แผนกการพยาบาลอุบัติเหตุและฉุกเฉิน ขั้นตอนการทำ lean สุมนา สัมฤทธิ์รินทร์ พย.ม.,วพย.,ชำนาญการพิเศษ. แผนกการพยาบาลอุบัติเหตุและฉุกเฉิน ๓๐ ตุลาคม ๒๕๕๘

ขั้นตอนการทำ lean 6 ขั้นตอน SIPOC เลือกเรื่องที่ต้องการสำหรับหน่วยงานของเรา ระบุผู้ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการทำงาน VSM เข้าไปดูในสถานที่จริงด้วยตนเอง วาดแผนผังการทำงาน เขียนแผนที่สายธารแห่งคุณค่า (Value Stream Mapping VSM) Prelean ประมวลผลข้อมูล pre-lean มองหาความสูญเปล่า (DOWNTIME) Conference นำเสนอการวิเคราะห์ปัญหาและแนวทางแก้ไขเบื้องต้นให้แก่ทีมงาน Follow up ทำใบติดตามความก้าวหน้าของงานอย่างสม่ำเสมอ A3 Report

ขั้นตอนที่ 1 การเลือกชื่อเรื่อง เลือกเรื่องที่ต้องการ Lean สำหรับหน่วยงานของเรา

การเลือกชื่อเรื่อง ความเป็นไปได้ โอกาสของความสำเร็จ

กำหนดขอบเขตกิจกรรมโดยใช้ SIPOC

SIPOC – ชื่อโครงการ………………………………

Suppliers/Providers บุคคลที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ Input ปัจจัย ข้อมูล ทรัพยากรที่ใช้ให้กระบวนการเสร็จสมบูรณ์

Process จุดเริ่มต้น จุดสิ้นสุด เจ้าของกระบวนการ ผู้สนับสนุน Output ประโยชน์ ผลผลิต

Customer ผู้ได้รับผลงาน

ตารางการเขียน SIPOC

ตัวอย่าง กำหนดขอบเขตกิจกรรมโดยใช้ SIPOC ชื่อโครงการ “พัฒนาระบบบริการผู้ป่วยนอกอุบัติเหตุและฉุกเฉิน ”

1

2

3

4 วัดได้

5

เขียนแผนที่สายธารแห่งคุณค่า แผนที่/แผนภูมิ การจำลองสิ่งต่างๆ ย่อส่วนลงตามที่ต้องการ ประกอบด้วยสิ่งต่างๆ ที่เกิดขึ้น ตามธรรมชาติ แสดงให้เป็น สัญลักษณ์ เส้น สีและรูปภาพต่างๆ สายธาร คือ สายน้ำ ไหลไปเรื่อยๆ ที่ต้นทางและปลายทาง คุณค่า คือ สิ่งที่มีประโยชน์หรือมีมูลค่าสูง

2. เข้าไปดูในสถานที่จริงด้วยตนเอง วาดแผนผังการทำงาน เขียนแผนที่สายธารแห่งคุณค่า (Value Stream Mapping VSM) 3 ระดับ ต้องทราบรายละเอียดการทำงานแต่ละขั้นตอนที่เกี่ยวกับ VSM ของเราเพื่อจะทำแบบฟอร์มการเก็บข้อมูล pre lean

เขียนแผนที่สายธารแห่งคุณค่า ( VSM) 3 ระดับ Level 1 เขียนแผนภูมิที่มองในระดับที่กว้างที่สุด Level 2 (more commonly used) เขียนแผนภูมิที่มองในระดับกลางๆ Level 3 เขียนแผนภูมิของกระบวนการในระดับละเอียดที่สุด ทบทวนขั้นตอนต่างๆ โดย ละเอียด เพื่อการปรับปรุง

ตัวอย่าง Lean OPD AE LEVEL 1 มาโรงพยาบาล เข้าตรวจ กลับบ้าน LEVEL 2 คัดแยก OPD card พบแพทย์ เจาะเลือด X-ray แพทย์เฉพาะทาง ทำหัตถการ admitd/c ตรวจสิทธิ์ รับยา LEVEL 3

สร้างแบบฟอร์มเก็บข้อมูล pre-lean เขียนขั้นตอนทั้งหมดที่ผู้ป่วยมีโอกาสได้ผ่านขั้นตอนนั้นๆ เช่น การบริการของOPD AE มีทั้งหมด 39 ขั้นตอน (1 แผ่น/ ผู้ป่วย 1 คน)ซึ่งผู้ป่วยบางคนอาจจะผ่านครบทุกขั้นตอน แต่บางคนอาจจะผ่านแค่บางขั้นตอนเท่านั้น

ตัวอย่างแบบฟอร์มการเก็บข้อมูล อย่าลืมบันทึกรายละเอียดสาเหตุที่ทำให้เกิดการรอคอย (delay time) เพราะจะเอาไว้วางแผนการแก้ปัญหา

การสรุปข้อมูล ท้ายแบบฟอร์ม การสรุปข้อมูล ท้ายแบบฟอร์ม

การเก็บข้อมูล pre lean เก็บข้อมูล pre-lean ไม่ได้ต้องการจำนวนมาก ให้ใช้หลักว่าตัวอย่างข้อมูลที่เก็บมาได้น่าจะ เป็นตัวแทนของข้อมูลในภาพรวมแล้วก็พอ ( Lean OPD-AE เก็บข้อมูล ทั้งหมด 20 ราย ใช้เวลาการเก็บ 1 เดือน โดยกระจายการเก็บข้อมูลผู้ป่วยให้มีทุกวัน จันทร์- อาทิตย์) คนที่เก็บข้อมูลควรจะเป็นเจ้าหน้าที่ที่รู้รายละเอียดการทำงานนั้นๆเป็นอย่างดี (ของ OPD AE มีแพทย์ 1 คนและพยาบาล 3 คนช่วยกันเก็บในวันที่แต่ละคนว่างจากงานประจำ ซึ่งเก็บ ข้อมูลได้วันละประมาณ 1-3 ราย ) ประมวลผลข้อมูล หาค่าน้อยที่สุด(min) มากที่สุด(max) ค่าเฉลี่ย(Ave) ของ Process time, Delay time, Turnaround time และข้อมูลแต่ละขั้นตอน

3. ประมวลผลข้อมูล pre-lean 1)การคัดแยก 2) การทำOPD card 3)แพทย์ตรวจรักษา 4)พยาบาลทำหัตถการ 5)แพทย์ทำหัตถการ 6)เอ็กซเรย์ PT 0-5 0-6 1-28 1-7 0-65 4-30 0-32 1-12 0-62 5-30 1-45 3-8 Ave 1 3 9 6 14 7 34 10 11 4 7)แพทย์เฉพาะทางตรวจ 8)พยาบาลทำหัตถการ 2 7)แพทย์เฉพาะทางทำหัตถการ 10)Admit or D/C 11)ตรวจสอบสิทธิ์ 12) รับยา PT 1-45 2-40 0-11 2-16 1-210 2-15 0-385 1-18 0-65 1-10 3-38 1-8 Ave 14 18 4 6 66 13 34 5 12 3 จาก 39ขั้นตอนย่อย นำมาสรุปได้ VSM จริงๆ 12ขั้นตอน ได้ระยะเวลาจริงของ process time , delay time

รายละเอียดสาเหตุที่ทำให้เกิดการรอคอย (delay time) สามารถใช้วางแผนการแก้ปัญหาต่อได้ สรุปข้อมูล pre-lean No. ขั้นตอน Min (นาที) Max Ave Mode Comment 1 คัดแยก 6 3 4 -ไม่ได้คัดแยก=ผู้ป่วยมาจากแผนกอื่น/พยาบาลพักเที่ยง Delay 5 -5นาที=พยาบาลคัดแยกไม่ได้อยู่ประจำจุด 2 OPD card 7 -OPD card ใหม่=2-7นาที -OPD card เก่า=17-28นาที 28 9 -25นาที=เจ้าหน้าที่อยู่ในช่วงเปลี่ยนเวรเช้าบ่าย -28 นาที= ผู้ป่วยแจ้งว่าเคยมาจึงเสียเวลาไปค้นบัตรแต่ไม่มี ต้องทำบัตรใหม่ แพทย์ ตรวจ 30 14  - 65 -  -24นาที=แพทย์รอประวัติเก่าเพื่อสั่งยาเดิม -65นาที=ผู้ป่วยไม่เร่งด่วนรอคิว ญาติบ่นว่ารอนาน -แพทย์ไม่รู้ว่ามีคนไข้มาใหม่

ข้อมูลรวมทุกขั้นตอน Process min max Process time 23 200 Delay time 11 926 Total turnaround time 34 1126 Value time 17 157 =18.7 hr

ตัวอย่างใบแบ่งกลุ่มย่อย มี 12 หัวข้อที่ต้องการปรับปรุงOPD AE

5. ทำใบติดตามความก้าวหน้าของงานอย่างสม่ำเสมอ

ขอบคุณค่ะ