งาน ธุรการ ? คือ งานที่เกี่ยวกับเอกสาร หลักฐานในราชการ รวมถึงการอำนวยความสะดวก การติดต่อประสานงาน เพื่อให้ การปฏิบัติงานของทุกฝ่าย ดำเนินไปสู่เป้าหมายที่วางไว้ได้ ดีที่สุด

บทบาทและหน้าที่ของ “ งานธุรการ ” 1. เป็นฝ่ายสนับสนุนการดำเนินงาน ขององค์กรให้ประสบความสำเร็จ 2. เป็นเหมือนคนกลางที่จะคอย ขับเคลื่อนให้งานดำเนินไปอย่างสะดวก เช่น การให้บริการ การติดต่อ ประสานงาน การจัดหา เป็นต้น 3. เป็นสายงานการ “ ควบคุมดูแล ” 4. เป็นนักประสานและนักบริการที่ดี

ผู้บริหาร ระดับสูง สำนัก / กอง งานธุรการ เติม น้ำมัน หยอด น้ำมัน หล่อลื่น บริการ ในรถ

ความสำคัญของ งานธุรการ 1. เป็นด้านหน้าของ หน่วยงาน 2. เป็นหน่วยสนับสนุน 3. เป็นหน่วยบริการ : ให้บริการ ติดต่อประสานงาน

ขอบเขตของ งานธุรการ 1. รับ – ส่ง หนังสือ 7. ทำ บันทึกเสนอหนังสือ 2. ร่างหนังสือ 8. การ ทำลายหนังสือ 3. พิมพ์หนังสือ 9. ดูแล สำนักงาน 4. ถ่ายเอกสาร 10. อื่นๆ เช่น การเงิน 5. จัดเก็บเอกสารบัญชี งบประมาณ พัสดุ 6. ตรวจทานหนังสือ

บทบาทของ เจ้าหน้าที่ธุรการ 1. ต้องรู้ระเบียบที่เกี่ยวข้อง 2. มีทักษะในการติดต่อ โต้ตอบ และประสานงานที่ดี 3. รู้จักความควรหรือไม่ควร 4. ต้องมีน้ำใจ เกื้อกูล 5. ต้องมีความละเอียดรอบคอบ 6. มีความคล่องแคล่ว ว่องไว มี ปฏิภาณไหวพริบ 7. ต้องมีการพัฒนาอย่าง ต่อเนื่อง 8. มีการสั่งสมประสบการณ์ ความเชี่ยวชาญในงานที่รับผิดชอบ อย่างเหมาะสม

เรื่องที่เจ้าหน้าที่ ธุรการต้องรู้ 1. ระเบียบงานสารบรรณ เกี่ยวกับหนังสือราชการ 1.1 ความหมายของหนังสือราชการ 1.2 ชนิดของหนังสือราชการ 1.3 ประเภทของหนังสือด่วน 1.4 ชั้นของหนังสือ

2. การเขียนหนังสือติดต่อ ราชการ 2.1 โครงสร้าง 2.2 การเขียนข้อความ 2.3 การเขียนให้ดี 2.4 การแก้ร่างหนังสือ 2.5 การทำบันทึกเสนอ

3.1 การจัดทำ 3.2 การจัดเก็บเอกสาร อย่างเป็นระบบ 3.3 การทำลาย 3. การบริหารงาน เอกสาร

4. การจัดสำนักงาน 4.1 จัดให้มี ประสิทธิภาพ 4.2 จัดให้มีสิ่งอำนวยความสะดวก ทางกายภาพให้พอเพียง 4.3 จัดให้มีเครื่องมือติดต่อสื่อสาร ที่พร้อมใช้งาน และการให้บริการอย่าง เพียงพอ

5. การใช้ทรัพยากรเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด 5.1 ด้านบุคคล 5.2 สถานที่ 5.3 วัสดุและอุปกรณ์ 5.4 การซ่อมบำรุง

1. ยอมรับว่าธรรมชาติของงานธุรการนั้นจุกจิก ไม่เสร็จง่ายๆ 2. ยอมรับว่าผลงานที่ทำนั้น เสมือนปิดทองหลังพระ 3. ให้คิดว่าคำตำหนิเป็นการสะท้อนความต้องการของคนในองค์กร 4. ให้มองปัญหาที่เกิดขึ้นว่าเป็นสิ่งท้าทาย 5. ให้มองความสำเร็จที่เกิดขึ้น เป็นกำลังใจ 6. ให้นึกถึงประโยชน์ขององค์กรเป็นที่ตั้ง ปฏิบัติหน้าที่เป็นธรรมแก่ทุกฝ่าย 7. รู้จักวางแผนและบริหารเวลาให้เป็น 8. เปิดใจกว้าง และยอมรับความคิดเห็นจากผู้อื่น 9. มีทักษะในการสื่อสารให้เกิดประสิทธิผล 10. มุ่งสู่การปฏิบัติงานให้บรรลุเป้าหมาย 11. ภูมิใจว่าเป็นหน่วยงานที่ทุกองค์กรต้องมี หลักการและทัศนคติของผู้รับผิดชอบงานธุรการ

1. มีการกำหนดแผนงานและเป้าหมายที่แน่นอน 2. มีการกำหนดขอบเขตของงาน 3. จัดทำคู่มือปฏิบัติงาน 4. ส่งเสริมการทำงานเป็นทีม แนวทางการบริหารงานธุรการ

1. พัฒนาการทำงานให้ดีขึ้นอยู่เสมอ โดยให้พนักงานเข้ามีส่วนร่วม 2. มีการกำหนดมาตรฐานการทำงาน เพื่อเป็นเครื่องมือในการวัดและประเมินผลงาน 3. มีการสั่งงานและมอบหมายงานอย่างมี ประสิทธิภาพ 4. มีการควบคุมและตรวจสอบการ ปฏิบัติงานอยู่เสมอ 5. มีการสอนและแนะนำงาน 6. ให้คำปรึกษาในเรื่องที่เกี่ยวกับงาน 7. เสริมสร้างทัศนคติที่ดีเกี่ยวกับการ ทำงาน การปรับปรุงระบบการบริหารงานธุรการ

งานธุรการเป็นงานที่มีความสำคัญใน การบริหารองค์กรให้ประสบความสำเร็จ และ ช่วยให้กลไกในการจัดการต่างๆ ไม่ติดขัด ผู้ ที่รับผิดชอบและเกี่ยวข้องกับงานธุรการจึง จำเป็นต้องเรียนรู้ภาระหน้าที่ความ รับผิดชอบของตน จัดการให้การบริหารงาน ธุรการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และ พยายามปรับปรุงงานให้สามารถตอบสนอง วัตถุประสงค์ขององค์กรได้ตลอดเวลา ซึ่ง หากองค์กรมีบุคลากรที่มีความชำนาญ ทางด้านงานธุรการเป็นอย่างดี ก็จะช่วยให้ องค์กรนั้นๆ สามารถดำเนินงานไปได้โดย บรรลุเป้าหมายที่วางไว้ สรุป