การศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการ

ความจำเป็นในการศึกษาความเป็นไปได้ เมื่อสังคมเข้าสู่ยุคแห่งการแข่งขันเป็นสั่งคมโลกไร้พรมแดน ผู้คนสามารถเข้าสู่โลกอินเตอร์เน็ตที่ สามารถใช้บริการต่างๆได้อย่างสะดวกรวดเร็ว องค์กรใดที่มีความทันสมัยทางด้านเทคโนโลยีใหม่ๆ สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้บริการได้เป็นอย่างดี ย่อมได้เปรียบในการแข่งขันในเชิง พาณิชย์และเป็นผู้นำทางด้านตลาด เพราะฉะนั้น องค์จะต้องหันมาทบทวนระบบงานปัจจุบันที่ใช้อยู่ว่า มีความทันสมัย ถูกต้อง รวดเร็ว และสอดคล้องกับความต้องการของคนในยุคใหม่หรือไม่

หลักการในการศึกษาความเป็นไปได้ การศึกษาความเป็นไปได้ถือเป็นจุดเริ่มต้นของโครงการที่เจ้าของระบบต้องดำเนินการจัดทำเป็นอย่างดี เพื่อให้ผู้บริหารได้ตัดสินใจดำเนินโครงการอย่างถูกต้อง โดยมีหลักการในการศึกษาความเป็นไปได้ หลายประเด็น สรุปได้ว่า การศึกษาความเป็นไปได้เพื่อให้เกิดความสมบูรณ์ที่สุด มีประเด็นที่ต้อง พิจารณาความเป็นไปได้ทั้งหมด 6 ด้านดังนี้ - ความเป็นไปได้ด้านเทคนิค (Technical Feasibility) - ความเป็นไปได้ด้านปฏิบัติงาน (Operational Feasibility) - ความเป็นไปได้ด้านเศรษฐศาสตร์ (Economic Feasibility) - ความเป็นไปได้ด้านเวลา (Schedule Feasibility) - ความเป็นไปได้ด้านสังคมวิทยา (Sociology Feasibility) - ความเป็นไปได้ด้านจิตวิทยา (Psychology Feasibility)

ความเป็นไปได้ด้านเทคนิค เป็นการศึกษาความเป็นไปได้เกี่ยวกับทรัพยากรด้านเทคนิคต่างๆ ที่จะ นำมาใช้ในการพัฒนาระบบสารสนเทศ โดยเทคนิคต่างๆ ต้องครอบคลุมถึงส่วนที่เกี่ยวข้องกับ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ บุคลากร และข้อมูล ความเป็นไปได้ด้านปฏิบัติงาน เป็นการศึกษาด้านสภาพแวดล้อมและกระบวนการทำงานในปัจจุบัน ว่าเป็นอย่างไร จะมีการเปลี่ยนแปลงกระบวนการปฏิบัติงานในส่วนใดที่จะทำให้การปฏิบัติงานใน ระบบใหม่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ซึ่งในบางส่วนอาจมีผลต่อการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กร ตลอดจนความรู้และทักษะของบุคลากรที่จะปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับระบบสารสนเทศที่จะ พัฒนาขึ้นด้วย ความเป็นไปได้ด้านเวลา เป็นการศึกษาความเป็นไปได้ของระยะเวลาทีใช้ในการพัฒนาระบบ ทั้งนี้ ให้คำนึงถึงความสัมพันธ์ระหว่างเวลากับค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้น ซึ่งโดยส่วนมากการพัฒนาระบบมัก ใช้เวลานานไม่ทันความต้องการใช้งาน ดังนั้นจึงต้องมีการเร่งโครงการเพื่อให้เสร็จทันตามตารางการ ทำงานเพื่อลดค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นได้

ความเป็นไปได้ด้านเศรษฐศาสตร์ เป็นการศึกษาความเป็นไปได้เกี่ยวกับความคุ้มค่าของการลงทุน โดยพิจารณาประโยชน์ที่จะได้รับกับต้นทุนที่ใช้ไป ความเป็นไปได้ด้านสังคมและสิ่งแวดล้อม เป็นการศึกษาการยอมรับการใช้งานระบบใหม่ของสังคม หรือชุมชน ผลกระทบของระบบใหม่ต่อสิ่งแวดล้อมที่อาจเกิดขึ้น ความสอดคล้องของระบบใหม่กับ กฎหมายหรือระเบียบปฏิบัติ ซึ่งในด้านนี้ควรศึกษาให้รอบคอบก่อนจะเปลี่ยนแปลงระบบ เพื่อ ป้องกันผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นภายหลัง ความเป็นไปได้ด้านจิตวิทยา การเปลี่ยนแปลงการทำงานเป็นเรื่องละเอียดอ่อนเพื่อให้การใช้งาน ระบบสารสนเทศสามารถดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีความเข้าใจกับผู้ที่ เกี่ยวข้อง เพื่อชี้แจงให้เข้าใจเกี่ยวกับเหตุผลในการปรับเปลี่ยนระบบ ผลกระทบที่จะเกิดขึ้นในด้าน บวกและลบ และเน้นให้เห็นถึงประโยชน์ในระยะยาวที่แท้จริงที่จะเกิดขึ้นกับองค์กรในอนาคต

การวิเคราะห์สวอตและการวิเคราะห์ความเสี่ยง ในการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อให้เกิดความชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมายของการพัฒนาระบบที่มุ่งสู่การ เปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้น โดยเบื้องต้นแล้วองค์กรจะต้องทำการวิเคราะห์ถึงสภาพแวดล้อมและศักยภาพของ องค์กรประกอบด้วยเพื่อตรวจสอบจุดเด่นจุดด้อยขององค์กร โดยอาจใช้การวิเคราะห์แบบสวอต (SWOT Analysis) เป็นเครื่องมือในการประเมินสถานการณ์สำหรับองค์กรหรือโครงการ ซึ่งจะช่วย ผู้บริหารกำหนดจุดแข็งและจุดอ่อนจากสภาพแวดล้อมภายใน โอกาสและอุปสรรคจากสภาพแวดล้อม ภายนอกได้

จุดเด่นหรือจุดแข็ง (Strengths : S) หมายถึงข้อดีที่เกิดจากสภาพแวดล้อมภายในองค์กร ที่เอื้อต่อการ ดำเนินงานขององค์กรให้ประสบความสำเร็จ เช่น องค์กรมีทีมพัฒนาระบบที่มีประสบการณ์สูง มี งบประมาณเพียงพอในการพัฒนาระบบ เป็นต้น จุดด้อยหรือจุดอ่อน (Weaknesses : W) หมายถึงปัญหาหรือข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นซึ่งเป็นผลมาจาก สภาพแวดล้อมภายในองค์กรให้ประสบผลสำเร็จ ซึ่งจะต้องหาวิธีการแก้ไข เช่น ระบบงานล่าช้า เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้ปฏิบัติงานไม่ทันสมัย งบประมาณไม่เพียงพอ เป็นต้น โอกาส (Opportunities : O) เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นจากปัจจัยภายนอกองค์กรที่มีผลเอื้อต่อการส่งเสริมการ ดำเนินงานขององค์กร เช่น นโยบายกาดลดภาษีอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ นโยบายส่งเสริมให้พัฒนา ระบบสารสนเทศโดยให้งบประมาณสนับสนุนจากรัฐบาล เป็นต้น อุปสรรค (Threats : T) เป็นสิ่งที่เกิดจากปัจจัยภายนอก และเป็นข้อจำกัดที่ทำให้การดำเนินงานของ องค์กรไม่ประสบความสำเร็จ เช่น ค่าจ้างแรงงานสูงขึ้น การขึ้นราคาของฮาร์ดแวร์ และอุปกรณ์ เครือข่ายการเพิ่มอัตราภาษีมลค่าเพิ่ม เป็นต้น

การพิจารณาทางเลือกในการศึกษาความเป็นไปได้ การลงทุน เป็นการพิจารณาว่าแต่ละทางเลือกมีการลงทุนแตกต่างกันอย่างไร เช่น ค่าใช้จ่ายด้าน อุปกรณ์ เครื่องมือ ค่าจ้างบุคลากร และค่าใช้จ่ายอื่นๆที่ใช้ในการพัฒนาระบบ เป็นต้น ผลประโยชน์ เป็นการพิจารณาว่าผลประโยชน์ทีได้รับคุ้มค่ากับการลงทุนหรือไม่ ทั้งนี้อาจพิจารณา ทั้งผลประโยชน์ตัวเงินและผลประโยชน์ที่ไม่ใช่ตัวเงินประกอบด้วย ระยะเวลาของการพัฒนาระบบ พิจารณาว่าระยะเวลาที่ใช้ในการพัฒนาระบบแต่ละทางเลือกนาน หรือไม่ ทันต่อความต้องการใช้หรือไม่ ความสามารถของระบบ พิจารณาว่าระบบที่จะนำมาใช้งานตรงตามความต้องการมากน้อยเพียงใด ระหว่างระบบที่พัฒนาเองกับการซื้อโปรแกรมสำเร็จรูป หรือกับระบบที่จ้างพัฒนา

ทรัพยากรที่มีอยู่ พิจารณาถึงทรัพยากรที่มีอยู่ในปัจจุบันขององค์กรว่าเหมาะกับระบบใด เช่น มี บุคลากรที่มีความรู้ความสามารถสำหรับพัฒนาระบบเองหรือไม่ หรือต้องซื้อระบบเอง ทั้งนี้รวมถึง ทรัพยากรอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบสารสนเทศด้วย ความเข้ากันได้ของระบบฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ พิจารณาว่าโปรแกรมที่จะนำมาใช้งานสามารถเข้า กับฮาร์ดแวร์ที่มีอยู่ในปัจจุบันหรือไม่ อาจพิจารณาในส่วนของประสิทธิภาพการทำงานของ โปรแกรม กับประสิทธิภาพของฮาร์ดแวร์ว่าสามารถรองรับซึ่งกันและกันได้หรือไม่ การให้บริการ พิจารณาการให้บริการหลังการขาย กรณีที่เป็นการจ้างพัฒนาระบบหรือการซื้อ โปรแกรมสำเร็จว่า ผู้รับจ้างสามารถอำนวยความสะดวกให้กับองค์กรให้กับน้อยเพียงใด

รายงานศึกษาความเป็นไปได้ การจัดทำรายงานการศึกษาความเป็นไปได้ของการพัฒนาระบบสารานเทศเป็นขั้นตอนสุดท้ายของ การศึกษาซึ่งจะเป็นขั้นตอนที่มีการรวบรวมและสรุปผลที่ได้จากการศึกษาทั้งหมดได้แก่ ปัญหาและ ความต้องการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ การวิเคราะห์ความคุ้มค่าของการลงทุนพัฒนาระบบ การวิเคราะห์ โอกาสและความเสี่ยงระบบ เป็นต้น บทสรุป ประกอบด้วยหัวข้อที่เกี่ยวข้องคือ วัตถุประสงค์ คำนิยามของระบบ ผลประโยชน์ที่ได้รับ การลงทุนที่จะมีขึ้น และข้อเสนอแนะจากการศึกษา วัตถุประสงค์ของโครงการโดยละเอียด เป็นการระบุวัตถุประสงค์หลักของโครงการที่จะพัฒนาว่ามี อะไรบ้าง ขอบข่ายของการศึกษา เป็นการระบุถึงรายละเอียดของงานที่จะศึกษา หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ระยะเวลาของการศึกษา และข้อกำหนดต่างๆ ในโครงการพัฒนาระบบ การศึกษาระบบปัจจุบัน เป็นการแสดงรายละเอียดของระบบงานปัจจุบัน แล้วแยกแยะปัญหาและ ความต้องการของระบบใหม่

คำบรรยายของระบบที่เสนอเพื่อพิจารณา ประกอบด้วยรายละเอียดเกี่ยวกับระบบ ซึ่งประกอบด้วย ข้อสนเทศทั่วไปของระบบ สายการทำงาน คำบรรยายลักษณะงาน การลงทุน ค่าใช้จ่ายต่างๆ อุปกรณ์ที่ใช้ในโครงการ การวิเคราะห์ผลประโยชน์ของการลงทุน การวิเคราะห์โอกาสและความ เสี่ยง และแผนงานในการพัฒนา ข้อสรุปและเสนอแนะ บทสรุปโดยย่อและข้อเสนอแนะในการเลือกแนวทางพัฒนาระบบ เอกสารแนบ หมายถึงเอกสารต่างๆ ที่ประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร

องค์กรความศึกษาความเป็นไปได้ การศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศเป็นขั้นตอนที่มีความสำคัญยิ่ง เพราะผล ของการศึกษานี้จะช่วยสนับสนุนฝ่านบริหารในการตัดสินใจเพื่อการลงทุน ดังนั้นเพื่อให้การศึกษา ดำเนินงานไปอย่างมีประสิทธิภาพ จึงจำเป็นต้องมีการจัดตั้งองค์กรเพื่อศึกษาความเป็นไปได้ โดยมีการ คัดเลือกบุคลากรผู้รับผิดชอบและกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบให้ชัดเจน ซึ่งประกอบด้วยกลุ่มบุคลากร เพื่อดำเนินงานดังนี้

คณะกรรมการบริหารโครงการ (Steering Committee) โดยทั่วไปประกอบด้วยเจ้าหน้าที่ระดับ ผู้บริหาร หรือ หัวหน้าระดับสูงของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องซึ่งมีหน้าที่คือ - แต่งตั้งผู้จัดทำโครงการ คณะทำงาน คณะที่ปรึกษา และกลุ่มผู้สนับสนุนโครงการ - กำหนดนโยบายวัตถุประสงค์และขอบเขตของการศึกษาความเป็นไปได้ - ติดตามและควบคุมผลการดำเนินงาน - สนับสนุนและให้ความช่วยเหลือในกรณีที่เกิดปัญหาข้อขัดแย้งในการศึกษา - ทบทวนหรืออนุมัติในรายงานหรือข้อเสนอแนะที่นำเสนอโดยผู้จัดการโครงการ ผู้จัดการโครงการ (Project Manager) เป็นบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ควบคุมดูแล และ ประสานงานการศึกษาความเป็นไปได้ ให้ดำเนินตามแผนงานและเป็นไปตามเป้าหมายที่ได้วางไว้ - จัดทำแผนการศึกษาความเป็นได้ ตลอดจนปรับแผนให้เหมาะสมกับสถานการณ์ - เสนอแผนการศึกษาความเป็นไปได้ต่อคณะกรรมการบริหารโครงการเพื่อพิจารณาอนุมัติ - มอบหมายงานให้คำปรึกษา แนะนำ ตลอดจนติดตามผลการปฏิบัติงานของคณะทำงาน - ช่วยเหลือและอำนวยความสะดวกให้กับคณะทำงาน ในด้านอุปกรณ์เครื่องมือ

- ควบคุมหรือบริหารการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นผิดไปจากแผนการที่วางไว้ - ประสานงานและสื่อสารความก้าวหน้าของโครงการกับองค์กรศึกษาความเป็นไปได้และหน่วยงาน อื่นๆที่เกี่ยวข้อง - นำเสนอปัญหา ขอความช่วยเหลือหรือข้อเสนอแนะนำจากคณะกรรมการบริหารโครงการในกรณีที่ ไม่สามารถหาทางแก้ไขปัญหานั้นๆได้ คณะทำงาน (Working Group) ประกอบด้วยบุคลากรที่ถูกคัดเลือกเป็นตัวแทนจากหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องภายในขอบเขตของการศึกษาความเป็นไปได้แลเจ้าหน้าที่จากฝ่ายพัฒนาระบบ - ร่วมวางแผนศึกษาความเป็นไปได้ - ศึกษาระบบปัจจุบันเพื่อวิเคราะห์ปัญหาและหาความต้องการโดนทั่วไป - จัดทำผังแนวความคิดของระบบที่พัฒนา - ศึกษาและวิเคราะห์ทางเลือกในการพัฒนาระบบ - วิเคราะห์ความคุ้มค่าของการลงทุน โดยเปรียบเทียบเงินลงทุนและค่าใช้จ่ายกับผลประโยชน์ที่คาดว่า จะได้รับ - วิเคราะห์โอกาสและความเสี่ยในการพัฒนาระบบ

- จัดทำแผนเบื้องต้นเพื่อการพัฒนาระบบ - จัดทำรายงานการศึกษาความเป็นไปได้ คณะที่ปรึกษาโครงการ (Project Advisory Group) เป็นกลุ่มบุคคลที่ให้ข้อเสนอแนะหรือข้อมลอัน เป็นประโยชน์ต่อการศึกษาความเป็นไปได้มีหน้าที่ดังนี้ - ช่วยเหลือหรือให้แนวทางตลอดจนข้อมูลอันเป็นประโยชน์ต่อการศึกษาความเป็นไปได้ - มีส่วนร่วมในการแก้ไขปัญหาหรือพิจารณาหาแนวทางที่เหมาะสมเพื่อพัฒนาระบบ - ให้ข้อมูลอันเป็นประโยชน์ในด้านการลงทุน งบประมาณ เพื่อใช้ในการพิจารณาความคุ้มค่าของ ระบบ กลุ่มผู้สนับสนุนโครงการ (Project Support Group) เป็นกลุ่มบุคคลที่ให้ข้อมูลและแนวทางในการ ใช้เทคโนโลยีเครื่องมือและเทคนิค เพื่อหาแนวทางที่เหมาะสมและคุ้มค่า บุคลากรกลุ่มนี้อาจ ประกอบด้วยบุคลากรภายในหรือภายนอกองค์กร - ช่วยเหลือ ให้ข้อมูล และให้ข้อเสนอ แนะนำในเรื่องความรู้และวิทยาการด้านเทคโนโลยี - ให้ความร่วมมือในการแสวงหาเครื่องมือและเทคนิคที่เหมาะสมในการพิจารณาแนวทางเพื่อการ พัฒนาระบบ