ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการและหลักการเขียนหนังสือที่ดี

ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการและหลักการเขียนหนังสือที่ดี
ประเด็น : 1. ลักษณะของหนังสือติดต่อราชการ 2. วิธีการเขียนส่วนต่างๆ ของหนังสือราชการ 3. การเขียนหนังสือราชการให้ดี

หนังสือราชการที่ใช้โดยทั่วไป
1. หนังสือภายนอก 2. หนังสือประทับตรา 3. หนังสือภายใน

จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป
หนังสือภายนอก ตราครุฑ ที่ (ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ) (วัน เดือน ปี) เรื่อง (คำขึ้นต้น) อ้างถึง (ถ้ามี) สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) หัวหนังสือ เหตุที่มีหนังสือไป (ข้อความ) จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป จึง ( คำลงท้าย) (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเต็ม) (ตำแหน่ง) (ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง) โทร … โทรสาร ……………………………. สำเนาส่ง (ถ้ามี) ท้ายหนังสือ

ที่...................................... (ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ)
หนังสือภายนอก ชั้นความลับ (ถ้ามี) ชั้นความเร็ว (ถ้ามี) ที่ (ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ) (วัน เดือน ปี) เรื่อง (คำขึ้นต้น) อ้างถึง (ถ้ามี) สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) (ข้อความ) (คำลงท้าย) (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเต็ม) (ตำแหน่ง) (ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง) โทร สำเนาส่ง (ถ้ามี)

การเขียนส่วนต่างๆ ของหนังสือ

1. ส่วนหัวหนังสือ 1.1 ที่ อบ 0037.4/1 อบ = รหัสตัวพยัญชนะประจำจังหวัด
อบ = รหัสตัวพยัญชนะประจำจังหวัด 00 = เลขประจำเจ้าของเรื่อง 37 = สำนักงานส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นจังหวัดอุบลฯ .4 = กลุ่มงานในสังกัดสำนักงานส่งเสริมฯ 1 = เลขที่หนังสือออก

1.2 ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ
ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการ ซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้น โดยปกติให้ลงที่ตั้งไว้ด้วย สำนักงาน ก.พ. เป็นชื่อส่วนราชการ ศาลากลางจังหวัดอุดรธานี เป็นสถานที่ราชการ ตัวอย่าง องค์การบริหารส่วนตำบลโนนสูง ศาลากลางจังหวัดอุดรธานี 399 ม.11 ถ.มิตรภาพ ต.โนนสูง อ. เมืองอุดรธานี จ.อุดรธานี อ.เมือง จ.อุดรธานี

1.3 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน
1.3 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ ๒ มกราคม ๒๕๕๑ วันที่ ๒ เดือนมกราคม พ.ศ. ๒๕๕๑

1.4 ชื่อเรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น    เรื่องที่เขียนดีมีลักษณะดังนี้ 1. ย่อสั้นที่สุด 2. เป็นประโยคหรือวลี 3. พอรู้ใจความว่าเป็นเรื่องอะไร 4. เก็บค้นอ้างอิงได้ง่าย 5. แยกความแตกต่างจากเรื่องอื่นได้

ตัวอย่าง “เรื่อง”ที่ยาวเกินความจำเป็น
เรื่อง การลงโทษข้าราชการพลเรือนที่กระทำผิดวินัยข้าราชการพลเรือนฐานทุจริตในการสอบ ควรเขียนว่า เรื่อง การลงโทษข้าราชการที่ทุจริตในการสอบ

ตัวอย่าง “เรื่อง” ที่ไม่เป็นประโยคหรือวลี
ตัวอย่าง “เรื่อง” ที่ไม่เป็นประโยคหรือวลี เรื่อง เครื่องพิมพ์ดีด ควรเขียนว่า เรื่อง เครื่องพิมพ์ดีดหาย เรื่อง การซื้อเครื่องพิมพ์ดีด เรื่อง การจำหน่ายเครื่องพิมพ์ดีดเก่าที่ไม่ใช้แล้ว

*** กรณีหนังสือต่อเนื่องให้ใช้ชื่อเรื่องเดิม เว้นแต่ ฉบับเดิมเป็นคำขอ
*** กรณีหนังสือต่อเนื่องให้ใช้ชื่อเรื่องเดิม เว้นแต่ ฉบับเดิมเป็นคำขอ เช่น ขออนุมัติ ขออนุญาต ขอความอนุเคราะห์ เช่น - ขออนุมัติเลื่อนเงินเดือนเป็นกรณีพิเศษ - ขอความอนุเคราะห์ช่วยเหลือค่าใช้จ่ายในการสัมมนา - ขออนุญาตนำเงินตราออกนอกประเทศ ควรเขียนว่า - การขออนุมัติเลื่อนเงินเดือนเป็นกรณีพิเศษ - การขอความอนุเคราะห์ช่วยเหลือค่าใช้จ่ายในการสัมมนา - การขออนุญาตนำเงินตราออกนอกประเทศ (ถ้าเป็นเรื่องเดิมให้เพิ่มคำว่า “การ” เข้าไป ทั้งนี้ ขึ้นอยู่ กับข้อความ อาจมีการเปลี่ยนแปลงได้แต่ให้คงเรื่องเดิมไว้)

***ถ้าตอบปฏิเสธ ไม่อนุมัติ ไม่อนุญาต ไม่อนุเคราะห์
• ไม่อนุมัติเลื่อนเงินเดือนเป็นกรณีพิเศษ • ไม่ช่วยเหลือค่าใช้จ่ายในการสัมมนา • ไม่อนุญาตนำเงินตราออกนอกประเทศ ***(กระด้าง ไม่นิยมใช้และต้องคำนึงถึงความสัมพันธ์) ให้ใช้คำว่า “การ” นำหน้าเรื่องเดิม

1.5 คำขึ้นต้น เรียน หัวหน้าราชการ บุคคลทั่วไป

เรียน ท่านปลัดกระทรวง ท่านอธิบดี
หรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงบุคคล ไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่ เช่น นาย นาง นางสาว เป็นต้น เรียน นายสมศักดิ์ นางสาวสมศรี นางสมทรง เรียน คุณสมศักดิ์ คุณสมศรี คุณสมทรง

คำลงท้าย = ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง
คำขึ้นต้น = กราบเรียน คำลงท้าย = ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง ประธานองคมนตรี นายกรัฐมนตรี ประธานวุฒิสภา ประธานสภาผู้แทนราษฎร ประธานศาลฎีกา ประธานรัฐสภา ประธานศาลรัฐธรรมนูญ ประธานศาลปกครองสูงสุด ประธานกรรมการเลือกตั้ง ประธานกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ประธานกรรมการป้องกันและปราบปรามการทุจริตแห่งชาติ ประธานกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน ผู้ตรวจการแผ่นดินของรัฐสภา รัฐบุรุษ

คำขึ้นต้น กราบเรียน นายกรัฐมนตรี
คำลงท้าย ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง คำขึ้นต้น เรียน รองนายกรัฐมนตรี คำลงท้าย ขอแสดงความนับถือ กราบเรียน ฯพณฯ นายกรัฐมนตรี เรียน ฯพณฯ รองนายกรัฐมนตรี

1.6 ชื่อตำแหน่งของหัวหน้าส่วนราชการ
กระทรวง = ปลัดกระทรวง กรม = อธิบดี สำนัก = ผู้อำนวยการสำนัก สำนักงาน = เลขาธิการสำนักงาน สำนักงานคณะกรรมการ = เลขาธิการคณะกรรมการ จังหวัด = ผู้ว่าราชการจังหวัด รัฐวิสาหกิจ = ผู้ว่าการ สานักงานตำรวจแห่งชาติ = ผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ มหาวิทยาลัย = อธิการบดี

1.7 คำนำหน้านาม บุคคลธรรมดา = นาย นาง นางสาว
บุคคลธรรมดา = นาย นาง นางสาว ตำแหน่งทางวิชาการ = ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ศาสตราจารย์ (สายการศึกษา) รองศาสตราจารย์ บรรดาศักดิ์ = คุณ (ผู้หญิงโสด) คุณหญิง ท่านผู้หญิง ฐานันดรศักดิ์ = หม่อมหลวง หม่อมราชวงศ์ หม่อมเจ้า ทหาร ตำรวจ = ใช้ยศเป็นคำนำหน้านาม

1.8 อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยติดต่อกันเฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการผู้รับหนังสือได้รับมาก่อนแล้ว จะจากส่วนราชการใดก็ตาม

โดยให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ เลขที่หนังสือ วันที่ เดือน และปีพุทธศักราช เช่น..
อ้างถึง หนังสือสำนักนายกรัฐมนตรี ลับที่สุด ด่วนที่สุด ที่ นร ๐๑๐๕/ว ๑๒๓ ลงวันที่ ๑ มีนาคม ๒๕๕๑

- การอ้างถึง ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียว -เว้นแต่มีเรื่องอื่นที่เป็นสาระสำคัญต้องนำมาพิจารณา จึงอ้างหนังสือฉบับอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้นให้ทราบด้วย

อ้างถึง หนังสือศาลากลางจังหวัดเชียงใหม่
ชั้นความลับ ชั้นความเร็ว ที่ ชม ๐๐๐๑/๑๒๓๔ ศาลากลางจังหวัดเชียงใหม่ อำเภอเมืองเชียงใหม่ จังหวัดเชียงใหม่ ๕๐๐๐๐ สถานที่ราชการ อ้างถึง หนังสือศาลากลางจังหวัดเชียงใหม่ ที่ ชม ๐๐๐๑/๑๒๓๔ ลงวันที่ ๑๕ มกราคม ๒๕๔๙ อ้างถึง หนังสือจังหวัดเชียงใหม่ ที่ ชม ๐๐๐๑/๑๒๓๔ ลงวันที่ ๑๕ มกราคม ๒๕๔๙

1.9 สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด เช่น สิ่งที่ส่งมาด้วย เครื่องถ่ายเอกสารจำนวน ๑๐ เครื่อง ส่งทางรถไฟ

กรณีส่งหนังสือ เช่น สิ่งที่ส่งมาด้วย สำเนาหนังสือสำนักนายก- รัฐมนตรี ลับที่สุด ด่วนที่สุด ที่ นร ๐๑๐๕/......ลงวันที่ ๑ กันยายน ๒๕๕๑ สิ่งที่ส่งมาด้วย หนังสือวันคล้ายวันสถาปนากระทรวง ครบ ๑๐๐ ปี จำนวน ๑๐๐ เล่ม

1.10 ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนเข้าใจง่าย
หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ ๑ ๒

2. ส่วนเหตุที่มีหนังสือไป
2.1 เริ่มต้นด้วยคำที่เหมาะสม ด้วย เนื่องจาก ใช้กรณีเป็นเรื่องใหม่ไม่มีคำว่า “นั้น” อยู่ท้ายประโยค ใช้กรณีที่เคยมีเรื่องติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ท้ายประโยคตามด้วยคำว่า “นั้น” หรือความแจ้งแล้วนั้น/ความละเอียดแจ้งแล้วนั้น/ ตาม ตามที่ 2.2 ใช้สรรพนามให้เหมาะสม 2.3 อ้างเหตุที่มีหนังสือไปให้ถูก - เหตุจากผู้มีหนังสือไป - เหตุจากบุคคลภายนอก - เหตุจากเหตุการณ์ที่ปรากฏขึ้น - เหตุจากผู้รับหนังสือ

“ด้วย” หรือ “เนื่องจาก”
ตัวอย่างที่ 1 ด้วยกรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นจะจัดการฝึกอบรมหลักสูตรการเขียนหนังสือราชการ ในระหว่างวันที่ ณ ตัวอย่างที่ 2 เนื่องจากท่านได้หยุดราชการไป 3 วัน โดยไม่ได้ยื่นใบลาตามระเบียบ จึงขอให้ท่านชี้แจงเหตุผลที่หยุดราชการครั้งนี้โดยด่วน

“ตาม” “ตามที่” ตัวอย่างที่ 1
ตามหนังสือที่อ้างถึง กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นได้แจ้งให้ อบต ความละเอียดแจ้งแล้วนั้น ตัวอย่างที่ 2 ตามที่ อบต. หารือสิทธิการเบิกค่าเช่าบ้าน กรณี ความละเอียดทราบแล้วนั้น

3. ส่วนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป
3.1 เขียนให้ผู้รับหนังสือรู้ชัดเจนว่าผู้มีหนังสือไปมีจุดประสงค์ที่ จะให้ผู้รับหนังสือทำอะไร หรือทำอย่างไร 3.2 เขียนให้ตรงกับลักษณะของเรื่อง 3.3 ความมุ่งหมายที่มีหนังสือไป  จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ  จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา  จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ

3. จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป (ต่อ)
*** หนังสือภายนอกควรเขียน “จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป” โดยย่อหน้าขึ้นบรรทัดใหม่แยกต่างห่างจาก “เหตุที่มีหนังสือไป” อาจมีข้อความประกอบเพื่อความสมบูรณ์ สละสลวย สุภาพ เช่น - จึงเรียนมาเพื่อโปรดขอความอนุเคราะห์มา เพื่อขอได้โปรดอนุญาตให้ใช้ห้องฝึกอบรมดังกล่าวด้วย

4. ส่วนท้ายหนังสือ 4.1 คำลงท้าย ขอแสดงความนับถือ หัวหน้าราชการ บุคคลทั่วไป ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง ใช้สำหรับบุคคล 14 ประเภท

4.2 การลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ
ให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือ - ให้ลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ ตัวอย่าง ขอแสดงความนับถือ (ลงชื่อ) ลีมา ลีมานันท์ (นายสีมา สีมานันท์) นายก อบต.

กรณีเขียนคำขึ้นต้น เรียน ศาสตราจารย์ ร้อยเอก หม่อมหลวง (ระบุชื่อ) กรณีเขียนในข้อความ ได้แจ้งให้ศาสตราจารย์ ร้อยเอก หม่อมหลวง.....(ระบุชื่อ).....ทราบด้วยแล้ว กรณีพิมพ์ประกอบการลงชื่อ ขอแสดงความนับถือ ร้อยเอก ลายมือชื่อ (ศาสตราจารย์ หม่อมหลวงสมศักดิ์ ) ตำแหน่ง

4.3 ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
ตัวอย่าง ฝ่ายบริหารงานทั่วไป โทร โทรสาร ตัวอย่าง กองคลัง ฝ่ายการเงินและบัญชี โทร โทรสาร

หนังสือประทับตรา คือหนังสือที่ใช้ตราประทับแทนการลงชื่อของหัว-หน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปเป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา ใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการด้วยกัน หรือส่วนราชการกับบุคคลภายนอก

หนังสือประทับตราให้ใช้เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ
๑. การขอรายระเอียดเพิ่มเติม ๒. การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร บรรณสาร ๓. การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญหรือการเงิน ๔. การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ ๕. การเตือนเรื่องค้าง ๖. เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนดโดยทำเป็นคำสั่งให้ใช้หนังสือประทับตรา

(ลงชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก)
ชั้นความลับ (ถ้ามี) หนังสือประทับตรา (ตามระเบียบข้อ ๑๔) แบบที่ ๓ ชั้นความเร็ว (ถ้ามี) ที่ นร (กวพ) ๐๑๐๕/๑๒๓๔ ถึง (ลงชื่อส่วนราชการ หน่วยงาน หรือบุคคลที่หนังสือนั้นมีถึง) (ข้อความ) (ลงชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก) (ตราชื่อส่วนราชการ) (วัน เดือน ปี) (ลงชื่อย่อกำกับตรา) ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง โทร (ถ้าไม่มีโทรศัพท์ให้ลงที่ตั้งของเจ้าของเรื่อง) ชั้นความลับ (ถ้ามี)

ที่ นร ๐๑๐๕/ ถึง (กระทรวงศึกษาธิการ/กรมป่าไม้/บริษัทฯ/นาย/นาง/นางสาว/ฯลฯ) ตามหนังสือกระทรวง ที่ / ลงวันที่ .. ………………. ได้หารือเกี่ยวกับหลักเกณฑ์การใช้ชื่อย่อของ “กรุงเทพมหานคร” ที่ถูกต้องตามการปฏิบัติงานสารบรรณว่า จะใช้คำว่า กท. กทม. หรือ กรุงเทพฯ และขอให้แจ้งหลักเกณฑ์ดังกล่าวให้ส่วนราชการทราบด้วย ความละเอียดแจ้งแล้ว นั้น สำนักนายกรัฐมนตรีขอเรียนว่า ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ มิได้กำหนดหลักเกณฑ์การใช้คำย่อในการเขียนหนังสือราชการไว้ อย่างไรก็ดี คำว่ากรุงเทพมหานคร สำนักนายกรัฐมนตรีพิจารณาเห็นสมควรใช้คำย่อว่า กรุงเทพฯ หรือ กทม. ตามนัยหลักเกณฑ์การใช้เครื่องหมายวรรคตอนและเครื่องหมาย อื่น ๆ หลักเกณฑ์การเว้นวรรค หลักเกณฑ์การเขียนคำย่อของราชบัณฑิตยสถาน ซึ่งสำนักนายกรัฐมนตรีได้มีหนังสือแจ้งให้ส่วนราชการทราบตามสำเนาหนังสือ ที่ นร ๑๓๐๕/ว ๗๙๙๕ ลงวันที่ ๑๗ กันยายน ๒๕๔๔ ที่ส่งมาพร้อมนี้ จึงเรียนมาเพื่อทราบ สำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี สำนักกฎหมายและระเบียบกลาง โทร. ๐ ๒๒๘๒ ๙๓๐๓ ต่อ ๒๙๕ โทรสาร ๐ ๒๒๘๒ ๗๘๙๖ สำนักนายกรัฐมนตรี มกราคม ๒๕๔๙

หนังสือประทับตรา คำขึ้นต้น = ถึง ชื่อส่วนราชการ บุคคลทั่วไป
คำขึ้นต้น = ถึง ชื่อส่วนราชการ บุคคลทั่วไป (นาย นาง นางสาว) คำลงท้าย = ไม่มี ใช้ประทับตราชื่อส่วนราชการ

หนังสือภายใน เป็นหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ จัดทำตามแบบที่ ๒ ท้ายระเบียบ เป็นหนังสือชนิดที่ ๒

แบบกระดาษบันทึกข้อความ
ชั้นความลับ(ถ้ามี) แบบที่ ๒ แบบหนังสือภายใน (ตามระเบียบข้อ ๑๒) บันทึกข้อความ ชั้นความเร็ว(ถ้ามี) ส่วนราชการ ที่ วันที่ เรื่อง (คำขึ้นต้น) (ข้อความ) (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเต็ม) ตำแหน่ง ชั้นความลับ (ถ้ามี)

ผิดแบบ บันทึกข้อความ ส่วนราชการ ที่ วันที่ เรื่อง เรียน
ที่ วันที่ เรื่อง เรียน (ข้อความ) (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเต็ม) อธิบดี ผิดแบบ อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย ข้อควรระวัง

บันทึกข้อความ ผิดแบบ ชั้นความลับ(ถ้ามี) ชั้นความเร็ว(ถ้ามี) ส่วนราชการ
แบบที่ ๒ แบบหนังสือภายใน (ตามระเบียบข้อ ๑๒) บันทึกข้อความ ชั้นความเร็ว(ถ้ามี) ส่วนราชการ ที่ วันที่ เรื่อง (คำขึ้นต้น) (ข้อความ) (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเต็ม) ตำแหน่ง ชั้นความลับ (ถ้ามี) ผิดแบบ

ผิดแบบ บันทึกข้อความ ชั้นความลับ(ถ้ามี) ชั้นความเร็ว(ถ้ามี) ส่วนราชการ
แบบที่ ๒ แบบหนังสือภายใน (ตามระเบียบข้อ ๑๒) ชั้นความเร็ว(ถ้ามี) บันทึกข้อความ ส่วนราชการ ที่ วันที่ เรื่อง (คำขึ้นต้น) (ข้อความ) (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเต็ม) ตำแหน่ง ชั้นความลับ (ถ้ามี) ผิดแบบ

ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ มีรายละเอียดพอสมควร โดยปกติถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมขึ้นไป ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถ้าต่ำกว่ากรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกองหรือส่วนราชการเจ้าของเรื่องพร้อมทั้งโทรศัพท์ (ถ้ามี)

บันทึกข้อความ ส่วนราชการ กรม กอง โทร. ที่ วันที่ เรื่อง เรียน
ส่วนราชการ กรม กอง โทร. ที่ วันที่ เรื่อง เรียน (ข้อความ) (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเต็ม) อธิบดี

บันทึกข้อความ ส่วนราชการ กอง โทร. ที่ วันที่ เรื่อง เรียน
ส่วนราชการ กอง โทร. ที่ วันที่ เรื่อง เรียน (ข้อความ) (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเต็ม) ผอ/หัวหน้ากอง

เป็นหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก
หนังสือภายใน บันทึก เป็นหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ จัดทำตามแบบที่ ๒ ท้ายระเบียบ เป็นหนังสือชนิดที่ ๒ คือข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรม (เช่น กอง ฝ่าย) ติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติให้ใช้กระดาษบันทึก- ข้อความ ไม่มีแบบ เป็นหนังสือชนิดที่ ๖

หนังสือภายใน บันทึก ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งที่บันทึกถึง
ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ มีรายละเอียดพอสมควร โดยปกติถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมขึ้นไป ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถ้าต่ำกว่ากรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกองหรือส่วนราชการเจ้าของเรื่องพร้อมทั้งโทรศัพท์ (ถ้ามี) ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งที่บันทึกถึง โดยใช้คำขึ้นต้นตามที่กำหนดไว้ในภาคผนวก ๒ สาระสำคัญของเรื่อง ให้ลงใจความของเรื่องที่บันทึก ถ้ามีเอกสารประกอบก็ให้ระบุไว้ด้วย ให้ลงชื่อและตำแหน่งของผู้บันทึก ในกรณีที่ไม่ใช้กระดาษบันทึกข้อความให้ลงวัน เดือน ปี ที่บันทึกด้วย

ขออนุมัติเดินทางไปราชการ
บันทึกข้อความ ส่วนราชการ ที่ วันที่ เรื่อง กรม กอง โทร. ๐ ๒๒๘๒ ๒๖๙๔ นร ๐๑๐๕/๑ ๕ มกราคม ๒๕๔๙ ขออนุมัติเดินทางไปราชการ เรียน ปลัดกระทรวง ข้อความ (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเต็ม) อธิบดี

เรื่อง ขออนุมัติเดินทางไปราชการ
ใช้กระดาษธรรมดา ที่ นร ๐๑๐๕/๑ เรื่อง ขออนุมัติเดินทางไปราชการ เรียน ปลัดกระทรวง ข้อความ (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเต็ม) อธิบดี ๕ มกราคม ๒๕๔๙

การเขียนหนังสือราชการให้ดี
1. เขียนให้ถูกต้อง เขียนให้ชัดเจน  ถูกแบบ  ชัดเจนในเนื้อความ  ถูกเนื้อหา  ชัดเจนในจุดประสงค์  ถูกหลักภาษา  กระจ่างในวรรคตอน  ถูกความนิยม 3. เขียนให้รัดกุม เขียนให้กะทัดรัด  มีความหมายแน่นอน  เขียนให้สั้น  ดิ้นไม่ได้  ไม่ใช้ข้อความเยิ่นเย้อ  ไม่มีช่องโหว่ให้โต้แย้ง  ไม่ใช้ถ้อยคำฟุ่มเฟือยโดยไม่จำเป็น

1. การเขียนให้ถูกต้อง • การเขียนให้ถูกแบบ - แบบหนังสือภายนอก
- แบบหนังสือภายใน - แบบหนังสือประทับตรา • การเขียนให้ถูกเนื้อหา - เหตุที่มีหนังสือไป - จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป

• การเขียนให้ถูกหลักภาษา - รูปประโยค - ความสัมพันธ์ของข้อความ
ความสัมพันธ์ระหว่าง คำประธาน - กริยา - กรรม – คำประกอบ ตัวอย่างที่ต้องแก้ไข - ก.พ. ลงมติให้สำนักงานดูแลนักเรียนจัดหาสถานศึกษา และเรื่องอื่นๆ ให้นักเรียนผู้นี้ - ก.พ. ลงมติให้สำนักงานจัดหาสถานศึกษาและดูแลเรื่องอื่นๆ ให้นักเรียนผู้นี้

• การเขียนให้ถูกความนิยม
- สรรพนาม - ถ้อยคำสำนวน - วรรคตอน 1. ใช้ภาษาราชการ ตัวอย่าง 1 พร้อมกันนี้ได้แจ้งให้จังหวัดทราบแล้วเหมือนกัน พร้อมกันนี้ได้แจ้งให้จังหวัดทราบด้วยแล้ว ตัวอย่าง 2 คำอุทธรณ์ของผู้ร้องไม่มีข้อเท็จจริงอะไรเพิ่มเติม คำอุทธรณ์ของผู้ร้องไม่มีข้อเท็จจริงอันใดเพิ่มเติม

2. ไม่ใช้คำเชื่อมซํ้ากัน
ที่-ซึ่ง-อัน ตัวอย่าง คนที่เป็นพลเมืองของประเทศใดที่ทำการที่เป็น การบั่นทอนความมั่นคงของประเทศนั้น ควรได้รับการประณามว่าเป็นผู้ทรยศต่อประเทศชาติ

3. ไม่ใช้คำเชื่อมซํ้ากัน
และ-กับ-รวมทั้ง-ตลอดจน ตัวอย่าง 1 วินัยที่ข้าราชการจะต้องรักษานั้น มีวินัยในการปฏิบัติราชการ และวินัยในการปฏิบัติต่อผู้ร่วมงาน และวินัยในการปฏิบัติต่อประชาชน และวินัยในการปฏิบัติตนเพื่อรักษาเกียรติศักดิ์ของตำแหน่งหน้าที่ราชการ ตัวอย่าง 2 จะถือว่าผู้ใดกระทำผิดฐานทุจริตต่อหน้าที่ราชการได้ก็ต่อเมื่อผู้นั้นมีหน้าที่ราชการ และได้กระทำการหรือละเว้นการกระทำการตามหน้าที่นั้นโดยมิชอบ และจะต้องมีเจตนาที่จะให้ตนเองหรือผู้อื่นได้ประโยชน์อันมิควรได้ด้วย

4. ถ้าใช้คำเชื่อมคำเดียวกันเชื่อมคำหลายคำใส่เพียงคำเชื่อมคำสุดท้าย
ตัวอย่าง ให้นาย ก. นาย ข. และนาย ค. มาอยู่เวรเฝ้าสำนักงาน นาย ก. นาย ข. หรือนาย ค. ร่างหนังสือฉบับนี้ ผู้กระทำการเช่นนี้ จะไล่ออก ปลดออก หรือให้ออกก็ได้

5. ใช้แทนกันได้และแทนกันไม่ได้
กับ (ติดกัน, เท่ากัน, ด้วยกัน) แก่ (สำหรับ) แด่ (สำหรับ, ถวาย, อุทิศ, เพื่อ) และ (ทั้งหมด) หรือ (อย่างไหนก็ได้) และหรือ (ทั้งหมดก็ได้ อย่างเดียวก็ได้)

6. การใช้คำเบาคำหนัก จะ ธรรมดา – ใช้กรณีทั่วไป จัก หนักแน่น- ใช้ในคำขู่ คำสั่ง คำกำชับ ควร เป็นคำแนะนำทั่วไป มีผลบังคับทางจิตใจ พึง เป็นการวางมาตรฐาน มีผลบังคับทางสังคม ย่อม เป็นคำบังคับเป็นทางการ แต่ไม่เด็ดขาด ให้ใช้ดุลพินิจได้ ต้อง เป็นคำบังคับเป็นทางการโดยเด็ดขาด ให้ เป็นคำบังคับเป็นทางการโดยเด็ดขาด

ตัวอย่าง การแต่งตั้งข้าราชการพลเรือนสามัญให้ดำรงตำแหน่งที่ก.พ. ยังมิได้ กำหนดตามมาตรา 32 จะกระทำมิได้ จึงขอกำชับมาเพื่อจักได้สังวรณ์ระมัดระวัง มิให้เกิดกรณีเช่นนี้อีก ข้าราชการเสพสุราในขณะปฏิบัติราชการ ควรลงโทษสถานหนัก  ครูพึงให้เกียรติครูด้วยกัน  ข้าราชการครูเล่นการพนัน ย่อมถูกลงโทษสถานหนัก  ข้าราชการผู้ใดกระทำผิดวินัยอย่างร้ายแรง ให้ลงโทษไล่ออก ปลดออก หรือให้ออก

7. คำบังคับ - คำขอร้อง คำบังคับ คำขอร้อง ขอให้ส่ง โปรดส่ง ให้ไปส่ง โปรดไปติดต่อ ขอให้นำเสนอต่อไป โปรดนำเสนอต่อไป

8. คำทำลาย - คำเสริมสร้าง
คำทำลาย คำเสริมสร้าง ไม่ตั้งใจศึกษาจึงสอบตก ถ้าตั้งใจศึกษาก็คงจะสอบได้ โครงการที่ท่านเสนอ โครงการที่ท่านเสนอก็นับว่าดี ใช้ไม่ได้ แต่เกรงว่าจะยังทำไม่ได้ในขณะนี้ ท่านเข้าใจผิด ความเข้าใจของท่านยัง คลาดเคลื่อน

2. การเขียนให้ชัดเจน ชัดเจนในเนื้อความ ตัวอย่างที่ไม่ชัดเจน
เทศบาลมีหน้าที่จัดให้มีการส่งเสริมการศึกษา เทศบาลมีหน้าที่ในการส่งเสริมการศึกษา - ชัดเจนในจุดประสงค์

3. การเขียนให้รัดกุม • เขียนให้ดิ้นไม่ได้ ไม่มีช่องโหว่ สามารถยืนยันได้แน่นอนในคำที่เขียนนั้น • ไม่เขียนยืนยันในสิ่งที่ยังยืนยันไม่ได้ ตัวอย่างที่เขียนไม่รัดกุม การเลื่อนเงินเดือนข้าราชการพลเรือน เลื่อนปี ละ 2 ครั้ง ขออภัยที่ไม่อาจให้ใช้สถานที่ในวันดังกล่าวตามที่ขอไปได้ หากเป็นวันอื่นก็ไม่ขัดข้อง

4. การเขียนให้กะทัดรัด • เขียนให้สั้น • ไม่ใช้ข้อความเยิ่นเย้อ
• ไม่ใช้ถ้อยคำฟุ่มเฟือยโดยไม่จำเป็น

ตัวอย่างการใช้คำฟุ่มเฟือย
ผู้นี้ปฏิบัติหน้าที่ราชการโดยไม่ชอบ เพื่อให้ผู้อื่นได้ประโยชน์ที่มิควรได้ ซึ่งการกระทำเช่นนี้เป็นการทุจริตต่อหน้าที่ราชการ ซึ่งเป็นความผิดวินัยอย่างร้ายแรง ซึ่งจะต้องได้รับโทษไล่ออกจากราชการ ซึ่งมีมติคณะรัฐมนตรีว่าจะปราณีลดหย่อนโทษลงมาได้เพียงปลดออก ซึ่งจะลดโทษตํ่ากว่านี้ไม่ได้

การใช้ภาษาในการเขียนหนังสือราชการ
1. การใช้คำ 1.1 การสะกดคำ = เช่น การ การณ์ กาล กาญจน์ กานต์ กานท์ เป็นต้น 1.2 การใช้คำเชื่อม = เช่น ที่ ซึ่ง อัน และ แต่ หรือ ตัวอย่าง - คุณสง่ากำลังเล่นเปียโน ซึ่งซื้อมาใหม่ให้จบเพลง - สะท้อนให้เห็นความไม่พอใจต่อการออกกฎหมาย ซึ่งส่งผลถึงเสรีภาพในการรับรู้ข่าวสารของประชาชน ซึ่งการเคลื่อนไหวครั้งนี้ เป็นการเพิ่มแรงกดดัน

1.3 การใช้คำให้เหมาะสม - คำสรรพนาม ควรใช้ ผม กระผม ดิฉัน ไม่ใช้ ข้าพเจ้า - การใช้คำบุพบท 1) กับ เช่น ฟ้ากับดิน กินกับนอน 2) แก่ เช่น ให้เงินแก่เด็ก 3) แด่ เช่น ถวายของแด่พระภิกษุสงฆ์ 4) ต่อ เช่น รายงานต่อผู้บังคับบัญชา - การยกตัวอย่างโดยใช้คำ เช่น ได้แก่ อาทิ 1) “เช่น” ใช้ยกตัวอย่างคำต่างๆ ที่มีความหมายใกล้เคียงกัน แล้วลงท้ายด้วย ฯลฯ หรือเป็นต้น 2) “ได้แก่” ไม่ใช่การยกตัวอย่าง จะต้องยกมาทั้งหมด 3) “อาทิ” ยกมาเฉพาะที่สำคัญหรือลำดับต้นๆ ไม่ต้องใช้ ฯลฯ

- คำที่มักใช้ผิดได้แก่ คำว่า “ ใคร่ ไป มา”
1) ใคร่ มีความหมาย “อยาก” หรือ “ต้องการ” เช่น ใคร่ขอเชิญท่านเข้าประชุม 2) ไป – มา มักใช้สลับกัน ควรคำนึงถึงผู้รับหนังสือเป็นสำคัญ เช่น “จึงขอเชิญไปเป็นวิทยากร” หรือ “อบต.ขอส่งผู้แทน มาร่วมประชุม” 2. การใช้เครื่องหมาย 2.1 ไปยาลน้อย (ฯ) เช่น อิศรางกูรฯ สมเด็จพระเทพรัตน์ฯ ธนาคารการเกษตรฯ 2.2 อัญประกาศ (“...”) เช่น มาตรา....ระบุว่า “ ” 2.3 สัญประกาศ (ขีดเส้นใต้) เช่น ขอเชิญประชุม ในวันจันทร์ที่ 23 พ.ค.55 2.4 ยัติภังค์ (-) เช่น จิต-วิทยา ประสบ –การณ์ ราช-การ ข้อสังเกต คำที่ขึ้นต้นด้วย กระ กะ ระ ละ มักไม่นิยมแยกคำ เช่น กะทัดรัด กะทันหัน กะพริบ กะโหลก ระเหย ชะลอ 2.5 จุลภาพ (,) เช่น ตัวเลขหลายหลัก ชื่อนามสกุล

3. การย่อหน้า ควรย่อหน้าในกรณีที่สิ้นสุดเนื้อความ แต่ถ้ายังไม่สิ้นสุดเนื้อความแต่ย่อหน้ายาวให้ย่อหน้าเมื่อสิ้นสุดประโยค ไม่ควรเกิน 8 บรรทัด 4. การเว้นวรรค กรณีที่ต้องเว้นวรรค - ระหว่างชื่อกับนามสกุล นางสาวอาทิตยา พยาบาล - ระหว่างชื่อกับตำแหน่ง นางสาวอาทิตยา พยาบาล นักวิชาการคลัง - ระหว่างยศกับชื่อ พันตำรวจเอก อานนท์ พยาบาล - เฉพาะข้างหลังเครื่องหมายไปยาลน้อย สมเด็จพระนางเจ้าฯ พระบรม - ระหว่างคำนำหน้านามแต่ละชนิด ศาสตราจารย์ คุณหญิง - ระหว่างชื่อบริษัท ธนาคาร ฯลฯ กับ “จำกัด” ธนาคารกรุงเทพ จำกัด กรณีไม่ต้องเว้นวรรค - ระหว่างคำนำหน้าชื่อ นายมารุต บุนนาค - ระหว่างคำนำหน้าชื่อที่เป็นตำแหน่ง ศาสตราจารย์ระพี พยาบาล

5. ภาษาราชการ ภาษาทั่วไป ภาษาราชการ อะไร สิ่งใด อันใด ได้ไหม ได้หรือไม่ อย่างไร เช่นใด ประการใด ทำไม เพราะอะไร เหตุใด เดี๋ยวนี้ ขณะนี้ บัดนี้ ต้องการ มีความประสงค์ 6. ข้อบกพร่อง 6.1 สะกดผิด ปรากฏ มักเขียนเป็น ปรากฎ กฎหมาย มักเขียนเป็น กฏหมาย กรรมสิทธิ์ มักเขียนเป็น กรรมสิทธิ 6.2 ใช้คำไม่ถูกต้อง ฟุ่มเฟือย ไม่เหมาะสม จะทำการเปิดรับสมัคร ควรใช้ว่า จะเปิดรับสมัคร ใช้เวลาในการอบรม ควรใช้ว่า ใช้เวลาอบรม

คุณสมบัติของผู้ร่างหนังสือราชการที่ดี
1. จะต้องมีความสนใจ และเป็นนักสังเกตที่ดี 2. มีความรู้ระเบียบงานสารบรรณและหลักในการร่างหนังสือราชการ 3. มีความรู้และสามารถใช้ภาษาไทยได้ถูกต้อง เหมาะสมเป็นอย่างดี 4. ย่อความเก่ง รู้จักใช้พจนานุกรม 5. ต้องรู้จักพิจารณา สังเกต จดจำการใช้ถ้อยคำสำนวนหนังสือราชการ 6. รู้จักปรับปรุงแก้ไขการร่างหนังสือของตนเองอยู่เสมอ 7. มีความละเอียด รอบคอบ ความจำดี 8. รู้ เข้าใจ เขียนภาษาราชการเป็น

นางสาวอาทิตยา พยาบาล ขออนุญาตไปราชการ เมื่ออ่านแล้วต้องให้ทราบว่า
ตัวอย่าง นางสาวอาทิตยา พยาบาล ขออนุญาตไปราชการ เมื่ออ่านแล้วต้องให้ทราบว่า 1. ใคร 2. ทำไม 3. อะไร 4. ที่ไหน 5. เมื่อไร 6. อย่างไร

อุปสรรคในการทำงานที่ควรรู้
1. ขาดความพร้อมในการทำงาน 2. ไม่ชำนาญในงานที่ทำ 3. ขาดกำลังใจ 4. ทีมไม่เวิร์ก 5. ขาดมนุษย์สัมพันธ์

หลักในการทำงาน 1. ต้องสนุกกับงานที่ทำ 6. คิดบวก
1. ต้องสนุกกับงานที่ทำ คิดบวก 2. เอาจริงเอาจัง มีระเบียบวินัย 3. มีความเชื่อมั่นในตนเอง มีความซื่อสัตย์ 4. มีความคิดสร้างสรรค์ 9. กล้าที่จะเสี่ยง 5. ปรับตัวได้รวดเร็ว สามารถสื่อสารได้ อย่างมีประสิทธิภาพ

หลักในการทำงานให้สำเร็จ
ต้อง รักงานในหน้าที่ ที่มีอยู่ ต้อง เรียนรู้ตามระเบียบ และกฎหมาย ต้อง รอบรู้ทุกส่วนการ ข่าวสารไกล ต้อง รอบคอบ ทำได้ถูกต้องดี ต้อง เรียบร้อย สวยงามสะอาดสะอ้าน ต้อง รวดเร็ว เร่งงาน ทำเต็มที่ ต้อง ริเริ่ม สร้างสรรค์ คิดอ่านดี ต้อง รับผิดชอบงาน ที่ได้รับมา ต้อง ร่วมมือร่วมใจ ไม่ย่อท้อ มีหลักชักนำพา ใช้ปัญญา งานเสร็จ สำเร็จเอย

ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการและหลักการเขียนหนังสือที่ดี

งานนำเสนอที่คล้ายกัน

งานนำเสนอที่คล้ายกัน

เรื่องโครงการ

การติดต่อกลับ

เข้าสู่ระบบ

ลงทะเบียนผ่านเครือข่ายสังคม:

ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการและหลักการเขียนหนังสือที่ดี

งานนำเสนอที่คล้ายกัน

งานนำเสนอที่คล้ายกัน

เรื่องโครงการ

การติดต่อกลับ