โครงการเพิ่มความคล่องตัวในการนำเข้า และกำกับ KPI สำนักงานของผู้บริหาร

งานนำเสนอเรื่อง: "โครงการเพิ่มความคล่องตัวในการนำเข้า และกำกับ KPI สำนักงานของผู้บริหาร"— ใบสำเนางานนำเสนอ:

1 โครงการเพิ่มความคล่องตัวในการนำเข้า และกำกับ KPI สำนักงานของผู้บริหาร
สรุปผลงานโครงการพัฒนาคุณภาพงาน ประจำปี พ.ศ (ประเภทโครงการ Cross Function/Lean) โครงการเพิ่มความคล่องตัวในการนำเข้า และกำกับ KPI สำนักงานของผู้บริหาร จัดทำโดย กลุ่ม New Entry - Easy Life สำนักงานจัดการทรัพย์สินจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

2 หน่วยงานที่ร่วมในทีม
ประธานกลุ่ม นางรุ่งทิวา ปรีชาไว ผู้จัดการส่วนเทคโนโลยีสารสนเทศ หน่วยงานที่ร่วมในทีม ส่วนเทคโนโลยีสารสนเทศ แผนกวางแผนและงบประมาณ แผนกพัฒนาคุณภาพ

3 กระบวนการที่นำมาพัฒนา (VSM)
กระบวนการแจ้งเตือน รวบรวม ติดตาม และรายงานผลการดำเนินงานตามเครื่องชี้วัด

4 ที่มา/มูลเหตุจูงใจของโครงการ
4.1 สภาพปัญหา การรายงานผลการดำเนินงานตาม KPI ของสำนักงานฯ ที่ผ่านมา มีลักษณะ ดังนี้  ผู้รับผิดชอบ KPI ไม่มีการเก็บรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระบบ จึงทำให้ไม่สามารถกรอกข้อมูลได้ครบถ้วน และไม่ทันตามกำหนด ตลอดจนต้องรายงานผลการดำเนินการเรื่องเดียวกัน ในแบบฟอร์มที่แตกต่างกัน  ผู้รับผิดชอบในการรวบรวมผลงานตาม KPI (แผนกวางแผนและงบประมาณ) ต้องใช้เวลาในการรวบรวมข้อมูลซ้ำอีกครั้งหนึ่ง

5 ที่มา/มูลเหตุจูงใจของโครงการ (ต่อ)
4.2 ผลที่เกิดขึ้น  ต้องใช้เวลาในการรวบรวมตัวชี้วัดจนนำเสนอผู้บริหารค่อนข้างมาก ประมาณ 53 วัน (P/T = 19 วัน) (D/T = 34วัน)  ข้อมูลที่รายงาน ขาดความสมบูรณ์ และไม่เป็นระบบ โดยหน่วยงานต่างๆ รายงานผลการดำเนินงานตาม KPI มาประมาณร้อยละ 35  ข้อมูลที่นำเสนอยังไม่ได้เป็นข้อมูลเชิงบริหาร ผู้บริหารจึงต้องใช้เวลาในการพิจารณามาก รวมทั้ง ไม่สามารถให้ความเห็นในการดำเนินงาน (Feedback) แก่ผู้รับผิดชอบ KPI ได้ทันการ

6 เป้าหมายและตัวชี้วัด
1. ระยะเวลาการรวบรวมตัวชี้วัดจนนำเสนอผู้บริหาร ภายใน 10 วัน เป้าหมาย 70 % 2. อัตราความครบถ้วน ถูกต้องของตัวชี้วัด เป้าหมาย 70 % 3. การนำเสนอในรูปแบบที่หลากหลาย เช่น กราฟ เป็นต้น

7

8 สรุปผลการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา (ก้างปลา)

9 สรุปการแก้ไขปรับปรุงที่ได้ดำเนินการ
จัดหาระบบ IT เข้ามาช่วยในการจัดเก็บข้อมูลและประมวลผล เมื่อวันที่ 14 มิ.ย.54 ลงนามใน MOU กับคณบดี คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี เพื่อขอใช้ระบบการจัดการข้อมูลตัวชี้วัด ยุบรวมแบบฟอร์มให้เหลือเพียงแบบฟอร์มเดียว และกำหนดให้รายงานผลในครั้งเดียวกัน จัดทำ KPI Dictionary เพื่อกำหนดความหมาย วิธีการเก็บข้อมูล และเกณฑ์การคำนวณ ฯลฯ ให้ผู้บังคับบัญชาทุกหน่วยงานมอบหมายผู้รับผิดชอบ สร้างช่องทางในการสื่อสารรับ –ส่งข้อมูลข่าวสาร โดยกำหนดให้มีเพียงช่องทางเดียว

10 ผลลัพธ์ของการพัฒนา ผลการปรับปรุง 1. ทดลองนำร่อง 8 หน่วยงาน ได้แก่ ส่วนเทคโนโลยีสารสนเทศ แผนกพัฒนาคุณภาพ แผนกวางแผนและงบประมาณ แผนกพัฒนาธุรกิจ แผนกบัญชี แผนกการเงิน แผนกกฎหมาย และแผนกธุรการ 2. จัดทำ KPI Dictionary แล้วเสร็จ

11

12 ผลลัพธ์ตามตัวชี้วัดที่กำหนดไว้ (ข้อมูลเปรียบเทียบรายเดือน หรือ ก่อนและหลังการปรับปรุง)
เป้าหมาย ผลลัพธ์ก่อนทำ ผลลัพธ์หลังทำ คิดเป็น(%) 1.ระยะเวลาการรวบรวมตัวชี้วัดจนนำเสนอผู้บริหาร ภายใน 10 วัน 70 % 53 วัน 7 วัน 86.79% 2. อัตราความครบถ้วน ถูกต้องของตัวชี้วัด - 80%* 3. การนำเสนอในรูปแบบที่หลากหลาย เช่น กราฟ เป็นต้น นำเสนอในรูปแบบตารางแสดงข้อมูล นำเสนอในรูปแบบตาราง และกราฟแสดงข้อมูล * เป็นจำนวน KPI จากหน่วยงานที่ทดลองนำร่อง 8 หน่วยงาน จำนวน 73 KPI จาก 185 KPI

13 ตัวอย่างแผนภูมิแท่งแสดงแผนและผลของตัวชี้วัดประจำปี...

14 ตัวอย่างแผนภูมิเส้นแสดงแผนและผลของตัวชี้วัดประจำปี...

15 ตัวอย่างแผนภูมิวงกลมแสดงแผนและผลของตัวชี้วัดประจำปี...
ไตรมาสที่ 1 ไตรมาสที่ 2 ไตรมาสที่ 3 ไตรมาสที่ 4