ภาควิชาเวชศาสตร์ฟื้นฟู คณะแพทยศาสตร์ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ แนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice) ด้านระบบสารสนเทศ เพื่อการประกันคุณภาพการศึกษา ภาควิชาเวชศาสตร์ฟื้นฟู คณะแพทยศาสตร์ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์

ที่มาและเหตุผล ของการริเริ่มระบบสารสนเทศของภาควิชา อดีต ภาคเรามีกันไม่กี่คน เราคุยกันเมื่อเจอกัน......

ต่อมา ภาคและสาขา ทีมเราใหญ่ขึ้น เลยชักจะเริ่มคุยกันไม่ทั่วถึง...

แต่ทุกคนก็ตั้งหน้าตั้งตา ทำหน้าที่ของตนเอง มีตารางงาน มีเอกสารและข้อมูลที่ทำขึ้น เก็บไว้มากมาย....

แล้วเมื่อใครสักคนป่วยหรือลาไปเรียนต่อ... แล้วข้อมูลเหล่านั้นหล่ะ...ยากลำบากนัก ที่จะได้มา...

และนั่นเป็นที่มาของการระดมความคิดครั้งใหญ่ในภาควิชา... Plan Do Check Act No or Low cost Secure but easy assess User friendly Connect world wide Real time group chat Always up- to – date Support SAR or other และนั่นเป็นที่มาของการระดมความคิดครั้งใหญ่ในภาควิชา... ถึงระบบสารสนเทศที่เราต้องการ

และแล้วเราก็ไอเดียบรรเจิด!!

จากนั้นก็ถึงเวลาลงมือทำ... Plan Do Check Act แต่งตั้งคณะกรรมการระบบสารสนเทศ ทำงานคู่กับคณะกรรมการฝ่ายประกันคุณภาพการศึกษา กำหนดการประเมินผล และการระดมความคิดเพื่อการปรับปรุงระบบสารสนเทศในแผนของภาควิชา และปฏิบัติเป็นประจำทุกปี จากนั้นก็ถึงเวลาลงมือทำ...

จัดระบบสารสนเทศเป็น 2 ระดับคือ ระดับคณะ และระดับภาควิชา ... จัดระบบสารสนเทศเป็น 2 ระดับคือ ระดับคณะ และระดับภาควิชา

จัดระบบสารสนเทศเป็น 2 ระดับคือ ระดับคณะ และระดับภาควิชา Website คณะ Facebook คณะ ระดับภาควิชา ... จัดระบบสารสนเทศเป็น 2 ระดับคือ ระดับคณะ และระดับภาควิชา

ระบบสารสนเทศ ระดับคณะ Website คณะ Facebook คณะ ระดับภาควิชา ... ภารกิจแรก ปรับปรุงระบบสารสนเทศที่คณะจัดให้ในส่วนของภาควิชา

ระบบสารสนเทศ ระดับคณะ Website คณะ Facebook คณะ ระดับภาควิชา ... Plan Do Check Act ให้เป็นระบบเพื่อประชาสัมพันธ์บทบาท กิจกรรมของภาคและสาขาวิชา รวมถึงกิจกรรมหรือแนวทางที่เป็นตัวอย่างที่ดีในการประกันคุณภาพการศึกษาของภาควิชา แก่บุคคลภายนอก เอื้อสำหรับการสืบค้นข้อมูลทั่วไปของภาควิชาโดยบุคคลทั่วไป กำหนดผู้ดูแลที่ชัดเจน เพื่อให้ข้อมูลมีความทันสมัยอยู่เสมอ มีการประเมินและเสนอแนะระบบสารสนเทศแก่คณะเป็นประจำทุกปี

ฐานข้อมูลกลาง One drive ระดับภาควิชา ฐานข้อมูลกลาง One drive E-mail ปฏิทินภาควิชา Line group คลังข้อสอบ Data back up ภารกิจที่สอง สร้างระบบสารสนเทศของภาควิชาเอง

ระดับภาควิชา ฐานข้อมูลกลาง One drive ฐานข้อมูลกลาง One drive E-mail ปฏิทินภาควิชา Line group คลังข้อสอบ Data back up ฐานข้อมูลกลาง One drive

ข้อมูลกลางของภาควิชา ระดับภาควิชา ฐานข้อมูลกลาง One drive E-mail ปฏิทินภาควิชา Line group คลังข้อสอบ Data back up ฐานข้อมูลกลาง One drive ข้อมูลกลางของภาควิชา Computerกลาง ภาควิชา เปิด E-mail account ของ hotmail เป็นของภาควิชา เพื่อใช้ one drive และ calendar ของ E-mail account นั้นเป็นที่รวบรวมข้อมูลส่วนกลาง จำกัดการเข้าถึงเฉพาะกรรมการระบบสารสนเทศของภาควิชาผู้ดูแลฐานข้อมูล โดยใช้ password ของ E-mail account ภาควิชา

ข้อมูลกลางของภาควิชา ข้อมูลจากอาจารย์แต่ละท่าน ระดับภาควิชา ฐานข้อมูลกลาง One drive E-mail ปฏิทินภาควิชา Line group คลังข้อสอบ Data back up ฐานข้อมูลกลาง One drive ข้อมูลกลางของภาควิชา ข้อมูลจากอาจารย์แต่ละท่าน Computerกลาง ภาควิชา คณาจารย์ใช้ E-mail account ของตนเอง ที่ link กับ one drive เพื่อเป็นช่องทางในการเข้าถึง ทำให้ รับ-ส่ง ข้อมูล และปฏิทินภาค ไปมาระหว่างกันภาคในเครือข่ายได้ จำกัดการเข้าถึงเฉพาะคณาจารย์และธุรการ โดย password ของ E-mail account ของแต่ละท่านเอง

ระดับภาควิชา ฐานข้อมูลกลาง One drive E-mail ปฏิทินภาควิชา Line group คลังข้อสอบ Data back up ฐานข้อมูลกลาง One drive ตัวอย่างข้อมูลที่อยู่ในone drive สามารถ download และupload ได้ผ่านทาง computer, notebook tablet, smartphone จึงใช้ได้ทุกที่ทั่วโลก 24ชม.

ระดับภาควิชา ฐานข้อมูลกลาง One drive ฐานข้อมูลกลาง One drive E-mail ปฏิทินภาควิชา Line group คลังข้อสอบ Data back up ฐานข้อมูลกลาง One drive อาศัย calendar ของ E-mail account ของ hotmail ที่เป็นของภาควิชา เป็นศูนย์กลางในการ share ข้อมูล คณาจารย์ลงวันที่ สอน OPD วันลา หรือประชุมอบรม ในปฏิทินของตนเองที่ link เข้ากับ ปฏิทินของภาควิชา ทำให้ทราบว่าแต่ละท่านติดภาระกิจวันไหนอย่างไร ช่วยการตัดสินใจจัดอัตรากำลัง และธุรการยังสามารถช่วยแจ้งเตือนวันที่มีการจัดกิจกรรมของคณะหรือภาควิชา ปฏิทินภาควิชา

ระดับภาควิชา E-mail เพื่อการติตต่อส่งเอกสาร ฐานข้อมูลกลาง One drive E-mail ปฏิทินภาควิชา Line group คลังข้อสอบ Data back up ฐานข้อมูลกลาง One drive E-mail เพื่อการติตต่อส่งเอกสาร E-mail สร้าง Line Appllication ของภาควิชา เพื่อการติดต่อเป็นกลุ่ม แบบreal time Group คณาจารย์ +ธุรการ Group ภาควิชา + สาขา Group ทีมบริหารภาควิชา Group วิชาเลือก/rotation Line group

ระดับภาควิชา ฐานข้อมูลกลาง One drive ฐานข้อมูลกลาง One drive E-mail ปฏิทินภาควิชา Line group คลังข้อสอบ Data back up ฐานข้อมูลกลาง One drive การสำรองข้อมูล (Back up) ด้วย External hard disk 2 อัน อันที่ 1 ข้อมูลในส่วนธุรการ เช่น เอกสารบันทึกข้อความต่างๆที่ออกจากภาควิชา บันทึกรายงานการประชุม หรือเอกสารสำคัญอื่นๆ ซึ่งไม่จำเป็นต้องเก็บในone drive ซึ่งมีพื้นที่จำกัด อันที่ 2 ข้อมูลในส่วนหัวหน้าภาค เอกสารสำคัญหรือ เอกสารเพื่อประกอบการตัดสินใจในการบริหาร สืบค้นย้อนหลัง และส่งต่องานของหัวหน้าภาควิชาได้ง่ายเมื่อเปลี่ยนวาระหัวหน้าภาค ทำให้สามารถค้นย้อนหลังได้ง่าย ส่งต่อข้อมูลกันระหว่างเมื่อธุรการได้ง่าย พกพาไปเพื่อสืบค้นและบันทึกข้อมูลเมื่อมีการประชุมสัมมนานอกสถานที่ และเป็นการสำรองข้อมูลสำคัญในกรณีคอมพิวเตอร์ของธุรการภาคเสียหาย Data back up

ระดับภาควิชา คลังข้อสอบ : ฐานข้อมูลกลาง One drive E-mail ปฏิทินภาควิชา Line group คลังข้อสอบ Data back up ฐานข้อมูลกลาง One drive คลังข้อสอบ : รวบรวม digital file เก็บใน external hard disk รวมถึงเอกสารประเมินผลข้อสอบที่เป็นกระดาษ ใส่ในตู้เหล็กล็อคกุญแจ จำกัดการเข้าถึง เฉพาะ หัวหน้าภาค และคณะกรรมการด้านการเรียนการสอนของภาค ด้วย password ของ drive ใน hard disk และกุญแจตู้เหล็ก ทางภาคมีนโยบายแยกคลังข้อสอบออกจากฐานข้อมูลส่วนกลาง เพื่อป้องกันการเข้าถึงจากinternet คลังข้อสอบ

Plan Do Check Act ถึงเวลาก็ ประเมินผล... ประเมินผลในการประชุมภาคทุกปี และจากการเสนอแนะของคณะกรรมการตรวจประเมินฯ พบว่ามีปัญหาต่างๆซึ่งนำมายกตัวอย่าง เช่น ระบบระดับภาค บางท่านยังไม่เข้าใจวิธีการใช้งานทั้งหมด ระบบบางส่วนยังไม่สมบูรณ์ ทำให้ บางท่านไม่สามารถเข้าถึงone drive ได้ โดยเฉพาะเมื่อมีการเปลี่ยนsmart phone ใหม่ ข้อมูลเกี่ยวกับการเรียนการสอน และSAR บางส่วนยังไม่ถูกup load เข้าสู่ one drive ขาดระบบการสื่อสารแบบเป็นกลุ่มกับนักศึกษารายวิชาเลือก ซึ่งลงเรียนเป็นบางช่วงเวลาในแต่ละปีการศึกษา รวมถึงแพทย์ประจำบ้านที่มาหมุนเวียนที่ภาควิชา ระบบระดับคณะ คณาจารย์ไม่สามารถเข้าถึงเอกสารสื่อการสอน เช่น CAI การ up load ข้อมูลของภาคในระบบคณะ เดิมใช้การส่งให้คณะ ทำให้เกิดความสับสนและล่าช้า  

Plan Do Check Act แล้วก็เอามาปรับปรุงกันต่อไป... เมื่อได้ผลการประเมินในแต่ละปี ภาควิชาได้ร่วมกันระดมความคิดในการปรับปรุงระบบสารสนเทศของภาควิชาในที่ประชุมภาควิชา ตัวอย่างได้แก่ ระบบระดับภาค จัดช่วงเวลาสอบถามและสอนการใช้งานหลังจากจบการประชุมภาค ที่จัดเป็นประจำทุกเดือน และสามารถสอบถามจากคณาจารย์ที่เป็นผู้ดูแลระบบได้โดยตรง เมื่อเปลียนsmart phoneใหม่ให้แจ้งเพื่อส่งการ share ข้อมูลให้ใหม่ จัดแบ่ง folder ให้สืบค้นง่าย ช่วยรวบรวมข้อมูล และกระตุ้นเตือนการ up load ข้อมูลให้ฐานข้อมูลกลาง สมบูรณ์ และทันสมัยอยู่เสมอ เพิ่ม line group คณาจารย์ สำหรับการติดต่อกับนักศึกษาที่ลงเรียนวิชาเลือก และแพทย์ประจำบ้านที่มาหมุนเวียน ระบบระดับคณะ ภาควิชาทำบันทึกข้อความส่งผลการประเมินและข้อเสนอแนะการปรับปรุงให้คณะ มอบหมายให้คณะกรรมการระบบสารสนเทศของภาคที่มีหน้าที่ดูแลระบบระดับคณะ ประสานงานเรียนรู้วิธีการปรับปรุงข้อมูลด้วยตนเอง  

ประโยชน์ที่ได้รับจากแนวปฏิบัติที่ดี ด้านการประกันคุณภาพการศึกษา มีระบบและกลไกด้านสารสนเทศของภาควิชาเพื่อการประกันคุณภาพการศึกษา การบริหาร และการบริการ ที่ใช้ได้จริง ใช้งบประมาณต่ำ เหมาะสำหรับภาควิชาหรือหน่วยงานเล็กๆที่มีบุคลากร และงบประมาณจำกัด มีระบบติดตาม ประเมินผล และปรับปรุง ระบบสารสนเทศของภาควิชาทุกปีอย่างเป็นระบบและต่อเนื่อง คณาจารย์สามารถเข้าถึงและแลกเปลี่ยนข้อมูลกันได้ตลอด 24 ชั่วโมง ทุกที่ทั่วโลก สามารถสืบค้น และนำเสนอข้อมูลที่ต้องการได้สะดวกรวดเร็ว ทันต่อความต้องการ โดยเฉพาะเมื่อมีการตรวจประเมิน หรือเพื่อประกอบการตัดสินใจ