การวิเคราะห์กลั่นกรองหนังสือราชการ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช

งานนำเสนอเรื่อง: "การวิเคราะห์กลั่นกรองหนังสือราชการ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 การวิเคราะห์กลั่นกรองหนังสือราชการ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช
รศ.นภาลัย สุวรรณธาดา มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช

2 การร่างและการตรวจแก้ร่างหนังสือ
หลักการร่างหนังสือ 1. จัดลำดับความคิด 2. เรียบเรียงประเด็นแต่ละย่อหน้า 3. เรียบเรียงประโยค 4. ตรวจทานและแก้ไข

3 คุณสมบัติของผู้ตรวจร่างหนังสือ (1)
- งานสารบรรณ มีความรู้ - หนังสือราชการ - เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง - ภาษา

4 คุณสมบัติของผู้ตรวจร่างหนังสือ (2)
1. มีความคิดวิจารณญาณ 2. มีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ 3. มีความคิดรอบคอบและรับผิดชอบ 4. มีเหตุผลที่อธิบายได้ 5. มีความเห็นอกเห็นใจ

5 วิธีแก้หนังสือ ตรวจรูปแบบ ตรวจเนื้อหา ตรวจภาษา

6 เครื่องหมายในการตรวจร่าง
เอาออก ตกข้อความ ติดกัน สลับที่คำ วรรคเล็ก สงสัยข้อความ วรรคใหญ่ ย้ายคำลงไป ย่อหน้า ย้ายคำขึ้น

7 การวิเคราะห์รูปแบบ 1. ขนาดของตรา หนังสือภายนอก – ภายใน 2. การเว้นหน้ากระดาษซ้าย – ขวา / บน – ล่าง 3. การเว้นบรรทัด

8 การวิเคราะห์รูปแบบ (ต่อ)
4. การใช้ฟอนต์ 5. วันที่ / ขอแสดงความนับถือ 6. การย่อหน้า 7. การเขียนโทรศัพท์ / โทรสาร มีสาย ๐ xxxx xxxx , หมายเลขโทรศัพท์ติดกัน ๐ xxxx xxxx / x / x ( /8/9 มือถือ ๐x xxxx xxxx สำหรับติดต่อต่างประเทศ +66 xxxx xxxx

9 การวิเคราะห์เนื้อหา 1. ชื่อหน่วยงาน กับตำแหน่งผู้ลงนาม 2. การเรียงลำดับชื่อหน่วยงาน 3. การออกเลขที่ / ลำดับหนังสือ 4. การจัดลำดับและการเชื่อโยงเนื้อหา

10 การวิเคราะห์เนื้อหา (ต่อ)
5. ความถูกต้องและครบถ้วนของข้อมูล 6. ความสมเหตุสมผลของเรื่องราว 7. สิ่งที่ส่งมาด้วย / เอกสารแนบ 8. ความยาวของแต่ละย่อหน้า

11 การวิเคราะห์ภาษา 1. การเขียนชื่อ / ที่อยู่หน่วยงาน 2. การเขียนชื่อเรื่อง กระชับ เข้าใจง่าย 3. การใช้เลขไทย และเครื่องหมายต่างๆ 4. การเว้นวรรค วรรคเล็ก วรรคใหญ่ 5. การตัดคำระหว่างบรรทัด

12 การวิเคราะห์ภาษา (ต่อ)
6. การใช้คำเชื่อม 7. การใช้ไปยาลน้อย 8. การใช้คำต่างๆ เช่น จัก ใคร่ ในการนี้ 9. การเรียบเรียงประโยค 10. การเรียบเรียงย่อหน้า

13 การวิเคราะห์ภาษา (ต่อ)
11. การใช้ภาษาราชการ 12. การสะกดการันต์ 13. การใช้ศัพท์เทคนิค 14. การใช้ศัพท์ภาษาไทย - ต่างประเทศ 15. การใช้คำย่อ คำตัด คำแทน