กองคลัง สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยมหิดล 9 กันยายน 2554

งานนำเสนอเรื่อง: "กองคลัง สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยมหิดล 9 กันยายน 2554"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 กองคลัง สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยมหิดล 9 กันยายน 2554
สรุปกระบวนการทำงาน และแนวปฏิบัติที่ส่วนงานควรทราบ ระบบบัญชีลูกหนี้ - Accounts Receivable (Module AR) Version 1 กองคลัง สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยมหิดล 9 กันยายน 2554

2 คำแนะนำ เอกสารชุดนี้ จัดทำขึ้นเพื่อให้ส่วนงานได้นำไปใช้ประกอบในการบันทึกข้อมูลในระบบ MU-ERP เท่านั้น จำนวนเงินที่ใช้ในการบันทึกบัญชีในเอกสารชุดนี้ เป็นเพียงตัวอย่างเท่านั้น ส่วนงานควรศึกษารายละเอียดในเอกสารชุดนี้อย่างถี่ถ้วนก่อนทำการบันทึกบัญชี เอกสารชุดนี้อาจมีการเปลี่ยนแปลงให้สอดคล้องกับแนวปฏิบัติงานในระบบ MU-ERP

3 รายการทางบัญชีของระบบงานบัญชีลูกหนี้ Business Transaction (AR)
การบันทึกรายการรับเงิน-จากบุคคลภายนอกแบบมีลูกหนี้ การบันทึกรายการรับเงิน-จากบุคคลภายนอกแบบไม่มีลูกหนี้

4 การบันทึกรายการรับเงิน - แบบมีลูกหนี้
การบันทึกรายการรับเงิน – แบบมีลูกหนี้ (เฉพาะกรณีขายสินค้า/บริการ เป็นเงินเชื่อเท่านั้น) โดยที่ข้อมูลลูกหนี้อยู่ในระบบ MU-ERP บันทึกการตั้งลูกหนี้/เพิ่มหนี้ โดยใช้ T-Code: F-22 กรณีที่มีการลดหนี้ให้กับลูกค้า บันทึกการลดหนี้ โดยใช้ T-Code: F-27 บันทึกการรับ (ขำระ) เงิน โดยใช้ T-Code: F-28 ลูกค้า พิมพ์ใบสำคัญรับ (RV) โดยใช้ T-Code: ZARFM001 (จะต้องพิมพ์เสมอ) พิมพ์ใบสำคัญทั่วไป (JV-GL) โดยใช้ T-Code: ZGLFM001 (จะต้องพิมพ์เสมอ) กรณีที่ต้องการออกใบเสร็จรับเงิน จากระบบ MU-ERP โดยใช้ T-Code: ZARFM005 กรณีต้องการออกใบแจ้งหนี้ (Invoice) จากระบบ MU-ERP โดยใช้ T-Code: ZARFM004 กรณีต้องการออกใบเพิ่ม/ลดหนี้ (Debit-Credit Note) จากระบบ MU-ERP โดยใช้ T-Code: ZARFM008 การบันทึกบัญชีการรับเงิน ใช้ Doc Type “2?” Dr. (Posting Key = 40) เงินสด/เช็ค/เงินฝากธนาคาร(ส่วนงาน)/เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in) Cr. (Posting Key = 15) ลูกหนี้ (รายตัว) Cr. (Posting Key = 19) ลูกหนี้ (รายตัว) + Special GL การบันทึกบัญชีตั้ง/เพิ่ม ลูกหนี้การค้า ใช้ Doc Type “1?” Dr. (Posting Key = 01) ลูกหนี้ (รายตัว) Dr. (Posting Key = 09) ลูกหนี้ (รายตัว) + Special GL Cr. (Posting Key = 50) รายได้..ตามประเภท การบันทึกบัญชีลดหนี้-ลูกหนี้การค้า ใช้ Doc Type “1?” Dr. (Posting Key = 40) รายได้..ตามประเภท Cr. (Posting Key = 11) ลูกหนี้ (รายตัว) Cr. (Posting Key = 19) ลูกหนี้ (รายตัว) + Special GL

5 No. กระบวนการทำงาน T-Code หมายเหตุ
ขั้นตอนการบันทึกรายการรับเงิน – แบบมีลูกหนี้ (กรณีขายสินค้า/บริการ เป็นเงินเชื่อเท่านั้น) โดยข้อมูลลูกหนี้อยู่ในระบบ MU-ERP -> รับเงิน -> นำเงินส่งกองคลัง No. กระบวนการทำงาน T-Code หมายเหตุ 1 เมื่อมีการขายสินค้า/บริการ แล้วยังไม่ได้รับเงิน (ทุกครั้งที่มีการออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า) จะต้องบันทึกการตั้งลูกหนี้การค้า F-22 กรณีที่ตั้งลูกหนี้การค้าที่เป็น ศิริราช , การจัดการ , นานาชาติ และ ดุริยางค์ จะต้องระบุรายได้เป็น “รายได้ ระหว่างกัน” จะต้องทำการยืนยันยอดลูกหนี้ ทุกครั้งก่อนทำการบันทึกการตั้งลูกหนี้การค้า และสิ้นเดือน ส่วนงานจะต้องทำหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ *อย่าลืม กรณีที่เป็นส่วนงานภายในมหาวิทยาลัย ไม่ต้องบันทึกการตั้งลูกหนี้การค้า (ยกเว้น ศิริราช , การจัดการ , นานาชาติ และ ดุริยางค์ ) ให้ออกใบแจ้งหนี้ให้กับส่วนงานที่มาซื้อสินค้า/รับบริการทราบ และจะต้องระบุข้อมูลในส่วนของรายได้ ระหว่างกัน ได้แก่ กองทุน (Fund) , ศูนย์ต้นทุน (Cost Center) , โครงการ (Internal Order) , รหัสบัญชี ในใบแจ้งหนี้ด้วย เพื่อกองคลังจะได้ทำการตัดโอนเงินฝากที่กองคลัง และบันทึกรายได้แทนส่วนงานได้ถูกต้อง 2 กรณีที่ต้องการพิมพ์ฟอร์มใบแจ้งหนี้ในระบบ MU-ERP ZARFM004 3 จัดพิมพ์ใบสำคัญทั่วไป (JV-GL) ด้วยเสมอ ZGLFM001 จะต้องพิมพ์ทุกครั้งที่มีการบันทึกการตั้ง/เพิ่ม ลูกหนี้การค้า 4 กรณีที่คำนวณราคาสินค้า/บริการน้อยไป จะต้องทำการเพิ่มหนี้

6 No. กระบวนการทำงาน T-Code หมายเหตุ
ขั้นตอนการบันทึกรายการรับเงิน – แบบมีลูกหนี้ (กรณีขายสินค้า/บริการ เป็นเงินเชื่อเท่านั้น) โดยข้อมูลลูกหนี้อยู่ในระบบ MU-ERP -> รับเงิน -> นำเงินส่งกองคลัง No. กระบวนการทำงาน T-Code หมายเหตุ 5 กรณีคำนวณราคาสินค้า/บริการ มากเกินไป ให้ทำการบันทึกรายการลดหนี้ F-27 6 กรณีที่ต้องการพิมพ์ฟอร์มใบเพิ่มหนี้/ลดหนี้ ในระบบ MU-ERP ZARFM008 7 จัดพิมพ์ใบสำคัญทั่วไป (JV-GL) ด้วยเสมอ ZGLFM001 จะต้องพิมพ์ทุกครั้งที่มีการบันทึกการตั้ง/เพิ่ม ลูกหนี้การค้า 8 ข้อยกเว้น เมื่อมีการขายสินค้าให้กับส่วนงานที่อยู่ภายในมหาวิทยาลัย (เฉพาะกรณีที่ลูกค้าซื้อสินค้าเพื่อนำไปขายเท่านั้น) ZARFM004 กรณีนี้ไม่ได้ตั้งลูกหนี้ด้วย Special GL “1” 9 บันทึกรับเงินจากลูกหนี้การค้า F-28 10 กรณีที่ต้องการออกใบเสร็จรับเงินจากระบบ MU-ERP ZARFM005 สามารถจัดพิมพ์ใบเสร็จรับเงิน ก่อนพิมพ์ใบสำคัญรับได้ 11 จัดพิมพ์ใบสำคัญรับ (RV) ZARFM001

7 No. กระบวนการทำงาน T-Code หมายเหตุ
ขั้นตอนการบันทึกรายการรับเงิน – แบบมีลูกหนี้ (กรณีขายสินค้า/บริการ เป็นเงินเชื่อเท่านั้น) โดยข้อมูลลูกหนี้อยู่ในระบบ MU-ERP -> รับเงิน -> นำเงินส่งกองคลัง (ต่อ) No. กระบวนการทำงาน T-Code หมายเหตุ 12 บันทึกการนำเงินสด/เช็ค ฝากธนาคารของมหาวิทยาลัย หรือ เขียนเช็คออกจากบัญชีเงินฝากกระแสรายวันของส่วนงาน/ถอนเงินจากเงินฝากธนาคารออมทรัพย์ของส่วนงานเข้า 325-6 * อย่าลืม กรณีที่เขียนเช็คออกจากบัญชีเงินฝากกระแสรายวันของส่วนงาน จะต้องให้เจ้าหน้าที่ AP อัพเดททะเบียนคุมเช็ค F-02 13 จัดพิมพ์ใบสำคัญทั่วไป (JV-AR) => JV – นำฝาก ZARFM002 14 จัดทำและจัดพิมพ์ใบนำส่ง โดยระบุเลือกใบสำคัญรับ (RV) สามารถเลือกจากใบสำคัญรับหลาย ๆ ใบได้ (สามารถรวมจากหลายกองทุนได้ เฉพาะเงินรายได้เท่านั้น) ZARFM007 วันที่ในใบนำส่งจะต้องเป็นวันที่นำเงินมาส่งที่กองคลังเท่านั้น 15 บันทึกการนำเงินส่งกองคลัง (JV-AR) = > JV - นำส่ง *อย่าลืม ระบุเลขที่ใบนำส่ง ที่ Field “Reference” จะต้องเป็นวันที่เดียวกับวันที่ในใบนำส่งเท่านั้น 16 จัดพิมพ์ใบสำคัญทั่วไป (JV-AR) => JV – นำส่ง

8 เดบิต ลูกหนี้การค้า (ระบุรหัสลูกหนี้ ) Pxx -
ขั้นตอนการบันทึกรายการรับเงิน – แบบมีลูกหนี้ (กรณีขายสินค้า/บริการ เป็นเงินเชื่อเท่านั้น) โดยข้อมูลลูกหนี้อยู่ในระบบ MU-ERP -> รับเงิน -> นำเงินส่งกองคลัง (ต่อ) การบันทึกบัญชีตั้งหนี้/เพิ่มหนี้ จากการขายสินค้า/บริการ ให้กับลูกค้าภายนอกมหาวิทยาลัยมหิดล โดยใช้ T-Code => F-22 , Doc Type => 1? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 11 เป็นต้น) Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 01 เดบิต ลูกหนี้การค้า (ระบุรหัสลูกหนี้ ) Pxx - 09 เดบิต ลูกหนี้การค้า (ระบุรหัสลูกหนี้ ) + Special GL 50 เครดิต รายได้ (ตามประเภท) ที่ Field “Long Texts” จะต้องระบุ “รายได้ ” ที่ได้ทำการรับเงิน CCA ไม่ต้องระบุ ระบบจะ Auto Update ให้ เมื่อบันทึกเอกสาร (ดูที่ GL View) การบันทึกบัญชีตั้งหนี้/เพิ่มหนี้ จากการขายสินค้า/บริการ ให้กับ ศิริราช , รามา , นานาชาติ , ดุริยางค์ โดยใช้ T-Code => F-22 , Doc Type => 1? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 11 เป็นต้น) Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 09 เดบิต ลูกหนี้การค้า (ระบุรหัสลูกหนี้ ) + Special GL “1” (เสมอ) Pxx - 50 เครดิต รายได้ (ตามประเภท) ระหว่างกัน (เสมอ) ที่ Field “Long Texts” จะต้องระบุ “รายได้ ” ที่ได้ทำการรับเงิน CCA ไม่ต้องระบุ ระบบจะ Auto Update ให้ เมื่อบันทึกเอกสาร (ดูที่ GL View)

9 Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA
ขั้นตอนการบันทึกรายการรับเงิน – แบบมีลูกหนี้ (กรณีขายสินค้า/บริการ เป็นเงินเชื่อเท่านั้น) โดยข้อมูลลูกหนี้อยู่ในระบบ MU-ERP -> รับเงิน -> นำเงินส่งกองคลัง (ต่อ) การบันทึกบัญชีตั้งหนี้/เพิ่มหนี้ จากการขายสินค้า ให้กับส่วนงานภายในมหาวิทยาลัย (เฉพาะกรณีที่ซื้อสินค้าเพื่อนำไปขายเท่านั้น) โดยใช้ T-Code => F-22 , Doc Type => 1? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 11 เป็นต้น) Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 01 เดบิต ลูกหนี้การค้า (ระบุรหัสลูกหนี้ 4000xx เสมอ ) Pxx - 50 เครดิต รายได้ (ตามประเภท) ระหว่างกัน (เสมอ) ที่ Field “Long Texts” จะต้องระบุ “รายได้ ” ที่ได้ทำการรับเงิน CCA การบันทึกบัญชีลดหนี้ จากการขายสินค้า/บริการ ให้กับลูกค้าภายนอกมหาวิทยาลัยมหิดล โดยใช้ T-Code => F-27 , Doc Type => 1? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 11 เป็นต้น) 40 เครดิต รายได้ (ตามประเภท) ที่ Field “Long Texts” จะต้องระบุ “รายได้ ” ที่ได้ทำการรับเงิน 11 เดบิต ลูกหนี้การค้า (ระบุรหัสลูกหนี้ ) 19 เดบิต ลูกหนี้การค้า (ระบุรหัสลูกหนี้ ) + Special GL “1” ไม่ต้องระบุ ระบบจะ Auto Update ให้ เมื่อบันทึกเอกสาร (ดูที่ GL View) ไม่ต้องระบุ ระบบจะ Auto Update ให้ เมื่อบันทึกเอกสาร (ดูที่ GL View)

10 Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA
ขั้นตอนการบันทึกรายการรับเงิน – แบบมีลูกหนี้ (กรณีขายสินค้า/บริการ เป็นเงินเชื่อเท่านั้น) โดยข้อมูลลูกหนี้อยู่ในระบบ MU-ERP -> รับเงิน -> นำเงินส่งกองคลัง (ต่อ) การบันทึกบัญชีตั้งหนี้/เพิ่มหนี้ จากการขายสินค้า/บริการ ให้กับ ศิริราช , รามา , นานาชาติ , ดุริยางค์ โดยใช้ T-Code => F-27 , Doc Type => 1? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 11 เป็นต้น) Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 40 เครดิต รายได้ (ตามประเภท) ระหว่างกัน (เสมอ) ที่ Field “Long Texts” จะต้องระบุ “รายได้ ” ที่ได้ทำการรับเงิน Pxx CCA 19 เดบิต ลูกหนี้การค้า (ระบุรหัสลูกหนี้ ) + Special GL “1” (เสมอ) - การบันทึกบัญชีลดหนี้ จากการขายสินค้า ให้กับส่วนงานภายในมหาวิทยาลัย (เฉพาะกรณีที่ซื้อสินค้าเพื่อนำไปขายเท่านั้น) โดยใช้ T-Code => F-27 , Doc Type => 1? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 11 เป็นต้น) 11 เดบิต ลูกหนี้การค้า (ระบุรหัสลูกหนี้ 4000xx เสมอ ) ไม่ต้องระบุ ระบบจะ Auto Update ให้ เมื่อบันทึกเอกสาร (ดูที่ GL View) ไม่ต้องระบุ ระบบจะ Auto Update ให้ เมื่อบันทึกเอกสาร (ดูที่ GL View)

11 ขั้นตอนการบันทึกรายการรับเงิน – แบบมีลูกหนี้ (กรณีขายสินค้า/บริการ เป็นเงินเชื่อเท่านั้น) โดยข้อมูลลูกหนี้อยู่ในระบบ MU-ERP -> รับเงิน -> นำเงินส่งกองคลัง (ต่อ) การบันทึกบัญชีรับเงินจากลูกหนี้การค้า โดยใช้ T- Code => F-28 , Doc Type => 2? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 21 เป็นต้น) Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 40 เดบิต เงินสด/เช็ค/เงินฝากธนาคารออมทรัพย์ (ของส่วนงาน)/เงินฝากกระแสรายวัน(ของส่วนงาน)-คุม/เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in) Pxx - * กรณีที่รับชำระเป็นเงินสด/เช็ค แล้วส่วนงานสามารถนำฝากเข้า ทันสิ้นวัน สามารถ เดบิต เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in) ได้ * อย่าลืม กรณีที่บันทึกบัญชี “เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in)” จะต้องระบุ House Bank และ Bank Account ID ที่ Field “Value Date” ให้ระบุวันที่เป็นวันที่เดียวกับวันที่ใน Pay-in กรณีรับเช็ค จะต้องระบุเลขที่เช็ค ที่ Field “Long Texts -> Ref.เลขที่เช็ค ” - กรณีออกใบเสร็จรับเงินนอกระบบ จะต้องระบุเลขที่ใบเสร็จรับเงินนอกระบบ ที่ Menu “Extras/ Document texts…/ใบเสร็จรับเงิน (นอกระบบ)” 15 เครดิต ลูกหนี้การค้า (ระบุรหัสลูกหนี้ ) (แล้วแต่กรณี) 19 เครดิต ลูกหนี้การค้า (ระบุรหัสลูกหนี้ ) + Special GL (แล้วแต่กรณี)

12 ขั้นตอนการบันทึกรายการรับเงิน – แบบมีลูกหนี้ (กรณีขายสินค้า/บริการ เป็นเงินเชื่อเท่านั้น) โดยข้อมูลลูกหนี้อยู่ในระบบ MU-ERP -> รับเงิน -> นำเงินส่งกองคลัง (ต่อ) การบันทึกบัญชีนำเงินสด/เช็ค/เช็คที่เขียนออกจากบัญชีเงินฝากกระแสรายวันของส่วนงาน/ถอนเงินจากบัญชีเงินฝากออมทรัพย์ของส่วนงาน นำฝากเข้า โดยใช้ T-Code => F-02 , Doc Type => 3? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 31 เป็นต้น) ==> JV – นำฝาก Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 40 เดบิต เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in) Pxx - *อย่าลืม ระบุ Value Date , เลขที่Pay-in , House Bank และ Bank Account ID 50 เครดิต เงินสด/เช็ค/เงินฝากกระแสรายวัน(ของส่วนงาน)-พัก/เงินฝากธนาคารออมทรัพย์(ของส่วนงาน) * อย่าลืม กรณีเขียนเช็คออกจากบัญชีเงินฝากกระแสรายวัน(ของส่วนงาน) จะต้องให้เจ้าหนี้ที่ AP อัพเดททะเบียนคุมเช็ค การบันทึกบัญชีนำเงินส่งกองคลัง โดยใช้ T-Code => F-02 , Doc Type => 3? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 31 เป็นต้น) * อย่าลืม ระบุเลขที่ใบนำส่ง ที่ Field “Reference” ==> JV – นำส่ง เดบิต เงินฝากที่กองคลัง เครดิต เงินสด/เช็ค/เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in) กรณีบันทึกบัญชีเป็น “เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in)”

13 การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้โดยใช้ Special Indicator
คำอธิบาย รหัสบัญชีแยกประเภท หมายเหตุ B ลูกหนี้โครงการสวัสดิการ เช่าซื้อ/ลูกหนี้เงินยืมสวัสดิการ (บุคลากร) C ลูกหนี้เช็คคืน E ลูกหนี้จากการจัดการศึกษา G เงินประกันความเสียหายร้านค้า J ผิดสัญญาชดใช้ทุนตามสัญญาการศึกษา (นักศึกษา) K ผิดสัญญาบุคลากรลาศีกษาและฝึกอบรมดูงาน L ลูกหนี้โครงการเช่าซื้อคอมพิวเตอร์ เช่าซื้อคอมพิวเตอร์เท่านั้น N ลูกหนี้จากการรักษาพยาบาล R ลูกหนี้วิจัย S ลูกหนี้จากการให้บริการวิชาการ U ลูกหนี้เงินยืมเพื่อการศึกษา เช่น กยศ. , กรอ. V ลูกหนี้ – รับผิดทางแพ่ง Y ลูกหนี้-เงินมัดจำจากการขายและให้บริการ เงินมัดจำที่เรียกเก็บจากลูกค้า:รวมกรณีขายครุภัณฑ์ และ วัสดุ 1 ลูกหนี้ระหว่างกัน (ซื้อ/ขาย) เฉพาะการซื้อ/ขายระหว่างกันเท่านั้น

14 รายการทางบัญชีของระบบงานบัญชีลูกหนี้
การบันทึกรายการรับเงิน-การระบุ “รายละเอียดธนาคาร” ในเอกสารรับเงิน ตัวอย่าง: การระบุ “รายละเอียดธนาคาร” ภายในเอกสารรับเงินที่บันทึก สำหรับบัญชี “เงินฝากมหาวิทยาลัยมหิดล (Pay-in) (GL )” รายละเอียดที่ต้องระบุ คือ House Bank: ระบุธนาคาร และสาขาของธนาคาร Bank Account ID: ระบุประเภทของบัญชี (SA-Saving, CA-Current) และเลขที่บัญชีธนาคาร

15 รายการทางบัญชีของระบบงานบัญชีลูกหนี้
การบันทึกรายการรับเงิน-Bank Account ID ในการบันทึกรับเงิน กรณีที่ได้รับเงินโอนเข้าบัญชี “เงินฝากมหาวิทยาลัยมหิดล (Pay-in) (GL )” ผู้ใช้จะต้องกำหนดรายละเอียดข้อมูลธนาคารที่ได้รับ (ชำระ) เงิน ในเอกสารที่บันทึกด้วย เพื่อให้ทราบว่าได้รับเงินเข้าธนาคารใด ที่ “More Data” เลขที่บัญชีของมหาวิทยาลัยที่ส่วนงานใช้เป็นประจำ House Bank Bank Account ID เลขที่บัญชีเงินฝากธนาคาร แหล่งเงิน Description SCB01 CA101 เงินรายได้ MU Bank เงินรายได้ SCB CA CA102 MU Bank เงินรายได้ SCB CA CA103 MU Bank เงินรายได้ SCB CA SA102 MU Bank เงินรายได้ SCB SA SCB04 MU Bank เงินรายได้ SCB CA TMB01 MU Bank เงินรายได้ TMB CA

16 การรับเงิน และ พิมพ์ใบเสร็จรับเงิน นอกระบบ MU-ERP
รายการทางบัญชีของระบบงานบัญชีลูกหนี้ การบันทึกรายการรับเงิน –การพิมพ์ใบเสร็จรับเงิน นอกระบบ MU-ERP การรับเงิน และ พิมพ์ใบเสร็จรับเงิน นอกระบบ MU-ERP ตัวอย่าง: การระบุเลขที่ใบเสร็จรับเงิน นอกระบบ MU-ERP ไปที่ Extras/ Document texts…/ ใบเสร็จรับเงิน (นอกระบบ)

17 รายการทางบัญชีของระบบงานบัญชีลูกหนี้
การบันทึกรายการรับเงิน-การระบุอ้างอิง “เลขที่เช็ค” ในเอกสารรับเงิน ตัวอย่าง: การระบุเลขที่อ้างอิง “เลขที่เช็ค” ภายในเอกสารรับเงินที่บันทึก

18 กำหนดเลขที่อ้างอิงใบนำฝาก ของแต่ละส่วนงาน !!
รายการทางบัญชีของระบบงานบัญชีลูกหนี้ การบันทึกรายการรับเงิน-การระบุ “เลขที่อ้างอิงใบนำฝาก” ในเอกสารรับเงิน แต่ละส่วนงานจะต้อง กำหนดเลขที่อ้างอิงใบนำฝาก ของแต่ละส่วนงาน !! ตัวอย่าง: การกำหนดเลขที่อ้างอิงใบนำฝาก ภายในเอกสารรับเงินที่บันทึก เลขที่ใบนำฝาก “54/U00001” หมายถึง วิทยาลัยนานาชาติ (ส่วนงาน “U”) ได้รับใบนำฝากธนาคาร ในปีบัญชี 2554 เป็นลำดับที่ “00001”

19 รายการทางบัญชีของระบบงานบัญชีลูกหนี้
การบันทึกรายการรับเงิน-การระบุ “วันที่ใน Value Date” ในเอกสารรับเงิน ระบุวันที่ใน “Value Date” เป็นวันเดียวกับ วันที่ในใบ Pay-in

20 ตัวอย่าง: ช่วงเลขที่อ้างอิงใบนำฝาก
รายการทางบัญชีของระบบงานบัญชีลูกหนี้ การบันทึกรายการรับเงิน-เลขที่อ้างอิงใบนำฝาก ในการบันทึกรายการรับชำระเงินในระบบ MU-ERP ให้พิจารณาด้วยว่า ตัวเงินที่ได้รับเป็น Cash Account ประเภทใด กรณีที่ได้รับเป็นเงินโอนเข้าธนาคารให้ ส่วนงานระบุเลขที่อ้างอิงใบนำฝาก ในรายการที่บันทึกด้วย โดยเลขที่อ้างอิงใบนำฝาก ได้ถูกกำหนดขึ้นโดยผู้ใช้ (ตามแต่ละส่วนงาน) โดยให้กำหนดช่วงเลขที่ตามส่วนงาน และตามปีบัญชี ดังนี้ YY / X – (9 ตัวอักษร) | | | _ Running No – (5 หลัก) | | | | __ส่วนงาน (1 หลัก) | |___ปีบัญชี (พ.ศ.) ที่ผ่านรายการ (2 หลัก) “YY” ปีบัญชี (ปีงบประมาณ) เช่น “54” หมายถึงปีบัญชี (ปีงบประมาณ) 2554 ยกตัวอย่าง เช่น ส่วนงาน ตัวอย่าง: ช่วงเลขที่อ้างอิงใบนำฝาก หมายเหตุ P01 54/ /199999 สำหรับปีบัญชี 2011 (2554) P02 54/ /299999

21 การบันทึกรายการรับเงิน – แบบมีลูกหนี้ (กรณีที่มีระบบ Front รองรับ)
การบันทึกรายการรับเงิน – แบบมีลูกหนี้ (เฉพาะกรณีขายสินค้า/บริการ เป็นเงินเชื่อเท่านั้น) โดยที่ข้อมูลลูกหนี้อยู่นอกระบบ MU-ERP เช่น มีระบบ Front รองรับในการขายสินค้า/บริการ ลูกค้า บันทึกการตั้งลูกหนี้ (GL) โดยใช้ T-Code: F-02 บันทึกการรับ (ขำระ) เงิน โดยใช้ T-Code: F-02 พิมพ์ใบสำคัญรับ (RV) โดยใช้ T-Code: ZARFM001 (จะต้องพิมพ์เสมอ) พิมพ์ใบสำคัญทั่วไป (JV-GL) โดยใช้ T-Code: ZGLFM001 (จะต้องพิมพ์เสมอ) กรณีที่ต้องการออกใบเสร็จรับเงิน จากระบบ MU-ERP โดยใช้ T-Code: ZARFM005 การบันทึกบัญชีตั้งลูกหนี้ Interface (GL) ใช้ Doc Type “1?” Dr. (Posting Key = 40) ลูกหนี้ Interface (GL) Cr. (Posting Key = 50) รายได้..ตามประเภท การบันทึกบัญชีการรับเงิน ใช้ Doc Type “2?” Dr. (Posting Key = 40) เงินสด/เช็ค/ เงินฝากธนาคาร(ส่วนงาน)/เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in) Cr. (Posting Key = 50) ลูกหนี้ Interface (GL) การบันทึกบัญชีการรับเงิน ใช้ Doc Type “2?” (กรณีที่ไม่ทราบว่าเป็นของลูกค้ารายใด - ปัจจะบันมีเฉพาะศูนย์สัตว์ทดลองเท่านั้น) Dr. (Posting Key = 40) เงินสด/เช็ค/เงินฝากธนาคาร ; Cash Account Cr. (Posting Key = 50) บัญชีพัก – ไม่ทราบแหล่งที่มา เมื่อทราบภายหลังว่าเป็นการรับชำระเงินจากลูกค้ารายใด ให้บันทึกบัญชีโดยใช้ Doc Type “3?” Dr. (Posting Key = 40) บัญชีพัก – ไม่ทราบแหล่งที่มา Cr. (Posting Key = 50) ลูกหนี้ Interface (GL)

22 No. กระบวนการทำงาน T-Code หมายเหตุ
ขั้นตอนการบันทึกรายการรับเงิน – แบบมีลูกหนี้ (กรณีขายสินค้า/บริการ เป็นเงินเชื่อเท่านั้น) โดยข้อมูลลูกหนี้อยู่นอกระบบ MU-ERP เช่น มีระบบ Front รองรับในการขายสินค้า/บริการ -> รับเงิน -> นำเงินส่งกองคลัง No. กระบวนการทำงาน T-Code หมายเหตุ 1 เมื่อมีการขายสินค้า/บริการ แล้วยังไม่ได้รับเงิน (ทุกครั้งที่มีการออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า) จะต้องบันทึกการตั้งลูกหนี้…………... Interface ทุกสิ้นวัน F- 02 กรณีที่ตั้งลูกหนี้การค้าที่เป็น ศิริราช , การจัดการ , นานาชาติ และ ดุริยางค์ จะต้องระบุรายได้เป็น “รายได้ ระหว่างกัน” ระบุลูกหนี้เป็น “ลูกหนี้.....ระหว่างกัน Interface” และจะต้องระบุ PCA ที่ Field “Reference Key 2 ที่ Line Item” ด้วยเสมอ (ที่ด้านเดบิตลูกหนี้ และเครดิตรายได้) เช่น ศิริราช ระบุเป็น P06 เป็นต้น และจะต้องทำหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ ทุกสิ้นเดือน *อย่าลืม กรณีที่เป็นส่วนงานภายในมหาวิทยาลัย ไม่ต้องบันทึกการตั้งลูกหนี้.....Interface (ยกเว้น ศิริราช , การจัดการ , นานาชาติ และ ดุริยางค์ ) ให้ออกใบแจ้งหนี้ให้กับส่วนงานที่มาซื้อสินค้า/รับบริการ ทราบ และจะต้องระบุข้อมูลในส่วนของรายได้ ระหว่างกัน ได้แก่ กองทุน (Fund) , ศูนย์ต้นทุน (Cost Center) , โครงการ (Internal Order) ในใบแจ้งหนี้ด้วย เพื่อกองคลังจะได้ทำการตัดโอนเงินฝากที่กองคลัง และบันทึกรายได้แทนส่วนงานได้ถูกต้อง * อย่าลืม ส่งข้อมูลลูกหนี้ ที่อยู่ในระบบ Front ให้กับกองคลังภายในวันที่ 5 ของเดือนถัดไป เสมอ 2 จัดพิมพ์ใบสำคัญทั่วไป (JV-GL) ด้วยเสมอ ZGLFM001 จะต้องพิมพ์ทุกครั้งที่มีการบันทึกการตั้ง/เพิ่ม ลูกหนี้การค้า

23 No. กระบวนการทำงาน T-Code หมายเหตุ
ขั้นตอนการบันทึกรายการรับเงิน – แบบมีลูกหนี้ (กรณีขายสินค้า/บริการ เป็นเงินเชื่อเท่านั้น) โดยข้อมูลลูกหนี้อยู่นอกระบบ MU-ERP เช่น มีระบบ Front รองรับในการขายสินค้า/บริการ -> รับเงิน -> นำเงินส่งกองคลัง (ต่อ) No. กระบวนการทำงาน T-Code หมายเหตุ 3 บันทึกรับเงินจากลูกหนี้การค้า กรณีที่ทราบว่าเป็นของลูกหนี้รายใด (จะต้องตัดยอดลูกหนี้ ออกจากระบบ Front ด้วย) F-02 4 บันทึกรับเงินจากลูกหนี้การค้า กรณีที่มีเงินโอนเข้าบัญชีเงินฝากธนาคาร(ของส่วนงาน) โดยที่ยังไม่ทราบว่าเป็นของลูกหนี้รายใด 5 จัดพิมพ์ใบสำคัญรับ (RV) ZARFM001 6 บันทึกการนำเงินสด/เช็ค ฝากธนาคารของมหาวิทยาลัย หรือ เขียนเช็คออกจากบัญชีเงินฝากกระแสรายวันของส่วนงาน/ถอนเงินจากเงินฝากธนาคารออมทรัพย์ของส่วนงานเข้า 325-6 * อย่าลืม กรณีที่เขียนเช็คออกจากบัญชีเงินฝากกระแสรายวันของส่วนงาน จะต้องให้เจ้าหน้าที่ AP อัพเดททะเบียนคุมเช็ค 7 จัดพิมพ์ใบสำคัญทั่วไป (JV-AR) => JV – นำฝาก ZARFM002 8 จัดทำและจัดพิมพ์ใบนำส่ง โดยระบุเลือกใบสำคัญรับ (RV) สามารถเลือกจากใบสำคัญรับหลาย ๆ ใบได้ (สามารถรวมจากหลายกองทุนได้ เฉพาะเงินรายได้เท่านั้น) ZARFM007 วันที่ในใบนำส่งจะต้องเป็นวันที่นำเงินมาส่งที่กองคลังเท่านั้น 9 บันทึกการนำเงินส่งกองคลัง *อย่าลืม ระบุเลขที่ใบนำส่ง ที่ Field “Reference” จะต้องเป็นวันที่เดียวกับวันที่ในใบนำส่งเท่านั้น 10 จัดพิมพ์ใบสำคัญทั่วไป (JV-AR) => JV – นำส่ง

24 No. กระบวนการทำงาน T-Code หมายเหตุ
ขั้นตอนการบันทึกรายการรับเงิน – แบบมีลูกหนี้ (กรณีขายสินค้า/บริการ เป็นเงินเชื่อเท่านั้น) โดยข้อมูลลูกหนี้อยู่นอกระบบ MU-ERP เช่น มีระบบ Front รองรับในการขายสินค้า/บริการ -> รับเงิน -> นำเงินส่งกองคลัง (ต่อ) No. กระบวนการทำงาน T-Code หมายเหตุ 11 บันทึกล้างลูกหนี้ ระหว่างกัน Interface กับ รายได้รอการรับรู้อื่น เมื่อทราบในภายหลังจากที่ได้บันทึกรับเงินเรียบร้อยแล้ว ว่าเป็นของลูกหนี้รายใด F-30 12 จัดพิมพ์ใบสำคัญทั่วไป (JV-AR) ZARFM002 13 ทุกสิ้นเดือน จะต้องส่งข้อมูลลูกหนี้การค้า จากระบบ Front ส่งให้กองคลังภายในวันที่ 5 ของเดือนถัดไป ส่งให้กองคลัง การบันทึกบัญชีตั้งหนี้ จากการขายสินค้า/บริการ ให้กับลูกค้าภายนอกมหาวิทยาลัยมหิดล โดยใช้ T-Code => F-02 , Doc Type => 1? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 11 เป็นต้น) Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 40 เดบิต ลูกหนี้ Interface Pxx - 50 เครดิต รายได้ (ตามประเภท) CCA

25 Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA
ขั้นตอนการบันทึกรายการรับเงิน – แบบมีลูกหนี้ (กรณีขายสินค้า/บริการ เป็นเงินเชื่อเท่านั้น) โดยข้อมูลลูกหนี้อยู่นอกระบบ MU-ERP เช่น มีระบบ Front รองรับในการขายสินค้า/บริการ -> รับเงิน -> นำเงินส่งกองคลัง (ต่อ) การบันทึกบัญชีตั้งหนี้/เพิ่มหนี้ จากการขายสินค้า/บริการ ให้กับ ศิริราช , รามา , นานาชาติ , ดุริยางค์ โดยใช้ T-Code => F-02 , Doc Type => 1? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 11 เป็นต้น) Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 40 เดบิต ลูกหนี้ ระหว่างกัน Interface Pxx - 50 เครดิต รายได้ (ตามประเภท) ระหว่างกัน (เสมอ) ที่ Field “Long Texts” จะต้องระบุ “รายได้ ” ที่ได้ทำการรับเงิน CCA จะต้องระบุ PCA ที่ Field “Reference Key 2 ที่ Line Item” ด้วยเสมอ เช่น ศิริราช ระบุเป็น P06 เป็นต้น ที่ด้าน เดบิต ลูกหนี้ ระหว่างกัน Interface และ เครดิต รายได้ (ตามประเภท) ระหว่างกัน ไปที่ปุ่ม “More Data”

26 ระบุ “PCA” ที่ Field Reference Key 2
ขั้นตอนการบันทึกรายการรับเงิน – แบบมีลูกหนี้ (กรณีขายสินค้า/บริการ เป็นเงินเชื่อเท่านั้น) โดยข้อมูลลูกหนี้อยู่นอกระบบ MU-ERP เช่น มีระบบ Front รองรับในการขายสินค้า/บริการ -> รับเงิน -> นำเงินส่งกองคลัง (ต่อ) 1 2 กดปุ่ม “More Data” ระบุ “PCA” ที่ Field Reference Key 2 กดปุ่ม “ More Data “ แล้วระบุ PCA ที่ Field “Reference Key 2”

27 ขั้นตอนการบันทึกรายการรับเงิน – แบบมีลูกหนี้ (กรณีขายสินค้า/บริการ เป็นเงินเชื่อเท่านั้น) โดยข้อมูลลูกหนี้อยู่นอกระบบ MU-ERP เช่น มีระบบ Front รองรับในการขายสินค้า/บริการ -> รับเงิน -> นำเงินส่งกองคลัง (ต่อ) การบันทึกบัญชีรับเงินจากลูกหนี้การค้า โดยใช้ T- Code => F-02 , Doc Type => 2? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 21 เป็นต้น) กรณีที่ทราบว่าเป็นการรับชำระเงินจากลูกค้ารายใด Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 40 เดบิต เงินสด/เช็ค/เงินฝากธนาคารออมทรัพย์ (ของส่วนงาน)/เงินฝากกระแสรายวัน(ของส่วนงาน)-คุม/เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in) Pxx - * กรณีที่รับชำระเป็นเงินสด/เช็ค แล้วส่วนงานสามารถนำฝากเข้า ทันสิ้นวัน สามารถ เดบิต เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in) ได้ * อย่าลืม - กรณีที่บันทึกบัญชี “เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in)” จะต้องระบุ Value Date , House Bank และ Bank Account ID กรณีรับเช็ค จะต้องระบุเลขที่เช็ค ที่ Field “Long Texts -> Ref.เลขที่เช็ค ” - กรณีออกใบเสร็จรับเงินนอกระบบ จะต้องระบุเลขที่ใบเสร็จรับเงินนอกระบบ ที่ Menu “Extras/ Document texts…/ใบเสร็จรับเงิน (นอกระบบ)” 50 เครดิต ลูกหนี้ Interface (แล้วแต่กรณี) เครดิต ลูกหนี้ ระหว่างกัน Interface (แล้วแต่กรณี)

28 ขั้นตอนการบันทึกรายการรับเงิน – แบบมีลูกหนี้ (กรณีขายสินค้า/บริการ เป็นเงินเชื่อเท่านั้น) โดยข้อมูลลูกหนี้อยู่นอกระบบ MU-ERP เช่น มีระบบ Front รองรับในการขายสินค้า/บริการ -> รับเงิน -> นำเงินส่งกองคลัง (ต่อ) การบันทึกบัญชีรับเงินจากลูกหนี้การค้า โดยใช้ T- Code => F-02 , Doc Type => 2? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 21 เป็นต้น) กรณีที่ไม่ทราบว่าเป็นการรับชำระเงินจากลูกค้ารายใด Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 40 เดบิต เงินสด/เช็ค/เงินฝากธนาคารออมทรัพย์ (ของส่วนงาน)/เงินฝากกระแสรายวัน(ของส่วนงาน)-คุม/เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in) Pxx - * กรณีที่รับชำระเป็นเงินสด/เช็ค แล้วส่วนงานสามารถนำฝากเข้า ทันสิ้นวัน สามารถ เดบิต เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in) ได้ * อย่าลืม - กรณีที่บันทึกบัญชี “เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in)” จะต้องระบุ Value Date , House Bank และ Bank Account ID กรณีรับเช็ค จะต้องระบุเลขที่เช็ค ที่ Field “Long Texts -> Ref.เลขที่เช็ค ” - กรณีออกใบเสร็จรับเงินนอกระบบ จะต้องระบุเลขที่ใบเสร็จรับเงินนอกระบบ ที่ Menu “Extras/ Document texts…/ใบเสร็จรับเงิน (นอกระบบ)” 50 เครดิต รายได้รอการรับรู้อื่น ( )

29 ขั้นตอนการบันทึกรายการรับเงิน – แบบมีลูกหนี้ (กรณีขายสินค้า/บริการ เป็นเงินเชื่อเท่านั้น) โดยข้อมูลลูกหนี้อยู่นอกระบบ MU-ERP เช่น มีระบบ Front รองรับในการขายสินค้า/บริการ -> รับเงิน -> นำเงินส่งกองคลัง (ต่อ) การบันทึกบัญชีนำเงินสด/เช็ค/เช็คที่เขียนออกจากบัญชีเงินฝากกระแสรายวันของส่วนงาน/ถอนเงินจากบัญชีเงินฝากออมทรัพย์ของส่วนงาน นำฝากเข้า โดยใช้ T-Code => F-02 , Doc Type => 3? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 31 เป็นต้น) ==> JV – นำฝาก Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 40 เดบิต เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in) Pxx - *อย่าลืม ระบุ Value Date , เลขที่Pay-in , House Bank และ Bank Account ID 50 เครดิต เงินสด/เช็ค/เงินฝากกระแสรายวัน(ของส่วนงาน)-พัก/เงินฝากธนาคารออมทรัพย์(ของส่วนงาน) * อย่าลืม กรณีเขียนเช็คออกจากบัญชีเงินฝากกระแสรายวัน(ของส่วนงาน) จะต้องให้เจ้าหนี้ที่ AP อัพเดททะเบียนคุมเช็ค การบันทึกบัญชีนำเงินส่งกองคลัง โดยใช้ T-Code => F-02 , Doc Type => 3? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 31 เป็นต้น) * อย่าลืม ระบุเลขที่ใบนำส่ง ที่ Field “Reference” ==> JV – นำส่ง เดบิต เงินฝากที่กองคลัง เครดิต เงินสด/เช็ค/เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in) กรณีบันทึกบัญชีเป็น “เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in)”

30 Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA
ขั้นตอนการบันทึกรายการรับเงิน – แบบมีลูกหนี้ (กรณีขายสินค้า/บริการ เป็นเงินเชื่อเท่านั้น) โดยข้อมูลลูกหนี้อยู่นอกระบบ MU-ERP เช่น มีระบบ Front รองรับในการขายสินค้า/บริการ -> รับเงิน -> นำเงินส่งกองคลัง (ต่อ) การบันทึกบัญชีล้างลูกหนี้ Interface / ลูกหนี้ ระหว่างกัน Interface โดยใช้ T-Code => F - 30 , Doc Type => 3? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 31 เป็นต้น) กรณีที่ทราบในภายหลังจากที่ได้บันทึกรับเงินเรียบร้อยแล้ว ว่าเป็นการรับชำระเงินจากลูกหนี้รายใด Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 40 เดบิต รายได้รอการรับรู้อื่น ( ) Pxx - 50 เครดิต ลูกหนี้ Interface (แล้วแต่กรณี) หรือ เครดิต ลูกหนี้ ระหว่างกัน Interface (แล้วแต่กรณี)

31 รายการทางบัญชีของระบบงานบัญชีลูกหนี้ Business Transaction (AR)
การบันทึกรายการรับเงิน-จากบุคคลภายนอกแบบมีลูกหนี้ การบันทึกรายการรับเงิน-จากบุคคลภายนอกแบบไม่มีลูกหนี้

32 การบันทึกรายการรับเงิน - แบบไม่มีลูกหนี้
การบันทึกรายการรับเงิน – แบบไม่มีลูกหนี้ (เฉพาะกรณีขายสินค้า/บริการ โดยรับชำระเงินทันที) การรับเงิน – แบบไม่มีลูกหนี้ ==> ลูกค้ามาใช้บริการ/ซื้อสินค้า โดยชำระเป็นเงินสด/เช็ค/เงินฝากธนาคาร ลูกค้า บันทึกการรับ (ขำระ) เงิน โดยใช้ T-Code: F-02 กรณีที่ต้องการออกใบเสร็จรับเงิน จากระบบ MU-ERP โดยใช้ T-Code: ZARFM005 พิมพ์ใบสำคัญรับ (RV) โดยใช้ T-Code: ZARFM001 (จะต้องพิมพ์เสมอ) การบันทึกบัญชีการรับเงิน ใช้ Doc Type “2?” Dr. (Posting Key = 40) เงินสด/เช็ค/ เงินฝากธนาคาร(ส่วนงาน)/เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in) Cr. (Posting Key = 50) รายได้..ตามประเภท

33 No. กระบวนการทำงาน T-Code หมายเหตุ
ขั้นตอนการบันทึกรายการรับเงิน – แบบไม่มีลูกหนี้ (เฉพาะกรณีขายสินค้า/บริการ โดยรับชำระเงินทันที) -> รับเงิน -> นำเงินส่งกองคลัง No. กระบวนการทำงาน T-Code หมายเหตุ 1 บันทึกรับเงินจากลูกหนี้การค้า F-02 2 กรณีที่ต้องการออกใบเสร็จรับเงินจากระบบ MU-ERP ZARFM005 สามารถจัดพิมพ์ใบเสร็จรับเงิน ก่อนพิมพ์ใบสำคัญรับได้ 3 จัดพิมพ์ใบสำคัญรับ (RV) ZARFM001 4 บันทึกการนำเงินสด/เช็ค ฝากธนาคารของมหาวิทยาลัย หรือ เขียนเช็คออกจากบัญชีเงินฝากกระแสรายวันของส่วนงาน/ถอนเงินจากเงินฝากธนาคารออมทรัพย์ของส่วนงานเข้า 325-6 * อย่าลืม กรณีที่เขียนเช็คออกจากบัญชีเงินฝากกระแสรายวันของส่วนงาน จะต้องให้เจ้าหน้าที่ AP อัพเดททะเบียนคุมเช็ค 5 จัดพิมพ์ใบสำคัญทั่วไป (JV-AR) => JV – นำฝาก ZARFM002 6 จัดทำและจัดพิมพ์ใบนำส่ง โดยระบุเลือกใบสำคัญรับ (RV) สามารถเลือกจากใบสำคัญรับหลาย ๆ ใบได้ (สามารถรวมจากหลายกองทุนได้ เฉพาะเงินรายได้เท่านั้น) ZARFM007 วันที่ในใบนำส่งจะต้องเป็นวันที่นำเงินมาส่งที่กองคลังเท่านั้น 7 บันทึกการนำเงินส่งกองคลัง *อย่าลืม ระบุเลขที่ใบนำส่ง ที่ Field “Reference” จะต้องเป็นวันที่เดียวกับวันที่ในใบนำส่งเท่านั้น 8 จัดพิมพ์ใบสำคัญทั่วไป (JV-AR) => JV – นำส่ง

34 ขั้นตอนการบันทึกรายการรับเงิน – แบบไม่มีลูกหนี้ (เฉพาะกรณีขายสินค้า/บริการ โดยรับชำระเงินทันที) -> รับเงิน -> นำเงินส่งกองคลัง (ต่อ) การบันทึกบัญชีรับเงินจากลูกหนี้การค้า โดยใช้ T- Code => F-02 , Doc Type => 2? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 21 เป็นต้น) Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 40 เดบิต เงินสด/เช็ค/เงินฝากธนาคารออมทรัพย์ (ของส่วนงาน)/เงินฝากกระแสรายวัน(ของส่วนงาน)-คุม/เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in) Pxx - * กรณีที่รับชำระเป็นเงินสด/เช็ค แล้วส่วนงานสามารถนำฝากเข้า ทันสิ้นวัน สามารถ เดบิต เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in) ได้ * อย่าลืม กรณีที่บันทึกบัญชี “เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in)” จะต้องระบุ Value Date , House Bank และ Bank Account ID กรณีรับเช็ค จะต้องระบุเลขที่เช็ค ที่ Field “Long Texts -> Ref.เลขที่เช็ค ” - กรณีออกใบเสร็จรับเงินนอกระบบ จะต้องระบุเลขที่ใบเสร็จรับเงินนอกระบบ ที่ Menu “Extras/ Document texts…/ใบเสร็จรับเงิน (นอกระบบ)” 50 เครดิต รายได้ (ตามประเภท) ที่ Field “Long Texts” จะต้องระบุ “รายได้ ” ที่ได้ทำการรับเงิน

35 ขั้นตอนการบันทึกรายการรับเงิน – แบบไม่มีลูกหนี้ (เฉพาะกรณีขายสินค้า/บริการ โดยรับชำระเงินทันที) -> รับเงิน -> นำเงินส่งกองคลัง (ต่อ) การบันทึกบัญชีนำเงินสด/เช็ค/เช็คที่เขียนออกจากบัญชีเงินฝากกระแสรายวันของส่วนงาน/ถอนเงินจากบัญชีเงินฝากออมทรัพย์ของส่วนงาน นำฝากเข้า โดยใช้ T-Code => F-02 , Doc Type => 3? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 31 เป็นต้น) ==> JV – นำฝาก Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 40 เดบิต เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in) Pxx - *อย่าลืม ระบุเลขที่Pay-in , Value Date , House Bank , Bank Account ID 50 เครดิต เงินสด/เช็ค/เงินฝากกระแสรายวัน(ของส่วนงาน)-พัก/เงินฝากธนาคารออมทรัพย์(ของส่วนงาน) * อย่าลืม กรณีเขียนเช็คออกจากบัญชีเงินฝากกระแสรายวัน(ของส่วนงาน) จะต้องให้เจ้าหนี้ที่ AP อัพเดททะเบียนคุมเช็ค การบันทึกบัญชีนำเงินส่งกองคลัง โดยใช้ T-Code => F-02 , Doc Type => 3? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 31 เป็นต้น) * อย่าลืม ระบุเลขที่ใบนำส่ง ที่ Field “Reference” ==> JV – นำส่ง เดบิต เงินฝากที่กองคลัง เครดิต เงินสด/เช็ค/เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in)

36 รายการทางบัญชีของระบบงานบัญชีลูกหนี้ Business Transaction (AR)
การบันทึกรับเงินแทนกองคลัง

37 ปรับเงินฝากที่กองคลัง รับเงินแทนกองคลัง เช่น เงินประกันสัญญา
การบันทึกรับเงินรับฝากรับแทน หัวข้อที่เกี่ยวข้อง ส่วนงาน MU (กองคลัง) ลูกค้า 1 รับเงินเข้ากองทุน เงินรับฝาก ปรับเงินฝากที่กองคลัง รับเงินแทนกองคลัง เช่น เงินประกันสัญญา นำเงินส่งกองคลัง ใบนำส่ง ใบ สำคัญรับ ใบสำคัญรับ แจ้งข้อมูล Vendor code ในระบบ เฉพาะกรณีเงินประกันสัญญาเท่านั้น ใบเสร็จ รับเงิน หมายเหตุ: การรับเงินประกันซอง/ ประกันสัญญา ใบเสร็จรับเงินจะต้องออกโดยกองคลังเท่านั้น

38 No. กระบวนการทำงาน T-Code หมายเหตุ
ขั้นตอนการบันทึกรายการรับแทนกองคลัง -> รับเงิน -> นำเงินส่งกองคลัง No. กระบวนการทำงาน T-Code หมายเหตุ 1 บันทึกรับเงินแทนกองคลัง (เดิมจัดทำใบนำส่งเป็นกองทุน 502 ของสำนักงานอธิการบดี ) F-02 ระบุกองทุนเป็น PCA เป็น P? ของส่วนงาน (เช่น P02 กรณีที่บัณฑิตรับเงินแทนกองคลัง เป็นต้น) 2 จัดพิมพ์ใบสำคัญรับ (RV) ZARFM001 3 บันทึกการนำเงินสด/เช็ค ฝากธนาคารของมหาวิทยาลัย หรือ เขียนเช็คออกจากบัญชีเงินฝากกระแสรายวันของส่วนงาน/ถอนเงินจากเงินฝากธนาคารออมทรัพย์ของส่วนงานเข้า 325-6 * อย่าลืม กรณีที่เขียนเช็คออกจากบัญชีเงินฝากกระแสรายวันของส่วนงาน จะต้องให้เจ้าหน้าที่ AP อัพเดททะเบียนคุมเช็ค 4 จัดพิมพ์ใบสำคัญทั่วไป (JV-AR) => JV – นำฝาก ZARFM002 5 จัดทำและจัดพิมพ์ใบนำส่ง โดยระบุเลือกใบสำคัญรับ (RV) สามารถเลือกจากใบสำคัญรับหลาย ๆ ใบได้ (สามารถรวมจากหลายกองทุนได้ เฉพาะเงินรายได้เท่านั้น) ZARFM007 วันที่ในใบนำส่งจะต้องเป็นวันที่นำเงินมาส่งที่กองคลังเท่านั้น 6 บันทึกการนำเงินส่งกองคลัง *อย่าลืม ระบุเลขที่ใบนำส่ง ที่ Field “Reference” F-30 จะต้องเป็นวันที่เดียวกับวันที่ในใบนำส่งเท่านั้น 7 จัดพิมพ์ใบสำคัญทั่วไป (JV-AR) => JV – นำส่ง

39 ขั้นตอนการบันทึกรายการรับแทนกองคลัง -> รับเงิน -> นำเงินส่งกองคลัง (ต่อ)
การบันทึกบัญชีรับเงินแทนกองคลัง โดยใช้ T- Code => F-02 , Doc Type => 2? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 21 เป็นต้น) Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 40 เดบิต เงินสด/เช็ค/เงินฝากธนาคารออมทรัพย์ (ของส่วนงาน)/เงินฝากกระแสรายวัน(ของส่วนงาน)-คุม/เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in) Pxx - * กรณีที่รับชำระเป็นเงินสด/เช็ค แล้วส่วนงานสามารถนำฝากเข้า ทันสิ้นวัน สามารถ เดบิต เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in) ได้ * อย่าลืม กรณีที่บันทึกบัญชี “เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in)” จะต้องระบุ Value Date , House Bank และ Bank Account ID กรณีรับเช็ค จะต้องระบุเลขที่เช็ค ที่ Field “Long Texts -> Ref.เลขที่เช็ค ” - กรณีออกใบเสร็จรับเงินนอกระบบ จะต้องระบุเลขที่ใบเสร็จรับเงินนอกระบบ ที่ Menu “Extras/ Document texts…/ใบเสร็จรับเงิน (นอกระบบ)” 50 เครดิต เงินรับฝากรอส่งกองคลัง (GL ) ที่ Field “Long Texts” จะต้องระบุคำอธิบายเป็น “รับเงิน แทนกองคลัง” ตามที่ส่วนงานได้ทำการรับเงินแทนกองคลัง

40 ขั้นตอนการบันทึกรายการรับแทนกองคลัง -> รับเงิน -> นำเงินส่งกองคลัง (ต่อ)
การบันทึกบัญชีนำเงินสด/เช็ค/เช็คที่เขียนออกจากบัญชีเงินฝากกระแสรายวันของส่วนงาน/ถอนเงินจากบัญชีเงินฝากออมทรัพย์ของส่วนงาน นำฝากเข้า โดยใช้ T-Code => F-02 , Doc Type => 3? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 31 เป็นต้น) ==> JV – นำฝาก Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 40 เดบิต เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in) Pxx - *อย่าลืม ระบุ Value Date , เลขที่Pay-in , House Bank และ Bank Account ID 50 เครดิต เงินสด/เช็ค/เงินฝากกระแสรายวัน(ของส่วนงาน)-พัก/เงินฝากธนาคารออมทรัพย์(ของส่วนงาน) * อย่าลืม กรณีเขียนเช็คออกจากบัญชีเงินฝากกระแสรายวัน(ของส่วนงาน) จะต้องให้เจ้าหนี้ที่ AP อัพเดททะเบียนคุมเช็ค เสมอ การบันทึกบัญชีนำเงินส่งกองคลัง โดยใช้ T-Code => F-30 , Doc Type => 3? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 31 เป็นต้น) * อย่าลืม ระบุเลขที่ใบนำส่ง ที่ Field “Reference” ==> JV – นำส่ง เดบิต เงินรับฝากรอส่งกองคลัง (GL ) เครดิต เงินสด/เช็ค/เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in) กรณีบันทึกบัญชีเป็น “เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in)”

41 ข้อควรระวังในการบันทึกรายการรับเงิน (RV)
Document Date คือ วันที่เอกสาร Posting Date คือ วันที่บันทึกบัญชี เพื่อบันทึกไปบัญชีแยกประเภท - ส่วนใหญ่การรับเงิน Document Date และ Posting Date จะเป็นวันที่วันเดียวกันเสมอ ยกเว้น กรณีรับเงินหลังจากที่ได้มีการปิดบัญชีประจำวันแล้ว Document Date เป็นวันที่ปัจจุบัน แต่ Posting Date เป็นวันทำการถัดไป - แต่ละส่วนงานจะออกรายงานเงินคงเหลือประจำวัน ซึ่งจะสัมพันธ์กับ Posting Date - กรณีที่มีการรับเงินในวันหยุดราชการ หรือวันหยุดนักขัตฤกษ์ ให้ระบุ Posting Date เป็นวันทำการถัดไปเสมอ เช่น มีการรับเงินวันที่ 30 – 31 ก.ค. 54 ให้ระบุ Posting Date เป็นวันที่ 1 ส.ค. 54 แต่ Document Date เป็นวันที่ 30 หรือ 31 ก.ค. 54 หรือ 1 ส.ค. 54 เป็นต้น ถ้ามีการบันทึกรับเงินเป็นยอดสรุปสิ้นวัน ควรแยกเอกสารการบันทึกบัญชีบัตรเครดิตออกมา เนื่องจากบัตรเครดิต จะไม่สามารถนำส่งได้ในวันนั้นเพราะต้องรอข้อมูลจากทาง Bank ในวันถัดไป การบันทึกรายได้จะต้องกรอกข้อมูล 5 fields เสมอ คือ PCA ( Profit center) , Fund , FA ( Functional Area), CCA ( Cost center), IO ( Internal Order) การบันทึกรับเงินเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารกระแสรายวัน ของส่วนงาน จะเป็น บัญชีคุม เสมอ กรณีที่บันทึกบัญชี “เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in)” วันที่ตรง Value Date ให้ระบุวันที่เป็นวันเดียวกันกับวันที่ใน ใบนำฝาก (Pay-in)

42 ข้อควรระวังในการบันทึกรายการรับเงิน (RV) - ต่อ
การรับเงินแทนกองคลัง เช่น เงินประกันสัญญา (กองคลังเป็นผู้ออกใบเสร็จรับเงินเท่านั้น) , ค่าธรรมเนียมการศึกษา เป็นต้น ที่ Field “Long Texts” จะต้องระบุคำอธิบายเป็น “รับเงิน แทนกองคลัง” ตามที่ส่วนงานได้ทำการรับเงินแทนกองคลัง การบันทึกบัญชี “รายได้.....(ตามประเภท)” ที่ Field “Long Texts” จะต้องระบุคำอธิบายรายการเป็น “รายได้ ” ที่ส่วนงานได้ทำการรับเงิน เพื่อให้กองคลังใช้สำหรับตรวจสอบความถูกต้องของการบันทึกบัญชีของส่วนงาน เช่น รายได้ค่าเช่าห้องประชุม , รายได้ค่าห้องพัก , รายได้ค่าจอดรถ , รายได้ค่าขายแบบ , รายได้จากการรับบริจาค เป็นต้น กรณีที่รับเงินโอนเข้าบัญชีธนาคาร แล้วธนาคารหัก “ค่าธรรมเนียมธนาคาร” จะต้องบันทึกการรับเงิน และ บันทึกการจ่ายเงิน ภายในวันเดียวกันเสมอ กรณีที่ส่วนงานรับเป็นเงินสด/เช็ค จากบุคคลภายนอก แล้วนำเงินสด/เช็ค นำฝากเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของมหาวิทยาลัย (เช่น เงินฝากธนาคาร เป็นต้น ) ทันภายในสิ้นวัน ส่วนงานสามารถบันทึกเดบิต เงินฝากมหาวิทยาลัย(Pay-in) เครดิต รายได้ (ตามประเภทพ) ได้ (เฉพาะกรณีที่รับเป็นเงินสด/เช็ค เท่านั้น) การบันทึกบัญชีในใบสำคัญรับ 1 ใบ ต่อ 1 กองทุน (Fund) เท่านั้น (ข้อสังเกตุ ถ้าส่วนงานบันทึกบัญชีแล้วเกิด Balance Sheet Adjustment แสดงว่าบันทึกบัญชีต่างกองทุน ให้ยกเลิกรายการบัญขีนั้นแล้วทำการบันทึกบัญชีใหม่) กรณีที่ต้องการจัดพิมพ์ใบสำคัญรับ ซึ่งเป็นใบสำคัญรับของเดือนก่อน ๆ ที่ Field “งวดที่ผ่านรายการ” ให้ลบข้อมูลออก (เนื่องจากระบบจะแสดงค่าเป็นงวดปัจจุบัน)

43 ข้อควรระวังในการบันทึกรายการนำฝาก ( JV – นำฝาก ) และ การจัดทำใบนำส่ง
กรณีที่เขียนเช็คออกจากบัญชีเงินฝากธนาคารกระแสรายวัน(ของส่วนงาน) จะต้องให้เจ้าหน้าที่ AP ทำการอัพเดททะเบียนคุมเช็ค เสมอ “ทะเบียนคุมเช็ค”ในระบบ จะต้องมีข้อมูลตรงกันกับ “ต้นขั้วเช็ค” เสมอ ข้อควรระวังในการจัดทำใบนำส่ง สามารถรวบเอกสารการร้บเงินจากหลาย ๆ RV และ หลาย ๆ กองทุน (เฉพาะกองทุนเงินรายได้เท่านั้น) เป็น ใบนำส่ง 1 ใบได้ ให้ระบุเลขที่ใบสำคัญรับ เฉพาะใบสำคัญรับที่ต้องการนำเงินมาส่งกองคลัง วันที่ในใบนำส่ง จะต้องเป็นวันที่ที่นำเงินมาส่งกองคลัง กรณีที่ไม่สามารถนำเงินมาส่งที่กองคลังได้ ให้ทำการยกเลิกใบนำส่ง และ ยกเลิกเอกสารการนำเงินส่งกองคลัง ( JV – นำส่ง) ด้วยเสมอ กรณีที่รับเงินโอนเข้าบัญชีธนาคาร แล้วธนาคารหัก “ค่าธรรมเนียมธนาคาร” จะต้องแนบสำเนาเอกสารการจ่ายงิน (PV) มาด้วยเสมอ และที่ใบนำส่ง ให้ระบุ “เงินสด” สำหรับค่าธรรมเนียมธนาคาร ให้วงกลมด้วยปากกาแดงที่เงินสด กรณีเลือกใบสำคัญรับของเดือนก่อน ๆ เพื่อจะมาจัดทำใบนำส่ง ที่ Field “งวด” ให้ลบข้อมูลออก (เนื่องจากระบบจะแสดงค่าเป็นงวดปัจจุบัน)

44 ข้อควรระวังในการบันทึกรายการนำเงินส่งกองคลัง (JV – นำส่ง )
Document Date คือ วันที่เอกสาร Posting Date คือ วันที่บันทึกบัญชี เพื่อบันทึกไปบัญชีแยกประเภท วันที่ในเอกสารการนำส่ง(JV – นำส่ง) จะต้องเป็นวันที่เดียวกันกับวันที่ในใบนำส่งเสมอ กรณีที่ไม่สามารถนำเงินมาส่งที่กองคลังได้ทันภายในวัน ให้ทำการยกเลิกเอกสารการนำเงินส่งกองคลัง ( JV – นำส่ง) และ ยกเลิกใบนำส่ง ด้วยเสมอ เอกสารการนำส่ง (JV – นำส่ง) จะต้องระบุ “เลขที่ใบนำส่ง” ที่ Field “Reference” เสมอ โดยตัวอักษร “S” จะต้องเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ การบันทึกรายการนำเงินส่งกองคลัง 1 ใบ ต่อ 1 กองทุน (Fund) เท่านั้น (ข้อสังเกตุ ถ้าส่วนงานบันทึกบัญชีแล้วเกิด Balance Sheet Adjustment แสดงว่าบันทึกบัญชีต่างกองทุน ให้ยกเลิกรายการบัญชีนั้นแล้วทำการบันทึกบัญชีใหม่)

45 ข้อควรระวังในการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน กรณีขายสินค้า/บริการเป็นเงินเชื่อ
เมื่อส่วนงานจะบันทึกการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน ทุกครั้งก่อนทำการบันทึก จะต้องทำการยืนยันยอดลูกหนี้ ทุกสิ้นเดือน ส่วนงานจะต้องทำหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ระหว่างกันเสมอ พร้อมส่งสำเนาหนังสือยืนยันยอดให้กองคลังทราบ ภายในวันทำการที่ 5 ของเดือนถัดไป

46 รายการทางบัญชีของระบบงานบัญชีลูกหนี้ Business Transaction (AR)
การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน (ฎีกา)

47 การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกา
ข้อควรระวังในการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกา การพิจารณาว่ารายการใดที่ต้องมีการบันทึกรายการตั้งลูกหนี้-เจ้าหนี้ระหว่างกัน รายการค่าใช้จ่ายที่ผ่านการประมวลผลผ่าน HR-Payroll (รวม Off-Cycle)  ไม่ตั้งลูกหนี้-เจ้าหนี้ระหว่างกัน รายการค่าใช้จ่ายที่ไม่ผ่านการประมวลผลผ่าน HR-Payroll  ตั้งลูกหนี้-เจ้าหนี้ระหว่างกัน วิธีการบันทึกรายการตั้งลูกหนี้-มหาวิทยาลัย 1 ฎีกา ต่อ 1 FI Document ต่อ 1 กองทุน(Fund) Assignment : ระบุ เลขที่ฎีกา เช่น E1P /2011 (ซึ่ง “E” และ “P” ต้องเป็นตัวพิมพ์ใหญ่เสมอ) เป็นต้น เมื่อทำการยกเลิกฎีกา อย่าลืมทำการยกเลิกเอกสารการตั้งลูกหนี้มหาวิทยาลัยด้วย เสมอ

48 รายการทางบัญชีของระบบงานบัญชีลูกหนี้ Business Transaction (AR)
การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน (ฎีกาเงินรายได้) การบันทึกรายการรับเช็คจากมหาวิทยาลัย-เงินรายได้

49 ตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน (Hard Copy) บันทึกการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน
การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกาเงินรายได้ ขั้นตอนการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – เงินรายได้ พิมพ์เอกสารการ ตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน (Hard Copy) โดยใช้ T-Code: FB03 บันทึกการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน โดยใช้ T-Code: F-22 เมื่อส่วนงานนำฎีกา มาวางเบิกที่กองคลัง การบันทึกบัญชีตั้ง ลูกหนี้ระหว่างกัน ใช้ Doc Type “1?” กรณีไม่มีภาษีหัก ณ ที่จ่าย Dr. (Posting Key = 01) ลูกหนี้ระหว่างกัน ( ระบุรหัสลูกหนี้เป็น เสมอ ) Cr. (Posting Key = 50) บัญชีพัก รอรับจ่าย กรณีมีภาษีหัก ณ ที่จ่าย Dr. (Posting Key = 40) ภาษีหัก ณ ที่จ่ายระหว่างกัน กรณีมีค่าปรับ เช่น จำนวนที่ขอเบิก 32, บาท , ภาษีหัก ณ ที่จ่าย บาท , เงินหัก 1, บาท , จำนวนเงินสุทธิ 30, บาท == > จำนวนเงินตามหน้าเอกสาร ใบขอเบิก(ฎีกา) เป็นต้น Dr. (Posting Key = 01) ลูกหนี้ระหว่างกัน ( ระบุรหัสลูกหนี้เป็น เสมอ ) 30, บาท Dr. (Posting Key = 40) ภาษีหัก ณ ที่จ่ายระหว่างกัน บาท Cr. (Posting Key = 50) บัญชีพัก รอรับจ่าย , บาท อย่าลืม Assignment : ระบุ เลขที่ฎีกา เช่น E1P /2011 เป็นต้น ( “E” และ “P” ต้องเป็นตัวพิมพ์ใหญ่) เสมอ

50 No. กระบวนการทำงาน T-Code หมายเหตุ
การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกาเงินรายได้ No. กระบวนการทำงาน T-Code หมายเหตุ 1 เมื่อจะนำฎีกามาวางที่กองคลัง ให้บันทึกตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน * อย่าลืม ฎีกาเงินยืมมหาวิทยาลัย ไม่ต้องตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน F-22 บันทึกตั้งลูกหนี้ระหว่างกันแยกตามกองทุน 2 พิมพ์เอกสารการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน (Hard Copy) * อย่าลืม กดปุ่ม “ General Ledger” ก่อนทำการสั่งพิมพ์ FB03 3 บันทึกรับเช็คจากมหาวิทยาลัย (เฉพาะ กรณีที่ส่วนงานเขียนเช็คจ่ายต่อให้เจ้าหนี้เอง) F-28 4 จัดพิมพ์ใบสำคัญรับ (RV) ZARFM001 5 นำเช็คฝากเข้าเงินฝากธนาคารกระแสรายวัน/ออมทรัพย์ F-02 6 จัดพิมพ์ใบสำคัญทั่วไป (JV – AR ) ZARFM002 7 AP - ทำกระบวนการจ่ายเช็คให้เจ้าหนี้ 8 โอนเงินฝากธนาคารออมทรัพย์เข้าเงินฝากธนาคารกระแสรายวัน กรณีที่ส่วนงานเปิดบัญชีเงินฝากธนาคารกระแสรายวันคู่กับบัญชีเงินฝากธนาคารออมทรัพย์ Posting Date เป็นวันเดียวกันกับวันที่ Posting Date ในใบสำคัญจ่าย (PV) 9

51 การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกาเงินรายได้
การบันทึกบัญชีตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – เงินรายได้ โดยใช้ T-Code => F-22 , Doc Type => 1? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 11 เป็นต้น) กรณีที่ฎีกามีภาษีหัก ณ ที่จ่าย Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 01 เดบิต ลูกหนี้ระหว่างกัน (ระบุรหัสลูกหนี้เป็น เสมอ ) Pxx - 40 เดบิต ภาษีหัก ณ ที่จ่ายระหว่างกัน (GL ) 50 เครดิต บัญชีพัก รอรับจ่าย (GL ) การบันทึกบัญชีตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – เงินรายได้ โดยใช้ T-Code => F-22 , Doc Type => 1? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 11 เป็นต้น) กรณีที่ฎีกาไม่มีมีภาษีหัก ณ ที่จ่าย ไม่ต้องระบุ ระบบจะ Auto Update ให้ เมื่อบันทึกเอกสาร (ดูที่ GL View) ไม่ต้องระบุ ระบบจะ Auto Update ให้ เมื่อบันทึกเอกสาร (ดูที่ GL View)

52 ไม่ต้องระบุ ระบบจะ Auto Update ให้ เมื่อบันทึกเอกสาร (ดูที่ GL View)
การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกาเงินรายได้ -> รับเช็คจากกองคลัง (กรณีที่ส่วนงานเขียนเช็คจ่ายต่อให้เจ้าหนี้เอง) การบันทึกบัญชีตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – เงินรายได้ โดยใช้ T-Code => F-22 , Doc Type => 1? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 11 เป็นต้น) กรณีที่ฎีกามีภาษีหัก ณ ที่จ่าย และ มีค่าปรับ เช่น วางฎีกาเบิกค่าครุภัณฑ์สำนักงาน 107, บาท มีรายการหัก ภาษีหัก ณ ที่จ่าย 7, บาท มีหักค่าปรับ 10, บาท เป็นต้น Posting Key การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน (บาท) PCA Fund CO IO FA 01 เดบิต ลูกหนี้ระหว่างกัน (ระบุรหัสลูกหนี้เป็น เสมอ ) * อย่าลืม จำนวนเงินที่ระบุจะเป็นยอดเงินหลังจากหัก ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และหักค่าปรับ แล้วเท่านั้น 90,000.00 Pxx - 40 เดบิต ภาษีหัก ณ ที่จ่ายระหว่างกัน (GL ) 7,000.00 50 เครดิต บัญชีพัก รอรับจ่าย (GL ) 97,000.00 หมายเหตุ จำนวนเงินที่บันทึกบัญชีด้านบนนี้ เป็นการบันทึกจำนวนเงินตามโจทย์ตัวอย่างเท่านั้น ไม่ต้องระบุ ระบบจะ Auto Update ให้ เมื่อบันทึกเอกสาร (ดูที่ GL View)

53 การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกา
การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้-มหาวิทยาลัย พิมพ์เอกสารการบันทึกรายการตั้งลูกหนี้-มหาวิทยาลัย(T-Code: FB03) ตัวแปร/ฟิลด์ ข้อมูล FI Document 21xxxxxxxx (การตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน) Accounting Entry: Dr. เงินสด Pxx Dr. ลูกหนี้ + SP "Z" Pxx Cr. รายได้จากการรับจ้างบริการฯ Pxx Document Type 2x ใบสำคัญรับ RV - Pxx Reference UT-AR-008 ระบุเลขที่เอกสารอ้างอิง Header Text รายได้ค่าบริการวิชาการ Posting Key 40 เดบิต Account(GL) เงินสด Amount 3, THB Bus.place/ sectn มหาวิทยาลัยมหิดล Profit Center Pxx <ระบุ PCA ตามส่วนงาน> Fund รายได้ส่วนงาน Posting Key 09 เดบิต Account(GL) 1xxxxx รหัสลูกหนี้ Special G/L Ind. Z เงินประกันผลงาน-ใบหักประกัน Amount 1, THB Item Text รับเงินรายได้ค่าบริการวิชาการ Posting Key 50 เครดิต Account(GL) รายได้จากการรับจ้างบริการวิชาการจากภายนอก Amount 4, THB Item Text   รับเงินรายได้ค่าบริการวิชาการ Profit Center Pxx <ระบุ PCA ตามส่วนงาน> Fund รายได้ส่วนงาน Cost Center Cxx01003 <ระบุ CCA ตามส่วนงาน> Order 3xx บริการวิชาการ xx (ส่วนงาน xx) Functional Area เผยแพร่ความรู้และบริการวิชาการ พิมพ์โดยไปที่ ปุ่ม Customize Local Layout / ไปที่ Hard Copy Result: ข้อมูลการบันทึกบัญชีการตั้งลูกหนี้ระหว่างกันออกทางเครื่องพิมพ์

54 การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกาเงินรายได้
ข้อควรระวังในการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกาเงินรายได้ 1 ฎีกา ต่อ 1 FI Document (เลขที่เอกสาร) ต่อ 1 Fund (กองทุน) เท่านั้น ฎีกาเงินเดือน ไม่ต้องตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน ฎีกาเงินยืมมหาวิทยาลัย ไม่ต้องตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน ฎีกาเงินอุดหนุนวิจัยจากเงินรายได้ของส่วนงาน ไม่ต้องตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน กรณีที่ฎีกามีการหักค่าปรับ เช่น วางฎีกาเบิกค่าครุภัณฑ์สำนักงาน 107, บาท มีรายการหัก ภาษีหัก ณ ที่จ่าย 7, บาท มีหักค่าปรับ 10, บาท เป็นต้น ให้บันทึก เดบิต ลูกหนี้ – มหาวิทยาลัย 90, บาท (เป็นยอดเงินหลังจากหัก ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และหักค่าปรับ) เดบิต ภาษีหัก ณ ที่จ่ายระหว่างกัน7, บาท เครดิต บัญชีพัก รอรับจ่าย 97, บาท ที่ Field “Assignment” ให้ระบุเลขที่ฎีกาเสมอ เช่น E1P /2011 เป็นต้น ( “E” และ “P” ต้องเป็นตัวพิมพ์ใหญ่) เสมอ

55 รายการทางบัญชีของระบบงานบัญชีลูกหนี้ Business Transaction (AR)
การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน (ฎีกาเงินรายได้) การบันทึกรายการรับเช็คจากมหาวิทยาลัย-เงินรายได้

56 การบันทึกรายการรับเช็คจากมหาวิทยาลัย - เงินรายได้ (กรณีที่ส่วนงานเขียนเช็คจ่ายต่อให้เจ้าหนี้เอง)
การบันทึกบัญชีรับเช็คจากมหาวิทยาลัย – เงินรายได้ โดยใช้ T-Code => F-28 , Doc Type => 2? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 21 เป็นต้น) หมายเหตุ ให้บันทึกได้ถึงวันที่ 30 กันยายน 2554 Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 40 เดบิต เช็ค Pxx - 15 เครดิต ลูกหนี้ระหว่างกัน (ระบุรหัสลูกหนี้เป็น เสมอ ) การบันทึกบัญชีรับเช็คจากมหาวิทยาลัย – เงินรายได้ โดยใช้ T-Code => F-30 , Doc Type => 2? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 21 เป็นต้น) หมายเหตุ ให้เริ่มบันทึกตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม 2554 50 เครดิต เงินฝากธนาคารรอส่วนงานรับเข้า ( ) การบันทึกบัญชีนำเช็คฝากเข้าเงินธนาคารออมทรัพย์/เงินฝากธนาคารกระแสรายวัน(ของส่วนงาน) โดยใช้ T-Code => F-02 , Doc Type => 3? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 31 เป็นต้น) เดบิต เงินฝากธนาคารออมทรัพย์/กระแสรายวัน - คุม เครดิต เช็ค

57 การบันทึกรายการรับเช็คจากมหาวิทยาลัย - เงินรายได้ (กรณีที่ส่วนงานเขียนเช็คจ่ายต่อให้เจ้าหนี้เอง)
การบันทึกบัญชีรับเช็คจากมหาวิทยาลัย – เงินรายได้ พร้อมทั้งนำเช็คฝากเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของส่วนงาน (ภายในวันเดียวกัน) โดยใช้ T-Code => F-28 , Doc Type => 2? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 21 เป็นต้น) Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 40 เดบิต เงินฝากธนาคารออมทรัพย์/กระแสรายวัน - คุม Pxx - 15 เครดิต ลูกหนี้ระหว่างกัน (ระบุรหัสลูกหนี้เป็น เสมอ ) การบันทึกบัญชีโอนเงินธนาคารออมทรัพย์เข้าเงินฝากธนาคารกระแสรายวัน(ของส่วนงาน) โดยใช้ T-Code => F-02 , Doc Type => 3? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 31 เป็นต้น)เฉพาะกรณีที่ส่วนงานเปิดบัญชีออมทรัพย์ คู่กับ บัญชีกระแสรายวัน ให้บันทึกบัญชีทุกครั้งที่มีการจ่ายเช็คและวันที่ผ่านรายการต้องเป็นวันเดียวกันกับวันที่ผ่านรายการในใบสำคัญจ่าย เดบิต เงินฝากธนาคารกระแสรายวัน - คุม 50 เครดิต เงินฝากธนาคารออมทรัพย์

58 การบันทึกรายการรับเช็คเงินอุดหนุนวิจัยจากมหาวิทยาลัย – เงินรายได้ (เงินอุดหนุนวิจัยที่มหาวิทยาลัยสนับสนุนส่วนงาน) กรณีบัญชีเงินวิจัยอยู่ในระบบ MU-ERP การบันทึกบัญชีรับเช็คจากมหาวิทยาลัย – เงินรายได้ โดยใช้ T-Code => F-30 (เนื่องจากรหัสบัญชี “เงินฝากของส่วนงานรอรับเข้า” เป็น Open Item) , Doc Type => 2? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 21 เป็นต้น) Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 40 เดบิต เช็ค ( ) Pxx - 50 เครดิต เงินฝากธนาคารรอส่วนงานรับเข้า ( ) การบันทึกบัญชีนำเช็คฝากเข้าเงินธนาคารออมทรัพย์/เงินฝากธนาคารกระแสรายวัน(ของส่วนงาน) โดยใช้ T-Code => F-02 , Doc Type => 3? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 31 เป็นต้น) เดบิต เงินฝากธนาคารออมทรัพย์/กระแสรายวัน - คุม เครดิต เช็ค ( ) การบันทึกบัญชีรับเช็คจากมหาวิทยาลัย – เงินรายได้ พร้อมทั้งนำเช็คฝากเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของส่วนงาน (ภายในวันเดียวกัน) โดยใช้ T-Code => F-30 (เนื่องจากรหัสบัญชี “เงินฝากของส่วนงานรอรับเข้า” เป็น Open Item) , Doc Type => 2? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 21 เป็นต้น)

59 การบันทึกรายการรับเช็คเงินอุดหนุนวิจัยจากมหาวิทยาลัย – เงินรายได้ (เงินอุดหนุนวิจัยที่มหาวิทยาลัยสนับสนุนส่วนงาน) กรณีบัญชีเงินวิจัยอยู่ในระบบ MU-ERP การบันทึกบัญชีโอนเงินธนาคารออมทรัพย์เข้าเงินฝากธนาคารกระแสรายวัน(ของส่วนงาน) โดยใช้ T-Code => F-02 , Doc Type => 3? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 31 เป็นต้น) เฉพาะกรณีที่ส่วนงานเปิดบัญชีออมทรัพย์ คู่กับ บัญชีกระแสรายวัน ให้บันทึกบัญชีทุกครั้งที่มีการจ่ายเช็คและวันที่ผ่านรายการต้องเป็นวันเดียวกันกับวันที่ผ่านรายการในใบสำคัญจ่าย Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 40 เดบิต เงินฝากธนาคารกระแสรายวัน - คุม Pxx - 50 เครดิต เงินฝากธนาคารออมทรัพย์

60 การบันทึกรายการรับเช็คเงินอุดหนุนวิจัยจากมหาวิทยาลัย – เงินรายได้ (เงินอุดหนุนวิจัยที่มหาวิทยาลัยสนับสนุนส่วนงาน) กรณีบัญชีเงินวิจัยอยู่นอกระบบ MU-ERP การบันทึกบัญชีรับเช็คจากมหาวิทยาลัย – เงินรายได้ โดยใช้ T-Code => F-30 (เนื่องจากรหัสบัญชี “เงินฝากของส่วนงานรอรับเข้า” เป็น Open Item) , Doc Type => 2? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 21 เป็นต้น) Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 40 เดบิต เช็ค ( ) Pxx - 50 เครดิต เงินฝากธนาคารรอส่วนงานรับเข้า ( ) การบันทึกบัญชีจ่ายเช็คให้กับผู้วิจัย (เจ้าหนี้ที่ AP เป็นผู้บันทึก เดบิต เงินอุดหนุนการวิจัย เครดิต เช็ค ( ) CCA

61 การบันทึกรายการรับเช็คจากมหาวิทยาลัย - เงินรายได้
ข้อควรระวังในการบันทึกบัญชีรับเช็คจากมหาวิทยาลัย กรณีรับเช็คที่จ่ายจากฎีกาเงินอุดหนุนวิจัยจากรายได้ของส่วนงาน เลขที่เอกสารการตั้งลูกหนี้มหาวิทยาลัย ที่ต้องทำการ Choose จะเป็นเลขที่เอกสารในการตั้งเจ้าหนี้เพื่อนำไปจัดทำฎีกา กรณีรับเช็คที่จ่ายจากฎีกาที่ส่วนงานต้องเขียนเช็คต่อให้เจ้าหนี้เอง เลขที่เอกสารการตั้งลูกหนี้มหาวิทยาลัย ที่ต้องทำการ Choose จะขึ้นต้นด้วย 21 เสมอ เช่น เป็นต้น (ให้บันทึกได้ถึงวันที่ 30 กันยายน 2554) กรณีรับเช็คที่จ่ายจากฎีกาที่ส่วนงานต้องเขียนเช็คต่อให้เจ้าหนี้เอง เลขที่เอกสารปรับปรุงของมหาวิทยาลัย ที่ต้องทำการ Choose จะขึ้นต้นด้วย 1099 เสมอ เช่น เป็นต้น (ให้เริ่มบันทึกตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม 2554) กรณีรับเช็คสั่งจ่ายชื่อเจ้าหนี้การค้า ส่วนงานไม่ต้องบันทึกบัญชีรับเช็คในระบบ MU-ERP

62 รายการทางบัญชีของระบบงานบัญชีลูกหนี้ Business Transaction (AR)
การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกา (เงินงบประมาณแผ่นดินปกติ) การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกา (เงินงบประมาณไทยเข้มแข็ง)

63 ตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน (Hard Copy) บันทึกการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน
การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกาเงินงบประมาณแผ่นดินปกติ Fund ขั้นตอนการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – เงินงบประมาณแผ่นดินปกติ พิมพ์เอกสารการ ตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน (Hard Copy) โดยใช้ T-Code: FB03 บันทึกการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน โดยใช้ T-Code: F-22 เมื่อส่วนงานนำฎีกา มาวางเบิกที่กองคลัง การบันทึกบัญชีตั้ง ลูกหนี้ระหว่างกัน ใช้ Doc Type “1?” กรณีไม่มีภาษีหัก ณ ที่จ่าย Dr. (Posting Key = 01) ลูกหนี้ระหว่างกัน ( ระบุรหัสลูกหนี้เป็น เสมอ ) Cr. (Posting Key = 50) เงินงบประมาณรอรับจัดสรร กรณีมีภาษีหัก ณ ที่จ่าย Dr. (Posting Key = 40) ภาษีหักส่งล่วงหน้า อย่าลืม Assignment : ระบุ เลขที่ฎีกา เช่น E3P /2011 เป็นต้น ( “E” และ “P” ต้องเป็นตัวพิมพ์ใหญ่) เสมอ

64 No. กระบวนการทำงาน T-Code หมายเหตุ
การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกาเงินงบประมาณแผ่นดินปกติ Fund No. กระบวนการทำงาน T-Code หมายเหตุ 1 เมื่อจะนำฎีกามาวางที่กองคลัง ให้บันทึกตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน F-22 บันทึกตั้งลูกหนี้ระหว่างกันแยกตามกองทุน 2 พิมพ์เอกสารการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน (Hard Copy) * อย่าลืม กดปุ่ม “ General Ledger” ก่อนทำการสั่งพิมพ์ FB03 3 บันทึกรับเช็คจากมหาวิทยาลัย (เฉพาะ กรณีที่ส่วนงานเขียนเช็คจ่ายต่อให้เจ้าหนี้เอง) F-28 4 จัดพิมพ์ใบสำคัญรับ (RV) ZARFM001 5 นำเช็คฝากเข้าเงินฝากธนาคารกระแสรายวัน/ออมทรัพย์ F-02 6 จัดพิมพ์ใบสำคัญทั่วไป (JV – AR ) ZARFM002 7 AP - ทำกระบวนการจ่ายเช็คให้เจ้าหนี้ 8 โอนเงินฝากธนาคารออมทรัพย์เข้าเงินฝากธนาคารกระแสรายวัน กรณีที่ส่วนงานเปิดบัญชีเงินฝากธนาคารกระแสรายวันคู่กับบัญชีเงินฝากธนาคารออมทรัพย์ Posting Date เป็นวันเดียวกันกับวันที่ Posting Date ในใบสำคัญจ่าย (PV) 9

65 Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA
การบันทึกบัญชีตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – เงินงบประมาณแผ่นดินปกติ โดยใช้ T-Code => F-22 , Doc Type => 1? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 11 เป็นต้น) กรณีที่ฎีกามีภาษีหัก ณ ที่จ่าย Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 01 เดบิต ลูกหนี้ระหว่างกัน (ระบุรหัสลูกหนี้เป็น เสมอ ) Pxx - 40 เดบิต ภาษีหักส่งล่วงหน้า (GL ) 50 เครดิต เงินงบประมาณรอรับจัดสรร (GL ) การบันทึกบัญชีตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – เงินงบประมาณแผ่นดินปกติ โดยใช้ T-Code => F-22 , Doc Type => 1? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 11 เป็นต้น) กรณีที่ฎีกาไม่มีมีภาษีหัก ณ ที่จ่าย ไม่ต้องระบุ ระบบจะ Auto Update ให้ เมื่อบันทึกเอกสาร (ดูที่ GL View) ไม่ต้องระบุ ระบบจะ Auto Update ให้ เมื่อบันทึกเอกสาร (ดูที่ GL View) อย่าลืม Assignment : ระบุ เลขที่ฎีกา เช่น E3P /2011 เป็นต้น ( “E” และ “P” ต้องเป็นตัวพิมพ์ใหญ่) เสมอ

66 การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกาเงินงบประมาณแผ่นดินปกติ Fund 20101001
การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้-มหาวิทยาลัย พิมพ์เอกสารการบันทึกรายการตั้งลูกหนี้-มหาวิทยาลัย (T-Code: FB03) ตัวแปร/ฟิลด์ ข้อมูล FI Document 21xxxxxxxx (การตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน) Accounting Entry: Dr. เงินสด Pxx Dr. ลูกหนี้ + SP "Z" Pxx Cr. รายได้จากการรับจ้างบริการฯ Pxx Document Type 2x ใบสำคัญรับ RV - Pxx Reference UT-AR-008 ระบุเลขที่เอกสารอ้างอิง Header Text รายได้ค่าบริการวิชาการ Posting Key 40 เดบิต Account(GL) เงินสด Amount 3, THB Bus.place/ sectn มหาวิทยาลัยมหิดล Profit Center Pxx <ระบุ PCA ตามส่วนงาน> Fund รายได้ส่วนงาน Posting Key 09 เดบิต Account(GL) 1xxxxx รหัสลูกหนี้ Special G/L Ind. Z เงินประกันผลงาน-ใบหักประกัน Amount 1, THB Item Text รับเงินรายได้ค่าบริการวิชาการ Posting Key 50 เครดิต Account(GL) รายได้จากการรับจ้างบริการวิชาการจากภายนอก Amount 4, THB Item Text   รับเงินรายได้ค่าบริการวิชาการ Profit Center Pxx <ระบุ PCA ตามส่วนงาน> Fund รายได้ส่วนงาน Cost Center Cxx01003 <ระบุ CCA ตามส่วนงาน> Order 3xx บริการวิชาการ xx (ส่วนงาน xx) Functional Area เผยแพร่ความรู้และบริการวิชาการ พิมพ์โดยไปที่ ปุ่ม Customize Local Layout / ไปที่ Hard Copy Result: ข้อมูลการบันทึกบัญชีการตั้งลูกหนี้ระหว่างกันออกทางเครื่องพิมพ์

67 การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกาเงินงบประมาณแผ่นดินปกติ Fund 20101001
1 ฎีกา ต่อ 1 FI Document (เลขที่เอกสาร) ต่อ 1 Fund (กองทุน) เท่านั้น ฎีกาเงินเดือน ไม่ต้องตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน ที่ Field “Assignment” ให้ระบุเลขที่ฎีกาเสมอ เช่น E3P /2011 เป็นต้น ( “E” และ “P” ต้องเป็นตัวพิมพ์ใหญ่) เสมอ ที่ Field “Long Texts” ไม่ต้องระบุข้อมูล 5 Field แล้ว (PCA , Fund , CO , IO , FA)

68 รายการทางบัญชีของระบบงานบัญชีลูกหนี้ Business Transaction (AR)
การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกา (เงินงบประมาณแผ่นดินปกติ) การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกา (เงินงบประมาณไทยเข้มแข็ง)

69 ตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน (Hard Copy) บันทึกการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน
การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกาเงินงบประมาณไทยเข้มแข็ง Fund ขั้นตอนการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกาเงินงบประมาณไทยเข้มแข็ง Fund พิมพ์เอกสารการ ตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน (Hard Copy) โดยใช้ T-Code: FB03 บันทึกการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน โดยใช้ T-Code: F-22 เมื่อส่วนงานนำฎีกา มาวางเบิกที่กองคลัง การบันทึกบัญชีตั้ง ลูกหนี้ระหว่างกัน ใช้ Doc Type “1?” กรณีไม่มีภาษีหัก ณ ที่จ่าย Dr. (Posting Key = 01) ลูกหนี้ระหว่างกัน ( ระบุรหัสลูกหนี้เป็น เสมอ ) Cr. (Posting Key = 50) เงินงบประมาณรอรับจัดสรร กรณีมีภาษีหัก ณ ที่จ่าย Dr. (Posting Key = 40) ภาษีหักส่งล่วงหน้า กรณีมีค่าปรับ เช่น จำนวนที่ขอเบิก 32, บาท , ภาษีหัก ณ ที่จ่าย บาท , เงินหัก 1, บาท , จำนวนเงินสุทธิ 30, บาท == > จำนวนเงินตามหน้าเอกสาร ใบขอเบิก(ฎีกา) เป็นต้น Dr. (Posting Key = 01) ลูกหนี้ระหว่างกัน ( ระบุรหัสลูกหนี้เป็น เสมอ ) 30, บาท Dr. (Posting Key = 40) ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า , บาท Dr. (Posting Key = 40) ภาษีหักส่งล่วงหน้า บาท Cr. (Posting Key = 50)เงินงบประมาณรอรับจัดสรร 32, บาท อย่าลืม Assignment : ระบุ เลขที่ฎีกา เช่น E4P /2011 เป็นต้น (ซึ่งจะต้องระบุ “E” เป็นตัวพิมพ์ใหญ่)

70 No. กระบวนการทำงาน T-Code หมายเหตุ
การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกาเงินงบประมาณไทยเข้มแข็ง Fund No. กระบวนการทำงาน T-Code หมายเหตุ 1 เมื่อจะนำฎีกามาวางที่กองคลัง ให้บันทึกตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน F-22 บันทึกตั้งลูกหนี้ระหว่างกันแยกตามกองทุน 2 พิมพ์เอกสารการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน (Hard Copy) * อย่าลืม กดปุ่ม “ General Ledger” ก่อนทำการสั่งพิมพ์ FB03 3 บันทึกรับเช็คจากมหาวิทยาลัย (เฉพาะ กรณีที่ส่วนงานเขียนเช็คจ่ายต่อให้เจ้าหนี้เอง) F-28 4 จัดพิมพ์ใบสำคัญรับ (RV) ZARFM001 5 นำเช็คฝากเข้าเงินฝากธนาคารกระแสรายวัน/ออมทรัพย์ F-02 6 จัดพิมพ์ใบสำคัญทั่วไป (JV – AR ) ZARFM002 7 AP - ทำกระบวนการจ่ายเช็คให้เจ้าหนี้ 8 โอนเงินฝากธนาคารออมทรัพย์เข้าเงินฝากธนาคารกระแสรายวัน กรณีที่ส่วนงานเปิดบัญชีเงินฝากธนาคารกระแสรายวันคู่กับบัญชีเงินฝากธนาคารออมทรัพย์ Posting Date เป็นวันเดียวกันกับวันที่ Posting Date ในใบสำคัญจ่าย (PV) 9

71 Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA
การบันทึกบัญชีตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – เงินงบประมาณไทยเข้มแข็ง โดยใช้ T-Code => F-22 , Doc Type => 1? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 11 เป็นต้น) กรณีที่ฎีกามีภาษีหัก ณ ที่จ่าย Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 01 เดบิต ลูกหนี้ระหว่างกัน (ระบุรหัสลูกหนี้เป็น เสมอ ) Pxx - 40 เดบิต ภาษีหักส่งล่วงหน้า (GL ) 50 เครดิต เงินงบประมาณรอรับจัดสรร (GL ) การบันทึกบัญชีตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – เงินงบประมาณไทยเข้มแข็ง โดยใช้ T-Code => F-22 , Doc Type => 1? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 11 เป็นต้น) กรณีที่ฎีกาไม่มีมีภาษีหัก ณ ที่จ่าย ไม่ต้องระบุ ระบบจะ Auto Update ให้ เมื่อบันทึกเอกสาร (ดูที่ GL View) ไม่ต้องระบุ ระบบจะ Auto Update ให้ เมื่อบันทึกเอกสาร (ดูที่ GL View)

72 ไม่ต้องระบุ ระบบจะ Auto Update ให้ เมื่อบันทึกเอกสาร (ดูที่ GL View)
การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกาเงินงบประมาณไทยเข้มแข็ง Fund การบันทึกบัญชีตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – เงินงบประมาณไทยเข้มแข็ง โดยใช้ T-Code => F-22 , Doc Type => 1? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 11 เป็นต้น) กรณีที่ฎีกามีภาษีหัก ณ ที่จ่าย และ มีค่าปรับ เช่น วางฎีกาเบิกค่าครุภัณฑ์สำนักงาน 107, บาท มีรายการหัก ภาษีหัก ณ ที่จ่าย 7, บาท มีหักค่าปรับ 10, บาท เป็นต้น Posting Key การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน (บาท) PCA Fund CO IO FA 01 เดบิต ลูกหนี้ระหว่างกัน (ระบุรหัสลูกหนี้เป็น เสมอ ) * อย่าลืม จำนวนเงินที่ระบุจะเป็นยอดเงินหลังจากหัก ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และหักค่าปรับ แล้วเท่านั้น 90,000.00 Pxx - 40 เดบิต ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า (GL ) 10,000.00 เดบิต ภาษีหักส่งล่วงหน้า (GL ) 7,000.00 50 เครดิต เงินงบประมาณรอรับจัดสรร (GL ) 107,000.00 หมายเหตุ จำนวนเงินที่บันทึกบัญชีด้านบนนี้ เป็นการบันทึกจำนวนเงินตามโจทย์ตัวอย่างเท่านั้น ไม่ต้องระบุ ระบบจะ Auto Update ให้ เมื่อบันทึกเอกสาร (ดูที่ GL View)

73 การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกาเงินงบประมาณไทยเข้มแข็ง Fund 20101004
การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้-มหาวิทยาลัย พิมพ์เอกสารการบันทึกรายการตั้งลูกหนี้-มหาวิทยาลัย (T-Code: FB03) ตัวแปร/ฟิลด์ ข้อมูล FI Document 21xxxxxxxx (การตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน) Accounting Entry: Dr. เงินสด Pxx Dr. ลูกหนี้ + SP "Z" Pxx Cr. รายได้จากการรับจ้างบริการฯ Pxx Document Type 2x ใบสำคัญรับ RV - Pxx Reference UT-AR-008 ระบุเลขที่เอกสารอ้างอิง Header Text รายได้ค่าบริการวิชาการ Posting Key 40 เดบิต Account(GL) เงินสด Amount 3, THB Bus.place/ sectn มหาวิทยาลัยมหิดล Profit Center Pxx <ระบุ PCA ตามส่วนงาน> Fund รายได้ส่วนงาน Posting Key 09 เดบิต Account(GL) 1xxxxx รหัสลูกหนี้ Special G/L Ind. Z เงินประกันผลงาน-ใบหักประกัน Amount 1, THB Item Text รับเงินรายได้ค่าบริการวิชาการ Posting Key 50 เครดิต Account(GL) รายได้จากการรับจ้างบริการวิชาการจากภายนอก Amount 4, THB Item Text   รับเงินรายได้ค่าบริการวิชาการ Profit Center Pxx <ระบุ PCA ตามส่วนงาน> Fund รายได้ส่วนงาน Cost Center Cxx01003 <ระบุ CCA ตามส่วนงาน> Order 3xx บริการวิชาการ xx (ส่วนงาน xx) Functional Area เผยแพร่ความรู้และบริการวิชาการ พิมพ์โดยไปที่ ปุ่ม Customize Local Layout / ไปที่ Hard Copy Result: ข้อมูลการบันทึกบัญชีการตั้งลูกหนี้ระหว่างกันออกทางเครื่องพิมพ์

74 การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกาเงินงบประมาณไทยเข้มแข็ง Fund 20101004
1 ฎีกา ต่อ 1 FI Document (เลขที่เอกสาร) ต่อ 1 Fund (กองทุน) เท่านั้น ที่ Field “Assignment” ให้ระบุเลขที่ฎีกาเสมอ เช่น E4P /2011 เป็นต้น ( “E” และ “P” ต้องเป็นตัวพิมพ์ใหญ่) เสมอ ที่ Field “Long Texts” ไม่ต้องระบุข้อมูล 5 Field แล้ว (PCA , Fund , CO , IO , FA) กรณีที่ฎีกามีการหักค่าปรับ เช่น วางฎีกาเบิกค่าครุภัณฑ์สำนักงาน 107, บาท มีรายการหัก ภาษีหัก ณ ที่จ่าย 7, บาท มีหักค่าปรับ 10, บาท เป็นต้น ให้บันทึก เดบิต ลูกหนี้ – มหาวิทยาลัย 90, บาท (เป็นยอดเงินหลังจากหัก ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และหักค่าปรับ) เดบิต ค่าปรับหักส่งล่วงหน้า 10, บาท เดบิต ภาษีหักส่งล่วงหน้า 7, บาท เครดิต เงินงบประมาณรอรับจัดสรร 107, บาท

75 รายการทางบัญชีของระบบงานบัญชีลูกหนี้ Business Transaction (AR)
การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกาเงินงบประมาณ อุดหนุนทั่วไปและอุดหนุนเฉพาะ (Fund , Fund )

76 ตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน (Hard Copy) บันทึกการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน
การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกาเงินงบประมาณอุดหนุนทั่วไปและอุดหนุนเฉพาะ ขั้นตอนการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – เงินงบประมาณอุดหนุนทั่วไปและอุดหนุนเฉพาะ พิมพ์เอกสารการ ตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน (Hard Copy) โดยใช้ T-Code: FB03 บันทึกการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน โดยใช้ T-Code: F-22 เมื่อส่วนงานนำฎีกา มาวางเบิกที่กองคลัง การบันทึกบัญชีตั้ง ลูกหนี้ระหว่างกัน ใช้ Doc Type “1?” กรณีไม่มีภาษีหัก ณ ที่จ่าย Dr. (Posting Key = 01) ลูกหนี้ระหว่างกัน ( ระบุรหัสลูกหนี้เป็น เสมอ ) Cr. (Posting Key = 50) รายได้รอรับรู้-รับจัดสรรจากกรมบัญชีกลาง กรณีมีภาษีหัก ณ ที่จ่าย Dr. (Posting Key = 40) ภาษีหัก ณ ที่จ่ายระหว่างกัน กรณีมีค่าปรับ เช่น จำนวนที่ขอเบิก 32, บาท , ภาษีหัก ณ ที่จ่าย บาท , เงินหัก 1, บาท , จำนวนเงินสุทธิ 30, บาท == > จำนวนเงินตามหน้าเอกสาร ใบขอเบิก(ฎีกา) เป็นต้น Dr. (Posting Key = 01) ลูกหนี้ระหว่างกัน ( ระบุรหัสลูกหนี้เป็น เสมอ ) 31, บาท Dr. (Posting Key = 40) ภาษีหัก ณ ที่จ่ายระหว่างกัน (ถ้ามี) บาท Cr. (Posting Key = 50) รายได้รอรับรู้-รับจัดสรรจากกรมบัญชีกลาง 32, บาท อย่าลืม Assignment : ระบุ เลขที่ฎีกา เช่น E2P /2011 เป็นต้น (ซึ่งจะต้องระบุ “E” เป็นตัวพิมพ์ใหญ่)

77 No. กระบวนการทำงาน T-Code หมายเหตุ
การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกาเงินงบประมาณอุดหนุนทั่วไปและอุดหนุนเฉพาะ No. กระบวนการทำงาน T-Code หมายเหตุ 1 เมื่อจะนำฎีกามาวางที่กองคลัง ให้บันทึกตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน F-22 บันทึกตั้งลูกหนี้ระหว่างกันแยกตามกองทุน 2 พิมพ์เอกสารการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน (Hard Copy) * อย่าลืม กดปุ่ม “ General Ledger” ก่อนทำการสั่งพิมพ์ FB03 3 บันทึกรับเช็คจากมหาวิทยาลัย (เฉพาะ กรณีที่ส่วนงานเขียนเช็คจ่ายต่อให้เจ้าหนี้เอง) F-28 4 จัดพิมพ์ใบสำคัญรับ (RV) ZARFM001 5 นำเช็คฝากเข้าเงินฝากธนาคารกระแสรายวัน/ออมทรัพย์ F-02 6 จัดพิมพ์ใบสำคัญทั่วไป (JV – AR ) ZARFM002 7 AP - ทำกระบวนการจ่ายเช็คให้เจ้าหนี้ 8 โอนเงินฝากธนาคารออมทรัพย์เข้าเงินฝากธนาคารกระแสรายวัน กรณีที่ส่วนงานเปิดบัญชีเงินฝากธนาคารกระแสรายวันคู่กับบัญชีเงินฝากธนาคารออมทรัพย์ Posting Date เป็นวันเดียวกันกับวันที่ Posting Date ในใบสำคัญจ่าย (PV) 9

78 การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกาเงินงบประมาณอุดหนุนทั่วไปและอุดหนุนเฉพาะ
การบันทึกบัญชีตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – เงินงบประมาณอุดหนุนทั่วไปและอุดหนุนเฉพาะ โดยใช้ T-Code => F-22 Doc Type => 1? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 11 เป็นต้น) กรณีที่ฎีกามีภาษีหัก ณ ที่จ่าย Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 01 เดบิต ลูกหนี้ระหว่างกัน (ระบุรหัสลูกหนี้เป็น เสมอ ) Pxx - 40 เดบิต ภาษีหัก ณ ที่จ่ายระหว่างกัน (GL ) 50 เครดิต รายได้รอรับรู้-รับจัดสรรจากกรมบัญชีกลาง (GL ) การบันทึกบัญชีตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – เงินงบประมาณอุดหนุนทั่วไปและอุดหนุนเฉพาะ โดยใช้ T-Code => F-22 , Doc Type => 1? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 11 เป็นต้น) กรณีที่ฎีกาไม่มีมีภาษีหัก ณ ที่จ่าย ไม่ต้องระบุ ระบบจะ Auto Update ให้ เมื่อบันทึกเอกสาร (ดูที่ GL View) ไม่ต้องระบุ ระบบจะ Auto Update ให้ เมื่อบันทึกเอกสาร (ดูที่ GL View)

79 ไม่ต้องระบุ ระบบจะ Auto Update ให้ เมื่อบันทึกเอกสาร (ดูที่ GL View)
การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกาเงินงบประมาณอุดหนุนทั่วไปและอุดหนุนเฉพาะ การบันทึกบัญชีตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – เงินงบประมาณอุดหนุนทั่วไปและอุดหนุนเฉพาะ โดยใช้ T-Code => F-22 Doc Type => 1? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 11 เป็นต้น) กรณีที่ฎีกามีภาษีหัก ณ ที่จ่าย และ มีค่าปรับ เช่น วางฎีกาเบิกค่าครุภัณฑ์สำนักงาน 107, บาท มีรายการหัก ภาษีหัก ณ ที่จ่าย 7, บาท มีหักค่าปรับ 10, บาท เป็นต้น Posting Key การบันทึกบัญชี จำนวนเงิน (บาท) PCA Fund CO IO FA 01 เดบิต ลูกหนี้ระหว่างกัน (ระบุรหัสลูกหนี้เป็น เสมอ ) * อย่าลืม จำนวนเงินที่ระบุจะเป็นยอดเงินหลังจากหัก ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และหักค่าปรับ แล้วเท่านั้น 90,000.00 Pxx - 40 เดบิต ภาษีหัก ณ ที่จ่ายระหว่างกัน (GL ) 7,000.00 50 เครดิต รายได้รอรับรู้-รับจัดสรรจากกรมบัญชีกลาง (GL ) หมายเหตุ จำนวนเงินที่บันทึกบัญชีด้านบนนี้ เป็นการบันทึกจำนวนเงินตามโจทย์ตัวอย่างเท่านั้น ไม่ต้องระบุ ระบบจะ Auto Update ให้ เมื่อบันทึกเอกสาร (ดูที่ GL View)

80 การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกาเงินงบประมาณอุดหนุนทั่วไปและอุดหนุนเฉพาะ
การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้-มหาวิทยาลัย พิมพ์เอกสารการบันทึกรายการตั้งลูกหนี้-มหาวิทยาลัย (T-Code: FB03) ตัวแปร/ฟิลด์ ข้อมูล FI Document 21xxxxxxxx (การตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน) Accounting Entry: Dr. เงินสด Pxx Dr. ลูกหนี้ + SP "Z" Pxx Cr. รายได้จากการรับจ้างบริการฯ Pxx Document Type 2x ใบสำคัญรับ RV - Pxx Reference UT-AR-008 ระบุเลขที่เอกสารอ้างอิง Header Text รายได้ค่าบริการวิชาการ Posting Key 40 เดบิต Account(GL) เงินสด Amount 3, THB Bus.place/ sectn มหาวิทยาลัยมหิดล Profit Center Pxx <ระบุ PCA ตามส่วนงาน> Fund รายได้ส่วนงาน Posting Key 09 เดบิต Account(GL) 1xxxxx รหัสลูกหนี้ Special G/L Ind. Z เงินประกันผลงาน-ใบหักประกัน Amount 1, THB Item Text รับเงินรายได้ค่าบริการวิชาการ Posting Key 50 เครดิต Account(GL) รายได้จากการรับจ้างบริการวิชาการจากภายนอก Amount 4, THB Item Text   รับเงินรายได้ค่าบริการวิชาการ Profit Center Pxx <ระบุ PCA ตามส่วนงาน> Fund รายได้ส่วนงาน Cost Center Cxx01003 <ระบุ CCA ตามส่วนงาน> Order 3xx บริการวิชาการ xx (ส่วนงาน xx) Functional Area เผยแพร่ความรู้และบริการวิชาการ พิมพ์โดยไปที่ ปุ่ม Customize Local Layout / ไปที่ Hard Copy Result: ข้อมูลการบันทึกบัญชีการตั้งลูกหนี้ระหว่างกันออกทางเครื่องพิมพ์

81 การบันทึกรายการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกาเงินงบประมาณอุดหนุนทั่วไปและอุดหนุนเฉพาะ
ข้อควรระวังในการตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน – ฎีกาเงินงบประมาณอุดหนุนทั่วไปและอุดหนุนเฉพาะ 1 ฎีกา ต่อ 1 FI Document (เลขที่เอกสาร) ต่อ 1 Fund (กองทุน) เท่านั้น ฎีกาเงินเดือน ไม่ต้องตั้งลูกหนี้ระหว่างกัน กรณีที่ฎีกามีการหักค่าปรับ เช่น วางฎีกาเบิกค่าครุภัณฑ์สำนักงาน 107, บาท มีรายการหัก ภาษีหัก ณ ที่จ่าย 7, บาท มีหักค่าปรับ 10, บาท เป็นต้น ให้บันทึก เดบิต ลูกหนี้ – มหาวิทยาลัย 90, บาท (เป็นยอดเงินหลังจากหัก ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และหักค่าปรับ) เดบิต ภาษีหัก ณ ที่จ่ายระหว่างกัน 7, บาท เครดิต รายได้รอรับรู้-รับจัดสรรจากกรมบัญชีกลาง 97, บาท

82 รายการทางบัญชีของระบบงานบัญชีลูกหนี้ Business Transaction (AR)
การบันทึกรายการ การรับเงิน – ฎีกาเงินงบประมาณ ( Fund )

83 การบันทึกรายการรับเช็คจากมหาวิทยาลัย – ฎีกาเงินงบประมาณ
(กรณีที่ส่วนงานเขียนเช็คจ่ายต่อให้เจ้าหนี้เอง) การบันทึกบัญชีรับเช็คจากมหาวิทยาลัย – เงินงบประมาณ โดยใช้ T-Code => F-28 , Doc Type => 2? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 21 เป็นต้น) หมายเหตุ ให้บันทึกได้ถึงวันที่ 30 กันยายน 2554 Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 40 เดบิต เช็ค Pxx - 15 เครดิต ลูกหนี้ระหว่างกัน (ระบุรหัสลูกหนี้เป็น เสมอ ) การบันทึกบัญชีรับเช็คจากมหาวิทยาลัย – เงินงบประมาณ โดยใช้ T-Code => F-30 , Doc Type => 2? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 21 เป็นต้น) หมายเหตุ ให้เริ่มบันทึกตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม 2554 50 เครดิต เงินฝากธนาคารรอส่วนงานรับเข้า ( ) การบันทึกบัญชีนำเช็คฝากเข้าเงินธนาคารออมทรัพย์/เงินฝากธนาคารกระแสรายวัน(ของส่วนงาน) – เงินงบประมาณ โดยใช้ T-Code => F-02 , Doc Type => 3? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 31 เป็นต้น) เดบิต เงินฝากธนาคารออมทรัพย์/กระแสรายวัน - คุม เครดิต เช็ค

84 การบันทึกรายการรับเช็คจากมหาวิทยาลัย - เงินรายได้ (กรณีที่ส่วนงานเขียนเช็คจ่ายต่อให้เจ้าหนี้เอง)
การบันทึกบัญชีรับเช็คจากมหาวิทยาลัย – เงินงบประมาณ พร้อมทั้งนำเช็คฝากเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของส่วนงาน (ภายในวันเดียวกัน) โดยใช้ T-Code => F-28 , Doc Type => 2? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 21 เป็นต้น) Posting Key การบันทึกบัญชี PCA Fund CO IO FA 40 เดบิต เงินฝากธนาคารออมทรัพย์/กระแสรายวัน - คุม Pxx - 15 เครดิต ลูกหนี้ระหว่างกัน (ระบุรหัสลูกหนี้เป็น เสมอ ) การบันทึกบัญชีโอนเงินธนาคารออมทรัพย์เข้าเงินฝากธนาคารกระแสรายวัน(ของส่วนงาน) – เงินงบประมาณ โดยใช้ T-Code => F-02 , Doc Type => 3? (เช่น สำนักงานอธิการบดี ใช้ 31 เป็นต้น)เฉพาะกรณีที่ส่วนงานเปิดบัญชีออมทรัพย์ คู่กับ บัญชีกระแสรายวัน ให้บันทึกบัญชีทุกครั้งที่มีการจ่ายเช็ค และ วันที่ผ่านรายการ ต้องเป็นวันเดียวกันกับ วันที่ผ่านรายการในใบสำคัญจ่าย เดบิต เงินฝากธนาคารกระแสรายวัน - คุม 50 เครดิต เงินฝากธนาคารออมทรัพย์

85 การบันทึกรายการรับเช็คจากมหาวิทยาลัย - เงินรายได้
ข้อควรระวังในการบันทึกบัญชีรับเช็คจากมหาวิทยาลัย กรณีรับเช็คที่จ่ายจากฎีกาที่ส่วนงานต้องเขียนเช็คต่อให้เจ้าหนี้เอง เลขที่เอกสารการตั้งลูกหนี้มหาวิทยาลัย ที่ต้องทำการ Choose จะขึ้นต้นด้วย 21 เสมอ เช่น เป็นต้น (ให้บันทึกได้ถึงวันที่ 30 กันยายน 2554) กรณีรับเช็คที่จ่ายจากฎีกาที่ส่วนงานต้องเขียนเช็คต่อให้เจ้าหนี้เอง เลขที่เอกสารปรับปรุงของมหาวิทยาลัย ที่ต้องทำการ Choose จะขึ้นต้นด้วย 1099 เสมอ เช่น เป็นต้น (ให้เริ่มบันทึกตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม 2554) กรณีรับเช็คสั่งจ่ายชื่อเจ้าหนี้การค้า ส่วนงานไม่ต้องบันทึกบัญชีรับเช็คในระบบ MU-ERP

86 รายการทางบัญชีของระบบงานบัญชีลูกหนี้ Business Transaction (AR)
การบันทึกรายการ การรับเงิน – เงินเดือน(ทุกแหล่งเงิน)

87 ขั้นตอนการรับเงิน – เงินเดือน(ทุกแหล่งเงิน)
No. กระบวนการทำงาน T-Code หมายเหตุ 1 ส่วนงานบันทึกรับเงินจากกองคลังจะต้องตรวจสอบยอดตามฏีกา และดูตาม Fund F-02 การบันทึกรับเงินจะต้องแยกข้อมูลตาม Fund (กองทุน) เช่น กองทุนรายได้ส่วนงาน กับ กองทุนสวัสดิการพม.จะต้องบันทึกเอกสาร FI Document แยกกัน และ ถ้ามีเบิกเกินส่งคืนจะต้องลดยอดเงินจากฎีกาด้วย เงินรายได้ – Dr. เงินฝากธนาคารส่วนงาน Cr. เงินฝากที่กองคลัง (GL ) เงินงบประมาณแผ่นดิน Cr. เงินงบประมาณรอรับจัดสรร (GL ) เงินงบประมาณอุดหนุนทั่วไป และ เงินงบประมาณอุดหนุนเฉพาะ Cr. รายได้รอรับรู้-งบประมาณรับจัดสรร(GL ) ** อย่าลืมระบุเลขที่ใบนำฝากตามส่วนงาน เช่น เลขที่ใบนำฝาก “53/U00001” หมายถึง วิทยาลัยนานาชาติ (ส่วนงาน “U”) ได้รับใบนำฝากธนาคาร ในปีบัญชี 2553 เป็นลำดับที่ “00001” 2 พิมพ์ใบสำคัญรับ (RV) ZARFM001

88 T-Code (ที่ใช้ในการเคลียร์)
สรุปรหัสบัญชีที่เป็น Open Item สำหรับ Module AR No. ชื่อบัญชี รหัสบัญชี T-Code (ที่ใช้ในการเคลียร์) 1 เงินรับฝากรอส่งกองคลัง F-30 2 เงินฝากธนาคารรอส่วนงานรับเข้า 3 รหัสลูกหนี้ Customer Code F-30 / F-28 แล้วแต่กรณี 4 บัญชีพัก ขึ้นต้นด้วย 9*