Group Decision Support systems: GDSS อาจารย์สุรินทร์ทิพ ศักดิ์ภูวดล สำนักเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร มหาวิทยาลัยนเรศวร วิทยาเขตสารสนเทศพะเยา

เนื้อหา การตัดสินใจแบบกลุ่ม (Group Decision) ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม (Group Decision Support Systems: GDSS) ความสัมพันธ์ระหว่าง GDSS และ Groupware เทคโนโลยีที่ใช้สนับสนุนการทำงานเป็นกลุ่ม ซอฟต์แวร์ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม การพัฒนาและความสำเร็จของระบบ GDSS

การตัดสินใจแบบกลุ่ม (Group Decision) (1/2) ในบางครั้งการตัดสินใจดำเนินการบางอย่างในองค์กรขนาดใหญ่ อาจไม่สามารถกระทำได้เพียงบุคคล คนเดียว ซึ่งต้องอาศัยการตัดสินใจร่วมกันเป็นกลุ่ม ไม่ว่าจะเป็นกลุ่มของผู้บริหาร หรือผู้ปฏิบัติงาน ข้อดีของการตัดสินใจแบบกลุ่ม คือ ทำให้สามารถเข้าถึงปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างชัดเจน และช่วยกันระดมสมองเพื่อแก้ปัญหา โดยการสร้างทางเลือกในการแก้ปัญหาขึ้นมาจากกลุ่มบุคคลเหล่านั้น ทำให้สามารถลดปัญหาในการต่อต้านจากบุคคลที่ไม่เห็นด้วยได้

การตัดสินใจแบบกลุ่ม (Group Decision) (2/2) ข้อเสียของการตัดสินใจแบบกลุ่ม คือ ใช้เวลาในการตัดสินใจยาวนาน กว่าการตัดสินใจเพียงคนเดียว เนื่องจากต้องมีการเสนอความคิดเห็นจากแต่ละบุคคล มีข้อโต้แย้ง จำเป็นต้องมีการทบทวนผลสรุป ตรวจสอบ และรับรองผลสรุป ในขั้นตอนสุดท้าย ซึ่งหากผู้ร่วมเข้าประชุมบางคนไม่ต้องการให้เสียเวลาในการประชุม ก็อาจให้ความเห็นชอบในข้อสรุปนั้นโดยจำยอม ทั้งที่มีความคิดเห็นแย้งกับข้อสรุปนั้น ซึ่งก็มีความหมายโดยนัยว่าข้อสรุปดังกล่าวอาจไม่ใช่ข้อสรุปที่ดีที่สุดก็เป็นได้

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม (Group Decision Support Systems: GDSS) ลักษณะของระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม องค์ประกอบของระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม

ความหมายของ GDSS Huber (1984) : ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม หมายถึง การผสมผสานการใช้งานระหว่าง ซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ ภาษา และกระบวนการเพื่อสนับสนุน การประชุมของกลุ่มคนที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจในเหตุการณ์ใดเหตุการณ์หนึ่ง DeSanctis, Gallupe (1987) : ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม หมายถึง ระบบที่มีการปฏิสัมพันธ์ด้วยคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะอำนวยความสะดวกให้กลุ่มคนในเรื่องการตัดสินใจแก้ปัญหาที่ไม่มีโครงสร้าง ดังนั้นองค์ประกอบของระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม จึงต้องประกอบด้วย ซอฟต์แวร์ ฮารด์แวร์ ผู้ใช้ และกระบวนการที่ใช้สนับสนุนการดำเนินการประชุม จนสามารถทำให้การประชุมเป็นไปได้ด้วยดี

ลักษณะของระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบ และสร้างขึ้นมาโดยเฉพาะ ออกแบบขึ้นมาเพื่อปรับปรุงกระบวนการตัดสินใจขององค์ประชุม ออกแบบมาเพื่อต้องการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า หรือแก้ปัญหาทั่วไปได้ ง่ายต่อการเรียนรู้ และใช้งานได้สะดวก และให้ความหลากหลายกับผู้ใช้ในแต่ละระดับ สามารถใช้เพื่อแก้ไขปัญหาหนึ่งประเภท หรือการตัดสินใจระดับองค์กรที่หลากหลายได้ ต้องออกแบบให้ระบบสามารถกระตุ้นให้เกิดกิจกรรมต่าง ๆ เช่น กระตุ้นให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ แก้ปัญหาที่โต้แย้งกัน แนวความคิดที่แตกต่าง และ การมีอิสระทางความคิด เป็นต้น

องค์ประกอบของระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม (1/2) GDSS Software Database Model Base Processor จอภาพส่วนกลาง User Interface Procedure สมาชิกองค์ประชุม

องค์ประกอบของระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม (2/2) ฮาร์ดแวร์ (Hardware) ซอฟต์แวร์ (Software) ผู้ใช้ (User) กระบวนการ (Procedure)

ฮาร์ดแวร์ (Hardware) เครื่องคอมพิวเตอร์สำหรับผู้เข้าร่วมประชุม (Client) เครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนกลาง (Server) ประกอบด้วยฐานข้อมูล และฐานแบบจำลอง ที่ทุกคนสามารถเข้าถึง หรือป้อนข้อมูล แล้วสามารถแสดงข้อมูลให้ผู้ร่วมประชุมได้ ห้องประชุม อุปกรณ์เชื่อมโยงเครือข่าย อินทราเน็ต (Intranet) หรือ อินเทอร์เน็ต (Internet)

ซอฟต์แวร์ (Software) ซอฟต์แวร์ของระบบ GDSS ประกอบด้วยโปรแกรมต่าง ๆ ที่ทำหน้าที่สนับสนุนการทำงานส่วนบุคคล กลุ่ม กระบวนการทำงาน และสามารถทำหน้าที่เฉพาะด้านได้อีกด้วย เช่น ปรับปรุงกระบวนการตัดสินใจให้สะดวกขึ้น โดยมีสื่อประสานกับผู้ใช้ที่ยืดหยุ่นต่อการใช้งานกับผู้ใช้หลายคน และสามารถทำงานส่วนบุคคลได้ เช่น การรวบรวมข้อมูล กราฟิก สเปรดชีท และความสามารถในการจัดการฐานข้อมูล ตัวอย่างความสามารถของ Software ในระบบ GDSS สามารถสรุปคะแนนความคิดเห็น สามารถคำนวณแนวโน้มความเป็นไปได้ในแต่ละทางเลือก สามารถส่งผ่านข้อความ และข้อมูลระหว่างสมาชิกในกลุ่ม อำนวยความสะดวกในการสืบค้น และเรียกใช้ข้อมูล

ผู้ใช้ (User) ผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด รวมถึงผู้ประสานงาน หรือผู้ดำเนินการประชุม ซึ่งทำหน้าที่ขับเคลื่อนให้การประชุมดำเนินการไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

กระบวนการ (Procedure) คือ กระบวนการดำเนินการประชุม ที่จะทำให้การประชุม ดำเนินการได้อย่างดี เป็นระบบ เป็นขั้นตอน มีประสิทธิภาพ และได้ผลลัพธ์ที่สามารถนำไปปฏิบัติได้

ความสัมพันธ์ระหว่าง GDSS และ Groupware (1/2)

ความสัมพันธ์ระหว่าง GDSS และ Groupware (2/2) Groupware หมายถึง ระบบคอมพิวเตอร์ (ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์) ที่สนับสนุนการทำงานเป็นกลุ่ม คอยจัดเตรียมเครื่องมืออำนวยความสะดวกระหว่างการประชุม จึงอาจเรียก Groupware ว่า “Computer-Supported Cooperative Work: CSCW) หรือ “Group Support System: GSS) GDSS เป็น Subset ของ DSS หรือ GDSS เป็นประเภทหนึ่งของ DSS ที่สนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม GDSS อาจนำเอาซอฟต์แวร์ที่เป็น Groupware บางชนิดมาใช้งานเพื่อการตัดสินใจ นั่นหมายถึง GDSS และ Groupware มีลักษณะบางส่วนที่คล้ายกัน

เทคโนโลยีที่ใช้สนับสนุนการทำงานเป็นกลุ่ม (1/4) เวลาเดียวกัน (Same Time) ต่างเวลา (Different Time) สถานที่เดียวกัน (Same Place) -ห้องประชุม -ไวท์บอร์ด -ใช้ไฟล์ข้อมูลร่วมกัน -Web-based GSS -Workflow Management System -Email ต่างสถานที่กัน (Different Place) -โทรศัพท์ -การประชุมทางไกล -เครื่องแฟกซ์

เทคโนโลยีที่ใช้สนับสนุนการทำงานเป็นกลุ่ม (2/4) 1. ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Meeting System) 2. ระบบส่งข้อความและจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail and Messaging System) 3. ระบบปฏิทินและตารางนัดหมายกลุ่ม (Group Calendaring and Scheduling) 4. ระบบการติดตามผลการทำงาน (Workflow System)

เทคโนโลยีที่ใช้สนับสนุนการทำงานเป็นกลุ่ม (3/4) 1. ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Meeting System) ประกอบไปด้วย 1.1 ห้องประชุมอิเล็กทรอนิกส์ หรือห้องตัดสินใจ ภายในห้องจะมีการติดตั้งอุปกรณ์ในการประชุม และคอมพิวเตอร์ ห้องประชุมอาจมีรูปทรง ขนาดแตกต่างกัน เช่นรูปทรงเป็นวงกลม 1.2 Software สนับสนุนการประชุม ที่สามารถช่วยให้ผู้ประชุมวางแผนงาน แสดงหัวข้อการประชุม บันทึกการประชุม แสดงตารางปฏิทินนัดหมาย ใช้ไฟล์ข้อมูลร่วมกันได้ 1.3 อุปกรณ์ทั่วไป และฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ทั่วไป, อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ (เครื่องแม่ข่าย/ลูกข่าย), อุปกรณ์เชื่อมต่อเครือข่าย (Network)

เทคโนโลยีที่ใช้สนับสนุนการทำงานเป็นกลุ่ม (4/4) 2. ระบบส่งข้อความและจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail and Messaging System) สามารถส่งผ่าน อินทราเน็ต (Intranet) และอินเตอร์เน็ต (Internet) ได้ 3. ระบบปฏิทินและตารางนัดหมายกลุ่ม (Group Calendaring and Scheduling) ใช้ Software ที่สามารถเห็นตารางนัดหมายที่จำเป็นในการทำงานได้ 4. ระบบการติดตามผลการทำงาน (Workflow System) เป็นระบบที่ติดตามความเคลื่อนไหวหรือความก้าวหน้าของงานในแต่ละขั้นตอน อาจใช้ Software ในการจัดการ ระบบ Workflow จะช่วยให้หัวหน้าโครงการสามารถจัดการการทำงานในแต่ละขั้นตอนได้รวดเร็วมากขึ้น

ตัวอย่างห้องประชุมสำหรับการตัดสินใจแบบกลุ่ม https://www.macthai.com/2015/12/09/review-cat-telepresence/

ตัวอย่างห้องประชุมสำหรับการตัดสินใจแบบกลุ่ม https://e.huawei.com/th/products/cloud-communications/telepresence-video-conferencing

ตัวอย่างของระบบปฏิทินใน Groupware https://zmailcloud.com/open-source-groupware/

ตัวอย่างของระบบปฏิทินใน Groupware https://zenkit.com/en/blog/use-microsoft-teams-calendar-to-ensure-effective-team-collaboration/

ตัวอย่างระบบการติดตามผลการทำงาน (Workflow System) ประกอบด้วยวันที่เริ่มงาน วันกำหนดเสร็จงาน สถานะของงานที่ทำ (เช่น ทำงานเสร็จแล้ว) http://www.taskmanagementguide.com/images/solution/articles/teamwork-project-groupware-for-better-project-management001.jpg

ตัวอย่างระบบการติดตามผลการทำงาน (Workflow System) ประกอบด้วยวันที่เริ่มงาน วันกำหนดเสร็จงาน สถานะของงานที่ทำ (เช่น ทำงานเสร็จแล้ว) http://www.taskmanagementguide.com/images/solution/articles/project-management-groupware001.jpg

ซอฟต์แวร์ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม GroupSystem for Windows VisionQuest SAMM Lotus Domino/Notes Netscape Communicator TCBWorks Expert Choice Microsoft Teams

ตัวอย่างหน้าจอ ซอฟต์แวร์ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม Lotus Notes https://www.computerworld.com/article/2545285/visual-tour--lotus-notes-8-beta.html

ตัวอย่างหน้าจอ ซอฟต์แวร์ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม (Microsoft Teams) ทีม - ค้นหาแชนเนลที่จะเข้าร่วม หรือสร้างแชนเนลของคุณเอง ภายในแชนเนล คุณสามารถประชุมได้ทันที สนทนากัน และแชร์ไฟล์ การประชุม - ดูทุกสิ่งที่คุณได้จัดเตรียมไว้สำหรับวันหรือสัปดาห์ หรือจัดกำหนดการประชุม ปฏิทินนี้จะซิงค์กับปฏิทิน Outlook ของคุณ การโทร - ในบางกรณี หากองค์กรของคุณตั้งค่าไว้ คุณสามารถโทรหาบุคคลอื่นจาก Teams ได้ แม้ว่าบุคคลนั้นจะไม่ได้ใช้งาน Teams ก็ตาม กิจกรรม - ติดตามข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน @อ้างถึง ข้อความตอบกลับ และอื่นๆ ของคุณทั้งหมด https://support.office.com/th-th/article/%E0%B8%A7%E0%B8%B4%E0%B8%94%E0%B8%B5%E0%B9%82%E0%B8%AD-%E0%B8%A2%E0%B8%B4%E0%B8%99%E0%B8%94%E0%B8%B5%E0%B8%95%E0%B9%89%E0%B8%AD%E0%B8%99%E0%B8%A3%E0%B8%B1%E0%B8%9A%E0%B8%AA%E0%B8%B9%E0%B9%88-microsoft-teams-b98d533f-118e-4bae-bf44-3df2470c2b12

การพัฒนาและความสำเร็จของระบบ GDSS (1/2) การเลือกซอฟต์แวร์ที่ใช้ติดตั้งในห้องประชุม การพัฒนากระบวนการที่เหมาะสมกับหัวข้อการประชุมนั้นๆ การฝึกอบรมบุคลากรที่ทำหน้าที่อำนวยความสะดวกในที่ประชุม (Facilitator Training) การจัดวางองค์ประกอบข้างต้นให้ลงตัว ***หมายเหตุ ในบางครั้งการประชุมแบบกลุ่ม ไม่จำเป็นต้องมีห้องประชุมเฉพาะ เพราะเราสามารถประชุมโดยที่แต่ละคนอยู่คนละสถานที่ ที่ซึ่งแต่ละคนพร้อมสนทนาในเวลาเดียวกัน เพียงใช้แค่ Computer และ Software ที่สามารถติดต่อสื่อสารกันได้

ปัจจัยสู่ความสำเร็จของระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม การพัฒนาและความสำเร็จของระบบ GDSS (2/2) ปัจจัยสู่ความสำเร็จของระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม 1. พิจารณาถึงความสะดวกสบายของผู้เข้าประชุมในกรณีนั่งนานๆ 2. พิจารณาการลงทุนในการพัฒนาระบบ GDSS ว่าคุ้มค่าเงินลงทุนหรือไม่ 3. Software ที่ใช้ในห้องประชุมต้องรองรับการประชุมหลากหลายประเด็น 4. Software ที่ใช้ในระบบ GDSS จะต้องมีส่วน Interface ที่น่าสนใจ 5. ต้องมีความสามารถให้ผู้เข้าประชุมสามารถเสนอความเห็นโดยไม่ระบุนาม หมายเหตุ ในปัจจุบันพนักงานสามารถประชุมจากบ้านของตนเอง จากร้านอาหาร จากร้านกาแฟ หรือที่ทำงานที่ตนเองสะดวกได้โดยไม่ยึดติดสถานที่ ซึ่งทำให้องค์กรเล็กๆ ที่ไม่มีงบประมาณมากนัก สามารถประชุมแบบกลุ่มทางไกลได้เพียงแค่ใช้ Computer และ Software ที่เหมาะสม

ปัจจัยแห่งความสำเร็จของการสร้างระบบ GDSS การออกแบบ (Design) การนำระบบไปใช้ (Implementation) การจัดการ (Management)

การออกแบบ (Design) รองรับการตัดสินใจแบบไม่มีโครงสร้างได้ รองรับการแสดงความคิดเห็น หรือลงคะแนนเสียงโดยไม่ออกนาม รองรับการจัดการกับผู้ใช้ในหลาย ๆ ระดับ ตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูง ถึงระดับล่าง ระบบสามารถใช้งานง่าย

การนำระบบไปใช้ (Implementation) มีการฝึกอบรมวิธีใช้ให้ครอบคลุมระบบ GDSS จัดทำระบบเพื่อการทำงานของผู้บริหารเท่านั้น จัดเตรียมสิ่งอำนวยความสะดวกในการประชุมอย่างครบถ้วน มีการทดสอบระบบ ควบคุมระบบ GDSS เพื่อให้แน่ใจในประสิทธิภาพการทำงาน เมื่อถึงเวลาประชุมจริง

การจัดการ (Management) ระบบต้องมีความน่าเชื่อถือ ระบบต้องทำงานได้ไม่ผิดพลาด ต้องมีการปรับปรุงประสิทธิภาพของระบบให้ดีขึ้นเรื่อย ๆ ทีมงานที่ดูแลระบบ GDSS ต้องมีการตรวจสอบเทคโนโลยีเพื่อให้ทันสมัยอยู่เสมอ

เรียน ภาคเรียนที่ 2 ปีการศึกษา 2561 วันที่ 25/03/2562