ดาวน์โหลดงานนำเสนอ
งานนำเสนอกำลังจะดาวน์โหลด โปรดรอ
1
บทที่ 3 เทคนิคการจัดทำเอกสาร ของระบบสารสนเทศ
2
ขอบเขตเนื้อหาวิชา ประเภทของเอกสารของระบบสารสนเทศ แผนภาพกระแสข้อมูล
ผังงานเอกสาร ผังงานระบบ ผังงานโปรแกรม แผนภูมิโครงสร้าง
3
บทนำ เอกสารของระบบสารสนเทศ (Documentation) มีความสำคัญต่อนักบัญชี ผู้วิเคราะห์ระบบ ผู้พัฒนาระบบ ผู้ตรวจสอบภายใน และผู้สอบบัญชีเป็นอย่างมาก เพราะเอกสารของระบบสารสนเทศแสดงให้เห็นถึงเส้นทาง การไหลของข้อมูลหรือเอกสาร ประเภทของเอกสารที่ใช้ และกระบวนการปฏิบัติงานของหน่วยงานในองค์กร
4
บทนำ (ต่อ) ผู้ใช้ที่เป็นพนักงานในแต่ละหน่วยงานสามารถปฏิบัติงานได้ถูกต้องเป็นมาตรฐานเดียวกัน เอกสารชุดนี้สามารถใช้เป็นเครื่องมือฝึกอบรมพนักงานใหม่ ของแต่ละหน่วยงานได้ ผู้วิเคราะห์ระบบและผู้พัฒนาระบบสามารถตรวจพบข้อบกพร่องที่เกิดในกระบวนการปฏิบัติงานได้ง่ายขึ้น ผู้ตรวจสอบภายในและผู้สอบบัญชีสามารถใช้เอกสาร ของระบบสารสนเทศเป็นเครื่องมือในการประเมินประสิทธิภาพการควบคุมภายใน
5
ประเภทของเอกสารของระบบสารสนเทศ
แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagrams) ผังงานเอกสาร (Document Flowcharts) ผังงานระบบ (System Flowcharts) ผังงานโปรแกรม (Program Flowcharts) แผนภูมิโครงสร้าง (Structure Charts)
6
แผนภาพกระแสข้อมูล แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagrams : DFD) เป็นเอกสารที่ผู้วิเคราะห์ระบบ (System analysts) นิยมใช้ ในการวิเคราะห์ระบบงานที่ใช้ในปัจจุบัน เพื่อพัฒนาระบบใหม่ แผนภาพกระแสข้อมูลนี้แสดงถึงแนวคิดการไหลของข้อมูลระหว่างกระบวนการปฏิบัติงาน แหล่งที่เก็บข้อมูล จุดเริ่มต้น และจุดสิ้นสุดของข้อมูล ซึ่งจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของข้อมูลนั้นเป็นได้ทั้งหน่วยงานภายในและหน่วยงานภายนอกกิจการ
7
สัญลักษณ์ที่ใช้ในการเขียนแผนภาพกระแสข้อมูล
จุดเริ่มต้นหรือแหล่งที่ทำให้เกิดข้อมูล และจุดสิ้นสุดของข้อมูลหรือแหล่งปลายทางของข้อมูล ซึ่งอาจเป็นได้ทั้งหน่วยงานภายในหรือภายนอกกิจการ กระบวนการปฏิบัติงาน แหล่งเก็บข้อมูลที่เป็นผลลัพธ์ของกระบวนการปฏิบัติงาน เส้นทางการไหลเข้าหรือไหลออกของข้อมูล อาจเป็นเส้นตรง หรือเส้นโค้ง
8
Context Diagram กระบวนการ ขายปลีก และรับชำระ เงินสด วงจร รายจ่าย
คำสั่งซื้อจากลูกค้า กระบวนการ ขายปลีก และรับชำระ เงินสด ลูกค้า ลูกค้ารับสินค้า พร้อมชำระเงินสด Commission นำเงินฝาก ปรับปรุงสินค้า วงจร รายจ่าย วงจรบัญชี แยกประเภท ธนาคาร
9
Physical Diagram (Level 0)
วงจร รายจ่าย บิลขาย, สินค้า, เงินสด คำสั่งซื้อ 1.0 พนักงาน ขายสินค้า ลูกค้า 2.0 พนักงาน เก็บเงิน สินค้า, ใบเสร็จรับเงิน สินค้า, ใบเสร็จรับเงิน Commission รายงานการขาย ประจำวัน เงินสด, รายงานการรับเงิน ประจำวัน ปรับปรุงสินค้า 3.0 พนักงาน บัญชี วงจรบัญชี แยกประเภท ธนาคาร เงินสด และใบนำฝากเงิน แฟ้มข้อมูล
10
Logical Diagram (Level 0)
จัดทำบิลขาย, สินค้า, เงินสด วงจร รายจ่าย รับคำสั่งซื้อ 1.0 ขายสินค้า ลูกค้า 2.0 เก็บเงิน, และใบเสร็จรับเงิน สินค้า, ใบเสร็จรับเงิน ออกใบเสร็จรับเงิน สินค้า บันทึก Commission จัดทำรายงาน การขายประจำวัน ปรับปรุงสินค้า ตรวจสอบเงินสดกับ รายงานการรับเงิน ประจำวัน 3.0 บันทึกบัญชี วงจรบัญชี แยกประเภท ธนาคาร จัดทำใบนำฝากเงิน นำเงินสดฝากธนาคาร แฟ้มข้อมูล
11
ผังงานเอกสาร ผังงานเอกสาร (Document Flowcharts) เป็นเอกสารที่ผู้สอบบัญชี และนักบัญชีนิยมใช้ในการวิเคราะห์ระบบงานที่ใช้ในปัจจุบัน ผังงานเอกสารนี้แสดงเส้นทางเดินของเอกสาร (Physical flow of documents) โดยแสดง ให้เห็นภาพการปฏิบัติงานของหน่วยงานที่จัดทำเอกสาร หน่วยงานที่ตรวจสอบเอกสาร หน่วยงานที่รับเอกสาร และหน่วยงานที่จัดเก็บเอกสาร รวมทั้ง แสดงให้เห็นว่าเอกสารได้เก็บไว้ที่ใด หรือเอกสารนั้นถูกทำลายทิ้งไป
12
สัญลักษณ์ที่ใช้ในการเขียนผังงานเอกสาร
จุดเริ่มต้น หรือจุดสิ้นสุดของเอกสารหรือรายงาน เอกสารขั้นต้น หรือเอกสารที่จัดทำขึ้นมาจากกระบวนการปฏิบัติงาน ของระบบ หรือรายงานที่จัดทำจากหน่วยงาน กระบวนการปฏิบัติงานด้วยมือ
13
สัญลักษณ์ที่ใช้ในการเขียนผังงานเอกสาร
การจัดเก็บเอกสารหรือรายงานเข้าไว้ในแฟ้ม หรือตู้เอกสาร โดยการเรียงลำดับ ดังนี้ A เรียงลำดับตามตัวอักษร C เรียงลำดับตามระยะเวลา N เรียงลำดับตามตัวเลข สมุดบัญชี เช่น สมุดรายวัน สมุดบัญชีแยกประเภท หรือสมุดทะเบียน เป็นต้น ผลรวมของการคำนวณ
14
สัญลักษณ์ที่ใช้ในการเขียนผังงานเอกสาร
การเชื่อมต่อในหน้ากระดาษเดียวกัน การเชื่อมต่อระหว่างหน้ากระดาษ การอธิบายข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายละเอียดในกระบวนการปฏิบัติงาน หรือการแสดงข้อคิดเห็นเพิ่มเติม เส้นทางการไหลของเอกสาร
15
ผังงานระบบ ผังงานระบบ (System Flowcharts) เป็นเอกสาร ที่นักบัญชีนิยมใช้กันมาก เพราะในผังงานระบบได้อธิบายให้เห็นความสัมพันธ์ของกระบวนการปฏิบัติงานทั้งหมดในระบบ แสดงให้ทราบว่าใครเกี่ยวข้องกับกระบวนการปฏิบัติงาน ข้อมูลที่นำเข้าและผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลจัดเก็บไว้ ที่ใด ข้อมูลอะไรที่กิจการได้รับเข้ามาและผลลัพธ์ที่ได้จาก การประมวลผลคืออะไร รูปแบบเป็นอย่างไร รวมทั้ง ลำดับขั้นตอนการประมวลผลเป็นอย่างไร
16
สัญลักษณ์ที่ใช้ในการเขียนผังงานระบบ
เอกสารขั้นต้น หรือเอกสารที่จัดทำโดยกระบวนการปฏิบัติงานของระบบ หรือรายงานที่จัดทำจากหน่วยงาน การนำเข้าข้อมูลโดยการพิมพ์เข้ายังอุปกรณ์เชื่อมตรง (On – line device) เช่น เครื่องเทอร์มินัล ซึ่งสามารถแสดงข้อมูลปรากฎทางหลอดภาพ (Cathode Ray Tube) การแสดงข้อมูลที่ปรากฎทางหลอดภาพของเครื่องเทอร์มินัล (CRT terminal) หรือทางพล็อตเตอร์ หรือการแสดงออกทางเครื่องวีดีทัศน์ (Video Device) เป็นต้น
17
สัญลักษณ์ที่ใช้ในการเขียนผังงานระบบ
การปฏิบัติงานของพนักงาน เช่น การจัดเตรียมเอกสาร การคำนวณตัวเลข และการลงนามในเอกสาร เป็นต้น การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ประมวลผล เช่น การคำนวณ การปรับปรุงข้อมูลในแฟ้มข้อมูล เป็นต้น การปฏิบัติงานที่ไม่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ หรือการปฏิบัติงานโดยเครื่องจักร / เครื่องมืออื่นที่ไม่ได้อยู่ภายใต้การควบคุมของหน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit หรือ CPU)
18
สัญลักษณ์ที่ใช้ในการเขียนผังงานระบบ
การเก็บเอกสารหรือรายงานเข้าไว้ในแฟ้ม หรือตู้เอกสาร โดยการเรียงลำดับ ดังนี้ A เรียงลำดับตามตัวอักษร C เรียงลำดับตามระยะเวลา N เรียงลำดับตามตัวเลข การเก็บข้อมูลลงในจานแม่เหล็ก การเก็บข้อมูลลงในเทปแม่เหล็ก การเก็บข้อมูลลงในหน่วยเก็บข้อมูลแบบเชื่อมตรง (On – line storage) ซึ่งปกติจะเป็นจานแม่เหล็ก
19
สัญลักษณ์ที่ใช้ในการเขียนผังงานระบบ
จุดเริ่มต้น หรือจุดสิ้นสุดของผังงาน การเชื่อมต่อในหน้ากระดาษแผ่นเดียวกัน การเชื่อมต่อระหว่างหน้ากระดาษ เส้นทางการไหลของกระบวนการปฏิบัติงาน
20
สัญลักษณ์ที่ใช้ในการเขียนผังงานระบบ
เส้นการเชื่อมต่อข้อมูลจากแหล่งหนึ่งไปยังอีกแหล่งหนึ่งทันทีที่เกิดรายการ (Real – time / On – line Connection) ผลรวมของการคำนวณ การอธิบายข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายละเอียดในกระบวนการปฏิบัติงานหรือการแสดงข้อคิดเห็นเพิ่มเติม Telecommunication Link
21
ผังงานโปรแกรม ผังงานโปรแกรม (Program Flowcharts) เป็นเอกสารที่แสดงถึงกรอบแนวคิดของกระบวนการปฏิบัติงานในแต่ละลำดับขั้นของชุดคำสั่งงาน (Computer program) เพื่อใช้ในการปฏิบัติงานของระบบ ผู้เขียน ชุดคำสั่งงาน (Programmer) ใช้ผังงานโปรแกรมเป็นต้นแบบหรือแนวทางในการเขียนชุดคำสั่งงาน ส่วนนักบัญชีใช้ผังงานโปรแกรมเปรียบเทียบกับชุดคำสั่งงานที่ใช้จริงในการปฏิบัติงาน
22
สัญลักษณ์ที่ใช้ในการเขียนผังงานโปรแกรม
ข้อมูลที่พร้อมจะนำเข้าประมวลผล หรือการบันทึกข้อมูลที่ได้จากการประมวลผล กระบวนการปฏิบัติงานตามลำดับของชุดคำสั่งงานหรือโปรแกรม การตัดสินใจเลือกทางเลือก
23
สัญลักษณ์ที่ใช้ในการเขียนผังงานโปรแกรม
การเริ่มต้น หรือการสิ้นสุดของกระบวนการปฏิบัติงาน เส้นทางการปฏิบัติงาน การเชื่อมต่อในหน้ากระดาษเดียวกัน
24
แผนภูมิโครงสร้าง แผนภูมิโครงสร้าง (Structure Charts) เป็นเอกสารที่อธิบายความสัมพันธ์ของการปฏิบัติงานตามลำดับชั้นของโมดูล (Module) โดยระดับบนสุดของแผนภูมิโครงสร้างอธิบายภาพรมโครงสร้างโปรแกรมโมดูลของการปฏิบัติงาน ในระบบ สำหรับระดับที่สองจะขยายภาพกระบวนการปฏิบัติงานของโปรแกรมโมดูลระดับบนสุด โดยแบ่งเป็น โมดูลย่อย (submodule) และเป็นเช่นนี้เรื่อยไป
25
End บทที่ 3
งานนำเสนอที่คล้ายกัน
