นายวุฒิศักดิ์ รักเดช นักวิชาการสาธารณสุขชำนาญการ 8 มีนาคม2559 แนวคิดและหลักการเบื้องต้นของ การติดตามงานและการประเมินผล (Basic Concepts of Monitoring and Evaluation_M & E) นายวุฒิศักดิ์ รักเดช นักวิชาการสาธารณสุขชำนาญการ 8 มีนาคม2559
M & E สำคัญอย่างไร ระบบ M & E ที่มีประสิทธิภาพถือเป็นหัวใจ (a critical part) ของการบริหารจัดการแผนงาน/โครงการที่ดี M & E เป็นองค์ประกอบหลักของการบริหารงานแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์ (Results based Management: RBM) ซึ่งเป็นเทคนิควิธีการบริหารจัดการเชิงระบบสมัยใหม่ซึ่งมุ่งเน้นที่ผลสัมฤทธิ์หรือผลการปฏิบัติงานเป็นหลัก โดยมีการกำหนดเกี่ยวกับกรอบแผนงาน การจัดการ ผลที่คาดหวัง รวมถึงวิธีการและเครื่องมือที่ใช้ในการวัดผลดังกล่าวไว้ล่วงหน้าอย่างชัดเจน
M & E สำคัญอย่างไร การติดตามและประเมินผลที่มีความน่าเชื่อถือและทันต่อเวลา (Timely and reliable M&E) จะทำให้ได้ข้อมูลสารสนเทศ ที่มีประโยชน์ ดังต่อไปนี้ สนับสนุนการดำเนินงานของแผนงาน/โครงการ ด้วยข้อมูลหลักฐานเชิงประจักษ์ที่มีความถูกต้อง ซึ่งสามารถชี้แนะการบริหารจัดการ รวมถึงการตัดสินใจเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ การทำงานของแผนงาน/โครงการได้ นำไปสู่การเรียนรู้ และการแบ่งปันความรู้ภายในองค์กร จาก สิ่งที่ดำเนินการและวิธีการดำเนินการในแผนงาน/โครงการ
ประโยชน์ของ M & E (ต่อ) ทำให้มั่นใจถึงความรับผิดชอบ (accountability) และ สิ่งที่ต้องดำเนินการ (การดำเนินงานตามที่ตกลงไว้และสอดคล้องกับมาตรฐานที่กำหนด) เปิดโอกาสให้ผู้มีส่วนได้เสีย (โดยเฉพาะผู้ได้รับประโยชน์) ได้แสดงความคิดเห็นเพื่อการปรับปรุงแผนงาน/โครงการ สร้างขวัญและกำลังใจให้คนทำงาน (เมื่อเห็นถึงความสำเร็จ ที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานในแผนงาน/โครงการ)
การติดตามงาน (Monitoring) และ การประเมินผล (Evaluation) ความหมายของ การติดตามงาน (Monitoring) และ การประเมินผล (Evaluation) 5
การติดตามงาน (Monitoring) หมายถึง? การดำเนินการอย่างต่อเนื่องโดยการรวบรวมข้อมูลตามตัวชี้วัดที่มีการกำหนดไว้อย่างเป็นระบบ เพื่อให้มีข้อมูลสารสนเทศเสนอต่อผู้บริหารและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักเกี่ยวกับความก้าวหน้าของการดำเนินการตามแผนงาน/โครงการ เน้นการรายงานความคืบหน้าว่าสามารถดำเนินงานได้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้มากน้อยเพียงใด รวมทั้งความคืบหน้าของการใช้งบประมาณที่ได้รับการสนับสนุน (OECD, 2002a) 6
การติดตามงาน (monitoring) หมายถึง? การเก็บข้อมูลเพื่อวัดการเปลี่ยนแปลงตามเวลาที่ เปลี่ยนไป โดยมีวัตถุประสงค์หลักเพื่อดูว่าผลการ ดำเนินการ/ผลกระทบ มีการเปลี่ยนแปลงไปใน ทิศทางที่ต้องการหรือไม่ (UNAIDS) ขั้นตอนหนึ่งของการบริหารงาน ด้วยการตรวจตราติดตามอย่างต่อเนื่องถึงความก้าวหน้าของโครงการเทียบกับระยะเวลา ทรัพยากร และการดำเนินการตามแผนที่วางไว้ รวมทั้งการชี้ให้ เห็นช่องว่างที่จะต้องเข้าไปแก้ไขทันที 7
การติดตามงาน (monitoring) หมายถึง? เป็นการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลที่ทำอย่างต่อเนื่อง เป็นประจำ (routine) เพื่อติดตามความคืบหน้าว่าสามารถดำเนินการได้ตามแผนที่วางไว้หรือไม่ รวมถึงการตรวจ สอบว่ามีการปฏิบัติตามมาตรฐานที่กำหนดหรือไม่ ช่วยให้มองเห็นแนวโน้มและรูปแบบการดำเนินงาน และเป็นประโยชน์ต่อการปรับกลยุทธ์การดำเนินงาน และการตัดสินใจเกี่ยวกับการบริหารจัดการโครงการ (International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies: IFRC, 2011)
การประเมินผล (Evaluation) หมายถึง? การศึกษาที่มีการวางแผน การเก็บ และ วิเคราะห์ข้อมูลอย่างเป็นระบบ เป็นแบบแผน และมีความแม่นยำ อันเกี่ยวกับ กิจกรรม ลักษณะ กระบวนการ ผลลัพธ์ และ ผลกระทบของการดำเนินการโครงการ (UNAIDS) กระบวนการตีความหมาย (Interpretation) และ ตัดสินคุณค่า (Value judge) จากสิ่งที่วัดได้ โดยอาศัยวิธีการที่มีแบบแผน หรือ “เป็นกระบวนการของการแสวงหาข้อมูลข่าวสารเพื่อที่จะนำมาใช้ในการตัดสินใจเพื่อพัฒนาปรับปรุงโครงการต่างๆ” (พงศ์สัณห์ ศรีสมทรัพย์, 2543) 9
การประเมินผล (Evaluation) หมายถึง? กระบวนการตีความหมาย (Interpretation) และตัดสินคุณค่า (Value Judgement) อย่างเป็นระบบและมีเป้าหมาย เกี่ยวกับสิ่งที่กำลังดำเนินการ หรือ ดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว รวมถึงรูปแบบ การดำเนินการ และ ผลการดำเนินการของโครงการ (Project) แผนงาน/โปรแกรม (Program) หรือ นโยบาย(Policy) โดยมีเป้าหมายเพื่อตัดสินว่าได้ดำเนินการบรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่ มีประสิทธิผล และ ประสิทธิภาพเพียงใด เกิดผลกระทบใดบ้าง และ เกิดความยั่งยืนหรือไม่เพียงใด ทั้งนี้ผลของการประเมินควรให้ได้มาซึ่งข้อสรุปที่มีความน่าเชื่อถือและเป็นประโยชน์ รวมทั้งได้บทเรียน ที่สามารถนำไปใช้ในกระบวนการตัดสินใจของทั้งผู้รับทุน และ ผู้ให้ทุนสนับสนุนการดำเนินงาน ต่อไป (OECD, 2002a) 10
ความเหมือน ความแตกต่าง และ การเกื้อหนุนกันระหว่าง “การติดตาม” (MONITORING) และ “การประเมินผล” (EVALUATION) 11
M & E เหมือนกันอย่างไร? มีจุดมุ่งหมายที่การรวบรวม และ การวิเคราะห์ข้อมูลอย่างเป็นระบบ เพื่อเปรียบเทียบการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นระหว่างสภาพพื้นฐานเดิม กับ ผลลัพธ์อันพึงประสงค์ของการดำเนินงาน มีความเชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับกระบวนการตัดสินใจ (DecisionMaking Processes) ทำให้เกิดข้อมูลสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการปรับปรุงแก้ไขโปรแกรม/โครงการอย่างต่อเนื่อง เป็นการสะท้อนถึงความรับผิดชอบที่สามารถอธิบายและตรวจสอบได้ (Accountability) 12
M & E แตกต่างกันอย่างไร? 13
UNDP (2002) ได้เสนอการเปรียบเทียบความแตกต่างของ M & E ในประเด็นต่างๆ ดังนี้ วัตถุประสงค์เฉพาะ (specific objectives) จุดเน้น (focus) วิธีการที่ใช้ (methodology) ความถี่และระยะเวลาในการดำเนินการ (frequency and timing) การใช้ประโยชน์จากผลที่ได้ (use of results) 14
วัตถุประสงค์เฉพาะ Monitoring Evaluation เพื่อติดตามการเปลี่ยน แปลงจากสถานการณ์ก่อนเริ่มโครงการไปสู่ผลลัพธ์ที่ต้องการ เช่น เพื่อติดตามการลดลงของอัตราการติดเชื้อรายใหม่ (Impact monitoring) เพื่อตรวจสอบว่าบรรลุผลสำเร็จในเรื่องใดบ้าง อย่างไร และ เหตุใด จึงบรรลุหรือไม่บรรลุ ผลสำเร็จนั้น เช่น เพื่อตรวจสอบว่าอัตราการติดเชื้อรายใหม่ลดลงตามเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ เพราะเหตุใด (Impact Evaluation) 15
จุดเน้น (Focus) Monitoring Evaluation ติดตามผลผลิต (outputs) ของโครงการ ความร่วมมือของพันธมิตร และกิจกรรมซึ่งนำไปสู่การเกิดผลลัพธ์ที่พึงประสงค์ เปรียบเทียบผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้กับที่เกิดขึ้นจริง ตอบคำถามว่าผลผลิต และ กลยุทธ์ที่ใช้ส่งผลต่อการบรรลุผลลัพธ์อย่างไร ด้วยเหตุใด ตอบคำถามเกี่ยวกับเกณฑ์การประเมินผล: ความเชื่อมโยง ประสิทธิผล ประสิทธิภาพ ผลกระทบ และ ความยั่งยืน 16
วิธีการที่ใช้ (Methodology) Monitoring Evaluation ติดตาม วัด และวิเคราะห์ ความก้าวหน้าของ ตัวชี้วัดต่างๆ ตลอดช่วงเวลาที่ดำเนินงาน ประเมินความสำเร็จตามตัวชี้วัดโดยเปรียบเทียบระหว่างก่อนและหลังโครงการ ด้วยการอาศัยข้อมูลจากการติดตามผล (monitoring data) รวมทั้งข้อมูลที่ได้เพิ่มเติมจากการประเมินของ ผู้ประเมินภายนอก 17
ความถี่/ระยะเวลาดำเนินการ ผู้รับผิดชอบ Monitoring Evaluation ดำเนินการเป็นระบบอย่างต่อเนื่อง ตลอดระยะเวลาที่ดำเนินงาน ดำเนินการโดยผู้บริหารโปรแกรม/โครงการ หุ้นส่วนบริการหลัก และ ผู้ปฏิบัติงาน ดำเนินการเป็นระยะๆ และ อาจดำเนินการ เชิงลึกบางช่วง (เช่น Mid-term review) ดำเนินการโดยผู้ประเมินภายใน หรือ ผู้ประเมินจากภายนอก และ โดยหุ้นส่วนบริการ 18
การใช้ประโยชน์ (Use of results) Monitoring Evaluation ส่งสัญญานเตือนผู้บริหารให้ทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในการปฏิบัติงาน เกิดทางเลือกในการแก้ไขปัญหาการปฏิบัติงาน ให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับ กลยุทธ์/นโยบายใหม่ เพื่อเป็นทางเลือกแก่ผู้บริหาร สำหรับออกแบบโครงการ หรือ แผนงานในอนาคต ได้บทเรียนจากการทำงาน 19
สรุปประโยชน์ของ การติดตามงาน และ การประเมินผล สรุปประโยชน์ของ การติดตามงาน และ การประเมินผล 20
ประโยชน์ของการติดตามงาน การติดตามในเชิงปริมาณ: ชี้เป้าว่า ปัญหา อยู่ที่ใด (รู้ความก้าวหน้าของการดำเนินงาน ปัญหา อุปสรรค การเปลี่ยนแปลงสภาพ แวดล้อม) การติดตามในเชิงคุณภาพ: หาคำตอบเกี่ยวกับคุณภาพของบริการ ปัญหาที่เกิดขึ้น และแนวทางการแก้ไขปัญหานั้น (หาจุดแข็ง จุดอ่อน ข้อจำกัด ข้อแนะนำ แผนการแก้ไข)
ประโยชน์ของการติดตามงาน การติดตามในเชิงปริมาณ + เชิงคุณภาพ แก้ไขปัญหา อุปสรรค ที่พบได้ทันท่วงที ได้สารสนเทศเพื่อการปรับปรุงในเรื่อง กำหนดการทำงาน (Rescheduling) งบประมาณ/ ทรัพยากร (Re-budgeting) การมอบหมายงาน (Re-assigning staff) ป้องกันปัญหา อุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นใน อนาคต
ประโยชน์ของการประเมินผล รู้ผลของการดำเนินงานว่า บรรลุผลตามที่ตั้งเป้าหมายไว้หรือไม่ เพียงใด เพราะเหตุใด มีความคุ้มค่า(ประสิทธิภาพ) หรือไม่เพียงใด ผลกระทบที่เกิดขึ้นยั่งยืนมากน้อยเพียงใด รู้ว่าผลที่เกิดขึ้น (ทั้งที่บรรลุ หรือไม่บรรลุ) นั้น เกิดขึ้นด้วยเงื่อนไขอะไร จะต้องปรับ แนวคิด ของแผนงาน โครงการ หรือ ต้องปรับ พัฒนานโยบาย หรือไม่ อย่างไร
การใช้แบบประเมิน 12 องค์ประกอบเพื่อประเมินสถานะ ระบบการติดตามประเมินผล การใช้แบบประเมิน 12 องค์ประกอบเพื่อประเมินสถานะ ระบบการติดตามประเมินผล
Using data for decision-making องค์ประกอบของการติดตามประเมินผลการดำเนินงานด้านเอชไอวี/เอดส์ - Organising framework for the national HIV M&E plan - Basis for conducting M&E system status assessments and Guide capacity building efforts for HIV M&E Enables partners to agree on who will support which part of the HIV M&E system Using data for decision-making
People, partnerships and planning การสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการดำเนินงาน (Creating an enabling environment): โครงสร้างองค์กรและทรัพยากรบุคคล (Organizational structures) การพัฒนาศักยภาพบุคลากร (Human capacity) ความร่วมมือระหว่างภาคี (Partnerships) การเตรียมการเรื่องแผนและงบประมาณ (Putting in place plan and resources): การจัดทำแผนแม่บท HIV M&E (HIV M&E plan) การจัดทำแผนปฏิบัติการที่ระบุรายละเอียดงบประมาณ (Costed work plan) การปรับวัฒนธรรมองค์กร การสื่อสาร การผลักดันนโยบาย และการสร้างวัฒนธรรมด้าน M&E ภายในองค์กร (Advocacy, communication, and culture) Organizational structures with M&E functions Establish and maintain a network of organizations responsible for M&E at the national, subnational and service delivery levels Human capacity for M&E Ensure adequate skilled human resources at all levels of the M&E system to ensure completion of all tasks defined in the annual M&E workplan. This includes sufficient analytical capacity to use the data and produce relevant reports Partnerships to plan, coordinate and manage the M&E system Establish and maintain partnerships among in-country and international stakeholders involved in planning and managing the national M&E system National, multisectoral M&E plan Develop and regularly update the national M&E plan, including identified data needs, national standardized indicators, data collection procedures and tools and roles and responsibilities for implementation Annual, costed, national M&E workplan Develop an annual, costed, national M&E workplan including specified and costed M&E activities of all relevant stakeholders and identified sources of funding and use this plan for coordination and for assessing the progress of M&E implementation throughout the year Advocacy, communication and culture for M&E Ensure knowledge of and commitment to M&E and the M&E system among policy-makers, program managers, program staff and other stakeholders
Collecting, capturing and verifying data การรวบรวมและจัดการข้อมูล เพื่อให้ได้ข้อสนเทศเชิงกลยุทธ์ที่มีคุณภาพ ระบบติดตาม งานที่ดำเนินการเป็นประจำ (Routine program monitoring) การสำรวจ และระบบเฝ้าระวัง (Survey and surveillance) ระบบฐานข้อมูล (Database) การนิเทศ และการตรวจสอบคุณภาพข้อมูล (Supportive supervision and data auditing) การวิจัยและประเมินผล (Evaluation and research) การใช้ประโยชน์ข้อมูลเพื่อปรับปรุงผลการดำเนินงาน 12. การเผยแพร่และใช้ประโยชน์ข้อมูล (Data dissemination and use) Organizational structures with M&E functions Establish and maintain a network of organizations responsible for M&E at the national, subnational and service delivery levels Human capacity for M&E Ensure adequate skilled human resources at all levels of the M&E system to ensure completion of all tasks defined in the annual M&E workplan. This includes sufficient analytical capacity to use the data and produce relevant reports Partnerships to plan, coordinate and manage the M&E system Establish and maintain partnerships among in-country and international stakeholders involved in planning and managing the national M&E system National, multisectoral M&E plan Develop and regularly update the national M&E plan, including identified data needs, national standardized indicators, data collection procedures and tools and roles and responsibilities for implementation Annual, costed, national M&E workplan Develop an annual, costed, national M&E workplan including specified and costed M&E activities of all relevant stakeholders and identified sources of funding and use this plan for coordination and for assessing the progress of M&E implementation throughout the year Advocacy, communication and culture for M&E Ensure knowledge of and commitment to M&E and the M&E system among policy-makers, program managers, program staff and other stakeholders
องค์ประกอบที่ 1 โครงสร้างองค์กรและทรัพยากรบุคคล (Organizational structures with HIV M&E functions) กำหนดว่าใครจะเป็น M&E champion (ผู้นำความเปลี่ยนแปลง และผู้นำกระบวนการ) จัดตั้งหน่วย HIV M&E (บุคลากรอาจมาจากหลายแผนก/ฝ่าย) กำหนดภารกิจ หน้าที่ ที่ชัดเจน ตำแหน่งงานที่มั่นคง และค่าตอบแทนที่เหมาะสม
องค์ประกอบที่ 2 การพัฒนาศักยภาพบุคลากร (Human Capacity for HIV M&E) การมีบุคลากรที่มีคุณภาพ มีความสามารถ จำเป็นต่อความสำเร็จของงานในระยะยาว วิเคราะห์ความต้องการในการพัฒนาศักยภาพของบุคลากรด้าน M&E คัดเลือก/เลือก บุคคลที่มีศักยภาพมาทำงาน M&E กำหนดแผนการพัฒนา และมีการพัฒนาบุคลากรด้าน M&E อย่างต่อเนื่อง เพื่อให้แน่ใจว่าบุคลากรมีความรู้ความสามารถเพียงพอ มีการชี้แนะ สอน และนิเทศงาน อย่างเหมาะสม
องค์ประกอบที่ 3 ความร่วมมือระหว่างภาคี (M&E partnerships) ภาคีความร่วมมือช่วยให้ได้มาซึ่งข้อมูลสำหรับติดตามประเมินผลงาน การใช้ประโยชน์ข้อมูล และความสำเร็จของงานในภาพรวม รวบรวมรายชื่อหน่วยงานที่เป็นผู้มีส่วนได้เสียในพื้นที่รับผิดชอบ จัดตั้งคณะทำงานด้านเทคนิค M&E ของพื้นที่ (M&E TWG) และกำหนดบทบาทหน้าที่ จัดประชุมคณะทำงาน อย่างสม่ำเสมอ มีกิจกรรมหลากหลายรูปแบบ และช่องทางการสื่อสารระหว่างกัน
People, partnerships and planning - Organising framework for the national HIV M&E plan - Basis for conducting M&E system status assessments and Guide capacity building efforts for HIV M&E Enables partners to agree on who will support which part of the HIV M&E system People, partnerships and planning
องค์ประกอบที่ 4 การจัดทำแผน HIV M&E (HIV M&E plan) TWG ร่วมกันจัดทำแผน M&E โดยพิจารณาจากสถานการณ์ และผลการดำเนินการ แผนควรสอดคล้องกับกรอบตัวชี้วัด และข้อมูลเชิงยุทธศาสตร์ที่สำคัญที่ต้องการ กิจกรรมในแผนควรครอบคลุม 12 องค์ประกอบของการติดตามประเมินผล ช่วยลดช่องว่างการทำงานที่ผ่านมา และเพิ่มประสิทธิผลของงาน M&E
องค์ประกอบที่ 5 การจัดทำแผนปฏิบัติการที่ระบุรายละเอียดงบประมาณ (Costed M&E work plan) การเพิ่มรายละเอียดของแผน ลงไปจนถึงรายละเอียดของแต่ละกิจกรรมตลอดจนงบประมาณที่ต้องใช้ และแหล่งงบประมาณ จะช่วยให้แน่ใจว่าแผนที่วางไว้จะสามารถดำเนินการได้จริง ระดมสมองว่าจะบรรจุกิจกรรมอะไรบ้างลงในแผนปฏิบัติการ และใครจะเป็นผู้ดำเนินการ ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร ประมาณการงบประมาณที่ต้องใช้ในแต่ละกิจกรรม และภาพรวมของแผน ประชุมภาคีเครือข่าย เพื่อพิจารณาว่าจะหางบประมาณจากแหล่งใดได้บ้างเพื่อมาใช้ในการดำเนินการ พิจารณาความเป็นไปได้ของกิจกรรมเทียบกับงบประมาณที่มี เลือกเฉพาะกิจกรรมที่ต้องดำเนินการและมีงบประมาณรองรับไว้ในแผนฯ
องค์ประกอบที่ 6 การสื่อสาร การผลักดันนโยบาย และการสร้างวัฒนธรรมด้าน M&E (Advocacy, Communication and Culture of M&E systems) การมีช่องทางสื่อสารที่ดีและหลากหลาย การผลักดันเชิงนโยบาย และการสร้างวัฒนธรรมด้าน M&E จะช่วยสร้างบรรยากาศที่ส่งเสริมการดำเนินงาน และเพิ่มโอกาสการได้รับการสนับสนุนด้านต่าง ๆ สร้างช่องทางการสื่อสาร ผลิตสื่อ และมีกระบวนการให้ความรู้เกี่ยวกับ M&E อย่างทั่วถึง ผลักดันให้ผู้บริหารระดับสูงเห็นถึงความสำคัญของ M&E และถือว่าเป็นงานสำคัญขององค์กร ผ่านช่องทางและกลวิธีที่เหมาะสม (หน้าที่ของ M&E champion) ให้เป็นส่วนหนึ่งของการผลักดันแผนงาน และการได้มาซึ่งงบประมาณ
Collecting, capturing and verifying data - Organising framework for the national HIV M&E plan - Basis for conducting M&E system status assessments and Guide capacity building efforts for HIV M&E Enables partners to agree on who will support which part of the HIV M&E system Collecting, capturing and verifying data
องค์ประกอบที่ 7 ระบบติดตาม งานที่ดำเนินการเป็นประจำ (Routine program monitoring) การติดตามงานอย่างต่อเนื่อง ช่วยให้ทราบว่ากิจกรรมที่สำคัญต่าง ๆ ได้ดำเนินการไปตามแผนหรือไม่ มีผลผลิตอย่างไร เพื่อสามารถปรับแผน หรือแก้ไขปัญหาได้อย่างทันท่วงที กำหนดกรอบการติดตามงาน และรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง ทำความเข้าใจ เพื่อให้ได้ความร่วมมือจากหน่วยงานต่าง ๆ ที่ต้องส่งข้อมูล ระบบติดตามผลการปฏิบัติงานที่บูรณาการเข้ากับงานประจำ มีคุณภาพ ครอบคลุม ต่อเนื่อง และสอดคล้องกับภาพรวมระดับประเทศ
องค์ประกอบที่ 8 การสำรวจ และระบบเฝ้าระวัง (Survey and surveillance system) การสำรวจและการเฝ้าระวัง เป็นการประเมินผลสำเร็จและแนวโน้มของการดำเนินงาน เพื่อนำข้อมูลที่ได้มาวางแผนในระยะต่อไป ทำให้ทราบโดยทั่วกันว่า ในพื้นที่มีการสำรวจและการเฝ้าระวังอะไรบ้าง ใครทำ ทำเมื่อไหร่ ผลเป็นอย่างไร บุคลากรด้าน M&E ควรศึกษาหลักการ เหตุผลความจำเป็น วิธีการสำรวจ และเฝ้าระวังต่าง ๆ ที่ดำเนินการในพื้นที่ สามารถเพิ่มข้อมูล ตัวแปร ที่เฉพาะเจาะจง และมีประโยชน์กับพื้นที่ กำกับดูแล ให้แน่ใจว่า การสำรวจและการเฝ้าระวัง ดำเนินการอย่างมีคุณภาพ
องค์ประกอบที่ 9 ระบบฐานข้อมูล (Database system) ข้อมูลต้องเก็บในลักษณะของฐานข้อมูล ที่สามารถเข้าถึง และใช้ประโยชน์ได้ง่าย เก็บข้อมูลในลักษณะของฐานข้อมูล digital ฐานข้อมูลต้องครอบคลุมตัวแปรพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ ข้อมูลที่เก็บ มีคุณภาพ เป็นปัจจุบัน เข้าถึงได้ง่ายโดยผู้เกี่ยวข้อง มีระบบรักษาความลับ และมีการป้องกันความเสี่ยงเรื่องข้อมูลสูญหาย
องค์ประกอบที่ 10 การนิเทศ และการตรวจสอบคุณภาพข้อมูล (Supportive supervision and data auditing) ข้อมูลการติดตามงาน และประเมินผล ไม่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ หรือนำไปสู่การวางแผนที่ผิดพลาด หากไม่มีคุณภาพ มีระบบการนิเทศ และตรวจสอบคุณภาพข้อมูล ในลักษณะกัลยาณมิตร ไม่ใช่การจับผิด มีการส่งรายงานป้อนกลับให้แก่หน่วยงานผู้ส่งข้อมูล เป้าประสงค์คือการพัฒนาคุณภาพข้อมูลอย่างต่อเนื่อง
องค์ประกอบที่ 11 การวิจัยและประเมินผล (Research and evaluation) การวิจัยช่วยให้ได้องค์ความรู้ใหม่ สำหรับการประเมินผลบอกถึงความสำเร็จของการดำเนินงาน พื้นที่ควรมีการรวบรวมข้อมูลที่เป็นปัจจุบันว่า มีหน่วยงานวิชาการใด ได้ดำเนินการหรือกำลังดำเนินการวิจัยและประเมินผลเรื่องอะไรในพื้นที่บ้าง และผลการศึกษาเป็นอย่างไร ภาคีความร่วมมือควรมีส่วนร่วมในการกำหนดโจทย์วิจัยหรือประเด็นประเมินผล ตลอดจนมีส่วนร่วมในการดำเนินงานวิจัยและประเมินผลในพื้นที่
12 องค์ประกอบของการติดตามและประเมินผลที่มีประสิทธิภาพ - Organising framework for the national HIV M&E plan - Basis for conducting M&E system status assessments and Guide capacity building efforts for HIV M&E Enables partners to agree on who will support which part of the HIV M&E system
องค์ประกอบที่ 12 การเผยแพร่และใช้ประโยชน์ข้อมูล (Data dissemination and use) ข้อมูลต้องมีการจัดการให้เป็นสารสนเทศ และนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ในทุกระดับ ซึ่งจะช่วยสร้างแรงจูงใจในการส่งข้อมูลจากหน่วยบริการด้วย มีระบบในการนำข้อมูลที่ได้จากระบบติดตามประเมินผล มาวิเคราะห์ หาข้อสรุปให้เป็นสารสนเทศ และเผยแพร่ให้ผู้เกี่ยวข้องนำไปใช้ประโยชน์ ลักษณะของสารสนเทศ ควรมีรูปแบบที่เหมาะสมสำหรับผู้ใช้ข้อมูลในแต่ละระดับ ควรมีการจัดทำข้อเสนอแนะเชิงนโยบายจากข้อมูลที่ได้นำเสนอผู้บริหาร
การจัดลำดับความสำคัญและการทำแผน เพื่อดำเนินการปิด GAPS กำหนดหลักเกณฑ์ลำดับความสำคัญทั้งมิติเนื้อหา และ เวลา และเงื่อนไขอื่นๆ เช่น ความรุนแรง เร่งด่วน ประสิทธิผล ความเป็นไปได้ ความเป็นธรรม เป็นจุดคานงัดสำคัญ เป็นต้น เป้าประสงค์ของการประเมินสถานะและทำแผนพัฒนาระบบ M&E เพื่อให้มีกลไก และข้อมูล ที่ทำให้เราใช้ประโยชน์เพื่อการตัดสินใจการควบคุมโรค/การปรับโครงการ วิเคราะห์ก่อนแล้วสังเคราะห์ตามทั้งภายในองค์ประกอบ ระหว่างองค์ประกอบ และกับกิจกรรมการบริหารแผนงาน