Executive Presentation แก้ไขครั้งที่ 0 วันที่ 07-06-50 Executive Presentation ระบบการสั่งซื้อ Purchasing System Oracle E-Business Suite 24-October-2006

หัวข้อที่สำคัญ (Agenda) 1) การออกแบบรหัสโครงสร้างข้อมูล (Coding Structure) 2) การออกแบบขั้นตอนการทำงาน (Conceptual-Flow Design) 3) ประโยชน์ที่ได้รับ (Benefits) ERP Oracle Flow Benefits Coding

ระบบการสั่งซื้อ 1) การออกแบบรหัสโครงสร้างข้อมูล (Coding Structure) เลือกใช้รหัสโครงสร้างระบบงานเพียง 11 หมวด จากที่มีอยู่ 18 หมวด 1. Document Number (8 Digits) 2. Supplier Code (6 Digits) 3. Buyer Code (30 Digits 4. Line Type (45 Digits) 5. Ship-To (Location) (30 Digits) 6. Bill-To (Location) (30 Digits) 7. Position Segment (Flex-Value) (30 Digits) 8. Job Segment (Flex-Value) (30 Digits) 9. Position (30 Digits) 10. Employee (30 Digits) 11. Position Hierarchy (30 Digits) 12. P/O Categories (30 Digits) 13. Supplier Type (Option) (30 Digits) 14. Supplier List (Option) (30 Digits) 15. Ship-Via (Option) (30 Digits) 16. FOB (Option) (30 Digits) 17. Freight-Terms (30 Digits) 18. Country of Origin (30 Digits)

ระบบการสั่งซื้อ 1) การออกแบบรหัสโครงสร้างข้อมูล (Coding Structure) No ลำดับ Data ข้อมูล Structure ตัวอย่าง รหัสโครงสร้างข้อมูล 1 Document Number (เลขที่เอกสาร) 16000001 (เลขที่ใบ PR) 26000001 (เลขที่ใบ PO) 36000001 (เลขที่ใบรับของ R/C) 2 Supplier Code (รหัสผู้ขาย / เจ้าหนี้) 10001 (เจ้าหนี้ในประเทศ) 20001 (เจ้าหนี้ต่างประเทศ) 30001 (เจ้าหนี้ค้างจ่าย) 40001 (เจ้าหนี้พนักงาน) 50001 (เจ้าหนี้อื่นๆ) 3 Buyer (รหัสเจ้าหน้าที่จัดซื้อ) 1-01 (เจ้าหน้าที่จัดซื้อ ที่สำโรง ลำดับที่ 1) 2-01 (เจ้าหน้าที่จัดซื้อ ที่บางพลี ลำดับที่ 1) 3-01 (เจ้าหน้าที่จัดซื้อ ที่เขาหินซ้อน ลำดับที่ 1) 4-01 (เจ้าหน้าที่จัดซื้อ ที่หนองบอน ลำดับที่ 1) 4 Ship To Bill To VPE-1 หมายถึง สำโรง VPE-2 หมายถึง บางพลี VPE-3 หมายถึง เขาหินซ้อน VPE-4 หมายถึง หนองบอน 5 Position Segment Job Segment Employee Position Hierarchy (รหัสสายการอนุมัติ) สายการอนุมัติการเสนอซื้อ - วัตถุดิบ และ วัสดุสิ้นเปลือง - สินค้าที่เป็นสินทรัพย์ - สินค้าอื่นๆ ที่เป็นสิ้นเปลือง และ อะไหล่

ระบบการสั่งซื้อ 1) การออกแบบรหัสโครงสร้างข้อมูล (Coding Structure) ตัวอย่าง ขั้นตอนการทำงาน ที่ได้ประโยชน์จากการออกแบบรหัสโครงสร้างข้อมูลได้แก่ Store Production IT (Approvers) (Requestor) (Suppliers) P/O P/R Data รายงาน P/R (Buyers)

หัวข้อที่สำคัญ (Agenda) 1) การออกแบบรหัสโครงสร้างข้อมูล (Coding Structure) 2) การออกแบบขั้นตอนการทำงาน (Conceptual-Flow Design) 3) ประโยชน์ที่ได้รับ (Benefits) Flow ERP Oracle Coding Benefits

ระบบการสั่งซื้อ 2) การออกแบบขั้นตอนการทำงาน (Conceptual Flow) ผู้ขอการสร้างรายการ IT / จัดซื้อ / บัญชี * 1) Master Data (การลงข้อมูลขั้นพื้นฐาน) (Need “Input Form”) 1.1) Approval Setup (IT) 1.2) Supplier (Purchasing/ Accounting) 1.3) Ship-To/Bill To (Accounting) 2) Transaction (การบันทึก) 2.1) การบันทึกรายการP/R 2.2) การบันทึกรายการ P/O 2.3) การบันทึกรับสินค้าและบริการ ตรวจสอบเอกสาร และ บันทึกข้อมูลในระบบงานOracle 2 INPUT FORM เมื่อมีความต้องการ ข้อมูล Master ใหม่ 1 จัดเก็บเรียงตามวันที่

ระบบการสั่งซื้อ 2) การออกแบบขั้นตอนการทำงาน (Conceptual Flow) Store Production IT (Approvers) (Requestor) รายงาน P/R (Suppliers) (Buyers) P/R Data P/O INVOICE P/O Data (Store/Tools Room) (Suppliers) R/C INVOICE (Accounting )

หัวข้อที่สำคัญ (Agenda) 1) การออกแบบรหัสโครงสร้างข้อมูล (Coding Structure) 2) การออกแบบขั้นตอนการทำงาน (Conceptual-Flow Design) 3) ประโยชน์ที่ได้รับ (Benefits) Benefits ERP Oracle Coding Flow

ระบบการสั่งซื้อ 3) ประโยชน์ที่ได้รับ ระบบการสั่งซื้อ 3) ประโยชน์ที่ได้รับ 1) ตรวจดูสต๊อคคงเหลือได้จากระบบ ไม่ต้องรอถาม Store 2) ช่วยลดเวลาในการเขียน PR 3) ลดจำนวนรายการสินค้าที่เหมือนกันให้เหลือเพียง 1 ชื่อสินค้า 4) ลดจำนวนเอกสาร PR (กระดาษ) 5) ลดค่าใช้จ่ายการส่ง PR ด้วยแฟกซ์ P/R Creation 6) ช่วยลดเวลาการเดินเอกสาร PR ไปยังผู้อนุมัติ 7) ผู้ขอซื้อสามารถตรวจสอบสถานะของ PR จากระบบ 8) ลดปัญหา PR สูญหาย 9) ผู้มีอำนาจอนุมัติ สามารถพิจารณาอนุมัติ PR นอกพื้นที่ 10) ลดปัญหาความสับสนในการส่ง PR เพื่อขออนุมัติ P/R Approved P/R Oracle R/C P/O

ระบบการสั่งซื้อ 3) ประโยชน์ที่ได้รับ ระบบการสั่งซื้อ 3) ประโยชน์ที่ได้รับ 1) ออก PO ได้รวดเร็ว ด้วยการดึงข้อมูลรายการสินค้าจาก PR มาจัดทำ PO ได้ทันที 2) ลดจำนวนเอกสาร PO (1 ฉบับสามารถบันทึกรายการสินค้าจากหลาย PR และ หลาย Project) 3) สามารถช่วยเพิ่มอำนาจการต่อรองกับร้านค้า (ในการสั่งซื้อแต่ละครั้งสามารถรวมปริมาณสินค้าชนิดเดียวกัน ในหลาย PR หลาย Project) 4) ฝ่ายสินค้าคงคลังได้รับ PO ผ่านระบบทันทีที่มีการจัดทำ เพื่อนำไปตรวจรับสินค้า 5) ผู้ขอซื้อสามารถตรวจสอบ สถานะ PR ที่ผ่านการอนุมัติแล้วว่า สั่งซื้อแล้วหรือยัง 6) ผู้ขอซื้อสามารถตรวจสอบกำหนดการส่งมอบสินค้าในระบบ 7) ทราบชื่อผู้ที่สั่งซื้อ หากมีคำถาม ทำให้สามารถสอบถามได้ถูกคน PO Creation P/R Oracle R/C P/O

ระบบการสั่งซื้อ 3) ประโยชน์ที่ได้รับ ระบบการสั่งซื้อ 3) ประโยชน์ที่ได้รับ 1) ลดข้อผิดพลาดในการบันทึกรับ ระหว่าง ฝ่ายจัดซื้อ และ ฝ่ายสินค้าคงคลัง 2) ลดการทำงานซ้ำซ้อน 3) สามารถตรวจสอบรายการสินค้าค้างส่ง ได้อย่างมีประสิทธิภาพ Receiving P/R Oracle R/C P/O

ระบบการสั่งซื้อ 3) ประโยชน์ที่ได้รับ ระบบการสั่งซื้อ 3) ประโยชน์ที่ได้รับ 1) สามารถทำการวิเคราะห์ข้อมูลได้สะดวก และ รวดเร็ว 2) ลดความสับสนในการปฎิบัติงาน เพราะมีการกำหนดสิทธิ์ผู้เข้าระบบไว้อย่างชัดเจน 3) เพิ่มประสิทธิภาพในการวิเคราะห์รายการซื้อ เช่น แยกตามกลุ่มสินค้า, แยก Project 4) สามารถตรวจสอบประวัติซื้อของสินค้าแต่ละรายการ 5) สามารถจัดทำรายงานซื้อประจำเดือนได้สะดวก และ รวดเร็วขึ้น 6) ช่วยปรับปรุงฐานข้อมูลโครงสร้างรหัสสินค้า ของฝ่ายคลังสินค้า/จัดซื้อ/บัญชีเป็นแบบเดียวกัน การจัดการ P/R Oracle R/C P/O