งานนำเสนอกำลังจะดาวน์โหลด โปรดรอ

งานนำเสนอกำลังจะดาวน์โหลด โปรดรอ

เนื่องจาก การบริหารเอกสารใน หน่วยงานสารบรรณ จะต้องทำงาน เกี่ยวกับเอกสาร และประสานงานกับ หน่วยงานต่างๆ ในสังกัด ซึ่งบาง หน่วยงานได้ทำเอกสารหายหรือ.

งานนำเสนอที่คล้ายกัน


งานนำเสนอเรื่อง: "เนื่องจาก การบริหารเอกสารใน หน่วยงานสารบรรณ จะต้องทำงาน เกี่ยวกับเอกสาร และประสานงานกับ หน่วยงานต่างๆ ในสังกัด ซึ่งบาง หน่วยงานได้ทำเอกสารหายหรือ."— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1

2

3

4 เนื่องจาก การบริหารเอกสารใน หน่วยงานสารบรรณ จะต้องทำงาน เกี่ยวกับเอกสาร และประสานงานกับ หน่วยงานต่างๆ ในสังกัด ซึ่งบาง หน่วยงานได้ทำเอกสารหายหรือ ต้องการค้นหาเอกสารบางอย่าง จึง จำเป็นต้องมาขอคัดลอกสำเนาเอกสาร กับหน่วยงานสารบรรณ ที่ได้เก็บ สำเนาคู่ฉบับไว้ ซึ่งเหตุการณ์เช่นนี้ ได้ ประสบปัญหาบ่อยครั้งหน่วยงานสาร บรรณจึงได้คิดหาแนวทางแก้ไข โดย การใช้วิธี Scan เอกสาร เก็บไว้อีกวิธี หนึ่งด้วย

5 รับ - ส่ง เอกสารเสนอผู้บริหาร แจ้งเวียนคำสั่งและประกาศให้ บุคลากรในหน่วยงานได้รับ ทราบข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน จัดเก็บรักษาหนังสือและเอกสาร ( สำเนา ) คำสั่ง, ประกาศ จัดพิมพ์และเผยแพร่ข่าวสารทั้ง ภายในและภายนอกได้ทราบ ติดต่อประสานงานกับหน่วยงานต่างๆ ทั้งภายในและภายนอก งานอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมาย

6 1. เพื่อเป็นศูนย์ประสานงานระหว่าง หน่วยงานภายในและหน่วยงาน ภายนอก 2. เพื่อเป็นศูนย์กลางให้คำแนะนำด้าน การบริหารงานภายในหน่วยงานของ แขวงการทางยโสธร 3. เพื่อเป็นหน่วยงานกลางในการช่วย กำกับ ดูแล ระบบงานสารบรรณของ แขวงการทางยโสธร ให้มีระบบการ จัดการที่มีประสิทธิภาพ 4. เพื่อสนับสนุนการบริหารงานใน ระบบงานของกรมทางหลวง และให้ เกิดประโยชน์สูงสุด

7 เมื่อเจ้าหน้าที่ รับ – ส่ง นำแฟ้ม หนังสือที่ ผอ. ขท. ลงนามแล้ว ตรวจเช็คว่าหนังสือครบหรือไม่ เสนอหัวหน้างานสารบรรณ หรือผู้ ได้รับมอบหมาย ให้เป็นผู้จ่ายเรื่อง และหน่วยงานสารบรรณจะทำการ Scan เอกสารเก็บไว้ ซึ่งจัดเก็บใน รูปแบบไฟล์ PDF และจะทำการ บันทึกไฟล์ ที่เก็บไว้ ตามเลขรับ หนังสือ หรือ เอกสารที่มี ความสำคัญ พร้อมสร้าง Folder ( ตาม วัน / เดือน / ปี ปฏิทิน ) โดย บันทึกเอกสารที่เป็นไฟล์ PDF ใน Folder ที่สร้างไว้ นั้น

8

9 1) เปิดโปรแกรม HP PrecisionScan Pro

10 2) เริ่ม Scan เอกสาร

11 3) ทำการบันทึกเป็นไฟล์ PDF และจัดเก็บ ไว้ใน Foder ที่เราสร้างไว้ ( ตามวัน / เดือน / ปี ปฏิทิน )

12 4) เอกสารที่บันทึกเป็นไฟล์ PDF จะสามารถ ดูได้จาก Foder ที่เราทำการ บันทึกเก็บไว้ ( ตามวัน / เดือน / ปี ปฏิทิน )

13 เมื่อต้องการค้นหาเอกสาร ซึ่ง หน่วยงานสารบรรณ ได้ทำการ Scan เก็บสำเนาคู่ฉบับไว้ นั้น สามารถค้นหาเอกสารได้ ดังนี้

14 1) เปิดโฟลเดอร์ ที่เก็บเอกสาร Scan

15 2) เอกสารที่ค้นหาใน เดือน / ปี ที่บันทึกเก็บไว้

16 3) ทำการค้นหา (Search) ตาม เลขรับหนังสือ ที่บันทึกเก็บไว้

17 4) ค้นหาตาม เลขรับหนังสือ ที่บันทึกไว้

18 5) จะพบเอกสารที่ทำการค้นหา ดังรูป - เปิดไฟล์ ที่เราต้องการค้นหา

19 6) เอกสารที่เปิดเป็นไฟล์ PDF ซึ่งบันทึกตาม เลขรับหนังสือ ดังรูป

20 เมื่อต้องการค้นหาเอกสาร ซึ่ง หน่วยงานสารบรรณ ได้ทำการ Scan เก็บสำเนาคู่ฉบับไว้ และหน่วย ฯ ได้พัฒนาการทำงานรวมทั้งให้ ความสำคัญกับการค้นหาเอกสาร เพื่อ ง่าย สะดวก รวดเร็ว จึงได้จัดทำ ขั้นตอนการค้นหาเอกสารในระบบ Excel ดังนี้

21 1) เปิดโฟลเดอร์ ที่เก็บเอกสาร Scan

22 2) เปิดงาน Scan ไฟล์ Excel

23 3) ทำการค้นหาเอกสารที่ต้องการ ซึ่งมี ตัว กรอง ทำให้ง่ายต่อการค้นหา

24 4) ตัวอย่าง กรณีค้นหาเอกสารที่ ด่วนที่สุด ( ดังภาพ )

25 5) ตัวอย่าง เอกสารที่ใช้ตัวกรอง ( ดังภาพ )

26 6) ตัวอย่าง คลิก เลขที่รับ และคลิก OK ( ดัง ภาพ )

27 7) ตัวอย่าง เอกสารที่ค้นได้ ( ดังภาพ )

28 8) ตัวอย่าง เอกสารที่ค้นได้ ตามเลขที่ และชื่อ เรื่อง ( ดังภาพ )

29 1) ทำให้การค้นหาเอกสารให้กับผู้บังคับบัญชา หรือหัวหน้าหน่วยงาน แต่ละหน่วย ในสังกัด ได้สะดวกรวดเร็ว 2) ทำให้ประหยัดเวลา และลดขั้นตอนในการ ค้นหาเอกสาร 3) กรณีต้นฉบับเอกสารหาย ก็สามารถค้นหา เอกสารที่เราได้ Scan เก็บไว้ในรูปแบบไฟล์ PDF ซึ่งได้บันทึกไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ และสามารถนำมาคัดลอกเอกสารให้กับผู้มา ขอคัดลอกเอกสารได้ทันที 4) การประสานงานกับหน่วยงานในสังกัด เป็น การเชื่อมความสัมพันธไมตรี ในหน่วยงาน 5) ทำให้เจ้าหน้าที่ในหน่วยงานสารบรรณ ได้ ความรู้เพิ่มเติม และเป็นการพัฒนาเจ้าหน้าที่ ในหน่วย ไปพร้อมกัน

30 1. การ Scan เอกสาร เพื่อให้เอกสาร แจกจ่ายไปถึงผู้ปฏิบัติงานล่าช้า เนื่องจากมีขั้นตอนการทำงานเพิ่มขึ้น 2. เครื่อง Scan เอกสารที่ใช้มาเป็น เวลานานหลายปี มีความเสื่อมสภาพ ทำให้การทำงานล่าช้า 3. เอกสารที่หายอาจจะอยู่ใน ช่วง ขั้นตอนการเสนอผู้บังคับบัญชา หรือ ยังไม่ถึงขึ้นตอนการ Scan เอกสาร

31


ดาวน์โหลด ppt เนื่องจาก การบริหารเอกสารใน หน่วยงานสารบรรณ จะต้องทำงาน เกี่ยวกับเอกสาร และประสานงานกับ หน่วยงานต่างๆ ในสังกัด ซึ่งบาง หน่วยงานได้ทำเอกสารหายหรือ.

งานนำเสนอที่คล้ายกัน


Ads by Google