ดาวน์โหลดงานนำเสนอ
งานนำเสนอกำลังจะดาวน์โหลด โปรดรอ
1
โครงการปรับปรุงระบบ Oracle Financial มหาวิทยาลัยเชียงใหม่
รายงานผลการสำรวจความต้องการระบบ บัญชีเจ้าหนี้ (Account Payable) Version 1.2 Copyright © A-HOST, All Right Reserved
2
การควบคุมเอกสาร การตรวจสอบเอกสาร : ควบคุมเอกสาร : ผู้ตรวจสอบ / ตำแหน่ง
วันที่ ผู้ตรวจสอบ ชัยพร ช.เจริญยิ่ง 28-Oct-2012 ควบคุมเอกสาร : วันที่ ผู้ปรับปรุง/แก้ไข เวอร์ชั่น อ้างอิง 15-Oct-2012 Nuttawoot B. 1.0 Create Requirement Summary report 1.1 Update Document 26-Oct-2012 1.2 Update Flow
3
ลงนามเอกสารรายงานผลการสำรวจความต้องการ ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Account Payable)
ผู้ดูแลระบบงาน (IT กองคลัง): ______________________ (______________________) หน่วยงาน ________________ วันที่ _____/_____/_____
4
ลงนามเอกสารรายงานผลการสำรวจความต้องการ ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Account Payable)
ผู้ใช้งานระบบ (Key User): ผู้ใช้งานระบบ (Key User): ______________________ ______________________ (______________________) (______________________) หน่วยงาน ________________ หน่วยงาน ________________ วันที่ _____/_____/_____ วันที่ _____/_____/_____
5
หัวข้อหลัก สรุปความต้องการระบบ TOR ขั้นตอนการทำงานของระบบ รายงาน
ความต้องการเพิ่มเติม ประเด็นที่มีการเปลี่ยนแปลง ข้อเสนอแนะ
6
สรุปความต้องการระบบตาม TOR
ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ AP-I-001 แก้ไขปัญหาระบบไม่คืนค่าภาษี หัก ณ ที่จ่าย เมื่อยกเลิกการจ่ายเงิน CMU ปัญหาระบบ/Bug AP-I-002 แก้ไขปัญหารายงานงบทดลองเจ้าหนี้การค้าไม่ถูกต้อง ปรับปรุงรายงาน AP-I-003 แก้ไขปัญหาใบแจ้งหนี้กรณีมีภาษี หัก ณ ที่จ่าย เมื่อมีการทำงานตามขั้นตอนนี้ • ตั้งหนี้ • ทำจ่าย • รายการเช็ค • จัดทำบัญชี • แล้วยกเลิกล้างรายการเช็ค • จัดทำบัญชี รายการที่ยกเลิกล้างรายการ • ล้างรายการใหม่ รายการทางบัญชีจะหายไปไม่ปรากฏรายการ การแก้ไขปัญหาในปัจจุบัน ทำโดยการ อัพเดทรายการทางบัญชี
7
สัญลักษณ์ Data Description Off-page Reference Direction of Flow
Electronic Data A Process Description Predefined Process Automation Process Predefined Process On-page Reference 1 Manual Description Decision Manual Operation Responsible Section Decision Officer Document Name Document
8
ขั้นตอนการทำงานของระบบ (ลูกหนี้เงินหมุนเวียน)
เจ้าหน้าที่ คณะ 1.ตอนยืมเงินที่คณะ(BOOK คณะ) บันทีกรายการ Invoice Prepayment Dr ลูกหนี้เงินหมุนเวียน XXX Cr เจ้าหนี้บุคคลากร XXX จ่ายเงินตามรายการ Prepayment Dr เจ้าหนี้บุคคลากร XXX Cr ธนาคาร (เงินหมุนเวียน)* XXX * ธนาคาร (เงินหมุนเวียน) คือ บัญชีธนาคารจริงของคณะต่างๆ
9
ขั้นตอนการทำงานของระบบ (เจ้าหนี้เงินหมุนเวียน)
เจ้าหน้าที่ คณะ Dr ใบสำคัญ XXX Cr เจ้าหนี้บุคคลากร XXX 2.ตอนนำเงินมาเคลียร์ที่คณะ (BOOK คณะ) บันทีกรายการ Invoice Standard บันทึกรายการ Invoice เพิ่มเติม ทำการจ่ายเงิน เพิ่มเติม แก้ไข Invoice ได้ ส่งอนุมัติขอเบิก เป็นค่าใช้จ่าย จำนวนเงินที่เคลียร์ เทียบกับจ่ายล่วงหน้า สามารถจ่ายเงิน ส่วนเกินของ ใบสำคัญได้หรือ ? บันทีกรับเงิน(AR) ที่คณะ ไม่ได้ น้อยกว่า มากกว่า บันทึกรายการ Invoice ลงค่าใช้จ่ายตาม แผนงาน เท่ากัน AR ทำการล้างรายการกับ การจ่ายล่วงหน้า (Apply Prepayment) Dr เจ้าหนี้บุคคลากร XXX Cr ลูกหนี้เงินหมุนเวียน XXX ทำการจ่ายเงิน เพิ่มเติม
10
ขั้นตอนการทำงานของระบบ (ลูกหนี้เงินหมุนเวียน)
เจ้าหน้าที่ คณะ ตั้งหนี้ไปค่าใช้จ่าย ตาม ใบสำคัญที่อออก 3.ตอนตั้งหนี้เพื่อรับรู้ค่าใช้จ่าย (BOOK คณะ) บันทีกรายการ Invoice Standard Dr ค่าใช้จ่าย XXX Cr เจ้าหนี้… XXX กองคลัง จ่ายเงินตามรายการ Invoice Dr .เจ้าหนี้….. XXX Cr เงินฝากธนาคารกองคลัง* XXX กองคลังทำจ่ายให้ *เงินฝากธนาคารกองคลัง คือ บัญชีธนาคารจริงของกองคลัง ที่จะจ่ายให้คณะ
11
ขั้นตอนการทำงานของระบบ (ลูกหนี้เงินหมุนเวียน)
เจ้าหน้าที่ คณะ 4.คณะรับเงิน(AR)จากที่กองคลังทำจ่าย รับเงินในระบบ AR Dr. ธนาคาร(เงินหมุนเวียน)* XXX Cr ใบสำคัญ XXX * ธนาคาร (เงินหมุนเวียน) คือ บัญชีธนาคารจริงของคณะต่างๆ
12
รายงาน Name Objective Frequency Receiver Parameter
รายงานคุมใบสำคัญ(ลูกหนี้เงินหมุนเวียน) Objective สรุปรายการที่ยังไม่ได้เคลียร์เงินกับกองคลัง Frequency N/A Receiver ทุกคณะ Parameter
13
รายงาน Name Objective Frequency Receiver Parameter
รายงาน ทะเบียนคุมเจ้าหนี้(เจ้าหนี้คงเหลือ) Objective แสดงรายการคงเหลือ เจ้าหนี้รายตัว เพื่อใช้ในการคุมหนี้ Frequency Monthly Receiver ทุกคณะ Parameter รหัสบัญชีเจ้าหนี้ เริ่มต้น-สิ้นสุด ชื่อเจ้าหนี้ เริ่มต้น-สิ้นสุด วันที่ในใบแจ้งหนี้ ณ วันที่
14
รายงาน Name Objective Frequency Receiver Parameter
รายงานการเขียนเช็คประจำวัน Objective สรุปรายการจ่ายเงินประจำวัน Frequency Daily Receiver ทุกคณะ Parameter สมุดบัญชีธนาคาร วันที่จ่ายเงิน เริ่มต้น-สิ้นสุด
15
รายงาน Name Objective Frequency Receiver Parameter รายงานเช็คค้างจ่าย
รายงานจ่ายเงินในระบบแล้ว ผู้ขาย(Supplier)ยังไม่มารับเช็ค Frequency Daily Receiver ทุกคณะ Parameter สมุดบัญชีธนาคาร วันที่จ่ายเงิน เริ่มต้น-สิ้นสุด
16
ความต้องการเพิ่มเติม
ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ AP-I-004 การตั้งหนี้ย้อนหลัง อยากให้เมื่อเลือกวันในใบแจ้งหนี้ ให้กำหนดค่าตั้งตนวันที่ใน GL เหมือนกับ วันในใบแจ้งหนี้ (วันที่ใน GL ค่าตั้งตนจะเป็น วันที่ปัจจุบันในแต่ละงวดบัญชี คณะวิทยาศาสตร์ อื่นๆ AP-I-005 การตั้งหนี้ที่อ้างอิงใบสั่งซื้อในหน้าจอจับคู่ใบสั่งซื้ออยากให้ระบบ เลือกได้ทั้งหมด(Select All)ไม่ใช่ทีละรายการ AP-I-006 รายงานใบสำคัญตั้งหนี้ วันที่ลงนามในรายงานให้ กำหนดค่าตั้งต้นตามวันที่สั่งพิมพ์ และเพิ่มงบประมาณคงเหลือ ท้ายรายงาน คณะอุตสาหกรรมการเกษตร รายงาน AP-I-007 ในระบบเก่าขั้นตอนการจับคู่ PO ช้ามาก ในระบบใหม่จะเร็วขึ้นหรือไม่ ระบบช้า AP-I-008 รายงานใบสำคัญตั้งหนี้ต้องการรายชื่อ คณบดี ,ตำแหน่ง พิมพ์ออกจากระบบได้ แทนการปั้มตรายาง และ สามารถ เพิ่มและแก้ไขรายชื่อได้ AP-I-009 รายงานใบสำคัญตั้งหนี้ ต้องสามารถ พิมพ์ตามรหัสผู้บันทึกข้อมูลได้ คณะเกษตรศาสตร์
17
ความต้องการเพิ่มเติม
ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ AP-I-010 อยากให้ทำการ Check Budget ได้จากระบบ3มิติ เนื่องจากปัจจุบัน เลือกรหัสBudget จากระบบ 3 มิติแล้วต้องไปใส่งบประมาณของกองแผน ในช่องความสำคัญเหมือนทำงาน ซ้ำซ้อน คณะแพทยศาสตร์-เงินแผ่นดิน อื่นๆ AP-I-011 อยากได้รายงานเจ้าหนี้คงเหลือ เพื่อใช้ในการกระทบยอดกับ GL กองตรวจสอบ รายงาน AP-I-012 ต้องการรายงานการเขียน cheque ประจำวันซึงต้องสามารถเลือกในแต่ละบัญชีธนาคารได้ คณะอุตสาหกรรมการเกษตร AP-I-013 ต้องการรายงานคุมใบสำคัญ(ลูกหนี้เงินหมุนเวียน) ที่ยังไม่ได้รับเงิน จาก กองคลัง คณะศึกษาศาสตร์ AP-I-014 ต้องการจะพิมพ์ cheque ออกจากระบบ AP-I-015 ชื่อ Supplier ที่ต้องจ่ายเช็คกับ ในระบบไม่เหมือนกัน (กรณี พิมพ์ Cheque ออกจากระบบ) คณะอุตสาหกรรมเกษตร การตั้งค่าในระบบ AP-I-016 อยากให้ระบบ Check ทำการบันทึก Account Dr ,Cr Segment กองทุน,แหล่งเงิน ถ้าไม่สัมพันธ์ ต้องไม่ให้สามารถ Validate ได้ คณะวิทยาศาสตร์
18
ความต้องการเพิ่มเติม
ข้อที่ รายละเอียดความต้องการ หน่วยงาน ผู้ให้ข้อมูล ประเภทความต้องการ AP-I-017 ทศนิยมจากการจัดซื้อเมื่อมาทำการตั้งหนี้ทศนิยมจะไม่ตรงกันต้องทำการปันส่วนภาษี(Allocate)ระบบใหม่จะเกิดเหตุการณ์อย่างแบบนี้หรือไม่ การตั้งค่าระบบ AP-I-018 ต้องการรายงานจ่ายเงินแล้ว Supplier ยังไม่รับเงิน (R11 จ่ายเงินที่ยังไม่ได้ล้างรายการ) ศูนย์ศรีพัฒน์ รายงาน AP-I-019 เวลาทำใบตั้งหนี้ และ Print ออกมาไม่สามารถ Print หลาย Copy ได้ คณะทันตแพทยศาสตร์ AP-I-020 อยากให้มี Report ประจำเดือน สามารถ List ได้ว่าในแต่ละเดือนมีการตั้งหนี้จำนวนเท่าไร กองตรวจสอบ AP-I-021 การยกเลิกใบตั้งหนี้ ถ้ายกเลิกตอนต้นเดือนและเป็นรายการของเดือนก่อน (ยกเลิกข้ามเดือน คู่ขาบัญชีจะข้ามเดือนหรือไม่) วิทยาลัยศิลปะ สื่อและเทคโนโลยี อื่นๆ AP-I-022 ตอนตั้งหนี้ อยากให้ระบบตรวจสอบงบประมาณคงเหลือให้เลย เนื่องจากปัจจุบันงบประมาณไม่เพียงพอ ระบบก็ตรวจสอบ (Validate) ผ่านได้ คณะวิศวกรรมศาสตร์
19
ประเด็นที่มีการเปลี่ยนแปลง
ขั้นตอนการทำงานปัจจุบัน ข้อเสนอแนะ การล้างรายการเช็ค ปัจจุบันทำการจ่ายเงินในระบบ เมื่อผู้ขาย(Supplier) มารับเช็ค ผู้ปฎิบัติงานจะทำการล้างรายการ เช็ค(Manual Clearing) และระบบบันทึกบัญชีธนาคาร ในระบบใหม่จะไม่มีการการล้างรายการเช็ค(Manual Clearing) และจะมีเพิ่ม Flex filed ‘วันที่ผู้ขายมารับเช็ค’ ในหน้าการจ่ายเงิน แทน ข้อดี สามารถนำข้อมูลการจ่ายเงินไปกระทบยอด(Reconcile) Statement ในระบบ CM ได้ บันทึกข้อมูลสะดวก,ง่าย กว่าการล้างรายการเช็ค ข้อจำกัด เมื่อล้างรายการเช็คแล้วจะไม่สามารถกระทบยอด (Reconcile) Statement ในระบบ CM ได้
20
ข้อเสนอแนะ การบันทึกบัญชีธนาคารตอนทำจ่าย Solutions 1 Solutions 2 ข้อดี
บันทีกบัญชีธนาคาร ตอน Supplier นำเช็คไป ขึ้นเงิน โดยเมื่อ ทำการจ่ายเงิน จะผูกบัญชีพัก แล้วจะทำการกลับ รายการลงบัญชีธนาคาร เมื่อทำการ กระทบยอด(Reconcile) กับ Statement ธนาคาร บันทีกบัญชีธนาคารตอนทำจ่ายเงิน จะผูกรหัสบัญชีธนาคารไว้ และเมื่อStatement ธนาคารมา จะทำการกระทบยอด(Reconcile)เพื่อตรวจสอบว่าการจ่ายเงินในระบบครบและยอดเงินตรงตามที่อยู่ใน Statement หรือไม่ ข้อดี บัญชีธนาคารในระบบจะตรงกับบัญชีธนาคาร เพราะจะบันทึกบัญชีธนาคารในระบบตามยอดที่มีใน Statement เงินออกจากบัญชีธนาคารเมื่อจ่ายเงิน จะไม่ตกหล่น และ กระทบยอดเพื่อใช้ในการตรวจสอบ สามารถทราบยอดเงินคงเหลือบัญชีธนาคารได้ทันที(ถ้าส่งข้อมูลเข้าบัญชีแยกประเภท GL) ข้อจำกัด ถ้าทำการกระทบยอด(Reconcile)จะทำให้บัญชีธนาคารบันทึกไม่ครบทำให้ ยอดคงเหลือในบัญชีธนาคารไม่ถูกต้อง ไม่สามารถทราบยอดเงินคงเหลือบัญชีธนาคารได้ทันที เพราะต้องทำการกระทบยอด(Reconcile)ก่อน ถ้าผู้ขายยังไม่มารับเงินค้างหลายๆเดือน เงินบัญชีธนาคารจะไม่ตรงในระบบ เพราะระบบตัดเงินออกตั้งแต่ทำรายการจ่ายเงิน
งานนำเสนอที่คล้ายกัน
