บทที่ 2 การบริหารจัดการข้อมูลและลำดับชั้นของการจัดเก็บข้อมูล 1.1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับข้อมูลและสารสนเทศ 1.2การบริหารจัดการข้อมูลและลำดับขั้นของการจัดเก็บข้อมูล 1.3 แฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูล

บทที่ 2 การบริหารจัดการข้อมูลและลำดับชั้นของการจัดเก็บข้อมูล การบริหารจัดการข้อมูลเพื่อการจัดเก็บข้อมูล การจัดเก็บข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์นั้น จำเป็นต้องมีการบริหารจัดการข้อมูลที่ดี ดังนี้ 1) เพื่อให้สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้ภายหลัง 2) เพื่อจัดข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถเรียกใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ 3) เพื่อให้ข้อมูลมีความถูกต้อง ทันสมัย และสมบูรณ์อยู่เสมอ 4) เพื่อป้องการข้อมูลจากการทำลาย ลักลอบใช้ หรือแก้ไขโดยมิชอบจากบุคคลที่ไม่มีสิทธิ์

บทที่ 2 การบริหารจัดการข้อมูลและลำดับชั้นของการจัดเก็บข้อมูล หลักการบริหารจัดการข้อมูล 1. ความสามารถในการเข้าถึงข้อมูล (access) ผู้ใช้งานมีสิทธิ์ในการเรียกใช้ข้อมูล สามารถเรียกใช้ข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว โดยต้องมีการกำหนดสิทธิ์ในการเข้าใช้ข้อมูล 2. ระบบรักษาความปลอดภัย(security) มีระบบรักษาความปลอดภัย เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลจากผู้ใช้งานที่ไม่มีสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูล ซึ่งเป็นที่มาของการจารกรรมข้อมูล 3. ความสามารถในการเปลี่ยนแปลงแก้ไขในอนาคตได้(edit) ผู้ใช้งานสามารถเปลี่ยนแลงข้อมูลที่เก็บไว้ได้ตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป ดังนั้นการบริหารจัดการข้อมูลที่ดีต้องมีการจัดระเบียบข้อมูลให้พร้อมในการปรับปรุงแก้ไขข้อมูล หรือการจัดหาข้อมูลมาเพิ่มเติมภายหลัง

ลำดับชั้นของการจัดเก็บข้อมูล ข้อมูลที่ถูกจัดเก็บในระบบคอมพิวเตอร์อาจมีรูปแบบที่แตกต่างกันและขนาดต่างกัน ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการจัดเก็บและการใช้งาน บิต (Bit = Binary Digit)      เป็นหน่วยข้อมูลในโครงสร้างลำดับชั้นที่เล็กที่สุด โดยเป็นการแทนข้อมูลในรูปแบบเลขฐานสอง ประกอบด้วย 0 และ 1 ซึ่งเรียกว่าบิต (bit) ตัวเลขนี้จะแทนสถานะเปิดและปิดของสัญญาณไฟฟ้าในทางคอมพิวเตอร์ บิตจัดเป็นข้อมูลที่คอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้ เนื่องจากข้อมูลที่ใช้ทำงานร่วมกับคอมพิวเตอร์ได้ถูกแปลงให้อยู่ในรูปแบบของเลขฐานสองก่อน คอมพิวเตอร์ถึงจะสามารถทำงานตามที่ผู้ใช้ต้องการ

ลำดับชั้นของการจัดเก็บข้อมูล ไบต์ (Byte) เกิดจากการเรียงลำดับของบิตจำนวน 8 บิต หน่วยข้อมูลในลำดับไบต์นี้จะใช้แทนตัวอักขระ 1 ตัว โดยอักขระอาจจะเป็นตัวเลข ตัวอักษร หรือสัญลักษณะพิเศษ 1 ตัว สำหรับจำนวนของบิตที่มาเรียงต่อกันจะมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับชนิดของรหัสที่ใช้ในการเข้าข้อมูล เช่น ตัวอักขระ 1 ตัวที่ใช้เข้ารหัสกอสกี่ (ASCII code) มีขนาด 1 ไบต์ โดยแทนด้วยตัวอักษร 8 บิต เช่น ตัวอักษร A แทนด้วย 65 ในระบบเลขฐานสิบ ส่วนรหัสแอสกี้แทนด้วย 01000001 ในระบบเลขฐานสอง (8 บิต)

American Standard Code For Information Interchange (ASCII) ASCIIอ่านว่า แอส-กี้ เป็นรหัสที่พัฒนาขึ้นโดยสถาบันมาตรฐานแห่งชาติสหรัฐอเมริกา (American National Standard Institute: ANSI อ่านว่า แอน-ซาย) เรียกว่า ASCII Code ซึ่งเป็นที่นิยมในกลุ่มผู้สร้างเครื่องคอมพิวเตอร์ทั่วไป รหัสนี้ได้มาจากรหัสขององค์กรมาตรฐานระหว่างประเทศ (International Standardization Organization: ISO) ขนาด 7 บิท ซึ่งสามารถสร้างรหัสที่แตกต่างกันได้ถึง 128  รหัส (ตั้งแต่ 000 0000 ถึง 111 1111) โดยกำหนดให้ 32 รหัสแรกเป็น 000 0000 ถึง 0011111 ทำหน้าที่เป็นสั่งควบคุม เช่น รหัส 000 1010 แทนการเลื่อนบรรทัด (Line Feed)ในเครื่องพิมพ์ เป็นต้น และอีก 96 รหัสถัดไป (32-95) ใช้แทนอักษรและสัญลักษณ์พิเศษอื่น

American Standard Code For Information Interchange (ASCII) ASCIIอ่านว่า แอส-กี้ เป็นรหัสที่พัฒนาขึ้นโดยสถาบันมาตรฐานแห่งชาติสหรัฐอเมริกา (American National Standard Institute: ANSI อ่านว่า แอน-ซาย) เรียกว่า ASCII Code ซึ่งเป็นที่นิยมในกลุ่มผู้สร้างเครื่องคอมพิวเตอร์ทั่วไป รหัสนี้ได้มาจากรหัสขององค์กรมาตรฐานระหว่างประเทศ (International Standardization Organization: ISO) ขนาด 7 บิท ซึ่งสามารถสร้างรหัสที่แตกต่างกันได้ถึง 128  รหัส (ตั้งแต่ 000 0000 ถึง 111 1111) โดยกำหนดให้ 32 รหัสแรกเป็น 000 0000 ถึง 0011111 ทำหน้าที่เป็นสั่งควบคุม เช่น รหัส 000 1010 แทนการเลื่อนบรรทัด (Line Feed)ในเครื่องพิมพ์ เป็นต้น และอีก 96 รหัสถัดไป (32-95) ใช้แทนอักษรและสัญลักษณ์พิเศษอื่น

ลำดับชั้นของการจัดเก็บข้อมูล เขตของข้อมูล (Field)        เป็นหน่วยข้อมูลที่เกิดจากการรวมกันของอักขระตั้งแต่ 1 ตัวขึ้นไป แล้วก่อให้เกิดความหมายหรือเพื่อแสดงลักษณะสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เช่น รหัสนักศึกษา สาขาวิชา ชื่ออาจารย์ที่ปรึกษา เป็นต้นโดยทั่วไปในการจัดเก็บข้อมูลในลักษระนี้จะมีขนาดข้อมูลที่รองรับได้ของเขตข้อมูลนั้น

ลำดับชั้นของการจัดเก็บข้อมูล ชนิดและขนาดข้อมูลที่รองรับได้ เขตข้อมูล ชนิดและขนาดข้อมูลที่รองรับได้ ตัวอย่างข้อมูล รหัสนักศึกษา ตัวอักขระ 13 ตัว 161051641128 สาขาวิชา เทคโนโลยีสารสนเทศทางุรกิจ ชื่ออาจารย์ที่ปรึกษา สัมพันธุ์ ตัวอย่างของเขตข้อมูล (Field)

ลำดับชั้นของการจัดเก็บข้อมูล ระเบียนข้อมูล(Record)      เป็นหน่วยข้อมูลที่เกิดขึ้นจากการประกอบกันของเขตข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันเพื่อให้เกิดเป็นข้อมูลเรื่องใดเรื่องหนึ่งขึ้นมา โดย 1 ระเบียนข้อมูล สามารถประกอบไปด้วยข้อมูลที่แตกต่างกัน เช่น -ข้อมูลของนักศึกษา 1 ระเบียน เก็บข้อมูลนักศึกษาได้ 1 คน ประกอบด้วยเขตข้อมูล รหัสนักศึกษา ชื่อสกุลนักศึกษา สาขาวิชา วิชาเอก ที่อยู่ เป็นต้น

ลำดับชั้นของการจัดเก็บข้อมูล ระเบียนข้อมูล(Record)       -ข้อมูลของพนักงานบริษัท 1 ระเบียน เก็บข้อมูลพนักงานได้ 1 คน ประกอบด้วยเขตข้อมูล รหัสพนักงาน ชื่อพนักงาน ที่อยู่ ตำแหน่งของพนักงาน เป็นต้น

ลำดับชั้นของการจัดเก็บข้อมูล ระเบียนข้อมูล(Record)       - ข้อมูลของสถานที่ท่องเที่ยว 1 ระเบียน เก็บข้อมูลสถานที่ท่องเที่ยวได้ 1 แห่ง ประกอบด้วยเขตข้อมูล ชื่อสถานที่ท่องเที่ยว ที่ตั้ง รายละเอียดของสถานที่ท่องเที่ยว วันเวลาที่เปิดและปิด เป็นต้น. **โครงสร้างที่แตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับว่าผู้สร้างระเบียนต้องการสร้างและเก็บข้อมูลในเรื่องใด ระเบียนที่สร้างขึ้นนั้นจะเป็นข้อมูลที่สามารถใช้อธิบายลายละเอียดของสิ่งนั้นๆ

ลำดับชั้นของการจัดเก็บข้อมูล แฟ้มข้อมูล (File) หรือตารางข้อมูล (Table) เป็นหน่วยข้อมูลที่เกิดจากการนำข้อมูลหลายๆระเบียนที่เป็นเรื่องเดียวกันและมีโครงสร้างเหมือนกันมารวมกัน ซึ่งจะมีโครงสร้างอย่างไรขึ้นอยู่กับการออกแบบของผู้ออกแบบระบบ เช่น แฟ้มข้อมูลหรือตารางข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานบริษืแห่งหนึ่ง ประกอบด้วย ระเบียนของพนักงานหลายๆคน ที่โครงสร้างของแต่ละระเบียนเหมือนกัน

ลำดับชั้นของการจัดเก็บข้อมูล แฟ้มข้อมูล (File) หรือตารางข้อมูล (Table) รหัสพนักงาน ชื่อพนักงาน ที่อยู่ ตำแหน่ง S1001 นายสมศักดิ์ รักดี จังหวัดสมุทรปราการ นักวิเคราะห์ระบบ S1002 นางอบอุ่น มีดีมาก จังหวัดชัยนาท เลขานุการ S1003 นายอนุพงศ์ สำราญใจ จังหวัดสุพรรณบุรี วิศวกร สามารถอธิบายได้ว่า แฟ้มข้อมูลหรือตารางข้อมูลของพนักงานบริษัทแห่งหนึ่ง ประกอบด้วยจำนวน 3 ระเบียน ซึ่งแต่ละรัเบียนจะประกอบด้วย 4 เขตข้อมูลได้แก่ รหัสพนักงาน ชื่อพนักงาน ที่อยู่ และตำแหน่ง

ลำดับชั้นของการจัดเก็บข้อมูล ฐานข้อมูล (Database)       เป็นการจัดเก็บข้อมูลที่เกิดจากการรวมข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันมาเก็บรวมกันไว้ที่เดียวกัน เช่น ฐานข้อมูลลูกค้าธนาคาร ประกอบด้วย แฟมข้อมูลลูกค้า และแฟ้มข้อมูลการทำรายการการเงิน

ลำดับชั้นของการจัดเก็บข้อมูล Student file, Teacher File, Subject file, Register File (Project database) ฐานข้อมูล(Database) 58310455 Buncai Sukjai Chonburi 081-1156111 58310546 Manee Jaiyen Bangkok 087-7570766 58310678 Thanya Srisai Rayong 094-2541852 แฟ้มข้อมูล(File) (Student file) Recordประกอบด้วย รหัส ชื่อสกุล เบอร์โทรศัพท์ ระเบียน(Records) 58310455 Buncai Sukjai Chonburi 081-1156111 เขตข้อมูลFields 58310455 Field นามสกุล ไบต์ (Byte) 01000001 ตัวอักษร Bใน ASCII บิต(Bit) 0,1

Table : tbstudent Key Field Fields name Type Size Description pk id Character 13 รหัสนักศึกษา   name 30 ชื่อนักศึกษา surname สกุลนักศึกษา dept 10 สาขาวิชา tel 20 เบอร์โทรศัพท์

กิจกรรม 2 1. หลักในการบริหารจัดการข้อมูลมีอะไรบ้าง 2. ลำดับชั้นในการจัดเก็บข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ ประกอบด้วยหน่วยข้อมูลในลักษณะใดบ้าง 3.หากต้องการจัดเก็บข้อมูลของพนักงานบริษัทจำนวนหนึ่งคน จะออกแบบการจัดเก็บข้อมูลในระดับเขตข้อมูลอย่างไร จงยกตัวอย่างเขตข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บของพนักงานบริษัท