บทที่ 2 การเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กร บทที่ 2 การเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กร ระดับ ปวส.1/1,1/6 คธ บช กต โดย อาจารย์พีระพงษ์ เลี้ยงอยู่ วิทยาลัยเทคโนโลยีแหลมทอง

การเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กร การเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กร เป็นกระบวนการวางแผนที่มุ่งจะพัฒนาความสามารถขององค์กร เพื่อให้สามารถที่จะบรรลุและธำรงไว้ซึ่งระดับการปฏิบัติงานที่พอใจที่สุด ซึ่งสามารถวัดได้ในแง่ของประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และความเจริญเติบโตขององค์

การเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กร การเพิ่ม หมายถึง จำนวนที่มากขึ้น ผลผลิตที่มีคุณภาพสูงขึ้น รูปแบบของผลผลิตสวยงามขึ้น การบริการที่รวดเร็วขึ้น

การเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กร ข้อแตกต่างของคำว่าประสิทธิภาพและประสิทธิผล         ประสิทธิภาพ หมายถึง การทำงานที่มีการใช้ทรัพยากร การบริหารให้เกิดประโยชน์สูงสุด         ประสิทธิผล หมายถึง  การทำงานที่บรรลุวัตถุประสงค์ และเป้าหมายที่กำหนดไว้

การเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กร องค์กร หมายถึง หน่วยงานต่าง ๆ ที่ปรากฏอยู่ในสังคมที่เราอาศัยอยู่ เช่น โรงเรียน บริษัทห้างร้าน หน่วยงานราชการต่าง ๆ โรงพยาบาล โรงงาน นั่นเอง

จากความหมายของการเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กร                 สรุปได้ว่า เราความต้องการที่จะให้องค์กรมีการเปลี่ยนแปลง ในทิศทางที่ก้าวหน้าขึ้นในอนาคต โดยใช้ความรู้ทางด้านการบริหาร และการบริหารทรัพยากรมนุษย์ประยุกต์เป็นหลักและทิศทางที่ก้าวหน้า ขององค์กรในอนาคต เป็นระบบที่องค์กรได้จัดรูปแบบให้เอื้ออำนวย ต่อการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ และสร้างกลุ่มทำงานที่มีประสิทธิภาพ ให้ทำงานอย่างมีประสิทธิผลให้กับองค์กร

ปัจจัยสู่ความสำเร็จทางธุรกิจ การดำเนินธุรกิจสมัยใหม่ ที่ต้องการให้บรรลุเป้าหมายขององค์กรคือ ความอยู่รอดและความเจริญเติบโตขององค์กรจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องคำนึงถึงปัจจัยสำคัญสู่ความสำเร็จ มี 5 ประการดังนี้

ปัจจัยสู่ความสำเร็จทางธุรกิจ 1. ระบบการจัดภายในองค์กร 2. การบริหารการเปลี่ยนแปลง 3. ตอบสนองความต้องการของลูกค้า 4. การบริหารทรัพยากรเวลา 5. ทรัพยากรมนุษย์

วิธีการใช้ตัวเกณฑ์วัดประสิทธิภาพขององค์กร   วิธีการใช้ตัวเกณฑ์วัดประสิทธิภาพขององค์กร  1.  เกณฑ์วัดผลตามเป้าหมาย 2.  เกณฑ์การบริหารประสิทธิภาพเชิงระบบ 3.  เกณฑ์การบริหารประสิทธิภาพโดยอาศัยกลยุทธ์ตามสภาพ แวดล้อมเฉพาะส่วน 4.  การใช้วิธีการแข่งขันคุณค่า

การสร้างองค์กรแห่งคุณภาพ   การสร้างองค์กรแห่งคุณภาพ  1.  การลดต้นทุน 2.  การเพิ่มผลผลิตอย่างต่อเนื่อง 3.  การปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่อง

นิสัยแห่งคุณภาพมี 7 ประการ ดังนี้ 1.  ความเป็นระเบียบเรียบร้อย 2.  การทำงานเป็นทีม 3.  การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง 4.  การมุ่งที่กระบวนการ 5.  การศึกษาและฝึกอบรม 6. ประกันคุณภาพ 7.  การส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วม

กลยุทธ์การบริหารเชิงคุณภาพ เป็นเพียงการนำเสนอดังนี้   กลยุทธ์การบริหารเชิงคุณภาพ  เป็นเพียงการนำเสนอดังนี้  1.  วงจร PDCA หรือ PDCA Plan Act Do Check

กระบวนการดำเนินงานทั้ง 4 ขั้นตอนเป็นไปในลักษณะ   กระบวนการดำเนินงานทั้ง 4 ขั้นตอนเป็นไปในลักษณะ ต่อเนื่องย่อมส่งผลให้องค์กรนั้นมีคุณภาพ บรรลุตาม เป้าหมายที่กำหนดไว้ทุกประการ โดยแสดงดังภาพ P P A A D D C C

PDCA - เป็นวงจรที่พัฒนาโดย W.Edwards Deming ผู้เชี่ยวชาญทางด้านการบริหารคุณภาพ เป็นเทคนิคที่ช่วยให้เกิด การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง สามารถนำไปประยุกต์ใช้ ในชีวิตประจำวัน การทำงาน หรือการตั้งเป้าหมายในชีวิต

Plan (วางแผน) เริ่มจากกำหนดสิ่งที่ต้องการจะปรับปรุง เมื่อเลือกสิ่งที่จะปรับปรุงได้แล้ว ก็เริ่มวางแผน ขั้นตอนนี้ให้คิด 6 W 2 H ของสิ่งที่ต้องการจะปรับปรุง คือวัตถุประสงค์และเป้าหมายคืออะไร (what) ทำเพื่อใคร (whom) จะปรับปรุงที่ไหน(where) โดยใคร(who) เมื่อไร (when) ทำไมถึงต้องปรับปรุงสิ่งนี้ (why) เรามีวิธีในการปรับปรุงอย่างไร (how) จำนวนกลุ่มผู้รับผลประโยชน์หรืองบประมาณที่ใช้เท่าไร (how many)

Do (ปฏิบัติ) เป็นการทำความเข้าใจกับแผนที่วางไว้ และ ผู้รับผิดชอบลงมือปฏิบัติตามแผนที่วางไว้

Check (การติดตามผล) เป็นการตรวจสอบผลของการปฏิบัติ นำผลมา เป็นการตรวจสอบผลของการปฏิบัติ นำผลมา เปรียบเทียบกับแผนที่ได้วางไว้

Action (ดำเนินการให้เหมาะสม) เป็นการนำผลการตรวจสอบมาพิจารณา ถ้าได้ผล ตามแผนที่วางไว้ ก็กำหนดขั้นตอนปฏิบัตินั้นเป็น มาตรฐานการปฏิบัติต่อไป แต่ถ้าไม่ได้ผลตามแผน มีปัญหาระหว่างปฏิบัติ ก็ต้องหาสาเหตุของปัญหานั้น และหาทางแก้ไขปรับปรุง เพื่อไม่ให้การปฏิบัติครั้ง ต่อไปเกิดปัญหานั้นอีก

ไปประยุกต์ใช้ในชีวิตประจำวัน ตัวอย่าง PDCA Sheet การนำวงจรคุณภาพ ไปประยุกต์ใช้ในชีวิตประจำวัน

Plan  เป้าหมาย เก็บเงินให้ได้ 60,000 บาท  เป้าหมาย เก็บเงินให้ได้ 60,000 บาท Plan  สิ่งที่ต้องทำ เก็บเงินให้ได้เดือนละ 5,000 บาท  ระยะเวลา 1 ปี  ขั้นตอนในการทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย 1.คำนวณรายได้ (เงินเดือน 16,000 บาท) 2.ประมาณการค่าใช้จ่าย 3.(จ่ายประจำ-ค่าเช่าบ้าน 3,000บ.ค่ามือถือ 500บ.เงินเก็บ 5,000 บ. 4.คงเหลือ (16,000-(3,000+500+5,000)) = 7,500 บาท 5.ใช้เงิน 7,500 บาท ใน 30 วัน 6.เฉลี่ยวันละ 250 บาท

Do  ใช้เงินแต่ละวันให้ไม่เกิน 250 บาท  ใช้เงินแต่ละวันให้ไม่เกิน 250 บาท  จดรายจ่ายใน Personal Improvement  อย่าลืมจดปัญหาอุปสรรคประจำวันด้วย Do

Check แนวทางใหม่ ๆ ไอเดียปิ๊ง ๆ  - เงินที่จะเก็บเป็นเงินออม ให้ฝากธนาคารที่ไม่มีATM - ตั้งคำถามกับตัวเองก่อนจ่าย 2-3 ครั้งว่า “จำเป็นมั้ย” - ศึกษาวิธีการลดรายจ่ายที่ช่วยให้เราทำได้ตามเป้าหมาย - เดือนที่ทำได้ตามเป้าหมายก็พยายามรักษามาตรฐานนี้ไว้ รายการ แผน ผล หมายเหตุ รายจ่ายในเดือนที่ 1 7,500 8,000  รายจ่ายในเดือนที่ 2  รายจ่ายในเดือนที่ 3 7,000 รายจ่ายในเดือนที่ 4 7,100

Action ปัญหาอุปสรรคที่พบ วิธีการในการแก้ไข  - บางวันใช้เงินเกิน เงินที่ใช้เกินเนื่องจากนั่งแท็กซี่บ่อย เพราะตื่นสายกลัวไปไม่ทัน ต้องตื่นให้เช้าขึ้น  - พอดีมีงานผ้าป่าจึงทำบุญไปด้วย อาจต้องประหยัด ค่าใช้จ่ายระหว่างวัน มากขึ้น นำผลที่ได้มากำหนดวิธีการใช้เงินให้ละเอียดขึ้น นำกลับไปวางแผนใหม่ (P) อีกครั้ง Action

ทักษะแห่งศตวรรษที่ 21 21st Century Skills นักเรียนทุกคนต้องเรียนรู้เครื่องมือคุณภาพ PDCA ที่จะเป็นประโยชน์แก่นักเรียน สามารถนำไปใช้ ในชีวิตประจำวันได้ และกำหนดให้นักเรียนทุกห้องเรียนนำ PDCA ไปใช้ ในการทำโครงการ OCOP ด้วย ทักษะแห่งศตวรรษที่ 21 21st Century Skills

กลยุทธ์การบริหารเชิงคุณภาพ เป็นเพียงการนำเสนอดังนี้   กลยุทธ์การบริหารเชิงคุณภาพ  เป็นเพียงการนำเสนอดังนี้  2.  ระบบ 5 ส หรือ 5 S เป็นการกระตุ้นให้พนักงานปฏิบัติงานทุกอย่างด้วยตนเอง จนกลายเป็น ส่วนหนึ่งของการทำงาน สะสาง สะอาด สะดวก สุขลักษณะ สร้างนิสัย

ทำไมจึงต้องทำ 5 ส 1. มีการทำงานลำบาก ยุ่งยาก ซ้ำซ้อน 2. มีสิ่งผิดปกติ 1. มีการทำงานลำบาก ยุ่งยาก ซ้ำซ้อน 2. มีสิ่งผิดปกติ 3. มีความสูญเปล่า 4. มีความสกปรกรุงรัง 5. มีการค้นหาเสียเวลา กิจกรรม 5 ส

ทำไมจึงต้องทำ 5 ส (ต่อ) 6. มีการส่งของล่าช้า 7. มีของเสียมาก 6. มีการส่งของล่าช้า 7. มีของเสียมาก 8. มีต้นทุนสูง 9. มีคำตำหนิ ติ บ่น 10. มีอุบัติเหตุบ่อย กิจกรรม 5 ส

กิจกรรม 5ส

ทำ 5ส แล้วได้อะไร 1. การทำงานสะดวกสบายขึ้น 2. สถานที่ น่าอยู่น่าทำงาน ทำ 5ส แล้วได้อะไร 1. การทำงานสะดวกสบายขึ้น 2. สถานที่ น่าอยู่น่าทำงาน 3. มีพื้นที่ใช้สอยเพิ่มขึ้น 4. ไม่เสียเวลา เสียอารมณ์ค้นหาสิ่งของ 5. ผู้มาติดต่อเกิดความประทับใจ กิจกรรม 5 ส

ทำ 5ส แล้วได้อะไร (ต่อ) 6. ภาพลักษณ์ของหน่วยงานดีมีชื่อเสียง ทำ 5ส แล้วได้อะไร (ต่อ) 6. ภาพลักษณ์ของหน่วยงานดีมีชื่อเสียง 7. ผลการทำงานดีขึ้น 8. ได้สร้างสรรค์สิ่งแวดล้อมให้สวยงาม 9. เกิดวินัยติดตัวสืบต่อถึงลูกหลาน 10. พัฒนาคุณภาพชีวิตและคุณภาพงาน กิจกรรม 5 ส

แนวความคิด ส คือ กิจกรรมที่สร้างวินัยให้เกิดขึ้นและนำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพ และผลิตภาพ 5 5 ส กิจกรรม 5 ส

5 ส ในแต่ละภาษา ส. ที่ ไทย ญี่ปุ่น อังกฤษ 1. สะสาง Seiri Organization ส. ที่ ไทย ญี่ปุ่น อังกฤษ 1. สะสาง Seiri Organization 2. สะดวก Seiton Orderliness 3. สะอาด Seiso Cleanliness 4. สร้างมาตรฐาน Seiketsu Standardization 5. สร้างนิสัย Shitsuke Discipline กิจกรรม 5 ส

ความหมายของแต่ละ ส สะสาง หมายถึง การคัดแยกสิ่งของที่จำเป็นต้องมีและกำหนด ไว้ให้ชัดเจน และจำหน่ายสิ่งของที่ไม่จำเป็นออกไป สะดวก หมายถึง การจัดระบบงาน สถานที่และสิ่งของให้อยู่ใน ที่ซึ่งเหมาะสมและถูกต้อง เพื่อให้สะดวกในการทำงาน และทำให้เกิดความปลอดภัย สะอาด หมายถึง การจัดการ ดูแลรักษาสถานที่ เครื่องมือ เครื่องใช้ เครื่องจักรและอุปกรณ์ ให้มีความสะอาดและ อยู่ในสภาพพร้อมใช้งาน กิจกรรม 5 ส

ความหมายของแต่ละ ส (ต่อ) สร้างมาตรฐาน หมายถึง การรักษามาตรฐานที่ทำ 3ส แรกไว้ หรือ ให้ดียิ่งขึ้น ด้วยการกำหนดระเบียบปฎิบัติ เพื่อ สุขลักษณะและความปลอดภัย สร้างนิสัย หมายถึง การปฎิบัติตามระเบียบและมาตรฐานอย่าง สม่ำเสมอ เพื่อปลูกฝังนิสัย ให้มีระเบียบวินัย กิจกรรม 5 ส

ความสำคัญของ 5 ส มีคุณค่าเป็นพิเศษ ๏ พัฒนาคน เกิดนิสัยที่ดี มีวินัย ๏ เป็นฐานรากของระบบคุณภาพ ๏ ร่วมคิดร่วมทำเป็นทีม ๏ ร่วมใจ ร่วมงาน ประสานสามัคคี 5 ส กิจกรรม 5 ส

ประโยชน์ของการทำ “สะสาง” ๏ ขจัดความสิ้นเปลืองของการใช้เนื้อที่สำนักงานในการเก็บของที่ไม่จำเป็น ๏ ขจัดความสิ้นเปลืองของอุปกรณ์เครื่องใช้และทรัพยากรต่าง ๆ ที่มีอยู่ ๏ ขจัดความสิ้นเปลืองของตู้เอกสารและชั้นวางของอย่างเปล่าประโยชน์ ๏ ลดการจัดเก็บเอกสารที่ซ้ำซ้อน ๏ ลดเวลาในการตรวจสอบเครื่องมืออุปกรณ์ และการเช็ค Stock ๏ ขจัดความผิดพลาดในการทำงาน ๏ สถานที่ทำงานดูกว้าง โล่งขึ้น ทำให้พนักงานมีสุขภาพจิตที่ดีขึ้น 5 ส กิจกรรม 5 ส

๏ ขจัดการค้นหาสิ่งของที่ต้องการ ประโยชน์ของการทำ “สะดวก” ๏ ขจัดการค้นหาสิ่งของที่ต้องการ ๏ ตรวจสอบสิ่งของ หรือเช็ค Stock ต่างๆ ง่ายขึ้น ๏ ลดเวลาในการทำงาน ๏ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ๏ สร้างสภาพการบริหารงานด้วยสายตา ๏ มีความปลอดภัยในการทำงาน ๏ สถานที่ทำงานมีสภาพแวดล้อมที่ดี เป็นระเบียบเรียบร้อย 5 ส กิจกรรม 5 ส

๏ ได้ความเจริญตา เจริญใจ ๏ ได้ขจัดปัญหาสินค้าคุณภาพไม่ดี ประโยชน์ของการทำ “สะอาด” ๏ ได้ความเจริญตา เจริญใจ ๏ ได้ขจัดปัญหาสินค้าคุณภาพไม่ดี ๏ ได้ภาพลักษณ์ที่ดี ๏ ได้สร้างความประทับใจให้เกิดแก่ลูกค้า ๏ ได้ชื่อเสียงเกียรติคุณ ว่าเป็นคนรักความสะอาด ๏ ได้เพิ่มความปลอดภัยและสุขภาพอนามัย 5 ส กิจกรรม 5 ส

๏ ได้ฝึกฝนและเรียนรู้การทำงานกันเป็นทีมอย่างแท้จริง ประโยชน์ของการทำ “สร้างมาตรฐาน” ๏ ได้ฝึกฝนและเรียนรู้การทำงานกันเป็นทีมอย่างแท้จริง ๏ ได้ฝึกฝนการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ ๏ ได้เรียนรู้การแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบ ๏ ได้สร้างสภาพความเป็นอยู่ในที่ทำงานให้ดีขึ้น ๏ ได้ความภาคภูมิใจ เมื่อผลงานเป็นที่ประจักษ์ชัดทั่วไป 5 ส กิจกรรม 5 ส

3. กลุ่มระบบ QQC (Quality Control Circle:QCC)   กลยุทธ์การบริหารเชิงคุณภาพ  เป็นเพียงการนำเสนอดังนี้  3.  กลุ่มระบบ QQC (Quality Control Circle:QCC) 4.  ระบบการปรับรื้อ(Re-engineering) 5.  ระบบ TQM (Total Quality Management)

แบบฝึกหัด จงอธิบายข้อแตกต่างของคำว่าประสิทธิภาพและประสิทธิผล จงอธิบายวงจร PDCA ว่าเป็นอย่างไรและสามารถนำมาประยุกต์ใช้กับชีวิตประจำวันได้อย่างไร จงอธิบายกิจกรรม 5 ส ว่ามีอะไรบ้างและสามารถนำมาใช้ในชีวิตประจำวันได้อย่างไร