ดาวน์โหลดงานนำเสนอ
งานนำเสนอกำลังจะดาวน์โหลด โปรดรอ
1
บทที่ 10 การออกแบบรายงาน Output Design
2
Output Design Output Input Data Stored Data Process
มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
3
10.1) การออกแบบเอาต์พุต การออกแบบเอาต์พุต ควรดำเนินการก่อนการออกแบบอินพุต เนื่องจาก รูปแบบรายงานที่ได้จากการออกแบบนั้น จะทำให้ทราบถึงข้อมูลที่จำเป็นต่อการอินพุต การออกแบบเอาต์พุตควรเริ่มด้วยการเขียนลงในแบบฟอร์มที่เรียกว่า Report Layout Form โดยฟอร์มดังกล่าวทำให้ทราบถึงรายละเอียดข้อมูลในรายงาน ข้อมูลอยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสมหรือไม่ โดยทั่วไปรายละเอียดของข้อมูลนั้น อาจจะใช้อักษร X แทนข้อมูลชนิดตัวอักษร และ ใช้เลข 9 แทนข้อมูลชนิดตัวเลข มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
4
แบบฟอร์มและรายงาน สามารถทราบได้โดยดูจาก Data Flow Diagram
แบบฟอร์มดูจาก Input Data Flow Diagram ที่วิ่งเข้าสู่ Process รายงานดูจาก Output Data Flow Diagram ที่วิ่งออกจาก Process มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
5
แบบฟอร์ม รายงาน มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
6
Report Layout Form มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
7
รูปแสดงการใช้ซอฟต์แวร์เป็นเครื่องมือในการออกแบบรายงาน
มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
8
10.2 ชนิดของเอาต์พุต (Types of Output)
เอาต์พุตประกอบด้วยรูปแบบที่นำเสนอเป็นรายงาน หรืออาจเป็นรายงานข้อมูลที่ลิสต์ (list) จากไฟล์โดยตรง หรือ อาจเกิดจากการนำข้อมูลไปประมวลผลเพื่อแสดงผลออกเป็นรายงาน ดังนั้น “เอาต์พุต” จึงอาจหมายถึง รายงาน (Report) เอกสาร (Document) ข้อความ (Message) มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
9
ชนิดของเอาต์พุต (ต่อ)
กระบวนการเพื่อให้ได้มาซึ่งเอาต์พุต อาจมาจากแหล่งข้อมูลด้วยวิธีการต่างๆดังต่อไปนี้ เรียกจากแฟ้มข้อมูลโดยตรง (Retrieval from a data store) Data Output มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
10
ชนิดของเอาต์พุต (ต่อ)
นำข้อมูลมาผ่านการประมวลผลเพื่อให้ได้รายงานที่ต้องการ(Transmission from a process) Data Process Output มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
11
Ex. Transmission from a process
12
ชนิดของเอาต์พุต (ต่อ)
รับข้อมูลโดยตรงจากการคีย์ข้อมูลเข้า (Direct from an input source) Input Output มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
13
10.3 วัตถุประสงค์ของเอาต์พุต (Output Objectives)
เอาต์พุตที่เกิดขึ้นจากระบบ มีไว้เพื่อวัตถุประสงค์ดังนี้ เพื่อใช้ในการติต่อข่าวสารระหว่างกิจกรรมต่างๆ ใช้รายงานเหตุการณ์ต่างๆที่เกิดขึ้นในระบบ แสดงกลไกในการทำงาน เป็นการยืนยันหรือรับรองว่าเกิดการทำงานจริง มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
14
10.4 สิ่งที่ควรพิจารณาในการออกแบบ Output
การออกแบบเอาต์พุต นักวิเคราะห์ระบบจะต้องพิจารณาหลักสำคัญ 5 ประการดังต่อไปนี้ ใครเป็นผู้ใช้รายงานนี้ ใช้ประโยชน์จากรายงานนี้อย่างไร รายละเอียดข้อมูลในรายงานมีอะไรบ้าง รายงานนี้มีความต้องการใช้บ่อยแค่ไหน รายงานแสดงผลออกทางสื่อชนิดใด เช่น ทางจอภาพ หรือ เครื่องพิมพ์ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
15
10.5 การจัดรูปแบบรายงาน หัวรายงาน (Heading) รายละเอียด (Details)
ผลสรุป (Summaries) หมายเหตุ (Remarks) มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
16
10.5.1) Heading เป็นสิ่งที่ควรจะมีในทุก ๆ หน้า เพื่อให้รู้ว่าเป็นรายงานอะไร ซึ่งหากมีหลายหน้า ก็ควรจะระบุถึงเลขหน้าด้วย สิ่งที่ควรมีใน Heading ชื่อรายงาน,เลขหน้า,ชื่อหน่วยงาน,วันที่/เวลา ที่ออกรายงาน ชื่อบริษัท/หน่วยงาน วัน/เวลาที่พิมพ์ ชื่อรายงาน ชื่อโปรแกรม เลขหน้า BM Car Rent Center **รายงานประวัติการซ่อมรถ** [CARR009] Run:21/07/ : From : 01/01/2009 To : 30/06/ Page : 1 NW03 : 4ว-3333 กทม / SUZUKI / CARIBIAN / white มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
17
10.5.2) Details รายละเอียด (Details)
เป็นส่วนที่ใช้เนื้อที่ภายในรายงานมากที่สุด เพราะเป็นส่วนแสดงข้อมูลของรายงานนั้น ๆ การแสดงข้อมูลจะต้องมีเงื่อนไขการควบคุมที่ต่างกันไป แต่ต้องเหมาะสมกับรายงานนั้น ๆ ว่าจะให้มีหรือไม่เช่น Control Break (การควบคุมข้อมูลแบบกลุ่ม) Conditions (เงื่อนไขการพิมพ์รายงาน) Summaries (ผลสรุปรายงาน) มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
18
10.5.3) ผลสรุป (Summaries) หมายถึง ผลสรุปทางสารสนเทศ
โดยผลสรุปที่ได้ ได้มาจากการประมวลผลของข้อมูลรายละเอียดที่จัดเก็บไว้ในระบบ Summaries จะไม่แสดงข้อมูลที่เป็นรายละเอียดอีก เป็นรายงานที่มีความจำเป็นต่อผู้บริหารมาก เพราะนำไปใช้ในการตัดสินใจ (Decision Support) มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
19
เป็นข้อมูลหมายเหตุ ประจำรายงานนั้น ๆ
10.5.4) หมายเหตุ (Remarks) หมายเหตุ (Remarks) เป็นข้อมูลหมายเหตุ ประจำรายงานนั้น ๆ ซึ่งอาจจะเป็นคำแนะนำ หมายเหตุ เพื่อให้ผู้อ่านรายงานนั้นทราบเนื้อหาเฉพาะบางอย่าง ภายในรายงานนั้น ๆ หรือเพื่อความเข้าใจในรายงานนั้นมากขึ้น ตัวอย่างเช่น ความหมายของเกณฑ์, ความหมายของเกรด มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
20
Details & Summaries (ต่อ)
BM Car Rent Center **รายงานประวัติการซ่อมรถ** [CARR009] Run:21/07/ : From : 01/01/2009 To : 30/06/ Page : 1 NW03 : 4ว-3333 กทม / SUZUKI / CARIBIAN / white Repair-No. Date Description Unit Price Amount Rep-45901 Date 30/07/2009 ป.สายพาน Timing ป.หัวเทียน ถ่วงยาง 2 ล้อหน้า ค่าแรง , ,400.00 * Total by Repair-No* 2,820.00 Rep Date 18/08/2009 ป.สายเบรคมือ ป.SEAL หน้าเบรคมือ * Total by Repair-No* **Grand Total** 3,345.00 รายละเอียดข้อมูล(Details) การควบคุม (Control Break) ผลสรุป (Summaries) เงื่อนไขการพิมพ์(Conditions) มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
21
Remarks รายงานทะเบียนลูกค้า
______________________________________________________________________________________________ ลำดับ ชื่อ ประเภทลูกค้า ที่อยู่ ______________________________________________________________________________________ 1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx A xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 2. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx C หมายเหตุ A=ลูกค้าชั้นดี B=ลูกค้าปกติ C=ลูกค้าประวัติการชำระเงินที่ไม่ดี D=Black List มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
22
10.6 ประเภทของรายงาน รายงานภายใน (Internal Report)
รายงานแสดงรายละเอียด (Detailed Reports) รายงานสรุปผล (Summary Reports) รายงานข้อยกเว้น (Exception Reports) รายงานภายนอก (External Report) Turnaround output : Output ที่ส่งออกภายนอกองค์กร และมีบางส่วนที่ส่งกลับมายังองค์กร เช่น ใบฝากถอนเงิน ใบส่งสินค้า มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
23
รายงานแสดงรายละเอียด (Detailed Reports)
September 5, Student and Course Report Page 1 of Fall Semester 1998 Last, First Name Student ID Course ID Units Section Adams, Mary Aherns, Madhi Banks, Jamal Bio101 Eng100 Soc105 Phl108 Eco104 Total Act102 Chm109 PEd118 MIS111 Mkt114 3 15 1 13 18 2 1 3 5 มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
24
รายงานสรุปผล (Summary Reports)
September 5, Course Summary Report Page 1 of Fall Semester 1998 Total Total Avg. Course ID Course Name Units Sects Enroll Enroll/Sect Act102 ... Bio101 Chm109 Eco104 Eng100 MIS111 Mkt114 PEd118 Accounting Prin. ... Intro to Biology Organic Chem. Macro Economics Begin. English Intro to Computers Prin. of Marketing Begin. Golf 3 ... 1 4 .. 6 2 8 3 7 300 ... 600 90 60 .. 208 330 110 84 75 ... 100 45 30 .. 26 110 55 12 มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
25
รายงานข้อยกเว้น (Exception Reports)
1/9/98 San Diego Weather Exception Report For Calendar Year 1997 Lower Limit: 35 degrees; Upper Limit: 95 degrees Date Time of Day Temperature 01/11/97 01/12/97 01/13/97 02/08/97 02/26/97 03/14/97 07/19/97 07/20/97 07/21/97 etc... 04:15am 04:12am 04:11am 03:50am 03:40am 02:57am 02:45pm 02:38pm 02:30pm etc... 42 41 39 40 44 89 94 95 etc... มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
26
รายงานภายนอก (External Report)
มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
27
Turnaround output มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
28
10.7 การนำเสนอข้อมูลในรายงาน
1. รูปแบบตาราง (Tabular Format) ลักษณะสำคัญของรายงานชนิดนี้คือ Row , Column ซึ่งอาจจะมีการแสดงข้อมูลในแนว Horizontal (แนวนอน) หรือ Vertical (แนวตั้ง) ก็ได้ แล้วแต่ความเหมาะสมในการแสดงข้อมูล มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
29
10.7 การนำเสนอข้อมูลในรายงาน
การนำเสนอข้อมูลในรูปแบบตาราง (Tabular Format) Horizontal Analytical Report Data Based Decisions, Inc. Comparative Balance Sheet - Horizontal Analysis For Fiscal Years 1996 and values in millions 1/27/98 Amount Percent Difference Difference Assets Cash Accounts Receivable Office Equipment Total Assets Liabilities Accounts Payable Long-Term Debt Total Liabilities Capital Common Stock Retained Earnings Total Capital Total Liabilities & Capital $ 0.6 3.3 5.2 9.1 1.1 3.2 4.3 3.0 1.8 4.8 $ 0.8 3.7 5.5 10.0 1.2 2.8 4.0 3.0 6.0 $ 0.2 0.4 0.3 0.9 0.1 (0.4) (0.3) 0.0 1.2 33.0 % 12.1 5.8 9.9 9.1 (12.5) 7.0 0.0 66.7 25.0 มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
30
Vertical Analytical Report
Data Based Decisions, Inc. Comparative Income Statement - Vertical Analysis For Fiscal Years 1996 and values in millions 1/27/98 Amount Percent Amount Percent Income: Hardware Sales Software Sales Supplies Sales Consulting Services Total Income Expenses: Advertising Office Salaries Hardware Software Supplies Total Expenses Net Income before taxes Income Taxes Net Income $ 1.6 1.2 0.2 4.4 7.4 0.3 3.3 0.9 0.7 0.1 5.5 1.9 0.8 1.1 21.6 16.2 2.7 59.5 100.0 4.1 44.6 12.2 9.5 1.4 74.5 25.5 10.8 14.7 $ 1.9 1.7 0.3 5.2 9.1 0.4 3.9 1.1 1.2 0.2 7.1 2.0 0.9 20.9 18.7 3.3 57.1 100.0 4.4 42.9 12.1 13.2 2.2 78.1 21.9 9.9 12.0 มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
31
10.7 การนำเสนอข้อมูลในรายงาน
2. การนำเสนอข้อมูลในรูปแบบกราฟ (Graph Format) มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
32
10.7 การนำเสนอข้อมูลในรายงาน
การนำเสนอข้อมูลในรูปแบบกราฟ (Graph Format) มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
33
10.7 การนำเสนอข้อมูลในรายงาน
4. ไอคอน (Using Icon) มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
34
10.8 การออกแบบรายงานทางเครื่องพิมพ์ (Designing printed output)
กระดาษที่ใช้พิมพ์รายงานมีอยู่ 2 ประเภทคือ กระดาษธรรมดา และกระดาษที่พิมพ์ข้อความไว้แล้ว การออกแบบรายงานออกทางเครื่องพิมพ์จำเป็นต้องใช้เครื่องมือช่วย ซึ่งได้แก่ Printer layout (Printer spacing Chart) มีลักษณะเป็นช่องตารางขนาดช่องเท่ากับตัวพิมพ์ที่ printer พิมพ์โดย 1 แถวนอนแทน 1 บรรทัดใน 1 แถวนอนประกอบด้วยช่อง 132 ช่อง (132 characters) รายงานหนึ่งหน้ามีข้อมูลอยู่ บรรทัด มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
35
Printer spacing Chart มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
36
ข้อมูลที่อยู่บน spacing chart แบ่งเป็น 3 ประเภทคือ
Printer spacing Chart ข้อมูลที่อยู่บน spacing chart แบ่งเป็น 3 ประเภทคือ ข้อมูลที่คงที่ (constant information) หมายถึงข้อมูลที่จะต้องออกมาเหมือนกันทุกครั้งที่มีการพิมพ์รายงาน เช่น ชื่อรายงาน (report title) และหัวข้อ (column heading) ข้อมูลที่เป็นตัวแปร (Variable information) หมายถึง ข้อมูลที่อาจจะเปลี่ยนแปลงไปในแต่ละครั้งที่มีการพิมพ์รายงาน ตัวอย่างเช่น ยอดขาย (sales) กำไรขั้นต้น (gross profit) ข้อมูลที่ไม่ต้องการพิมพ์ แต่เขียนลงบน Printer Layout โดยใส่ไว้ในวงเล็บให้เหมาะสมและจัดที่ไว้พอเพียงสำหรับรายงาน มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
37
10.9 การออกแบบรายงานทางจอภาพ (Designing screen output)
การออกแบบรายงานทางจอภาพ จะมีข้อแตกต่างกับรายงานที่ออกจากเครื่องพิมพ์อยู่หลายจุดคือ สำหรับจอภาพนั้น รายงานที่แสดงออกมานั้นจะไม่ติดตายตัว เหมือนกับการพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ ลักษณะของรายงานจึงมีความยืดหยุ่นค่อนข้างมาก แต่ก็มีข้อจำกัดคือ การออกรายงานทางจอภาพเหมาะสำหรับผู้ใช้ระบบที่ต้องมีจอภาพด้วย การออกแบบลงแบบฟอร์มสำหรับการออกแบบทางจอภาพ (Screen layout) โดยปกติจอภาพทั่วไปจะมีความกว้างเท่ากับ 80 ตัวอักษร และมีความยาวได้ 25 บรรทัด มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
38
10.9.1 ข้อแนะนำในการออกแบบรายงานทางจอภาพ
1. พยายามให้การแสดงข้อมูลบนจอภาพดูเรียบง่าย ไม่ซับซ้อน 2. พยายามให้การแสดงผลบนจอภาพมีมาตรฐานเดียวกัน เพื่อให้ผู้ใช้เกิดความคุ้นเคยได้เร็ว 3. สำหรับข้อมูลบางอย่างที่ต้องการจะเน้นให้เห็นถึงความแตกต่าง ให้ใช้สีที่แตกต่างออกไปจากปกติเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้ใช้ 4. ให้การโต้ตอบระหว่างผู้ใช้ระบบกับจอภาพเป็นไปโดยธรรมชาติมากที่สุด เช่น การเลื่อนเคอร์เซอร์ (cursor movement) ควรจะเลื่อนจากบนลงล่าง จากซ้ายไปขวาตามธรรมชาติ และมาตรฐานสากล มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
39
ตัวอย่างการออกแบบจอภาพที่มีข้อมูลซ้ำซ้อน
มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
40
ตัวอย่างการออกแบบจอภาพที่พัฒนาให้ข้อมูลที่ซ้ำซ้อนหมดไป
มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
งานนำเสนอที่คล้ายกัน
