แผนการทำงานของฝ่ายจัดซื้อ ซื่อสัตย์และโปร่งใส รู้จักวางแผน บริหารเวลาเป็น จัดลำดับความสำคัญของงาน มีทัศนคติที่ดีต่องาน หรือ ทำใจให้รักงาน มีความอดทนสูง ต่อแรงกดดันจากสิ่งรอบข้าง หมั่นศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมเสมอ ข้อมูลแน่น มีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดี เรียนรู้เทคนิคในการเจรจาต่อรอง รอบคอบ เสียสละ

แผนการทำงานของฝ่ายจัดซื้อ ซื่อสัตย์และโปร่งใส ทัศนคติ ที่คนส่วนใหญ่มองมาที่ฝ่ายจัดซื้อ สงสัยก่อนเลยอันดับแรก คือโกงรึเปล่าวะ ,งานนี้มีคอรัปชั่นใต้โต๊ะรึเปล่า ดังนั้น นักจัดซื้อที่ดี ต้องมีจิตสำนึกของความซื่อสัตย์และทำงานทุกอย่างด้วยความโปร่งใส สามารถ ตรวจสอบได้

แผนการทำงานของฝ่ายจัดซื้อ รู้จักวางแผน การวางแผนช่วยให้เรา เตรียมตัวป้องกันสิ่งผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นได้ และช่วยเราให้ ประหยัดต้นทุนค่าใช้จ่าย สิ่งผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นได้  และช่วยเราให้ ประหยัดต้นทุนค่าใช้จ่ายและประหยัดเวลาได้อย่างมาก (บางครั้งงานด่วนทำให้แผนที่วางไว้ไม่เป็นไปตามแผน)

แผนการทำงานของฝ่ายจัดซื้อ บริหารเวลาเป็น งานจัดซื้อทุกอย่างมีกำหนดระยะเวลามาเป็นเงื่อนไข กำหนดกรอบการทำงานของฝ่ายถ้า ข้อ 2 เป็นเหมือนทฤษฎี ข้อนี้ก็คือ วิธีปฏิบัติเมื่อ ฝ่ายวางแผนการทำงานของฝ่ายไว้ จากนั้นก็เป็นการบริหารเวลาให้ดีเพื่อวางแผนการทำงานของฝ่าย สิ่ง ที่สำคัญหลักๆ ของงานจัดซื้อก็คือ "ซื้อสินค้าให้ได้คุณภาพ ถูกต้อง โปร่งใส ตรงตามวัตถุประสงค์ของผู้ใช้งาน ด้วยการใช้ต้นทุนในการจัดซื้อที่เหมาะสม (ราคาถูก) และจัดซื้อได้ทัน ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด(ทันเวลา) "

แผนการทำงานของฝ่ายจัดซื้อ จัดลำดับความสำคัญของงาน เราจึงควรจัดลำดับความ สำคัญของงาน อันไหนควรทำก่อน อันไหนควรทำทีหลัง งาน  1 เร่งด่วนน้อยสำคัญน้อย งาน  2 เร่งด่วนมากสำคัญน้อย งาน  3 เร่งด่วนน้อยสำคัญมาก งาน  4 เร่งด่วนมากสำคัญมาก ดูจากความสำคัญเราควรทำ งานที่ 4 ก่อนอื่นเลยและตามด้วยงานที่ 2 งาน ที่ 3 ไม่เร่งด่วน แต่สำคัญมาก ควรใช้เวลาทำอย่างละเอียดและรอบคอบมากๆ งาน ที่ 1 เอาไว้หลังสุด

แผนการทำงานของฝ่ายจัดซื้อ มีทัศนคติที่ดีต่องาน หรือ ทำใจให้รักงาน คน ทำงานหลายคนเบื่องาน ไม่พอใจงาน อยากเปลี่ยนงาน ถ้าเราถือคติว่าการทำงานประจำก็คืองานอดิเรกอย่างหนึ่ง ที่เราชื่นชอบรัก กับมัน  เราก็จะสนุกกับมันได้ เพราะเราต้องอยู่กับมันไปอีกนาน

แผนการทำงานของฝ่ายจัดซื้อ 6. มีความอดทนสูง ต่อแรงกดดันจากสิ่งรอบข้าง งาน จัดซื้อนอกจากต้องแข่งกับเวลาแล้ว ยังต้องติดต่อประสานงานกับหน่วยงานอื่นๆอีกมาก เช่น ผู้ใช้งาน เจ้าหน้าที่ตรวจรับสินค้า ผู้บริหารอนุมัติการซื้อการจ้าง ผู้ดูแลงบประมาณ Supplier บัญชี การเงินและอื่นๆ อีกมาก และนี้คือตัวอย่างคำถามที่เจอเป็นประจำ "ของ ที่สั่งไว้ เมื่อไหร่จะได้“ "ซื้อ ของอะไรมา คุณภาพโคตรห่วยเลย“ "ซื้อ ของแพงไปรึเปล่า"  และอื่นๆ อีกมากหลาย ครั้งที่มีการร้องเรียน จากหลายด้าน ทั้งจากภายใน ภายนอก รวมทั้งผู้มีอำนาจบริหารความ อึดและอดทนต่อแรงกดดัน เสียงวิจารณ์รอบข้าง สำคัญต่อจิตใจและร่างกายมากๆ

แผนการทำงานของฝ่ายจัดซื้อ 7.หมั่นศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมเสมอ ข้อมูล ความรู้ใหม่ๆ เกิดขึ้นทุกวัน  วิธีการแก้ปัญหาต่างๆ ก็มาจากการขวนขวายหา สิ่งใหม่ๆ และก็อย่าลืมแบ่งปันความรู้ให้กับคนรอบข้าง เพื่อนร่วมงานด้วยอย่าง เช่น การจัดซื้อเดี๋ยวนี้ก็มีหลายวิธีการ เช่นการประมูลงานทางอิเล็กทรอนิกส์(E-Auction) หรือ การสรรหาแหล่งวัตถุดิบใหม่ๆ เทคโนโลยีในการผลิตใหม่ ช่วยให้เราหูตาสว่างขึ้น ทั้ง นี้ไม่จำเป็นต้องเป็นความรู้เฉพาะด้านจัดซื้อเพียงอย่างเดียว

แผนการทำงานของฝ่ายจัดซื้อ ข้อมูลแน่น การทำงานต้องประสานงานกับผู้คนจากหลายหน่วยงานต้องเผชิญแรงกดดันสูง สิ่งที่จะทำให้เราผ่านมันไปได้อย่างดีสิ่ง หนึ่งคือ ข้อมูล  อ่านเยอะๆ ค้นคว้ามากๆ ถ้าเป็นสิ่งที่เกี่ยวข้องกับงานโดยตรง ก็ต้องทำประวัติราคา ความเคลื่อนไหวของสินค้าเก็บข้อมูล สถิติของลูกค้า และผู้ติดต่อไว้ให้ได้มากเท่าที่จะมากที่สุด

แผนการทำงานของฝ่ายจัดซื้อ มีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดี หลายๆ ครั้ง การแก้ปัญหาต่างๆ ด้วยวิธีการทางเทคนิค หรือวิชาการ กลับไม่ได้ผลดีเท่ากับความสัมพันธ์ที่มีต่อกัน  งานของฝ่ายจัดซื้อ ก็จำเป็นต้อง รักษาความสัมพันธ์ที่ดีต่อทุกๆฝ่ายที่ได้ร่วมงานกัน เพราะเรายังต้องติดต่อร่วมมือกันไปอีกนาน (ถ้าฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งไม่ลาออกไปซะก่อน) นอกจากนี้การขอข้อมูลหรือขอความร่วมมือจากหน่วยงานอื่นก็จะเป็นไปอย่างสะดวกราบรื่น

แผนการทำงานของฝ่ายจัดซื้อ 10. เรียนรู้เทคนิคในการเจรจาต่อรอง การ เจรจาต่อรองราคาสำคัญมากสำหรับนักจัดซื้อ หลักๆ ของการต่อรอง ก็คือ คำนึงถึงผลประโยชน์ที่ ทุกฝ่ายจะได้รับอย่างเป็นธรรม หรือการเจรจาแบบได้ทั้งคู่ (Win-Win Negotiation) สิ่งที่ได้จากการทำงานด้านจัดซื้อก็คือ เราสามารถเอากลยุทธ์การต่อรองราคาไปใช้ในชีวิตประจำวันได้

แผนการทำงานของฝ่ายจัดซื้อ 11. รอบคอบ เพราะ ว่างานจัดซื้อเกี่ยวข้องกับการใช้เงินงบประมาณขององค์กร (ซึ่ง ไม่ใช่เงินในกระเป๋าของเราเอง) ดังนั้น ก่อนจะสั่งซื้อสินค้าแต่ละครั้ง ต้องศึกษาให้ละเอียด ตรวจสอบให้รอบคอบ ถ้าไม่แน่ใจ ก็ให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง (หัวหน้าที่เกี่ยวข้อง)ช่วยตรวจสอบเพราะตัวเลขผิดไปหนึ่งตัว ก็คือหนึ่งหลักความ ผิดพลาดบางอย่าง อาจถูกมองไปในทางความไม่สุจริต ความไม่โปร่งใส ก็ได้

แผนการทำงานของฝ่ายจัดซื้อ 12.เสียสละ งานหลายๆอย่าง รวมทั้งงานด้านจัดซื้อ มีหลายคนไม่ชอบลักษณะงานแบบนี้ถ้าได้คนที่มีใจรักงานด้านนี้มาทำ ก็ถือว่าเป็นความโชคดีขององค์กรที่สรรหามาได้ งานจัดซื้อเป็นงานที่เรียกว่า "ปิดทองหลังพระ" เหมือนกันเรียกว่าอาจจะโดนตำหนิก่อนส่วนงานอื่น เรื่องชื่นชมนานๆ จะมาซักครั้งถ้าหากเราไม่ได้มีใจรักงานนี้ แต่ต้องทนทำอยู่ บางทีลาออกก็ดีกว่าแต่ถ้ายังทำอยู่ ยังไงก็ขอให้คิดว่า นี่คือ ..การเสียสละเพื่อส่วนรวมหรือเพื่อองค์กรงานทุกงานอาชีพทุกอาชีพ (ที่สุจริต) บนโลกนี้มีความสำคัญเพราะถ้าไม่สำคัญ อาชีพนั้นคงไม่เกิดขึ้นการ “ปิดทองหลังพระ”  ทำความดีโดยไม่ต้องบอกใคร มากเข้าๆ สักวันทองนั้นก็จะมาที่หน้าองค์พระเอง

เป้าหมายของการจัดซื้อ 1.วัตถุดิบ-วัสดุ-อะไหล่ ถูกต้องตามที่ต้องการ การจัดการหาวัตถุดิบ อย่างครบครัน เพื่อป้อนสู่กระบวนการที่องค์กรต้องการ ด้วยการกำหนดมาตรฐานวัตถุดิบ 2.ราคาที่เหมาะสม รักษาระดับตามมาตรฐานในต้นทุน

เป้าหมายของการจัดซื้อ 3. ปริมาณที่ถูกต้อง รักษาระดับในสินค้าตงคลัง และจำกัดการสูญเสียจากการเก็บรักษาให้น้อยที่สุด 4. เวลาที่เหมาะสม ทำการจัดซื้อให้สอดคล้องต่อส่วนงานโดยรวมขององค์กรเพื่อรักษาประสิทธิภาพโดยรวม 5. จากแหล่งขายที่ถูกต้อง 6. การนำส่งที่ถูกต้อง

การประเมินผลการทำงานของผู้จัดซื้อ และผู้จัดส่งวัตถุดิบ พิจารณาค่าใช้จ่าย จากการจัดซื้อเปรียบเทียบกับยอดขายโดยรวม คำนวณสัดส่วนต้นทุนค่าใช้จ่ายการดำเนินงานจัดซื้อต่อหนึ่งคำสั่งซื้อ พิจารณาต้นทุนวัตถุดิบที่จัดซื้อต่อยอดขายรวมของบริษัท

การประเมินผลการทำงานของผู้จัดซื้อ และผู้จัดส่งวัตถุดิบ 4. ค่าใช้จ่ายด้านการจัดซื้อที่ประหยัดได้เปรียบเทียบกัปริมาณต้นทุนการจัดซื้อที่สามารถประหยัดได้ในแต่ละปี 5. คำนวณสัดส่วนบต้นทุนของวัตถุดิบที่จัดซื้อโดยรวม 6. พิจารณาเปรียบเทียบ ต้นทุนวัตถุดิบที่จัดหาได้ ต่อ ต้นทุนวัตถุดิบ โดยเฉลี่ยในอุตสาหกรรมนั้น

การประเมินผลการทำงานของผู้จัดซื้อ และผู้จัดส่งวัตถุดิบ พิจารณาคุณภาพของวัตถุดิบต่างๆ และการจัดส่งต่อเดือน 8. พิจารณาราคาหรือแนวโน้มการลดต้นทุนวัตถุดิบ เป็นองค์ประกอบสำคัญในการติดตามประเมินผลการปฏิบัติงานของผู้จัดซื้อ

การประเมินผลการทำงานของผู้จัดซื้อ และผู้จัดส่งวัตถุดิบ นอกจากพิจารณาด้านต้นทุน แล้วพิจารณาศักยภาพด้านอื่นได้ดังนี้ การลด Lead time ลดจำนวนผู้จัดส่ง พิจารณาการพัฒนาการผลิตของผู้จัดส่ง การเพิ่มขึ้นของอัตราการหมุนเวียนสินค้าคงคลัง (Inventory Turnover) มูลค่าสินค้าคงคลังลดลงในระบบการผลิตขององค์กร สิ่งเหล่านี้ช่วยประเมินว่าผลการทำงานที่สอดคล้องกับการทำงานของโซ่อุปทานมากกว่าการทำงานลักษณะเดิม

วิธีปฏิบัติในการจัดซื้อ (Procedure in purchasing) รับใบขอซื้อ  (Purchase  Requisition) ซึ่งจะวิเคราะห์ถึงประเภทของสิ่งของและจำนวนที่ซื้อ ส่งเสนอเซ็นอนุมัติ เช็คสต็อคคงเหลือจาก หน่วยงานต่างๆ ศึกษาถึงสภาพของตลาด  แหล่งที่จะจัดซื้อ และผู้ขาย

วิธีปฏิบัติในการจัดซื้อ (Procedure in purchasing) 5.  ส่งใบขอซื้อให้เสนอราคา  (Request  for  Quotations)  ไปยังผู้ขายหลาย ๆ แหล่ง    6.  รับและวิเคราะห์ใบขอซื้อให้เสนอราคาจากผู้ขาย 7.  เลือกผู้ขายที่เสนอราคาและเงื่อนไขต่าง ๆ ที่ดีที่สุด

วิธีปฏิบัติในการจัดซื้อ (Procedure in purchasing) 8.  คำนวณราคาของสิ่งของที่จะสั่งซื้อให้ถูกต้อง 9.  ออก PO สั่งซื้อ PO ต้นฉบับ กรณีซื้อเงินสด หรือ PDC ส่งให้การเงินทำเช็คจ่าย PO ต้นฉบับ กรณีซื้อเครดิต ส่งให้บัญชีตั้งหนี้ 10.  ส่งใบสั่งซื้อ  (Purchase  Order)  ไปยังผู้ขายที่ต้องการจะซื้อ

วิธีปฏิบัติในการจัดซื้อ (Procedure in purchasing) 11.  ติดตามผลให้เป็นไปตามที่ได้ติดต่อหรือตามสัญญา วิเคราะห์และตรวจสอบใบกำกับสินค้า  (Invoice)  ของผู้ขายเพื่อการจ่ายเงิน 13. ส่งของไปยังหน่วยงานให้ทันกับความต้องการ

การจัดส่งสินค้า กรณีส่งของจาก กม.26 ทางร้านส่งของที่ กม.26 ของที่มีหลายรายการ ต้องการความถูกต้อง เพื่อแยกส่งตามหน่วยงาน เพื่อรอโควต้าจัดส่ง

การจัดส่งสินค้า กรณีทางร้านส่ง 2. ทางร้านส่งของที่ขนส่ง (ด่วนหนองคาย) หรือส่งเข้าหน่วยงาน ของที่ยากต่อการขนถ่าย ของที่สามารถตรวจสอบกับขนส่งได้ เช่น น้ำมันหล่อลื่น ของกรณีเร่งด่วน

เอกสารการจัดส่งวัสดุ กรณีส่งของจาก กม.26 เช็คของตามใบส่งของเทียบกับ PO ของบริษัท ถ่ายสำเนาใบกำกับภาษีหรือใบส่งของแนบไปกับของที่ส่ง ถ้าไม่มีใบส่งของให้ถ่ายสำเนา PO แนบ ทำ Goods Receiving ส่งให้หน่วยงาน

เอกสารการจัดส่งวัสดุ กรณีทางร้านส่ง ส่ง e-mail ใบส่งของไปยังหน่วยงานที่ส่ง ทำ Goods Receiving ส่งให้หน่วยงาน

ขั้นตอนการแพ็คของเพื่อจัดส่ง กรณีทางร้านส่ง กรณีทางร้านส่งให้แพ็คของให้เรียบร้อย ตรวจสอบชื่อผู้รับปลายทางให้ถูกต้อง ติดตามจนของถึงหน่วยงาน ให้หน้างาน ส่ง e-mail ตอบกลับเมื่อรับของแล้ว

ขั้นตอนการแพ็คของเพื่อจัดส่ง กรณีส่งของจาก กม.26 ถ่าย รูปอะไหล่และ Material ก่อนใส่กล่อง กรณีของสำคัญหรือที่เป็น ของที่ด่วนเพื่อง่ายต่อการ ค้นหาจากปลายทาง เขียนรายการ Packing List ตามแบบฟอร์มที่ทำขึ้น ใส่ลงกล่อง แพ็คกล่องให้เรียบร้อย ถ่ายรูป ลงวันที่ส่งหน้ากล่อง ส่ง e-mail ติดตามจนของถึงหน่วยงาน ให้หน้างาน ส่ง e-mail ตอบกลับเมื่อรับของแล้ว