บทที่ 8 การควบคุมโครงการ ความหมายการควบคุมโครงการ ผังแสดงกระบวนการควบคุม การออกแบบระบบควบคุม กระบวนการควบคุมโครงการ เทคนิคการควบคุมโครงการ

การติดตามดูแลโครงการ เครื่องมือหรือวิธีการที่ใช้ในการควบคุม คุณลักษณะของการควบคุมที่ดี ข้อดีและข้อจำกัดของการควบคุม

กระบวนการพื้นฐานของระบบควบคุม การควบคุมโครงการ การจัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างดำเนินโครงการ เพื่อให้สามารถดำเนินการได้ตามแผนที่วางไว้ทั้งด้านต้นทุน คุณภาพ และ เวลา กระบวนการพื้นฐานของระบบควบคุม - การกำหนดแผนงานฐาน - การวัดความก้าวหน้าของงานที่ทำได้ - ประเมินผลงานที่ทำได้เทียบกับแผนงานฐานเพื่อดูการเบี่ยงเบน - แก้ไขในกรณีที่พบว่ามีข้อบกพร่อง

ปฎิบัติ เปรียบเทียบระหว่าง แผนและทำจริง แผนงานฐาน ทำจริง - กิจกรรมและคุณภาพ - ทรัพยากร - กำหนดเวลา - งบประมาณ - ความเสี่ยง - กิจกรรมและคุณภาพ - ทรัพยากร - จุดตรวจสอบ - ค่าใช้จ่ายจริง - ความเปลี่ยนแปลงจากแผน เปรียบเทียบระหว่าง แผนและทำจริง ได้ตามแผน ไม่ได้ตามแผน - ระบุสาเหตุ - เสนอแนวทางแก้ไข - จัดทำแผนทำงานเพื่อแก้ไข -ปรับปรุงตัวเลขในบันทึกโครงการ ตามข้อมูลถึงปัจจุบัน - ดำเนินการแก้ไขปัญหา - ประเมินผล รายงานความก้าวหน้า

ข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ การออกแบบระบบควบคุม ผลเบี่ยงเบน - งานที่ดำเนินไปได้ ผลเป็นอย่างไร - ผลของงานที่ควรได้ตามแผนที่วางไว้ แก้ไขปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง แนวทางแก้ไข ปรับปรุง ดำเนินการแก้ไข ปรับปรุง ผล ประเมินผล ย้อนกลับ

ระบบควบคุมที่ดี สื่อสารข้อมูล ทีมบริหารโครงการ เพื่อดำเนินการปรับปรุงแก้ไข ทรัพยากรที่มีและประสิทธิภาพในการใช้ เครื่องจักรที่มีและการใช้งาน วัสดุที่ต้องการ การสั่งซื้อ การใช้งาน ต้นทุนค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นและ คาดการณ์จนสิ้นสุดโครงการ เวลาที่ใช้ และ เวลาสำรอง ประเมินผลการดำเนินโครงการได้ตามแผนหรือไม่อย่างไร

ข้อมูลประกอบการแก้ไขปัญหา ผังบริหารโครงการ รายชื่อผู้เกี่ยวข้องหลักกับโครงการ ผู้รับผิดชอบกลุ่มงานหลัก วัตถุประสงค์และขอบเขตของโครงการ - แผนงาน Gantt ตารางความเสี่ยงของโครงการ ข้อมูลประกอบการแก้ไขปัญหา

กระบวนการควบคุมโครงการ ต้นทุน เวลา คุณภาพ 1. กำหนดเป้าหมายในการควบคุม : ควบคุมงานและผู้ปฏิบัติงานพร้อมๆกัน เพื่อการสร้างสรรค์ให้กำลังใจ เป็นเครื่องช่วยส่งเสริมให้เกิดการมอบหมายงาน การกระจายอำนาจ ให้ได้รับรายงานข้อมูลที่มีความสำคัญ และ ส่งเสริมให้มีความรับผิดชอบมากขึ้น 2. การพัฒนามาตรฐานการปฏิบัติงาน : ได้แก่ เป้าหมาย โควตา อัตรากำไร เป้าหมายผลิต ส่วนแบ่งทางการตลาด และ เวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงาน

กระบวนการควบคุมโครงการ 3. การวัดผลงานและเปรียบเทียบผลงานกับมาตรฐาน : - วัดบ่อยแค่ไหน วิธีวัด ( ตรวจสอบ หรือ รายงาน ) และ ใครวัด 4. ปรับปรุงแก้ไขข้อบกพร่อง : ถ้ามาตรฐานสูงเกินไปหรือต่ำไปก็ปรับแก้มาตรฐานผลงานให้สมเหตุสมผล แต่ถ้ามาตรฐานถูกต้องใช้ได้ต้องหาทางปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้น 5. การให้ความดีความชอบ

1. การควบคุมด้านคุณภาพ 2. การควบคุมด้านปริมาณ เทคนิคการควบคุม : เทคนิคต่างๆที่นำมาใช้เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าสินค้าและบริการผลิตได้ ตรงตามความต้องการของลูกค้า เริ่มตั้งแต่การกำหนดคุณสมบัติของ วัตถุดิบ กระบวนการ และ ขั้นสุดท้าย โดยวิธีทางสถิติ ทดสอบคุณภาพ จากกลุ่มตัวอย่างในระหว่างการผลิต หรือ จัดตั้งกลุ่มคุณภาพ 2. การควบคุมด้านปริมาณ : การควบคุมที่มีการใช้ข้อมูลต่างๆเพื่อนำมาใช้วัดผลทางปริมาณ เช่น การควบคุมปริมาณของคงคลัง การควบคุมยอดขาย การควบคุม ปริมาณการผลิต การวิเคราะห์จุดคุ้มทุน

3. การควบคุมด้านค่าใช้จ่าย เทคนิคการควบคุม 3. การควบคุมด้านค่าใช้จ่าย : เทคนิคที่ใช้ คือ การใช้งบประมาณเพื่อการควบคุม โดยการการจัดทำงบ ประมาณล่วงหน้า 4. การควบคุมด้านเวลา : การควบคุมให้งานต่างๆดำเนินไปโดยสามารถจัดทำได้เสร็จตามกำหนด เวลาที่วางไว้ โดยการกำหนดตารางเวลาการทำงาน

การติดตามดูแลโครงการ เป็นหัวใจของระบบควบคุมโครงการ เพราะทำให้ได้ข้อมูลเชิงเปรียบเทียบระหว่างสิ่งที่เกิดขึ้นจริงกับแผนที่ไว้วางไว้และทำการแก้ไขปรับปรุงได้ทันเวลา วิธีการติดตาม 1. การตรวจสอบงาน เป็นกระบวนการควบคุมคุณภาพของงานโดยตรวจสอบทั้งด้านคุณภาพและความสูญเสียรวมทั้งความปลอดภัยในการทำงานเชิงปฏิบัติ (คุณสมบัติของคนตรงกับงานที่ทำ )

2. การวัดความก้าวหน้าระหว่างดำเนินงาน วิธีการติดตาม 2. การวัดความก้าวหน้าระหว่างดำเนินงาน วัดทุกช่วงคาบเวลา เช่น ทุก 15 วัน 1 เดือน หรือ 3 เดือน โดย - วัดความก้าวหน้าของงานที่ทำได้จริงและเปรียบเทียบกับความก้าวหน้าที่ ควรทำได้ตามแผน - ทบทวนปัญหาที่เกิดขึ้นในช่วงที่ผ่านมาและวิธีการจัดการปัญหาเหล่านั้น - ศึกษาปัญหาที่คาดว่าจะเกิดขึ้นกับการดำเนินโครงการและหาแนวทางแก้ไข

เป็นการตรวจสอบความถูกต้อง การใช้จ่าย การบันทึกบัญชีว่าถูกต้องหรือไม่ วิธีการติดตาม 3. การทดสอบ เป็นกระบวนการทดสอบคุณภาพด้านปัจจัยและผลผลิตขั้นสุดท้ายเพื่อเป็นการยืนยันด้านคุณภาพที่ต้องการตรงตามข้อกำหนด 4.การสอบบัญชี เป็นการตรวจสอบความถูกต้อง การใช้จ่าย การบันทึกบัญชีว่าถูกต้องหรือไม่

เครื่องมือหรือวิธีการที่ใช้ในการควบคุม 1. การควบคุมโดยรายงานงบประมาณ 2. การควบคุมโดยใช้ระบบแผนงาน เช่น PERT/CPM Gantt Chart 3. การควบคุมโดยการกำหนดมาตรฐาน 4. การควบคุมโดยวิธีการตรวจสอบ ตรวจเยี่ยม 5. การควบคุมโดยระบบรายงาน

คุณลักษณะของการควบคุมที่ดี 1. การควบคุมควรจะต้องประหยัด 2. การควบคุมจะต้องสามารถรายงานผลแตกต่างได้รวดเร็ว 3. การควบคุมจะต้องเน้นถึงส่วนที่สำคัญของผลงานนั้น ( วัตถุประสงค์) 4. การควบคุมต้องสามารถเข้าใจง่าย 5. การควบคุมจะต้องเป็นที่ยอมรับ

ข้อดี ทำให้ผลงานมีมาตรฐานและประสิทธิภาพในการทำงานดีขึ้น ประหยัด ข้อดีและข้อจำกัด ข้อดี ทำให้ผลงานมีมาตรฐานและประสิทธิภาพในการทำงานดีขึ้น ประหยัด รักษาคุณภาพของงานตรงตามมาตรฐาน มอบหมายงานได้มากขึ้น สามารถวัดประสิทธิภาพการทำงานของทุกฝ่ายได้

ข้อจำกัด ใช้เวลามากและสิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย กระทบขวัญผู้ปฏิบัติงาน ข้อดีและข้อจำกัด ข้อจำกัด ใช้เวลามากและสิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย กระทบขวัญผู้ปฏิบัติงาน