ระบบการจัดซื้อ ระบบปฏิบัติในการจัดซื้อ ระบบเอกสารในจัดซื้อ การจัดซื้อแบบพิเศษ การวางแผนและงบประมาณการจัดซื้อ

หลักการกำหนดวิธีปฏิบัติ ให้ สำเร็จเร็วที่สุด ง่ายที่สุดแน่นอน และได้รับผลที่น่าพอใจ ยึด หลักความง่าย เป็นสำคัญ ต้องมีการกำหนดนโยบายไว้อย่าง แน่นอนและเข้าใจ ได้ ควรมีการ แบ่งความรับผิดชอบ อย่างแน่นอน จะต้อง ยืดหยุ่น ต่อเหตุการณ์

ข้อปฏิบัติในการจัดซื้อพื้นฐาน การวางระบบการจัดซื้อของกิจการ ต้องวิเคราะห์ถึง ดูว่ามีขั้นตอนอย่างไร มีความสัมพันธ์กับหน่วยงานต่าง ๆ เพียงใด ดูความต้องการของฝ่ายต่าง ๆ เลือกผู้ขาย พิจารณาตกลงราคา สั่งซื้อ รับมอบ จ่ายเงิน แจกจ่าย

ขั้นตอนพื้นฐานในการจัดซื้อที่สมบูรณ์ ประกอบด้วย สำรวจความต้องการให้แน่นอน กำหนดรายละเอียดและคุณลักษณะเฉพาะของวัสดุ คัดเลือกแหล่งผู้ขายที่เป็นไปได้ พิจารณาราคาและเงื่อนไขที่ผู้ขายเสนอ สั่งซื้อ ตรวจสอบใบกำกับสินค้า โต้แย้งและการส่งคืนวัสดุ ปิดคำสั่งซื้อ รวบรวมและจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับการซื้อ

สำรวจความต้องการให้แน่นอน สอบถามความต้องการไปยังฝ่ายต่าง ๆ สำรวจจากรายการวัสดุ

กำหนดรายละเอียดและคุณลักษณะเฉพาะของวัสดุ ให้ได้ข้อมูลเกี่ยวกับวัสดุที่ต้องการให้สมบูรณ์และถูกต้อง ฝ่ายจัดซื้อมีหน้าที่ในการตรวจสอบข้อมูลรายละเอียด วิธีการในการกำหนดรายละเอียด การระบุตราหรือเครื่องหมายการค้า ,การกำหนดเกรดทางการตลาด การซื้อไม่ตรงกับความต้องการจะเกิดผลเสีย ดังนี้ ทำให้การดำเนินงานหยุดชะงัก เกิดความล่าช้า ต้องส่งคืนวัสดุ หรือต้องใช้วัสดุอื่นทดแทน

คัดเลือกแหล่งผู้ขายที่เป็นไปได้ พิจารณารายชื่อผู้ขายที่สามารถตอบสนองกิจการทางด้าน จัดหาวัสดุที่ต้องการได้ มีระดับราคาที่น่าพอใจ มีความน่าเชื่อถือได้ เจรจาต่อรองกับผู้ขาย เลือกผู้ขายที่เสนอเงื่อนไขที่ดีที่สุด

พิจารณาราคาและเงื่อนไขที่ผู้ขายเสนอ การสืบราคาจากแคตตาล็อคผู้ขาย การต่อรองราคากับผู้ขาย การประกวดราคา

การสั่งซื้อ จัดทำใบสั่งซื้อ จัดทำสำเนาตั้งแต่ 2 ฉบับขึ้นไป ใบสั่งซื้อจะยังไม่เป็นสัญญาจนกว่าผู้ขายจะยอมรับ กรณีสั่งซื้อด้วยวาจาต้องทำหนังสือมายืนยันภายหลัง

การติดตามเรื่อง การติดตามโดยการใช้โทรศัพท์ การติดตามโดยใช้หนังสือสอบถาม

การตรวจสอบใบกำกับสินค้า เป็นหน้าที่ของหน่วยตรวจรับและบัญชี ใบกำกับสินค้า (Invoice) จะแนบมากับการส่งวัสดุ เพื่อเป็นการตรวจเช็คข้อมูลสินค้าว่าตรงกับใบสั่งซื้อ ถ้าถูกต้องก็จะดำเนินการเบิกจ่ายวัสดุต่อไป ถ้าเกิดข้อผิดพลาดก็จะให้ฝ่ายจัดซื้อติดต่อกับผู้ขาย

โต้แย้งและการส่งคืนวัสดุ ความผิดพลาดทางด้านรายละเอียดโดยที่วัสดุถูกต้อง ความผิดพลาดเกิดจากวัสดุที่ส่งมาไม่ถูกต้อง

ปิดคำสั่งซื้อ ตรวจสอบข้อมูลว่าได้รับวัสดุตามใบสั่งซื้อหรือยัง ตรวจสอบทะเบียนวัสดุและใบกำกับสินค้า เก็บรวบรวมสำเนาใบสั่งซื้อตามลำดับก่อนหลัง

รวบรวมและจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ ผู้รับผิดชอบคือเสมียนของฝ่ายจัดซื้อ ตัดสินใจว่าควรเก็บเอกสารต่าง ๆ ไว้นานเท่าใด พิจารณาจาก ความสำคัญของเอกสารและต้นทุนการจัดเก็บ แยกประเภทการจัดซื้อเป็นแฟ้มต่าง ๆ เช่น แฟ้มใบขอซื้อ แฟ้มสำเนาใบสั่งซื้อ แฟ้มทะเบียนวัสดุ แฟ้มติดตามเรื่อง แฟ้มเอกสารตรวจสอบวัสดุ แฟ้มส่งคืน

ลักษณะของเอกสารการจัดซื้อที่ดี เอกสารหรือแบบฟอร์ม จัดเป็น เครื่องมือในการดำเนินงานของจัดซื้อ เป็นหลักฐานในการควบคุม

จำนวนของเอกสาร เหตุผลของการกำหนดจำนวนเอกสาร ขนาดของกิจการ ระบบการจัดซื้อ ระบบบัญชีและวิธีการควบคุมที่ใช้

หลักการในการกำหนดลักษณะเอกสารที่ดี แสดงให้เห็นข้อมูลความต้องการวัสดุ ชัดเจน ทำความเข้าใจได้ง่าย ตรวจสอบได้ง่าย มีความผิดพลาดน้อยที่สุด จัดทำอย่างประหยัดและมีประสิทธิภาพ

ข้อมูลสำหรับการจัดซื้อที่จำเป็น ต้องชัดเจนทั้งด้านคุณภาพและปริมาณ หมายเลขกำกับการออกเอกสาร วัน เดือน ปี ที่ออก ชื่อและที่อยู่ของผู้ขาย จำนวนและรายละเอียดของวัสดุ วัน เดือน ปี ที่กำหนดให้นำส่ง ราคาวัสดุ เงื่อนไขการชำระเงิน

ลักษณะการบันทึกข้อมูลที่ควรจัดทำและรวบรวม บันทึกการจัดซื้อ บันทึกผู้ขาย บันทึกเกี่ยวกับพิมพ์เขียวและคุณลักษณะเฉพาะของวัสดุ แฟ้มสัญญา บันทึกเกี่ยวกับแบบฟอร์มที่ได้จัดพิมพ์ บันทึกเกี่ยวกับเครื่องมือเครื่องใช้ วารสารคำสั่งซื้อ

เหตุผลของการจัดซื้อแบบพิเศษ ความจำเป็นของการจัดซื้อแบบพิเศษ

การจัดซื้อวิธีพิเศษ (Specialized Purchasing Procedures) เป็นการพัฒนาวิธีปฏิบัติใหม่ ๆ ให้เหมาะสมกับการนำไปใช้ในการ ดำเนินงานแต่ละวัตถุประสงค์ มีความแตกต่างกับการจัดซื้อทั่ว ๆ ไป ทางด้าน ข้อตกลงในเรื่องรายการวัสดุที่จะจัดซื้อ วงเงินที่ใช้จัดซื้อ เงื่อนไขการชำระเงิน ปริมาณวัสดุที่จะจัดซื้อ

เหตุผลสำหรับการจัดซื้อแบบพิเศษ เพื่อพัฒนาระบบวิธีปฏิบัติในการจัดซื้อ เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดจากการจัดซื้อทั่ว ๆ ไป ความผิดพลาดในการควบคุมวัสดุคงเหลือ การวางแผนการผลิตและงบประมาณไม่ดีพอ ฝ่ายจัดซื้อปฏิบัติหน้าที่บกพร่อง กรณีเกิดความจำเป็นเร่งด่วน

ความจำเป็นสำหรับการจัดซื้อแบบพิเศษ ลดค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนในการจัดซื้อ ลดภาระงานทางด้านเอกสารการจัดซื้อ ลดระยะเวลาที่ใช้ในการจัดซื้อ ดังนั้น การจัดซื้อแบบพิเศษจึงถือว่าเป็นการช่วยแก้ปัญหาในการดำเนินงานของกิจการที่เกิดขึ้นได้

วิธีปฏิบัติในการจัดซื้อแบบพิเศษ แบ่งออกเป็น Blanket Order Stockless Purchasing Contracting System Small Order

Blanket Order คือ การสั่งซื้อที่มีการกำหนดวงเงินอย่างแน่นอนในระยะ คือ การสั่งซื้อที่มีการกำหนดวงเงินอย่างแน่นอนในระยะ เวลาที่กำหนด แต่ยังไม่มีการกำหนดรายการวัสดุที่จะซื้อ วิธีการนี้เหมาะสมกับการจัดซื้อวัสดุที่ราคาต่อหน่วยต่ำ แต่มี อัตราการใช้สูงและอัตราการใช้ไม่แน่นอนในแต่ละช่วงเวลา ระยะเวลาในสัญญาส่วนใหญ่จะเป็นเวลาสั้น ๆ เช่น 1 หรือ 3 เดือน

ประโยชน์ของการจัดซื้อแบบ Blanket Order ช่วยแก้ปัญหาเกี่ยวกับงานประจำในการจัดซื้อ สามารถลดงานทางด้านเอกสารในการจัดซื้อ ลดต้นทุนทางด้านราคาวัสดุได้

Stockless Purchasing คือ การจัดซื้อแบบไม่มีวัสดุคงเหลือในสต็อก เพื่อเป็นการ ตัดความรับผิดชอบในเรื่องของการเก็บรักษาวัสดุคงเหลือ มีวิธีการจัดซื้อแยกเป็น 2 วิธี คือ ผู้ซื้อตกลงให้ผู้ขายจัดส่งวัสดุมาไว้ที่ผู้ซื้อก่อน ผู้ซื้อตกลงซื้อแล้ว แต่ฝากวัสดุนั้นไว้กับผู้ขาย

ประโยชน์ของการจัดซื้อแบบ Stockless ประโยชน์แก่ผู้ซื้อ ลดต้นทุนในการเก็บรักษาวัสดุ ลดงานประจำในการดำเนินงานจัดซื้อ สามารถลดปัญหาในเรื่องวัสดุเสื่อมคุณภาพ สามารถซื้อวัสดุในราคาที่ประหยัดลงได้

ประโยชน์ของการจัดซื้อแบบ Stockless ประโยชน์แก่ผู้ขาย ลดงานประจำในการติดต่อกับผู้ซื้อได้ สามารถให้บริการลูกค้าหลายรายในเวลาเดียวกัน ประหยัดพื้นที่ในการเก็บรักษาวัสดุ วางแผนในการจัดหาวัสดุได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Contracting System เป็นการจัดซื้อสำหรับการซื้อเป็นประจำซ้ำ ๆ กันอยู่เสมอ โดยมีการติด ต่ออย่างเป็นระบบและเน้นในเรื่องความเป็นมาตรฐาน (Standardization) โดยเน้นให้ความสำคัญในเรื่องต่อไปนี้ คือ การเลือกผู้ขาย การกำหนดรายวัสดุที่อยู่ภายใต้สัญญาการจัดซื้อ การทำให้เป็นมาตรฐาน แคตาล็อควัสดุ การขอซื้อ ผู้ขายเป็นผู้เติมข้อมูลในใบสั่งซื้อบางส่วน การจ่ายเงิน

ประโยชน์ของการจัดซื้อแบบ Contracting ประโยชน์แก่ผู้ซื้อ ผู้ซื้อได้รับวัสดุอย่างรวดเร็ว สามารถลดงานด้านเอกสาร ลดต้นทุนในการเก็บรักษา ลดต้นทุนทางด้านการเสื่อมราคาและล้าสมัย

ประโยชน์ของการจัดซื้อแบบ Contracting ประโยชน์แก่ผู้ขาย เสริมสร้างความสัมพันธ์อันดีกับผู้ซื้อ สามารถให้ความสนใจกับการขายวัสดุรายการใหม่ ลดงานประจำทางด้านเอกสารติดต่อซื้อขาย

Small Order สำหรับการจัดซื้อในกรณีเร่งด่วน ที่จะต้องจัดซื้อเข้ามา สำหรับการจัดซื้อในกรณีเร่งด่วน ที่จะต้องจัดซื้อเข้ามา เป็นจำนวนน้อย และเป็นการจัดซื้อเฉพาะกรณีที่ไม่มีการ ซื้อซ้ำและอาจจะไม่ใช่ผู้ขายประจำของกิจการ มีวิธีการปฏิบัติ ดังนี้ การใช้ระบบเงินสดย่อย การใช้เงื่อนไขการจ่ายเงินทันทีที่ได้รับวัสดุ การสั่งซื้อทางโทรศัพท์ การใช้เอกสารการสั่งซื้อตรวจสอบการชำระเงิน

ประโยชน์ของการจัดซื้อแบบ Small Order การจัดซื้อแบบนี้ไม่ได้มุ่งที่การลดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อ เพียงอย่างเดียว แต่ประเด็นสำคัญอยู่ที่การแก้ปัญหาของกิจการ เพื่อให้สามารถจัดซื้อวัสดุมาให้ทันกับความต้องการในการ ปฏิบัติงานของกิจการ