การจัดการเอกสารด้วยไลบรารี

งานนำเสนอเรื่อง: "การจัดการเอกสารด้วยไลบรารี"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 การจัดการเอกสารด้วยไลบรารี
การประยุกใช้ SharePoint เพื่อการจัดเก็บเอกสาร Sharepoint Server เป็น Platform ที่ทำงานได้หลากหลากมากแล้วแต่ผู้ใช้งานจะนำไปประยุกต์ใช้ ฟังก์ชั่นที่ดีเป็นที่รู้จักและใช้งานกันมากที่สุดก็คืองานด้านการจัดการกับเอกสาร จัดเก็บ Share การจัดการเอกสารด้วยไลบรารี

2 โครงสร้างของ Live.citcoms.nu.ac.th
Network เอกสารที่ใช้ร่วมกัน. รายงานการประชุม SAR 2554 Document controls Dev CSD CS

3 Document Library? ใช้ในการเก็บเอกสาร (ไฟล์)
สนับสนุนเอกสารหลายประเภทโดยเฉพาะ Office สามารถมีได้หลาย Library ต่อหนึ่ง Website สามารถกำหนดสิทธิให้ผู้อื่นอ่าน แก้ไข หรือเพิ่มเอกสารได้ สามารถติดตามการแก้ไขเอกสารได้โดยใช้รุ่นของเอกสาร (version) สามารถติดตามการแก้ไขเอกสารได้โดยใช้การแจ้งเตือน (Alert)

4 Document Library มาตรฐาน(2)
เอกสารที่ใช้ร่วมกัน เอกสารส่วนบุคคล แม่แบบฟอร์ม รายงานแบบกำหนดเอง ไลบรารีลักษณะ

5 เปิดคำสั่งสำหรับ Document Library
ระบบจะแสดง Ribbon “เครื่องมือไลบรารี”

6 คำสั่งเอกสาร - เพิ่มเอกสารใหม่
คลิกที่ “เอกสารใหม่” หรือ “อัปโหลดเอกสาร” กรณีเลือกเอกสารใหม่ mysite จะสร้างเอกสารเปล่าๆตามประเภทที่เลือก กรณีอัปโหลดสามารถเลือกได้ระหว่างอัปโหลดทีละไฟล์หรือหลายไฟล์พร้อมกัน

7 ทดลองอัปโหลดเอกสารหลายเอกสาร
ลากไฟล์เอกสารที่ต้องการจาก Explorer หรือ Desktop คลิกปุ่ม “ตกลง” เพื่อเริ่มอัปโหลด

8 การแก้ไขเอกสาร คลิกที่ชื่อไฟล์เอกสารเพื่อเปิดแล้วใช้โปรแกรมในเครื่องของท่านแก้ไข เช่น Word หรือ Excel

9 การสร้างไลบรารีใหม่ คลิก “การกระทำในไซต์”
คลิก “แสดงเนื้อหาไซต์ทั้งหมด” คลิก “สร้าง”

10 การสร้างไลบรารีใหม่(2)
เลือกประเภทไลบรารีที่ต้องการสร้างจากรายการ “ไลบรารี”

11 การสร้างไลบรารีใหม่(3)
กรอกข้อมูล คลิกปุ่ม “สร้าง”

12 การกำหนดสิทธิ์เพื่อการแบ่งปันเอกสาร
สิทธิ์ แบ่งออกเป็น 4 ระดับได้แก่ สิทธิ์ระดับเว็บไซต์ สิทธิ์ระดับไลบรารีและรายการในเว็บไซต์ สิทธิ์ระดับเอกสารหรือเนื้อหาในรายการ สิทธิ์ระดับผู้ดูแล Site Collection ประเภทสิทธิ์ที่สามารถมอบให้ผู้ใช้อื่นๆ ควบคุมทั้งหมด ออกแบบ สนับสนุน อ่าน ชมเท่านั้น

13 การกำหนดสิทธิ์ระดับเว็บไซต์
เลือกคำสั่ง “การกระทำในไซต์” เลือกเมนูย่อย “สิทธิ์สำหรับไซต์”

14 การกำหนดสิทธิ์ระดับเว็บไซต์(2)
1 2 3 4 5

15 การแก้ไขหรือลบสิทธิ์
คลิกเลือก (เครื่องหมายถูก) หน้าผู้ใช้ที่ต้องการ เลือกคำสั่ง “แก้ไขสิทธิ์ของผู้ใช้” หรือคำสั่ง “เอาสิทธิ์ของผู้ใช้ออก”

16 สิทธิ์ระดับเนื้อหาในเว็บไซต์
เอกสารส่วนบุคคล เอกสารที่ใช้ร่วมกัน รายงานการประชุม ครั้งที่ 1 ครั้งที่ 2 สืบทอด สืบทอด สืบทอด ไม่สืบทอด

17 สิทธิ์ระดับเนื้อหาระดับไลบรารี
คลิกเลือกเนื้อหาที่ต้องการ หรือคลิกที่ชื่อเนื้อหาที่ต้องการ เลือกคำสั่ง “ไลบารี” เลือกคำสั่ง “สิทธิในการใช้ไลบรารี”

18 การควบคุมการใช้และการแก้ไขเอกสาร
ปัญหาในการใช้และแก้ไขเอกสารร่วมกันภายในทีมงาน การแก้ไขเอกสารฉบับเดียวกันพร้อมกัน (Concurrency) การแจกจ่ายเอกสารฉบับล่าสุด (Version Control) การอนุมัติเอกสารก่อนการเผยแพร่ (Approval)

19 การกำหนดให้ต้อง check out เอกสารก่อนทำการแก้ไข

20 ปัญหาในการแก้ไขเอกสารฉบับเดียวกัน
แก้ไขได้ด้วยคำสั่ง “เช็คเอาท์” ก่อนการแก้ไขเอกสาร ระหว่างเช็คเอาท์ผู้อื่นจะแก้ไขเอกสารไม่ได้ เมื่อแก้ไขเสร็จแล้วให้เลือกคำสั่ง “เช็คอิน”

21 การใช้งานรุ่นเอกสาร เปิดการใช้งานรุ่นในไลบรารีเอกสารก่อน
คลิกเลือกไลบรารีที่ต้องการ เลือกคำสั่ง “ไลบรารี” เลือกคำสั่ง “การตั้งค่าไลบรารี” เลือกคำสั่ง “การตั้งค่าการกำหนดรุ่น”

22 การใช้งานรุ่นเอกสาร(2)
กรอกข้อมูล กดปุ่ม “ตกลง”

23 การตรวจสอบรุ่นเอกสาร
เลือกตัวเลือกเอกสาร เลือกเมนูย่อย “ประวัติรุ่น”

24 การแสดงรุ่นเอกสารในมุมมองปกติ
เข้าไปใน “การตั้งค่าไลบรารี” ในหัวข้อมุมมองคลิกที่ “เอกสารทั้งหมด” คลิกเลือกที่ช่อง “แสดง” ของชื่อคอลัมน์ “รุ่น” คลิกปุ่ม “ตกลง”

25 การอนุมัติเอกสารก่อนเผยแพร่
เข้าคำสั่ง “การตั้งค่าไลบรารี” ในการตั้งค่าทั่วไปเลือก “การตั้งค่าการกำหนดรุ่น” เลือก “ใช่” ในหัวข้อการรับรองเนื้อหา เลือก “สร้างรุ่นหลักและรุ่นรอง” เลือก “เฉพาะผู้ใช้ท่ามารถอนุมัติรายการ” คลิกปุ่ม “ตกลง”

26 การอนุมัติเอกสารก่อนเผยแพร่
ในเมนูย่อยของเอกสารให้เลือก “ประกาศรุ่นหลัก” เพื่อขอการอนุมัติ ผู้อนุมัติทำการอนุมัติเพื่อปรับรุ่นเอกสารเป็นรุ่นที่เผยแพร่ได้