เครื่องมือการจัดการความรู้ Knowledge Management Tools ดร. วิภาดา เวทย์ประสิทธิ์ ภาควิชาวิทยาการคอมพิวเตอร์ คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ Email : wwettayaprasit@yahoo.com

เครื่องมือของการจัดการความรู้

บันไดสี่ขั้นสู่การเรียนรู้ (Learning) เลียนแบบ พัฒนาต่อยอด 4 เลียนรู้ รับมา ทำเลียนแบบ 3 รับรู้ แต่อาจไม่ได้นำไปใช้ 2 ไม่รู้ ไม่รู้ ไม่ชี้ vs. ไม่รู้ แล้วชี้ 1

เครื่องมือของการจัดการความรู้ ชุมชนแนวปฏิบัติ (Communities of Practice – CoP) ฐานความรู้ความสำเร็จ (Best Practices Databases) ฐานความรู้บทเรียน (Lessons Learned Databases) แหล่งผู้รู้ในองค์กร (Center of Excellence – CoE)

เครื่องมือของการจัดการความรู้ (ต่อ) การเล่าเรื่อง (Story Telling) ทบทวนหลังการปฏิบัติ (After Action Reviews – AAR) การใช้ที่ปรึกษาหรือพี่เลี้ยง (Monitoring Programs) การเสวนา (Dialogue) เพื่อนช่วยเพื่อน (Peer Assist) ฟอรัม ถาม-ตอบ (Forum)

เครื่องมือจัดการความรู้ (Knowledge Management Tools) จากหนังสือ การจัดการความรู้ สู่การปัญญาปฏิบัติ โดย อ.บดินทร์ วิจารณ์ Mapping โดย ภก.ประชาสรรณ์ แสนภักดี Download ได้จาก www.prachasan.com

(Community of Practice : CoP) ชุมชนนักปฏิบัติ (Community of Practice : CoP)

ชุมชนนักปฏิบัติ CoP เปนกลุมคนที่มารวมตัวกันอยางไมเปนทางการ มีวัตถุประสงคเพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู สรางองคความรูใหมๆ มาจากคนที่อยูในกลุมงานเดียวกัน หรือมีความสนใจในเรื่องใดเรื่องหนึ่งรวมกัน มีความไววางใจและความเชื่อมั่นในการแลกเปลี่ยน ความรูระหวางกันและกัน เปนสิ่งที่สําคัญ

ชุมชนนักปฏิบัติ CoP มีความแตกตางจากการจัดตั้งทีมงาน เนื่องจากเปนการรวมกัน.......อยางสมัครใจ........ ควรมีการบันทึกสิ่งที่เรียนรูระหวางกัน ใหแรงจูงใจหรือรางวัล.... สําหรับสมาชิกที่ใหความรวมมือและแลกเปลี่ยนเรียนรู เพื่อเปนตัวอยางแกคนอื่นๆตอไป ควรสงเสริมให CoP มีการเติบโตและขยายตัว

ชุมชนนักปฏิบัติ CoP ชุมชน แนวปฏิบัติ เรื่องที่สนใจร่วมกัน ชุมชนแห่งการปฏิบัติ เปรียบเหมือนเก้าอี้สามขา

CoP มีหลายรูปแบบ เล็ก หรือ ใหญ่ อายุยืน หรือ อายุสั้น อยู่รวมกัน หรือ กระจายตัว เป็นเนื้อเดียว หรือ เป็นเนื้อผสม เกิดขึ้นเอง หรือ จงใจให้เกิด ไม่มีใครรู้จัก หรือ ได้รับการแต่งตั้งอย่างเป็นทางการ Club ภายในขอบเขต หรือ ข้ามขอบเขต

ออกแบบให้เกิดวิวัฒนาการ วงจรชีวิต CoP การมีศักยภาพ ค้นหา จินตนาการ การรวมตัว บ่มตัว มอบคุณค่าในทันที การเติบใหญ่ มุ่งมั่น ขยาย การดูแล ความรู้สึกเป็นเจ้าของ เปิดเผย การปฏิรูป ปล่อยวาง คงไว้ การดูแล การเติบใหญ่ การปฏิรูป การรวมตัว การมีศักยภาพ

เชื้อเชิญสมาชิกให้เข้าร่วมในระดับที่ต่างกัน กลุ่มแกนหลัก (ผู้ประสานงาน 5%) : นัดประชุม บันทึกข้อมูลต่างๆ กลุ่มประจำ (Expert 15%) : Post กระทู้ กลุ่มเปลือกนอก (80%) : อ่าน ดู website อย่างเดียว กลุ่มเปลือกนอก 80% 5% 15% กลุ่มประจำ กลุ่มแกนหลัก

ระดับการเขารวมใน ชุมชนแนวปฏิบัติ

ชุมชนนักปฏิบัติ CoP เปนกลุมคนที่มารวมตัวกันอยางไมเปนทางการ มีวัตถุประสงคเพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรูและสรางองคความรูใหมๆ มาจากคนที่อยูในกลุมงานเดียวกันหรือมีความสนใจในเรื่องใดเรื่องหนึ่งรวมกัน ซึ่งความไววางใจและความเชื่อมั่นในการแลกเปลี่ยนขอมูลความรู ระหวางกันจะเปนสิ่งที่สําคัญ จะมีความแตกตางจากการจัดตั้งทีมงานเนื่องจากเปนการรวมกันอยางสมัครใจ ควรมีการบันทึกสิ่งที่เรียนรูระหวางกัน ใหแรงจูงใจหรือรางวัลสําหรับสมาชิกที่ใหความรวมมือและแลกเปลี่ยนเรียนรูเพื่อเปนตัวอยางแกคนอื่นๆตอไป รวมทั้งควรสงเสริมให CoP มีการเติบโตและขยายตัว

สร้างชุมชนนักปฏิบัติ Expert 5% Training Professional 40% Expert in Community of Practice 100%

CoP พัฒนาสู่ LO CoP1 Create Learn Share Use Capture CoP2 CoP3 CoP9

ระดับการเขารวมใน ชุมชนนักปฏิบัติ (CoP)

แนวปฏิบัติ : CoP

การใช้ที่ปรึกษาหรือพี่เลี้ยง (Mentoring System) เปนวิธีการถายทอดความรูแบบตัวตอตัว เปนวิธีการหนึ่งในการสอนงานและใหคําแนะนําอยางใกลชิด นอกจากจะใหคําปรึกษาในดานการงานแลว ยังเปนที่ปรึกษาในเวลามีปญหาหรือสับสน ที่สําคัญพี่เลี้ยงจะตองเปนตัวอยางที่ดีในเรื่องพฤติกรรม จริยธรรม และการทํางานใหสอดคลองกับความตองการขององคกร

การทบทวนหลังการปฎิบัติ (After Action Review - AAR) เปนกิจกรรมที่ใชทบทวนหรือประเมินผลของกิจกรรมชุมชนนักปฏิบัติ (CoP) ในแตละครั้งวามีจุดดีจุดดอย รวมทั้งโอกาสและอุปสรรค อยางไรในการทํา CoP เพื่อเปนขอมูลในการปรับปรุงการทํา CoP ในครั้งตอไปใหดีขึ้น รวมทั้งเปนการเปดโอกาสใหสมาชิกในกลุมไดเสนอแนะขอคิดเห็นตางๆเพื่อการปรับปรุงการทํา CoP ใหสอดคลองกับเปาหมายของกลุมและเปาหมายของสมาชิก

http://www.prachasan.com/kmcorner/AAR4leader.pdf

ผลสรุปที่ไดจากการทํา AAR ตัวอยางขอมูลจากการทํา AAR (After Action Review) คําถามในการทํา AAR ผลสรุปที่ไดจากการทํา AAR 1. เปาหมายของการเขารวมประชุม CoP ครั้งนี้คืออะไร -การเรียนรูและแลกเปลี่ยนความรูรวมกัน 2. สิ่งที่บรรลุเปาหมายคืออะไร เพราะอะไร -สมาชิกสวนใหญไดรับความรูพิกัดดานนี้เพิ่มขึ้น 3. สิ่งที่เกินความคาดหวังคืออะไร -การตอยอดความรูและดึงศักยภาพที่มีอยูในตัวบุคคลมาใชเต็มความสามารถ 4. สิ่งที่ไมบรรลุเปาหมายคืออะไร เพราะอะไร -ขอจํากัดดาน EK ซึ่งตองคนควาตอไป 5. คิดจะกลับไปทําอะไรตอ -การเผยแพรความรู และขยายสมาชิกเพิ่มขึ้น

การเสวนา (Dialogue)

ฐานความรู (Knowledge Bases) ฐานความรู้บทเรียน (Lesson Learned) ฐานความรู (Knowledge Bases) เปนการเก็บขอมูลความรูตางๆ ที่องคกรมี ไวในระบบฐานขอมูล สามารถเขาถึงขอมูลไดตลอดเวลาผานระบบอินเทอรเน็ต อินทราเน็ต หรือระบบอื่นๆ ไดอยางสะดวกรวดเร็วและถูกตอง ควรคํานึงถึงความพรอมของโครงสรางพื้นฐานเพื่อสนับสนุนระบบเทคโนโลยีสารสนเทศดวย

ฐานความรู้บทเรียน

วิธีปฎิบัติที่เป็นเลิศ (Best Practice - BP) BP การจัดเก็บความรูและวิธีปฏิบัติที่เปนเลิศในรูปของเอกสาร เปนการจัดเก็บขอมูลขององคกรในรูปแบบงายๆ เพื่อความสะดวกในการคนหาและนําไปใช จัดทําฐานความรูของวิธีปฏิบัติที่เปนเลิศ อาจไดจากการทําการเทียบเคียง (Benchmarking)

http://www.tkc.go.th/wps/portal/

การสกัดความรู้

resistible pest/disease การสกัดความรู้ Rice Varieties Types Harvest time (วัน) Yield (กก./ไร่) resistible pest/disease environment ปทุมธานี 1 ข้าวเจ้า 125 650-774 เพลี้ยกระโดดสีน้ำตาล เพลี้ยกระโดดหลังขาว โรคไหม้ โรคขอบใบแห้ง พื้นที่นาชลประทานภาคกลาง กข 10 ข้าวเหนียว 130 660 - ดอกพะยอม 145-150 250 โรคใบจุดสีน้ำตาล โรคใบขีดสีน้ำตาล ปลูกเป็นพืชแซมในสวนยาง กระบวนการสกัดข้อมูล สารสนเทศอัตโนมัติ

(Center of Excellence - CoE) แหล่งผู้รู้ในองค์กร (Center of Excellence - CoE)

แนวปฏิบัติ :TKC กลุ่มโรคเบาหวาน ผู้เชี่ยวชาญ

แนวปฏิบัติ :TKC กลุ่มโรคเบาหวาน ผู้เชี่ยวชาญ

การเล่าเรื่อง (Story Telling) สรางความสมดุลระหวางความนาสนใจในการบรรยายเรื่องและเนื้อหาที่ตองการสื่อ

ลักษณะ ข้อควรคำนึง ข้อดี ผลที่ได้ ก่อให้เกิดความรื่นรมย์ เข้าใจง่าย เล่าจากมุมมองของคนสำคัญคนใดคนหนึ่ง มีการสอดแทรกแนวคิด เกิดขึ้นไม่นาน เป็นเรื่องจริง เล่าสั้นๆ หนึ่งเรื่องมีประเด็นเดียว จบลงด้วยความสุข เป็นตัวเชื่อมต่อความรู้ ความเข้าใจในผู้ฟังให้เกิดความคิดใหม่ๆ กระตุ้นให้ผู้ฟังนำบทเรียนไปใช้กับงานของตนเอง ไม่ทำให้เกิดช่องว่างของการรู้กับการปฏิบัติ เล่าเรื่องในประเด็นเดียวกันแต่สะท้อนความรู้/วิธีการคนละแบบ ลักษณะ ข้อดี STORY TELLING ผลที่ได้ ข้อควรคำนึง ก่อให้เกิดความรื่นรมย์ ถ่ายทอดข่าวสาร รักษาวัฒนธรรม สร้างพันธภาพ สร้างชุมชน เกิดการเปลี่ยนแปลงขององค์กร ให้ผู้ฟังตัดสินใจเอง เล่าเฉพาะเหตุการณ์และผลที่เกิดขึ้น วิเคราะห์คุณค่าของเรื่องที่จะเล่า ใช้ภาษาพูดง่ายๆ

http://gotoknow.org/thaikm

http://www.kmi.or.th/index.html

เพื่อนช่วยเพื่อน (Peer Assist)

จัดการประชุมหรือกิจกรรมอยางเปนกิจลักษณะอยางสม่ำเสมอ เวทีถาม-ตอบ (Forum) จัดการประชุมหรือกิจกรรมอยางเปนกิจลักษณะอยางสม่ำเสมอ เชนการสัมนา และการประชุมทางวิชาการ

Intelligent Search Engine: K - Services Utilize knowledge extracted from documents Disease Diagnosis Asanee Kawtrakul Kasetsart University, Thailand

สมุดหนาเหลือง (Yellow Pages) อื่นๆ (Others) สมุดหนาเหลือง (Yellow Pages) จะเหมือนกับสมุดโทรศัพทหนาเหลืองที่เราคุนเคยกัน แหลงที่มาของความรู ประเภทของความรู และผูเชี่ยวชาญในแตละดานขององคกร รวมถึงขอมูลสวนบุคคลที่สําคัญๆ สรางความเชื่อมโยงระหวางคนที่ตองการใชขอมูลกับแหลงขอมูลที่มี

การจัดตั้งทีมขามสายงาน (Cross-Functional Team) อื่นๆ (Others) การจัดตั้งทีมขามสายงาน (Cross-Functional Team) เปนการจัดตั้งทีมเพื่อมาทํางานรวมกันในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง การแลกเปลี่ยนหรือถายทอดความรูระหวางทีมจะทําใหเกิดการเรียนรูระหวางกันมากขึ้น หัวหนาทีมควรมีการสรางบรรยากาศที่ดี ควรมีการจดบันทึกหรือรวบรวมความรูที่เกิดขึ้นในระหวางที่มีการพบปะแลกเปลี่ยนความรูระหวางกันไวดวย

อื่นๆ (Others) การสับเปลี่ยนงาน (Job Rotation) และการยืมตัวบุคลากรมาชวยงาน (Secondment) การสับเปลี่ยนงานเปนการยายบุคลากรไปทํางานใน หนวยงานตางๆ ซึ่งอาจอยูภายในสายงานเดียวกันหรือขามสายงานเปน ระยะๆ เปนวิธีการที่มีประสิทธิผลในการกระตุนใหเกิดการแลกเปลี่ยนความ ผูถูกยืมตัว ถายทอดความความรูและประสบการณของตนเองใหหนวยงาน ในขณะเดียวกันผูถูกยืมตัวก็ไดเรียนรูจากบุคลากรใน หนวยงานอื่น ซึ่งสามารถนํามาพัฒนางานของตนเอง หรือสรางความรูใหมๆ

เครื่องมือจัดเก็บความรู้ (Storage) การทบทวนหลังการปฏิบัติ (After action reviews) ฐานข้อมูลวิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศ (Best Practice Database) การใช้ผลที่เกิดขึ้นจากกรณีศึกษา (Case-Based Reasoning) แหล่งผู้รู้ในองค์การ (Center of Excellence : “COE”) สภากาแฟ (Coffee Corner) ชุมชนนักปฏิบัติ (Community of Practice : “COP”) การจัดตั้งทีมข้ามสายงาน (Cross-Functional Team) การเสวนา สุนทรียะสนทนา (Dialogue)

เครื่องมือจัดเก็บความรู้ (Storage) ระบบจัดการเอกสาร (Document Management Systems) การเรียนรู้ผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ (E-learning Tools) สมุดหน้าเหลืองอีเลคทรอนิคส์ (Electronic Yellow Pages) จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail) กรุ๊ปแวร์ (Groupware) ตัวแทนที่ชาญฉลาด (Intelligent Agents) ระบบเครือข่ายสากล หรือ อินเทอร์เน็ต (Internet) ระบบเครือข่ายภายใน หรือ อินทราเน็ต (Intranet) การสับเปลี่ยนงานโครงการ (Job Rotation)

เครื่องมือจัดเก็บความรู้ (Storage) ฐานความรู้ (Knowledge Bases) เวทีถาม-ตอบ (Knowledge Forum) เว็บท่าความรู้ (Knowledge Portal) คลังเก็บรวบรวมความรู้ (Knowledge Repository) การเรียนรู้จากอดีต ฐานความรู้บทเรียนรู้และความสำเร็จ (Lessons Learned And Best Practice Databases) การใช้ที่ปรึกษาหรือพี่เลี้ยง (Mentoring Programs) มาตรฐานข้อมูล (Metadata) เพื่อนช่วยเพื่อน (Peer Assist)

เครื่องมือจัดเก็บความรู้ (Storage) ระบบจัดการฐานข้อมูลสัมพันธ์ (RDBM System) โปรแกรมค้นหา (Search Engines) การใช้เทคนิคการเล่าเรื่อง (StoryTelling) การประชุมผ่านวิดีโอ (Video Conferencing) แผนที่เสมือนจริง (Visual Map) เครื่องมือการทำงานเสมือนจริง (Virtual Working Tools) การเรียนการสอนผ่านเว็บ (Web Based Instruction : WBI)

อุปสรรคของการจัดการความรู้ ระบบความดีความชอบ อาจไม่ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนความรู้ หากพนักงานมองว่าความรู้นั้นเป็นอาวุธส่วนตัวสำหรับใช้ในการต่อสู้แข่งขันกับเพื่อนร่วมงาน สถานะที่ไม่เท่าเทียมกัน อาจปิดกั้นการแลกเปลี่ยน เช่น พยาบาลส่วนใหญ่ลำบากใจที่จะเสนอแนะวิธีรักษาผู้ป่วยต่อแพทย์ ความห่าง ทั้งในเชิงระยะทางและในด้านเวลา ทำให้การแลกเปลี่ยนเกิดได้ยาก

ข้อควรระวังของการจัดการความรู้ คนในองค์กรไม่ทราบว่ามีใครมีความรู้อยู่บ้าง หรือ มีใครสนใจความรู้ของตน ไม่มีการแบ่งปันความรู้เพราะตนเองไม่รู้ว่าตนนั้นมีความรู้อะไรอยู่บ้าง การปกปิดความรู้ระหว่างองค์กรเป็นเรื่องปกติ และไม่มีความสนใจในกลุ่มสมาชิกขององค์กรที่จะช่วยกันเพิ่มพูนความรู้ เพราะคิดว่ายิ่งมีความรู้อยู่กับตัวจะทำให้ตนเองมีอำนาจ

หลุมดำ คุณเอื้อ ไม่เห็นคุณค่า บ้าอำนาจ เอาตัวเองเป็น ใหญ่ ไม่ฟังใคร คุณเอื้อ ไม่เห็นคุณค่า บ้าอำนาจ เอาตัวเองเป็น ใหญ่ ไม่ฟังใคร คุณกิจ กบในกะลา ไม่ยอมรับความคิดเห็นใหม่ คุณอำนวย เจ้าทฤษฏี รู้แต่ในตำราไม่เคยปฏิบัติ เป็นพ่อปู แม่ปู

ส่ายหัว

Making 1+1=11 “ In the knowledge economy, the whole can be many times greater than the sum of the parts” http://www.corporatelongitude.com

องค์กรของท่านทำสิ่งเหล่านี้หรือไม่? ทำให้ความรู้เป็น ทรัพย์สินที่มีความสำคัญ แบ่งปันความรู้ และการปฏิบัติที่เป็นเลิศ ปลูกฝังความรับผิดชอบ ในการแบ่งปันความรู้ Microsoft นำประสบการณ์ ในอดีตมาใช้ให้เป็น ประโยชน์ มีความเข้าใจและ วัดคุณค่าของความรู้ จัดทำฐานความรู้ เกี่ยวกับลูกค้า นำความรู้ไปใช้กับ ผลิตภัณฑ์ การบริการ และกระบวนการ ในแต่ละ domain ประยุกต์ใช้ในเรื่องอะไรบ้าง Spansion จัดทำเครือข่าย ผู้เชี่ยวชาญ ผลักดันให้มีการสร้าง ความรู้เพื่อนวตกรรม ผลิตความรู้เสมือน เป็นผลิตภัณฑ์

ทำอย่างไรให้กระบวนการจัดการความรู้ “มีชีวิต” รู้ว่าจะทำอะไร ทำแล้ว ตัวเอง ได้ประโยชน์อะไร คน ต้อง “อยาก” ทำ คน ต้องมีทรัพยากรที่จำเป็น (เครื่องมือ ฯลฯ) คน ต้องรู้ว่าทำอย่างไร (ฝึกอบรม, เรียนรู้) คน ต้องประเมินได้ว่าทำได้ตามเป้าหมายหรือ ทำแล้วได้ประโยชน์หรือไม่ คน ต้อง “อยาก” ทำ และปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (มีแรงจูงใจ)

ภาพความรู้สึกโดยรวมของข้าราชการต่อการพัฒนาระบบราชการ อยาก รู้แต่ไม่อยากทำ 51% 27% 8% รู้และอยากทำ ไม่รู้แต่อยากทำ ไม่รู้และไม่อยากทำ 1 5 สมเจตน์ ประทุมมินทร์ กรมวิชาการเกษตร

การจัดการความรู้ การจัดการความสัมพันธ์ การจัดการความรู้ การจัดการความสัมพันธ์ Care & Share / Give & Grow Share & Shine Learn - Care - Share - Shine

การจัดการความรู้สำเร็จ บรรยากาศ : ที่เราอยู่/ทำงาน/องก์กร วัฒนธรรม : ที่องก์กรคาดหวัง ผลลัพธ์ : พฤติกรรม การกระทำ การจัดการความรู้สำเร็จ Head Hand Heart สนใจสิ่งเดียวกัน

เอกสารอ้างอิง 1. คู่มือการสร้างกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้, การจัดการความรู้เพื่อสนับสนุนประเด็นยุทธศาสตร์ของส่วนราชการ ประจำปีงบประมาณ พ.ศ. 2550 โดย กพร และสถาบันผลผลิตแห่งชาติ 2. นพ.วิจารณ์ พานิช, สถาบันส่งเสริมการจัดการความรู้เพื่อสังคม (สคส), Knowledge Management Institute (KMI), http://www.kmi.or.th 3. บดินทร์ วิจารณ์, การจัดการความรู้สู่องค์กรยุคใหม่ , Knowledge Management, บริษัท ซัมซิสเต็มจำกัด, กรุงเทพฯ, 2547. 4. ดร.ประพนธ์ ผาสุกยืด, การจัดการความรู้ฉบับมือใหม่หัดขับ, ใยไหม, 2547 5. ภก.ดร.ประชาสรรณ์ แสนภักดี Mind Mapping เครื่องมือการจัดการความรู้ www.prachasan.com 6. สมเจตน์ ประทุมมินทร์. การจัดการความรู้ของหน่วยงานเครือข่ายกรมวิชาการเกษตร