บทที่ 8 การควบคุมระบบสารสนเทศทางการบัญชี : การควบคุมเฉพาะระบบงาน

บทนำ การควบคุมเฉพาะระบบงาน (Application – transaction controls) เป็นกระบวนการปฏิบัติงานที่ทำให้ผู้ใช้ข้อมูลมั่นใจว่า กิจการได้นำรายการค้าที่ผ่านการอนุมัติแล้วทุกรายการมาบันทึก ประมวลผล และจัดทำรายงานได้อย่างครบถ้วนและถูกต้อง กระบวนการควบคุมเฉพาะระบบงานนี้จึงเกี่ยวข้องกับ กิจกรรมการป้องกัน กิจกรรมการตรวจสอบ และกิจกรรมการแก้ไขข้อผิดพลาดและการละเมิดกฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้ ดังนั้นการควบคุมเฉพาะระบบงาน

การควบคุมเฉพาะระบบงาน การควบคุมภายใน การควบคุมทั่วไป การควบคุมเฉพาะระบบงาน -การควบคุมการจัดองค์กร -การควบคุมกระบวนการปฏิบัติงานโดยทั่วไป การควบคุมและรักษาความปลอดภัย การควบคุมการเข้าถึงระบบปฏิบัติการ การควบคุมฐานข้อมูล การควบคุมการบำรุงรักษา การควบคุมการนำเข้า การควบคุมการประเมินผล การควบคุมผลลัพธ์จากการประมวลผล

การควบคุมเฉพาะระบบงาน (Application controls) เป็นการป้องกัน ตรวจพบ และแก้ไขความผิดพลาดของรายการค้าและทุจริต สำหรับ การเปลี่ยนแปลง การบันทึกข้อมูลเข้าไป การประมวลผล การจัดเก็บ การส่งต่อข้อมูลไปยังระบบอื่น การรายงาน การควบคุมการนำเข้า การควบคุมการประมวลผล การควบคุมผลลัพธ์จากการประมวลผล

การควบคุมเฉพาะระบบงาน (Application controls) การควบคุมการนำเข้า การควบคุมการประมวลผล การควบคุมผลลัพธ์จากการประมวลผล

การควบคุมเฉพาะระบบงาน (Application controls) การควบคุมการนำเข้า การควบคุมการประมวลผล การควบคุมผลลัพธ์จากการประมวลผล

การควบคุมการนำเข้า (input control) การควบคุมการนำเข้าเป็นการปฏิบัติงานเพื่อให้มั่นใจว่า ข้อมูลของรายการค้าที่นำเข้ามาบันทึกมีความครบถ้วนและถูกต้อง การนำเข้าข้อมูลอาจนำเข้าจากข้อมูลที่บันทึกในเอกสารหรือนำเข้าโดยตรงผ่านการใช้เทคโนโลยีชั้นสูงเข้ามาช่วยในการปฏิบัติงาน

การควบคุมการนำเข้า (input control) การควบคุมการนำเข้า แบ่งเป็น 4 ส่วนคือ ส่วนที่หนึ่ง การควบคุมการเตรียมการบันทึกข้อมูล ส่วนที่สอง การควบคุมการจัดกลุ่มข้อมูล ส่วนที่สาม การควบคุมการบันทึกข้อมูลให้อยู่ในสื่อที่เครื่องคอมพิวเตอร์อ่านได้ ส่วนที่สี่ การควบคุมการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลนำเข้า

การควบคุมการนำเข้า (input control) ส่วนที่หนึ่ง การควบคุมการเตรียมการบันทึกข้อมูล เป็นการควบคุมเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่นำมาบันทึกรายการค้านั้นมีความถูกต้อง ครบถ้วน การเตรียมการบันทึกข้อมูลแบ่งออกเป็น 2 ส่วนคือ การเตรียมการบันทึกข้อมูลในเอกสารขั้นต้น และการเตรียมการบันทึกผ่านระบบเชื่อมตรง ( on – line computer system )

การควบคุมการนำเข้า (input control) ส่วนที่สอง การควบคุมการจัดกลุ่มข้อมูล เป็นการป้องกันไม่ให้มีการบันทึกข้อมูลเพิ่มเติมหรือไม่ให้มีข้อมูลสูญหายระหว่างกระบวนการประมวลผลแบบกลุ่มโดยการกำหนดให้คำนวณยอดรวมของกลุ่มรายการเอาไว้ล่วงหน้า ( predetermined batch control totals ) จากเอกสารขั้นต้น เช่น ใบสั่งซื้อ ใบเสร็จรับเงิน

การควบคุมการนำเข้า (input control) ส่วนที่สาม การควบคุมการบันทึกข้อมูลให้อยู่ในสื่อที่เครื่องคอมพิวเตอร์อ่านได้ เป็นการกำหนดให้มีการตรวจสอบข้อมูลหลังการนำเข้า โดยการตรวจสอบด้วยตา ( Visual Verification ) ซึ่งเป็นการตรวจสอบด้วยการเปรียบเทียบข้อมูลที่บันทึกในเอกสารขั้นต้นกับข้อมูลที่ปรากฏบนจอเทอร์มินัล

การควบคุมการนำเข้า (input control) ส่วนที่สี่ การควบคุมการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลนำเข้า ในระบบงานที่ใช้คอมพิวเตอร์ประมวลผลนั้นควรกำหนดให้มีระบบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่นำเข้าโดยการนำไปเปรียบเทียบกับค่ามาตรฐานที่กำหนดเอาไว้ล่วงหน้าด้วยวิธีการตรวจสอบโดยโปรแกรม ( Programmed checks ) ข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบถือว่าเป็นข้อมูลที่ถูกต้อง สามารถส่งเข้าสู่ขั้นตอนการประมวลผล ส่วนข้อมูลที่ไม่ผ่านการตรวจสอบจะถูกส่งกลับไปเข้ากระบวนการแก้ไขข้อผิดพลาด

การควบคุมเฉพาะระบบงาน (Application controls) การควบคุมการนำเข้า การควบคุมการประมวลผล การควบคุมผลลัพธ์จากการประมวลผล

การควบคุมการประมวลผล (processing control) เป็นการปฏิบัติงานเพื่อให้มั่นใจว่า กระบวนการประมวลผลได้ดำเนินไปอย่างถูกต้องตามขั้นตอนที่กำหนดไว้การควบคุมการประมวลผล แบ่งเป็น 4 ประเภท คือ ประเภทที่หนึ่ง การควบคุมโดยการตรวจสอบเชิงตรรกะของกระบวนการปฏิบัติงาน (Processing Logic Checks) ประเภทที่สอง การควบคุมกระบวนการปฏิบัติงานในแต่ละช่วงของการประมวลผล (Run – to – Run Controls)

การควบคุมการประมวลผล (processing control) เป็นการปฏิบัติงานเพื่อให้มั่นใจว่า กระบวนการประมวลผลได้ดำเนินไปอย่างถูกต้องตามขั้นตอนที่กำหนดไว้การควบคุมการประมวลผล แบ่งเป็น 4 ประเภท คือ ประเภทที่สาม การควบคุมการเปลี่ยนแปลงในแฟ้มข้อมูลในและในโปรแกรม (File and Program Changes) ประเภทที่สี่ การควบคุมด้วยวิธีการเชื่อมโยงกับหลักฐานการตรวจสอบ (Audit Trial Linkages)

การควบคุมการประมวลผล (processing control) ประเภทที่หนึ่ง การควบคุมโดยการตรวจสอบเชิงตรรกะของกระบวนการปฏิบัติงาน (Processing Logic Checks) เป็นการตรวจสอบความสมเหตุสมผลของกระบวนการประมวลผลรายการค้าว่าถูกต้องหรือไม่

การควบคุมการประมวลผล (processing control) ประเภทที่สอง การควบคุมกระบวนการปฏิบัติงานในแต่ละช่วงของการประมวลผล (Run – to – Run Controls) เป็นการป้องกันไม่ให้มีการแทรก (Insert) ข้อมูลต้องห้าม หรือข้อมูลที่ยังไม่ผ่านการอนุมัติเข้าสู่กระบวนการประมวลผล

การควบคุมการประมวลผล (processing control) ประเภทที่สาม การควบคุมการเปลี่ยนแปลงในแฟ้มข้อมูลในและในโปรแกรม (File and Program Changes) โปรแกรม เป็นการควบคุมเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลในรายการค้าที่นำเข้าได้ผ่านรายการไปยังแฟ้มข้อมูลที่ถูกต้อง ด้วยวิธีการกำหนดให้โปรแกรมที่ใช้ประมวลผลนั้นต้องทำการตรวจสอบชื่อของแฟ้มข้อมูล และวันที่ของแฟ้มข้อมูลนั้นก่อนทำการประมวลผล ถ้าตรวจพบว่าแฟ้มข้อมูลนั้นเป็นแฟ้มข้อมูลที่มีชื่อต่างไปหรือเป็นแฟ้มข้อมูลที่ล้าสมัยไม่ใช้งานแล้ว เครื่องคอมพิวเตอร์ก็จะส่งสัญญาณเตือนให้ทราบทางหน้าจอภาพ หรือสั่งให้โปรแกรมหยุดทำงาน

การควบคุมการประมวลผล (processing control) ประเภทที่สี่ การควบคุมด้วยวิธีการเชื่อมโยงกับหลักฐานการตรวจสอบ (Audit Trial Linkages) เป็นการควบคุมที่กำหนดให้มี การบันทึกการนำเข้าและส่งออกของข้อมูล (Input – Output Control Logs) การบันทึกรายการค้า (Transaction Logs) และ การจัดพิมพ์รายงานเกี่ยวกับรายการค้า (Transaction Listing) เพื่อใช้เป็นหลักฐานการตรวจสอบความถูกต้องของการประมวลผล

การควบคุมเฉพาะระบบงาน (Application controls) การควบคุมการนำเข้า การควบคุมการประมวลผล การควบคุมผลลัพธ์จากการประมวลผล

การควบคุมการประมวลผล (processing control) เป็นการปฏิบัติงานเพื่อให้มั่นใจว่า สารสนเทศที่เป็นผลลัพธ์จากการประมวลผลมีความถูกต้อง ครบถ้วน มีคุณภาพ และนำเสนอได้อย่างเหมาะสมกับความต้องการของผู้ใช้ทั้งภายในและภายนอกกิจการ สารสนเทศที่เป็นผลลัพธ์ของการประมวลผลนั้นสามารถจัดพิมพ์ออกมาทางแผ่นกระดาษ (Hard Copy) และจัดพิมพ์ผ่านทางจอภาพเมื่อต้องการ (Inquiry Display Screens)

การควบคุมการประมวลผล (processing control) การควบคุมผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลนี้แบ่งได้เป็น 2 ประเภท คือ 1. การควบคุมด้วยวิธีการตรวจสอบผลลัพธ์ (Reviews of Processing Results) 2. การควบคุมด้วยวิธีการตรวจสอบการจัดส่งรายงาน (Controlled Distribution of Outputs)

การควบคุมการประมวลผล (processing control) 1. การควบคุมด้วยวิธีการตรวจสอบผลลัพธ์ (Reviews of Processing Results) เป็นการควบคุมเพื่อให้ผู้ใช้มีความมั่นใจว่าได้รับสารสนเทศที่ครบถ้วน มีคุณภาพ และเหมาะสม ผู้รับผิดชอบหลักในการตรวจสอบผลลัพธ์ประกอบด้วยบุคคลากรในระดับบริหารและระดับพนักงานของหน่วยงานคอมพิวเตอร์และของหน่วยงานอื่นในกิจการ

การควบคุมการประมวลผล (processing control) 2. การควบคุมด้วยวิธีการตรวจสอบการจัดส่งรายงาน (Controlled Distribution of Outputs) เป็นการควบคุมให้มีการจัดส่งรายงานที่เป็นผลลัพธ์ของการประมวลผลไปยังผู้ใช้ที่เหมาะสม

End บทที่ 8