การบริหารธุรกิจ MICE Chapter 7 TD 451

การบริหารจัดการโครงการ การบริหารจัดการโครงการ (Project Management) จึงเป็นเครื่องมือและสิ่งจำเป็นที่จะช่วยให้ผู้จัดงานไมซ์ ต่างๆสามารถดำเนินการจัดงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสำเร็จลุล่วงไปได้ภายใต้ระยะเวลาและต้นทุนที่ กำหนด การบริหารจัดการโครงการยังเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้ จัดงานสามารถทราบได้ถึงกิจกรรมต่างๆที่ต้อง ดำเนินการในแต่ละช่วงเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ กรอบการศึกษาเกี่ยวกับการบริหารจัดการโครงการที่มี ชื่อว่า Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ของ American National Standards Institute (ANSI) ซึ่งเป็นกรอบพื้นฐานในการบริหาร จัดการโครงการที่ได้รับการยอมรับเป็นอย่างมากมาใช้ เป็นกรอบการอธิบายการบริหารจัดงานไมซ์ต่างๆ TD 451

การบริหารจัดการโครงการในงานที่เกี่ยวกับอุตสาหกรรมไมซ์ ภายใต้กรอบ Project Management Body of Knowledge (PMBOK) PMBOK Guide ถือว่าเป็นกระบวนการทำงานประเภท หนึ่ง กระบวนการทำงานหมายถึงขั้นตอนที่ต้อง ดำเนินงานโดยประกอบไปด้วยสามส่วนสำคัญเพื่อให้ งานสำเร็จ ซึ่งประกอบไปด้วย Input, Tool and Technique และ Output TD 451

Project Management Body of Knowledge (PMBOK) แบ่งออกได้เป็น 5 ขั้นตอน TD 451

ขั้นเริ่มต้นเตรียมการ (Project Initiation) 1. เริ่มดำเนินการติดต่อกับลูกค้า สำหรับอุตสาหกรรมการประชุมองค์กรและการท่องเที่ยวเพื่อ เป็นรางวัล ขนาดของงานที่จัดมักจะมีขนาดเล็กระยะเวลาที่ผู้ วางแผนจัดงานซึ่งในกรณีนี้ก็คือ Destination Management Company (DMC) และ Incentive House ใช้ในการติดต่อส่วนใหญ่จะสั้นกว่า สำหรับอุตสาหกรรมการประชุมวิชาชีพ PCO อาจจำเป็นที่ จะต้องเริ่มดำเนินการติดต่อสมาคม รวมถึงผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง อื่นๆล่วงหน้านานหลายปีซึ่งบางครั้งอาจจะนานถึง 3-5 ปีก่อน ถึงเวลาจัดงาน สำหรับอุตสาหกรรมงานแสดงสินค้าและนิทรรศการนานาชาติ จำเป็นที่จะต้องเริ่มดำเนินการติดต่อลูกค้าซึ่งในกรณีนี้อาจจะ เป็นสมาคมผู้ผลิตสินค้าในบางอุตสาหกรรม รวมไปถึงผู้ออก งาน (Exhibitor) นานล่วงหน้า 3-5 ปีก่อนถึงเวลาจัดงาน TD 451

2. ดำเนินการเริ่มการประชุมก่อนการเริ่มงาน ผู้จัดงานจำเป็นที่จะต้องระบุเป้าหมาย วัตถุประสงค์ ขนาดของ งานและความต้องการด้านอื่นๆ ลูกค้าอาจใช้โอกาสในการประชุมก่อนเริ่มงานขอให้ผู้จัดงาน ดำเนินการส่งข้อเสนอทางเทคนิค Request for Proposal (RFP) มาให้เพื่อใช้พิจารณาประกอบคุณสมบัติของผู้จัดงานแต่ ละเจ้า TD 451

ช่องทางการติดต่อของผู้จัดงานซึ่งรวมถึงรายละเอียดของ งานนั้นๆ อุตสาหกรรมการประชุมองค์กรและการท่องเที่ยวเพื่อเป็นรางวัล รายละเอียดของ RFP ที่ทางบริษัทขอจากทาง DMC และ Incentive House โดยส่วนใหญ่จะประกอบไปด้วยรายละเอียด ที่สำคัญดังต่อไปนี้ : ช่องทางการติดต่อของผู้จัดงานซึ่งรวมถึงรายละเอียดของ งานนั้นๆ รายละเอียดของงาน ซึ่งประกอบไปด้วยชื่อของงาน วัน เริ่มต้นและวันสิ้นสุดงาน ความต้องการด้านต่างๆ ซึ่งประกอบไปด้วย ความต้องการ เกี่ยวกับกิจกรรมและความสนใจระหว่างการเข้าร่วมงาน, ความต้องการด้านอื่นๆในสถานที่/นอกสถานที่ ความ ต้องการด้านรูปแบบของงาน และความต้องการด้านอื่นๆ รายละเอียดเกี่ยวกับข้อเสนอ ซึ่งประกอบไปด้วย รูปแบบ ของข้อเสนอที่ต้องการจะให้ผู้จัดงานส่งรายละเอียดของวันที่ จัดทำข้อเสนอ วันที่ส่งข้อเสนอออก วันที่ลูกค้าจะทำการ คัดเลือก รายละเอียดเกี่ยวกับบริษัทรับจัดงาน เช่น ประสบการณ์ ในการจัดงานในรูปแบบที่คล้ายกัน จำนวนงานที่เคยจัด อายุของบริษัท รวมไปถึงประกันรูปแบบต่างๆที่บริษัทมีใน กรณีที่มีเหตุสุดวิสัยเกิดขึ้น และเอกสารรับรองหรืออ้างอิง จากบริษัทลูกค้าเจ้าอื่นๆ เป็นต้น TD 451

Core PCO มักจะมีสัมพันธ์ที่ดีกับทางสมาคมต่างๆอยู่แล้วและ มักจะเป็นผู้รับผิดชอบในการได้สิทธิ์จัดงานประชุมวิชาชีพ และประชุมสมาคมนั้นๆอย่างต่อเนื่อง อย่างไรก็ดีหากใน กรณีที่ทาง Core PCO กับสมาคมยังไม่ได้เลือกประเทศหรือ สถานที่จัดงานอย่างเป็นทางการ ทาง Core PCO กับทาง สมาคมจะดำเนินการคัดเลือกประเทศออกมา Professional Exhibition Organizer (PEO) จะเป็นผู้ พิจารณาเลือกสถานที่และเมืองที่จะไปจัดงานโดยดูจากการ วิเคราะห์โอกาสและศักยภาพของทั้งผู้ซื้อและผู้ขายในภูมิภาค นั้นๆ PEO จะเป็นตัวกลางที่อยู่ระหว่างผู้เข้าร่วมงานทั้งใน ฝั่งของ ผู้ที่จะมาออกงาน (Exhibitor) ซึ่งเป็นผู้ขาย (Seller) และผู้เข้าร่วมงานที่เป็นผู้ซื้อ (Buyer) โดยทาง PEO จะเริ่มดำเนินการติดต่อไปยังผู้ที่จะมาออกงาน 3-5 ปี ล่วงหน้าเมื่อ PEO เลือกสถานที่จะจัดงานได้แล้วทาง PEO จะมีส่งความจำนงไปยังผู้มีส่วนเกี่ยวข้องที่รับงานต่อจาก PEO ในด้านต่างๆไม่ว่าจะเป็นกลุ่ม General Service Contractor หรือ Specialty Service Contractor ให้ส่ง ข้อเสนอในการรับจัดงานในส่วนต่างๆเข้ามาที่ PEO TD 451

การวางแผน Project Planning ความสมบูรณ์ของแผนงานการบริหารโครงการนั้นขึ้นอยู่กับ คุณภาพของข้อมูลและจำนวนข้อมูลที่ทางผู้จัดงานไมซ์สามารถ รวบรวมได้ในช่วงเริ่มต้นเตรียมการ (Initiating Phase) TD 451

1. วางแผนกำหนดขอบเขตของงานไมซ์ (Planning MICE Event’s Scope) จำนวนผู้เข้าร่วมงานสะท้อนถึงจำนวนทรัพยากรและ งบประมาณที่ผู้จัดงานต้องใช้ในงานไมซ์นั้นๆ ซึ่งจำนวนของ ผู้เข้าร่วมงานและอุปกรณ์ รวมไปถึงความคาดหวังที่ ผู้เข้าร่วมงานและลูกค้าต้องการจะมาจากการสื่อสารและ ประชุมกับลูกค้าในช่วงเตรียมการ การวางแผนกำหนดขอบเขตของงานไมซ์จำเป็นที่จะต้อง ได้รับการกำกับดูแลและวางแผนโดยละเอียดอย่างต่อเนื่อง เนื่องจากในบางครั้งรายละเอียดบางอย่างของงานอาจมีการ เปลี่ยนแปลงเมื่อใกล้ถึงวันจัดงาน ซึ่งการเปลี่ยนแปลง ดังกล่าวอาจส่งผลต่อทรัพยากรที่ต้องใช้ รวมถึงงบประมาณ ที่เปลี่ยนแปลงไป TD 451

การวางแผนขอบเขตของงาน (Scope planning) คือการสร้าง แผนการบริหารขอบเขตของโครงการและงานนั้นๆ ซึ่งการ วางแผนขอบเขตของงานจะประกอบไปด้วยรายละเอียด ต่างๆเช่น จะกำหนดขอบเขตของงานอย่างไรให้สามารถ ตอบทั้งโจทย์ความต้องการของลูกค้าและผู้เข้าร่วมงาน จะ บริหารจัดการและควบคุมงานอย่างไร การกำหนดลักษณะขอบเขตของงาน (Scope defining) คือการ ระบุว่าอะไรที่จำเป็นที่จะต้องดำเนินการภายใต้ขอบเขตของ โครงการนั้น TD 451

ระบุปัจจัยที่ส่งผลต่อขนาดของงาน เช่น เงินทุน หรือ ขนาดพื้นที่จัดงาน โดยหลังจากผู้จัดงานกำหนดขอบเขตของงานดังกล่าวข้างต้น แล้ว ผู้จัดงานจำเป็นที่จะต้องจัดเตรียมรายละเอียดต่างๆเพื่อให้ การกำหนดลักษณะขอบเขตของงานสมบูรณ์ (Scope Definition) อันประกอบไปด้วย: รายชื่ออุปกรณ์และทรัพยากรที่ต้องใช้ขั้นตอนต่างๆ ที่ต้อง ปฏิบัติ รวมไปถึงระยะเวลาและเงินทุนที่ต้องใช้ ขอความคิดเห็นและข้อเสนอแนะจากบุคคลที่มีประสบการณ์ ในการจัดงานประเภทเดียวกัน พัฒนาแผนทางเลือกต่างๆ ที่สามารถช่วยให้บรรลุเป้าหมาย ที่วางไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ พิจารณาวิธีที่จะทำให้งานที่ต้องการจะจัดสามารถบรรลุ เป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ระบุปัจจัยที่ส่งผลต่อขนาดของงาน เช่น เงินทุน หรือ ขนาดพื้นที่จัดงาน ระบุสมมุติฐานที่ทางผู้จัดงานได้ตั้งไว้ เช่น สมมติฐาน เกี่ยวกับระยะเวลาที่รถขนส่งจะต้องใช้เวลาขนส่งของจาก ท่าเรือสู่สถานที่จัดงาน สมมติฐานด้านระยะเวลาในการ จัดเตรียมและผลิตเอกสาร ผู้จัดงานจะต้องระบุถึงเหตุการณ์ ไม่คาดฝันหรือความผิดพลาดที่อาจจะเกิดด้วย TD 451

สร้างโครงสร้างการแบ่งงาน Work breakdown structure (WBS) หมายถึงการนำงานไมซ์ที่ต้องการจะจัดมาแบ่งออกเป็น กิจกรรมย่อย เนื่องจากการจะจัดงานไมซ์จำเป็นที่จะต้องมี องค์ประกอบหลายๆส่วนมาประกอบเข้าไว้ด้วยกัน การแบ่งงาน ออกมาเป็นกิจกรรมย่อยจะช่วยให้ผู้จัดงานสามารถสร้าง Checklist ของกิจกรรมที่ต้องดำเนินการเพื่อให้งานประสบ ผลสำเร็จ TD 451

Bullet work breakdown structure – โครงสร้างการแบ่งงาน หนึ่งที่ผู้จัดงานได้ดำเนินการแบ่งออกมาเป็นกิจกรรมย่อยที่ จำเป็นต้องปฏิบัติเพื่อให้การติดตั้งลำโพงและเครื่องฉายภาพ โปรเจคเตอร์เสร็จสิ้น TD 451

Critical path chart work breakdown structure – การแบ่งงาน ตามลำดับกิจกรรรมที่สำคัญ โดยทุกๆจุดหมายถึง จุดเริ่มต้น และจุดสิ้นสุดของกิจกรรมก่อนหน้า และมีลูกศรเพื่อแสดงถึง ทิศทางของการดำเนินงาน TD 451

การยืนยันขอบเขตของงาน (Scope Verification) หมายถึง เมื่อแผนการจัดงานไมซ์ที่ทางผู้จัดงานได้พัฒนาจนเสร็จสิ้นแล้ว ถูกส่งไปให้กับทางลูกค้าเพื่อตกลงและยืนยันความถูกต้องของ ขอบเขตในขั้นสุดท้าย โดยการยืนยันขอบเขตของงานอาจมี ความแตกต่างกันไปตามแต่ละงานและแต่ละบริษัท การควบคุมขอบเขตของงาน (Scope Control) คือการ ติดตามแผนงานการจัดงานไมซ์ว่ามีการเพิ่มหรือลดกิจกรรม ใดๆบ้างจากแผนงานที่ได้รับการยืนยันจากลูกค้าแล้ว TD 451

2. แผนเกี่ยวกับต้นทุน (Cost Plan) ประเภทของต้นทุนในการดำเนินโครงการ ซึ่งสามารถแบ่งได้ ออกเป็น 3 ส่วนหลัก คือ ต้นทุนคงที่ ต้นทุนผันแปร และ ต้นทุนทางอ้อม TD 451

TD 451

จุดประสงค์หลักของการทำบัญชีก็เพื่อให้ผู้วางแผนจัดงาน สามารถทราบถึงรายรับที่เข้ามาและรายจ่ายที่ต้องจ่ายออกไป เพื่อเปรียบเทียบกับต้นทุนและงบประมาณที่ได้วางไว้ตลอดช่วง การดำเนินงาน เมื่อโครงการได้เริ่มดำเนินการแล้วบัญชีดังกล่าวจำเป็นที่จะต้อง ได้รับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ข้อมูลรายรับรายจ่ายเป็น ปัจจุบันและทำให้ผู้จัดงานสามารถทราบถึงรายรับรายจ่ายของแต่ ละกิจกรรมที่เกิดขึ้นตลอดช่วงการดำเนินการจัดงาน TD 451

3. แผนบุคลากร (Staffing Plan) ผู้จัดงานสามารถเริ่มวางแผนบุคลากรได้ โดยเริ่มจาก กิจกรรมที่ผู้จัดงานต้องดำเนินการทั้งหมดเพื่อให้งานที่ วางแผนจะจัดสำเร็จลุล่วง นำกิจกรรมที่ต้องดำเนินการทั้งหมดมาเทียบกับระยะเวลาที่ ต้องดำเนินการให้สำเร็จในแต่ละช่วงเวลา ซึ่งจากการแจก แจงกิจกรรมดังกล่าวจะทำให้ผู้จัดงานเห็นว่ากิจกรรมใดต้อง ใช้อัตรากำลังคนเท่าไหร่ (Manpower) และความสามารถ ประเภทใด 4. แผนคุณภาพ (Quality Plan) แผนคุณภาพประกอบไปด้วยเป้าหมายทางด้านการให้บริการ แก่ลูกค้าที่สามารถก่อให้เกิดความพึงพอใจสูงสุด ดังนั้นแผน คุณภาพส่วนใหญ่จึงสามารถไปเชื่อมต่อกับแผนบุคลากร TD 451

5. แผนการสื่อสาร (Communication Plan) หมายถึงแผนที่ทางผู้จัดงานใช้สำหรับสื่อสารกับผู้มีส่วน เกี่ยวข้องทุกฝ่ายที่มีส่วนร่วมในการช่วยทำให้งานไมซ์ที่ ต้องการจะจัดสำเร็จตามระยะเวลาและเป้าหมายที่วางไว้ แผนการสื่อสารดังกล่าวต้องระบุถึงกิจกรรมการสื่อสารที่ จำเป็นจะต้องเกิดขึ้นในกรณีที่เกิดการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ นอกเหนือจากกิจกรรมและแผนที่วางไว้ TD 451

6. แผนการบริหารความเสี่ยง (Risk Management Plan) การจัดงานใดๆก็ตามมักจะมีปัจจัยหลายๆอย่างที่อยู่นอกเหนือ การบริหารจัดการของผู้จัดงาน ไม่ว่าจะเป็นปัจจัยเรื่องลม ฟ้า อากาศ ปัจจัยทางด้านการเมือง และภัยพิบัติทาง ธรรมชาติ ซึ่งล้วนส่งผลต่องานที่จัด ทางผู้จัดงานจึงจำเป็นที่จะต้องพัฒนาแผนบริหารความเสี่ยง ขึ้นมาเพื่อที่ในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝันทางผู้จัดงานจะ สามารถมีทางเลือกในการแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถทำให้งานไมซ์ที่วางแผนไว้สำเร็จลุล่วงไปได้ การจัดทำแผนบริหารความเสี่ยงสามารถแบ่งออกเป็นระยะ ต่างๆได้ดังต่อไปนี้: การระบุปัจจัยเสี่ยงที่ส่งผลต่อความสำเร็จของงาน การวิเคราะห์ความเสี่ยงทางปริมาณและทางคุณภาพ แผนการบริหารความเสี่ยงที่เกิดขึ้น การติดตามและดูแลความเสี่ยง TD 451

7. แผนการจัดซื้อจัดจ้าง (Resource Acquisition Plan) ทางผู้จัดงานไม่ว่าจะเป็น DMC PCO หรือ PEO ไม่ สามารถที่จะดำเนินการทุกกิจกรรมได้เองเพียงองค์กรเดียว ทางผู้จัดงานหลัก (Core Organizer) จำเป็นที่จะต้อง ดำเนินการจัดซื้อจัด จ้างบริษัทที่มีความชำนาญเฉพาะด้าน เข้ามารับงานต่อ แผนการจัดซื้อจัดจ้างจะต้องระบุถึงขั้นตอนในการเตรียมการ จัดซื้อจัดจ้าง จำนวนงานที่ต้องจัดซื้อจัดจ้าง TD 451

8. แผนกำหนดการการดำเนินงาน (Schedule Plan) ผู้เข้าร่วมงานส่วนใหญ่มักมีเวลาที่ต้องการจะเข้าร่วมงาน แตกต่างกัน โดยเฉพาะบุคคลสำคัญ และวิทยากร รวมไปถึงผู้ที่มาออก งานแสดงสินค้าที่มักจะระบุว่าจะนำของเข้ามาในพื้นที่แสดง สินค้าเมื่อใด TD 451

การปฏิบัติงานตามแผน Project Execution การปฏิบัติงานตามแผนในโครงการจำเป็นที่จะต้องอยู่บนพื้นฐาน ของการวางแผนที่มีประสิทธิภาพตั้งแต่เริ่มต้น ในช่วงของการปฏิบัติงานตามแผนทางผู้จัดงานจะมีรายละเอียด หลายอย่างที่จำเป็นที่จะต้องแก้ไขไม่ว่าจะเป็นปัญหาที่เกิดขึ้น จากการเปลี่ยนแปลงคำขอของลูกค้า เหตุการณ์ไม่คาดฝันที่ อาจจะเกิดขึ้นจริง รวมไปถึงเรื่องการจัดซื้อจัดจ้างบริษัทอื่นๆ การฝึกพนักงาน TD 451

1. การสื่อสารข้อมูลระหว่างผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง (Information Distribution) การสื่อสารกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกฝ่ายไม่ว่าจะเป็นทั้งในฝั่งของลูกค้า ผู้เข้าร่วมงาน รวมไป ถึงคณะทำงานที่ช่วยกันสร้างให้งานไมซ์ดังกล่าวเกิดขึ้นให้เห็นภาพเดียวกันถึงความคืบหน้า และปัญหาต่างๆที่อาจจะเกิดขึ้นในแต่ละระยะเวลาที่ดำเนินงานในแต่ละกิจกรรม โดยหนึ่งใน เครื่องมือที่ช่วยให้ผู้จัดงานสามารถติดตามความคืบหน้าของแต่ละกิจกรรมและโครงการได้ อย่างมีประสิทธิภาพก็คือการใช้ Status Reviews ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ใช้ระบุว่าแต่ละ กิจกรรมได้ดำเนินการไปถึงระยะใดแล้ว และต้องใช้ระยะเวลาอีกเท่าไหร่ถึงจะดำเนินเสร็จสิ้น TD 451

2. การดูแลและปรับเปลี่ยนรายละเอียดโครงการ (Project Administration and Modification) เนื่องจากในช่วงของการดำเนินการปฏิบัติตามแผนงาน กิจกรรมหลายๆอย่างอาจมีการเปลี่ยนแปลง ดังนั้นแผนการ ดำเนินงานที่วางไว้ทั้งหมดก่อนหน้านี้จำเป็นที่จะต้องมีการ ปรับเปลี่ยนให้ให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้นจริง TD 451

3. การดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง (Executing resources acquisition) ผู้จัดงานก็ควรจะมีความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับกระบวนการ จัดซื้อจัดจ้าง เนื่องจากผู้จัดงานหลักจำเป็นที่จะต้องคอย ติดตามและประเมินผลความสามารถในการปฏิบัติงานของ บริษัทหรือผู้ที่มารับงานต่อว่ายังดำเนินงานตามที่ได้ตกลงกัน ไว้ภายใต้ระยะเวลาที่กำหนดหรือไม่ TD 451

การกำกับดูแลและควบคุมโครงการ Project Monitoring and Control 1. การกำกับดูแลและควบคุมความเสี่ยง (Risk monitoring & controlling) ในช่วงการวางแผน (Planning Phase) การระบุปัจจัยความ เสี่ยง ล้วนอาศัยอยู่บนประสบการณ์และการวิเคราะห์จาก ข้อมูลที่มีอยู่ อย่างไรก็ดีเมื่อดำเนินงานตามแผนงานที่วางไว้ ปัจจัยความเสี่ยงใหม่ และความเสี่ยงที่ทางผู้จัดงานมองว่า อาจจะไม่ใช่ความเสี่ยงที่มีความสำคัญ อาจจะมีความชัดเจน มากขึ้น ผู้จัดงานจำเป็นที่จะต้องนำแผนปฏิบัติการการบริหารความ เสี่ยงที่เกิดขึ้นและแนวทางแก้ไขความเสี่ยงมาปฏิบัติเพื่อลด ปัญหาดังกล่าวและช่วยให้ผู้เข้าร่วมงานยังสามารถเดินทางเข้า มาร่วมงานได้ การดำเนินการประชุมเรื่องความเสี่ยงระหว่างคณะทำงานและ ผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง จะช่วยให้การระบุความเสี่ยงที่มีโอกาส เกิดขึ้นตลอดช่วงที่ดำเนินโครงการการจัดงานไมซ์มีความ ชัดเจน และช่วยให้การแก้ปัญหามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น TD 451

โดยการดำเนินงานประชุมเรื่องความเสี่ยง (Risk Meeting) สามารถแบ่งออกได้เป็น 3 ส่วน Risk identification meetings ประชุมเพื่อระบุความเสี่ยง เพื่อดำเนินการวิเคราะห์ความเสี่ยงที่ระบุไว้ในแต่ละ ช่วงเวลาว่ามีการเปลี่ยนแปลงมากน้อยจากที่วางไว้อย่างไร Executive review meetings ระบุความเสี่ยงที่มีโอกาสจะ เกิดและมีความสำคัญสูงสุดให้กับทางคณะผู้บริหาร พร้อม ทั้งแนวทางแก้ไข และระดับความเสี่ยงในปัจจุบัน เพื่อให้ ผู้บริหารเห็นภาพของโครงการและความเสี่ยงที่จะส่งผล กระทบต่อความสำเร็จของโครงการ Project status meetings ทางคณะทำงานที่รับผิดชอบงาน ในแต่ละกิจกรรมควรมีการประชุมร่วมกันระหว่าง คณะทำงานและผู้จัดงานอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้ทราบถึง ความคืบหน้าของแต่ละกิจกรรม รวมไปถึงความเสี่ยงที่จะ ทำให้กิจกรรมที่วางไว้ไม่ประสบความสำเร็จ ซึ่งการ ประชุมนี้ควรมีการเตรียมแผนสำรองในการดำเนินงาน (Contingency Plan) ไว้ด้วย เพื่อในกรณีที่กิจกรรม บางอย่างประสบปัญหาทางคณะทำงานสามารถดำเนินการ ต่อไปได้ TD 451

ประเด็นปัญหาที่เกิดขึ้นในระยะเวลาดำเนินการ ผู้จัดงานควรดำเนินการจัดทำการรายงานสถานะของโครงการ อย่างต่อเนื่อง เพื่อที่จะให้ทราบถึงความคืบหน้าของโครงการ ว่ากิจกรรมใดได้ดำเนินการจนแล้วเสร็จ หรือกิจกรรมใด ประสบปัญหาล่าช้า หรือกิจกรรมใดมีความเกี่ยวเนื่องกัน เช่น สถานะปัจจุบันของโครงการ เช่น โครงการในปัจจุบัน ดำเนินการแล้วเสร็จไป 50% จากทั้งหมด 120 กิจกรรม ย่อย งานสำคัญที่เสร็จสิ้นในแต่ละระยะยกตัวอย่างเช่น ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างบริษัทที่ทำหน้าที่ดูแลเรื่องการ ขนส่งเสร็จสิ้นแล้ว หรือได้ดำเนินการจัดเตรียมที่พัก สำหรับผู้เข้าร่วมงานทั้งหมดที่ได้ยืนยันชื่อว่าจะเข้า ร่วมงานแล้ว กิจกรรมที่ต้องดำเนินงาน เช่น ในอีก 180 วันจะต้อง ดำเนินการก่อสร้างตกแต่งสถานที่ประชุมให้แล้วเสร็จ เอกสารประกอบการประชุมต้องแล้วเสร็จในอีก 120 วัน เป็นต้น ประเด็นปัญหาที่เกิดขึ้นในระยะเวลาดำเนินการ แนวทางแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นสำหรับกิจกรรมที่ไม่แล้ว เสร็จตามกำหนด TD 451

2. ควบคุมขอบเขตของงาน (Scope Control) คือการระบุปัจจัยและองค์ประกอบต่างๆที่อาจจะส่งผลให้ ขอบเขตของงานที่จะจัดมีขนาดเพิ่มขึ้น หรือลดลงจากที่ได้ วางแผนไว้ในตอนแรก ซึ่งการเปลี่ยนแปลงในขอบเขตของงานจะส่งผลกระทบต่อ ต้นทุน ทรัพยากร งบประมาณและระยะเวลาในการ ดำเนินงานทั้งสิ้น TD 451

3. การควบคุมกำหนดการ (Schedule) การควบคุมกำหนดการเป็นหนึ่งในกิจกรรมที่ยากต่อการ ควบคุมที่สุด ในขณะเดียวกันก็เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดที่จะทำให้ งานไมซ์ที่วางไว้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี หากผู้จัดงานไม่สามารถจัดงานให้แล้วเสร็จได้ตามกำหนด ปัญหาดังกล่าวจะส่งกระทบทั้งในเรื่องค่าใช้จ่ายที่ผู้จัดงานต้อง รับผิดชอบ ต้นทุนในการจัดงาน ต้นทุนค่าเสียโอกาส ความไม่พอใจของลูกค้าและอื่นๆอีกมากมาย 4. การควบคุมคุณภาพ (Quality Control) การควบคุมคุณภาพหมายถึงการตรวจสอบ กำกับดูแล และ ควบคุมผลของแต่ละกิจกรรมที่ได้ดำเนินการลงไปว่าได้ตาม มาตรฐานที่ทางผู้จัดงานและลูกค้าได้วางไว้หรือไม่ TD 451

5. การควบคุมดูแลเรื่องรายละเอียดของสัญญา (Contract Administration) หมายถึงขั้นตอนในการตรวจสอบว่าผู้ที่มารับงานต่อ รวมถึง ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในการจัดงาน ได้ดำเนินการส่งมอบงาน ภายใต้คุณภาพและตามที่สัญญากำหนดไว้หรือไม่ ดังนั้นหน้าที่ของผู้จัดงานหลักคือการตรวจสอบว่าคุณภาพของ งานที่ได้ส่งต่อไปให้กับบริษัทต่างๆที่มารับงานต่อเป็นไปตาม สัญญาที่ได้ตกลงกันไว้หรือไม่ หากไม่เป็นไปตามสัญญาที่ได้ ตกลงกันไว้ทางผู้จัดงานหลักจำเป็นที่จะต้องหาทางแก้ไขและ ตกลงกับผู้รับงานว่าจะเปลี่ยนแปลงรายละเอียดของสัญญา หรือไม่ TD 451

6. การควบคุมดูแลต้นทุน (Cost Control) การเปลี่ยนแปลงในรายละเอียดของกิจกรรม รวมไปถึง แผนการดำเนินงาน ระยะเวลาต่างๆที่วางไว้ ล้วนส่งผล โดยตรงต่องบประมาณและต้นทุนในการจัดงานไมซ์ทั้งสิ้น ดังนั้นทางผู้จัดงานนอกจากจะต้องติดตามสถานะความคืบหน้า ของโครงการ รวมไปถึงควบคุมปัจจัยด้านอื่นๆที่กล่าวมา ทั้งหมดแล้ว ทางผู้จัดงานยังจำเป็นที่จะต้องดำเนินการ ควบคุมดูแลต้นทุน โดยรายละเอียดเรื่องการควบคุมดูแล ต้นทุนทางผู้จัดงานจำเป็นที่จะต้องดำเนินการดังต่อไปนี้ พิจารณาว่าต้นทุนและงบประมาณที่ได้คาดการณ์ว่ามี การเปลี่ยนแปลงหรือไม่ บริหารการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นและแก้ไขตามความ เหมาะสม แจ้งผู้มีส่วนเกี่ยวข้องที่ต้องรับทราบเกี่ยวกับการ เปลี่ยนแปลงในงบประมาณ เพื่อให้อนุมัติการ เปลี่ยนแปลงดังกล่าว TD 451

การปิดงาน/โครงการ Project Closing การดำเนินการปิดโครงการ (Administrative closure) หมายถึงทางผู้จัดงานจำเป็นที่จะต้องมีการประสานเพื่อจัดเตรียม เอกสารต่างๆเกี่ยวกับการปิดงานให้แก่ลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าผู้ว่า จ้างดำเนินการลงนามรับงานที่ได้จัดไป รวมถึงการดำเนินการ คืนทรัพยากรหรืออุปกรณ์ต่างๆที่ได้เช่าหรือจัดจ้างมาให้แก่ เจ้าของเพื่อนำไปใช้ในงานอื่นๆต่อไป TD 451

1. การดำเนินการประเมินผลของงานที่จัดไป (Post evaluation) ผู้จัดงานจำเป็นที่จะต้องดำเนินการประเมินผลของงานไมซ์ที่ จัดไป ซึ่งไม่ได้วัดแค่ในมุมมองของผู้เข้าร่วมงานเท่านั้นแต่ ทางผู้จัดงานจำเป็นที่จะต้องพัฒนาเครื่องมือที่ใช้สำหรับวัด และประเมินผลของงานให้แก่ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็น โรงแรมที่พักของผู้เข้าร่วมงาน บริษัทที่ดูแล เรื่องการขนส่ง ผู้เข้าร่วมงาน ซึ่งในกรณีของอุตสาหกรรม งานแสดงสินค้าและนิทรรศการนานาชาติผู้เข้าร่วมงานจะต้อง ถูกแบ่งออกเป็นสองกลุ่มคือผู้ขายที่มาออกบู๊ทและผู้ซื้อ พนักงานที่ถูกจัดจ้างมาเพื่อปฏิบัติหน้าที่ในงาน คณะทำงาน ที่ดูแลเรื่องแสง สี เสียง รวมถึงคณะทำงานภายในของผู้ จัดงานเอง TD 451

2. ประชุมคณะทำงานหลังงานเสร็จสิ้น (Post-event meetings) การประชุมคณะทำงานหลังงานเสร็จสิ้นจะเริ่มขึ้นเมื่องานไมซ์ ที่จัดปิดตัวลง คณะทำงานที่ประกอบไปด้วยทุกฝ่ายที่มีส่วน ร่วมในการจัดงานเพื่อดำเนินการสรุปผลที่เกิดขึ้นตลอดช่วง เพื่อพัฒนาการจัดงานในครั้งต่อไป 3. วัดผลความคุ้มค่าจากการลงทุน (Measuring return on investment) (ROI) ในกรณีที่บริษัทที่จัดงานไม่ได้เป็นบริษัทเอกชนที่แสดงหาผล กำไร การวัดผลความคุ้มค่าจากการลงทุนจะถูกวัดว่า เป้าหมายที่วางไว้ตอนแรกก่อนเริ่มงานบรรลุหรือไม่ การวัดผลความคุ้มค่าจากการลงทุนจะถูกวัดว่าเป้าหมายที่วาง ไว้ตอนแรกก่อนเริ่มงานบรรลุหรือไม่ หากไม่บรรลุ ไม่บรรลุ เพราะเหตุใดและมากน้อยขนาดไหน TD 451

4. รายงานหลังงานเสร็จสิ้น (Post-event report) สิ่งสำคัญที่ผู้จัดงานจำเป็นที่จะต้องดำเนินการในลำดับถัดไป คือการดำเนินการสรุปและจัดทำ รายงานหลังงานเสร็จสิ้น (Post Event Report) พร้อมทั้งระบุบทเรียนและข้อผิดพลาด ที่เกิดขึ้นตั้งแต่ในช่วงเริ่มต้น (Initialing) จนงานเสร็จสิ้น TD 451

5. ดำเนินการเก็บเอกสารอื่นๆที่เกี่ยวข้องในงานเพื่อเป็น ฐานข้อมูล เอกสารต่างๆที่ใช้ในการเตรียมงาน ข้อมูลรายละเอียดการ ประชุม ข้อมูลทางเทคนิคต่างๆ รวมถึงแผนงานทุกด้าน จำเป็นที่จะต้องได้รับการเก็บรวบรวมเพื่อเป็นฐานข้อมูล เนื่องจากข้อมูลบางอย่างสามารถนำมาใช้เป็นฐานในการ เริ่มต้นหรือดำเนินงานจัดงานได้ในครั้งต่อไป 6. รายละเอียดปลีกย่อยอื่นๆ (Other activities) รายละเอียดปลีกย่อยอื่นๆในกรณีนี้ได้แก่ การจัดเตรียม เอกสารแสดงความขอบคุณแก่ผู้ช่วยสนับสนุนงาน วิทยากร แขกคนสำคัญ อาสาสมัคร และผู้มีส่วนเกี่ยวข้องที่ช่วยกัน สร้างงานดังกล่าวจนเสร็จ นอกจากนี้ยังรวมไปถึงการเฉลิมฉลองความสำเร็จให้แก่ คณะทำงานหลังจากที่ได้ร่วมแรงร่วมใจกันจัดงานไมซ์ ดังกล่าวจนเสร็จ การเฉลิมฉลองรวมไปถึงการให้รางวัลทั้ง ทางด้านตัวเงิน รวมถึง การรับรู้ของผู้บริหารแก่พนักงานที่ ปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ TD 451