Lean Management การลดขั้นตอนการนัดตรวจสุขภาพจิตของ นร.กพ รศ.พญ.วันเพ็ญ ธุรกิตต์วัณณการ

บริบท การตรวจประเมินสุขภาพจิตของ นร.กพ. เป็นการให้บริการอย่างหนึ่งใน OPD จิตเวช ซึ่งให้บริการตรวจประเมินโดยนักจิตวิทยาคลินิก ทั้งนี้ นร.กพ. จะต้องทำการตรวจประเมินสุขภาพจิตก่อนการทำสัญญาหรือก่อนการเดินทาง โดยถือว่าเป็นระเบียบข้อบังคับของ กพ. ซึ่งการตรวจประเมินสุขภาพจิตนั้น ต้องอาศัยระยะเวลาในการทำแบบทดสอบ โดยประมาณ 2-3 ชั่วโมง/คน และเพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้เข้ารับบริการ ทาง OPD จิตเวช จึงได้ใช้วิธีการนัดหมายล่วงหน้า เพื่อให้ผู้เข้ารับบริการเกิดความสะดวก และสามารถจัดสรรเวลาในการตรวจด้านอื่นๆ ต่อไปได้

ทีมดำเนินการ 1. รศ.พญ.วันเพ็ญ ธุรกิตต์วัณณการ หัวหน้าภาควิชาจิตเวชศาสตร์ ประธานที่ปรึกษาโครงการ 2. น.ส.วรางค์กุล คงอนันต์ นักจิตวิทยาคลินิก 3. น.ส.ฉัทชนัน อาซัน นักจิตวิทยาคลินิก 4. น.ส.สำเนียง ทองทิพย์ พยาบาลวิชาชีพ 5. น.ส.สุรีรัตน์ ฉวยกระโทก ผู้ช่วยพยาบาล

2. เพื่อลดระยะเวลาการนัดตรวจสุขภาพจิต OPD จิตเวช วัตถุประสงค์ 1. เพื่อลดขั้นตอนการนัดตรวจสุขภาพจิต นร.กพ. 2. เพื่อลดระยะเวลาการนัดตรวจสุขภาพจิต OPD จิตเวช 3. เพื่ออำนวยความสะดวก แก่ผู้มารับบริการให้ สามารถแบ่งเวลาในการตรวจ และเตรียมตัว เตรียมเอกสารมาให้พร้อมได้อย่างเหมาะสม

วิธีดำเนินการ การเตรียมการ - รวบรวมข้อมูล/ปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างการตรวจ สุขภาพจิตของ นร.กพ. ประกอบด้วย 1. การจัดสรรเวลาไม่ถูกต้องระหว่างการตรวจร่างกาย และจิตใจ 2. เอกสารไม่ครบ 3. เจ้าหน้าที่ไม่ทราบข้อมูลที่ต้องชี้แจง - สรุปปัญหา และเชิญเจ้าหน้าที่หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง เพื่อ ร่วมกันหาแนวทางแก้ไข

ผลที่คาดว่าจะได้รับ 1. ลดขั้นตอนและระยะเวลาการนัดตรวจสุขภาพจิต 1. ลดขั้นตอนและระยะเวลาการนัดตรวจสุขภาพจิต 2. ผู้รับบริการสามารถแบ่งเวลา ในการตรวจแผนกอื่นๆ ต่อไปได้ (หากมีตรวจสุขภาพกายร่วมด้วย)

กิจกรรมที่ท่านเลือกมีการใช้ข้อมูลและสารสนเทศในการคัดเลือกกระบวน การทำงาน (Work Process) ในการดำเนินการครั้งนี้มีวัตถุประสงค์ เพื่อ ต้องการกำกัดความสูญเปล่า ในด้าน 1. Waiting: ความสูญเปล่าจากการรอคอยหรือความล่าช้า 2. Transport: ความสูญเปล่าจากการขนส่งหรือขนย้าย 3. Over Process: ความสูญเปล่าจากกระบวนการทำงานที่ ซับซ้อนหรือมากเกินไป 4. Movement: ความสูญเปล่าจากการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็นของผู้ ที่ปฏิบัติ หรือเคลื่อนที่โดยเปล่าประโยชน์

เปรียบเทียบขั้นตอน หลัง ก่อน ส่งต่อ ส่งต่อ นร.กพ . ขอนัดทำการตรวจประเมินสุขภาพจิต นร.กพ . ขอนัดทำการตรวจประเมินสุขภาพจิต เจ้าหน้าที่รับเรื่องไว้ เพื่อแจ้งนักจิตวิทยาให้ดำเนินการต่อ เจ้าหน้าที่ดำเนินการนัดหมายพร้อมกับชี้แจงรายละเอียดที่เกี่ยวกับการตรวจสุขภาพจิตโดยดูจากเอกสารที่จัดเตรียมไว้ให้ และแจ้งวัน-เวลาที่นัดหมาย ให้แก่ นร.กพ นักจิตวิทยาดำเนินการ นัดหมาย นักจิตวิทยาแจ้งวัน-เวลานัดหมาย พร้อมทั้งให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ เกี่ยวกับการตรวจสุขภาพจิต นร.กพ. มาตรวจในวัน-เวลาที่กำหนด (จัดเวลาในการตรวจร่างกายได้อย่างเหมาะสม มีสมาธิในการทดสอบทางจิต) นร.กพ. มาตรวจในวัน-เวลาที่กำหนด (มีการซ้ำซ้อนกับตรวจร่างกาย ทำให้ขาดสมาธิ ส่งต่อ ส่งต่อ แผนกอื่นๆ แผนกอื่นๆ

รวม 10 นาที รวม 20 นาที เปรียบเทียบเวลา หลัง ก่อน 5 นาที 10 นาที นร.กพ . ขอนัดทำการตรวจประเมินสุขภาพจิต นร.กพ . ขอนัดทำการตรวจประเมินสุขภาพจิต เจ้าหน้าที่รับเรื่องไว้ เพื่อแจ้งนักจิตวิทยาให้ดำเนินการต่อ 5 นาที เจ้าหน้าที่ดำเนินการนัดหมายพร้อมกับชี้แจงรายละเอียดที่เกี่ยวกับการตรวจสุขภาพจิตโดยดูจากเอกสารที่จัดเตรียมไว้ให้ และแจ้งวัน-เวลาที่นัดหมาย ให้แก่ นร.กพ 10 นาที 5 นาที นักจิตวิทยาดำเนินการ นัดหมาย นักจิตวิทยาแจ้งวัน-เวลานัดหมาย พร้อมทั้งให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ เกี่ยวกับการตรวจสุขภาพจิต 10 นาที นร.กพ. มาตรวจในวัน-เวลาที่กำหนด (จัดเวลาในการตรวจร่างกายได้อย่างเหมาะสม มีสมาธิในการทดสอบทางจิต) นร.กพ. มาตรวจในวัน-เวลาที่กำหนด (มีการซ้ำซ้อนกับตรวจร่างกาย ทำให้ขาดสมาธิ ส่งต่อ รวม 10 นาที รวม 20 นาที แผนกอื่นๆ ส่งต่อ แผนกอื่นๆ

สรุปผลการดำเนินการ 1. จากการทำ Lean ลดขั้นตอนการตรวจสุขภาพจิต นร.กพ สามารถลดขั้นตอนลงได้ 3 ขั้นตอน 2. จากการทำ Lean ลดขั้นตอนการตรวจสุขภาพจิต นร.กพ สามารถลดเวลาลงได้ 10 นาที

เอกสารชี้แจงรายละเอียดขั้นตอนการนัดตรวจสุขภาพจิต นร.กพ. 1. ขอชื่อ – นามสกุล และเบอร์โทรศัพท์ที่ติดต่อได้ 2. แจ้งวัน-เวลา ที่นัดหมายแก่ นร.กพ. โดยให้รายละเอียด ดังนี้ 2.1. การตรวจสุขภาพจิต ใช้ระยะเวลาในการตรวจทั้งสิ้น ประมาณ 2-3 ชั่วโมง 2.2. ผลการตรวจสุขภาพจิต สามารถรับผลได้ นับจากวันที่มาตรวจ 2 สัปดาห์ 2.3. นำหนังสือส่งตัวและเอกสารที่ต้องเซ็นรับรองมาในวันที่ตรวจ 2.4. 1 วัน ก่อนวันนัด ควรพักผ่อนและทานอาหารให้เพียงพอ

เอกสารชี้แจงรายละเอียดขั้นตอนการนัดตรวจสุขภาพจิต นร.กพ. 2.5. OPD จิตเวช จะเปิดให้บริการตรวจตั้งแต่ 8.30 -11.00 น. หากผิดนัด จะต้องนัดทำการนัดใหม่ทุกกรณี 2.6. หากมีการตรวจสุขภาพกายร่วมด้วย แนะนำให้ นร.กพ. แยกวันมาตรวจ 2.7. หาก นร.กพ. ยืนยันจะตรวจให้เสร็จสิ้นภายในวันเดียว นร.กพ. ต้องแบ่งเวลาในการตรวจแต่ละแผนกเอง 3. ทบทวนและเน้นย้ำ ให้ผู้รับบริการ มาในวัน- เวลาที่กำหนด

ตารางการนัดตรวจ เดือน มกราคม 2561 วันที่ 8.30 น. 10.00 น. 11.30 น. หมายเหตุ วันจันทร์ 1 วันอังคาร 2 วันพุธ 3 วันพฤหัส 4 วันศุกร์ 5 วันขึ้นปีใหม่

ตัวอย่าง