MGT 228 การจัดการสมัยใหม่ บทที่ 2 แนวคิด ทฤษฎีทางการจัดการ

ทฤษฎีองค์การแบบเครื่องจักร 1. การจัดการแบบวิทยาศาสตร์ (Scientific Management) 2. ทฤษฎีการบริหาร (Administrative Theories) 3. ทฤษฎีระบบราชการ ( Bureaucratic School)

การจัดการแบบวิทยาศาสตร์ Scientific Management

Frederick Winslow Taylor Frank and Lillian Gilbreths Henry Gantt Harrington Emerson

Frederick Winslow Taylor Frederick Winslow Taylor : (1856- 1915) ได้มีการเสนอการประยุกต์การจัดการที่เป็นวิทยาศาสตร์ ซึ่ง Taylor เชื่อว่าวิธีการนี้ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพ โดยอาศัยการลูกจ้างอย่างใกล้ชิด อีกทั้งยังเชื่อว่าหากมีการนำวิธีการทางวิทยาศาสตร์มาใช้ในการทำงานสำหรับผู้ปฏิบัติงาน และค้นหาวิธีการที่ดีที่สุด (one best way) สำหรับแต่ละงานแล้ว จะทำให้เกิดประสิทธิภาพอย่างสูงสุด

Frank and Lillian Gilbreths ผลงานของสองสามี ภรรยา Frank และ Lillian Gibreths ได้ให้ความสนใจในเรื่องของการศึกษาเกี่ยวกับ เวลาและการเคลื่อนไหว (Time and Motion Study) (1912) และการทำงานให้ง่ายขึ้น (Job Simplification) โดยลดการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็นลงในระหว่างการทำงาน เขาเชื่อว่าจากการศึกษาเรื่องนี้จะช่วยให้สามารถพัฒนามาตรฐานของงานได้

Henry Gantt (1861-1919) มีแนวคิดเช่นเดียวกับ Taylor และ The Gilbreths แต่แนวคิดของ Henry Gantt เน้นเรื่องของการควบคุมการทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และระบบการจ่ายค่าตอบแทนแบบอิงกลุ่ม ถึงแม้คนงานจะไม่สามารถปฏิบัติได้ตามเกณฑ์ก็ตาม

Harrington Emerson (1910) เป็นผู้ให้ความคิดในด้านการจัดการเช่นเดียวกับ Taylor Gilbreths และ Gantt แนวคิดของ Harrington Emerson ได้เสนอการจัดการแบบวิทยาศาสตร์มาใช้โดยเขาเสนอให้มีการแบ่งงานแยกหน้าที่ และบทบาทของฝ่ายปฏิบัติการ (Line) กับฝ่ายที่ปรึกษา(Staff) ให้ชัดเจน โดยให้ฝ่ายปฏิบัติการรับผิดชอบในการทำงานขององค์กรและฝ่ายที่ปรึกษารับผิดชอบการทำงานด้านการสนับสนุนฝ่ายปฏิบัติการ เพื่อมุ่งเน้นประสิทธิภาพในการทำงาน

สรุป : การจัดการแบบวิทยาศาสตร์ มีสมมติฐานความเชื่อว่าแรงจูงใจในการทำงานที่ดีที่สุด คือปัจจัยเรื่องเงิน (Money Incentive) ฉะนั้นจึงต้องหาวิธีการจ่ายค่าตอบแทนให้เหมาะสมเพื่อการสร้างแรงจูงใจในการทำงาน ให้ความสำคัญกับคนงานในระดับล่างเป็นอันดับแรก รองลงมาคือหัวหน้างาน การวิเคราะห์หามาตรฐานในการทำงานใช้วิธีการแบบวิทยาศาสตร์ คือเริ่มจากการสังเกต รวบรวมข้อมูล ทดลองหาแนวทางที่ดีที่สุด แล้วจึงกำหนดเป็นมาตรฐานต่อไป

4. เน้นเรื่องการแบ่งงานกันทำตามความรู้ ความชำนาญ โดยกำหนดอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบระหว่างสายงานหลัก และสายงานที่ปรึกษาให้ชัดเจน จัดโครงสร้างองค์การอย่างชัดเจน และมีการคัดเลือก ฝึกอบรมให้เหมาะสมกับลักษณะโครงสร้างองค์การ 5. ใช้วิธีทางวิทยาศาสตร์มากำหนดมาตรฐานในการทำงาน เพื่อให้เกิดความยุติธรรมในการจ่ายค่าตอบแทนแก้ผู้ใช้แรงงาน และลดการต่อรองของสหภาพแรงงาน วิธีเป็นการประสานความเข้าใจอันดีระหว่างลูกจ้างและนายจ้าง

ทฤษฎีการบริหาร Administrative Theories

Henry Fayol Luther Gulick and Lyndall Urwick

Henry Fayol เขาเชื่อว่า การจัดการเป็นกิจกรรมที่มีลักษณะเหมือนกันไม่ว่าจะเป็นการจัดการที่บ้าน องค์การธุรกิจ หรือรัฐบาล จึงสามารถใช้หลักสากลทั่วไป ซึ่งเน้นการจัดกิจกรรมขององค์การที่มีเหตุผล โดยกิจกรรมการจัดการรวมถึง การวางแผน(Planning) การจัดองค์การ(Organization) การบังคับบัญชา(Commanding) การประสานงาน(Coordinating) และการควบคุม(Controlling) เรียกย่อๆ ว่า POCCC

Luther Gulick and Lyndall Urwick ทั้ง 2 คนได้ร่วมกันเป็นบรรณาธิการหนังสือ Paper on the Science of Administration โดยที่ Gulick เป็นศาสตราจารย์ในมหาวิทยาลัยโคลัมบีย ส่วน Urwick เป็นที่ปรึกษาด้านการจัดการด้วย Urwick ได้นำแนวความคิดในเรื่องศาสตร์ของการจัดการเข้ากับหลักการของ Fayol โดยนำความคิดในเรื่องภารกิจของฝ่ายจัดการในเรื่องการวางแผน การจัดองค์การ และการควบคุม ไปพัฒนาสู่แนวทางปฏิบัติทั่วๆไป และยังให้ความสำคัญกับโครงสร้างองค์การทีเป็นทางการ (Formal Organization)

Gulick ยังได้เสนอความคิดเห็นว่าฝ่ายบริหารจะต้องทำหน้าที่ที่จำเป็นนั่นคือ POSDCORB P = (Planning) O = (Organization) S = (Staffing) D = (Directing) CO = (Coordinating) R = (Reporting) B = (Budgeting)

ทฤษฎีราชการ Bureaucratic Theory

Max Weber แนวคิดของ Weber เป็นทฤษฎีเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของอำนาจในสังคมมนุษย์ เป็นการศึกษาองค์การที่มีขนาดใหญ่และพิจารณาว่าการเจริญเติบโตขององค์การขนาดใหญ่จะต้องกำหนดรูปแบบหรือวิธีการปฏิบัติให้กับผู้บริหารอย่างไร จึงจะเหมาะสม เนื่องจากระบบเศรษฐกิจการตลาดแบบทุนนิยมจำเป็นต้องมีการปฏิบัติงานอย่างเที่ยวตรง ชัดเจน และต่อเนื่องรวดเร็ว เขาจึงเสนอรูปแบบองค์การที่เรียกว่า Bureaucracy โดยมีลักษณะดังนี้

ลักษณะของ Bureaucracy ประกอบด้วย การยึดถือหลักเกณฑ์และอำนาจหน้าที่ ที่เป็นทางการซึ่งกำหนดโดยกฎข้อบังคับ หรือกฎหมาย หรือระเบียบของฝ่ายบริหารเท่านั้น ระบบคำสั่งเป็นไปตามสายการบังคับบัญชา และตามระดับของอำนาจระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา พนักงานในระดับล่างสามารถอุทธรณ์ได้ แต่ต้องเป็นไปตามสายการบังคับบัญชา การบริหารหน่วยงานจะต้องมีการฝึกอบรมให้เกิดความชำนาญในงานแบบใหม่อยู่เสมอ การบริหารต่างต่างๆ ต้องอยู่บนพื้นฐานของข้อบัญญัติที่เป็นลายลักษณ์อักษร และเอกสารที่เป็นแบบฟอร์ม

5. พนักงานที่พัฒนาความสามารถมาได้เต็มที่แล้ว สามารถที่จะทำงานในตำแหน่งที่สูงขึ้น โดยไม่คำนึงถึงเรื่องของการมีบุญคุณหรือระยะเวลาในหน่วยงาน 6. การบริหารในหน่วยงานต้องยึดมั่นตามกฏเกณฑ์ ซึ่งที่ทั้งที่เปลี่ยนแปลงยาก และเปลี่ยนแปลงง่าย 7. การดำรงตำแหน่งที่เป็นงานอาชีพ ต้องไม่สร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวทั้งกับบุคคลภายใน และบุคคลภายนอก จะต้องมีความเสียสะเพื่อเป้าหมายของงานให้บรรลุผลตามวัตถุประสงค์ 8. การได้มาของตำแหน่งงานได้มาจากการเลือกตั้ง(Election) และการแต่งตั้ง (Appointed)

9. การครองตำแหน่งสามารถติดตัวได้ตลอดชีวิต โดยเฉพาะหน่วยงาน ของรัฐ 10. ผลตอบแทนด้านการเงินนั้นแน่นอน เมื่อปลดเกษียณแล้วก็จะได้รับเบี้ยหวัดบำนาญ 11. พนักงานจะมีความก้าวหน้าตามสายงาน มีการเลื่อนตำแหน่งตามหลักอาวุโส (Seniority) และการให้ความสำคัญกับบุคคลที่มีการศึกษาสูงๆสามารถที่จะเข้าสู่ตำแหน่งได้ แม้ว่าจะไม่มีความอาวุโสเป็นเกณฑ์เบื้องต้นก็ตาม

สรุป: ลักษณะองค์การของ Weber เน้นในเรื่องของอำนาจที่เป็นทางการ โดยอาศัยกฎระเบียบ เน้นความเป็นกลาง ไม่ใช้ความรู้สึกส่วนตัวมาใช้ในการทำงาน อย่างไรก็ตาม ระบบ Bureaucracy ถูกมองว่าเป็นระบบที่ล่าช้า เปลี่ยนแปลงยาก อืดอาด ยึดติดกับกฎ ระเบียบ ขาดความยืดหยุ่น และปัดความรับผิดชอบ หรือเรียกว่า ปัญหา Red Tap อันเป็นที่มาของปัญหา คอร์รัปชั่น ในที่สุด

สรุป : องค์การแบบเครื่องจักร ทฤษฎีการจัดการแบบวิทยาศาสตร์เป็นแนวคิดที่เน้นในระดับตัวบุคคล โดยแบ่งคนออกเป็น 2 กลุ่ม คือกลุ่มผู้บริหาร และคนงาน ซึ่งทั้ง 2 กลุ่มต้องมีการแบ่งงานกันอย่างสมดุล และเน้นการออกแบบงานโดยใช้หลักการศึกษาเรื่องเวลา และเคลื่อนไหว (Time and Motion Study) ทฤษฎีการบริหารเป็นแนวคิดที่เน้นในระดับองค์การ และหน้าที่ของผู้บริหารเป็นสำคัญ ทฤษฎีระบบราชการเป็นแนวคิดที่เน้นในระดับองคากร และเน้นในเรื่องของโครงสร้างองค์การ สายการบังคับบัญชา และกฎระเบียบ ในการจัดองค์การ

องค์การแบบสิ่งมีชีวิต

ที่มาของแนวความคิดองค์การแบบมีชีวิต แรงงานในยุคทศวรรษที่ 1960-1970 ในยุคนี้การศึกษาของประชาชนดีขึ้น การให้ทำงานที่ไร้คุณค่าโดยการให้ผลตอบแทนด้านวัตถุเพียงอย่างเดียวหรือใช้หลักการจัดการแบบวิทยาศาสตร์เท่านั้น แต่คนเหล่านี้ต้องให้องค์การที่ยอมรับความสามารถทางปัญญาของพวกตนมากกว่า และมีความคาดหวังจากที่ทำงานสูงขึ้นกว่าเดิม ดังนั้นรูปแบบองค์การจึงเปลี่ยนไป โครงสร้างองค์การกระจายอำนาจมากขึ้น

การศึกษาที่ Hawthorne School ผู้วิจัยคือ William Dixon Fritz Roethlisberger โดยมี Elton Mayo เป็นหัวหน้าโครงการ การวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์ว่า หากมีการเปลี่ยนแปลงสภาพแวดล้อมทางด้านกายภาพแล้วคนงาน จะมีการตอบสนองอย่างไร โดยเฉพาะด้านประสิทธิภาพในการผลิต การทดลองที่ฮอร์ธอร์นแบ่งการทดลองเป็น 4 ระยะ

สรุป : การทดลองที่ Hawthorne การเปลี่ยนแปลงทางกายภาพไม่ได้มีผลต่อผลผลิตตามที่ตั้งสมมติฐานไว้ แต่ปัจจัยด้านจิตวิทยา(Psychological Factor) ที่เกี่ยวกับทัศนคติ และอารมณ์ความรู้สึกของคนงานที่มีสมาชิกภายในกลุ่มและผู้บังคับบัญชา ดังนั้น Elton Mayo จึงสรุปว่าการจัดระบบงานที่ดีนอกจากจะต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์แล้ว จะต้องสอดคล้องกับความต้องการของคนทางด้านสังคมและการยอมรับ รวมทั้งความพึงพอใจของคนงานด้วย

ทฤษฎีลำดับชั้นความต้องการ 1. ทฤษฎีของ Abraham Maslow 2. ทฤษฎีERG ของ Alderfer 3. ทฤษฎีของ Mcclelland

ทฤษฎีลำดับชั้นความต้องการของ Maslow Abraham Maslow เชื่อว่ามนุษย์ไม่ได้ต้องการเพียงความต้องการทางร่างกายเท่านั้น มนุษย์ยังต้องาการเป็นส่วนหนึ่งของสังคม(social belonging) ความต้องการเป็นอิสระ(autonomy) การได้รับการยอมรับ(self-esteem) และการทำงานอย่างเต็มศักยภาพ(self-actualization) ข้อสมมติฐานของ Maslow 1. ความต้องการของมนุษย์จัดเป็น 5 ระดับโดยเรียงจากความสำคัญระคับต่ำสุดถึงระดับสูงสุด 2. เมื่อความต้องการระดับล่างได้รับการตอบสนองแล้ว ความต้องการระดับสูงถัดไปก็จะกลายเป็นแรงจูงใจอันใหม่

ลำดับขั้นความต้องการของ Maslow ความต้องการด้านกายภาพ (Physiological needs) ความต้องการความปลอดภัย (Safety needs) ความต้องการความรัก (Love needs) ความต้องการในการได้รับการยอมรับ (Esteem needs) ความต้องการในการทำงานอย่างเต็มศักยภาพ (Self- actualization)

ทฤษฎีความต้องการของ ERG Alderfer เสนอความต้องการของคนมี 3 ระดับ คือ 1. ความต้องการในการดำรงอยู่ (Existence) 2. ความต้องการในด้านความสัมพันธ์ (Relatedness) 3. ความต้องการในการเจริญเติบโต (Growth)

ทฤษฎีของ Group Dynamic ทฤษฎี X ทฤษฎี Y

ทฤษฎี X ทฤษฎี Y McGregor ได้เสนอทฤษฎีที่จำแนกพฤติกรรมของมนุษย์เป็นสองแบบ เพื่อที่จะใช้กลยุทธ์การจัดการที่เหมาะสมกับลักษณะของคนแต่ละแบบ

ทฤษฎี X แนวคิด โดยธรรมชาติคนมีลักษณะขี้เกียจ และไม่ชอบทำงาน คนขาดความทะเยอทะยาน ไม่ต้องการรับผิดชอบ ชอบให้คนอื่นทำแทน คนเห็นแก่ตัว ไม่สนใจความต้องการขององค์การ คนมีธรรมชาติของการต่อต้านการเปลี่ยนแปลง คนหลอกง่ายเพราะไม่ฉลาด

ทฤษฎี Y แนวคิด โดยธรรมชาติมนุษย์ชอบทำงาน มีความขยัน มีความทะเยอทะยาน รับผิดชอบ พัฒนาศักยภาพตนเองอยู่ตลอดเวลา ไม่ต่อต้านความต้องการขององค์การ

ทฤษฎีสำนักระบบเปิด Open System

ทฤษฏีระบบเปิดได้รับการพัฒนา โดย แดเนียล แคทซ์ (Daniel Katz) และโรเบิร์ต คาน(Robert Kahn) โดยมีสาระสำคัญดังต่อไปนี้ 1. มีความสัมพันธ์กับสิ่งแวดล้อมภายนอก* กล่าวคือ องค์การระบบเปิดต้องพึ่งพาอาศัยสภาพแวดล้อมภายนอก โดยการนำทรัพยากรจากภายนอกมาใช้ในกระบวนการผลิต และนำผลผลิตที่ได้ออกสู่สภาพแวดล้อมภายนอก 2. มององค์การเป็นระบบที่มีทั้งปัจจัยนำเข้า กระบวนการ และผลผลิต 3. ระบบ คือกิจกรรมที่มีลักษณะการกระทำซ้ำๆเป็นวงจรต่อเนื่อง การทำงานของสมาชิกแต่ละคนต้องอาศัยซึ่งกันและในการทำงานเพื่อให้ได้ผลผลิต โดยกิจกรรมเหล่านี้จะมีลักษณะของเหตุการณ์ซ้ำๆ เป็นวงจรที่มีความต่อเนื่อง

4. องค์การมีความสามารถในการดำรงอยู่ ในระบบเปิดจะมีการดำรงสถานะอยู่ได้ โดยการนำเข้าทรัพยากรจากภายนอกและส่งผลผลิตออกไปภายนอกอยู่ตลอดเวลาอย่างต่อเนื่อง ถ้ามีการนำเข้ามากกว่าส่งออกจะเกิดการสะสมส่วนเกิน ที่สามารถนำไปสู่การขยายตัวของระบบ นี้คือการดำรงอยู่ขององค์การในระบบเปิด 5. องค์การในระบบเปิดจะมีความแตกต่างมากขึ้น มีสาขาความชำนาญเฉพาะด้านเพิ่มมากขึ้น เนื่องจากการทำงานของระบบเปิดมีความซับซ้อนและความหลากหลายของหน้าที่มากขึ้น

6. ข้อมูลย้อนกลับ คือข้อมูลที่ป้อนเข้ามาในระบบ ซึ่งเป็นสัญญาณบอกถึงเงื่อนไขของสถานการณ์ของระบบที่เกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อม ข้อมูลย้อนกลับจะช่วยให้ระบบสามารถแก้ไขปัญหาการทำงานได้ 7. วิธีที่ดีที่สุดมีหลายทาง องค์การในระบบเปิดที่ปัจจัยต่างๆ มีความผันแปรตลอดเวลา ดังนั้น ระบบการทำงานสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ได้โดยใช้วิธีการได้หลายวิธี

การจัดการในสมัยใหม่

การจัดการตามสถานการณ์ เกิดจากผสมผสานแนวคิดต่างๆ แนวคิดแบบดั้งเดิม แนวคิดเชิงพฤติกรรม แนวคิดเชิงปริมาณ แนวคิดเชิงระบบ

การจัดการในสมัยใหม่ ทฤษฎี Z TQM. Balanced Score Card : BSC MBO. Reengineering องค์การแห่งการเรียนรู้ ISO บรรษัทธรรมาธิบาล