การดำเนินงานสู่เป้าหมายการบริหารงานคุณภาพ (Goal of quality management )

จุดประสงค์เชิงพฤติกรรม ( Purpose ) 1. อธิบายรายละเอียดของเอกสารในระบบคุณภาพ ISO 9000 ได้ 2. ระบุขั้นตอนการจัดทำเอกสารระบบการบริหารงานคุณภาพ ISO ได้ 3. อธิบายรูปแบบวิธีเขียนเอกสารแต่ละประเภทได้ 4. เขียนหรือจัดทำเอกสารในระบบคุณภาพได้พอสังเขป 5. อธิบายวิธีการควบคุมเอกสารในระบบคุณภาพได

มาตรฐานระบบคุณภาพ ( Quality Standard System ) มาตรฐานระบบคุณภาพ ISO 9000 ได้กำหนดการจัดทำ ระบบคุณภาพให้ขึ้นอยู่กับลักษณะขององค์กร บันทึกเป็นเอกสาร และ คงไว้ ซึ่งระบบคุณภาพนี้จะทำให้มั่นใจได้ว่า กระบวนการสอดคล้องกับ ข้อกำหนด ระบบเอกสารประกอบด้วย นโยบายคุณภาพ วัตถุประสงค์ ด้านคุณภาพ คู่มือคุณภาพ ระเบียบปฏิบัติการ บันทึกคุณภาพ และ เอกสารอื่น ๆ ที่จำเป็น ซึ่งองค์กรเป็นผู้จัดทำเน้นการจัดเก็บให้เป็น ระบบ และนำไปปฏิบัติได้จริง

ระบบเอกสารตามหลักการบริหารงานคุณภาพ ( Doumentation System ) เอกสารในระบบคุณภาพ ขั้นตอนการจัดทำเอกสารระบบบริหารงานคุณภาพ รูปแบบวิธีเขียนเอกสาร การควบคุมเอกสาร

( Document Control System ) เอกสารในระบบคุณภาพ ( Document Control System )

นิยามสำคัญ ( Important ) เอกสาร หมายถึง ข้อมูล และสื่อที่ใช้สนับสนุนข้อมูล สื่อ อาจรวมถึงกระดาษ เทปแม่เหล็ก ซีดีสำหรับคอมพิวเตอร์ รูปภาพ แผ่นบันทึกข้อมูล หรือหลายสิ่งรวมกัน ระบบเอกสาร หมายถึง กลุ่มของเอกสารที่จัดทำขึ้น ขั้นตอนการปฏิบัติงาน หมายถึง ขั้นตอนที่เฉพาะเจาะจงที่ใช้ทำงานหรือดำเนินการ กิจกรรม บันทึก หมายถึง เอกสารที่แสดงถึงผลของการปฏิบัติ หรือแสดงถึงหลักฐานของการ ปฏิบัติ

รายละเอียดเอกสารในระบบคุณภาพ ( Document ) เอกสารในระบบบริหารคุณภาพ หมายถึง เอกสารที่ใช้ในมาตรฐาน ISO 9001 : 2000 ซึ่งระบุ ตามข้อกำหนดด้านเอกสารไว้ว่า เอกสารระบบบริหารคุณภาพ ประกอบด้วย 1. คำแถลงนโยบายคุณภาพและวัตถุประสงค์คุณภาพ 2. คู่มือคุณภาพ (Quality Manual) 3. เอกสารแสดงขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Documented Procedure) หรือระบบวิธีปฏิบัติตาม มาตรฐานที่กำหนด 4. เอกสารที่จะเป็นสำหรับองค์กร เพื่อวางแผน การดำเนินงาน และควบคุมกระบวนการต่างๆ ให้มีประสิทธิผล 5. บันทึก (Records) ตามมาตรฐานที่กำหนด

หลักการเขียนเอกสารในระบบคุณภาพ ( Documenting ) การเขียนใช้หลักง่าย ๆ คือ “Keep it short and simple” (เขียนสั้น ๆ ง่าย ๆ) เนื้อหาสารและขอบเขตของการเขียนเอกสารในระบบบริหารคุณภาพนั้นของแต่ละ องค์กรแตกต่างกันไป ทั้งนี้เนื้อหาจาก 1. ขนาดและประเภทกิจกรรมขององค์กรนั้น ๆ 2. ความสลับซับซ้อนและผลกระทบต่อกันของกระบวนการทำงานในองค์กร 3. ความสามารถของบุคลากรในการจัดทำเอกสาร

ขั้นตอนการจัดทำเอกสารระบบ บริหารงานคุณภาพ ( Procedure Documentation )

การเตรียมการจัดทำระบบเอกสารระบบการบริหารคุณภาพ ( Preparation Of Documents ) . หลักการสำคัญของการเตรียมการจัดทำเอกสารคือ ผู้ที่จะดำเนินการศึกษาสถานภาพและประเมิน นั้นจะต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญทั้งในเรื่องมาตรฐาน และกระบวนการผลิต ขั้นตอนการเตรียมเขียนเอกสารระบบการบริหารคุณภาพ (ฉบับร่าง) นั้นจำเป็นต้องมีการเตรียม ผู้รับผิดชอบเขียนเอกสารระบบการบริหารคุณภาพ สิ่งที่ดีและเป็นประโยชน์สูงสุดสำหรับองค์การใน ระยะยาวก็คือผู้เขียนควรเป็นบุคลากรขององค์การเอง โดยองค์การอาจจัดตั้งคณะทำงานพัฒนา/เขียน เอกสารระบบการบริหารคุณภาพ ในการนี้ผู้ที่จะเขียนเอกสารระบบการบริหารคุณภาพควรจะได้ผ่านการ ฝึกอบรมหลักสูตรการจัดทำเอกสารระบบการบริหารคุณภาพ (ISO 9000 Documentation) ทั้งนี้เพื่อจะ ได้มีความรู้ความเข้าใจ มีทักษะและได้รับการถ่ายทอดประสบการณ์จากวิทยากรเกี่ยวกับการจัดทำเอกสาร ระบบการบริหารคุณภาพ ทำให้การเขียนเอกสารระบบการบริหารคุณภาพมีประสิทธิภาพและสอดคล้อง กับการปฏิบัติจริงขององค์การการฝึกอบรมดังกล่าวอาจจัดในรูปแบบของการฝึกอบรมภายใน (In-house Training) โดยที่ปรึกษาระบบการบริหารคุณภาพที่มีความเชี่ยวชาญก็ได้ จะเป็นการประหยัดและสะดวก ต่อบุคลากรขององค์การเอกง

การเขียนเอกสารระบบการบริหารคุณภาพ ( Writing Papers ) ในขั้นตอนนี้ควรมีการแบ่งคณะทำงานพัฒนา/เขียนเอกสารระบบการบริหาร คุณภาพออกเป็นกลุ่มย่อย ๆ มีหัวหน้ากลุ่มและเลขานุการกลุ่ม ทั้งนี้เพื่อรับผิดชอบเขียน เอกสารระบบการบริหารคุณภาพซึ่งหากเริ่มต้นจากการจัดทำระเบียบวิธีปฏิบัติ (Procedure) ก็ควรจัดทำแผนภูมิ การดำเนินงานการผลิต/การให้บริหาร (Business Flow Chart) ขององค์การ

การอนุมัติและประกาศใช้เอกสารระบบการบริหารคุณภาพ ( Documeapproval ) ดำเนินการจัดพิมพ์เอกสารระบบการบริหารคุณภาพแล้ว ต้องผ่านการทบทวนโดยผู้ที่ ฝ่ายบริหารกำหนด เช่น อาจจะเป็น MR หรือ QMR ก็ได้โดยกำหนดไว้ในระเบียบวิธี ปฏิบัติที่เกี่ยวกับการควบคุมเอกสารขององค์การ หากไม่ผ่านหรือมีข้อแก้ไขอีกต้องทำการ แก้ไขปรับปรุงและจัดพิมพ์ใหม่ให้เรียบร้อยแล้วจึงให้ผู้มีอำนาจตามที่กำหนดไว้ทำการ อนุมัติและประกาศใช้ต่อไป

รูปแบบวิธีเขียนเอกสาร ( Writing style )

รูปแบบวิธีเขียนเอกสาร แบ่งเป็น 6 ประเภท รูปแบบวิธีเขียนเอกสาร แบ่งเป็น 6 ประเภท 1. คำแถลงนโยบายคุณภาพ และวัตถุประสงค์คุณภาพ นโยบายคุณภาพที่ดีที่สุด ควรดำเนินการโดยใช้องค์ประกอบแวดล้อมสำคัญ 4 ประการ คือ 1) แนวทาง การตั้งปณิธาน หรือวัตถุประสงค์หลักแต่ดั้งเดิมขององค์กรธุรกิจนั้น ๆ 2) เป้าหมายและวิสัยทัศน์ จากการวางแผนระยะยาวของฝ่ายบริหารระดับสูงขององค์กร 3) สภาพแวดล้อมทางสังคม และเศรษฐกิจ และสภาพทางการตลาดที่องค์กรกำลังเผชิญอยู่ 4) ผลการดำเนินงานในระยาวที่ผ่านมา

2. คู่มือคุณภาพ(Quality Manual) เป็นเอกสารระดับสูงสุดในระบบคุณภาพ ภาพรวมของระบบและการจัดการคุณภาพทั้งหมดขององค์กร จัดทำโดยคณะทำงานทบทวนโดยผู้จัดการคุณภาพ อนุมัติโดยผู้บริหารสูงสุดขององค์กร หรือในขอบเขตระบบ 3.เอกสารระเบียบวิธีปฏิบัติ (Documented Procedure) องค์กรจะต้องจัดทำเอกสารการปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อบ่งบอกกระบวนการการที่ใช้ในการทำงาน อย่างหนึ่งให้เสร็จสมบูรณ์ ตามมาตรฐานกำหนด (Documented Procedure Standard required: DPS) 4. . วิธีการปฏิบัติงาน (Work Instruction: W/I) การเขียน Work Instruction Work Instruction : รายละเอียดเกี่ยวกับการดำเนินกิจกรรม/ควบคุมกิจกรรม Work Instruction : ไม่มีรูปแบบที่แน่นอนอาจจะเป็นขั้นตอนการปฏิบัติงานหรือมีลักษณะเป็น Checklist ฯลฯ Work Instruction : เกี่ยวข้องกับตำแหน่งเดียว เอกสาร W/I จัดรวมอยู่ในเอกสารอื่นๆ ซึ่งเป็นเอกสารประเภทที่ 4

5. เอกสารอื่น ๆ จะใช้ในการปฏิบัติงานเกี่ยวกับคุณภาพ เพื่อสนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรให้เป็นไปตาม ข้อกำหนดบันทึกคุณภาพ เช่น 1.เอกสารทางเทคนิคการทำงาน 2.คู่มือการใช้เครื่องมือ 3.เอกสารแบบฟอร์มการบันทึกข้อมูล 4.แบบพิมพ์เขียว 5.ตารางแสดงความสัมพันธ์ หรือชี้แจง 6.แผนภูมิ ผังโครงการ 7.เอกสารที่ใช้อ้างอิงต่างๆ 8.สัญลักษณ์ที่ใช้ทั่วๆ ไป 9.มาตรฐานที่ใช้ 10. โครงการ 6. บันทึกคุณภาพ (Quality Records) เอกสารในระบบการบริหารคุณภาพที่ต้องรวมถึงบันทึกที่มาตรฐานสากลนี้กำหนด ซึ่งองค์กรจะต้อง ทำและจัดเก็บรักษาไว้ เพื่อให้เป็นหลักฐานในการดำเนินงานในระบบบริหารคุณภาพขององค์กรให้ สอดคล้องกับข้อกำหนด และมีประสิทธิภาพเพราะเป็นบันทึกที่แสดงข้อมูลดิบ ประเภทหลักฐานการ ดำเนินงานจนได้คุณภาพตามข้อกำหนดแล้วหรือไม่ หรือนำข้อมูลบันทึกคุณภาพมาใช้ประโยชน์ สำหรับ การดำเนินงานด้านอื่นๆ และต้องการควบคุมให้มีประสิทธิภาพ

การควบคุมเอกสาร ( Document control )

คงสภาพที่สามารถเข้าใจ การควบคุมเอกสาร การควบคุมเอกสาร คือ ระบบการจัดการทางด้านเอกสาร เริ่มตั้งเเต่กระบวนการ ในการจัดทำ การแก้ไข ทบทวน การอนุมัติ การเเจกจ่าย ยกเลิกเอกสาร เพื่อให้เอกสารใน ระบบการจัดการมีความถูกต้อง เเละทันสมัยทุกพื้นที่ที่มีการใช้งาน จุดปฏิบัติงาน ปัจจุบัน อนุมัติ คงสภาพที่สามารถเข้าใจ &อ่านได้ง่าย

ระบบการให้รหัสเอกสาร การอนุมัติเอกสาร การควบคุมการแจกจ่ายเอกสาร การยกเลิก การจัดการเอกสารล้าสมัย การทบทวน แก้ไขและเปลี่ยนแปลงเอกสาร การบ่งชี้สถานะปัจจุบันและสถานะการแก้ไขเอกสาร

การควบคุมคือ วิธีการที่จะให้รู้เอกสารในระบบการบริหารคุณภาพนั้นมีดังต่อไปนี้ Who ใครมีไว้ถือครอง ใครอนุมัติ ใครจัดทำ ใคร..... Why ทำไมต้องเอกสาร QM ทำไมต้องทำขั้นตอนการปฏิบัติงาน ทำไม..... When จัดทำเมื่อไหร่ วันที่อนุมัติใช้เมื่อใด เมื่อใด..... Where จัดเก็บต้นฉบับไว้ที่ไหน แจกจ่ายไปที่ไหน..... What เป็นเอกสารอะไร หมายเลขรหัสอะไร อ้างอิงข้อกำหนดอะไร อะไร..... How รายละเอียดการแจกจ่ายเอกสารเป็นอย่างไร ทำให้ทันสมัยอย่างไร อะไร..... How much จำนวนกี่ฉบับ กี่สำเนา จำนวนกี่หน้า เท่าใด.....

รายชื่อสมาชิกกลุ่ม 2 สาขา การจัดการโรงแรม รายชื่อสมาชิกกลุ่ม 2 สาขา การจัดการโรงแรม นางสาว ดวงพร บุษปาคม เลขที่ 7 รหัสนักศึกษา 25702 นางสาว อลิสา ธะนะภาษี เลขที่ 1 รหัสนักศึกษา นางสาว เกตุสุดา ผาด่นแก้ว เลขที่ 2 รหัสนักศึกษา 25466 นางสาว ดวงเดือน สุขหล้า เลขที่ รหัสนักศึกษา 25469 นางสาว ศรสวรรค์ สุโพธิ์ เลขที่ 4 รหัสนักศึกษา 25512