การจัดทำเอกสารเบิกจ่ายเงินวิจัย

งานนำเสนอเรื่อง: "การจัดทำเอกสารเบิกจ่ายเงินวิจัย"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 การจัดทำเอกสารเบิกจ่ายเงินวิจัย
จากเงินงบประมาณและเงินรายได้ ประจำปี 2556 คณะครุศาสตร์อุตสาหกรรม สถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระบัง โดย รองศาสตราจารย์ปิยะ ศุภวราสุวัฒน์ และนางสาวจิราพร เวชพันธ์ วันพุธที่ 28 พฤศจิกายน พ.ศ 2555

2 งบประมาณโครงการวิจัย
1.งบบุคลากร ค่าจ้างผู้ช่วยวิจัย 2.งบดำเนินงาน (จัดทำเอกสารผ่านงานพัสดุ) ค่าใช้สอย (ค่าจ้างเหมา) ค่าวัสดุ (ค่าวัสดุสำนักงาน, ค่าวัสดุหนังสือ, ค่าวัสดุคอมพิวเตอร์, ค่าถ่ายเอกสาร ฯลฯ)

3 งบบุคลากร 1.ค่าจ้างผู้ช่วยวิจัย
ผู้วิจัยทำบันทึกข้อความขอจ้างผู้ช่วยวิจัยผ่านสาขาวิชาฯ ส่งให้งานบริหารทรัพยากรบุคคล งานบริหารทรัพยากรบุคคลทำหนังสือผ่านคณบดี เพื่อขออนุมัติจากอธิการบดี สถาบันมีคำสั่งแต่งตั้งผู้ช่วยวิจัย ตามระยะเวลา ระยะเวลาการจ้างต้องสิ้นสุดเดือนสิงหาคม 2556 เท่านั้น

4 งบบุคลากร 1.ค่าจ้างผู้ช่วยวิจัย
การจ่ายค่าจ้างให้เริ่มจ่ายได้ในเดือนที่ได้รับคำสั่ง เป็นต้นไป ค่าจ้างผู้ช่วยวิจัยไม่สามารถนำมาถัวกับรายการอื่นได้ การจ่ายค่าจ้างผู้ช่วยวิจัย ให้ผู้วิจัยจัดทำเอกสารหลักฐานการจ่ายเงินค่าจ้างให้ผู้ช่วยวิจัยลงชื่อเป็นรายเดือน เก็บหลักฐานการจ่ายเงินค่าจ้างทั้งหมดไว้เคลียร์เงินช่วงปลายงบประมาณ (เดือนสิงหาคม)

5 งบดำเนินงาน 2.งบดำเนินงาน (จัดทำเอกสารผ่านงานพัสดุทุกรายการ)
ผู้วิจัยจัดทำเอกสารขออนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้างตามระยะเวลาที่กำหนดในแผนงานวิจัย ค่าใช้สอยให้จัดทำเอกสารขออนุมัติจ้างได้ตามรายการที่ระบุในโครงการเท่านั้นและไม่สามารถแบ่งงวดการจ้างได้ ค่าวัสดุสามารถแบ่งซื้อได้โดยทำเอกสารขออนุมัติซื้อแยกเป็นรายครั้ง ยอดรวมค่าวัสดุให้อยู่ในวงเงินตามแผนที่ตั้งไว้ เก็บเอกสารหลักฐานทั้งหมดไว้เคลียร์เงินช่วงปลายงบประมาณ (เดือนสิงหาคม)

6 งบดำเนินงาน 2.งบดำเนินงาน (จัดทำเอกสารผ่านงานพัสดุทุกรายการ)
ค่าใช้สอยและวัสดุควรเป็นไปตามแผนงานที่ตั้งไว้ในโครงการ ผู้วิจัยสามารถถัวจ่ายค่าใช้สอยและวัสดุได้ตามความเหมาะสมโดยให้อยู่ในวงเงินในส่วนของงบดำเนินงาน เก็บเอกสารหลักฐานทั้งหมดไว้เคลียร์เงินช่วงปลายงบประมาณ (เดือนสิงหาคม)

7 การจัดซื้อ (วัสดุ) 1. ผู้วิจัยทำเอกสาร บันทึกรายงานขอซื้อ/จ้าง (แบบ พต.1) แนบใบเสนอราคาจากร้านค้า พร้อมโครงการวิจัยที่ได้รับอนุมัติ 1 ชุด กรณีจัดซื้อเกิน 10,000 บาท ให้จัดทำใบสั่งซื้อ (แบบ พ.2) เพิ่มเติม

8 การจัดซื้อ (วัสดุ) การจัดทำ พต.1 การเขียนส่วนต้น การใส่รายการ
การใส่รหัสงบประมาณ การระบุรายการจัดซื้อ/จัดจ้าง การแต่งตั้งกรรมการ การลงชื่อหัวหน้าโครงการ/ประธานสาขาวิชา/ผอ.ส่วน

9 การจัดซื้อ (วัสดุ) 2. ให้ผู้วิจัยส่งเอกสารผ่านประธานสาขาวิชาฯ/ผู้อำนวยการส่วนสนับสนุนวิชาการมาที่งานพัสดุ 3. งานพัสดุตรวจสอบเอกสารและนำเสนอผ่านรองคณบดี เพื่อขออนุมัติจากคณบดี

10 การจัดซื้อ (วัสดุ) 4. งานพัสดุส่งเอกสารที่ได้รับการอนุมัติคืนผู้วิจัย
5. ผู้วิจัยดำเนินการจัดซื้อตามรายการในใบเสนอราคา 6. ผู้วิจัยตรวจสอบรายการสินค้าและให้คณะกรรมการตรวจรับลงนามในใบส่งของ 7. ผู้วิจัยจัดทำใบเบิกวัสดุ ผ่านประธานสาขาวิชาฯ/ผอ.ส่วน

11 การจัดซื้อ (วัสดุ) 8. ผู้วิจัยจัดส่งเอกสารขออนุมัติทั้งหมด + ใบเบิกวัสดุ + ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี/ใบส่งของ (กรรมการลงนามครบถ้วน) มาที่งานพัสดุ 9. งานพัสดุลงทะเบียนวัสดุ (เก็บใบเบิก) และส่งเอกสารคืนผู้วิจัย ให้ผู้วิจัยจัดเก็บเอกสารไว้เคลียร์เงินปลายปีงบประมาณ

12 การจัดจ้าง (ค่าจ้างเหมา)
1. ผู้วิจัยทำเอกสาร บันทึกรายงานขอซื้อ/จ้าง (แบบ พต.1) แนบใบเสนอ+บัตรประชาชนผู้รับจ้าง พร้อมโครงการวิจัยที่ได้รับอนุมัติ 1 ชุด กรณีจัดจ้างเกิน 10,000 บาท ให้จัดทำใบสั่งจ้าง (แบบ พ.3) เพิ่มเติม

13 การจัดจ้าง (ค่าจ้างเหมา)
2. ให้ผู้วิจัยส่งเอกสารผ่านประธานสาขาวิชาฯ/ผู้อำนวยการส่วนสนับสนุนวิชาการมาที่งานพัสดุ 3. งานพัสดุตรวจสอบเอกสารและนำเสนอผ่านรองคณบดี เพื่อขออนุมัติจากคณบดี

14 การจัดจ้าง (ค่าจ้างเหมา)
4. งานพัสดุส่งเอกสารที่ได้รับการอนุมัติคืนผู้วิจัย 5. ผู้วิจัยดำเนินการจัดจ้าง (ระยะเวลาการส่งงาน 10 วัน) โดยติดอากรแสตมป์ในใบสั่งจ้าง ตามเกณฑ์คือ หมื่นละ 10 บาท เกินหมื่น พันละ 1 บาท ถ้ามีเศษให้ปัดขึ้น เช่น ค่าจ้างเหมา 12,000 บาท ให้ติดอากร 12 บาท ค่าจ้างเหมา 24,500 บาท ให้ติดอาการ 25 บาท

15 การจัดจ้าง (ค่าจ้างเหมา)
6. ผู้วิจัยตรวจรับงานจ้างและให้คณะกรรมการตรวจรับงาน ลงนามในใบส่งมอบงาน (แบบ พ.5) 7. ผู้วิจัยจ่ายเงินและให้ผู้รับจ้างลงนามรับเงินในใบสำคัญรับเงิน

16 การจัดจ้าง (ค่าจ้างเหมา)
8. ผู้วิจัยจัดส่งเอกสารขออนุมัติทั้งหมด + ใบส่งมอบงาน (กรรมการลงนามครบถ้วน) + ใบสำคัญรับเงิน มาที่งานพัสดุ 9. งานพัสดุลงทะเบียนวัสดุ และส่งเอกสารคืนผู้วิจัย ให้ผู้วิจัยจัดเก็บเอกสารไว้เคลียร์เงินปลายปีงบประมาณ

17 ข้อเสนอแนะและข้อควรระวัง
การจัดซื้อวัสดุที่มีราคากลางของสถาบัน เช่น กระดาษ แผ่นซีดี หมึกพิมพ์ ฯลฯ ต้องซื้อผ่านงานพัสดุ หรือจัดซื้อเองได้ถ้าราคาถูกกว่าราคากลางที่สถาบันกำหนด ถ้ามีความจำเป็นต้องซื้อของต่างจังหวัด ผู้วิจัยจะต้องทำบันทึกข้อความชี้แจงเหตุผลความจำเป็นแนบมาตอนขออนุมัติจัดซื้อด้วย

18 ข้อเสนอแนะและข้อควรระวัง
ห้ามซื้อของที่ไม่มีอยู่ในแผนโครงการ เช่น ตั้งค่าวัสดุสำนักงานไว้ แต่ไปซื้อวัสดุคอมพิวเตอร์ แต่ถ้ามีความจำเป็นต้องใช้ให้ทำบันทึกผ่านสาขาวิชามาก่อน การจ้างเหมาพิมพ์เอกสาร, ค่าเข้าเล่ม ต้องมีรายละเอียด เช่น ระบุจำนวนหน้า จำนวนเล่มให้ชัดเจน การจ้างเหมาผู้รับจ้างมีที่อยู่ในบัตรประชาชนต่างจังหวัด ให้เขียนที่อยู่ปัจจุบันในกรุงเทพไว้ในสำเนาบัตรด้วย

19 ข้อเสนอแนะและข้อควรระวัง
การถ่ายเอกสารถือเป็นค่าวัสดุในใบเสร็จต้องระบุจำนวนหน้า และราคาต่อหน้า สามารถถ่ายเอกสารได้หลายครั้งโดยทำเอกสารขออนุมัติเป็นรายครั้ง ให้ผู้วิจัยตรวจสอบเอกสารที่งานพัสดุส่งคืนทุกครั้ง ถ้ามีการแก้ไขให้ดำเนินการให้เรียบร้อยก่อนเก็บไว้เคลียร์ปลายปีงบประมาณ เพราะถ้าเลยเวลาจะไม่สามารถทำเรื่องย้อนหลังได้ ทำให้เบิกจ่ายไม่ได้

20 ข้อเสนอแนะและข้อควรระวัง
การจัดทำเอกสารเพื่อขออนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้างให้เป็นไปตามแผนการใช้เงิน และให้จัดทำภายในเดือนที่จัดซื้อวัสดุเท่านั้น ถ้ามีการจัดซื้อวัสดุมาก่อนขออนุมัติให้รีบจัดทำเอกสารขออนุมัติทันที ไม่สามารถทำข้ามเดือนได้เนื่องจากต้องมีการรายงานการมอบอำนาจทุกสิ้นเดือน ค่าจ้างเหมาแต่ละรายการ ให้เบิกจ่ายตามแผนงานวิจัยได้เพียงครั้งเดียว ไม่สามารถแบ่งงวดการจ้างได้

21 ข้อเสนอแนะและข้อควรระวัง
10. การจัดซื้อวัสดุที่เป็นวัสดุถาวร (วัสดุที่มีอายุการใช้งานยาวนาน) เช่น ตู้ใส่เอกสาร เครื่องพิมพ์ สแกนเนอร์ เป็นต้น หรือวัสดุที่มีราคาเกิน 5,000 บาท ผู้วิจัยต้องจัดทำเอกสารขออนุมัติซื้อแยกจากรายการวัสดุอื่นๆ เนื่องจากงานพัสดุต้องมีการลงทะเบียนวัสดุและเก็บหลักฐานไว้ตรวจสอบจาก สตง. ถ้ามีความจะเป็นต้องจัดซื้อให้ปรึกษาคุณยุพดี ก่อนดำเนินการ

22 การส่งเอกสารเคลียร์เงินยืมงานวิจัย
รวบรวมเอกสารทั้งหมด ค่าตอบแทน ใช้สอย วัสดุ เอกสารที่ได้รับการอนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้าง ใบเสร็จรับเงิน คู่สำคัญรับเงิน ใบส่งมอบงาน จัดเรียงตามวันเวลา จัดทำเอกสารสรุปตามรูปแบบของงานการเงินและบัญชีเพื่อขอเคลียร์เงินยืมงานวิจัย ส่งเอกสารทั้งหมด พร้อมใบรับเช็คเงินวิจัยที่งานการเงิน ประมาณเดือนสิงหาคม 2556

23 คำถาม คำถาม/ข้อเสนอแนะ