical Skill คือ ความชำนาญด้านเทคนิค

3.) นิสสยสัมปันโน หมายถึง พึ่งพาอาศัยคนอื่นได้เพราะ เป็นคนมีมนุษยสัมพันธ์ดี นักบริหารที่ดีต้องผูกใจคนไว้ได้ คุณลักษณะข้อนี้ตรงกับภาษาอังกฤษว่า Human Relation Skill คือ ความชำนาญด้านมนุษยสัมพันธ์ คุณลักษณะทั้ง 3 ประการมีความสำคัญมากน้อยต่างกัน นั้นขึ้นอยู่กับระดับของนักบริหาร - นักบริหารระดับสูงควรมีคุณลักษณะข้อ………… - นักบริหารระดับกลางควรมีคุณลักษณะข้อ……… - นักบริหารระดับต้นควรมีคุณลักษณะข้อ………... ขงจื้อเตือนว่า “อย่าห่วงว่าใครไม่รู้ว่าท่านเก่ง หรือมีความ สามารถจงห่วงแต่ว่าสักวันหนึ่งเมื่อคนเขายกย่องหรือเลื่อน ตำแหน่งท่าน ท่านมีความเก่งสมกับที่เขายกย่องหรือเปล่า”

Who Are the Players in Systems Development? User(s) Business manager(s) Steering committee Application programmers System programmers Database, network, and other technology specialists Security / auditing staff Human factors experts Documentation specialists